Møteinnkalling Kontrollutvalget Eidsberg Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 1 Tidspunkt: 16.11.2015 kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 908 55 384, e-post anirov@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Eidsberg, 09.11.2015 Knut Herland Leder (sign.) -1-
Kontrollutvalget Eidsbergs møte 16.11.2015 Sakliste U.off. PS 15/24 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 21.09.2015 PS 15/25 Kontrollutvalgets innstilling til budsjett for kontroll og tilsyn 2016 PS 15/26 Kontrollutvalgets møteplan for 1. halvår 2016 PS 15/27 PS 15/28 Informasjon fra revisjonen Eventuelt -2-
Saksnr.: 2015/18347 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 184726/2015 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 16.11.2015 15/24 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 21.09.2015 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 21.09.2015 godkjennes Rakkestad, 09.11.2015 Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte 21.09.2015 Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte 21.09.2015 legges frem for godkjenning. -3-
Møteprotokoll Kontrollutvalget Eidsberg Møtedato: 21.09.2015, Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 09:50 Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 1 Fra til saksnr.: 15/21-15/23 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Jostein Flåøien, Leder X Svein Østevik X Jan Eivind Trømborg, ikke møtt Kari Mette Fjell, meldt forfall X Harald Berg, innkalt og møtt Anne Koht-Norbye X Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Møtende fra administrasjonen: Rådmann Møtende fra revisjonen: Rita Elnes og Anita Rønningen. Møtende fra kontrollutvalgssekretariatet: Casper Støten Ordfører var tilstede under møtet.... Jostein Flåøien, Leder Svein Østevik Jan Eivind Trømborg. Kari Mette Fjell. Anne Koht-Norbye Merknader Kontrollutvalget Eidsbergs møte 21.09.2015 Sakliste U.off. PS 15/21 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 22.06.2015 PS 15/22 PS 15/23 Informasjon fra revisjonen Eventuelt -4-
PS 15/21 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 22.06.2015 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 22.06.2015 godkjennes Rakkestad, 07.08.2015 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 21.09.2015: Sekretariatets innstilling vedtas. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling 21.09.2015: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 22.06.2015 godkjennes. PS 15/22 Informasjon fra revisjonen Informasjon fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, 07.08.2015 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 21.09.2015: Revisjonen informerte om regnskapsrevisjonens prioriteringer for Eidsberg kommune. Revisjonen informerte også om nye arbeidsmetoder innen regnskapsrevisjonen som tar sikte på å øke produktivitet og effektivitet ved å fokusere på de samme områdene i flere kommuner. Revisjonen informerte om IØKR IKS og den nye selskapsavtalen som nå er signert, avtalen er sendt til registrering. Revisjonen opplyste også om status for ressursgjennomgangen som ble foretatt i IØKR IKS. Forvaltningsrevisjonen informerte om oppstart på prosjekt om spesialundervisning i Eidsberg kommune. -5-
Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling 21.09.2015: Informasjon fra revisjonen tas til orientering. PS 15/23 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 07.08.2015 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling 21.09.2015: 1. Kontrollutvalget ønsket en orientering i sak 15/20 om mangelfull behandling av kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret i forbindelse med forvaltningsrevisjonsprosjekt «Etiske retningslinjer og varslingsrutiner». Sekretariatet informerte at de foreløpig ikke hadde fått tilfredsstillende tilbakemelding på brevet som ble sendt kommunestyret. Ordfører informerte om at saken var tatt opp i forrige kommunestyremøte. Rådmannen redegjorde for saken på forespørsel fra kontrollutvalget. Revisjonen redegjorde for sitt syn på saken. 2. Leder tok opp spørsmål om tidspunkt for konstituerende kommunestyremøte. Ordfører informerte at konstituerende møte var satt 8.oktober. Revisjonen ga informasjon om nytt reglement rundt valg av kontrollutvalg og presiserte at det nå er lovfestet at kontrollutvalg skal velges på det konstituerende møtet, etter valg av formannskap, ordfører og varaordfører, jf. koml. 17 nr. 2 (og nr. 3). Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling 21.09.2015: -6-
Saksnr.: 2015/18347 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 183934/2015 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 16.11.2015 15/25 Kontrollutvalgets innstilling til budsjett for kontroll og tilsyn 2016 1. Budsjett for kontroll- og tilsyn for 2016 med en kostnadsramme på kr. 1 806 708,-, vedtas 2. Budsjettet for kontroll- og tilsyn 2016 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Rakkestad, 07.11.2015 Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Vedlegg Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn i Eidsberg kommune 2016 Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, gjeldende fra 01.07.04, omhandler 18 budsjettbehandlingen. I nevnte paragraf sies det at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Videre sies det at kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat tolker forskriften slik at utgifter til kontrollutvalgets egen virksomhet og utgifter til kjøp av revisjons- og sekretærtjenester skal innarbeides i forslaget. Budsjettets enkelte elementer: Løpende utgifter til kontrollutvalgets ordinære drift. Disse tallene er innhentet fra kommunen og innarbeidet i forslaget. Utgifter til kjøp av revisjonstjenester. Utgifter til kjøp av sekretærtjenester. Budsjettallene for sekretariatet og revisjonen er vedtatt i de respektive representantskap. -7-
Vurdering Da utvalget er nyvalgt vurderer sekretariatet det som hensiktsmessig og nyttig at så mange som mulig av utvalgets medlemmer kan dra på NKRF,s kontrollutvalgskonferanse i februar. Konferansen pleier å ha en deltakermengde på 500-600, det er en fin arena for å knytte nettverk til andre kontrollutvalg og ikke minst få mye nyttig stoff og innspill til arbeidet i utvalget. Vedlegg: Ansvar Art/ Tekst budsjett 2015 Regnskap 2014 forslag til budsjett 2016 funksjon (6 møter) 14040 0800/110 Ledergodtgjørelse 12 546,00 18 000 54 000 14040 0811/110 Møtegodtgjørelse 6 983,01 36 000 14040 99x/110 Tapt arbeidsfortjeneste 14040 990/110 Arbeidsgiveravgift 7 600 2 753,56 7 600 14040 1160/110 Bevertning 1 000 1 000 14040 1502/110 Kurs 14 000 11 800,00 35 000 14040 1600/110 Skyss og kjøregodtgj. 3 000 48,60 3 000 14040 3750/110 Kjøp av sekretariatstj. 279 296 284 078 fra IØKUS 873 123,75 14040 3751/110 Kjøp av revisjonstj. fra 1 361 000 1 422 030 IØKR SUM 1 719 896 907 254,92 1 806 708 regnskap for 2014 stemmer ikke med tallene til sekretariatet da revisjon og sekr for 2014 utgjorde 1164112,- dette kan skyldes at det blir ført andre steder i kommunens regnskap. I 2016 anbefales det at alle drar på NKRF,s konferanse for kontrollutvalg 3-4 feb som en del av opplæringen til utvalget -8-
Saksnr.: 2015/18347 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 183936/2015 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 16.11.2015 15/26 Kontrollutvalgets møteplan for 1. halvår 2016 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2016: 1. møte: mandag 25. januar kl. 09:00 2. møte: mandag 23. mai kl. 09:00 3. møte: mandag 20. juni kl. 09:00 Rakkestad, 07.11.2015 Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Vedlegg Ingen Saksopplysninger I henhold til kommuneloven 32 er det utvalget selv, kommunestyret eller utvalgets leder som fastsetter når det skal avholdes utvalgsmøter. Av praktiske grunner er det formålstjenlig at utvalget fastsetter møteplan for hvert halvår. Det er møteplikt i kontrollutvalget møter, og evt. gyldig forfall må meldes sekretariatet så fort som mulig så vara kan innkalles. Vurdering Det er i innstillingen antydet 3 møter for 1. halvår 2016. Når det er foreslått konkrete dager så har dette sammenheng med sekretariatets praktiske muligheter til saksbehandling osv., samt forholdet til frister, ferieavvikling m.m. Utover de foreslåtte 3 møtene, er det opp til utvalget/utvalgsleder å endre tidspunkter, bestemme andre møter, eller å avlyse allerede berammede møter. -9-
Saksnr.: 2015/18347 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 184723/2015 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 16.11.2015 15/27 Informasjon fra revisjonen Informasjon fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, 09.11.2015 Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlige orienteringssaker og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling -10-
Saksnr.: 2015/18347 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 183933/2015 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg 16.11.2015 15/28 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, 07.11.2015 Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS -11-