Samarbeidspartnere, arbeidsform og forberedelser i forbindelse med prosjektet:

Transkript

1 Fylkesbiblioteket i Akershus Postboks 85, 2027 Kjeller Nasjonalbiblioteket Postboks 2674, Solli, 0203 Oslo SLUTTRAPPORT FOR PROSJEKTET INNBYDENDE BIBLIOTEKROM Navn på prosjektet: «Innbydende bibliotekrom» Støtte fra NB: Ansvarlige for planlegging, økonomi, gjennomføring av tiltaket: Fylkesbiblioteket i Akershus Oppsummering: Fylkesbiblioteket i Akershus søkte i 2011 om tilskuddsmidler for å gjennomføre prosjektet «Innbydende bibliotekrom». Vi fikk innvilget støtte på kr ,- fra Nasjonalbiblioteket. Prosjektet ble gjennomført høsten 2012 og fikk godkjent søknad på utsettelse for å fullføre prosjektet 1. kvartal Mål for prosjektet: Vårt mål har vært å gi bibliotekene nye tanker og innspill til hva som kan endres for å gjøre biblioteket mer innbydende. Bibliotekene skulle gis en mulighet til å fornye seg med utgangspunkt i det som allerede var der. Vi ønsket å inspirere til og måle effekten av ominnredning og utstilling. Sammen med en fagperson/interiørarkitekt har vi besøkt folkebibliotekene i fylket og bibliotekene har fått en veiledning i hvordan de kan presentere sine lokaler og sitt utvalg på en enda bedre måte. Vi ønsket også å lære noe, vi regnet med at det skulle bli mulig å plukke opp noen teknikker og tanker rundt innredning vi ikke kjente fra før. Samarbeidspartnere, arbeidsform og forberedelser i forbindelse med prosjektet: Det ble opprettet et samarbeid med interiørarkitekt MNL Anne Cecilie Hopstock. Alle folkebibliotekene i Akershus fikk mulighet til å være med i prosjektet og få besøk, vurdering og forslag. Av 22 kommuner valgte 20 å melde seg på i prosjektet. I forkant av besøkene hadde vi fire møter med interiørarkitekt. Et av møtene var et informasjonsmøte for folkebibliotekene som fikk presentert prosjektet og hva som var forventet av bibliotekene som meldte seg på i prosjektet. 20 bibliotek meldte sin interesse, og hver kommune fikk et besøk hver. De fleste ønsket besøk på hovedbiblioteket, men noen steder besøkte vi en filial, og et sted ønsket kun at vi tok for oss avdelingen med lokalsamlingen. I forkant av besøkene måtte bibliotekene besvare et spørreskjema utarbeidet av interiørarkitekt. Dette ble sendt ut, samlet inn og videreformidlet av fylkesbiblioteket. Besøkene ble gjennomført over en periode på 2 måneder høsten Fem ansatte på Fylkesbiblioteket fordelte oppgaven mellom seg og reiste ut med interiørarkitekten. Besøkene varte i

2 2-3 timer, avhengig av størrelse på biblioteket, og vi fikk gjennomført 2 besøk på en dag. Til sammen brukte vi 10 dager på å reise rundt til alle. Kommunene som fikk besøk samme dag var nærliggende kommuner da det var det beste logistisk sett. I etterkant fikk bibliotekene tilsendt en tilbakemelding og forslag fra interiørarkitekt. Gjennomføring av prosjektet: Interiørarkitekten startet arbeidet ved hvert besøk utenfor biblioteket og fortsatte inn i biblioteket. En omvisning ble så gitt i hvert bibliotek, før vi satte oss ned og snakket rundt spørsmålene som var besvart i forkant, kartlegge behov hos det enkelte bibliotek og diskutere evt. mulige løsninger der det var behov for forandring. Alle bibliotekene som har vært med i prosjektet har fått individuelle tilbakemeldinger. Det har ikke vært meningen at det enkelte bibliotek skulle få et fullstendig forslag for alle endringer som kan eller bør gjøres. Det man har fått er en vurdering av hvordan lokalitetene framstår i dag, og hva slags endringer som kan være med på å gjøre det bedre. Bibliotekene har fått en tilbakemelding som referer til besøket og det som ble diskutert mens vi var der. På bilder tatt under besøket har hun markert steder der det kan være aktuelt med en forandring. Eksempel på hvordan interiørarkitekt har skissert et forslag. Bilder fra avdeling slik den framstår med forslag (Vestby). Noen steder hadde de ansatte på biblioteket allerede planlagt en forandring, og hadde konkrete forslag som de kunne diskutere med en profesjonell. Bibliotekene fikk også hjelp til å tenke løsninger på egendefinerte problemområder når de selv ba om det. For eksempel ved plassering av utlånsautomat, ikke alle hadde funnet den ideelle plasseringen til alt de hadde i lokalet. I andre bibliotek ble en enkel forandring foreslått, ved at man fikk forslag til hvordan man kan omdisponere møbler i forhold til trafikken i lokalet. Bibliotek som hadde behov for å flytte på avdelinger fikk tips og ideer til hvordan dette kan gjøres praktisk. Interiørarkitekten har vært ærlig i sine tilbakemeldinger. Bibliotekene har også vært vurdert ut fra egnethet i fht universell utforming. Der forholdene ikke har vært tilfredsstillende har biblioteket fått tilbakemelding om dette i rapporten.

3 Det finnes bibliotek i Akershus som er velfungerende og som bare trenger en rask ansiktsløftning, og flere fikk gode tilbakemeldinger. Frogn bibliotek pusset opp for få midler og med egne krefter for noen år tilbake, og resultatet er en svært innbydende og delikat 1. etasje i et eldre bygg i sentrum av Drøbak. «Denne etasjen er strukturert og tiltalende. Det er gode rom å være i med hyggelige sittesoner ved vinduene ut mot torget. Hyllene er ikke for fulle og fronter på bøkene vises godt frem» (fra tilbakemeldingen til Frogn bibliotek). Andre steder var det vanskeligere å gi samme melding: «Det er generelt store grep som må til for å få lokalene til å fungere optimalt. Interiørarkitekt velger derfor å fokusere på arealdisponeringen og belysningen denne omgang» (fra tilbakemelding fra interiørarkitekt til Fet bibliotek). Dette biblioteket fikk et forslag som innebar flytting av avdelinger og bruksområder, for å møte publikums behov på en bedre måte. Erfaringer og resultater: Etterarbeid I vår søknad til Nasjonalbiblioteket satte vi som mål å undersøke følgende: Får vi mer attraktive møteplasser? Kan ominnredning genere økt utlån? Kan vi tiltrekke oss nye brukergrupper på denne måten? Vil vi kunne se at de ansatte får bedre arbeidsforhold? For å få en oversikt på endringer som er gjort i etterkant og vite om dette har påvirket bruken har vi sendt ut et nytt spørreskjema til alle bibliotekene som deltok i prosjektet. Det vi kan slå fast med sikkerhet er at det er vanskelig å måle dette kvantitativt så kort tid etter våre besøk. Men vi har fått tilbakemeldinger på hvorvidt de har gjennomført noen av forslagene og hvordan dette har blitt mottatt. Flere av bibliotekene har fulgt opp endringer som ble foreslått. Endringene som er gjort spenner fra å flytte hele avdelinger til å få ryddet opp en enkelt avdeling for å gjøre biblioteket mer oversiktlig. Andre bibliotek ønsker å gjøre større endringer som de trenger mer tid og planlegging for å få gjennomført, og vi kommer derfor til å følge opp disse bibliotekene videre. Noen av endringene som er foreslått krever god kommunikasjon med andre seksjoner i kommunen. Interiørarkitekt har flere steder foreslått bedre og forskjellige typer skilting utvendig, noe som krever innsats fra flere hold. Andre bibliotek vil ikke følge opp dette forslaget da de leier lokalene, eller har planer om å flytte innen få år. Bibliotekene som har gjort endringer kan melde om positive tilbakemeldinger fra publikum. Et eksempel på dette er Frogn bibliotek som har rustet opp i ungdomsavdelingen sin. Her er det kjøpt inn nye møbler, og biblioteket melder at det er flere ungdommer i avdelingen nå og nye arbeidsbord ble tatt i bruk samme dag som de ble satt opp. Sørum bibliotek, Frogner filial, opplever at forandringene som er gjort «ikke har endret noe på arbeidsflyt, men det er blitt et hyggeligere og mer innbydende sted for kundene å være». Lokalene innbyr til at besøkende kan være der i en lengre periode, og en kaffemaskin som er plassert slik

4 interiørarkitekt foreslo har gjort sitt til at folk kommer innom for en kopp med noe, spesielt barn og ungdommer. Andre tilbakemeldinger: «Omgjøringen er godt i gang. For å styrke barneavdelingen har vi flyttet ungdomsbøkene fra barneavdelingen og ut i fagavdelingen etter forslag fra interiørarkitekten. Dette vil ramme fagavdelingen hvor vi ser oss nødt til å kassere en god del. Totalt sett ser vi på dette som en bedre løsning ut fra dagens behov.» «Vi klaget over manglende utstillingsplass. Interiørarkitekten påpekte at vi kunne ha småutstillinger på bord ved endegavler og søyler og utstillingsplass ved den tomme veggen ved inngangspartiet. Det gjør vi nå.» "Vi har fått noen lenestoler i biblioteket for å gjøre det mere fristende å oppholde seg her i lengre perioder. Vi har også satt tilbake en dør som vi hadde fjernet tidligere etter forslag fra interiørarkitekten. "Et av våre mål på filialen er at biblioteket skal være et sted man kan møtes, sitte å lese, gjøre lekser osv. Vi vil at man skal komme hit for mer enn bare å låne bøker. Tidligere hadde vi ikke stoler/møbler som inviterte til dette. Runden har understreket at det er et forbedringspotensiale hos alle, og samtidig har vi fått hjelp til å se hva som fungerer godt og som vi heller kan bygge videre på. «Vi hadde egentlig ganske klart for oss hva slags endringer som burde foretas og trengte egentlig bekreftelser på at vi tenkte riktig. Vi fikk imidlertid gode forslag på hvordan det kunne gjøres.» (Sørum) Bibliotekene er stort sett fornøyde med tilbakemeldingene de fikk og formen på besøket. «Mange av tilbakemeldingene og forslag til tiltak er på et nivå som det er mulig å gjøre noe med.» (tilbakemelding, Asker). Noen melder at de hadde ønsket seg mer konkrete forslag enn det de fikk, men er samtidig innforstått med at dette ikke var innenfor rammene. Økonomi: Prosjektet ble noe dyrere enn vi hadde forutsett. Kostnader i forbindelse med interiørarkitekt var noe høyere enn vi kjente til da søknad ble sendt til Nasjonalbiblioteket. Dette var allikevel innenfor rammen for hva Fylkesbiblioteket kunne bidra med selv. Personalmessig har vi også brukt mer tid enn det som var satt av i forkant, men vi ser at det har vært til nytte for oss, vi har lært mye og samarbeidet med folkebibliotekene blir styrket ved at vi samles rundt et prosjekt som dette. Det har ikke kostet noe for bibliotekene å være med på prosjektet. Da vi presenterte prosjektet for bibliotekene i fylket var vi klare på at prosjektet ikke skulle koste noe for biblioteket annet enn personalkostnader og det de evt. var villige i å legge til selv til oppussing/ utskiftning. Besøk av interiørarkitekt ble dekket av prosjektet og fylkesbiblioteket, mens bibliotekene selv måtte sette personale og tid til oppfølging til disposisjon.

5 Konklusjon: Fylkesbiblioteket i Akershus fylkesbibliotek er meget godt fornøyde med prosjektet «Innbydende bibliotekrom». Bibliotekene har fått et faglig innspill på hva de kan gjøre i sine lokaler, og vi har alle lært noe underveis. Tilbakemeldingen fra bibliotekene i etterkant har i hovedsak vært gode, og flere av bibliotekene melder at de har lært mye av å få interiørarkitekten på besøk. «Fint å få noen med «nye» øyne til å se på hva som fungerer og ikke fungerer, samtidig som en fagperson vet hva som er gjennomførbart». Men det å få en utenforstående til å kommentere feil og mangler kan også være nedslående, og det må man ta høyde for: «Samtidig er det ikke bare av det gode å bli misfornøyd med egne lokaler: Håpløsheten kan overvelde en». Har dette prosjektet hatt overføringsverdi? Vårt svar på det er ja. I vårt tilfelle hadde vi med en interessert interiørarkitekt som var oppriktig interessert i bibliotekets virke og dette gjenspeilte seg i hennes engasjement for oppgaven. Ved å jobbe sammen med en fagperson på denne måten har vi fått innspill på hva som kan forbedres. Samtidig har vi fått tips og idéer til områder vi kan være ekstra oppmerksomme på, men som også kan brukes av andre, uten å måtte reise langt av sted for å hente de gode idéene. Disse har vi samlet i et eget hefte. Vi fikk gode tips og ideer på kjøpet og vi som er tilknyttet fylkesbiblioteket fikk ny kunnskap på et område vi ikke visst mye om fra før. Vi har mer kompetanse på området som kan komme til nytte i vårt eget arbeid og i samarbeid med andre. Besøkene sammen med interiørarkitekt har gitt oss en unik oversikt og kartlegging over forholdene hos 20 av 22 bibliotek i Akershus. Bibliotekene har fått verktøy for videre planlegging og en argumentasjon som kan brukes overfor politikere og andre som har beslutningsmyndighet i forhold til utvikling av bibliotektilbudet i kommunen. Et bibliotek sier det slik: «Vi har videreformidlet inntrykkene som en utenforstående har av bygget, til kultursjefen og eiendomsavdelingen». Om dette får en ønsket effekt kommer vi til å følge opp i fortsettelsen. Rådene fra interiørarkitekt er samlet i et eget dokument som kan benyttes av bibliotekene som var med i prosjektet og bibliotek ellers i landet.

6 Regnskap: Inntekter: Nasjonalbiblioteket Fylkesbibliotekene egeninnsats Sum inntekter: Utgifter: Honorar, Interiørarkitekt MNL Anne Cecilie Hopstock (uten moms) Honorar, Forberedelser prosjekt Anne Cecilie Hopstock Utgifter til mat i forbindelse med informasjonsmøte 19. juni 1350 Personalkostnader, Fylkesbiblioteket Reiseutgifter, Fylkesbiblioteket 4500 Sum utgifter: *Vi har beregnet folkebibliotekenes timeinnsats til prosjektet til 360 timer til sammen, innberegnet her oppmøte informasjonsmøte, utfylling av spørsmålsskjema og omvisning, samtale ved besøk fra Fylkesbiblioteket og interiørarkitekt. Timer brukt i etterkant for endringer er ikke medregnet. Avslutningsvis vil vi gjerne takke for støtten vi fikk til å gjennomføre prosjektet «Innbydende bibliotekrom». Kjeller, Fylkesbiblioteket i Akershus Vennlig hilsen Heidi Hovemoen (sign.) Fylkesbiblioteksjef Cecilie Weinholdt Spesialbibliotekar

7 Vedlegg 1: Innbydende bibliotekrom. Gjør det selv gode råd for å gjøre biblioteket mer innbydende.