Vertskommuneavtale Rammeavtale om felles barneverntjeneste på Fosen Opprinnelig avtale av 01.10.2011, sist endret XX.XX.2016 Avtalen bygger på prinsippvedtak i kommunestyrene om å organisere samarbeid om felles barneverntjeneste som administrativt vertskommunesamarbeid, jf. kommuneloven 28b. 1. Deltakere Deltakerkommuner i samarbeidet om felles barneverntjeneste er Osen, Roan, Åfjord, Bjugn, Ørland, Rissa og Leksvik. Vertskommune er Rissa kommune, mens de øvrige er samarbeidskommuner. 2. Forholdet til andre avtaler og kommuneloven Samarbeidet reguleres av nærværende rammeavtale. Vertskommuneavtalen utfylles av kommuneloven 28a, 28b, 28e, 28f, 28h, 28i, 28j og 28k. Dersom det er motstrid mellom fravikelig lov og vertskommuneavtalen, går avtalen foran. Vertskommuneavtalen trer i kraft når rammeavtalen er undertegnet, og hele vertskommuneavtalen er vedtatt av samtlige samarbeidende kommuners kommunestyrer, jf. kommuneloven 28e første ledd, dog tidligst 01.01.2012. 3. Hvilke oppgaver som legges til vertskommunen Formålet med avtalen er å overføre ivaretakelsen av samarbeidskommunenes lovpålagte oppgaver i henhold til Lov om barneverntjenester (barnevernloven) av 17. juli 1992 nr. 100. Rådmannen i deltakerkommunene tildeles ved vedtakelsen av denne avtalen myndighet til å treffe avgjørelser i enkeltsaker, som ikke er av prinsipiell betydning, etter overnevnte lovverk. Rådmennene i samarbeidskommunene instrueres ved vedtakelsen av denne avtalen om å videredelegere sin myndighet etter forrige setning til rådmannen i vertskommunen. Rådmannen i vertskommunen skal tilpliktes å delegere myndigheten til å treffe vedtak videre til leder av det felles/vertskommunens barnevernskontor 1. 1 Framgangsmåten ved delegasjon er i samsvar med kravene i kommuneloven 28a-28k og barnevernsloven 4-6, 4-9 og 4-26, jf. samtaler med Kommunal- og regionaldepartementet og Barne- og likestillingsdepartementet.
Videre tildeles rådmennene i samarbeidskommunene myndighet til å ansette barnevernsleder for kommunen. Rådmennene i samarbeidskommunene instrueres ved vedtakelsen av denne avtalen om å videredelegere sin myndighet etter forutgående setning til rådmannen i vertskommunen, som da ansetter felles barnevernleder for alle deltakerkommunene. Vedtak etter barnevernlovens 4-6, 4-9 og 4-25 treffes av lederen av det felles/vertskommunens barnevernkontor. Stedfortreder for barnevernleder innehar samme myndighet ved leders fravær. Saker av prinsipiell betydning skal forelegges til politisk behandling i den kommune hvor saken er hjemmehørende. Vertskommuneavtalen overfører lovpålagte oppgaver. Vertskommunen plikter å orientere Fylkesmannen om avtalen, jf. kommuneloven 28e nr. 4 så snart denne er trådt i kraft etter pkt. 2. 4. Tidspunktet for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet Vertskommuneavtalens ikrafttreden reguleres av pkt. 2. Oppgaver og avgjørelsesmyndighet overføres fra samme tidspunkt. 5. Internkontroll Kommunen skal etter barnevernloven 2-1 ha en internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov/i medhold av lov, jf. forskrift om internkontroll i barneverntjenesten av 14. desember 2005. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan kravet til internkontroll oppfylles. Internkontrollsystem for Fosen barneverntjeneste er beskrevet i vedlegg til avtalen. Vedlegget beskriver vertskommunens og samarbeidskommunenes oppgaver i internkontrollen. Kontrollutvalgene i alle samarbeidskommunene har krav på den informasjon de til enhver tid ønsker om de sider av virksomheten som angår vedkommende kommune. 6. Arkiv Vertskommunen oppretter felles arkiv for saker der vertskommunen er behandlingsansvarlig. Vertskommunen er i slike tilfeller ansvarlig for at personopplysningslovens krav imøtekommes. Dersom samarbeidet oppløses, eller en kommune trer ut, vil vertskommunen forbli ansvarlig for arkivet som er oppstått i samarbeidsperioden. Tidligere samarbeidskommuner kan kopiere den del av arkivet som gjelder deres innbyggere, dersom dette ikke strider mot lov eller forskrift. Kostnader med slik kopiering bæres av den kommune som ønsker å kopiere. 1
7.1.Det økonomiske oppgjøret Den økonomiske kompensasjonen til vertskommunen, fordelingen av utgifter mellom deltakerkommunene og faktureringsrutiner er beskrevet i sak 02/11 Felles barneverntjeneste på Fosen, behandlet av styret i Fosen regionråd den 02.02.2011. 7.2.Budsjett Dersom flertallet godkjenner forslaget til budsjett for neste år anses det for å være vedtatt. Dersom flertallet ikke godkjenner budsjettet, baseres neste års kommuneandeler på siste års andeler justert med anslått pris- og lønnsendring i henhold til Regjeringens forslag til statsbudsjett. 8. Endringer Endringer i vertskommuneavtalen som gjelder forhold som er regulert i kommuneloven 28e nr. 2 og 3 må vedtas i alle de respektive kommunestyrene. Endringer i andre bestemmelser eller retningslinjer for samarbeidet kan hvert kommunestyre delegere til andre å vedta. 9. Varighet, uttreden og avvikling Samarbeidet er ikke tidsbegrenset, og løper til det avvikles gjennom avtale om avvikling eller ved at vertskommunen trer ut. Den enkelte samarbeidskommune kan tre ut av samarbeidet. En samarbeidskommune kan varsle uttreden av samarbeidet før årsskiftet, med virkning fra årsskiftet ett år senere. En samarbeidskommune som trer ut vil ikke få utbetalt noen andel av aktiva, og må ikke dekken noen andel av passiva i samarbeidet. En samarbeidskommune som trer ut må i januar det første år etter uttreden: a) Betale 20 % av den økonomiske kompensasjonen etter pkt. 7 som samarbeidskommunen betalte det siste året den var med i samarbeidet. Beløpet skal dekke vertskommunens og ev. de øvrige samarbeidskommunenes arbeid med å fase kommunen ut av ordningen. I tillegg må den uttredene kommune dekke ev. faktiske kostnader ved kjøp av eksterne tjenester som påløper ved utfasingen. b) Betale en sluttsum som utgjør 25 % av den økonomiske kompensasjonen etter pkt. 7 som samarbeidskommunen betalte det siste året den var med i samarbeidet. Beløpet skal dekke kostnader knytta til drifts- og vedlikeholdsavtaler og ev. andre avtaler som er inngått, og som ikke uten videre kan sies opp/reforhandles fordi kommunen trekker seg ut. Dersom vertskommunen varsler uttreden etter denne bestemmelse, avvikles samarbeidet fra årsskiftet etter. Dersom en samarbeidskommune varsler uttreden etter avsnittet over, kan vertskommunen innen tre måneder etter at erklæringen om uttreden er mottatt, varsle uttreden med den virkning at vertskommunesamarbeidet avvikles fra det tidspunkt samarbeidskommunen skulle trådt ut. 2
Dersom vertskommunesamarbeidet avvikles skal deltakerkommunene etter gjeldende fordelingsnøkkel for kostnader, fordele aktiva og ev. ansvar. Ansatte som blir overtallige i vertskommunen som følge av uttreden eller avvikling skal gis fortrinnsrett til stilling i tilsvarende etat i de tidligere deltakerkommunene. 10. Deltakerkommunenes opplysningsplikt Den enkelte deltakerkommune plikter å informere sine innbyggere, herunder på sine nettsider, om vertskommunesamarbeidet og hvor innbyggerne skal henvende seg for å komme i kontakt med vertskommunen. Vertskommunen skal legge til rette for offentlig innsyn i sitt arbeid på samme måte som om dette var egen virksomhet. 11. Taushetsplikt I henhold til forvaltningsloven 13 og barnevernloven 6-7. Vertskommunen og Fosen regionråd oppbevarer hver sin original av avtaledokumentet. Samarbeidskommunene får tilsendt kopi av den signerte avtalen i pdf-format. Vedlegg, jf. pkt. 5: Internkontrollsystem for Fosen barneverntjeneste Rissa, den XX.XX.2016 For vertskommunen:. Rissa kommune For samarbeidskommunene: Osen kommune Roan kommune 3
.. Åfjord kommune.. Bjugn kommune Ørland kommune. Leksvik kommune 4
Internkontrollsystem Definisjon internkontroll Internkontroll betyr systematiske tiltak som skal sikre at barneverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester, jf. forskrift om internkontroll i barneverntjenesten 3. Del paragraf Innholdet i internkontrollen Internkontrollen skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester, jf. internkontrollforskriften 4. Del paragraf Internkontroll innebærer at kommunen blant annet skal: a) beskrive hvordan barneverntjenesten er organisert, samt barneverntjenestens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. 1. Rammeavtalen for samarbeidet, som beskriver myndighetsfordeling mellom samarbeidskommunene og vertskommunen. 2. Handlingsplan og mål for Fosen barnevern (med bl.a. organisasjonskart) 3. Bestillerbrev fra samarbeidskommune til Rissa kommune/fosen barneverntjeneste, som blant annet: Beskriver kommunenes forventninger til deltakelse, samhandlingsrutiner og samarbeidsorganer Viser til kommunens organisasjonskart og delegasjonsreglement Definerer kommunal kontaktperson Beskriver kommunal handlingsplan (med prioriteringer for 4-årsperioden) Viser til budsjettdokument (med særlige prioriteringer for året) 5
b) sikre at arbeidstakerne har tilgang til og kunnskap om aktuelle lover og forskrifter som gjelder for barneverntjenesten. Kompetanseplan for Fosen barnevern Nytilsattopplæring og veiledning System for kontinuerlig oppdatering av lovverk mm. Fosen barneverns system for internkontroll c) sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor fagområdet, samt om barneverntjenestens internkontroll. Se pkt. B d) sørge for at arbeidstakerne og oppdragstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Systematisk kvalitetsarbeid via ansatte- og brukerinvolvering Årlig tilbakemelding fra kommunens samhandlingsparter/grupper Medarbeidersamtaler Vernerunder og samarbeidsmøter med verneombud og tillitsvalgt Ansatteundersøkelser e) gjøre bruk av erfaringer fra barn og foreldre til forbedring av barneverntjenesten. Brukerundersøkelser (barn/foreldre) Systematisk evaluering av klagesaker Egenevaluering Tilsyn på området enkeltsaker 6
f) skaffe oversikt over områder i barneverntjenesten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Rutiner for å avdekke områder i virksomheten hvor det er fare for svikt Rutiner for risiko- og sårbarhetsanalyser Rapporter fra risiko- og sårbarhetsanalyser Sjekklister og prosedyrer Rapportering til statlige myndigheter g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av barnevernlovgivningen. Årsmelding fra barneverntjenesten med kommunespesifikk del Vurdering av tjenestens kompetanse- og rekrutteringsbehov i handlingsplan for tjenesten Rapportering ved tertial 1 og 2 Rapporteringen skal inneholde områdene: o o o o o Økonomi Avvik og avvikshåndtering Status på virksomheten Rapport på kommunale målsetninger og resultatkrav (jf. bestillerbrev) Rapportering på tjenestens målsetninger Månedlig rapportering på økonomi Oversendelse av tilsynsrapporter til samarbeidskommunene Deltakelse i felles lederfora på Fosen 7
h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i barneverntjenesten. Årshjul Fosen barnevern gjennomfører årlig evaluering Forbedringspunkter rapporteres via årsmelding til kommunene 8
Bestillerbrev - mal Bakgrunn og formål: Vertskommuneavtalen: «5. Internkontroll - Kommunen skal etter Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (barnevernloven) 2-1 ha en internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov/i medhold av lov, jf. forskrift om internkontroll i barneverntjenesten av 14. desember 2005. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan kravet til internkontroll oppfylles. Internkontrollsystem for Fosen barneverntjeneste er beskrevet i vedlegg til avtalen. Vedlegget beskriver vertskommunens og samarbeidskommunenes oppgaver i internkontrollen.» Definisjon internkontroll Internkontroll betyr systematiske tiltak som skal sikre at barneverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester, jf. forskrift om internkontroll i barneverntjenesten 3. Innholdet i internkontrollen Del paragraf Internkontrollen skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester, jf. internkontrollforskriften 4. Del paragraf Bestillerbrev: (Jf. internkontrollen pkt. a) 3: For å følge opp kommunens oppgaver med internkontroll av barneverntjenesten utarbeides det et årlig bestillerbrev fra XXX kommune til Rissa kommune som vertskommune og Fosen barneverntjeneste som utfører. Bestillerbrevet beskriver kommunenes forventninger til samhandling og arbeidsoppgaver som Fosen barneverntjeneste skal utføre på vegne av XXX kommune. Bestillerbrevet viser til kommunens organisasjonskart og delegasjonsreglement, definerer kommunal kontaktperson, beskriver kommunal handlingsplan med prioriteringer for 4-årsperioden og viser til budsjettdokument med særlige prioriteringer for året. Bestilling til Fosen barneverntjeneste fra XXX kommune år XXXX Rammebetingelsene for felles barneverntjeneste på Fosen reguleres i Vertskommuneavtale om felles barnevern, og beskriver system for overføring av myndighet fra samarbeidskommunene til Rissa kommune som vertskommune. I vedlegg til avtalen beskrives internkontrollsystem for barneverntjenesten. Barnevernloven Kapittel 2 Ansvarsfordeling og administrasjon, jf. Kapittel 4 Særlige tiltak 9
Kommunen er ansvarlig for å utføre de oppgaver etter barnevernloven (bvl.) som ikke er lagt til et statlig organ, jf. bvl. 2-1 første ledd. Kommunen skal etter bvl. 2-1 andre ledd ha en internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov/i medhold av lov. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan kravet til internkontroll oppfylles. I hver kommune skal det være en administrasjon med en leder som har ansvaret for oppgaver etter bvl. Barneverntjenestens administrasjon har ansvaret for det daglige, løpende arbeidet, herunder å gi råd og veiledning, treffe vedtak etter bvl., forberede saker til fylkesnemnda, og iverksette og følge opp tiltak. Ansvar for oppgaver etter bvl. Kapittel 4 Særlige tiltak dreier seg om å følge opp meldinger, foreta undersøkelser, gi råd og veiledning, hjelpetiltak, midlertidig vedtak om plassering utenfor hjemmet mv. Bvl. 2-1 fjerde ledd gir barnevernleder en særlig myndighet for ansvar og oppgaver etter loven. På saksnivå kan ikke barnevernleder overprøves av kommuneledelsen. I et interkommunalt samarbeid om barneverntjenesten har samarbeidskommune fortsatt ansvar for at barneverntjenesten oppfyller sine oppgaver etter loven, selv om myndighetsutøvelsen er delegert til en annen kommune. Samarbeidskommunen må derfor motta tilstrekkelig rapportering til å vite at barneverntjenesten utfører sine oppgaver på en god måte, for eksempel undersøker og følger opp meldinger, lager og følger opp tiltaksplaner, har et system for avviksrapportering osv. Kommunen må også ha gode rutiner for å sikre at øvrige kommunale tjenester ser og tar tak i bekymring for barn og unge, og melder bekymring til barneverntjenesten når dette er nødvendig. I kommunens delegasjonsreglement er ansvar for lov om barneverntjenester omtalt under punkt XXXX. Kontaktperson: Kommunens kontaktperson for barneverntjenesten er XXXX. Ansvarsfordeling og administrasjon Her kan følgende omtales: Kommunale rutiner for bekymringsmeldinger Oppfølging og utarbeidelse av beredskapsplaner Oppfølging av vedtatte årshjul Rapporteringer og møtepunkter med politiske utvalg Tverrfaglig samarbeid på individ og systemnivå Forventninger til barneverntjenestens tilstedeværelse i kommunen Rutiner for saksbehandling Rutiner for oppdateringer på strukturelle endringer, bemanningsendringer, saksbehandlere m.m.. XXX kommune skal: Fosen barneverntjeneste skal: Barnevernloven Kapittel 3 - Kommunens og barneverntjenestens generelle oppgaver 10
Barnevernloven Kapittel 3 legger et ansvar på kommunen og barneverntjenesten når det gjelder forebyggende oppgaver. Dette dreier seg blant annet om forebyggende virksomhet, samarbeid med andre deler av forvaltningen mv. Kommunen skal følge nøye med i de forholdene barn lever under, og har ansvar for å finne tiltak som kan forebygge omsorgssvikt. Barneverntjenesten har et spesielt ansvar for å avdekke omsorgssvikt mv. tidlig for å forebygge varige problemer, og å sette inn tiltak i forhold til dette, jf. bvl. 3-1. Barneverntjenesten skal etter bvl. 3-2 samarbeide med andre sektorer når dette kan bidra til å løse oppgaver etter bvl., og bidra inn i den kommunale planleggingen, delta i samarbeidsorganer mv. Kommunens og barneverntjenestens generelle oppgaver Her kan følgende omtales: Oppfølging/samhandling om kommunalt vedtatte planer som omhandler barn og familier. Deltakelse, rolle og oppgaver i kommunens tverrfaglige team. Oppfølging knyttet til kommunens særskilte satsinger eller prioriteringer. Forventninger til deltakelse i felles kompetanseløft Samhandling mellom kommunale tjenesteområder og Fosen barnevern på system- og individnivå forventningsavklaringer i forhold til: o Samhandling og ansvars-/oppgavefordeling i det forebyggende arbeidet o Samhandling mellom barnevern og kommunale tjenester i undersøkelsesfase o Samhandling om barn under tiltak o Samhandling i arbeid med mulige tilbakeføringer XXX kommune skal: Fosen barneverntjeneste skal: 11
Årshjul Juni: Tilstandsrapport (grunnlag for budsjettarbeid) August: Mai: Økonomirapport Budsjett - felles Tertialrapport I (økonomi og sykefravær) April: Økonomirapport Juni Mai April August September September: Tertialrapport II (økonomi og sykefravær) Mars: Økonomirapport Mars Februar Oktober November Oktober: Økonomirapport Januar Desember Februar: November: Økonomirapport Årsmelding Økonomirapport Januar: Desember: Dialog om bestillerbrev Bestillerbrev fra kommunene grunnlag for dialog Tilstandsrapport juni: Økonomi Avvik og avvikshåndtering Status på virksomheten Rapport på kommunens og tjenestens mål Grunnlag for kommunenes budsjettarbeid Årsmelding med: Årlig evaluering og forbedringspunkter Tilbakemeldinger fra samhandlingsparter Medarbeiderrapportering Brukerundersøkelser Tilsynsrapportering Tall og fakta 12