Fylkesmannen i Scir-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Berit Hågensen 73 19 91 85 29.05.2015 2014/4339-621 Oppvekst- og utdanningsavdelingen Deres dato Deres ref. Adresseliste,r5 FH-7- hro'r Sluttrapport for prosjekt: Egenvurdering av kommunenes oppfølging av barn i fosterhjem Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført et prosjekt - Egenvurdering av kommunenes oppfølging av fosterhjem. Fem barneverntjenester med i alt ni kommuner deltok i prosjektet. Vedlagt oversendes sluttrapporten. Med hilsen Lasse Arntsen (e.f.) Berit Hågensen utdanningsdirektør seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Sluttrapport, dat. 29.05.2015 Embetsledelse og Kommunal- og Justis- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- og Sosial- og administrasjonsstab samordningsstab beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks 73 19 93 01 E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974764350
2 Adresseliste: Statens helsetilsyn, postboks 8128 Dep, 0032 Oslo Røros kommune, Bergmannsgt. 19, 7374 Røros Hemne kommune, Trondheimsveien 1, 7200 Kyrksæterøra Malvik kommune, Postboks 140, 7551 Hommelvik Melhus kommune, Rådhusveien 2, 7224 Melhus Oppdal kommune, Inge Krokannsveg 2, 7340 Oppdal
Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks 73 19 91 01 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Egenvurdering - oppsummering Dato: NOTAT 29.05.2015 Fra: Referanse: - Torbjørn Løvaas og Berit Hågensen 2014/4339-621 Oppsummering av prosjektet: Egenvurdering av kommunenes oppfølging av barn i fosterhjem Innledninq Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført et prosjekt - Egenvurdering av kommunenes oppfølging av fosterhjem i perioden juni 2014 - april 2015. Etter det landsomfattende tilsynet (LOT) med kommunale barneverntjenester i 2013 og 2014 hvor kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem var tema, gjensto 6 barneverntjenester som ikke ble omfattet av LOT. Disse kommunene ble invitert til å delta i prosjektet: Oppdal/Rennebu Røros/Holtålen og Os Hemne og Snillfjord Malvik Melhus Trondheim Vi var inspirert av Fylkesmannen i Møre og Romsdal som hadde gjennomført klyngetilsyn og «clustertilsyn» fra Fylkesmannen i Rogaland. Prosjektet ble gjennomført av Torbjørn Løvaas og Berit Hågensen. Bakgrunn Fylkesmannen gjennomførte tilsyn i form av systemrevisjon i fem barneverntjenester i løpet av 2013 og 2014. Flere interkommunale barneverntjenester inngikk i tilsynet og omfattet i alt 15 kommuner. Gjennom tilsynet så vi at barneverntjenestene fikk en større bevissthet om sitt ansvar og arbeid med oppfølging av fosterbarn, de gjennomgikk sin egen praksis, forbedret rutiner og prosedyrer og rettet opp mangler og avvik på området. Det gjensto 6 barneverntjenester som ikke hadde hatt tilsyn med kommunens oppfølging av fosterbarn som tema. I disse barneverntjenestene inngår i alt 10 kommuner. Vi inviterte de gjenstående barneverntjenestene til å foreta en egenvurdering av sitt arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem. Fylkesmannen Embetsledelse og Kommunal- og Justis- og Landbruk og Miljøvern- Oppvekst- og Sosial- og administrasjonsstab samordningsstab beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks 73 19 93 01 E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974764350
2 hadde en rolle som pådriver og veileder, i tråd med Fylkesmannens råd - og veiledningsoppgave. G"ennomf rin Invitasjon Barnevernlederne i fylket ble orientert om vår ide om egenvurderingsprosjektet i et møte i juni 2014. Det ble gitt en umiddelbar positiv respons på forslaget. De gjenstående seks barneverntjenestene fikk deretter en invitasjon med informasjon om prosjektet i brev av 24.06.2014: Invitasjon til deltakelse i prosjekt om egenvurdering av kommunens oppfølging av fosterbarn Kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem har vært tema for det landsomfattende tilsynet med barnevern i 2013 og 2014. Fylkesmannen har gjennomført tilsyn med 3 barneverntjenester i 2013. I år blir det gjennomført tilsyn med 2 interkommunale barneverntjenester med til sammen 11 kommuner. Det gjenstår nå seks barneverntjenester som ikke har hatt tilsyn med kommunens oppfølging av fosterbarn som tema. Gjennom tilsynet har barneverntjenestene fått en større bevissthet om dette arbeidet, de har gjennomgått praksis og forbedret rutiner og prosedyrer. Fylkesmannen har gjennom tilsynet fått god kjennskap til hvordan kommunene utfører de lovpålagte oppgavene med oppfølging av barn plassert i fosterhjem. Som et ledd i fylkesmannens råd- og veiledningsoppgave vil vi tilby de øvrige barneverntjenestene hjelp til å foreta en egenvurdering av sitt arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem. Fylkesmannen vil være en pådriver og veileder i barneverntjenestens egenvurdering. Ved at flere barneverntjenester i samme periode foretar en vurdering av sitt arbeid på samme område, vil det legges til rette for kunnskapsspredning og erfaringsutveksling. Dersom dette blir gjennomført har alle barneverntjenestene hatt en gjennomgang og vurdering av fosterhjemsarbeidet. Fylkesmannen mener at dette vil bidra til et løft for fosterhjemsarbeidet i Sør-Trøndelag. Fylkesmannen orienterte barnevernledere om prosjektet på en felles samling 12.06.2014. Dette ble godt mottatt av barnevernledere og det ble uttrykt ønske om å delta. Fylkesmannen vil i første omgang be om en tilbakemelding om hvilke barneverntjenester som ønsker å være med, innen 22.10.2014. Deltakelsen er forpliktende og Fylkesmannen ber om at det oppnevnes en kontaktperson. Det planlegges oppstartsmøte 02.12.2012, dersom det blir tilstrekkelig deltakelse. I perioden desember 2014 - april 2015 skal tjenestene jobbe internt med egenvurdering. Fylkesmannen vil bidra med råd og veiledning og det blir utarbeidet verktøy til bruk for egenvurderingen. I april 2015 avsluttes prosjektet med et oppsummeringsmøte der det utveksles erfaringer og presenteres planer og ideer. F Ikesmannen ber om en tilbakemeldin fra kommunene om deltakelse i
3 prosjektet innen 22.10.2014. Alle inviterte, med unntak av Trondheim kommune, takket ja til tilbudet. Trondheim kommune sin begrunnelse for ikke å delta, var at en bydel hadde hatt landsomfattende tilsyn med samme tema. Kommunen brukte Fylkesmannens tilbakemelding til å spre erfaring og kunnskap til de andre bydelene. Evalueringsskjema I forkant av oppstartsmøte utarbeidet vi et egenvurderingsskjema. Skjemaet ble laget på grunnlag av revisjonskriteriene i Veilederen for landsomfattende tilsyn 2013-2014. I skjemaet ble det listet opp i alt 51 påstander fordelt på 4 undertema i tråd med veilederens inndeling. Skjemaet var lagt opp til at hver ansatt/leder alene eller samlet kunne fylle ut og si seg enig/uenig i den enkelte påstanden. Det kunne svares på om de hadde skriftlige rutiner/dokumentasjon, om det var felles/lik praksis og hvilke forbedringspunkt tjenestene hadde, knyttet til de enkelte påstandene. Skjemaet ble sendt elektronisk til barneverntjenestene. Skjemaet følger vedlagt. Oppstartmøte Oppstartsmøte ble arrangert 02.12.2014, som et halvdagsmøte. Alle barneverntjenestene deltok med opptil 4 deltakere, alle var representert med ledere. Prosjektet ville gi barneverntjenestene mulighet til å ha en egenvurdering opp mot revisjonskriteriene i LOT, samtidig som å få erfaring med egenvurdering som metode. I møtet ble det gitt orientering om prosjektet og egenvurderingsskjema ble presentert. Fylkesmannen hadde en gjennomgang av revisjonskriteriene fra Veilederen for LOT. Fylkesmannens delte erfaringer fra LOT, som var gjennomført som systemrevisjoner. Det ble informert om at deltakelse var frivillig for kommunene og at Fylkesmannen gjennomførte dette som en del av vår råd- og veiledningsplikt, jf. lov om barneverntjenester 2-3, tredje ledd. Videre hadde vi en gjennomgang av internkontrollkravet. Fylkesmannen tilbød å delta i møter i barneverntjenestene dersom det var behov, og vi var tilgjengelig for å gi råd og veiledning. Barnevernt'enestenes 'ennom an o vurderin I perioden des. 2014 til april 2015 gikk barneverntjenestene gjennom sin egen praksis på området, ved hjelp av egenvurderingsskjemaet. Fylkesmannen deltok i et møte med en barneverntjeneste, der vi fikk orientering om deres arbeid og drøftet innhold og framgangsmåte. I perioden holdt vi oss orientert om framdriften gjennom kontakt med ledere og kontaktpersoner. Vi fikk tilbakemeldinger om at det ble jobbet aktivt i tjenestene.
4 0 summerin sm te Møtet ble gjennomført 28. april 2015. Alle barneverntjenestene var representert, en tjeneste meldte forfall. 2 til 6 ansatte fra hver barneverntjeneste deltok og samtlige ledere var til stede. Den barneverntjenesten som meldte forfall, sendte inn et utfylt egenvurderingsskjema. Hver barneverntjeneste fikk tid til å orientere om sitt eget arbeid. De presenterte sine funn, erfaringer og planer for ny praksis og rutiner. Noen barneverntjenester hadde utarbeidet egne skjema som de skulle bruke i oppfølgingsarbeidet. Det ble dialog om hvilke erfaringer barneverntjenestene hadde gjort seg og hvilke tiltak som må settes i gang for å ha mer systematisk arbeid og lik praksis innad i tjenestene. Tjenestene hadde brukt ulik tid og framgangsmåte i arbeidsperioden, fra 3 hele dager til flere utvidete møter i saksbehandlergruppa. Alle ansatte var involvert i arbeidet og det var satt ned arbeidsgrupper for å utarbeide nye prosedyrer og skjema. Det ble orientert om et stort engasjement hos de ansatte. Det ble gitt samstemte og gode tilbakemeldinger på denne formen for egenvurdering. Blant annet følgende: Skjemaet og initiativet fra Fylkesmannen fikk oss til å ha en gjennomgang av temaet. Det er positivt at det kommer et slikt initiativ fra Fylkesmannen. Vi ble tvunrt til å ta dette løftet gjennom Fylkesmannen sitt initiativ til å gå gjennom var praksis og rutiner. Vi likte evalueringsskjemaet veldig godt og kunne tenke oss tilsvarende på flere tema. Ved gjennomgang av evalueringsskjema fant vi ut at ikke alle ansatte var klar over de prosedyrer som forelå. Vi har prosedyrer, men det ble avdekt at vi hadde ulik praksis innen tjenesten. Vi ser hvor det svikter og vil ha en felles agenda for oppfølgingsbesøk. Det har vært en god prosess for endring og utvikling ved at arbeidet prosessen i tjenestene og ikke ved en «kontroll». Positivt med et oppsummeringsmøte for å dele erfaringer med andre tjenester. Alle barneverntjenestene hadde erfaring fra systemrevisjon på ulike områder. De mente at effekten med egenvurdering var vel så stor. Det som manglet var deltakelse fra kommunens ledelse. Vår vurderin Dette var en ny metode for oss og gjennom prosessen, kontakten og tilbakemelding fra barneverntjenestene har vi gjort oss erfaringer: Gode tilbakemeldinger om bruk av egenvurderingsskjema. Det er en sikkerhet og god veiledning for barneverntjenesten at kriteriene er utarbeidet sentralt og har vært brukt i LOT. Sammenlignet med systemrevisjoner har dette tatt kortere tid og mindre ressurser både for barneverntjenestene og Fylkesmannen. Det er positivt at flere barneverntjenester foretar en vurdering av sitt arbeid på samme område parallelt. Dette gjelder både for erfaringsutveksling, kunnskapsspredning og kompetansebygging.
5 Det kunne ha vært en fordel å forankre prosjektet i tilsynshjemmelen slik at vi kunne gitt eventuelle avvik en tilsynsmessig oppfølging jf. LOT 2015. Dette ville ha krevd større ressurser av Fylkesmannen. For å få kommunens ledelse mer med, skulle vi ha informert ledelsen ved oppstart av prosjektet, jf. LOT 2015. Metoden er overførbar til andre tilsynstema innenfor barnevernsfeltet. Alle barneverntjenestene har hatt en gjennomgang og vurdering av fosterhjemsarbeidet. Fylkesmannen mener at dette vil bidra til et løft for fosterhjemsarbeidet i Sør-Trøndelag. Vedlegg: skjema for egenvurdering