Brukerveiledning Adresseregisteret Krav og veiledning til registrering i Adresseregisteret for spesialisthelsetjenesten
FORORD Denne brukerveiledningen er laget for de som skal registrere og vedlikeholde informasjon i Adresseregisteret knyttet til spesialisthelsetjenesten, private sykehus og apotek/bandagister. I spesialisthelsetjenesten inngår blant annet de fire regionale helseforetakene (Helse Nord, Helse Midt-Norge, Helse Vest og Helse Sør-Øst) som hver yter spesialisthelsetjenester gjennom egne helseforetak. Kontaktpersoner i helseforetak, private sykehus og apotek har en brukerkonto og ansvaret for å legge inn de opplysninger som det er nødvendig å publisere om sin virksomhet med tilhørende kommunikasjonsparter. Mer informasjon om Adresseregisteret finnes i brukerdokumentasjonen «Om Adresseregisteret». Ved behov for support kan man ta kontakt med Norsk Helsenetts kundesenter. Postadresse: Telefonnummer: E-post: Norsk Helsenett SF Postboks 6123 7435 Trondheim 02017 (døgnåpen) eller 73565756 (ordinær takst innenfor kontortid) kundesenter@nhn.no 1 Krav og veiledning til Adresseregisteret
INNHOLD FORORD... 1 INNHOLD... 2 1 Om Adresseregisteret for spesialisthelsetjenesten 3 2 Krav til struktur og oppbygging av Adresseregisteret 4 2.1 Tjenestebasert adressering... 4 2.2 Opplysninger om kommunikasjonspart... 5 3 Hvordan vedlikeholde Adresseregisteret 7 3.1 Forberedelser før registrering/vedlikehold... 7 3.2 Innlogging og utlogging... 7 3.3 Vedlikeholde virksomhetens adresseinformasjon m.m.... 8 3.4 Feltbeskrivelser... 9 3.5 Registrere kommunikasjonspart... 11 3.6 Inaktivere kommunikasjonspart... 13 3.7 Ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer og navn... 13 3.8 Hva er sammenhengen mellom kommunikasjonspart og EDI-adresse?... 13 4 Vanlige spørsmål og eksempler ved opprettelse av kommunikasjonsparter 15 4.1 Virksomheten har ingen elektronisk meldingsutveksling... 15 4.2 Kun ett EPJ-system håndterer elektronisk meldingsutveksling... 15 4.3 EPJ-system er satt opp for elektronisk meldingsutveksling, men ikke laboratoriesystemet 15 4.4 Vi har to (eller få) virksomheter på forskjellige fysiske adresser... 15 4.5 Vi har mange tjenestesteder på forskjellige adresser som ikke håndterer mottak av elektroniske meldinger... 15 4.6 To av våre virksomheter er tilknyttet et EPJ-system, en er det ikke.... 15 4.7 Noen flere eksempler... 16 2 Krav og veiledning til Adresseregisteret
1 OM ADRESSEREGISTERET FOR SPESIALISTHELSETJENESTEN Adresseregisteret er et felles nasjonalt register for presis adressering ved utveksling av helseopplysninger som sendes elektronisk og per post innenfor helse- og omsorgssektoren. Se brukerdokumentasjonen «Om Adresseregisteret». Det er viktig at Adresseregisteret inneholder korrekt og oppdatert informasjon om kommunikasjonsparter i spesialisthelsetjenesten. Adresseregisteret inneholder informasjon som er egnet til å identifisere og adressere hver enkelt av sektorens ulike mottakere/avsendere. Dette gjelder både ved utveksling av elektroniske meldinger og postforsendelser. Alle virksomhetene er gjennom abonnement knyttet til Norsk Helsenett med organisasjonsnummer og foretaksnavn hentet fra Enhetsregisteret. Alle endringer må registreres i Adresseregisteret. Det er virksomhetene selv som har ansvar for at informasjonen til enhver tid er korrekt. Alle som er tilknyttet Norsk Helsenett, kan søke i Adresseregisteret: https://register.nhn.no/ar for å gjøre oppslag på egen eller andres adresser. Eksempler på hendelser som krever aktivt vedlikehold i Adresseregisteret: FAKTA Virksomheten fornyer sitt/sine virksomhetssertifikater Nye kommunikasjonsparter opprettes Eksisterende kommunikasjonsparter skal inaktiveres Virksomheten får nye postadresser Hvis ikke korrekte adresser er registrert i Adresseregisteret vil ikke meldinger og post fra sykehus, fastleger og andre som bruker Adresseregisteret, komme fram. Kommunikasjonsparter får nye EDI (Electronic Document Interchange)-adresser eller postadresser Man ønsker å endre besøksadresse, web-adresse, e-post, telefonnummer Norsk Helsenetts kundesenter kan bidra til ny brukerkonto, passord eller bistå med hjelp for å registrere eller oppdatere informasjon. 3 Krav og veiledning til Adresseregisteret
2 KRAV TIL STRUKTUR OG OPPBYGGING AV ADRESSEREGISTERET Hensikten med å vedlikeholde Adresseregisteret er at innholdet i registeret til enhver tid er oppdatert som igjen sikrer at informasjonen kommer frem til riktig mottaker. Strukturen skal baseres på tjenestebasert adressering for å sikre en robust og enhetlig adresseringsmetodikk som frikobler adressering fra intern organisering. 2.1 Tjenestebasert adressering Med nasjonale prinsipper for tjenestebasert adressering, trenger ikke avsender å kjenne til intern organisering i virksomheten eller hvor pasienten fysisk er lokalisert. Fordelene med tjenestebasert adressering er flere: Tjenesteadressen sikrer at en melding kommer til rett arbeidsflyt og behandles av riktig fagkompetanse Enklere vedlikehold i Adresseregisteret siden personer og intern organisering ikke føres inn i Adresseregisteret, kun tjenesteadresser for spesialist- og kommunehelsetjenesten Tjenestebasert adressering åpner for at EPJ-systemene kan tilrettelegge for tilgangskontroll basert på mottakeradressen Enhetlig fremstilling av like virksomheter bidrar til enhetlig adresseringsmetodikk uavhengig av om man skal sende en henvisning til sykehuset i Harstad eller Oslo Universitetssykehus (OUS) Enklere for avsender å finne riktig mottaker uavhengig av geografisk tilhørighet. Hovedprinsippene er like for Harstad og OUS selv om OUS sikkert vil tilby flere kommunikasjonsparter enn et lite lokalsykehus For at avsender skal komme i kontakt med den ønskede tjenesten, skal virksomhetene publisere kommunikasjonsparter. En kommunikasjonspart representerer en tjeneste i virksomheten, f. eks. rehabilitering. Kommunikasjonspartene får navn fra de samme kodeverkene som benyttes til å beskrive tjenestetilbudet de enkelte enhetene i virksomhetene leverer. Dette er kodeverkene - 8654 Klinisk medisinsk service (benyttes i forbindelse med rekvisisjoner og svarrapporter innenfor lab og røntgen) - 8655 Helsehjelpsområde - 8657 Spesifikke sykdomsgrupper og prosjekt til bruk i adressering (benyttes for kliniske henvisninger) - 8656 Meldingsmottak i spesialisthelsetjenesten - 8664: Apotek- og bandagisttjenestetyper (benyttes til Reseptmottak) 4 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Når pleie- og omsorgstjenesten i en kommune skal sende en henvisning til behandling innenfor ørenese-hals til et sykehus, kan de for eksempel slå opp på det aktuelle helseforetaket i Adresseregisteret og velge den kommunikasjonsparten som heter «Øre-nese-halssykdommer». For å kunne utnytte potensialet med tjenestebasert adressering både for leverandører og virksomheter er det viktig at alle virksomhetene følger kravene i forhold til å publisere kommunikasjonsparter. Når alle aktører innenfor spesialisthelsetjenesten registrerer seg etter samme grunnprinsipper, vil EPJ-leverandørene kunne tilrettelegge en intern arbeidsflyt på en hensiktsmessig måte. Dette bidrar til at helsepersonell som samhandler med flere, ikke behøver å ta stilling til hvordan virksomhetene eller helseforetakene er organisert, kun hvilke tjenester som tilbys. Kommunikasjonssystemene skal være tilrettelagt for å kunne styre tilgang basert på tjenesteadressene. Interne rutiner for oppfølging og varsling av innkomne meldinger må utarbeides/settes opp av det enkelte helseforetak, men tjenestebaserte adresser gir gode muligheter for å sette opp gode varslingsrutiner basert på tjenesteadressen. 2.2 Opplysninger om kommunikasjonspart For å sikre korrekt adressering, både ved elektronisk meldingsutveksling og ved postforsendelse skal følgende være registrert per kommunikasjonspart: Navn på tjenestetypen HER-id til kommunikasjonsparten Postadresse Ved mulighet for elektronisk kommunikasjon skal følgende informasjon være utfylt: EDI-adresse Lenke til virksomhetssertifikat Det anbefales at det legges inn kontaktinformasjon (telefonnummer, e-postadresse og eventuelt besøksadresse). I tillegg er det god praksis å legge inn en «Annen stedsangivelse (bydel etc.)» for tjenester som er registrert på flere geografiske lokasjoner da dette feltet vises i Adresseregisteret og sendes med ved elektronisk meldingsutveksling. Feltet skal kun inneholde stedsangivelsen og ikke annen informasjon og skal kun benyttes der det gir avsender relevant tilleggsinformasjon. Der samme tjeneste tilbys på flere lokasjoner skal det opprettes en kommunikasjonspart med egen HER-id på hver lokasjon. Følgende eksempel er et utsnitt fra registreringen i Adresseregisteret der feltet «Annen stedsangivelse» er benyttet til å angi de samme behandlingstilbudenes ulike geografiske lokasjoner: 5 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Tjenesten «Psykisk helsevern for voksne» tilbys på fire forskjellige steder Drammen, Kongsberg, Ringerike og Bærum. Hver av de stedsangitte tjenestene har sin egen HER-id. Tjenesten i Bærum er registrert på følgende måte: 6 Krav og veiledning til Adresseregisteret
3 HVORDAN VEDLIKEHOLDE ADRESSEREGISTERET Norsk Helsenett har registrert alle virksomheter i spesialisthelsetjenesten med organisasjonsnummer hvor foretaksnavn er hentet fra Enhetsregisteret. Kontaktpersoner i virksomhetene har fått tilsendt et velkomstbrev med informasjon samt brukernavn og passord for pålogging til Adresseregisteret. 3.1 Forberedelser før registrering/vedlikehold 3.1.1 Bestill EDI-adresse EDI står for Electronic Document Interchange. Alle virksomhetene som er tilknyttet helsenettet, får opprettet én eller flere EDI-konti (postkasser) hos Norsk Helsenett. Det anbefales at det opprettes en EDI-adresse per fagsystem i spesialisthelsetjenestens tjenestetilbud. En tjeneste skal aldri ha mer enn en EDI-adresse. 3.1.2 Bestill eller finn fram virksomhetssertifikat Et virksomhetssertifikat er en elektronisk ID som sikrer kommunikasjon til og fra en virksomhet. Sertifikatet identifiserer virksomheten (navn og organisasjonsnummer), og brukes for autentisering, kryptering og signering. Det vil si å kunne tolke signatur i meldinger fra kommunikasjonsparten og til å kryptere innhold i meldinger man sender til kommunikasjonsparten. Virksomhetssertifikat bestilles direkte fra utsteder som vil være Buypass eller Commfides og søkestreng (LDAP) for å finne riktig sertifikat legges inn i Adresseregisteret. 3.2 Innlogging og utlogging Brukernavn og passord til innlogging for vedlikehold av egne data i Adresseregisteret får virksomhetenes kontaktpersoner fra Norsk Helsenett. Ved problemer med innlogging eller ved behov for å få tilsendt brukernavn og passord på nytt, kan man kontakte Norsk Helsenetts kundesenter. Telefonnummer: E-post: 02017 (døgnåpen) eller 73565756 (ordinær takst innenfor kontortid) kundesenter@nhn.no Datamaskinen som benyttes må være tilknyttet helsenettet. 1. Gå inn på siden https://register.nhn.no/ar. 2. Trykk på Logg inn (øverst til venstre i skjermbildet), og logg inn med tilsendt brukernavn og passord. 3. Egen virksomhets hovedside kommer nå opp. 7 Krav og veiledning til Adresseregisteret
4. Logg ut finnes under menyen Valg, øverst i høyre hjørne. 3.3 Vedlikeholde virksomhetens adresseinformasjon m.m. Etter innlogging kan adresseinformasjon m.m. redigeres. Trykk på Rediger øverst til høyre, og du kommer inn i redigeringsbildet. FAKTA Ved sending av elektroniske meldinger eller postforsendelse, er det adressen registrert for hver kommunikasjonspart, i dette tilfellet en tjeneste, som benyttes. Informasjon kan legges inn/endres i alle åpne felt i redigeringsbildet. Dersom organisasjonsnummer skal endres, må Norsk Helsenett kontaktes for å oppdatere informasjonen. Foretaksnavn oppdateres fra Brønnøysundregistrene og eventuelle endringer må derfor gjøres i Brønnøysundregistrene. 8 Krav og veiledning til Adresseregisteret
3.4 Feltbeskrivelser 3.4.1 Visningsnavn (frivillig) Visningsnavnet blir søkbart, og presenteres som det primære navnet ved søk. Det kan være hensiktsmessig å registrere annet visningsnavn enn virksomhetens juridiske navn, for eksempel der to virksomheter har samme navn eller der virksomhetens juridiske navn er tungt og/eller ukjent for brukerne. 3.4.2 Arv av informasjon Som standard arves adresser og kontaktinformasjon registrert på virksomheten ned til kommunikasjonsparter. Dette skjer for å forenkle vedlikehold og er mulig å overstyre. Et grått felt med pilsymbol inneholder informasjon arvet fra overliggende nivå. Hvis man ikke ønsker å arve informasjon fra overliggende nivå, kan man trykke på. Det er anledning til å la feltet stå tomt eller legge inn ny egen informasjon i det gjeldende feltet. Merk at dette kan være gjeldende for EDI-adresser dersom virksomheten har registrert dette på toppnivå. I utgangspunktet bør det IKKE ligge EDI-adresse på toppnivå da virksomhetene har tjenestebasert adressering og de enkelte tjenestene kan ha forskjellige EDI-adresser. EDI-adresse på toppnivå er kun for å forenkle manuell registrering dersom det er mange kommunikasjonsparter som skal bruke samme adresse. Dersom det er registrert EDI-adresse på toppnivå, skal denne ikke benyttes til adressering. Det er bare adresser på den enkelte kommunikasjonspart som skal brukes til adressering. 3.4.3 Sentralbordnummer I dette feltet kan virksomhetens sentralbordnummer legges inn hvis telefonnummer lenger ned i lista er et direkte telefonnummer til et organisasjonsledd i virksomheten. 3.4.4 Bedrifter Under adresseinformasjon registreres automatisk de enheter som eies av virksomheten. Merk at disse ikke er kommunikasjonsparter, men separate virksomheter som er egne toppnoder med sine egne kommunikasjonsparter. For eksempel: 9 Krav og veiledning til Adresseregisteret
3.4.5 HER-id. Hver virksomhet har sin egen HER-id. Og hver stedsangitte tjeneste er en kommunikasjonspart med egen HER-id. 10 Krav og veiledning til Adresseregisteret
3.4.6 Virksomhetstype Verdi i feltet «Virksomhetstype» skal være helseforetak/private sykehus, apotek eller bandagist. Eksempel på et helseforetak/privat sykehus: 3.4.7 EDI-adresse EDI-adressen som er registrert på virksomhetsnivå, kan arves av hver enkelt kommunikasjonspart. 3.4.8 Virksomhetssertifikat Virksomhetssertifikatet som er registrert på virksomhetsnivå, kan arves av hver enkelt kommunikasjonspart. 3.5 Registrere kommunikasjonspart Interne rutiner for oppfølging og varsling av innkommende meldinger må utarbeides av den enkelte virksomhet. Tjenestebaserte adresser gir muligheter for å sette opp gode varslingsrutiner basert på tjenesteadressen. Et nasjonalt kodeverk er etablert for å gi en standard beskrivelse av de helse- og omsorgstjenestene spesialisthelsetjenesten leverer, jf. avsnitt 2.1. På denne måten kan en kommunikasjonspart som for eksempel heter Familieterapi være en felles meldingsmottaker for alt personell som bidrar til å levere denne tjenesten. 3.5.1 Fremgangsmåte ved registrering Datamaskinen som benyttes må være tilknyttet helsenettet. Logg inn i Adresseregisteret og startsiden for din virksomhet kommer opp. Trykk på Rediger, som står øverst til høyre i skjermbildet, og du vil komme inn i redigeringsbildet. Under teksten kommunikasjonsparter finnes knappen Legg til. Velg aktuell tjenestetype i nedtrekksfeltet. 11 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Legg inn egen informasjon i de åpne feltene der det ikke er ønskelig å arve allerede registrert informasjon på virksomheten. Normalt trenger teknisk personell noe tid til å sette opp kommunikasjonsparten i meldingstjener og EPJ-system. Da er det lurt å sette "Gyldig fra"-dato tilstrekkelig fram i tid. Dette for at pasientjournalsystemet skal rekke å bli gjort klart for mottak av meldinger til den nye kommunikasjonsparten, før den blir søkbar som aktiv i Adresseregisteret. Når ønsket informasjon om den nye kommunikasjonsparten er registrert i åpne felt, trykkes Lagre. Det kan legges inn flere kommunikasjonsparter ved at man går tilbake til virksomhetens redigeringsbilde og trykker Legg til på nytt. Om man trykker på Vis-knappen til høyre for den enkelte kommunikasjonsparten, får man opp en visning hvor høyre kolonne har all informasjon som skal til for å adressere kommunikasjonsparten, og søkestrengen som kan benyttes til å hente dens sertifikatnøkler. 12 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Eksempel på en registrert kommunikasjonspart: 3.6 Inaktivere kommunikasjonspart Kommunikasjonsparter som fra en gitt dato ikke lenger skal sende/motta meldinger, må inaktiveres fra den samme dato. Inaktivering av en kommunikasjonspart gjøres ved å redigere dens gyldighetsperiode. Når datoen i feltet "Gyldig til" er blitt historisk, er kommunikasjonsparten ikke lenger aktiv. Trykk Endre for å bekrefte ny gyldighetsperiode, deretter OK i bekreftelsesbildet. Man kommer så automatisk tilbake til virksomhetenes startside, hvor man kan se at kommunikasjonsparten har fått en ny "Gyldig til"-dato. Når ny "Gyldig til"-dato passeres vil ikke kommunikasjonsparten vises lenger. Dersom det er ønskelig å se/endre på deaktiverte kommunikasjonsparter, trykk på knappen inkluderer deaktiverte. 3.7 Ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer og navn Husk å varsle Norsk Helsenett ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer eller endring av navn. En omorganisering kan kreve en koordinering med EPJ-leverandør, da endringer i Adresseregisteret og endringer i deres EPJ-system gjøres samtidig. 3.8 Hva er sammenhengen mellom kommunikasjonspart og EDI-adresse? Det er viktig at meldingen kommer frem til riktig fagsystem og at riktig mottaker blir varslet. Vi anbefaler at det opprettes én unik EDI-adresse per fagsystem for å sikre at meldingen kommer til riktig fagsystem. 13 Krav og veiledning til Adresseregisteret
I tillegg opprettes det minst én kommunikasjonspart per tjeneste, som beskrevet tidligere; tjenesteadressen. For en virksomhet i spesialisthelsetjenesten kan det tenkes at denne sammenhengen ser slik ut: Fagsystem Tjenesteadresse EDI-adresse (fiktiv) EPJ Generell kirurgi Ortopedisk kirurgi Hjertesykdommer Lungesykdommer Osv. HF.tst@edi.nhn.no Laboratoriesystem Klinisk farmakologi Klinisk nevrofysiologi Medisinsk mikrobiologi HF.lab.tst@edi.nhn.no Radiologisystem Røntgen HF.rtg.tst@edi.nhn.no 14 Krav og veiledning til Adresseregisteret
4 VANLIGE SPØRSMÅL OG EKSEMPLER VED OPPRETTELSE AV KOMMUNIKASJONSPARTER Dette kapittelet lister opp noen relevante eksempler på god praksis ved registering og vedlikehold av Adresseregisteret i gitte situasjoner. 4.1 Virksomheten har ingen elektronisk meldingsutveksling Dersom dette er tilfelle skal kommunikasjonspartene opprettes med korrekt postadresse. Feltet EDIadresse skal være blankt på alle kommunikasjonspartene. 4.2 Kun ett EPJ-system håndterer elektronisk meldingsutveksling Kommunikasjonspartene opprettes for elektronisk meldingsutveksling med det samme EPJ-systemet. 4.3 EPJ-system er satt opp for elektronisk meldingsutveksling, men ikke laboratoriesystemet Kommunikasjonsparter opprettes for elektronisk meldingsutveksling. Laboratorietjenesten opprettes kun med mulighet for postforsendelser. 4.4 Vi har to (eller få) virksomheter på forskjellige fysiske adresser Det er mulig å opprette to kommunikasjonsparter for samme tjenestetype med forskjellige postadresser. Det er i så fall samme fagsystem på begge de fysiske adressene. Det er viktig at disse navngis slik at det er lett for sender av informasjon å velge riktig. Fordi opplysningene skal vedlikeholdes er det viktig å begrense antall kommunikasjonsparter. 4.5 Vi har mange tjenestesteder på forskjellige adresser som ikke håndterer mottak av elektroniske meldinger Det opprettes én kommunikasjonspart som er ansvarlig for å motta all papirbasert post og som har ansvar for å videreformidle dette via interne postrutiner. 4.6 To av våre virksomheter er tilknyttet et EPJ-system, en er det ikke. Både elektronisk meldingsutveksling og postforsendelse skal sendes til samme tjenestetype. Det opprettes egne kommunikasjonsparter for alle de tre virksomhetene. To for elektronisk meldingsutveksling og en for postforsendelse. På det tidspunkt alle tre virksomhetene kan ta i bruk elektroniske meldinger reduseres dette til én kommunikasjonspart. 15 Krav og veiledning til Adresseregisteret
4.7 Noen flere eksempler Et eksempel kan være apotekkjeden Apotek 1. Kjeden har blant annet apotek på Nordstrand og Skøyen. Hvert av apotekene er selvstendige virksomheter med eget organisasjonsnummer. Og hvert av apotekene har en kommunikasjonspart (reseptmottak) med egen HER-id. 16 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Et annet eksempel på riktig bruk av feltet «Annen stedsangivelse»: 17 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Figur 1: Eksempel fra en stor kommune Postadresse: Pb. 7000, St. Olavs plass, 0130 Oslo Telefon: +47 810 20 050 Faks: +47 24 16 30 01 E-post: postmottak@helsedir.no www.helsedirektoratet.no 18 Krav og veiledning til Adresseregisteret