Prosjektrapport Selvbetjent bibliotek i sør (Ref #1318593793183) Mål for prosjektet Prosjektet Selvbetjent bibliotek i sør er et forprosjekt for å utrede muligheter og modeller for selvbetjent bibliotek på en større filial og to mindre kombinasjonsbibliotek. Målet for prosjektet har vært å se om selvbetjent bibliotek kan føre til: 1. høyere utlån og høyere besøkstall 2. flere og mer tilfredse brukere av bibliotektilbudet på Hellemyr, Flekkerøy og i Vågsbygd. 3. bedre mulighet til å benytte seg av bibliotektilbudet og økt kjennskap til tilbudet 4. mulighetene for å bruke elevbedrift som ressurs for et selvbetjent bibliotek Samarbeidspartnere og organisering Prosjektet er et samarbeid mellom Kristiansand folkebibliotek, Flekkerøya skole og Hellemyr skole. Organisering: Prosjektleder: Nina Stenbro, avdelingsleder for Vågsbygd, Hellemyr og Flekkerøy bibliotek. Styringsgruppe: Anne Kristin Undlien, biblioteksjef Kristiansand folkebibliotek Ragnhild E. Andersen, rektor Hellemyr skole Venke Krogstad Nome, rektor Flekkerøy skole Nina Stenbro, prosjektleder Arbeidsgruppe: Adnan Agic, IKT-konsulent Kristiansand folkebibliotek Jorunn Bjerkås, skolebibliotekar Hellemyr skole Hanne Dahll-Larssøn, skolebibliotekkoordinator Kristiansand kommune Åse Katalin Macsali, bibliotekar Hellemyr bibliotek Nina Stenbro, prosjektleder Eva Axelsen Udland, skolebibliotekar Flekkerøy skole Arbeidsform og aktiviteter Både styringsgruppa og arbeidsgruppa har hatt jevnlige møter gjennom prosjektperioden. Arbeidsgruppa har jobbet med å avdekke alle relevante forhold knyttet til problemstillinger rundt ubetjent bibliotek ved de tre filialene. Problemstillingene har omfattet besøks- og utlånsstatistikk, teknisk utstyr, vakthold, adgangskontroll, ansvarsforhold, overvåkning og tilrettelegging. Arbeidsgruppa gjennomførte en studietur til Danmark 11.-12.9 for å se forskjellige modeller for selvbetjente og ubetjente bibliotek, samt undersøke erfaringer med bruk av frivillige. I desember besøkte Anne Kristin Undlien og to medarbeidere ved Kristiansand folkebibliotek Nesodden bibliotek for å se på deres selvbetjeningsløsninger.
I januar 2012 lanserte Kulturstyrelsen i Danmark en omfattende evalueringsrapport av Danmarks åbne bibliotek. Denne rapporten har vært et viktig grunnlag for vårt arbeid. Begrepsavklaring Begrepet selvbetjent bibliotek er brukt i prosjektbeskrivelsen. Det vi har ønsket å undersøke er muligheter og problemstillinger knyttet til ubetjent bibliotek, dvs. bibliotek som er tilgjengelig for publikum når det ikke er personale til stede. I Danmark brukes begrepet Åbne bibliotek om dette tilbudet. Resultater Åbne bibliotek i Danmark I Danmark åpnet de første ubetjente bibliotekene i 2004. Ved utgangen av 2011 hadde ca. ½ parten av alle danske kommuner implementert dette konseptet. De fleste ubetjente bibliotekene er etablert i 2010 og 2011 og det forventes at dette bare vil akselerere. I januar 2012 kom rapporten Åbne biblioteker et kortlægningsprojekt fra Kulturstyrelsen som evaluerer ordningen så langt. Rapporten er en grundig gjennomgang av resultater, erfaringer og problemstillinger knyttet til de åbne bibliotekene. Denne rapporten danner et viktig grunnlag for arbeidet med vår egen utredning. Kan vi oppnå økt besøk og økt utlån med det ubetjente biblioteket? I Danmark oppfattes de åbne bibliotekene som en ubetinget suksess, med en total økning i besøk på 23 %. Samtidig har den totale åpningstiden (betjent + ubetjent) økt med mellom 50 og 400 %. For de fleste bibliotek vil forholdet være 20 % betjent tid og 80 % ubetjent. På tross av denne utvidelsen av åpningstiden, viser statistikken at det er minst 7 ganger så mange besøk pr time i den betjente tiden enn i den ubetjente. På studieturen besøkte vi bl.a. Ejstrupholm bibliotek i Ikast-Brande-kommune. Biblioteket ubetjent, men to frivillige er til stede 3 timer hver onsdag mellom kl. 14-17. En bibliotekar fra hovedbiblioteket er innom 3 timer pr uke for å rydde, skifte ut bøker osv. Biblioteket ble gjort ubetjent i 2011 p.g.a nedskjæringer og samtidig ble samarbeidet med de frivillige satt i gang. Biblioteket er åpent fra kl. 8-21 hver dag, og det er en seksdobling av åpningstiden i forhold til da det var betjent. På tross av den svært fleksible åpningstiden opplever dette biblioteket en jevnt bratt nedgang i både besøk og utlån. Et viktig element i forhold til hvor mye man kan optimalisere besøkstallet, henger sammen med befolkningsgrunnlaget i lokalsamfunnet. Tall fra Bornholm-bibliotekene illustrerer at et lite innbyggertall begrenser mulighetene for å øke besøkstallene i samme takt som i større lokalsamfunn. Ved Bornholm-bibliotekene snakker vi om lokale bibliotek som betjener mellom 800 og 3000 innbyggere. (Johannsen, 2012, s. 34). Dette er sammenlignbart med våre to minste filialer. Flere bibliotek har opplevd en utlånsøkning etter at de ble ubetjent, men for 1/3 av bibliotekene (Johannsen, 2012, s.9) har etableringen ført til større eller mindre nedgang i utlån. Forholdet 20 % betjent/80 % ubetjent fører naturligvis til at mye av det totale utlånet foregår i den ubetjente tiden, men når man ser på utlån pr. åpningstime så viser forsiktige anslag at det lånes ut 3 ganger så mye materiale i den betjente åpningstiden som i den ubetjente.
Så konklusjonen er ikke krystallklar. Mange bibliotek opplever en utlåns- og besøksøkning og totalt sett har besøket økt, men suksessen er ikke nødvendigvis gitt. Både Flekkerøya og Hellemyr er små bydeler, med mellom 3000 og 4000 beboere, og dette grunnlaget vil legge begrensinger for hva vi kan forvente av økt bruk. Kan vi få flere og mer tilfredse brukere av bibliotektilbudet på Hellemyr, Flekkerøy og i Vågsbygd? En av de mer interessante konklusjonene i rapporten er at på tross av suksessen med åbne bibliotek så er utlån og besøk markant høyere når biblioteket er betjent av bibliotekfaglig personale (Johannsen, 2012, s. 26). Det kan spekuleres i grunnene til dette. Johannsen peker bl.a. på folks innarbeidede vaner, at den betjente åpningstiden i utgangspunktet ga god tilgjengelighet eller det kan være det han kaller the X-factor altså at bibliotekarens tilstedeværelse har betydning for folks bibliotekbruk (Johannsen, 2012, s. 22). Det er foreløpig ingenting som tyder på at nye grupper har begynt å bruke biblioteket etter at de ble ubetjente, men dette finnes det lite dokumentasjon på. Det er heller ikke noe grunnlag for å si at det ubetjente biblioteket i seg selv er spesielt attraktivt, men det at det faktisk er åpent betyr noe. Samtidig er det ingen tvil om at det danske folket generelt er godt fornøyde med de «åbne» bibliotekene, og er glade for den fleksibiliteten de utvidede åpningstidene gir. Det er heller ingen grunn til å anta at dette vil være annerledes i Norge. Kan vi oppnå økt kjennskap og økt tilgjengelighet med det ubetjente biblioteket? Flesteparten av de danske bibliotekene som har etablert seg som «åbne», hadde i utgangspunktet korte åpningstider og sto i fare for ytterligere nedskjæringer eller nedleggelse. Derfor vil selvsagt en utvidelse av åpningstidene på mellom 50 og 400 % øke tilgjengeligheten. Nye åpningstider fra tidlig morgen til sent på kveld gjør tilbudet svært fleksibelt og gi alle anledning til å bruke biblioteket. For bibliotek som i utgangspunktet har kort åpningstid pr uke, som tilfellet er på Hellemyr og Flekkerøya, vil vi kunne anta at en utvidelse av åpningstidene til det dobbelte vil gjøre bibliotekets samlinger mer tilgjengelige og gi folk økt fleksibilitet. Selv om ubetjente bibliotek ikke er utbredt i Norge, så er vi vant til at flere og flere offentlige tjenester baserer seg på selvbetjening og brukerstyring og derfor vil folk kunne være åpne for et slikt konsept. Hvordan gjør man det? Konseptet med åbne bibliotek er nå så godt utprøvd i Danmark i både større og mindre lokalsamfunn og i bibliotek av varierende størrelse og bygningsmessige forhold, at vi trygt bør kunne kopiere deres løsninger hvis vi ønsker en slik tjeneste. Det er få praktiske utfordringer forbundet med å tilrettelegge et nesten hvilket som helst biblioteklokale for ubetjent åpningstid, men det krever investering i teknisk utstyr, lokale tilpasninger og eventuelle samarbeidsavtaler og gjennomtenkt tilrettelegging av lokalene. Det er svært viktig at folk føler seg trygge og opplever at sikkerheten ivaretas. Her er det gjort danske erfaringer som vi kan dra nytte av i forhold til innredning av inngangsparti, lokaler, belysning og plassering av kameraer.
Teknologi Felles for de seks bibliotekene vi besøkte er at de baserer seg på enkle og effektive tekniske løsningene som sørger for at de ubetjente/selvbetjente funksjonene ruller og går. Alle de ubetjente bibliotekene har følgende utstyr: Automatisk dørlås med kortleser. Automatisert utlån og innlevering. Overvåkningskameraer som dekker hele lokalet. Alarmporter basert på RFID-teknologi Det er også vanlig med mulighet for å kontakte hovedbiblioteket for veiledning, men det er svært lite brukt. Ellers har de fleste en ordning med enten alarmsentral, vekter eller vaktmester for å ivareta sikkerheten. Disse løsningene krever selvsagt en del investeringer, men når utstyret først er anskaffet, er de årlige drifts- og vedlikeholdskostnadene små. Tilrettelegging og gjennomføring Ubetjente bibliotek krever spesiell tilrettelegging av lokalene slik at de fremstår attraktive, innbydende og brukervennlige. Åpne, lyse og oversiktlige lokaler er viktig for at folk skal finne frem på egenhånd og for at de skal føle seg trygge når de er alene på biblioteket. Bibliotekarene bruker mye tid på å tilrettelegge utstillinger og presentere materiale på en tiltalende måte for å kompensere for den formidlingen og veiledningen de ikke kan tilby i den ubetjente tiden. Et slikt konsept vil også kreve mer tid til å rydde opp etter folk, det kunne personale i alle bibliotekene vi besøkte fortelle. Samarbeid med elevbedrift Som en del av prosjektet ønsket vi å undersøke mulighetene for å bruke elevbedrift som et alternativ til å holde biblioteket åpent når det ikke er betjent av bibliotekar. Et slikt samarbeid vil kunne øke tilgjengeligheten til bibliotekets samlinger, det vil kunne inngå i en pedagogisk sammenheng og knyttes til flere forskjellige skolefag, det er positivt for lokalmiljøet at noe skjer, det styrker samarbeidet mellom skole og bibliotek og gir biblioteket mulighet til å jobbe tett sammen med ungdom, ei målgruppe som kan være vanskelig å nå. Nørre-Snede bibliotek har deltatt i prosjektet Aktivt medborgerskap i Billund og Ikast-Brande kommuner og utarbeidet en modell for hvordan bibliotek kan jobbe med frivillige. Biblioteket understreker særlig betydningen av å inngå gode, skriftlige avtaler med de frivillige som legger rammer for arbeidet. Et bibliotek som holdes åpent av elevbedrift eller frivillige krever ikke like mye teknologisk utstyr som et ubetjent bibliotek. Konklusjon Det er praktisk mulig å gjennomføre ubetjent åpningstid ved alle tre bibliotekene, men det krever investering i teknisk utstyr og eventuelt ombygging/omorganisering av biblioteklokale og inngangsparti.
Ved kombinasjonsbibliotekene må skolen og folkebiblioteket samarbeide tett for at det skal kunne gjennomføres på en god måte. De danske erfaringene er overveiende positive og åbne bibliotek ønskes varmt velkommen av den danske offentligheten. Kulturstyrelsens rapport gir oss en mer nyansert virkelighetsbeskrivelse og en grundigere tolkning av statistikken. Det er viktig å reflektere over hvilke konsekvenser ubetjente bibliotek får for bibliotekets funksjon og om det er til brukernes beste. Til tross for at dette konseptet nå er veletablert i Danmark, var det i utgangspunktet tenkt som et sparetiltak og ikke nødvendigvis en tjenesteforbedring. Elevbedrift kan være et supplement til bibliotekets betjente åpningstid. Både skolen og biblioteket mener en slik organisering vil kunne gi positive effekter og gi oss mulighet til å tenke alternative måter å organisere bibliotektilbud som er tilpasset lokalsamfunnet. Nina Stenbro prosjektleder 1.juli 2013