Innbydelse til Åpen anbudskonkurranse Transportløsning for bo- og omsorgstjenesten Organisasjonsavdelingen, Innkjøpsseksjonen Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon 67 93 40 00, Faks: 67 98 98 03, Org.nr.: 842 566 142 (mva) postmottak@lorenskog.kommune.no, www.lorenskog.kommune.no
Innholdsfortegnelse 1 OM OPPDRAGSGIVER... 3 1.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 3 2 ANSKAFFELSEN... 3 2.1 FORMÅL... 3 2.2 OMFANG OG AVTALEPERIODE... 3 2.3 DELTILBUD... 4 2.4 AVTALEBESTEMMELSER... 4 2.4.1 Avtaledokumenter... 4 2.4.2 Lønns- og arbeidsvilkår... 4 2.4.3 Antikontraktørklausul... 4 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 3.1 KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN... 5 3.2 FREMDRIFTSPLAN FOR ANSKAFFELSEN... 5 3.2.1 Eventuelle uklarheter... 5 3.2.2 Tilleggsopplysninger... 5 3.3 TILBUDSBEFARING... 6 3.4 TILBUDSKONFERANSE... 6 3.5 OFFENTLIGHET... 6 4 KRAV TIL TILBYDEREN... 6 4.1 LOVPÅLAGTE, OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV... 6 4.2 ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 7 4.3 ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 7 4.4 TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER:... 8 5 KRAV TIL TILBUDET... 8 5.1 TILBUDETS UTFORMING... 8 5.2 TILBUDSDISPOSISJON... 9 5.3 INNLEVERING AV TILBUDET... 9 5.4 TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST... 9 5.5 FORBEHOLD... 10 5.6 ALTERNATIVE TILBUD... 10 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSE... 10 6.1 GENERELT... 10 6.2 TILDELINGSKRITERIER... 10 6.2.1 Kvalitet... 10 6.2.2 Totalkostnad... 11 6.2.3 Miljø... 11 7 VEDLEGG... 11 Side 2 av 11
1 Om Oppdragsgiver Lørenskog kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, har i overkant av 36 000 innbyggere og i overkant av 2 100 ansatte. Totalt er det over 21 000 arbeidsplasser i kommunen. Akershus universitetssykehus er den største arbeidsgiveren med over 9 200 ansatte. Lørenskog har sterke fagmiljøer innen medisin, logistikk og handel, og har spesielt mange ansatte innen helse- og sosial. Les mer om Lørenskog kommune på: www.lorenskog.kommune.no. 1.1 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Lørenskog kommune Enhet: Kontaktperson: E-post: Bo- og omsorgstjenesten, Helse og omsorgssektoren Mona Linnes Telefon nr.: 67 93 40 00 anskaffelse@lorenskog.kommune.no All korrespondanse skal være skriftlig og skje via e-posten oppgitt ovenfor. 2 Anskaffelsen Oppdragsgiver innbyr til konkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for kjøp av transporttjenester av brukere med særlige behov, til/fra ulike arbeids- og aktivitetstilbud i kommunen. Leverandør skal transportere brukere i Lørenskog kommune, som oppfyller vilkårene for rett til slik transport, til ulike arbeids-, skole- og aktivitetstilbud som er fortrinnsvis innenfor kommunens grenser. Brukergruppen har psykiske- og/eller fysiske funksjonshemminger. Brukerne har psykiske og/eller fysiske funksjonshemminger med et hjelpebehov av en slik art at bruk av kollektive transportmidler er uegnet. Brukernes funksjonsgrad varierer og noen brukere er avhengig av ledsager under transporten. I den grad ledsager er aktuelt, vil ledsager være ansatt hos oppdragsgiver eller være brukers pårørende. Noen av brukerne har derfor ekstra behov for ekstra service og omsorg fra sjåførene, f.eks.: Noen brukere skal følges inn/til døren. Noen brukere må sitte på bestemte plasser i bussen. For noen brukere skal det påses at pårørende er hjemme ved ankomst, og at disse varsles ved eventuelle forsinkelser. Brukere har også tilleggsproblematikk i form av epilepsi og kan få anfall på kjøreturen. Listen er ikke uttømmende. Se kravspesifikasjonen for ytterligere beskrivelse og krav som må være oppfylt. 2.1 Formål Formålet med anskaffelsen er å frakte personer med særlige behov mellom ulike adresser i kommunen. 2.2 Omfang og avtaleperiode Det er beregnet 46-49 transportuker per år med fratrekk for påskeferie, jul og nyttår, samt øvrige helligdager. I juli måned, til jul og påske er omfanget av turer erfaringsmessig lavere. Sesongvariasjoner vil forekomme, da noen brukere går eller sykler om sommeren, men er i behov av transport om vinteren. Side 3 av 11
Omfanget kan variere da antall personer med behov kan endre seg, på grunn av flyttinger, endring av tilbud for de aktuelle personene mm. Se mer om omfang i kravspesifikasjonen. Avtalen inngås for en periode på 4 år med mulighet for 6 måneders gjensidig oppsigelse. Oppdragsgiver har til hensikt å inngå en avtale med 1-2 leverandører. Se mer om deltilbud i punkt 2.3. 2.3 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på deler av anskaffelsen, det vil si tilbud på begge eller en av følgende deler: 1. Transport for personer med rullestol eller tilsvarende fremkomstmiddel/utstyr 2. Transport for personer uten behov for rullestol eller tilsvarende fremkomstmiddel/utstyr Oppdragsgiver ønsker primært 1 avtalepart men dersom det er økonomisk mest fordelaktig basert på tildelingskriteriene med to leverandører iht. opplysningene over her, vil det inngås avtale på hvert delområde. 2.4 Avtalebestemmelser 2.4.1 Avtaledokumenter Anskaffelsen vil bli regulert av avtalebestemmelser i vedlagte avtalevilkår, jf. ets vedlegg 1 og 4. Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå en foreløpig avtale med utvalgt(e) tilbyder(e). 2.4.2 Lønns- og arbeidsvilkår Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Oppdragsgiver krever i kontrakten at leverandøren og evt. underleverandør(er) på forespørsel må dokumentere at krav til lønns- og arbeidsvilkår som er nevnt i forskriften 5 er oppfylt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren og evt. underleverandøren(e) ikke etterlever kravene. 2.4.3 Antikontraktørklausul Tjenestene skal utføres av leverandørens ansatte, eventuelt av en underleverandør/bemanningsbyrå. Det kan imidlertid ikke være mer enn ett ledd i kjede under kommunen leverandør. Side 4 av 11
3 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen følger prosedyren Åpen anbudskonkurranse og gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser, blant annet forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Det er ikke lov å gjennomføre forhandlinger og det er begrenset adgang til å gjøre avklaringer etter tilbudsfristen. Det er derfor meget viktig at alle spørsmål stilles før tilbudsfristen slik at vi unngår uklare tilbud. 3.1 Kunngjøring av anskaffelsen Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på DOFFIN. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. NB! For å få tilsendt slike rettelser, suppleringer eller endringer MÅ tilbyder ha registrert sin interesse på www.doffin.no. 3.2 Fremdriftsplan for anskaffelsen Tentativ fremdriftsplan Planlagt uke Uke 16 Aktivitet Kunngjøring Uke 23 Tilbudsfrist torsdag 9. juni kl 1100. Uke 23-24 Uke 25 Uke 26 Uke 26/27 Uke 31 Tilbudsevaluering Utsendelse av tildelingsbrev Karensperiode slutter Kontraktsinngåelse Oppstart avtale 3.2.1 Eventuelle uklarheter Tilbyder må, i god tid før tilbud inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget. 3.2.2 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse 16/1711, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Frist for å sende inn spørsmål (pr. e-post) er 8 dager før tilbudsfristen. Svar på spørsmål vil bli sendt ut via DOFFIN fortløpende og senest seks døgn før tilbudsfristens utløp. Merk også at det vil gjennomføres tilbudskonferanse. Side 5 av 11
3.3 Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring. 3.4 Tilbudskonferanse Tilbydermøte/konferanse vil bli avholdt torsdag 19. mai kl 1400-1500 på Rådhuset, Hasselveien 6, 1471 Lørenskog. Deltakere registrerer seg i kundesenteret ved ankomst som besøkende til Marianne Sætra. Behov vil bli konkretisert og konkurransereglene gjennomgått. Det er anledning til å stille spørsmål i plenum og i etterkant av møtet. Eventuelle spørsmål skal være Oppdragsgiver i hende i hende senest 48 timer før tilbudskonferansen. Spørsmål skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avholde slike møter med én og én. Vi ber om at alle som ønsker å delta melder om dette senest fredag 13. mai kl 1200 til masatr@lorenskog.kommune.no. Det vil bli skrevet referat fra konferansen som vil bli kunngjort på Doffin men vi oppfordrer interessenter til å delta. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte tilbyder. Det blir servert kaffe og te. 3.5 Offentlighet For innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Oppdragsgiver vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova 23, 3. ledd. Det bes opplyst om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte i tilbudet. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne til å levere et tilbudssett som er sladdet for taushetsbelagt informasjon. 4 Krav til tilbyderen Mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskrav kan medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Dersom tilbyderen støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at tilbyderen har rådighet over de nødvendige ressursene. 4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 1: ; Det kreves at Tilbyder framlegger bekreftelse for innbetalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Bekreftelsene skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Attest på betalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift (RF-1316) som Tilbyder selv bestiller fra Altinn. https://www.altinn.no/no/skjema-ogtjenester/etater/skatteetaten/attestbestilling/ Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Side 6 av 11
4.2 Organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 2: Det kreves at Tilbyder har et lovlig etablert foretak 4.3 Økonomiske og finansielle kapasitet Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor Tilbyder og/eller underleverandør er etablert. Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 3: Det kreves god soliditet Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. (Ved behov forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å etterspørre foretakets årsregnskap for de siste to årene med revisorberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall.) Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Side 7 av 11
4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 4: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Med relevant erfaring menes erfaring fra transporttjenester til kommuner/helseforetak/fylkeskommu ner for brukere med psykiske og fysiske funksjonshemminger av et visst omfang. Enkeltoppdrag/enkeltbestillinger regnes ikke som relevant erfaring. Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, omfang, samt navnet på den offentlige mottaker med kontaktinformasjon for evt. referanseinnhenting. Krav 5: Det kreves god gjennomføringsevne Organisasjonskart med oversikt over foretakets totale bemanning Oversikt over minibusser og ansatte (herunder sjåfører) som disponeres på tilbudstidspunktet (inkludert reservemateriell). I tillegg skal det bekreftes at kapasiteten kan økes dersom tilbyder blir tildelt kontrakt. Informasjon om hvor stor andel av kontrakten som vil bli gjennomført av underleverandør (merk antikontraktørbestemmelse i avtalen) Krav 6: Det kreves rutiner for håndtering av helse, miljø og sikkerhet Kort informasjon og dokumentasjon som bekrefter at leverandør har helse, miljø og sikkerhetsrutiner. 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet. Eventuelle tilleggsopplysninger, forbehold, ev. alternative utførelser med priser skal fremkomme av tilbudsbrevet. Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til prisskjemaer gitt i Vedlegg 1. Side 8 av 11
5.2 Tilbudsdisposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Struktur på tilbud: Flik 1. Flik 2. Skjema for kontaktdata Tilbudsbrev Flik 3. Besvart prisskjemaer gitt i vedlegg 3 Flik 4. Flik 5. Eventuelle kommentarer til kravspesifikasjonen Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner i henhold til de krav som fremkommer i kapittel 4. Flik 6. Dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene i punkt 6.2 5.3 Innlevering av tilbudet Tilbudet skal leveres således: en (1) original i papirformat. en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet i PDF format (helst i én fil). en (1) komplett elektronisk sladdet versjon av tilbudet i PDF format (helst i én fil). Tilbudsteksten samt vedleggene til konkurransegrunnlaget (jf. kap. 7), som skal fylles ut elektronisk av tilbyder, skal i tillegg vedlegges i elektronisk versjon i MS Word og/eller MS Excel-format. Ved avvik mellom eksemplarene er det den elektroniske versjonen i PDF-format som gjelder. De elektroniske dokumentene skal leveres på minnepinne og kan IKKE sendes pr. e-post. Ved avvik mellom eksemplarene er det den elektroniske versjonen i PDF-format som gjelder. Eventuell prisliste skal kun vedlegges i elektronisk versjon. Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse tydelig merket med: "Tilbud - Anskaffelse 16/1711 v/navn kontaktperson" Tilbudet skal enten leveres direkte til leveringsadressen nedenfor, eller sendes pr. post. Tilbudet kan IKKE sendes pr. e-post, telefaks el.l. Postadresse er: Lørenskog kommune Enhet: Bo- og omsorgtjenesten (Skal leveres på Rådhuset) Leveringsadresse er: Lørenskog kommune Enhet: Adresse: Postboks 304 Adresse: Hasselveien 6 Adresse: 1471 Lørenskog Bo- og omsorgtjenesten (Skal leveres på Rådhuset) Adresse: 1470 Lørenskog Ved levering direkte: Rådhuset i Lørenskog kommune er åpent hver dag fra kl. 08.00 til 16.00. Tilbud kan ikke mottas utenom åpningstiden. 5.4 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 09.06.2016 kl. 11.00. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf pkt 5.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyders ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderen er bundet av tilbudet i 60 dager etter tilbudsfristen. Side 9 av 11
5.5 Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget med vedlegg skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. 5.6 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbydere å gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag (parallelle tilbud). 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Generelt Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp og tilbyder har ikke rett til å være til stede. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Oppdragsgiver tar ved denne anskaffelsen forbehold om budsjettmessig dekning og/eller godkjenning fra politisk hold før inngåelse av avtale. 6.2 Tildelingskriterier Bare tilbud fra kvalifiserte tilbydere vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Kriteriene for tildeling av avtalen, gitt med vekting, er som følger: Tildelingskriterier Kommentar Vekt Kvalitet Se punkt. 6.2.1 30% Totalkostnad Se punkt. 6.2.2 60% Miljø Se punkt. Feil! Fant ikke referansekilden. Det vil bli gitt score fra 1 til 6 der den beste i hvert kriterium får score 6. Det kreves at tilbyder dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier. 6.2.1 Kvalitet Oppdragsgiver legger i all hovedsak vekt på: Service: Leverandør skal beskrive servicen som tilbys i denne kontrakten (utover minstekravene kravspesifikasjonen): - Rutiner og responstid for iverksettelse av endringer og nye brukere. - Rutiner for håndtering av avbestillinger og bomturer. - Opplysninger om type løyve og hvor mange som kan transporteres (se kravspesifikasjonen punkt 3.3 hvor det står at kjøretid som utgangspunkt ikke skal være mer enn en halv time for brukerne) Leverandør som er vurdert til å tilby best service skårer høyest her. Opplæring: Leverandør skal beskrive hvordan opplæringen av sjåførene som er knyttet til denne kontrakten skal gjennomføres (utover minstekravene i kravspesifikasjonen), herunder minst: - Innhold og ansvarsforhold i kontrakten. 10% Side 10 av 11
- Opplæring i problemstillinger og særskilte behov knyttet til brukergruppen (epileptiske anfall, atferdsproblemer, kommunikasjon etc.). Leverandør som er vurdert til å ha best tilpasset opplæring av sjåførene knyttet til denne kontrakten skårer høyest her. 6.2.2 Totalkostnad Leverandør skal oppgi pris per bruker per tur i Prisskjema. Se vedlagt prisskjema. Det benyttes følgende matematiske modell ved evalueringen av totalkostnaden: 1. Forholdsmessig metode uttrykkes matematisk i denne formelen: Poengscore = 6 x Pb / Pe der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris. 6.2.3 Miljø Miljø vurderes på bakgrunn av opplysninger i tilbudet som har betydning for miljøet. Det vil bl.a. bli premiert dersom Leverandør tilbyr kjøretøy med miljøvennlig drivstoff, har lavt utslipp av CO2 per km, lavest mulig NOx utslipp og lavest mulig partikkelutslipp (PM). Utslipp skal dokumenteres ved CO2 utslipp i teknisk spesifikasjon, angivelse av NOx utslipp med referanse www.vegvesen.no med angivelse av merke, modell og motor/gir, angivelse av partikkelutslipp fra eksos med referanse til www.vegvesen.no med angivelse av merke, modell og motor/gir. Opplysninger som dokumentere opplæring av sjåfører knyttet til økonomisk kjøring (aktuelt hvis egne ansatte sjåfører). Det bes opplyst om alle forhold som dokumenterer at transporten utføres miljøvennlig. 7 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1. Avtalevilkår, Kjøp av tjenester Vedlegg 2. Kravspesifikasjon Vedlegg 3. Samlet pris og prisbestemmelser Vedlegg 4. Avtaleformular Vedlegg 5. Skjema for kontaktdata Vedlegg 6. Egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller filene ikke kan leses slik de skal, er det tilbyderens plikt å ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson for å få feilen rettet. Side 11 av 11