Side 1 av 1 Organ: Møtestad: KONTROLLUTVALET Nordfjordeid, Balsnes gard MØTEINNKALLING Møtedato: 17.06.2014 Tid: 13:00 Medlemene blir med dette kalla inn til møtet. Eventuelt forfall må meldast til utvalssekretæren straks. Varamedlemer møter berre etter særskild innkalling. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. / Tittel 28/14 14/234 Oppfølgingsliste 5/2014 29/14 14/3849 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 17.06.14 30/14 14/3443 Forvaltningsrevisjon - Tildeling og oppfølging av tilskot - Prosjektplan 31/14 13/6113 Forvaltningsrevisjon - Samhandling - val av prosjekt 32/14 14/4012 Selskapskontroll 2014 - Forvaltningsrevisjon F1 Holding AS - bestilling
Side 1 av 1 Organ: Møtestad: KONTROLLUTVALET Nordfjordeid, Balsnes gard MØTEINNKALLING Møtedato: 17.06.2014 Tid: 13:00-16:00 Medlemene blir med dette kalla inn til møtet. Eventuelt forfall må meldast til utvalssekretæren straks. Varamedlemer møter berre etter særskild innkalling. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. / Tittel 28/14 14/234 Oppfølgingsliste 5/2014 29/14 14/3849 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 17.06.14
MØTEBOK Organ Møtestad Kontrollutvalet Nordfjordeid, Balsnes gard Møtedato 17.06.2014 Kl. 13:00-16:00 Faste medlemer til stades: Forfall til møtet: Varamedlemer til stades: Til stades med møte- og talerett: Sekretariat for møtet: Arve Mjømen, Per Rune Vereide, Kari Maria Rutle Fjærestad, Kåre Jarl Langeland, Turid Vassliås Borgund Marianne Vara, SF revisjon IKS Birte Bjørkelo, Deloitte AS Einar Ulla Ingen merknader til innkalling og sakliste. Møtet vart gjennomført som ope møte.
Møtebok Kontrollutvalet 17.06.2014 SAK 28/14 Oppfølgingsliste 5/2014 Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Oppfølgingsliste 5/2014 vert teken til vitande -------------------------------------------------------- SAK 29/14 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 17.06.14 Følgjande skriv, meldingar og orienteringar vart handsama i møtet: 1. Budsjett 2015 vurderingar Kontrollsjef orienterte utvalet om budsjettsituasjonen, og vurderingar rundt kontrollutvalet sin budsjett. Utvalet diskuterte utfordringane som ligg i den varsla inntektsreduksjonen til fylkeskommunen og gjorde slikt vedtak: a) Kontrollutvalet vil vurdere sitt eige budsjett i første møte etter sommarferien, og ber om at leiar og nestleiar får møte finansutvalet 24. september for å presentere utvalet sin vurderingar ang, budsjett 2015» 2. Oppsummering av FKT-konferansen 3. 4. juni 2014 Utvalet oppsummerte konferansen og konkluderte med at programmet var veldig relevant i høve til kontrollutvalet sin funksjon i fylkeskommunen. 3. Informasjon frå NKRF a) E-info 1/14 Informasjonen vart teken til orientering 4. Orienteringar frå leiar og kontrollsjef Kontrollsjefen orienterte utvalet om avvikling av eigen ferie i tidsperioden veke 28-32. -------------------------------------------------------- Side 2 av 4
Møtebok Kontrollutvalet 17.06.2014 SAK 30/14 Forvaltningsrevisjon - Tildeling og oppfølging av tilskot - Prosjektplan Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen datert 12.06.14 frå Deloitte AS som framlagd 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan 3.11.14 -------------------------------------------------------- SAK 31/14 Forvaltningsrevisjon - Samhandling - val av prosjekt Framlegg til vedtak til vedtak: Saka vert lagt fram utan tilråding Handsaming: Kontrollutvalet diskuterte etiske aspekt ved val av prosjekt for nærare gjennomgang i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Leiar i utvalet kom fram til følgjande forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalet diskuterte det etiske ved val prosjekta for nærare gjennomgang og vedtok å halde fast på valet av prosjekt i KU-sak 17/14. Avrøysting: Forslaget som kom fram i møtet vart samrøystes vedteke Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet diskuterte det etiske ved val prosjekta for nærare gjennomgang og vedtok å halde fast på valet av prosjekt i KU-sak 17/14. -------------------------------------------------------- SAK 32/14 Selskapskontroll 2014 - Forvaltningsrevisjon F1 Holding AS - bestilling Framlegg til vedtak: Kontrollsjef rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: Side 3 av 4
Møtebok Kontrollutvalet 17.06.2014 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av F1 Holding AS i samsvar med vedlagte bestillingsdokument 2. Bestillinga vert sendt SF revisjon IKS Handsaming: Vereide kom med framlegg om nytt underpunkt til problemstilling nr. 4 i bestillingsdokumentet. Underpunktet er slik: Er informasjonen frå F1-holding til eigaren (fylkesutvalet) slik at eigaren har tilfredstillande kompetanse til å utøve ein aktiv eigarpolitikk. Det kom også fram forslag om eit ekstrapunkt i problemstillingane i bestillingsdokumentet: 8. I kva grad er kommunikasjon mellom F1 Holding og eigar rett journalført i F1 Holding AS og fylkeskommunen i høve til reglane i arkivlov og forskrift. Endringane i bestillingsdokumentet vart samrøystes godkjende Endringsframlegg til vedtak: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av F1 Holding AS i samsvar med vedlagte bestillingsdokument med dei endringar som vart godkjende i møtet. Avrøysting: Endringsframlegget vart samrøystes vedteke Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av F1 Holding AS i samsvar med vedlagte bestillingsdokument med dei endringar som vart godkjende i møtet. 2. Bestillinga vert sendt SF revisjon IKS -------------------------------------------------------- Side 4 av 4
Side 1 av 1 Organ: Møtestad: KONTROLLUTVALET Nordfjordeid, Balsnes gard MØTEINNKALLING Møtedato: 17.06.2014 Tid: 13:00 Medlemene blir med dette kalla inn til møtet. Eventuelt forfall må meldast til utvalssekretæren straks. Varamedlemer møter berre etter særskild innkalling. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. / Tittel 28/14 14/234 Oppfølgingsliste 5/2014 29/14 14/3849 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 17.06.14 30/14 14/3443 Forvaltningsrevisjon - Tildeling og oppfølging av tilskot - Prosjektplan 31/14 13/6113 Forvaltningsrevisjon - Samhandling - val av prosjekt
Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/234-9 Oppfølgingsliste 5/2014 Framlegg til vedtak: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Oppfølgingsliste 5/2014 vert teken til vitande Vedlegg: Oppfølgingsliste 5/2014 Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING Etter forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 20, 2. ledd skal sekretariatet for kontrollutvalet sjå til at utvalet sine vedtak vert sett i verk. Kontrollutvalet får med dette oppfølgingsliste 5/2014 over saker i kontrollutvalet som har vore handsama i utvalet tidlegare og som enten ikkje er avslutta, eller som vart avslutta i førre møte. Dei sakene som er merka med avslutta vert ikkje med på neste utgåve av oppfølgingsliste. Det er behov for å ha ei oversikt over dei til ei kvar tid aktive saker. Sekretariatet har også som oppgåve å følgje opp dei saker som vert tekne opp i utvalet. Oppfølgingslista er ei sak som er planlagt å legge fram for utvalet i kvart møte. I tillegg vil kontrollutvalet få ei oversikt over forvaltningsrevisjonar med status og oppfølgingsdatoar. Denne lista vil bli teke med i oppfølgingssaka eit par gongar kvart år. Dette vil gjere at utvalsmedlemmane til ei kva tid har oversikt over dei sakene som vi har til oppfølging.
Oppfølgingsliste 5/2014 Saker som er avslutta vil ikkje kome med på neste statusrapport. Sak-nr Saker som er tekne opp Dato Oppfølging KU Status 1/11 Forvaltningsrevisjon 2011 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane fylkeskommune handsaming av rapport 8.2.11 Innan utgangen av 2012 Ny oppfølging H-2013 8.2.2011: Sendt til FT 6.4.2011:Oppfølging av administrasjonen iflg. FT-vedtak innan 31.12.2011med rapport til KU. 12.2: Samtale med Jan Øhlckers Etter det som kom fram i møtet med Øhlckers vil det først kome noko status frå dette prosjektet H-13. Følgjast opp vidare. 15/13 FR bygge og eigedomstenesta oppfølging av FT-sak 23/08 23/13 Forvaltningsrevisjon Energi og Miljø oppfølging av rapport Ny oppfølging V-14 og januar 2015 2.4 Utgangen av 2014 28.5 Ny oppfølging innan utgangen av 2013 5.3.14:Samtale med Roar Nesset: Bygge- og eigedomstenesta har måtta prioritert investeringsoppfølging i samband med skulebruksplanen, men vil prioritere oppfølging av dette prosjektet H-14. Ny rapportering etter 31.12.14. Roar vil følgje opp tilrådingspunkt 7-9, og kome tilbake med rapport med status på oppfølging av desse punkta. Sjå sak 24/14 lenger ned på lista. Kontrollutvalet ber i vedtaket om ny rapport etter vurdering av omorganiseringa av vaktmeistertenesta innan utgangen av 2014. 5.3.14:Samtale med Roar Nesset: Det vert i samtalen vist til eit prosjektnotat datert 25.02.14 ang. organisasjonsutvikling i bygge- og eigedomsforvaltninga, der det vert vist til at organisasjonsmessig plassering av driftsteknikarane er planlagt ferdigstilt innan 01.08.14 KU tok rapporten frå fylkesrådmannen til etterretning. Utvalet ba om ny rapport når resterande oppfølgingspunkt er opfølgde, seinast innan utgangen av 2013. 34/13 Forvaltningsrevisjon Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar handsaming av rapport 37/13 Forvaltningsrevisjon Innkjøp handsaming av rapport 27.8 H-13 Oppfølging V-14 5.3.14: Samtale med Roar Nesset: Det vert i samtalen vist til vedtak i FT-sak 34/13 - Rullering av handlingsprogam for Fylkesdelplan for klima og miljø 2014-16. KU vil få brev med oppfølginga av prosjektet ifm fylkestingssaka. Kontrollsjefen kom med endringsframlegg til pkt. 3 i vedtaket. KU vedtok tilrådinga med endringsframlegget. Rapporten vart sendt til fylkestingshandsaming i oktober 15.10.13 H-14 Fylkestinget vedtok kontrollutvalet si tilråding, og tok dermed rapporten til etterretning. Samtidig vart fylkesrådmannen bedt om å gjennomføre tiltak som er kravd for at tilrådingane 1-8 og 10 og 11 vert gjennomførde og meldt tilbake til kontrollutvalet innan 1.10.14 24/9 H-13 24:9 : KU vedtok følgjande: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon av
innkjøp til vitande. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tilrådingane i kapittel 5 i rapporten, og rapportere status og eventuell vidare framdrift til kontrollutvalet innan utgangen av mai 2014. Juni 2014 15.10.13 Fylkestinget vedtok kontrollutvalet si tilråding. 45/13 Eigarskapskontroll F1 Holding AS/Fjord1 AS 27.05.14 Saka er erstatta av sak 23/14 lenger ned i oppfølgingslista og kan AVSLUTTAST 26/11 Kontrollutvalet handsama saka og la fram tilråding til FT i tre punkt. Fylkestinget handsama saka 10.12.13 og vedtok: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført eigarskapkontroll av F1 Holding AS/Fjord1 AS til etterretning 2. Fylkestinget ber F1 Holding AS gjennomføre tiltak for å etterkome tilrådingane som gjeld F1 Holding AS i rapporen frå SF revisjon IKS, og melde tilbake til kontrollutvalet når oppfølginga er utført. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tiltak for å etterkome tilrådingane som gjeld Sogn og Fjordane fylkeskommune i rapporen frå SF revisjon IKS, og melde tilbake til kontrollutvalet når oppfølginga er utført. 4. Fylkeskommunen si eigarmelding gjev tilstrekkeleg signal om fylkestinget sine krav og forventningar til Fjord1 og F1 Holding AS.
53/13 Skriv, meldingar og orienteringar 26.11.2013 26/11 V-14 26/11 Protokoll i saka: 1. Revisjonsuttale om kompensasjonsoppgåve for meirverdiavgift 4. termin 2013 frå Sogn og Fjordane fylkeskommune datert 11.10.2013 SF revisjon og økonomisjef orienterte om innhaldet i revisjonsuttalen. Uttalen og orienteringa vart tekne til vitande. Kontrollutvalet ba kontrollsjefen om å gjere vidare undersøkingar i saka og kome tilbake til kontrollutvalet med orientering. Sala er erstatta av seinare saker og kan AVSLUTTAST V-2014 2. Mandat for offentleg utgreiing om ny kommunelov Mandatet vart teke til orientering. Utvalet ba kontrollsjefen om å invitere leiar i kommunelovutvalet til eit møte i kontrollutvalet 2014 for å informere om arbeidet og for å få innspel frå eit kontrollutval til det vidare arbeidet. 9/14 Skriv, meldingar og orienteringar 30.1.2014 30.1 30/1 Protokoll i saka: 1. SF revisjon og kontrollsjefen orienterte om status for problematikken for momskompensasjonsmidlane på kr. 14 919 373, som Skatteetaten varsla etterrekning av i brev datert 22.11.2013. Skatt Vest har i brev datert 22.1.2014 vedteke å etterrekne avgift for midlane. Fylkeskommunen vil gjennomføre ei vurdering på kva som skal skje vidare i saka. Kontrollutvalet skal bli haldne orienterte om vidare framdrift i saka. Sala er erstatta av seinare saker og kan AVSLUTTAST 10/14 FR 2009 Kompetanseprofil i fk oppfølging 11/14 Plan for FR 2012 2016 revidert plan 18.3 Feb. 2015 Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek status og tidsplan frå fylkesrådmannen datert 19.2.2014 til vitande 2. Utvalet ber om ny statusrapport innan 31.1.2015 med ein konkret framdriftsplan om gjenståande oppfølging av fylkestingsvedtaket i FT-sak 18/10 18.3 FT juni 14 Vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 12/14 Plan for SK 2012 2016 18.3 FT juni 14 Vedtak: 1. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken som framlagd.
revidert plan 15/14 FR Tryggleik og beredskap - rapport 18.3 FT juni 14 og evt. Januar 2015 Vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Revidert plan for selskapskontroll 2012 2016 vert vedteken med følgjande endring a. Opplæringsfartøy AS vert sett inn som prosjekt nr. 2 på prioritert liste (pkt. 3.1 i planen) b. Prosjekt nr. 2 4 vert som følgje av dette skyvd til prosjekt nr. 3 5 Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 16/14 Skriv, meldingar og orienteringar 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon Tryggleik og beredskap til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tilrådingane i kapittel 6 i rapporten 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for gjennomføring og plan for eventuelt vidare arbeid innan 31.12.14 18.3 18.3 Protokoll i saka: 4. Brev frå fylkeskommunen til Skatt Vest Brev med klage på vedtak om etterrekning av meirverdiavgift etter avgrensa kontroll av kompensasjonsoppgåva for juli august 2013vart teken til orientering. Sjå sak 53/13 pkt. 1 20/14 Kontrollutvalet sin uttale til årsrekneskapen 2013 21/14 Kontroll av praktisering av arbeidsvilkåra for folkevalde 27.5 KU vedtok uttalen, som vart sendt til fylkestinget AVSLUTTA 27.5 FT juni 14, og evt. Oppfølging av pkt. 3 i saka oktober 14. K.sjef inhabil, KU vart i møtet vurdert til å vere habile til å behandle saka av K H Grepstad Slik tilråding til fylkestinget vart vedteken: 1. Fylkestinget tar rapporten frå SF-revisjon om fylkeskommunen sitt reglement om arbeidsvilkår for folkevalde til vitande. 2. Fylkestinget viser til konklusjonen til revisjonen, og ber fylkesrådmannen om ei avklaring av omgrepet «alle verv vedkomande har» i pkt. 1.4 i reglementet, og at praksisen med full erstatning for tapt arbeidsforteneste for fråvær mellom 6 8 timar blir vurdert ev. ved ei endring i reglementet, jf. fylkesrådmannen sin
merknad til rapporten. 3.Fylkestinget ber om å få framlagt ei sak til handsaming i oktober som oppfølging av pkt. 2 i vedtaket. 22/14 Årsmelding 2013 kontrollutvalet 23/14 Forvaltningsrevisjon av innkjøp oppfølging av vedtak i FT-sak 28/13 24/14 Forvaltningsrevisjon 2010 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane - oppfølging av rapport 25/14 Forvaltningsrevisjon Tildeling og oppfølging av tilskot bestilling 27.5 FT juni 14 Kontrollutvalet vedtok årsmeldinga som vart sendt til fylkestinget som orienteringssak. 27.5 01.10.14, rapport Kontrollutvalet vedtok å ta rapporten frå frm til frå frm vitande og ber i vedtaket om ny rapport innan 1..10.14 27.5 KU vedtok å ta rapporten frå frm til vitande, og ber frm om tilbakemelding om rutinane vedrørande handsaming av prosjektrekneskapa knytt til vegprosjekt innan utgangen av 2014 27.5 FT juni 14 KU vedtok å bestille forvaltningsrevisjon av tildeling og oppfølging av tilskot. Vedtaket vart gjort med atterhald om fylkestinget sitt vedtak i saka om plan for forvaltningsrevisjon gjer at bestillinga er relevant. 26/14 Oppfølgingsliste 4/2014 27.5 Oppfølgingslista vart teken til vitande 27/14 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 27.05.14 27.5 Følgjande skriv, meldingar og orienteringar vart handsama i møtet 1.Pressemeldingar frå kontrollutvalet a. Rutinar b. Opplevingar av arbeidet med pressemeldingar Temaet vart diskutert. Diskusjonen vart teken til orientering. AVSLUTTA 2. Varsling i fylkeskommunen orientering ved fylkesrådmannen Assisterande fylkesrådmann orienterte om varsling og varslingsrutinar i fylkeskommunen. Orienteringa vart teken til vitande. AVSLUTTA 3. Internkontroll orientering frå assisterande fylkesrådmann Assisterande fylkesrådmann orienterte om status på internkontrollarbeidet i fylkeskommunen. Orienteringa vart teken til vitande. AVSLUTTA 4. Orientering om endring av varamedlemskap til kontrollutvalet Brev sendt til varamedlem som har flytta ut av fylket vart distribuert til utvalsmedlemmane. Brevet vart teke til etterretning. AVSLUTTA 5. MVA-kompensasjon kopi av brev frå Rogaland revisjon til kontrollutvalet i Rogaland fylkeskommune Kopi av brev frå Rogaland revisjon vart teke til orientering. 6. Tertialrapport 1/2014 Tertialrapporten vart teken til orientering. AVSLUTTA 7. Status forvaltningsrevisjon a. Status FR Samhandling Val av prosjekt vart diskutert etter at utvalsleiar, revisor og kontrollsjef hadde motteke brev frå fylkesrådmann med innspel i saka. Utvalet vil gjere ei vurdering og endeleg bestemme seg for prosjekt i neste kontrollutvalsmøte, som er 17. juni. 8. Informasjon frå NKRF
Oppdatert 6.6.14 a. E-info 4/14 Informasjonen frå NKRF vart diskutert og teken til vitande. AVSLUTTA 9. Orientering frå leiar og kontrollsjef Leiar i kontrollutvalet orienterte utvalet om informasjonen som var gitt i fylkesutvalet om Fjord1 AS. Orienteringa vart teken til vitande. AVSLUTTA
Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: 17.06.2014 Sak nr.: 14/234-10 Internt l.nr. 19875/14 Sak: 28/14 Tittel: Oppfølgingsliste 5/2014 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Oppfølgingsliste 5/2014 vert teken til vitande
Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/3849-1 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 17.06.14 1. Status forvaltningsrevisjon Samhandling a. Val av prosjekt 2. Budsjett 2015 vurderingar 3. Oppsummering av FKT-konferansen 3. 4. juni 2014 4. Informasjon frå NKRF a. E-info 1/14 5. Orienteringar frå leiar og kontrollsjef
einfo 14/1 - Forholdet mellom 12 og 14 i offentleglova NKRF har erfaring for at det kan være vanskelig å forstå 12 til 16 i offentleglova, og særlig da å tolke disse bestemmelsene mot hverandre. Dette kommer tydelig fram i en uttalelse som Sivilombudsmannen har avgitt (12. juni 2013; sak 2012/3391) om forholdet mellom 14 andre ledd pkt. a og 12 i loven. Vi antar at uttalelsen vil være av interesse for våre medlemmer. Vi har for vår del ikke ytterligere merknader. Oslo, 28. januar 2014 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 23 23 97 00 Org.nr.: 975 450 694 Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: 1450.12.70424 0115 OSLO Web: www.nkrf.no
Unntak for «den endelege avgjerda til organet i ei sak» etter offentleglova 14 annet l... https://www.sivilombudsmannen.no/uttalelser/unntak-for-den-endelege-avgjerda-til-o... Side 1 av 1 10.06.2014 Unntak for «den endelege avgjerda til organet i ei sak» etter offentleglova 14 annet ledd pkt a) 12. juni 2013 (sak 2012/3391) I en sak som gjaldt avslag på innsyn i et internt dokument etter offentleglova 14 første ledd, hadde Kommunal- og regionaldepartementet vist til offentleglova 12 c) som begrunnelse for å unnta en påtegning på dokumentet som inneholdt den endelige avgjørelsen i saken og som etter lovens 14 annet ledd pkt a) ikke kan unntas fra innsyn. Ombudsmannen kom til at påtegningen ikke var å anse som den endelige avgjørelsen i saken og at dokumentet i sin helhet kunne unntas etter 14 første ledd, men uttalte seg kritisk til departementets lovforståelse om forholdet mellom offentleglova 12 c) og 14 annet ledd pkt a). Dersom påtegningen hadde vært den endelige avgjørelsen i saken, vil den spesielle regelen i 14 annet ledd pkt a) måtte gå foran den mer generelle regelen i 12 c). I avsluttende brev til departementet uttalte ombudsmannen: «Departementets merinnsynsvurdering i denne saken har ikke vært gjenstand for nærmere undersøkelser herfra. Jeg har imidlertid merket meg at merinnsynsvurderingen er knapp. Det fremgår at departementet har vurdert dokumentets innhold og departementets behov for å skjerme sin interne saksforberedelse, men det fremgår ikke at det er foretatt en avveining av hensynet til det offentliges behov for innsyn. Denne avveiningen i merinnsynsvurderingen bør departementet synliggjøre i fremtidige innsynsavgjørelser. Jeg har videre funnet grunn til å komme med noen merknader til departementets anvendelse av offentlighetsloven 12 c) som hjemmel for avslaget: Departementet fremholdt i brev 11. februar 2012 følgende om rekkevidden av offentlighetsloven 12 c): «Offentlighetsloven 12 c) gir hjemmel for å unnta deler av et dokument resten av dokumentet dersom dei unnatekne opplysningane utgjer den vesentlegste delen av dokumentet. Det er altså en del av dokumentet som i utgangspunktet er offentlig denne bestemmelsen gir hjemmel for å unnta fra innsyn. Departementet vil presisere at det fremstår som lite tvilsomt at det er de allerede unntatte opplysningene etter 14 som utgjør den vesentligste delen av dokumentet. Ordlyden i 12 c) er gitt en generell utforming. Det er ingenting i lovteksten som tyder på at det ikke er adgang til å unnta endelige beslutninger i en sak med hjemmel i 12. c). Heller ikke i lovforarbeidene kan departementet se at det finnes uttalelser som kunne underbygge et slikt synspunkt.» I Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) side 132 heter det blant annet følgende om bestemmelsen i offentlighetsloven 14 annet ledd a): «Føresegna i bokstav a gjeld jamvel om den endelege avgjerda berre går fram av eit dokument som elles har organintern karakter. Dette kan vere tilfellet dersom avgjerda berre går fram av ei påteikning på eit elles organinternt dokument. I slike tilfelle vil det ikkje vere høve til å gjere unntak for den delen av dokumentet der påteikninga går fram.» Denne situasjonsbeskrivelsen er helt tilsvarende den departementet har lagt til grunn i denne saken. Som det fremgår av brev til Kommunal Rapport i dag, har jeg kommet til at påtegningen departementet har vist til som den endelige avgjørelsen i saken, er å betrakte som en del av saksforberedelsen som kan unntas etter 14 første ledd. Henvisningen til offentlighetsloven 12 c) er således ikke treffende. Dersom påtegningen hadde vært den endelige avgjørelsen i saken, er spørsmålet om offentlighetsloven 12 c) likevel kunne begrunne et unntak også for denne. Departementet har som støtte for sitt standpunkt fremholdt at lovforarbeidene ikke inneholder uttalelser som underbygger synspunktet om at det ikke er adgang til å unnta endelige beslutninger i en sak med hjemmel i 12 c). Jeg anser imidlertid at forarbeidene til 14 annet ledd pkt a), sitert over, nettopp gir støtte for dette synspunktet. En påtegning på et dokument vil som regel utgjøre en så liten del av dokumentet at det resterende kan betegnes som «den vesentlegaste delen av dokumentet». Departementets tolkning vil derfor medføre at det helt unntaksvis ville bli gitt innsyn i den endelige avgjørelsen i slike tilfeller. Offentlighetsloven 14 annet ledd a) angir presist at «dokument eller deler av dokument som inneheld den endelege avgjerda til organet i ei sak» ikke omfattes av unntaket for organinterne dokumenter etter 14 første ledd. Bestemmelsen i 12 c) er generelt utformet. I en situasjon der reglene tilsynelatende gir anvisning på ulike løsninger, må den spesielle regel gå foran den generelle (lex specialis-prinsippet). Hensynet bak bestemmelsene og sammenhengen i regelverket tilsier at 14 annet ledd pkt a) går foran den generelle bestemmelsen i offentlighetsloven 12 c), og departementet bør legge dette til grunn ved behandlingen av fremtidige innsynsbegjæringer.» Publisert: 15.01.2014
Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: 17.06.2014 Sak nr.: 14/3849-2 Internt l.nr. 19876/14 Sak: 29/14 Tittel: Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 17.06.14 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Budsjett 2015 vurderingar Kontrollsjef orienterte utvalet om budsjettsituasjonen, og vurderingar rundt kontrollutvalet sin budsjett. Utvalet diskuterte utfordringane som ligg i den varsla inntektsreduksjonen til fylkeskommunen og gjorde slikt vedtak: a) Kontrollutvalet vil vurdere sitt eige budsjett i første møte etter sommarferien, og ber om at leiar og nestleiar får møte finansutvalet 24. september for å presentere utvalet sin vurderingar ang, budsjett 2015» 2. Oppsummering av FKT-konferansen 3. 4. juni 2014 Utvalet oppsummerte konferansen og konkluderte med at programmet var veldig relevant i høve til kontrollutvalet sin funksjon i fylkeskommunen. 3. Informasjon frå NKRF a) E-info 1/14 Informasjonen vart teken til orientering 4. Orienteringar frå leiar og kontrollsjef Kontrollsjefen orienterte utvalet om avvikling av eigen ferie i tidsperioden veke 28-32.
Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/3443-4 Forvaltningsrevisjon - Tildeling og oppfølging av tilskot - Prosjektplan Framlegg til vedtak: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen datert 12.06.14 frå Deloitte AS som framlagd 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan 3.11.14 Vedlegg: Prosjektplan Tildeling og oppfølging av tilskot datert 12.06.14 Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn Kontrollutvalet vedtok å bestille forvaltningsrevisjon Tildeling og oppfølging av tilskot i KU-sak 25/14 i møte 27.05.14. Vedtaket vart gjort med atterhald om at fylkestinget vedtok ein plan for forvaltningsrevisjon der dette prosjektet har prioritet nr. 1. Fylkestinget vedtok revidert plan for forvaltningsrevisjon i FT-sak 4/14. I planen som er vedteken av fylkestinget er prosjektet Tildeling og oppfølging av tilskot prioritert øvst. 2. Vurderingar og konsekvensar Prosjektplanen er i store trekk i samsvar med bestillinga som kontrollutvalet vedtok 27.05.14 i KU-sak 25/14. Utvalet ba i bestillinga om at prosjektet skal ferdigstillast innan 03.11.14, noko revisor stadfester i prosjektplanen, men med atterhald om at dei får nødvendig dokumentasjon til rimeleg tid i tillegg til at utvalde peronar stiller til intervju og verifiserer intervjureferat innan fastsette fristar. Deloitte har i prosjektplanen lagt til grunn at utvalet vil få gjennomført innanfor ei ramme på om lag 310 timar til å gjennomføre prosjektet. Kontrollsjefen har eit par kommentarar til prosjektplanen: Pkt. 1.2 Problemstillingar og føremål
Side 2 av 2 Revisor har endra litt på nokre av problemstillingane i arbeide med å legge til rette for å få problemstillingane operasjonalisert. Dette er, etter kontrollsjefen si vurdering, gjort utan at målet med prosjektet er endra, og utan at spørsmål som utvalet ville få undersøkt er teke bort. 3. Konklusjon/tilråding Kontrollsjefen vurderer framlagd prosjektplan som eit dokument som er i samsvar med bestillinga frå kontrollutvalet og at den gjev eit godt grunnlag for å få gjennomført forvaltningsrevisjon av tildeling og oppfølging av tilskot på ein god måte.
Forvaltningsrevisjon Sogn og Fjordane fylkeskommune Tildeling og oppfølging av tilskot Prosjektplan/engagement letter Juni 2014
Innhald 1. Føremål og problemstillingar... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Føremål og problemstillingar... 3 1.3 Avgrensingar... 4 2. Revisjonskriterium... 5 2.1 Forvaltningslova... 5 2.2 Alminneleg forvaltningsrett... 5 2.3 Regelverk om offentleg støtte... 6 2.4 Fylkeskommunale vedtak og retningslinjer... 6 3. Metode... 7 3.1 Dokumentanalyse... 7 3.2 Intervju... 7 3.3 Stikkprøvegjennomgang... 7 3.4 Verifiseringsprosessar... 7 4. Tid og ressursbruk... 8 4.1 Nøkkelpersonell... 8 4.2 Tidsbruk... 8
1. Føremål og problemstillingar 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet 27. mai 2014 utarbeidd prosjektplan for forvaltningsrevisjon av tildeling og oppfølging av tilskot i Sogn og Fjordane fylkeskommune. 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet vil vere å undersøkje i kva grad det er etablert tilstrekkeleg med system og rutinar for tilskotsforvaltninga innan nærings- og samfunnsutvikling og tilskotsforvaltninga innan kultursektoren i fylkeskommunen. Med bakgrunn i føremålet er det formulert følgjande problemstillingar: 1. I kva grad er organiseringa av tilskotsforvaltninga i samsvar med eventuelle politiske føringar på området? a. Er det gjort ei tydeleg fordeling av roller og mynde mellom administrasjonen og politisk nivå, når det gjeld tilskotsforvaltning innan næring og samfunnsutvikling? b. Er det gjort ei tydeleg fordeling av roller og mynde mellom administrasjonen og politisk nivå, når det gjeld tilskotsforvaltning på kulturområdet? 2. Korleis sikrar fylkeskommunen at naudsynt informasjon om tilskotsordningane blir gjort tilgjengeleg for målgruppa? 3. I kva grad har fylkeskommunen etablert tiltak som sikrar at fylkeskommunale retningsliner, samt relevant regelverk, blir etterlevd i samband med tilskotsforvaltninga? a. I kva grad er det gjennom «Retningslinjer for verkemiddelbruk næringsutvikling» gitt tilfredsstillande retningsliner for fylkeskommunen si forvaltning av næringsretta midlar (herunder både statlege ordningar og eigne fylkeskommunale midlar)? b. I kva grad er det etablert system og rutinar som sikrar at regelverket om offentleg støtte blir etterlevd i samband med tilskotsforvaltninga? 4. Er sakshandsaminga i samband med tildeling av tilskot tilfredsstillande? a. Er det utarbeidd klåre føringar og/eller kriterium for tildeling av tilskot innanfor dei ulike tilskotsordningane? b. Blir forvaltningslova sin krav til sakshandsaming etterlevd? c. Blir eventuelle interne retningsliner for sakshandsaminga etterlevd? d. Er sakshandsaminga godt dokumentert og etterprøvbar? e. Er det etablert tilfredsstillande system og rutinar for vurdering av habilitet i samband med tildeling av tilskot? 5. I kva grad har fylkeskommunen etablert tiltak for å vurdere om tilskota bidrar til å nå dei mål som er sett for den einskilde tilskotsordninga? a. I kva grad er det formulert tydelege føremål med dei ulike tilskotsordningane? b. I kva grad blir det gjennomført systematiske evalueringar av måloppnåing innanfor dei ulike tilskotsordningane? 6. I kva grad blir det stilt krav om rapportering frå tilskotsmottakar? a. Går krav til rapportering tydeleg frem av underretting om vedtak? b. På kva måte blir det rapportert om bruken av tildelte tilskot? c. Har fylkeskommunen føremålstenlege system for å sikre at tilskotsmottakarar rapporterer i samsvar med dei krav som er sett? 3
7. Er det etablert tilstrekkelege rutinar for koordinering og samhandling mellom avdelingane i fylkeskommunen, i tilfelle der det kan vere aktuelt at fleire avdelingar tildeler tilskot til same verksemd eller føremål? 1.3 Avgrensingar Prosjektet er avgrensa til å omfatte tilskotsordningar innan nærings- og samfunnsutvikling, samt tilskotsordningar innan kulturområdet. 4
2. Revisjonskriterium Innsamla data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lovar, rettsreglar og andre relevante kommunale vedtak og retningsliner. Lista med kriterium under er ikkje utømmande for det som kan vere relevant for prosjektet. Andre kriterium vil kunne kome til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane. 2.1 Forvaltningslova Handsaming av søknader om tilskot skal følgje reglane i forvaltningslova. Tildeling av tilskot er i hovudsak enkeltvedtak, og dette inneber at også forvaltningslova sine føresegner om enkeltvedtak skal følgjast. Av forvaltningslova 23 går det fram at eit enkeltvedtak skal vere skriftleg, om ikkje dette av praktiske årsaker vil vere særleg byrdefult for forvaltningsorganet. Vidare går reglar om grunngjeving fram av forvaltningslova 24 og 25. Ifølgje 24 skal eit enkeltvedtak grunngis, medan det av 24 andre ledd går fram at forvaltningsorganet kan la vere å gi ei samtidig grunngjeving for vedtak som fordeler tilskot. Forvaltningsorganet må likevel sikre at handsaminga av søknadene er sporbar, og grunngjevinga for vedtaka må dokumenterast slik at dei kan etterprøvast. Av 27 går det fram at det forvaltningsorgan som har fatta vedtaket, skal sørgje for at partane blir underretta om vedtaket så snart som mogleg, og at det i underretninga skal gis opplysning om klageåtgang, klagefrist, klageinstans og den nærare framgangsmåte ved klage. Retten til å klage på eit vedtak går fram av 28. Kapittel 2 i forvaltningslova omhandlar habilitet, og av 6 første ledd går det fram kva tid ein offentleg tenestemann er å rekne som ugild. Vidare går det fram av 6 andre ledd at ein offentleg tenestemann er «( ) ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.» 2.2 Alminneleg forvaltningsrett Eit grunnleggjande krav til forvaltninga er at den skal ta avgjerder på grunnlag av ei forsvarleg handsaming. Dette kravet blir rekna som ein ulovfesta rettsregel som supplerer dei lovfesta krava til sakshandsaminga som går fram av forvaltningslova. 1 Forsvarleg sakshandsaming inneber at det organet som skal ta ei avgjerd, har eit forsvarleg grunnlag for å ta si avgjerd. Handsaminga av søknader, og dei vurderingar som blir gjort, må difor vere basert på saklegheit (saklegheitsprinsippet), og at vurderingane er moglege å etterprøve. Dette inneber mellom anna at tildeling av tilskot må vere basert på fastsette tildelingskriterium, og ikkje på utanforliggjande omsyn. 2 1 Hans Petter Graver, Alminnelig forvaltningsrett, 2. utgave, 2002. 2 Jf Riksrevisjonen: Riksrevisjonens undersøkelse av tilskuddsforvaltningen i Norsk kulturråd. Dokument 3:12 (2012-2013). 5
2.3 Regelverk om offentleg støtte EØS-avtalen sett grenser for moglegheitene norske mynde har til å gi støtte til næringsverksemd. I ei generell innføring i reglane om offentleg støtte, på nettsida til Nærings- og handelsdepartementet, 3 blir det vist til at «( ) Offentlig støtte som truer med å vri konkurransen og påvirker samhandelen i EØS-området er i utgangspunktet forbudt. Unntak er likevel gitt blant annet for å ha mulighet til å fremme viktige samfunnshensyn som utvikling av distriktene, og stimulering til forskning og miljøtiltak. Les mer om hensynene bak reglene om offentlig støtte.» EØS-avtalen er ein del av norsk rett ved at den er tatt inn i i EØS-loven (lov Nr. 109 av 27. nov. 1992). Det er også fastsett eigne nasjonale reglar i lov og forskrift om offentleg støtte. Forbodet mot offentleg støtte går fram av EØS-avtalen artikkel 61 nr. 1. Nokre former for støtte er tillate, og kva støtte som er tillate støtte blir regulert i EØS-avtalen sine unntaksføresegn. Dei relevante unntaka er artikkel 61 nr. 3 og artikkel 59 nr. 2. Noko støtte er vurdert å vere lovleg, og kan setjast i verk utan å førehandsmelde den til EFTA sitt Overvakingsorgan (ESA), medan noko støtte kan bli lovleg etter melding til og ei konkret vurdering av ESA. I den generelle innføringa i reglane om offentleg støtte er ulike former for lovleg støtte lista opp, og ordningane omfattar mellom anna følgjande: «Eksisterende støtteordninger. Dersom det eksisterer en allerede godkjent støtteordning kan støttegiver tildele offentlig støtte uten å måtte notifisere den enkelte tildeling av støtte til ESA eller til departementet. Eksisterende støtteordninger er i hovedsak ordninger som er godkjent av ESA eller som var iverksatt før ikrafttredelsen av EØS-avtalen 1.1.1994. Endringer i eksisterende ordninger derimot må notifiseres til ESA. ( ) Bagatellmessig støtte er støtte til en virksomhet på under 200 000 euro over en treårsperiode (100 000 til veitransportsektoren). Støttebeløp under denne grensen anses ikke som offentlig støtte etter artikkel 61 nr. 1 og er ikke forbudt. ( )». 2.4 Fylkeskommunale vedtak og retningslinjer Relevante fylkeskommunale vedtak og retningsliner vil bli nytta som revisjonskriterium. 3 http://www.regjeringen.no/nb/dep/nfd/tema/konkurransepolitikk/regler-om-offentlig-stotte/offentlig-stotte-generell-innforing-ire.html?id=430130 6
3. Metode Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 3.1 Dokumentanalyse Rettsreglar og relevante fylkeskommunale vedtak og styringsdokument vil bli gjennomgått og brukt som revisjonskriterium. Vidare vil informasjon om system og rutinar, og dokumentasjon på etterleving av interne rutinar, regelverk m.m. bli samla inn og analysert. Aktuelle dokument kan vere fylkeskommunale retningsliner og andre føringar som er gitt for tilskotsforvaltninga innan dei ulike områda, malar for vedtak om tilskot, og andre rutinar og malar knytt til tilskotsforvaltninga, rapporteringar mv. Innsamla dokumentasjon vil bli vurdert opp mot revisjonskriteria. 3.2 Intervju Revisjonen vil gjennomføre intervju med utvalde personar som arbeider med tilskotsforvaltning innan nærings- og samfunnsutvikling, samt tilskotsforvaltning innan kulturområdet. Vi vurderer det som føremålstenleg å gjennomføre intervju både med administrativt tilsette og politikarar som er sentrale i tilskotsforvaltninga. Vi planlegg å gjennomføre intervju med om lag 6-7 personar. 3.3 Stikkprøvegjennomgang Revisjonen vil gjennomføre stikkprøvar av 30 saker som gjeld handsaming av søknader om tilskot, for å undersøkje i kva grad regelverk, retningsliner og andre føringar har blitt følgt, samt i kva grad det blir rapportert frå tilskotsmottakar om bruken av tilskotet. Utvalet av saksmapper vil bli gjort frå 5-6 ulike tilskotsordningar, fordelt på tilskotsordningar innan nærings- og samfunnsutvikling, samt tilskotsordningar innan kulturområdet.. For kvar sak vil søknaden, sakshandsaminga, brev til tilskotsmottakar og rapportar frå tilskotsmottakar bli vurdert. Ved gjennomgangen av saksmapper vil vi også undersøke om sakshandsaminga knytt til forvaltning av tilskot er i samsvar med prinsipp om god forvaltningsskikk og krav til forsvarleg sakshandsaming. 3.4 Verifiseringsprosessar Oppsummering av intervju vil bli sendt til intervjuobjekt for verifisering. Det er informasjon frå det verifiserte intervjureferatet som vil bli nytta i rapporten. Faktadelen i rapporten vil bli sendt til fylkesrådmannen for verifisering. Deretter vil heile rapporten, inkludert vurderingsdel og forslag til tiltak, bli sendt til fylkesrådmannen for uttale. Fylkesrådmannen sin uttale vil bli vedlagt den endelege rapporten. 7
4. Tid og ressursbruk 4.1 Nøkkelpersonell Prosjektleiar for prosjektet vil vere senior manager Line M. Johansen. I tillegg vil seniorkonsulent Stine Olsen og seniorkonsulent Iver Fiksdal ha sentrale roller i prosjektet. Dei vil saman gjere operativt arbeid i form av dokumentinnsamling og gjennomføring av intervju, analysearbeid og utarbeiding av rapport. Stein Ove Songstad vil vere ansvarleg partner på oppdraget. 4.2 Tidsbruk Med utgangspunkt i prosjektet sin art og planen for korleis det skal gjennomførast, er det stipulert at det vil ta 310 timar å gjennomføre. Dette inkluderer utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling, gjennomgang av stikkprøvar, analyse av data i høve til revisjonskriterium, utarbeiding av rapport og presentasjon av denne for kontrollutvalet, samt kvalitetssikring. Tidsestimatet inkluderer ikkje førebuing og presentasjon av rapport i fylkestinget. Ein slik presentasjon vil bli fakturert per forbruk, opptil 8 timar. Prosjektet kan starte opp i løpet av siste del av juni 2014, og ferdig rapport kan sendast til kontrollutvalet ved sekretariatet innan 3. november 2014. For å kunne gjennomføre prosjektet innan denne fristen og med stipulert timebruk er det naudsynt at fylkeskommunen innan rimeleg tid sender over og/eller gjer dokumentasjon tilgjengeleg og at utvalde personar stiller til intervju og verifiserer intervjureferat innan fastsette fristar. Fakturering av kostnadene ved prosjektet vil skje i samsvar med avtale. Bergen, 12. juni 2014 Stein Ove Songstad, ansvarleg partner 8
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 200.000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. 2014 Deloitte AS
Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: 17.06.2014 Sak nr.: 14/3443-7 Internt l.nr. 19877/14 Sak: 30/14 Tittel: Forvaltningsrevisjon - Tildeling og oppfølging av tilskot - Prosjektplan Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen datert 12.06.14 frå Deloitte AS som framlagd 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan 3.11.14
Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala : Sak nr.: 13/6113-17 Forvaltningsrevisjon - Samhandling - val av prosjekt Framlegg til vedtak: Saka vert lagt fram utan tilråding Vedlegg: Brev frå Deloitte AS datert 02.05.14 vedr. Val av prosjekt E-post frå fylkesrådmannen datert 05.05.14 vedr. Val av prosjekt Andre dokument som ikkje ligg ved: E-post frå fylkesrådmannen datert 21.05.14 vedr. Val av prosjekt U.off, OFL 23.1. ledd SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet vedtok prosjektplan for forvaltningsrevisjon av samhandling i KU-sak 2/14, behandla i kontrollutvalsmøte 30.01.14. Kontrollutvalet valde ut tre prosjekt som skal vere med i forvaltningsrevisjonen i møte 07.05.14. I framkant av møtet mottok kontrollsjef e-post frå fylkesrådmannen der det kom fram vurderingar som var gjort i gruppeintervju revisor hadde gjennomført mot leiargruppa opplysningar fylkesrådmannen meinte kontrollutvalet burde ha kjennskap til. Opplysningane som fylkesrådmannen peikte på i e-posten la revisor fram i møtet, og kontrollutvalet gjorde vedtak om val av tre prosjekt. Kontrollutvalsleiar, revisor og kontrollsjef m/fl. mottok e-post frå fylkesrådmann 21.05.14 vedrørande valet av eit av prosjekt til denne forvaltningsrevisjonen. E-posten var sendt til revisor som svar på e-post der revisor ber om dokumentasjon og kontaktpersonar til prosjekta som var valt ut til denne forvaltningsrevisjonen. På bakgrunn av denne e-posten vart val av prosjekt tema i møte 27.05.14. Utvalet gjorde ikkje noko nytt vedtak om val av prosjekt i møtet, men ville diskutere saka nærare i neste møte. 2. Vurderingar og konsekvensar Kontrollutvalet får saka til handsaming til møtet 17.06.14 for å gjennomføre ei vurdering av dei moment som har vore framme i saka. Utvalet vil etter denne vurderinga bli bedt om å velje ut det siste prosjektet som skal vere med i denne forvaltningsrevisjonen.
Side 2 av 2 Alternative prosjekt som kan veljast er mellom anna dei prosjekta som revisor la fram i møte 07.05.14, som er nedfelt i notatet datert 2. mai 2014 (vedlagt). Utvalet kan også velje andre prosjekt enn desse. 3. Konklusjon Kontrollutvalet vil i saka vurdere dei moment som har kome fram, for så å eventuelt gjere om vedtaket i KU-sak 17/14, der utvalet vedtok 3 prosjekt for nærare gjennomgang i forvaltningsrevisjonen.
Deloitte Damsgårdsveien 135 Postboks 6013 Postterminalen 5892 Bergen Tel: 55 21 81 00 Fax: 55 21 81 33 www.deloitte.no Kontrollutvalet i Sogn og Fjordane 2. mai 2014 Forvaltningsrevisjon: Samhandling og prosjektstyring I samband med pågåande forvaltningsrevisjon om samhandling og prosjektstyring i Sogn og Fjordane fylkeskommune, har revisjonen i tråd med prosjektplanen organisert arbeidet i to fasar (jfr. prosjektplan pkt 1.3 og 3.3). Revisjonen har samla inn dokumentasjon og gjennomført intervju med leiargruppa i høve problemstilling 1. I denne fasen har vi mellom anna intervjua fylkesdirektørane, assisterande fylkesrådmann og fylkesrådmann. Vi har vidare hatt eit gruppeintervju med leiargruppa for å få innspel til moglege prosjekt for fase 2 i prosjektet. Som det går fram av prosjektplanen pkt. 3.3 vil revisjonen i samråd med kontrollutvalet velje ut tre prosjekt for nærare gjennomgang i fase 2 (problemstilling 2). Frå leiargruppa har revisjonen fått innspel på følgjande prosjekt som kan vere aktuelle (leiargruppa tilrår alt 1,2 og 3): Alt 1: Arbeidet med skulebruksplan Kommentar: Dette er det prosjektet som flest gonger har blitt nemnd som eit mogleg prosjekt å sjå nærare på. Alt 2: Arbeidet med verdiskapingsplan. Kommentar: Sjølv om arbeidet ikkje vert endeleg ferdigstilt i prosjekt før juni 2014, meiner leiargruppa at det kan vere eit eigna prosjekt då ein har kome langt i arbeidet. Alt 3: Arbeidet med regional plan for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet Kommentar: Leiargruppa peika på at dette er eit mogleg prosjekt å sjå nærare på. Eit prosjekt der det har vore mykje samhandling mellom plan- og samfunnsavdelinga og kulturavdelinga. Alt 4: Innkjøp og innføring av e-handel system Kommentar: Døme på eit prosjekt der ein samhandlar både eksternt og internt. Innspelet frå leiargruppa er at ein primært bør velje eit anna prosjekt då fylkeskommunen nettopp har skifta innkjøpssjef. Innkjøpssjefen var prosjektleiar for e-handelsprosjektet, og har i dag høg arbeidsbelastning. Revisjonen legg fram alternativa til kontrollutvalet for drøfting. Kontrollutvalet kan også velje andre prosjekt en desse alternativa.
I samråd med kontrollsjef og kontrollutvalsleiar ventar revisjonen med å gå i gang med fase 2 av prosjektet til ein har fått involvert kontrollutvalet i utveljing av prosjekt i møte 7. mai 2014. For ordensskuld minner revisor om at levering av rapport vert utsett til hausten som følgje av dette. Med venleg helsing Øyvind M. Berge Prosjektleiar
Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: 07.05.2014 Sak nr.: 13/6113-16 Internt l.nr. 14430/14 Sak: 17/14 Tittel: Forvaltningsrevisjon - Samhandling - val av prosjekt Behandling: Frå kontrollsjefen låg det føre slik tilråding til vedtak: 1. Det er ingen tilråding i saka Handsaming Kontrollsjefen orienterte om motteken e-post der fylkesrådmannen peikar på innspel frå leiargruppa vedrørande forskjellege prosjekt som revisor har diskutert med leiargruppa. Deloitte orienterte om møta med leiarar i administrasjonen og dei innspel som var mottekne. Deloitte hadde sett opp eit skriv som vart gjennomgått i møtet med alternative prosjekt etter gjennomførde møte med leiargruppa. Framlegg til vedtak som kom fram i møtet: Kontrollutvalet har valt ut følgjande tre prosjekt for nærare gjennomgang i forvaltningsrevisjon av samhandling 1. Arbeidet med skulebruksplanen 2. Innkjøp og innføring av e-handel system 3. Bygging av Sogn og Fjordane Kunstmuseum Avrøysting: Kontrollutvalet gjekk samrøystes inn for desse prosjekta Dette gir følgjande endeleg vedtak: Kontrollutvalet har valt ut følgjande tre prosjekt for nærare gjennomgang i forvaltningsrevisjon av samhandling 1. Arbeidet med skulebruksplanen 2. Innkjøp og innføring av e-handel system 3. Bygging av Sogn og Fjordane Kunstmuseum
Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: 17.06.2014 Sak nr.: 13/6113-20 Internt l.nr. 19878/14 Sak: 31/14 Tittel: Forvaltningsrevisjon - Samhandling - val av prosjekt Behandling: Framlegg til vedtak til vedtak: Saka vert lagt fram utan tilråding Handsaming: Kontrollutvalet diskuterte etiske aspekt ved val av prosjekt for nærare gjennomgang i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. Leiar i utvalet kom fram til følgjande forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalet diskuterte det etiske ved val prosjekta for nærare gjennomgang og vedtok å halde fast på valet av prosjekt i KU-sak 17/14. Avrøysting: Forslaget som kom fram i møtet vart samrøystes vedteke Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet diskuterte det etiske ved val prosjekta for nærare gjennomgang og vedtok å halde fast på valet av prosjekt i KU-sak 17/14.
Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/4012-1 Selskapskontroll 2014 - Forvaltningsrevisjon F1 Holding AS - bestilling Framlegg til vedtak: Kontrollsjef rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av F1 Holding AS i samsvar med vedlagte bestillingsdokument 2. Bestillinga vert sendt SF revisjon IKS Vedlegg: Bestillingsdokument Forvaltningsrevisjon av F1 Holding AS Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 21. Bakgrunn for saka Fylkestinget vedtok i FT-sak 4/14 å bestille forvaltningsrevisjon av F1 Holding AS. Forvaltningsrevisjonen skal gjennomførast i løpet av 2014. Vidare i vedtaket vert kontrollutvalet gjeve mynde til å definere innhald og kontrollpunkt i revisjonen. Selskapskontroll består av eigarskapkontroll og forvaltningsrevisjon. Eigarskapskontroll, som er den obligatoriske delen av selskapskontrollen, av F1 Holding AS vart gjennomført i 2013, og fylkestinget gjorde dette vedtaket i FT-sak 47/13: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført eigarskapkontroll av F1 Holding AS/Fjord1 AS til etterretning 2. Fylkestinget ber F1 Holding AS gjennomføre tiltak for å etterkome tilrådingane som gjeld F1 Holding AS i rapporen frå SF revisjon IKS, og melde tilbake til kontrollutvalet når oppfølginga er utført. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tiltak for å etterkome tilrådingane som gjeld Sogn og Fjordane fylkeskommune i rapporen frå SF revisjon IKS, og melde tilbake til kontrollutvalet når oppfølginga er utført. 4. Fylkeskommunen si eigarmelding gjev tilstrekkeleg signal om fylkestinget sine krav og forventningar til Fjord1 og F1 Holding AS.