ÅRSMELDING 2013 Bergen 14. februar 2014 Landslaget for lokal- og privatarkiv Adresse: c/o Bergen byarkiv Bergen kommune Postboks 7700 5020 Bergen Karin Gjelsten styreleder
Oppsummering av LLPs aktiviteter i 2013 Administrasjon Økonomi: Driftsmidler til LLP tildeles etter søknad til Kulturrådet fra post 74. Sammen med kontingent fra medlemmene utgjør dette ryggraden i organisasjonens økonomi. Sosiale medier: Nettstedet www.llp.no er en god kommunikasjonskanal mellom medlemmene og LLPs sekretariat/styre. I 2013 var det 4789 besøk på nettstedet. LLP er også aktiv på Facebook, og legger ut nyheter som medlemmer og andre interesserte gir oss tilbakemeldinger på. Sekretariat: Sekretær er ansatt i 60 % stilling og styreleder i 20 % stilling. Fagpolitiske aktiviteter LLP deltok i januar på høring i familie- og kulturkomiteen vedrørende Meld. St. 7 (2012-2013) om Arkiv (Stortingsmelding om arkiv). LLP holdt her innlegg om sitt syn på meldingen. Videre leverte LLP i januar et skriftlig høringssvar til forslag til endring i pliktavleveringsloven. I mars deltok LLP på møte om Kulturløftet 3, og leverte innspill på vegne av organisasjonen. I juni leverte LLP høringsuttalelse til NOU 2013-4, Kulturutredningen. For å orientere om LLPs arbeid og om de økonomiske behovene til det kommunale- og private arkivområdet, deltok LLP i november på familie- og kulturkomiteens høring om statsbudsjettet. I denne forbindelse hadde LLP også levert høringssvar. Det ble også skrevet en kronikk om konsekvensene av regjeringens arkivpolitikk, publisert i Klassekampen. Innspill til Arkivverkets tilsynsarbeid ble levert i november. Styreleder ble i desember oppnevnt i referansegruppen for gjennomgang av Norsk Kulturråd. Faglige aktiviteter For å planlegge landsmøte 2013, hadde styret arbeids- og studietur til Berlin i februar, med omvisning på Stasiarkivet som en del av programmet. LLP var i 2013 involvert i to store arrangementer på kurs- og seminarsiden. 6NA ble arrangert i Ålesund 17.-19. april, og var som tidligere et samarbeid mellom Norsk Arkivråd, Riksarkivaren, Kulturrådet og LLP. Privatarkivkonferansen ble arrangert i Sandefjord 3.-4. juni, og var et samarbeid mellom Riksarkivaren, Kulturrådet og LLP. Kaisa Maliniemis rapport «Arkivdokumentene forteller» ble ferdig oversatt til kvensk. Økonomisk støtte fra Kulturrådet og Riksarkivaren gjorde det mulig å fortsette arbeidet med prosjektet Fylkeskommunal administrasjonshistorie og arkivkunnskap. LLP er representert i SAMDOK/Samla samfunnsdokumentasjon, og deltar i de tre undergruppene kommunale arkiver, private arkiver, og arkiv i eforvaltning. Samhandling LLP er en frittstående organisasjon som er avhengig av et godt samarbeid med flere parter. Nasjonalt er Norsk Arkivråd (NA) og KS Arkivgruppe sentrale samarbeidspartnere, i tillegg til Kulturrådet og Arkivverket. Det er naturlig for LLP å delta i felles utviklingsarbeid med alle som arbeider for arkivsaken, både politisk og faglig. LLP var representert i komiteen for Det 6. norske arkivmøte, i arrangementskomiteen for privatarkivseminaret i 2013 og i arrangementskomiteen for den nordiske arkivformidlingskonferansen (utsatt fra november 2013 til mars 2014). Sammen med NA, KS, Fagforbundets arkivgruppe, Arkivarforeningen, Kulturrådet og Arkivverket, har LLP fått oversatt «Universal Declaration on Archives» til norsk. LLP arrangerte møte med NA, KS, Fagforbundet og Arkivarforeningen i november. Internasjonalt er LLP medlem i ICA og har god kontakt med søsterorganisasjonen i Danmark, SLA Sammenslutningen af lokalarkiver samt søsterorganisasjonen i Sverige, FALK (Föreningen arkivverksamma i landsting och kommun). 2
1. Organisasjon. Organisatorisk arbeid. a) Tillitsvalgte i LLP Styret Faste medlemmer: Karin Gjelsten, Bergen Byarkiv - leder Tom Oddby, Drammen byarkiv nestleder Cecilie Lintoft, Oslo byarkiv Tor Ingve Johannessen, Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Ole Martin Rønning, Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek Mads Langnes, Romsdalsmuseet Turid Holen, Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS Varamedlemmer: Marion Sørensen, Interkommunalt Arkiv Finnmark IKS Berit Stie, Aust-Agder kulturhistoriske senter Arbeidsutvalget Organisasjonssekretær Karin Gjelsten, leder Tom Oddby, nestleder Valgkomité Torleif Lind, IKA Kongsberg IKS - leder Ole Stian Hovland, Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Siri Jordal, Norsk Vasskraft- og industristadmuseum Sekretariat Styreleder Karin Gjelsten, 20 % stilling Organisasjonssekretær Inger Lene Nyttingnes, 60 % stilling Prosjektmedarbeidere Ingrid Nøstberg har fra 1. oktober 2013 vært lønnet som prosjektmedarbeider i 100 % stilling for å skrive Fylkeskommunal administrasjonshistorie og arkivkunnskap. 3
Fagseksjon for privatarkiv Cecilie Lintoft, Oslo byarkiv (leder) Mads Langnes, Romsdalsmuseet Ole Martin Rønning, Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek Birger Haugdal, Stiftelsen lokalhistorisk arkiv i Bergen (1. vara) Gunnar Morsund, Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal IKS (2. vara) Solveig Lindbach Jensen, Arkiv i Nordland (3. vara) Fagseksjon for kommunale arkiv Turid Holen, Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS (leder) Berit Stie, Aust- Agder kulturhistoriske senter Tom Oddby, Drammen byarkiv Tor Ingve Johannessen, Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (1. vara) Tone Stakvik, Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS (2. vara) Formidlingsutvalget Marit Hosar, Opplandsarkivet avdeling Maihaugen Ellen Røsjø, Oslo byarkiv Formidlingsnettet Mona Nilsen, Bergen Byarkiv Maria Press, Statsarkivet i Trondheim Ulla Nachstern Tannmand, Vestfoldarkivet Runhild Seim, Riksarkivet Prosjektgruppe for fylkeskommunale arkiver og administrasjonshistorie Ingrid Nøstberg, Vestfoldarkivet leder Anne Aune, Hordaland fylkesarkiv Snorre Dag Øverbø, Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Ketil Jensen, Arkiv i Nordland Forsknings - og utdanningsutvalget Marit Hosar, Opplandsarkivet avdeling Maihaugen leder frem til 2011 Egil Nysæter, Hordaland fylkesarkiv Harald Lindbach, Statsarkivet i Tromsø Birgitte Sauge, Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design/telemark museum Øyvind Ødegård, Riksarkivet. Oppnevnt av Riksarkivaren Peter Pedryc, Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS 4
b) LLPs representasjon i ulike samarbeidsorgan Styret i stiftelsen Asta: Terje Haram, Bergen Byarkiv Wenche Risdal Lund, Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS Karianne Schmidt Vindenes, Vestfoldarkivet (1.vara) Arnt Ola Fidjestøl, Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal IKS (2. vara) Styringsgruppe Asta 5 Karianne Schmidt Vindenes, Vestfoldarkivet Arne Skivenes, Bergen Byarkiv Snorre Øverbø, Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Styret i ABM-media Hilde Bjørnå, Interkommunalt arkiv Troms Komiteen for Det sjette norske arkivmøte 2013 (6 NA) Cecilie Lintoft, Oslo byarkiv Arkivdagen 2012 Formidlingsutvalget Nordisk kontaktmøte om Arkivdagen 2013 Ellen Røsjø, Oslo byarkiv (frem til september 2013) Marit Hosar, Opplandsarkivet avd. Maihaugen Prosjekt for bevaring og kassasjon i offentlig sektor Torleif Lind, Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS BETTY-samarbeidet Karin Gjelsten, Bergen Byarkiv Komité for nordisk konferanse om privatarkiv Ellen Røsjø, Oslo byarkiv (frem til september 2013) Marit Hosar, Opplandsarkivet avd. Maihaugen SAMDOK/Samla samfunnsdokumentasjon Tom Oddby, Drammen Byarkiv. Strategigruppe kommunale arkiver Cecilie Lintoft, Oslo byarkiv. Strategigruppe private arkiver Ole Martin Rønning, Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek. Strategigruppe arkiv i eforvaltning 5
c) Organisatorisk arbeid Medlemmer Medlemstallet pr 1.1.2013 var 136. Etter landsmøtet i 2013 har vi fått tre personlige medlemmer og to institusjonsmedlemmer. Det totale medlemstallet i LLP pr. 31.12.2013 var 130. Styret Styret har hatt fem styremøter i 2013. Møtene ble avviklet den 4.-5. februar, 20. mars, 22. mai, 20. august og 28. 29. november. Styret har behandlet 37 saker. AU Arbeidsutvalget har hatt to møter. Møtene ble avviklet 12. juni og 15. oktober og det ble behandlet 14 saker. AU har ut over dette behandlet løpende administrative saker på telefon og via e-post i meldingsåret. Møtereferat fra styremøtene og sentrale dokumenter er tilgjengeliggjort på LLP sin nettside. Landsmøte Landsmøte ble avholdt i forbindelse med det 6. norske arkivmøtet i Ålesund 19. april. Det møtte 19 stemmeberettigede. Sendte høringssvar med mer: Innspill til stortingsmelding om arkiv, Meld. St. 7 (2012-2013) om Arkiv Høringssvar til forslag til endring i pliktavleveringsloven. Innspill til Kulturløftet 3 Høringsuttalelse til NOU 2013-4, Kulturutredningen. Høringssvar til statsbudsjettet Innspill til Arkivverkets tilsynsarbeid Brev til Nasjonalbiblioteket vedrørende digitalisering av Widerøes skråfoto Kronikk om konsekvensene av regjeringens arkivpolitikk ble publisert i Klassekampen. Styreleder ble i desember oppnevnt i referansegruppen for gjennomgang av Norsk Kulturråd. LLP har vært representert i følgende fora: 6NA i Ålesund 17.-19. april Privatarkivkonferansen i Sandefjord 3.-4. juni KAI-konferansen i Balestrand 10.-13. september Fellesmøte med de andre interesseorganisasjonene som arbeider for arkiv SAMDOK Fagseksjon for privatarkiv Seksjon for privatarkiv har samarbeidet med Kulturrådet og Riksarkivet om privatarkivkonferansen i Sandefjord 3.- 4. juni 2013. På styremøtet den 28. november ble det fattet vedtak om å legge ned fagseksjonen fra og med 2014, og at dette fremmes som en sak for landsmøtet. Styret har lagt frem egen sak for landsmøtet om dette. 6
Kommunal fagseksjon Kommunal fagseksjon har hatt ett møte, under KAI-konferansen i Balestrand i september 2013. På styremøtet den 28. november ble det fattet vedtak om å legge ned fagseksjonen fra og med 2014, og at dette fremmes som en sak for landsmøtet. Styret har lagt frem egen sak for landsmøtet om dette. Forsknings- og utdanningsutvalget Det har ikke vært aktivitet i utvalget i 2011, 2012 og 2013. På styremøtet den 28. november ble det vedtatt å legge ned dette utvalget. Formidlingsutvalget Formidlingsutvalget har representert LLP i arbeidet med både norsk og nordisk arkivdag, samt i arbeidet med en nordisk arkivformidlingskonferanse, som arrangeres mars 2014 i Oslo. Arrangør av den nordiske arkivformidlingskonferansen er Kulturrådet, Riksarkivaren og LLP. Ellen Røsjø representerte LLP i arbeidet med konferansen frem til september, deretter var det Marit Hosar som representerte LLP. Arkivdagen er et arrangement som Kulturrådet, Riksarkivaren og LLP samarbeider om. Formidlingsutvalget representerte LLP i det nasjonale utvalget med ansvar for Arkivdagen i Norge. Marit Hosar deltok i arbeidet med utarbeidelse av en felles brosjyre og felles logo. Det har i 2013 vært et nordisk samarbeid om en felles arkivdag. Marit Hosar har representert LLP på et møte om dette i Stockholm i desember. Det ble der besluttet å ha et felles nordisk tema for arkivdagen i 2015, Grenseløst. På styremøtet den 28. november ble det vedtatt å legge ned Formidlingsutvalget fra 31.12.2013. Arbeidet med norsk og nordisk arkivdag ivaretas heretter av styret. Formidlingsnettet Det har ikke vært aktivitet i formidlingsnettet i 2013. På styremøtet den 28. november ble det vedtatt å legge ned Formidlingsnettet fra 31.12.2013. Riksarkivaren har blitt forespurt om å overta ansvaret for formidlingsbloggen. Minoritetsprosjektet Kaisa Maliniemis rapport «Arkivdokumentene forteller» ble oversatt til kvensk. Prosjektgruppen Fylkeskommunal administrasjonshistorie og arkivkunnskap Økonomisk støtte fra Kulturrådet og Riksarkivaren gjorde det mulig å fortsette arbeidet med prosjektet Fylkeskommunal administrasjonshistorie. Ingrid Nøstberg (Vestfoldarkivet) har siden 1. oktober 2013 vært ansatt som prosjektmedarbeider. Arbeidet har i 2013 vært konsentrert om skolesektor (videregående opplæring) samt en generell artikkel om fylkeskommunens administrasjonshistorie. 7
Stiftelsen Asta Stiftelsen Asta er opprettet av LLP og drives i samarbeid med Riksarkivaren. LLP og Riksarkivaren har to medlemmer hver i styret, samt to varamedlemmer. LLP og Riksarkivaren skifter på å ha styreleder annethvert år. I 2013 har Riksarkivaren utpekt styreleder. Styret har hatt fem styremøter i 2013. Programvareutviklingen for Asta 5 er delegert til en styringsgruppe på fem personer, der LLP har oppnevnt tre av de fem.. Stiftelsen har 29 ansatte ved årsskiftet 2013/2014. 122 arkiv- og museumsinstitusjoner bruker Asta-programvaren, og 55 av disse har publisert arkiv i Arkivportalen. Arkivportalen hadde i 2013 ca. 160 000 besøk på nettsiden. I 2013 ble det brukt ca. 5,8 millioner kr på utvikling, forandringer og vedlikehold av programvaren. For mer informasjon om Asta og stiftelsen henvises det til www.asta.no og årsmeldingen for stiftelsen. ABM-media ABM-media er et aksjeselskap med formål å utgi frie og uavhengige fagblader for arkivbibliotek- og museumsfeltene. Aksjekapitalen er på 400 000 kroner, og LLP eier 10 %. LLP har vært representert på alle styremøter i 2013 samt på generalforsamlingen. 8
2. Oppfølging av handlingsplan Strategi 1: LLP skal være et arkivpolitisk talerør på arkivfeltet. Tiltak: LLP har fulgt opp stortingsmeldingen om arkiv med innspill til familie- og kulturkomiteen og med videre oppfølging på privatarkivkonferansen i Sandefjord 3.- 4. juni. LLP har møtt familie- og kulturkomiteen med innspill til statsbudsjettet 2014. Innspillet førte til en kronikk i dagspressen. LLP har tatt initiativ overfor Riksarkivaren om støtte til privatarkiv utenom statlig sektor. Strategi 2: LLP skal arbeide for å heve nivået på arkivarbeidet og bidra til faglig utvikling. Tiltak: LLP har vært med på å arrangere det 6. norske arkivmøte. LLP har deltatt i utviklingen av Asta og www.arkivportalen.no. LLP har i samarbeid med Kulturrådet og Riksarkivaren arrangert en privatarkivkonferanse. LLP har fulgt opp arbeidet med fylkeskommunal administrasjonshistorie. LLP har lyst ut stipend for 2013. LLP har vedtatt å legge ned flere utvalg, og oppretter i stedet arbeidsgrupper ved behov. LLP har foretatt en organisatorisk gjennomgang, med sikte på å få til et bedre samarbeid om faglig utviklingsarbeid for arkivsektoren. Strategi 3: LLP skal styrke faglige fellesskap og nettverk. Tiltak: LLP har i saker der det har vært naturlig, samarbeidet med andre aktører, som Norsk Arkivråd, KS-arkivgruppe, Riksarkivaren, Norges museumsforbund og Kulturrådet. LLP er innmeldt i Arkivarer uten grenser. 9