Bilag 1 Kravspesifikasjon Avtalereferanse: NT-0390-14 Rammeavtale rørleggertjenester og materiell
Innhold: 1 Innledning... 3 1.1 Overordnet beskrivelse... 3 2 Formålet med avtalen... 3 3 Krav til tjenesten... 4 3.1 PRISING 40 %... 5 3.2 KRAV TIL KVALITET, UTFØRING AV ARBEIDET OG KOMPETANSE 35 % 5 3.3 Kompetanse... 10 3.4 OPPMØTETID 25 %... 11 Side 2 av 11
1 Innledning Dette vedlegget beskriver kravene Norsk Tipping (NT) stiller til rammeavtale om rørleggerarbeider og kjøp av tilhørende materiell og utstyr. Leverandørens løsningsspesifikasjon, bilag 2, er svaret på NTs kravspesifikasjon. Svaret til hvert krav skrives i feltet Leverandørens besvarelse. 1.1 Overordnet beskrivelse Norsk Tippings eiendomsenhet er bruker og forvalter av avtalen og er ansvarlig for alle investeringer innenfor bygg. Enheten er underlagt avdeling for Organisasjon. Bygningsmassen består av fire byggetrinn som i dag totalt utgjør ca. 20 000 kvadratmeter. Norsk Tippings byggetrinn 1 sto ferdig i 1975. Det inneholdt opprinnelig produksjonshaller for kupongbehandling, kontorer og kantine. Deler av hallene er senere bygd om til auditorium og møterom. Byggetrinn 2 rommer kontorer og den første datahallen og ble tatt i bruk i 1992 i forbindelse med at spill kunne leveres online fra kommisjonærene. Byggetrinn 3 ble innviet i februar 2011. Det ble bygget for å romme to nye, identiske datahaller under bakkenivå. Byggetrinn 3 har også en kontoretasje og en ny kantine i øverste etasje. Byggetrinn 4 var opprinnelig en bilforretning med verksted og vaskehall, bygget på 1980- tallet. Bygget ble innlemmet i selskapets bygningsmasse, rehabilitert og bygget om og sto ferdig i desember 2012. Byggetrinn 4 rommer blant annet Norsk Tippings kundesenter, kontorer, møterom lager og treningsrom. Norsk Tipping har i alt fire hytter; to mellom Sandefjord og Larvik, en i Trysil og en på Sjusjøen. Der det er hensiktsmessig vil tjenestene i denne avtalen kunne omfatte hyttene. 2 Formålet med avtalen Norsk Tipping har til hensikt å inngå rammeavtale med en leverandør av rørleggertjenester og materiell og utstyr i forbindelse med løpende arbeider som vedlikehold, ombygging og rehabilitering. Arbeidene skal utføres i Norsk Tippings bygningsmasse på Hamar. Oppdraget omfatter blant annet varme-, sanitær-, vannrenseanlegg, røropplegg for kjøleanlegg og opplegg for sentralstøvsugeranlegg. Blant oppgavene er: Løpende vedlikehold og reparasjon av sanitæranlegg Demontering i forbindelse med rehabilitering Side 3 av 11
Nyanlegg i forbindelse med rehabilitering Årlig service av sprinkelanlegg, (Vedlegg 1 A) Service på vannrenseanlegg, se oversikt (Vedlegg 1 B) Service på pumper, se oversikt vedlegg (Vedlegg 1 C) Arbeidene skal utføres iht. til gjeldende forskrifter. Oppdragsgiver stiller byggestrøm, vanntilknytning, toaletter og kantine til disposisjon for entreprenørens mannskap i forbindelse med arbeidene. Det kan også av og til være behov for bistand til mindre prosjekteringsarbeid og lignende. Norsk Tipping forbeholder seg retten til å konkurranseutsette større oppdrag og prosjekter. 3 Krav til tjenesten Leverandøren skal beskrive hvordan kravet imøtekommes, svarene skal være uttømmende. For hvert av kravene skal leverandør svare om løsningen dekker kravet ved å svare Ja/Nei/Delvis i kolonnen. I tillegg skal leverandøren beskrive hvordan kravet er oppfylt i feltet Leverandørens besvarelse. Ufullstendige eller manglende beskrivelser kan medføre trekk i poeng. Kravene vurderes mellom 0 og 10, hvor 10 er best, etter grad av oppfyllelse. Kapittelet beskriver kravene for alle løsninger som er omtalt, med mindre annet er angitt. Kravene har direkte tilknytning til tildelingskriteriene: Pris 40 % Kvalitet, gjennomføring og kompetanse 35 % Oppmøtetid 25 % Side 4 av 11
3.1 PRISING 40 % Pris og prisbetingelser finnes i avtalens bilag 7. Priser for materiell, timer og årlige servicer etc. føres inn i avtalens bilag 7A Prismatrise. Her oppgis også estimert tidsforbruk for årlige servicer. Materiell som skal prises er utvalgte komponenter for en tenkt case. Beskrivelse av ønsket kvalitet for casen finnes i vedlegg 1D til kravspesifikasjonen. Prisene skal fylles inn i VVS-liste i prismatrisen. Materiellprisene til casen skal kunne gjenspeiles i grossistprislisten. Leverandøren skal legge ved siste gyldige prisliste fra grossist med listepris og rabatter til Norsk Tipping. Prislista er en del av avtalen og kan legges ved kun i den elektroniske tilbudsversjonen. Grossistprislista og rabattene vil ikke bli vektet særskilt. Eventuelle andre kostnader skal synliggjøres i prismatrisen under «annet», og vil bli vurdert sammen de øvrige prisene. 3.2 KRAV TIL KVALITET, UTFØRING AV ARBEIDET OG KOMPETANSE 35 % Kvaliteten på tilbudet er sammensatt av Kvalitet på tjenesten ut fra tilbyders svar på kravene i dette kapitlet. Referanser oppgitt i konkurransegrunnlagets Vedlegg 2. Dersom det er behov for mer informasjon om tilbydernes gjennomføringsevner, vil minimum én referanse pr. tilbyder bli kontaktet. Kvalitet og kompetanse for tilbudt team med fagpersoner ut fra kravene nedenfor. 1 Før igangsetting av større oppdrag vil det bli gjennomført befaring. Befaringer skal utføres uten kostnad for oppdragsgiver. Bekreft og beskriv 2 Leverandøren må forplikte seg til å holde rådgiving, faglig bistand og enkle kostnadsoverslag vederlagsfritt. Kostnadsestimat (skal være innenfor +/- 15 % av det som faktureres ved ferdigstillelse) på det aktuelle oppdraget. Ved større oppdrag kan det bli aktuelt å be om en fastpris. Side 5 av 11
3 Oppdragsgiver forbeholder seg rett til selv å fremskaffe innredninger og utstyr fra andre av Norsk Tippings rammeavtaleleverandører. 4 Leverandørens ansatte må bære firmaets arbeidsklær eller annen lett synlig identifikasjon når de utfører arbeid på oppdragsgivers eiendom. 5 Det forutsettes at leverandøren tilpasser sine arbeider med de øvrige aktivitetene på arbeidsstedet. 6 Arbeidet skal utføres innenfor ordinær arbeidstid med mindre annet er særskilt avtalt. Ordiner arbeidstid er 0700 1600. 7 Vennligst oppgi påslagsprosent på timepris utenfor normal arbeidstid. Beskriv tidsrom og prosentsatser. 8 Leverandøren må selv planlegge og tilrettelegge arbeidene slik at ventetid ikke forekommer. Arbeidet skal være avsluttet etter avtalt frist, hvis ikke kan det påløpe dagbøter etter avtale. 9 Leverandør skal på egen bekostning sørge for øyeblikkelig utskifting av personell som etter oppdragsgivers oppfatning viser seg uegnet til å utføre oppdraget. Utskiftning av personell skal godkjennes av oppdragsgiver. Side 6 av 11
10 Leverandør skal beskrive hvordan utførelsen av årlig service på pumper blir gjennomført. Legg ved eksempel på servicerapport. Besvarelsen skal være uttømmende. Pris og estimert tidsforbruk oppgis i prismatrisen Bilag 7A til avtalen. 11 Leverandør skal beskrive hvordan utførelsen av årlig service på vannrenseanlegg blir gjennomført. Legg ved eksempel på servicerapport. Besvarelsen skal være uttømmende. 12 Leverandør skal beskrive hvordan utførelsen av årlig service på sprinkleranlegg blir gjennomført. Legg ved eksempel på servicerapport. Besvarelsen skal være uttømmende. 13 Noen av referansene oppgitt i Vedlegg 2 Referansematrise, (Konkurransegrunnlaget kap. 3.4.) kan bli kontaktet dersom det er nødvendig å innhente mer informasjon om tilbydernes samarbeids- og gjennomføringsevner. I de tilfellene det er aktuelt kan Norsk Tipping også benytte egne erfaringer som referanse. Vennligst bekreft at matrisen er utfylt og at referansene kan kontaktes. Side 7 av 11
14 Timelister skal leveres fortløpende og må kunne fremlegges på forespørsel. Ev. annen verktøykostnad skal avtales spesielt, f.eks. bruk av lift etc. 15 Norsk Tipping skal kun forholde seg til leverandøren som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av leverandøren. 16 Hvordan beregnes timeprisen (påbegynt time/halvtime/kvarter)? 17 Alle kostnader skal fremgå av Bilag 7A Prismatrisen. Fakturering av kostnader som ikke gjenspeiles i prismatrisen vil ikke bli akseptert av oppdragsgiver med mindre de har vært spesielt avtalt på forhånd i det enkelte oppdraget. Kostnader som ikke er tydelig oppgitt og spesifisert i tilbudet oppfattes som innkalkulert i de oppgitte prisene. 18 Umiddelbart etter utført oppdrag skal leveransen godkjennes av Norsk Tippings representant. Dokumentasjon på materialbruk og FDV-dokumentasjon skal oversendes uten oppfordring. 19 Leverandøren er selv ansvarlig for eventuelle skader som oppstår på eget personell/ting og andre/annet som følge av leverandørens egen eller underleverandørens gjennomføring av oppdraget. Side 8 av 11
20 Leverandøren skal oversende rapport/statistikk etter forespørsel til oppdragsgiver. Statistikken skal inneholde: Opplysninger om leveransens art, mengde og verdi i perioden. 21 I prismatrisen skal det prises materiell til en jobbcase. Kvaliteten er beskrevet i bilag 1 D til kravspesifikasjonen. Priser og rabattsatser skal gjenspeiles i siste gjeldende grossistprisliste som skal vedlegges elektronisk. Vennligst bekreft at kvaliteten er i samsvar med beskrivelsen. Ev. kommentarer kan gjøres her. 22 Leverandøren skal levere fakturaer og alle underlag i elektronisk handelsformat (EHF) eller sende faktura som PDF til epost@norsk-tipping.no Betaling skal skje etter faktura per 30 (tretti) kalenderdager etter mottak av korrekt faktura. Faktura skal være merket med avtalens referansenummer, NT- 0390-14, samt navn på den som har gjort bestillingen hos Norsk Tipping. Fakturaer som ikke inneholder disse opplysningene vil bli returnert. Leverandøren skal ikke beregne fakturagebyr. Bekreftes i Bilag 7 Pris og prisbestemmelser 23 Ev. Prisregulering Beskrives i Bilag 7 Pris og prisbestemmelser Side 9 av 11
3.3 Kompetanse 23 Leverandøren skal tilby en fast kontaktperson som er godkjent fagarbeider med god erfaring. Legg ved CV. Fylles inn i avtalens bilag 6 Administrative bestemmelser, kap 2. 24 Oppdragsgiver ønsker at tilbudt fagpersonell er fast slik at rørleggerne blir kjent i bygget. Beskrivelse av tilbudt fast personell med cv pr. kompetanseområde. Spesifiseres i avtalens bilag 6 Administrative bestemmelser, kap 2. 25 Alle arbeider skal utføres av personell som har nødvendig fagutdannelse for arbeidet. For utenlandske leverandører, og for ansatte uten norsk fagbrev, må det leveres tilsvarende godkjent dokumentasjon på kompetanse med autorisert norsk oversettelse. Bekreft og beskriv. 26 Utenlandske arbeidstaker som skal arbeide alene må være fast ansatt hos rammeavtaleleverandøren eller samarbeidsfirmaet. De må kunne gjøre seg forstått på norsk. Under oppdragsutførelse skal det til enhver tid være minst en person fra leverandøren som behersker norsk skriftlig og muntlig. 27 Den enkelte entreprenør må ha kunnskaper om Rent tørt bygg prinsippet, løpende rengjøring i byggefasen, renholdsmetode, kvalitetskontroll, soneinndeling og faser, kapperom, overlevering mv. Entreprenøren skal alltid rydde etter egne arbeider. Side 10 av 11
3.4 OPPMØTETID 25 % Norsk Tipping forventer at bestilling av oppdrag blir fulgt opp uten unødig opphold. Det skal være avtalte oppmøtetider for vanlige oppdrag. Leverandør skal forplikte seg til oppmøtetider som ikke skal overskrides uten at det er avtalt. Det er avgjørende at oppmøtetid for akutte hendelser utenom normal arbeidstid er så kort som mulig. Oppmøtetid gjelder fra oppdraget er bestilt til utførende serviceperson møter opp for å utføre oppdraget. Oppmøtetid er et tildelingskriterium som er vektet med 25 % betydning i vurderingen av tilbudet. 28 Oppgi oppmøtetid for 1. ordinære oppdrag (Ev. avvik fra dette skal avtales ved bestilling). 2. Akutte oppdrag mellom 07-16, fra bestilling til oppmøte av utførende rørlegger. 3. Akutte oppdrag utenfor normal arbeidstid. Gi ett svar pr. punkt! 29 Leverandøren skal ha en vaktordning/vakttelefon 24/7/365, dvs. hele døgnet, alle dager for akutte oppdrag. Eventuell kostnad skal synliggjøres i prismatrisen under «annet». Vedlegg til kravspesifikasjonen: Vedlegg 1 A: Sprinkleranlegg Vedlegg 1 B: Vannrenseanlegg Vedlegg 1 C: Pumper Vedlegg 1 D: Beskrivelse case. Side 11 av 11