Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Bruk av tilskuddsordninger innen områdene idrett og friluftsliv. Prosjektplan/engagement letter

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Bruk av tilskuddsordninger innen områdene idrett og friluftsliv Prosjektplan/engagement letter Mars 2014

2 Innhold 1. Formål og problemstillinger Bakgrunn Formål og problemstillinger Avgrensinger Revisjonskriterier Innledning Effektiv ressursbruk Internkontroll og risikovurderinger Lov om bokføring (bokføringsloven) Kommunale vedtak, retningslinjer og styringsdokumenter Metode Dokumentanalyse Stikkprøvekontroller Intervju Verifiseringsprosesser Tid og ressursbruk Nøkkelpersonell Tidsbruk Gjennomføring... 8

3 1. Formål og problemstillinger 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling fra kontrollutvalget i sak 5-14, , utarbeidet prosjektplan for forvaltningsrevisjon av Bergen kommunes bruk av tilskuddsordninger innen områdene idrett og friluftsliv. 1.2 Formål og problemstillinger Formålet med prosjektet vil være å undersøke i hvilken grad Bergen kommune, ved Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke, har etablert et system med tilhørende rutiner som sikrer fullstendig oversikt over relevante tilskuddsordninger innen områdene idrett og friluftsliv, og bruken av disse. Videre er det et formål å undersøke i hvilken grad etablerte system og rutiner blir etterlevd. Med bakgrunn i formålet er det formulert følgende problemstillinger: 1. Har byrådsavdelingen etablert hensiktsmessige systemer for å sikre oversikt over tilskuddsordninger innen området idrett og friluftsliv som det kan være aktuelt for kommunen å søke på? a) I hvilken grad er det etablert felles systemer for hele byrådsavdelingen? b) I hvilken grad er ansvar for å ha oversikt over relevante tilskuddsordninger delegert til den enkelte underliggende enhet (seksjoner og resultatenheter)? c) Er det etablert hensiktsmessige systemer for samarbeid og kommunikasjon mellom underliggende enheter (seksjoner og resultatenheter) på dette området? 2. I hvilken grad blir det gjennomført systematiske risikovurderinger vedrørende muligheten for misligheter knyttet til søknader om og bruk av tilskudd? 3. I hvilken grad er det etablert fullstendige retningslinjer og rutiner for å følge opp, søke på og bokføre tilskudd? a) I hvilken grad er det etablert tydelig ansvar for å følge opp potensielle tilskuddsordninger? b) I hvilken grad er det klart hvem som skal involveres i søknadsprosessen? c) I hvilken grad er det etablert rutiner som sikrer at byrådsavdelingen har oversikt over hvilke tilskuddsordninger underliggende enheter eventuelt vil søke på? d) I hvilken grad er det etablert retningslinjer og rutiner for hvordan tilskudd skal bokføres? e) I hvilken grad er det etablert retningslinjer og rutiner for hvordan søknader om tilskudd skal registreres og rapporteres? 4. I hvilken grad blir eventuelle retningslinjer og rutiner knyttet til søknadsprosesser etterlevd? 3

4 5. I hvilken grad er det lagt til rette for å sikre læring i forbindelse med prosesser knyttet til søknad om tilskudd? a) I hvilken grad blir avslåtte søknader benyttet til læring/kontroll? 6. Har byrådsavdelingen system og rutiner som sikrer at tilskudd som kommunen har fått innvilget blir innbetalt og korrekt bokført? a) Gjennomføres det noen kontroller av om tildelte tilskudd blir innbetalt og korrekt bokført? b) Er det etablert hensiktsmessige system og rutiner for å sikre at eventuelle forutsetninger for utbetaling av tilskudd blir fulgt opp? c) I hvilken grad er ansvar for oppfølging av om tildelte tilskudd blir innbetalt delegert til den enkelte underliggende enhet (seksjoner og resultatenheter)? 1.3 Avgrensinger Prosjektet vil ha fokus på bruk av tilskuddsordninger innen områdene idrett og friluftsliv innen Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke i Bergen kommune. Revisjonen vil ha fokus både på hvilke system og rutiner som er etablert på overordnet nivå i byrådsavdelingen, samt på retningslinjer og rutiner som er etablert i underliggende enheter. Revisjonen vil undersøke etterlevelse av retningslinjer og rutiner gjennom en stikkprøvekontroll. Dette er nærmere beskrevet i prosjektplanens metodedel. 4

5 2. Revisjonskriterier 2.1 Innledning Innsamlede data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterier i form av regelverk, andre sentrale anbefalinger samt eventuelle kommunale vedtak og retningslinjer som gir føringer for bruk av potensielle tilskuddsordninger. Listen med kriterier under er ikke uttømmende for det som kan være relevant for prosjektet. Andre kriterier vil kunne komme til dersom det skulle være nødvendig for å få en fullstendig undersøkelse og vurdering av problemstillingene. 2.2 Effektiv ressursbruk Bruk av aktuelle tilskuddsordninger vil kunne bidra til at en kommune kan utvikle og tilby tjenester som ellers ikke kunne blitt gjennomført innenfor budsjettrammene. Oversikt over hvilke tilskuddsordninger som fins, og bruk av disse der det er mulig, vil dermed kunne være et bidrag til en kommunes arbeid med å benytte ressursene effektivt, og tilby gode tjenester til innbyggerne. Av 1 i kommuneloven går det frem at et formål med loven er å legge forholdene til rette for «en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale og fylkeskommunale fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap og med sikte på en bærekraftig utvikling. ( )» På hjemmesiden til KS, kommunenes interesseorganisasjon, blir det vist til at kommunene må ha fokus på å jobbe smartere for å produsere tjenestene litt bedre og litt billigere. Dette fordi det et stort press på den kommunale økonomien med sterk befolkningsvekst, økende pensjonskostnader og større forventninger til tjenestene fra brukerne. Disse forholdene fører til at kommunene, på linje med andre virksomheter, må benytte sine ressurser mest mulig effektivt. 2.3 Internkontroll og risikovurderinger Det fremgår av kommuneloven at kommunerådet «skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» I Ot.prp.nr.70 ( ) fremgår det at selv om kommunerådet etter kommuneloven ikke eksplisitt er pålagt å etablere internkontroll, må ansvaret for slik kontroll regnes som en nødvendig del av disse organers ledelsesansvar. Det blir videre pekt på at det er i samsvar med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som blant annet skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt, og at formuesforvaltningen er ordnet på forsvarlig måte. Flere rammeverk gir retningslinjer for hvordan et overordnet internkontrollsystem kan utarbeides. Et av de mest brukte rammeverkene for internkontroll er COSO-modellen, som sist ble oppdatert i Hovedelementene i COSO-modellen består av elementer som er felles for flere ulike rammeverk for internkontroll, og sentrale elementer er: Styrings- og kontrollmiljø Risikokartlegging og -vurdering 1 Kommunal- og regionaldepartementet: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). LOV COSO: Internal Control Integrated Framework (2013). 5

6 kontrollaktiviteter kommunikasjon og informasjon ledelsens oppfølging Ifølge COSO-modellen skal blant annet risikokartlegginger og -vurderinger sikre at de arbeidsprosessene som har høyest sannsynlighet for, og konsekvens av, svikt, feil eller mangler blir identifisert. Det er viktig at sentrale mål, arbeidsprosesser og oppgaver er tydelig definert, som et utgangspunkt for risikovurderingene. Videre er det er et mål at ledelsen, basert på identifiserte risikoer, skal sette i verk målrettede risikoreduserende tiltak der det er behov for det. 2.4 Lov om bokføring (bokføringsloven) 4 Grunnleggende bokføringsprinsipper Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med følgende grunnleggende prinsipper: 1. Regnskapssystem: Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas. 2. Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. 3. Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten. 4. Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig. 5. Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier. 6. Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse. 7. Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. 8. Oppbevaring: Dokumentasjon, bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet. 9. Sikring: Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap. 10. God bokføringsskikk: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk. 10 Dokumentasjon av bokførte opplysninger Bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter. 2.5 Kommunale vedtak, retningslinjer og styringsdokumenter I den grad det foreligger kommunale vedtak, retningslinjer eller andre styringsdokumenter som gir føringer for byrådsavdelingen og underliggende enheters bruk av potensielle tilskuddsordninger, vil disse bli benyttet som revisjonskriterier. 6

7 3. Metode Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldende standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 3.1 Dokumentanalyse Rettsregler og kommunale vedtak vil bli gjennomgått og brukt som revisjonskriterier. Videre vil for eksempel informasjon om byrådsavdelingen, sentrale styringsdokumenter i byrådsavdelingen, eventuelle interne retningslinjer og rutiner, oversikter og rapporteringer være blant aktuelle dokumenter som vil bli samlet inn og analysert. 3.2 Stikkprøvekontroller Revisjonen vil velge ut 6-10 tilskuddssøknader fra ulike enheter i byrådsavdelingen for nærmere kontroll. Kontrollene vil blant annet ha fokus på i hvilken grad retningslinjer og rutiner har blitt fulgt i forbindelse med søknadsprosessen og eventuell innbetaling og bokføring av tilskudd. I tillegg til å gjennomgå dokumentasjon knyttet til stikkprøvene, vil vi gjøre nødvendige avklaringer med, og etterspørre eventuell utfyllende informasjon fra, personer som har hatt ansvar for prosessene i forbindelse med den enkelte tilskuddssøknad som blir valgt ut for kontroll. 3.3 Intervju Revisjonen ønsker å gjennomføre intervju med utvalgte personer som har ansvar for prosessene knyttet til å søke om og benytte tilskudd innenfor områdene idrett og friluftsliv i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke. Til sammen vurderer revisjonen at det vil være aktuelt å gjennomføre ca to intervju. 3.4 Verifiseringsprosesser Oppsummering av intervju vil bli sendt til intervjuobjektene for verifisering. Det er informasjon fra de verifiserte intervjureferatene som vil bli benyttet i rapporten. Det vil bli gjennomført et verifiseringsmøte med kommunaldirektør og/eller eventuelle andre nøkkelpersoner i byrådsavdelingen som er involvert i arbeidet med bruk av eksterne tilskudd, der rapportens datadel blir gjennomgått. Hensikten med et slikt møte er å sikre at eventuelle feil og misforståelser blir rettet opp. Deretter vil utkast til rapport, med revisjonens vurderinger og forslag til tiltak, bli sendt på høring til Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke ved kommunaldirektør. Kommunaldirektør blir oppfordret til å komme med en høringsuttalelse, og en eventuell høringsuttalelse vil bli vedlagt den ferdige rapporten. 7

8 4. Tid og ressursbruk 4.1 Nøkkelpersonell Stein Ove Songstad vil være ansvarlig partner for forvaltningsrevisjonen. Prosjektleder for prosjektet vil være senior manager Line M. Johansen. I tillegg vil seniorkonsulent Stine Olsen og seniorkonsulent Øyvind M. Berge ha sentrale roller i prosjektet. Janne Pedersen, som er master i regnskap og revisjon, vil være sentral i gjennomføringen av kontroller av regnskapsføringen knyttet til mottatte tilskudd. 4.2 Tidsbruk Med utgangspunkt i prosjektets art og planen som er lagt for hvordan det skal bli gjennomført, er det stipulert at det vil ta ca 198 timer å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer forberedelser, utarbeidelse av problemstillinger og prosjektplan, forberedelse og gjennomføring av datainnsamling, analyse av data i forhold til revisjonskriteriene, utarbeidelse av rapport og kvalitetssikring. 4.3 Gjennomføring Prosjektet kan startes opp i løpet av april 2014, og ferdig rapport kan oversendes til kontrollutvalget ved sekretariatet innen utgangen av oktober For å kunne gjennomføre prosjektet innen denne fristen og med stipulert timebruk er det viktig at kommunen innen rimelig tid stiller dokumentasjon tilgjengelig og at utvalgte personer stiller til og verifiserer intervju. Fakturering av kostnadene ved prosjektet vil skje i samsvar med avtale. Bergen 3. mars 2014 Stein Ove Songstad, oppdragsansvarlig partner 8

9 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS