BALSFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Balsfjord, formannskapssalen Møtedato: 18.9.2015 Varighet: 9.30 10.35 Møteleder: Sekretær: Roald Wikran Inger Johansen Faste medlemmer Roald Wikran (leder) Jan Solli Anne Grethe Eriksen Varamedlemmer Svein Kristian Pettersen Evald Nordli Rebecca Rehnlund Fra utvalget møtte: Roald Wikran Anne Grethe Eriksen Jan Solli Fast medlem Fast medlem Fast medlem Fra politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Fra KomRev NORD IKS møtte: Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Seniorrådgiver Inger Johansen Merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste godkjent. I tillegg ble det vedtatt å føye på sak 35/15 Eventuelt på saklista.
2 Behandlede saker: Saknr Tittel U.off. 27/15 Godkjenning av protokollen fra møte 18.5.2015 28/15 Svar på revisjonsbrev nr. 5 Balsfjord kommunalteknikk KF Manglende regulering av investeringsbudsjettet for 2014 29/15 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser - orientering Vedlegg, utsatt off.het jf. offl. 5, 2. 30/15 Budsjettoppfølging per 9.9.2015 kontroll og tilsyn 31/15 Budsjettramme for 2016 kontroll og tilsyn Balsfjord kommune 32/15 Budsjettramme for 2016 kontroll og tilsyn Balsfjord kommunalteknikk KF 33/15 Kontrollutvalgets møteplan for 2. halvår 2015 34/15 Referatsaker 35/15 Eventuelt (føyd på i møtet)
3 Sak 27/15 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE 18.5.2015 Protokollen fra møte 18.5.2015 godkjennes. Protokollen fra møte 18.5.2015 godkjennes. Sak 28/15 SVAR PÅ REVISJONSBREV NR. 5 BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF MANGLENDE REGULERING AV INVESTERINGSBUDSJETTET FOR 2014 Kontrollutvalget viser til foretakets svar i brev av 24.8.2015 på revisjonsbrev nr. 5, samt revisjonens vurdering av svaret i brev av 25.8.2015, og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til foretakets svar i brev av 24.8.2015 på revisjonsbrev nr. 5, samt revisjonens vurdering av svaret i brev av 25.8.2015, og tar saken til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 22.9.2015 til: - Balsfjord kommunalteknikk KF v/daglig leder med gjenpart til KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor Sak 29/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - ORIENTERING Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 7.9.2015 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser, og tar saken til orientering.
4 Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 7.9.2015 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser, og tar saken til orientering. Sak 30/15 BUDSJETTOPPFØLGING PER 9.9.2015 KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalget viser til budsjettkontroll pr. 9.9.2015 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til budsjettkontroll pr. 9.9.2015 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Sak 31/15 BUDSJETTRAMME 2016 KONTROLL OG TILSYN BALSFJORD KOMMUNE 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2016 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 1.053.200,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her.
5 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2016 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 1.053.200,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll sendt 22.9.2015 til: - Balsfjord kommune v/ rådmannen Sak 32/15 BUDSJETTRAMME 2016 KONTROLL OG TILSYN BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Balsfjord kommunalteknikk KF for 2016 vedtas med en budsjettramme på kr 55.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Balsfjord kommunalteknikk KF for 2016 vedtas med en budsjettramme på kr 55.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret.
6 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll sendt 22.9.2015 til: - Balsfjord kommunalteknikk KF v/ daglig leder Sak 33/15 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2. HALVÅR 2015 Felles forslag til vedtak: Følgende møtedatoer fastsettes for resten av 2. halvår: fredag 6. november fredag 11. desember Forslaget enstemmig vedtatt. Følgende møtedatoer fastsettes for resten av 2. halvår: fredag 6. november fredag 11. desember Sak 34/15 REFERATSAKER Referert: A. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 10.6.2015 o Sak 45/15 Regnskap og årsmelding 2014 Balsfjord kommunalteknikk KF, sak 46/15 Regnskap og årsmelding 2014 Balsfjord kommune, sak 47/15 Disponering årsresultat 2014 o Sak 41/15 Samarbeidsavtale og forskrift mellom Balsfjord og Målselv kommune (med saksframlegg) o Sak 34/15 Antall medlemmer i kontrollutvalget
7 B. INNKALLING MØTE I REPRESENTANTSKAPET 12.6.2015 o Innkalling mottatt per e-post 22.5.2015 fra Senja Avfall IKS C. PROTOKOLL MØTE I REPRESENTANTSKAPET 20.4.2015 o Protokoll fra KomRev NORD IKS D. INNKALLING EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 6.7.2015 o Brev av 12.6.2015 fra Sandbukt AS E. SKOLENS ARBEID MED ELEVENES UTBYTTE AV OPPLÆRINGEN o Tilsynsrapport Fylkesmannen i Troms F. VALG AV KONTROLLUTVALG FOR PERIODEN 2015-2019 o Brev fra FKT/NKRF Felles forslag til vedtak: Referatsakene A-F tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene A-F tas til orientering. Sak 35/15 EVENTUELT Kontrollutvalgets leder tok opp til drøfting bruk av midler fra «veifondet», og refererte til behandling/spørsmål i formannskapsmøte 9.9. samt mediaoppslag i avisa Nye Troms. I protokollen fra formannskapsmøte 9.9.2015 fremgår følgende: «PS 108/15 Eventuelt Behandling i Formannskapet - 09.09.2015: Repr. Lars Klaus Mosli hadde spørsmål vedr prioriteringene som var gjort angående hvilke veier som skulle prioriteres for asfaltering og vedlikehold. Han mente mange grusveier i kommunen burde vært prioritert framfor f.eks vei i Meistervik boligfelt. Rådmannen besvarte dette, og viste bl.a. til vedtaket i kommunestyret, der står det ingenting om at politikerne skal sette opp prioriteringsliste. Prioritert etter bl.a. trafikktetthet på veiene. Rådmannen opplyste også at i tillegg til asfaltering, var det gruset opp vei, grøftet, skiftet stikkrenner og lagd ny adkomst til tre boliger.»
8 Utvalget drøftet saken med fokus på bruk av fondet, herunder bevilgninger/budsjett og myndighet. Felles forslag til vedtak: Sekretariatet tar kontakt med revisjonen for nærmere vurdering av saken, og saken settes opp til behandling i neste møte (fastsatt til 6. november). Forslaget enstemmig vedtatt. Sekretariatet tar kontakt med revisjonen for nærmere vurdering av saken, og saken settes opp til behandling i neste møte (fastsatt til 6. november).