Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Service og informasjon innen byggesak og private planer Prosjektplan/engasjementsbrev

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Service og informasjon innen byggesak og private planer Prosjektplan/engasjementsbrev Mai 2014

2 Innhold 1. Formål og problemstillinger Bakgrunn Formål og problemstillinger Revisjonskriterier Revisjonskriterier Forvaltningsloven Plan og bygningsloven Kommunale dokumenter Metode Dokumentanalyse Intervju Stikkprøver Verifiseringsprosesser Tid og ressursbruk Nøkkelpersonell Tidsbruk... 7

3 1. Formål og problemstillinger 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling fra kontrollutvalget , sak 23-14, utarbeidet en prosjektplan for forvaltningsrevisjon av service og informasjon innen byggesak og private planer i Bergen kommune. 1.2 Formål og problemstillinger Formålet med prosjektet vil være å kartlegge og vurdere Etat for byggesak og private planers systemer og rutiner/retningslinjer for å sikre god service og informasjon innen byggesak og private planer til innbyggerne i Bergen kommune Med bakgrunn i formålet med prosjektet er det formulert følgende problemstillinger: 1. Har Etat for byggesak og private planer utarbeidet målsetninger, system og rutiner knyttet til service og informasjon? a. I hvilken grad er det etablert tydelige mål og strategier knyttet til service og informasjon b. I hvilken grad er det utarbeidet rutiner og prosedyrer for å sikre service og informasjon i tjenesteytelsen? c. Har Etat for byggesak og private planer etablert system for kontroll og oppfølging av service og informasjon? i. I hvilken grad benyttes tilbakemeldinger og innspill fra brukere av tjenesten i forbedringsarbeid internt i Etat for byggesak og private planer? ii. Gjennomfører etaten egne evalueringer av service og informasjon? 2. Hvordan har Etat for byggesak og private planer organisert servicearbeidet sitt knyttet til planog byggesaker? a. I hvilken grad har Etat for byggesak og private planer etablert løsninger som sikrer god tilgjengelighet, veiledning og informasjon til publikum? 3. I hvilken grad etterlever Etat for byggesak og private planer lovpålagte frister for planog byggesaksbehandling? a. I hvilken grad etterlever Etat for byggesak og private planer fristene på tre og tolv uker i byggesaker? b. I hvilken grad etterlever Etat for byggesak og private planer fristen på tolv uker for 1. gangsbehandling i private plansaker? c. I hvilken grad etterlever Etat for byggesak og private planer fristen på åtte uker for klagesaksbehandling i byggesaker 3

4 2. Revisjonskriterier 2.1 Revisjonskriterier Innsamlede data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterier i form av lover, regelverk og relevante kommunale vedtak og retningslinjer. Listen med kriterier under er ikke uttømmende for det som kan være relevant for prosjektet. Andre kriterier vil kunne bli lagt til dersom det skulle være nødvendig for å få en fullstendig gjennomgang og vurdering av problemstillingene. 2.2 Forvaltningsloven I 11 i forvaltningsloven går det fram at et forvaltningsorgan har en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde. Videre går det bl. a fram at: «Formålet med veiledningen skal være å gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte. Omfanget av veiledningen må likevel tilpasses det enkelte forvaltningsorgans situasjon og kapasitet til å påta seg slik virksomhet.» Videre følger det av god forvaltningsskikk og lov at kommunen har et ansvar for å svare på brukernes spørsmål. I forvaltningsloven 11a går det fram at: «Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt.» 2.3 Plan og bygningsloven Det går fram av planog bygningsloven 20-4 at kommunen er ansvarlig for å behandle byggesøknader, herunder å gi tillatelse dersom tiltaket ikke er i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av denne loven. Kommunen har også ansvar for å avgjøre søknader om lokal godkjenning for ansvarsrett, jf. 22-3, og omfanget av uavhengig kontroll, jf. kapittel 24. Kapittel 21 i planog bygningsloven gir regler om krav til både innholdet i søknader og behandling av søknader, herunder forhåndskonferanse, regler om hva søknad om tillatelse skal inneholde, nabovarsel, behandling av søknaden i kommunen, innhenting av samtykke fra annen myndighet, tidsfrister, regler for når tillatelse faller bort, regler om sluttkontroll og ferdigattest. Det går fram av 21-1 at det kan avholdes forhåndskonferanse mellom tiltakshaver, kommunen og andre berørte fagmyndigheter. Forhåndskonferanse kan kreves av tiltakshaver eller planog bygningsmyndighetene. Nærmere krav til gjennomføring av forhåndskonferanse går fram av byggesaksforskriften. Tidsfrist for avholdelse av forhåndskonferanse etter at det er sendt anmodning om dette, er 2 uker. I henhold til planog bygningsloven 21-7 er saksbehandlingsfristen i byggesaker 3 eller 12 uker, avhengig av sakstype: 4

5 «Søknad om tillatelse til tiltak etter 20-1 og 20-2 som ikke medfører dispensasjon fra plan, skal avgjøres av kommunen innen 12 uker etter at fullstendig søknad foreligger, med mindre annet følger av andre eller tredje ledd. Ved overskridelse av fristen skal kommunen tilbakebetale byggesaksgebyr etter nærmere bestemmelser i forskrift, jf tredje ledd. Søknad om tillatelse til tiltak etter 20-1 og 20-2 der tiltaket er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov, der det ikke foreligger merknader fra naboer eller gjenboere, og ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet ikke er nødvendig, skal avgjøres av kommunen innen 3 uker. Dersom kommunen ikke har avgjort søknaden innen fristens utløp, regnes tillatelse som gitt. Søknad om tillatelse til tiltak etter 20-2 der det foreligger protester fra naboer eller gjenboere, men øvrige vilkår i andre ledd er oppfylt, skal også behandles av kommunen innen 3 uker, men tillatelse regnes i slike tilfelle ikke for gitt selv om kommunen ikke har truffet vedtak innen fristen.» Det går fram av 7-4 i byggesaksforskriften at kommunen skal tilbakebetale tiltakshaver 25 % av det totale byggesaksgebyret for hver påbegynt uke tidsfristen overskrides. Bestemmelsen gjelder ikke dersom det er avtalt særskilte frister. I planog bygningslova er det stilt en rekke krav til prosedyren i reguleringsplansaker. Følgende aktiviteter/prosesser er lovpålagte i alle plansaker: Oppstartsmøte Varsling og kunngjøring 1. gangsbehandling av planutkast Offentlig ettersyn og høring 2. gangsbehandling av forslag til reguleringsplan Underretning og kunngjøring av planen 12-8 i planog bygningslova omhandler oppstart av reguleringsplanarbeid, og det at planspørsmålet skal legges frem for planmyndighetene i møte: «Når planarbeidet igangsettes, skal berørte offentlige organer og andre interesserte varsles. Når forslagsstilleren er en annen enn planmyndigheten selv, skal planspørsmålet legges fram for planmyndigheten i møte. Kommunen kan gi råd om hvordan planen bør utarbeides, og kan bistå i planarbeidet» I departementets veileder går det fram at oppstartsmøtet skal dokumenteres 1 : «Det er ikke formkrav til møtet, men det følger av god forvaltningsskikk å skrive et referat som for ettertiden dokumenterer hvem som var deltakere, hvilke spørsmål og tema som ble tatt opp og drøftet og konklusjonene.» 2.4 Kommunale dokumenter Revisjonen vil også kunne benytte seg av revisjonskriterier utledet fra aktuelle, kommunale styringsdokumenter. Dette vil kunne være overordnete målsetninger for service og informasjon i Bergen kommune. 1 Miljøverndepartementet: Lovkommentar til plandelen av ny planog bygningslov, datert , s

6 3. Metode Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldende standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 3.1 Dokumentanalyse Rettsregler og kommunale vedtak vil bli gjennomgått og bli benyttet som kontrollkriterier. Videre vil informasjon om kommunen og dokumentasjon på etterlevelse av interne rutiner, regelverk m.m. bli samlet inn og analysert. Innsamlet dokumentasjon vil bli vurdert opp mot til kontrollkriteriene. 3.2 Intervju Revisjonen ønsker å gjennomføre intervjuer med etatsleder og seksjonsledere for planog byggesaker. I tillegg ønsker revisjonen å intervjue ti personer som arbeider med saksbehandling av planog byggesaker. 3.3 Stikkprøver Gjennomgå ti byggesaker for å undersøke Foreløpig svar Utforming av vedtak i henhold til planog bygningsloven og forvaltningsloven Ev. tilbakebetaling av gebyr ved overskridelse av saksbehandlingsfrist 3.4 Verifiseringsprosesser Oppsummering av intervju vil bli sendt til de intervjuede for verifisering. Det er informasjon fra de verifiserte intervjureferatene som vil bli benyttet i rapporten. Det vil bli gjennomført et verifiseringsmøte med kommunaldirektør for Byrådsavd. for byutvikling, klima og miljø der rapportens datadel blir gjennomgått. Hensikten med et slikt møte er å sikre at eventuelle feil og misforståelser blir rettet opp. Deretter vil utkast til rapport, med revisjonens vurderinger og forslag til tiltak, bli sendt på høring til kommunen. Kommunen blir oppfordret til å komme med en høringsuttalelse, og en eventuell høringsuttalelse vil bli vedlagt den ferdige rapporten. 6

7 4. Tid og ressursbruk 4.1 Nøkkelpersonell Prosjektleder for prosjektet vil være Kari Gåsemyr. I tillegg vil Iver Fiksdal delta i prosjektet. Sammen vil teamet utføre operativt arbeid i form av dokumentinnsamling, gjennomføring av intervju og spørreundersøkelse, analyse og utarbeiding av rapport. Stein Ove Songstad vil være ansvarlig partner på oppdraget. 4.2 Tidsbruk Med utgangspunkt i prosjektets art og planen for gjennomføring, er det stipulert at det vil ta 271 timer å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer forberedelse, utarbeidelse av problemstillinger og prosjektplan, forberedelse og gjennomføring av datainnsamling, analyse av data i forhold til revisjonskriterier, utarbeiding av rapport og kvalitetssikring. Prosjektet vil kunne startes opp i mai 2014 og vil sendes til kontrollutvalget ved sekretariatet innen utgangen av november For å kunne gjennomføre prosjektet innen denne fristen og med stipulert timebruk er det nødvendig at kommunen bistår med innhenting av dokumentasjon, og at utvalgte personer stiller til og verifiserer intervjuer, samt at revisjonen får tilgang til relevante kundedata for å kunne gjennomføre en brukerundersøkelse. Fakturering av kostnadene ved prosjektet vil skje i samsvar med avtale. Bergen, 5.mai 2014 Stein Ove Songstad, ansvarlig partner 7

8 8

9 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS 9