Møteinnkalling Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom 100, Fylkeshuset, Molde Dato: 21.03.2012 Tid: 10:30 Forfall skal meldast til utvalssekretær, som kallar inn varamedlem. Tlf. 71 25 86 19, mob. 411 26 808, epost hans.blo@mrfylke.no. Varamedlem møter berre ved spesiell innkalling. Det er sett opp slik tidsplan og program for møtet: 10.30: Behandling av sak Ko-13/12 Årsrekneskap 2011 for Møre og Romsdal fylkeskommune m.v. 12.00: Lunsj. Fylkesrevisjonssjefen vil innleiingsvis orientere om hovudtala i rekneskapen. Representantar frå administrasjonen er bedne om å vere til stades i møtet for å svare på spørsmål m.m. frå medlemene. Deretter saksbehandling etter saklista. 12.30: Opplæringsekvens: Forvaltningsrevisjon, ved spesialrevisor Bjørn Richard Jensen. Deretter framhald saksbehandling etter saklista. I møtet vil elles spesialrevisorane Bjørn Richard Jensen og Tonje Skarvøy Stene orientere medlemene om framdrifta i pågåande forvaltningsrevisjonsprosjekt, m.a. for å få avklaring på ymse spørsmål ved prosjektutforminga. Kontrollsjefen vil orientere om planlegginga av studieturen til Brussel og den midtnorske samlinga for fylkeskommunale kontrollutval, og ber medlemene reflektere over aktuelle emne til arrangementa. Kontrollutvalet har fått 30 min. til å orientere om kontrollutvalets verksemd m.m. i fylkestinget i april. Leiaren vil orientere om dette../. Vedlagt følgjer saksframlegga til møtet. Årsrapport 2011 er tidlegare utsendt. Som særtrykk følgjer Årsrekneskapen 2011 og Finansrapport 2011. Det er sett opp slik sakliste:
Saksnr Innhold Uoff KO-10/12 Årsmelding 2011 for Sentrale kontrollorgan KO-11/12 Plan for verksemda i kontrollutvalet m. fl. 2012-2015 KO-12/12 Melding om gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker for 2. halvår 2011 KO-13/12 Årsrekneskap 2011 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Kontrollutvalets fråsegn. Revisjonsmelding. Tilråding om årsrekneskapen 2011 for Sentrale kontrollorgan. Revisjonsmelding. KO-14/12 Vurdering av uavhengigheit KO-15/12 Avslutning av forvaltningsrevisjonsprosjektet "Konsolidering av musea - kva er oppnådd?".
saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 06.03.2012 13481/2012 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-10/12 Kontrollutvalet 21.03.2012 Fylkestinget 16.04.2012 Årsmelding 2011 for Sentrale kontrollorgan Bakgrunn Etter reglementet for kontrollutvalet skal utvalet legge fram for fylkestinget ei årsmelding om verksemda i utvalet som eiga sak. Årsmeldinga frå fylkesrevisjonen for 2011 skal behandlast endeleg av kontrollutvalet. Kontrollsjefen meiner det er viktig å gi eit heilskapleg bilde av tilsyns- og kontrollverksemda, og foreslår at fylkesrevisjonen si årsmelding følgjer saman med årsmeldinga til kontrollutvalet ved utsending av saka til fylkestinget. Årsmeldingane blir trykte opp i eit eige hefte med nemninga Årsmelding 2011 frå Sentrale kontrollorgan. Forslag til vedtak: Fylkestinget tar årsmeldinga 2011 for Sentrale kontrollorgan til vitande. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Årsmelding 2011 for Sentrale kontrollorgan
MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE KONTROLLUTVALET ÅRSMELDING OM VERKSEMDA I 2011 1. INNLEIING/HEIMEL Fylkestinget har etter kommunelova 76 det øvste ansvaret for tilsyn og kontroll med verksemda i fylkeskommunen, og skal velje eit kontrollutval som på sine vegne skal ha det løpande tilsynet. Kontrollutvalet skal etter kommunelova 77 nr 1 sørge for at lovpålagte revisjons- og kontrolloppgåver blir utførte, og utvalet rapporterer og gjev innstilling direkte til fylkestinget i saker som vedkjem desse oppgåvene. Kontrollutvalet skal sjå til at fylkeskommunen har ein betryggande revisjon, og sørge for at det blir utført rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Fylkestinget gjorde i sak T-8/04 vedtak om å halde fast ved ordninga med ein eigen revisjonsetat, fylkesrevisjonen, som ivaretek alle revisjons- og kontrolloppgåvene i fylkeskommunen. Etter koml. 77 nr 10 skal kontrollutvalet ha eit eige sekretariat. I nemnde sak vart det oppretta eit sekretariat for kontrollutvalet, og sekretariatsfunksjonen blir ivareteke av kontrollsjef Hans Blø. 2. SAMANSETTING Kontrollutvalet for perioden nov. 2007 okt. 2011 hadde slik samansetjing: A: Håvard J. Kongshaug (leiar)* FrP: Arne Hoem (nestleiar)* Sp: Ann Kristin Sørvik Sml: Per-Helge Nordstrand KrF: Aud Toril Gagnat * medlem av fylkestinget. Det var oppnemnt 13 varamedlemer. Fylkestinget har oppnemnt følgjande medlemmer til kontrollutvalet for perioden nov. 2011 okt. 2015: H: Knut Anders Oskarson (leiar)* Sp: Ann Kristin Sørvik, nestleiar V: Trond Hansen Riise
Sml: FrP: Per-Helge Nordstrand Rolf Bergmann * medlem av fylkestinget. Det er oppnemnt 11 varamedlemmer. 3. FORSKRIFTER, REGLEMENT, PLANDOKUMENT I medhald av kommunelova 77 nr 11 har Kommunaldepartementet fastsett "Forskrifter om kontrollutval". I forskrifta er det gjeve nærare reglar for val og samansetjing av utvalet, om utvalet sitt ansvar og oppgåver, om saksbehandling og sekretariat. I sak T-4/11 har fylkestinget vedteke eit reglement for kontrollutvalet, sekretariatet og fylkesrevisjonen. Reglementet presiserer nærare kva fullmakter kontrollutvalet har fått delegert, om møteverksemda og om oppgåvene til kontrollutvalet. Det er gitt reglar for saksbehandlingsmåten for ulike sakstypar mellom kontrollutvalet, sekretariatet og fylkesrevisjonen og det formelle tilhøvet mellom desse. Reglementet fastset m.a. kven som har møte- og talerett utanom medlemene, og at møta skal vere opne for allmenta. Fylkesordføraren og fylkesrevisjonssjefen har møte- og talerett i kontrollutvalet. Utanom å føre tilsyn med at revisjon av årsrekneskapen skjer på ein forsvarleg måte, skal utvalet sjå til at det blir utført forvaltningsrevisjon og ført tilsyn med utøving av eigarskapen i selskap der fylket er eigar eller deleigar (selskapskontroll). Revisjon av årsrekneskapen skal skje etter god kommunal revisjonskikk, som medfører at utføringa av revisjonen føregår etter forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar og fastsette revisjonsstandarar. Den valde revisoren har eit sjølvstendig ansvar for at revisjonen blir utført etter desse krava. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll blir utført etter nærare bestilling frå kontrollutvalet, der omfanget meir er bestemt ut frå ressurstilgangen til tilsyns- og kontrollverksemda. Sekretariatet skal m.a. sjå til at sakene som blir lagt fram for kontrollutvalet blir forsvarleg utgreidde og følgde opp, og på vegne av kontrollutvalet føre det nærare tilsynet med utføringa av revisjonstenestene. Etter framlegg frå kontrollutvalet behandlar og vedtek fylkestinget for kvar valperiode ein plan for verksemda i kontrollorgana. Planen fastsett kontrollstrategiane i perioden, og føresetnader og målsettingar som blir retningsgivande for aktivitetar og arbeidsformer. Plandokumentet omfattar og dekker elles dei lovfesta krava til planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Fylkestinget vil få seg førelagt ein slik plan for verksemda i komande periode våren 2012. 4. VERKSEMD 4.1 Møteverksemd Kontrollutvalet har hatt 6 ordinære og eit ekstraordinært møte i 2011, og behandla 45 nummererte saker. To av møta vart avvikla utanom fylkeshuset, medan eitt vart heilt via introduksjon og informasjon til medlemene i det nyvalde kontrollutvalet. Eit av møta vart avvikla i samband med ei samling i Stranda kommune saman med kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune, der kontrollutvala vitja Åknes/Tafjord Beredskapsenter IKS, som fylkeskommunen er medeigar i. Under samlinga orienterte elles rådmannen i Stranda kommune om dei spesielle utfordringane kommunen har som vertskap for verdsarvområdet. Representantar frå økokrim-eininga ved Sunnmøre
Politidistrikt var og til stades der politiet sitt arbeid med økonomisk kriminalitet vart belyst. I samband med behandlinga av to byggjerekneskapar ved Borgund vgs., vart eit av møta lagt til skolen, der medlemene fekk høve til å foreta ei synfaring av bygga og få orientering på staden. Det vart og gitt ei generell orientering om skolen frå rektor, om undervisningstilbodet, planar for vidare utbygging og elles om spesielle utfordringar ved skolen. Som ei nyordning frå 2009 har det vore høve for enkeltmedlemer i kontrollutvalet som ikkje er medlemer i fylkestinget, å møte på gruppemøte og i fylkestinget ved behandlinga av saker frå kontrollutvalet. Meininga er å sikre god og gjensidig kontakt mellom fylkestinget og kontrollutvalet, med bakgrunn i det nære forholdet mellom dei to organa. Jamt har 2 3 medlemer vore til stades, utanom leiaren og nestleiaren i førre valperiode som var faste medlemer. Medlemene meiner kontakten med fylkestinget er viktig for arbeidet i kontrollutvalet. Møta i kontrollutvalet er opne. På same måte som for øvrige politiske utval blir det gjennom annonsar opplyst om møtetidspunkt og -stad, og i pressemeldingar til media i fylket orientert om saklista og eventuelt om enkeltsaker som skal til behandling i kontrollutvalet, t.d. gjennomførte forvaltningsrevisjonar. Saksdokument og møteprotokollar blir publiserte på fylkeskommunens websider. Frå inneverande valperiode blir og møteprotokollane til kontrollutvalet sendt fylkestingets medlemmer og varamedlemmer. 4.2 Saker fremja til behandling i fylkestinget Det vart fremja 17 saker frå kontrollutvalet til fylkestinget i 2011, av desse 4 forvaltningsrevisjonsprosjekt: T-27/11: Etablerarordningar og nyskaping forventningar og resultat. T-28/11: Status og utfordringar i trafikktryggingsarbeidet i Møre og Romsdal. T-55/11: Kraftforsyningssituasjonen i fylket, fylkeskommunens innsats. T-71/11: Gang- og sykkelvegar for alle. Dei to sistnemnde prosjekta vart utført av revisjonsselskapet KPMG, etter anbodsinnhenting, og ein representant frå selskapet har delteke i møta der rapportane har vore behandla. I sak T-29/11 behandla fylkestinget kontrollutvalet si melding om status i oppfølginga av tidlegare forvaltningsrevisjonar, og tok m.a. stilling til kva prosjekt frå tidlegare år som kunne avkvitterast, eventuelt som framleis skulle stå til observasjon. Etter statusgjennomgangen vart 5 tidlegare prosjekt ståande i kategorien til observasjon, dvs. 4 gjaldt prosjekt frå 2010. Det er dermed grunn til å seie seg nøgd med den administrative oppfølginga av prosjekta. Fylkestinget vart i sak T-72/11 invitert til å ta stilling til eit forslag frå kontrollutvalet om kva forvaltningsrevisjonar som skulle utførast i 2012. Det vart fremja ei sak til fylkestinget knytt til selskapskontroll: T-73/11: Rapport frå kontrollutvalet om utført selskapskontroll i 2011. Elles vart det i 2010 fremja 6 saker til fylkestinget om godkjenning av byggjerekneskapar, for i alt 9 ulike bygg. Øvrige saker gjaldt i hovudsak pålagt rapportering om gjennomføring og oppfølging av andre tilsyns- og kontrolloppgåver, m.a. fråsegn og revisjonsmelding til årsrekneskapen
for 2010, og gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker. I sak T- 04/11 slutta fylkestinget seg til eit framlegg til nytt reglement for kontrollorgana. 4.3 Saksbehandling elles m.m. Oppdrag innan forvaltningsrevisjonar og selskapskontroll, ev. andre oppdrag til fylkesrevisjonen, blir fremja og behandla som bestillingssaker, dvs. at det i saksframstillinga og vedtaket blir gitt føringar og mandat for det tilhøvet eller området som kontrollutvalet ønskjer undersøkt. Det er eit mål å få kontrollutvalet sterkare involvert i planlegginga av bestillingane, ved at kontrollutvalet får seg førelagt og tar stilling til prosjektskisser undervegs i planarbeidet. Det har i møta vore gjeve orienteringar frå fylkesadministrasjonen om aktuelle utfordringar, gjerne knytt til forvaltningsrevisjonar o.a. saker som har vore til behandling. Såleis har ass. fylkesrådmann, juridisk sjef, bygge- og vedlikehaldssjefen, samferdselssjefen, innkjøpssjefen, leiaren i Energiregion Møre m. fl. vore til stades for å klargjere saksforhold og svare på spørsmål frå medlemene. Kontrollutvalet får seg løpande førelagt periodiske rapportar om finansforvaltninga, og blir orientert om endringar og utvikling i bankinnskot og renter, verdet av aksje- og obligasjonsplasseringar med avkastning, samt detaljar om utviklinga i kapitalfondet og gjeldsporteføljen. Ein rapport frå fylkesrevisjonen avdekte fleire alvorlege brot på innkjøpsregelverket i fylkeskommunen, som medførte at kontrollutvalet bad om innskjerping av rutinar o.a. tiltak for å unngå liknande tilhøve. Etter tips frå ein utanforståande valde kontrollutvalet å få vurdert nokre konkrete tildelingar av såkalla RDA-midlar i ein kommune (midlar gitt til kommunen som kompensasjon for bortfall av redusert arbeidsgivaravgift). Tildelingane vart vurderte å vere innafor regelverket, men kontrollutvalet bad regional- og næringsavdelinga om å presisere overfor kommunen å følgje opp nokre konkrete formelle krav til tildelingane etter regelverket. I det konstituerande møtet i det nyvalde kontrollutvalet vart heile møtet via informasjon og orienteringar til dei nyvalde medlemene. Til stades i møtet var fylkesordføraren som helsa frå fylkestinget, og ass. fylkesrådmann som orienterte om fylkeskommunens organisasjon og arbeidsfelt, samt at det vart gitt orienteringar frå kontrollsjefen og fylkesrevisjonssjefen. Kontrollutvalet slutta seg elles til eit opplæringsopplegg for kontrollutvalet, som blir gjennomført i samarbeid med dei andre fylkeskommunale kontrollutvala i Vestlandsfylka. Fylkesrevisjonssjefen o.a. tilsette ved fylkesrevisjonen har elles delteke i alle møta, og gitt orienteringar i saker som fylkesrevisjonen har oversendt eller sjølv førebudd, og om det løpande revisjonsarbeidet. 4.4 Opplærings- og utviklingstiltak Det har etterkvart utvikla seg eit fast mønster for deltaking frå kontrollutvalets side på konferansar og i lokale/regionale nettverk. Formålet har vore å gi medlemene oppdatering og nødvendig innføring i utfordringane som kommunesektoren møter, og korleis dei bør møtast. Kontrollutvalet meiner denne deltakinga er nyttig, som saman med orienteringar under møta, besøk på skolar m.m., medverkar til at medlemene får eit mykje betre grunnlag i å ivareta ansvaret sitt. Fleire av medlemene deltok m.a. på Norges Kommunerevisorforbunds kontrollutvalskonferanse i februar 2011 på Gardermoen. Vidare deltok medlemene på den årlege regionale samlinga for kontrollutval i fylkeskommunar i Midt-Noreg, i Trondheim i april
2011, og på den nemnde felles samlinga med kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune på Stranda i mai. Dei siste åra i valperioden arbeidde det avtroppande kontrollutvalet mykje med å få utvikla og styrka kontrollutvalet si rolle, dvs. konkret med oppfølging av rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll frå Kommunaldepartementet i 2010. Arbeidet resulterte m.a. i eit utkast til nytt reglement for kontrollutvalet som fylkestinget slutta seg til i sak T-04/11. Kontrollutvalet såg det som viktig at seinare kontrollutval vidareutviklar funksjonen i tråd med intensjonane i reglementet, og tilrådde m.a. ein omfattande opplæringsplan for det nye kontrollutvalet. 4.5 Verksemda i kontrollutvalssekretariatet Kontrollsjefens oppgåver speglar naturleg nok verksemda til kontrollutvalet, og har såleis lagt til rette for og deltatt i alle møte og aktivitetar i kontrollutvalet som er nemnt ovanfor, og elles vore dagleg kontaktpunkt for kontrollutvalet mot fylkesrevisjonen, fylkesadministrasjonen og den utoverretta verksemda. Det har elles vore løpande kontakt og nødvendig samråd mellom kontrollsjefen og leiaren i kontrollutvalet, og til medlemene. Kontrollsjefen har hatt ansvar for det meste av saksførebuinga til kontrollutvalet, bortsett frå administrative saker vedrørande fylkesrevisjonen der fylkesrevisjonssjefen har vore saksførebuar. Etter det nye reglementet er ikkje kontrollutvalet lenger styreorgan for fylkesrevisjonen, dvs. behandlar ikkje personalsaker o.l., av omsyn til den uavhengige stillinga fylkesrevisjonen skal ha. Kontrollutvalssekretariatet er bedriftsmedlem i Norges Kommunerevisorforbund, og elles saman med kontrollutvalet medlem i Forum for Kontroll og Tilsyn, som er ei fagleg foreining for kommunale og fylkeskommunale kontrollutval og deira sekretariat. Kontrollsjefen har elles tatt del i ulike faglege samlingar og nettverk, t.d. møta i det regionale nettverket for kontrollutvalssekretariata i Midt-Noreg/Vestlandet og det tilsvarande nettverket i fylket. Arbeidet i sekretariatet har dei seinare åra blitt meir prega av å ivareta kontortekniske krav til oppfølging- og oppdatering i internadministrative it-system m.v., og mindre til reint fagleg oppdatering m.m. knytt til funksjonen. Kontrollutvalet er merksam på tilhøvet, og har varsla at det vil vurdere kva som kan gjerast for å avhjelpe situasjonen. 5. ØKONOMI Rekneskapen for 2011 viser eit mindreforbruk for kontrollutvalet og sekretariatet på kr 217.000 etter at budsjettramma vart tilført kr 91.000 frå mindreforbruket i 2010. Ved budsjettbehandlinga for 2011 foreslo kontrollutvalet at ramma vart høgda med kr 100.000, noko som vart imøtekome ved fylkestingsbehandlinga av budsjettet. Rekneskapen for kontrollutvalet og sekretariatet blir revidert av distriktsrevisor Sigmund Harneshaug, Revisjonsdistrikt 3 i Møre og Romsdal. 6. AVSLUTNING Tilsyn og kontroll er ikkje noko mål i seg sjølv, men eit verkemiddel til å nå mål. Kontrollutvalet legg i arbeidet vekt på at tilsyns- og kontrollorgana skal vere nyttige medspelarar i fylkeskommunen, og at ordninga medverkar til å skape tillit til at fylkeskommunen framstår som truverdig for brukarane i tenesteproduksjonen, myndeutøvinga og øvrige forvaltningsfunksjonar. Tilsyns- og kontrollordninga skal
medverke til å skape legitimitet til desse prosessane med ei kritisk, men samstundes konstruktiv og realistisk tilnærming. Tilsyn og kontroll er likevel noko alle i fylkeskommunen har ansvar for, og ein betryggande intern kontroll kombinert med ein etisk haldningsskapande leiarstil er grunnleggande føresetnadar for å sikre at uheldige tilhøve ikkje oppstår. Knut Anders Oskarson, leiar (s) Ann Kristin Sørvik, nestleiar (s) Trond Hansen Riise (s) Per-Helge Nordstrand (s) Rolf Bergmann (s) Hans Blø
MØRE OG ROMSDAL FYLKE FYLKESREVISJONEN ÅRSMELDING OM VERKSEMDA I 2011 Fylkestinget i Møre og Romsdal har valt Fylkesrevisjonen som revisor. Vår oppgåve er å utføre revisjon etter kommunelovens reglar. Oppgåvene er i forskrift om revisjon delt inn i rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Begge revisjonsformene skal skje i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og standardar på området. Rekneskapsrevisjon Oppgåvene innan rekneskapsrevisjon er å: Vurdere om årsrekneskapen er avlagt i samsvar med lov og god kommunal rekneskapsskikk Sjå til at rekneskapstala stemmer med gyldig budsjett og at det er gjort greie for vesentlege avvik Vurdere om opplysningar i årsmeldinga er konsistente med årsrekneskapen Vurdere om den økonomiske internkontrollen er god I tillegg skal vi gjennom vår revisjon medverke til å førebygge og avdekke mishøve. I revisjonsplanane for 2011 har vi som tidlegare år prioritert å være synlege for etatane og skulane i fylket. Vi har dei seinare åra følgt opp intensjonane våre om å gjennomføre besøk på dei enkelte vidaregåande skulane i løpet av ein fireårs periode. På desse besøka legg vi og opp til ein god dialog med skulane slik at vi og kan få innspel til risikoområde. Revisjonsmeldinga for rekneskapsåret vil etter plana bli lagt fram 17. mars 2012. Vi har ikkje vesentlege forhold som er uavklara ved avslutning av revisjonsarbeidet. Forvaltningsrevisjon Oppgåvene innan forvaltningsrevisjon er å: Vurdere om forvaltninga brukar ressursane i samsvar med fylkestingets vedtak. Resultata i tenesteproduksjonen skal og vurderast mot fylkestingets føresetnadar. Vurdere om ressursbruk og verkemidlar er effektive i forhold til måla. Om forvaltninga sine styringsverktøy og verkemiddel er føremålsteneleg skal og vurderast. Vurdere om regelverket blir etterlevd og om vedtaksgrunnlaget for politiske organ samsvarar med offentlege utgreiingskrav Vi har i 2011 gjennomført 4 forvaltningsrevisjonsprosjekt som alle er lagt fram for kontrollutvalet og behandla i fylkestinget. Dei to siste er gjennomført ved hjelp av innleid revisor. Rapport 1/11: Etablerarordningar og nyskaping forventningar og resultat Rapport 2/11: Status og utfordringar i trafikktryggingsarbeidet i Møre og Romsdal Rapport 3/11: Kraftforsyningssituasjonen i fylket, fylkeskommunen sin innsats Rapport 4/11: Gang og sykkelvegar for alle
Alle rapportane er lagt ut på www.mrfylke.no, der finn ein og rapportar frå tidlegare år. Selskapskontroll Som tidlegare år er det føreteke ein gjennomgang av fylket sine rutinar på oppfølging av eigarinteressene. Organisasjon og kompetanse Vi har ved utgangen av 2011 seks tilsette, tre kvinner og tre menn. Vi har ein flat organisasjon med revisjonssjefen som ansvarleg revisor for alt revisjonsarbeidet, og ein fagansvarleg for forvaltningsrevisjon. Ved utgangen av 2011 arbeider to av våre tilsette med forvaltningsrevisjon på fulltid. I tillegg har nokre av dei andre tilsette også delteke i denne revisjonsforma. Vi har dei seinare åra tilsett to nye medarbeidarar innan forvaltningsrevisjon, begge desse har mastergrad og vi har slik oppfylt vårt interne krav om kompetansenivå på desse stillingane. Oppgåvene vi skal utføre set store krav til kompetanse, samstundes som det er eit krav om etterutdanning. Dei tilsette har i 2011 delteke på ulike kurs og etterutdanningstiltak slik at dei oppfyller krava. Vi ser og at vår oppdragsgjevar forventar at vi har spesialkompetanse som er nyttig for organisasjonen. Vi har som mål at fylkesrevisjonen skal være ein moderne, omstillingsdyktig og attraktiv arbeidsplass. Vi ser kompetanseutvikling som ein viktig del av arbeidet for å nå dette målet. Fylkesrevisjonen er medlem i Norges kommunerevisorforbund. For alle medlemmar i forbundet vert det gjennomført ein kvalitetskontroll både på rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, med minst ein kontroll kvart sjette år. Vi har i 2011 hatt slik kvalitetskontroll. Rapporten frå denne kontrollen viser at arbeidet vårt er gjennomført på ein godkjent måte. Økonomi Rekneskapen viser for 2011 eit forbruk på 4,160 mill kroner, som er eit mindreforbruk på 170 000 kroner i høve til budsjettet, etter overføring av mindreforbruket frå 2010. Det vart overført kr 106 000 i mindreforbruk frå 2010, det er difor inntekter frå våre eksterne oppdrag som balanserer budsjettet vårt. Utfordringar i framtida Som revisor er vi avhengig av tillit og kompetanse for å yte gode tenester, det er difor bevaring og oppbygging av ny kompetanse i organisasjonen framleis er vår fremste utfordring. Våre eksterne inntekter og mindreforbruk frå tidlegare år gir oss høve til å gjennomføre nødvendige tiltak på dette området. I tillegg legg vi vekt på å delta i vårt fagmiljø med kurs, kvalitetskontroll og andre ting, då dette gjev oss faglege utfordringar og impulsar. Det er svært viktig for oss å behalde og rekruttere revisorar som kan dekke fylket sitt behov for kompetent revisjonsarbeid. Molde, 5. mars 2012 Finn Å. Ødegård fylkesrevisjonssjef
saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 06.03.2012 13477/2012 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-11/12 Kontrollutvalet 21.03.2012 Fylkestinget 16.04.2012 Plan for verksemda i kontrollutvalet m. fl. 2012-2015 Bakgrunn Kommunelovas reglar om tilsyn og kontroll i kommunar og fylkeskommunar vart frå 2004 endra m.a. for å styrke det folkevalde nivået sin medverknad, særleg for kontrollutvalet sitt arbeid. Men det vart og lagt til grunn at det øvste folkevalde organet, kommunestyret og fylkestinget, skulle involverast meir i innrettinga av kontrollen, og konkret behandle planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt rapportar frå kontrollutvalet som kom som resultat av dei planlagde kontrollhandlingane. Kontrollutvalet har valt å fremje ein samla plan for heile tilsyns- og kontrollområdet i fylkeskommunen, som omfattar verksemda til alle kontrollorgana, - kontrollutvalet, kontrollutvalssekretariatet og fylkesrevisjonen, og alle tilsyns- og kontrollformene. Planen er meint å ha eit overordna perspektiv på arbeidsfeltet, og gjer framlegg om føresetnader og strategiar som tilsyns- og kontrollarbeidet bør følgje. Plandokumentet følgjer vedlagt som særtrykk. Om planframlegget Planutkastet er nødvendigvis lite konkret omkring kva område i den fylkeskommunale verksemda som tilsyns- og kontrolltiltaka skal rette seg mot i perioden. Men det ligg i kontrollens natur det er ikkje mogleg i dag å vedta eller fastsette i detalj kva som er aktuelle kontrollpunkt om eit eller tre år fram i tid, det er risikobildet på det aktuelle tidspunktet som avgjer valet av kontrollhandlingar. Det er derfor lagt meir vekt på å skildre innhaldet i kontrollorgana sitt spesielle oppdrag i fylkeskommunen, både i høve til det folkevalde nivået og til administrasjonen, og til omgivnadene. I den grad ein kan tale om ein kontrollideologi er planframlegget meir eit forsøk på å sette opp ein slik. Dei lovfastsette revisjons- og kontrollformene (rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) er omtalt rimeleg kortfatta i dokumentet, sidan desse er nærare regulert i forskrifter ev. sentrale retningslinjer. Det er varsla
Side 2 lovendringar innan området våren 2012, og kontrollutvalet bør kunne korrigere planføresetnadene i tråd med desse så snart dei er sette i verk. Forslag til vedtak: Fylkestinget sluttar seg til framlegget til plan for verksemda i kontrollutvalet 2012 2015, og godkjenner at kontrollutvalet legg til grunn dei føresetnader og strategiar for tilsyns- og kontrollarbeidet som går fram av planen. Fylkestinget tar til vitande at det formelle mandatet for kontrollutvalet kan bli endra som følgje av pågåande lovarbeid, og gir kontrollutvalet fullmakt til å tilpasse planen til eventuelle endra føresetnader. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Plan for verksemda i kontrollutvalet 2012-2015, med føresetnader og overordna strategiar for tilsyns- og kontrollområdet i perioden.
PLAN FOR VERKSEMDA I KONTROLLUTVALET 2012 2015 MED FØRESETNADER OG OVERORDNA STRATEGIAR FOR TILSYNS- OG KONTROLLOMRÅDET I PERIODEN. 1 INNLEIING 1.1 Plankravet Reglementet for kontrollutvalet m.fl. pkt. 3.3.2 har slik ordlyd: 3.2.2 Verksemdplan Ved starten av valperioden skal kontrollutvalet utarbeide ein plan for verksemda i utvalet i perioden. Kontrollutvalet fastset sjølv innhald og omfang etter tilhøva, men planen skal angi dei overordna føringane for revisjons-, tilsyns- og kontrollarbeidet, og følgjast opp med årlege handlingsplanar. Verksemdplanen skal vedtakast av fylkestinget, medan handlingsplanar blir fastsett av kontrollutvalet sjølv. Ei årleg sak om val av forvaltningsrevisjonar skal behandlast av fylkestinget. I forskrift om kontrollutval 10 og 13 er det fastsett at kontrollutvalet skal utarbeide planar for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll minst ein gong i valperioden og innan 1 år etter konstituering. Kontrollutvalet har valt å innarbeide plankrava i den samla planen for verksemda til tilsyns- og kontrollorgana i fylkeskommunen i valperioden, som dermed også inkluderer den mest ressurskrevjande revisjonsforma rekneskapsrevisjon, i tillegg til kontrollutvalet og sekretariatet si verksemd. Planen har som mål å fastsette føresetnader og strategiar for tilsyns- og kontrollverksemda, der utgangspunktet er at revisjons- og kontrollorgana skal medverke til at fylkeskommunen kan møte komande utfordringar på ein betre måte. Planen skal imøtekome følgjande formål: gi fylkestinget høve til å drøfte kontrollutvalet si rolle og kontrollmessige føresetnader og strategiar i tilsyns- og kontrollverksemda. fylkestinget si godkjenning skal gi legitimasjon til kontrollutvalet å iverksette konkrete tilsyns- og kontrolltiltak. gi grunnlag for rapportering og evaluering av tilsyns- og kontrollverksemda. Planen vil følgjeleg ha eit overordna perspektiv som skal dekke 4-årsperioden, og i mindre grad omtale konkrete kontrollhandlingar eller spesielle utfordringar fylkeskommunen står overfor. 1.2 Kontrollutvalet Kontrollutvalet har i perioden 2012 2015 slik samansetting: Knut Anders Oskarson*, leiar (H) Ann Kristin Sørvik, nestleiar (Sp)
Trond Hansen Riise (V) Per-Helge Nordstrand (Sml) Rolf Bergmann (FrP) *medlem av fylkestinget. Det er i tillegg oppnemnt 11 varamedlemer. 2 TILSYNS- OG KONTROLLORDNINGA I FYLKESKOMMUNEN 2.1 Kontrollutvalet si rolle i den kommunale eigenkontrollen Den kommunale forfatningsordninga legg ansvaret for tilsyn og kontroll med verksemda i fylkeskommunen til det øvste folkevalde nivået fylkestinget, og blir dermed ein rein folkevald funksjon. Kontrollutvalet er som hjelpeorgan for fylkestinget det utøvande tilsyns- og kontrollorganet, og skal sikrast ei uavhengig stilling i høve til andre administrative og folkevalde organ i fylkeskommunen, m.a. gjennom særskilte valreglar og eit eige sekretariat. Fundamentet i det folkevalde nivået og den uavhengige stillinga bygg opp under det demokratiske elementet i kontrollen, og at ein i vurderingane er upåverka av ulike interesser. Kontrollutvalets legitimitet er dermed avhengig av at fylkestinget ivaretek rolla som ansvarleg tilsyns- og kontrollorgan, ved å gi instruksjonar og uttrykk for forventningar til korleis denne funksjonen skal utøvast, ved evaluering av kontrollutvalets arbeid og i saker som kontrollutvalet fremmer til behandling, og ved å fastsette rammevilkåra. Leiaren i kontrollutvalet er medlem av fylkestinget, og medlemene elles har rett til å møte i fylkestinget ved behandlinga av kontrollutvalets saker. Lovregimet føreset eit vesentleg engasjement frå folkevald side i innretninga av kontrollen og val av kontrollfokus. Ved at kontrollutvalet meir tydleg skal ivareta bestillar-rolla og gjennom eit eige sekretariat skal sjå til at kontrolloppgåvene blir sett i verk og forsvarleg gjennomførte, er det lagt føringar for at val av kontrollfokus i større grad avspeglar kontrollutvalet sine prioriteringar. I praksis medfører det at bestillinga frå kontrollutvalet tydleg presiserer kva føresetnader revisjonsarbeidet skal legge til grunn, eventuelle andre særlege omsyn som skal ivaretakast, og om omfanget av ressursinnsatsen. Fylkestinget har i sak T-04/11 fastsett eit Reglement for organisasjon og saksbehandling i kontrollutvalet, kontrollutvalet sitt sekretariat og fylkesrevisjonen som nærare regulerer ansvar, oppgåver og mynde mellom revisjons- og kontrollorgana i fylkeskommunen. 2.2 Kontrollutvalet sitt sekretariat, oppgåver, ansvar Kontrollutvalet har instruksjonsmyndet og skal føre tilsyn med sekretariatet, som har ansvar for saksførebuing og gir tilråding i tilsyns- og kontrollsaker utanom rekneskapssaker. Sekretariatet skal vidare sjå til at konkrete revisjonsoppgåver blir forsvarleg utførte og leverte, og på vegne av kontrollutvalet ha løpande tilsyn med at revisjonsordninga fungerer tilfredstillande. Ei særleg oppgåve er å ivareta at dei omsyna denne planen ber bod om blir realiserte, ved til eikvar tid å ha fokus på behova til fylkeskommunen om korrigerande bistand i den løpande økonomiforvaltninga og tenesteytinga, m.a. også knytt til nye utfordringar. God dialog med det administrative og politiske nivået er viktig i den samanheng. 2.3 Fylkesrevisjonen, utføring av oppdraga Fylkesrevisjonen er valt som utførande revisor i fylkeskommunen og har formell kompetanse som dekker alle pålagte revisjons- og kontrolloppgåver. Både utviklinga i
fylkeskommunen og innan fagområdet stiller krav til revisjonen å ha kontinuerleg fokus på fagleg oppdatering, omstilling og fleksibilitet, brei kunnskap om fylkeskommunen sine tenesteområde samt stor kontaktflate innan fylkeskommunen og mot eksterne brukarar, partnarar og fagmiljø. Ein eigen revisjonsetat i fylkeskommunen medverkar til å imøtekome desse krava. Fylkesrevisjonssjefen har møte- og talerett i kontrollutvalet, og elles møteplikt i fylkestinget i saker som gjeld tilsyn og kontroll. 3 FØRESETNADER FOR GODT KONTROLLARBEID I FYLKESKOMMUNEN 3.1 Aktuell og løysingsorientert tilnærming, endringsfokus I det nye reglementet for kontrollutvalet er formålet med verksemda i kontrollutvalet fastesett slik: Kontrollutvalet skal medverke til at innbyggarane, brukarane av tenestene og andre interessentar har tillit til Møre og Romsdal fylkeskommune, og at tenesteproduksjon, myndeutøving og interne forvaltningsfunksjonar blir utført målretta og etter lov, forskrift o.a. reglar samt fylkestingets føresetnader og vedtak, og interne retningslinjer. Kontrollutvalet skal framstå som eit kompetent, uavhengig, objektivt og synleg organ med høg integritet. Kontrollutvalet skal særleg sjå til at: fylkeskommunen bruker ressursane til å løyse oppgåver som samsvarer med fylkestingets vedtak og føresetnader fylkeskommunens ressursbruk og verkemidlar er effektive i høve til måla som er sett på områda lov og regelverk blir etterlevd i den fylkeskommunale forvaltninga fylkeskommunens styringsverktøy og verkemidlar er formålstenlege resultata i tenesteproduksjonen er i samsvar med fylkestinget sine føresetnader fylkeskommunens årsrekneskap blir revidert på ein trygg måte fylkeskommunens interesser i selskap blir ivaretekne på ein formålstenleg måte. Det er viktig for kontrollutvalet at kontrollaktivitetane blir oppfatta som nyttig medverknad av dei det vedkjem, at dei gir konkrete resultat og tilfører fylkeskommunen ein meirverdi. Føresetnaden er at dei skal gi grunnlag for betre ressursutnytting og større effektivitet i tenesteproduksjonen, betre tryggleik og auka truverd i myndeutøvinga, og forbetringar i rutiner og opplegg i interne forvaltningsfunksjonar og kvalitetssystem. Kontrollutvalet sit ikkje med svara på korleis ein kan løyse utfordringane fylkeskommunen står overfor, men kan hjelpe til medverke i å gjere fylkeskommunen betre. Den proaktive arbeidsmåten det blir lagt opp til er fagleg krevjande, men tvillaust meir resultatretta ved si i utgangspunktet endringsretta tilnærming. 3.2 Profesjonell utføring, kvalitetssikring Kontrollutvalet erkjenner at dei faglege og formelle krava til utføringa av ulike kontrollaktivitetar så langt råd er skal oppfyllast. Val av rett metodisk tilnærming blir dermed ein vesentleg føresetnad for å oppnå dette, og det er utvikla metodikkar både innan rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon som skal sikre dette. Innan rekneskapsrevisjon blir det brukt analytiske vurderingsmetodar bygd på anerkjende prinsipp og teknikkar. Forvaltningsrevisjonsprosessen gjer bruk av vitskapleg metode i kartlegging, faktainnsamling og vurdering, avhengig av kor komplekse problemstillingane er. For båe revisjonsformer nyttar ein høgt kvalifiserte medarbeidarar for å sikre at dei faglege krava blir ivaretekne.
Krava til dokumentasjon, rapportering og oppfølging/kvalitetssikring av utført revisjonsarbeid er og skjerpa, og det er fastlagt eigne rapporteringsrutiner for oppfølging av merknader, påpeikingar, tilrådingar m.m., og interne og eksterne kvalitetssikringsordningar av arbeidet. 3.3 Dialogbasert revisjon, medhjelparrolla Kontrollutvalet legg vekt på at det skal vere god dialog med den revisjonen rettar seg mot, i heile revisjonsfasen, med konstruktive og realistiske forventningar til resultatet. Det er såleis viktig å oppnå semje om kva krav som er til tenesteområdet, om nosituasjonen og evt. kva som er mogleg å oppnå av positive endringar for å gjere tenesta eller forvaltningsområdet meir i samsvar med krava. Ideelt sett er revisjonsprosessen ikkje avslutta før ein har oppnådd dette. Den kritiske tilnærmingsmåten blir nedtona, og erstatta med initiering av prosessar med fokus på utvikling og endring, der revisjonens deltaking blir oppfatta som nyttig og ønskeleg. 3.4 Uavhengig og objektiv rolle, truverdsaspektet Tilsyns- og kontrollordninga er ikkje å rekne som ein del av den administrative funksjonen i fylkeskommunen, men direkte knytt til og underlagt det overordna folkevalde nivået, fylkestinget. Jamvel om denne tilknytinga er grunnleggande, skal dei ulike tilsyns- og kontrollorgana etter regelverket vere uavhengige og opptre objektivt i utføringa av oppgåvene. Denne føresetnaden blir enno meir viktig å sikre sett i lys av at tilsyns- og kontrollordninga er ein del av fylkesorganisasjonen, og eksternt dermed kan oppfattast som mindre uavhengig. Likeeins kan ei medverkande/hjelpande innretning av revisjonsarbeidet lett oppfattast som rådgiving, som revisjonen ikkje skal yte for ikkje å reise tvil om den uavhengige og objektive rolla. Dette omsynet må derfor ivaretakast ved at revisjonen meir er initierande, anbefalande og formidlande i det å oppnå endringar. 3.5 Politisk medverknad, legitimitet, synleggjering Dei utøvande tilsyns- og kontrollorgana har følgjeleg ikkje høve til å gi direkte pålegg eller råd til administrasjonen om endringstiltak, men gjennom mandatet for verksemda i lovgivinga og i det øvste politiske nivået er dei sikra legitimitet og gjennomslagskraft hos dei kontrollerte. Ei samvitsfull behandling av tilsyns- og kontrollsakene i kontrollutval og fylkesting er ein vesentleg føresetnad for at konkrete resultat av revisjonsarbeidet blir gjennomført. Møteprinsippet medfører at kontrollutvalet fungerer som tilsyns- og kontrollorgan berre i møta. Det er dermed viktig at desse fungerer slik at tilsyns- og kontrollmessige problemstillingar har ein framtredande plass, med fokus på potensialet for forbetring. Møta i kontrollutvalet er opne for allmenta og saksdokumenta offentlege, utanom i saker med teieplikt, og saman med ei viss medieprofilering skal dette medverke til å synleggjere tilsyns- og kontrollordninga hos allmenta. Vel så viktig er det at kontrollorgana er synlege og aktive innetter i fylkeskommunen, og kan skaffe seg informasjon på annan måte enn gjennom saksdokument m.m. Møte i kontrollutvalet lagt til etatar, skolar o.a. kan medverke til dette, eller at det i møta blir sett særleg fokus på spesielle tenesteområde, gjerne knytt til ei aktuell sak, ein rapport m.v., der ansvarleg leiar blir innkalla. I seg sjølv verkar denne arbeidsforma førebyggande.
4. MÅL OG STRATEGIAR FOR TILSYNS- OG KONTROLLVERKSEMDA I FYLKESKOMMUNEN 4.1 Overordna mål Kontroll og tilsyn er ikkje noko mål i seg sjølv, men eit middel til å oppnå måla til den verksemda som tilsynet og kontrollen rettar seg mot. Måla til tilsyns- og kontrollordninga må dermed spegle og vere samanfallande med målsettingane til fylkeskommunen og medverke til at desse blir nådde. Etter kommunelova 1 er formålet med den kommunale organisasjonen å leggje til rette for ei rasjonell og effektiv forvaltning av dei kommunale oppgåvene, ved å sjå til at ressursutnyttinga er forsvarleg og effektiv, at dei faglege krava til arbeidet blir oppfylte, at allmenne rettstryggleikomsyn blir ivaretekne samt å byggje opp om ei tillitsskapande forvaltning med høg etisk standard. Fylkeskommunen skal vidare ivareta nasjonale mål og krav til tenestetilbodet fastsett av styresmaktene og gi innbyggjarane i fylkeskommunen tenester som så langt råd er dekkjer dei behov som blir etterspurt. Fylkestinget har vidare gjennom plan- og særskilte vedtak fastsett rammer og retningslinjer for verksemda. Etter kontrollutvalets syn vil ei aktiv, fagleg trygg, dialogbasert og truverdig tilsyns- og kontrollordning med høg grad av legitimitet i fylkestinget kunne medverke til forbetringar i tenesteproduksjon, myndeutøving og forvaltning, og byggje opp om tilliten til fylkeskommunen som forvaltningsorgan. Det er ved sitt virke - anten det er å ta opp manglar eller mangelfulle forhold ved tenesteytinga eller myndeutøvinga, eller snarare få formidla korleis ting kan gjerast betre, at tilsyns- og kontrollordninga best ivaretek oppgåvene og kan medverke til at nasjonale og fylkeskommunale mål blir oppfylte. Kontrollutvalet meiner at dette bakteppet er sjølve grunnlaget for verksemda til tilsynsog kontrollorgana, og vil utleie dette til følgjande overordna mål for perioden: Kontrollorgana skal vere nyttige medspelarar i forbetringsprosessar i fylkeskommunen og medverke til å styrke tilliten til fylkeskommunen hos innbyggjarane. 4.2 Strategiar Kontrollutvalet meiner det overordna målet kan realiserast innafor ein slik proaktiv kontrollideologi. Nedanfor er det formulert nokre strategiar og presisert enkelte sentrale fokusområde for perioden, som er meint å påverke dei konkrete kontrollaktivitetane. 4.2.1 Kontrollorgana skal ha fokus på potensialet for å forbetre tenesteyting, myndeutøving og øvrige forvaltningsfunksjonar. Fokusområde: Kontrollutvalet vil gå inn i ulike sider ved tenesteproduksjonen og forvaltninga og ha fokus på i kva grad den måten oppgåvene blir løyste på er formålstenleg, ev. kan gjerast betre. Det vil bli rapportert om vesentlege tilhøve/avvik til fylkestinget, for gi fylkestinget betre kunnskap om tilhøva på aktuelle tenesteområde og for å få legitimitet for anbefalte endringar. Kontrollutvalet meiner kontrollaktivitetane må gi resultat i form av positive endringar for tenesteproduksjonen (betre ressursutnytting, større effektivitet), myndeutøvinga (sikre rettstryggleiksgarantiane) og dei interne forvaltningsfunksjonane (forbetringar i it-,
økonomi-, personal-, innkjøps-, eigedomsforvaltning m.m). Kontrollutvalet må dermed ta val og vinkle fokuset mot aktuelle utfordringar som fylkeskommunen har og står overfor, og om fylkeskommunen har lagt til rette for, ev. korleis det kan leggjast til rette for at desse utfordringane kan møtast. Normalt vil risikoanalysar av verksemda vere bakgrunnsmaterialet, men tilbakemeldingar frå brukarar, partnarar o.a. interessentar vil vere viktige premissgivarar for vala, utanom signal frå det politiske nivået. God styring er fundamentalt i eikvar verksemd, og dei komplekse og mangearta oppgåvene til fylkeskommunen krev velutvikla og heilskaplege styringssystem, med basis i eit godt kontrollmiljø, risikovurderingar og rapportering/overvaking av leiinga. Styringskulturen det haldningsskapande elementet i all styring, er sentralt for å oppnå mål og få resultat. Utøvinga av leiarskap eller mangel på dette, og ansvarleggjering, må i større grad kunne etterspørrast når måloppnåinga sviktar. Utanom eigne undersøkingar vil kontrollutvalet innhente tilsynsrapportar frå Fylkesmannen og andre statlege tilsynsorgan som vedkjem fylkeskommunale tenesteområde, og sjå til at desse blir følgde opp ved påpeikte avvik. Avgjerder i klagesaker og i utanforståande klageorgan, ombodsmannavgjerder og rettsavgjerder kan likeeins vere kjelder for initiativ kontrollutvalet kan ta. 4.2.2 Kontrollorgana skal vere synlege, framstå som uavhengige og ha høg integritet. Fokusområde: Som fylkestingets utøvande tilsyns- og kontrollorgan vil informasjonsflyten mellom kontrollutvalet og fylkestinget vere særs viktig, særleg dersom fylkestinget skal kunne ivareta sitt overordna tilsynsansvar og sikre at kontrollen har demokratisk legitimitet. Kontrollutvalet meiner det er viktig at fylkestinget avklarar kva forventningar det har til kontrollutvalet, og om desse forventningane blir innfridde. Behandlinga av tilsyns- og kontrollsakene i fylkestinget følgjer no eit etablert mønster, og er utvikla til ein god arena for rapportering og tilbakemelding. Men nettopp fylkestingets engasjement er avgjerande for i kva grad kontrollorgana får gjennomslag, og dermed medverke til forbetringar. Slik kontrollutvalet ser det skal tilsyns- og kontrollordninga medverke til å bygge opp om omdømmet til fylkeskommunen som ein truverdig tenestytar og myndeutøvar. Nettopp ved å ha fokus på tilhøve som kan forbetrast og praktisere openheit om dette utetter, kan ein styrke tilliten til fylkeskommunen ved at fylkeskommunen sjølv har opne interne prosessar som tar opp slike tilhøve. Det auka fokuset på etiske utfordringar i kommunal forvaltning medfører større merksemd frå kontrollorganas side på mislege tilhøve knytt til illojal og uetisk åtferd, smørjing og korrupsjon. Fylkeskommunens fastlagte rutiner for varsling av kritikkverdige tilhøve (frå tilsette) bør evaluerast jamleg, dvs. om dei er formålstenlege. Tips frå utanforståande om det same og negative oppslag i media er det naturleg for kontrollutvalet å følgje opp om nødvendig. Kontrollutvalet vil og legge vekt på å utvikle samarbeid med andre kompetansemiljø og delta i nettverk for å kunne ta del i utviklinga av den offentlege tilsyns- og kontrollfunksjonen. 4.2.3 Kontrollarbeidet skal ha ei løysingsorientert og dialogbasert innretting, og utførast med høg fagleg kvalitet. Fokusområde: Arbeidsformene medfører ei profesjonell tilnærming, m.a. krav til kompetanse, realisme i løysingsalternativ, skilje det vesentlege frå det uvesentlege, respekt for mynde og
ansvarstilhøve, arbeidsvilkår m.m. Dessutan inneber arbeidsformene utvikling av gode medmenneskelege relasjonar, og kan hende endringar i haldningar og tilvante førestillingar hos alle berørte partar om kontrollordningas rolle. Kontrollutvalet legg vekt på at tilsyns- og kontrollordninga skal posisjonere seg innetter som ein aktuell og naturleg medspelar/medhjelpar som med eit profesjonelt kritisk blikk kan medverke til forbetringar, og kommunisere på ein måte som byggjer opp om dette. Det er utfordrande å tilpasse dei operasjonelle revisjonsfunksjonane etter dei strategiane som er skildra for tilsyns- og kontrollordninga ovanfor. Det er innleiingsvis understreka at revisjonens arbeid må opplevast som nyttig, og tilføre fylkeskommunen ein meirverdi over tid. Kontrollutvalet meiner føresetnadene for dette er til stades nettopp fordi ein har valt ei revisjonsordning med inngåande kjennskap til fylkeskommunen sine ulike verksemdområde, administrasjonskultur og politisk system. Det gir større tryggleik for rette val av innsatsområde der eit slikt nytte-potensiale er til stades og til å få dette realisert. I eit utviklingsperspektiv vil det og vere på sin plass å kunne gå nye vegar, vere open for alternative måtar å gjere ting på og prøve ut metodar, teknikkar og verktøy som måtte passe. Det nye reglementet for kontrollutvalet opnar for nye arbeids- og aktivitetsformer i kontrollutvalet, men føreset auka møteaktivitet, fleire ulike sakstypar og elles andre gjeremål utan desse treng vere knytt til sak. Ut frå same perspektiv vil fylkesrevisjonen ha nytte av å kunne ta på seg andre oppdrag, eller kunne tilby tenester til andre når det er naturleg. Kontrollutvalet meiner det innafor gitte rammer er rett å opne for auka eksterne engasjement og bruk av eksterne tilbydarar, så lenge dette medverkar til ei positiv fagleg utvikling for heile tilsyns- og kontrollordninga og for fylkeskommunen. Kontrollutvalet ser at ei slik arbeidsform berre kan lukkast dersom ein finn fram til formålstenlege kommunikasjonsformer mellom kontrollorgana og den kontrollen rettar seg mot. Gjennom dialog er det viktig å oppnå semje om korleis situasjonen er, kva avvik frå det normale ein har og ev. på kva måte det kan rettast opp. 5 REVISJONS- OG KONTROLLFORMER 5.1 Rekneskapsrevisjon Etter kommunelova 77 nr 4 skal kontrollutvalet sjå til at fylkeskommunens rekneskapar blir revidert på ein trygg måte. Etter forskrift om kontrollutval 6 skal kontrollutvalet halde seg løpande orientert om revisjonsarbeidet og sjå til at dette foregår i samsvar med regelverk, god kommunal revisjonsskikk og instruksar elles. Kontrollutvalet skal gi fråsegn til rekneskapen ved årsavslutninga til fylkestinget på grunnlag av revisjonsmeldinga frå fylkesrevisjonssjefen, ev. om manglande eller mangelfull oppfølging av merknader. I forskrift om revisjon kap. 2 er det gitt nærare reglar om revisors plikter og rekneskapsrevisjonens innhald. Fylkesrevisjonssjefens faglege ansvar og uavhengige stilling inneber at det ikkje kan giast instruksjonar om innhald og omfang, men kontrollutvalet kan be om utvida revisjon på særskilte område. Dette er i så fall arbeid som blir bestilt og rapportert særskilt. Det er etablert rutiner for rapportering av status for revisjonsarbeidet gjennom året til kontrollutvalet. 5.2 Forvaltningsrevisjon
Etter forskrift om kontrollutval 10 skal kontrollutvalet utarbeide ein plan om utføring av forvaltningsrevisjon, med basis i ein analyse av risikoar og vesentleg-vurderingar omkring verksemda i fylkeskommunen. Kontrollutvalet tek sikte på å fremje årleg ei sak til fylkestinget med forslag om aktuelle prosjekt innan forvaltningsrevisjon med bakgrunn i dei nemnde vurderingane, og føringane i denne verksemdplanen. Normalt vil prosjektgjennomføringa bli foreslått lagt til fylkesrevisjonen. Etter forskrift om kontrollutval 11 skal kontrollutvalet rapportere til fylkestinget om gjennomføringa av forvaltningsrevisjonsprosjekta, og resultata av desse. Vidare er det i 12 fastsett at kontrollutvalet skal følgje opp fylkestingets vedtak ved behandling av prosjekta, og gi rapport til fylkestinget om dette, ev. om tilhøve som ikkje er blitt følgde opp tilfredsstillande. Det er lagt opp til rutiner som ivaretek desse forskriftskrava. Med verknad frå inneverande periode skal ferdigbehandla rapportar i tillegg bli lagt fram for det politiske ansvarlege hovudutvalet slik at oppfølginga av ev. avvik får større tyngd. 5.3 Selskapskontroll Etter kommunelova 77 nr 5 skal kontrollutvalet sjå til at det blir ført kontroll med forvaltninga av fylkeskommunens interesser i selskap m.m. Etter forskrift om kontrollutval 13 skal kontrollutvalet utarbeide ein plan for gjennomføring av selskapskontroll som og skal fremjast til fylkestinget til godkjenning. Det er varsla ei lovendring der det venteleg blir fastsett at planen skal basere seg på risiko- og vesentlegvurderingar. Kontrollheimelen etter 77 nr 5 er knytt til eigarskapsutøvinga i fylkeskommunen, dvs. om det er etablert gode interne administrative rutiner som løpande følgjer opp dei enkelte selskapa, og som sikrar at fylkeskommunens eigarinteresser blir ivaretekne. Etter kommunelova 80 er kontrollutvalet gitt heimel til utvida selskapskontroll i selskap som er heileigde av fylkeskommunen eller saman med andre kommunar/ fylkeskommunar. Det er og gitt heimel til å gjennomføre nødvendige undersøkingar i slike selskap. Fylkestinget fastsette i sak T-17/08 retningslinjer for kontrollutvalet i gjennomføring av selskapskontrollen, m.a. med fullmakt til kontrollutvalet til å bestille nødvendige kontrollhandlingar knytt til området. Retningslinjene ivaretek langt på veg innhaldet i plankravet, men ei ev. endring i lovføresetnadene medfører at retningslinjene må oppdaterast. I tråd med retningslinjene får kontrollutvalet seg førelagt årleg ei sak om bestilling av selskapskontroll, og det blir rapportert årleg til fylkestinget om utførte selskapskontrollar. 5.4 Andre undersøkingar Kontrollutvalet kan sette i verk andre undersøkingar som tilhøva måtte gi grunnlag for, t.d. granskingar av mislege tilhøve, klarlegging av hendingar ev. indikasjonar på unormale forhold. Slike oppdrag vil vanlegvis bli sett i verk ved særskilt vedtak. 6 AVSLUTTANDE KOMMENTARAR Det er eit poeng at fylkestinget som har det øvste politiske ansvaret for tilsynet, behandlar planen for verksemda i kontrollutvalet og gjev si tilslutning til dokumentet. Tilsyns- og kontrollordninga sin legitimitet er avhengig av at det øvste politiske organet er samd i dei vegval det blir gjort framlegg om.
saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 06.03.2012 13483/2012 Ronny Rishaug Saksnr Utval Møtedato KO-12/12 Kontrollutvalet 21.03.2012 Fylkestinget 16.04.2012 Melding om gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker for 2. halvår 2011 Bakgrunn Etter gjeldande rutine i Møre og Romsdal fylkeskommune skal kontrollutvalet sørge for gjennomsyn av fylkesutvalet og klagenemnda sine møtebøker og gi melding til fylkestinget om dette. Kontrollutvalet har bedt fylkesrevisjonen å stå for dette gjennomsynet og kome med forslag til moglege merknader. Merknader til vedtak kan ikkje gjelde tilhøve som kan knytast til spørsmålet om politiske vedtak er formålstenlege o.l. Derimot kan ein ta opp spørsmål om det einskilde vedtaket t.d. - er gjort på ufullstendig eller feilaktig grunnlag, - frå ein økonomisk synsstad framstår som vilkårleg eller openbert urimeleg, - er i strid med overordna vedtak eller lov/forskrifter, - er i strid med utvalet/nemnda sine fullmakter. Vurdering Fylkesutvalet Denne meldinga omfattar møteprotokollane for 2. halvår 2011, med tilhøyrande sakstilfang. Møtebøkene hadde i denne perioden 76 protokollførte saker fordelt på 9 protokollar. For heile året hadde utvalet 189 protokollførte saker fordelt på 19 protokollar Vi tok i vår førre melding opp manglande protokollføring av heimelsgrunnlag for inhabilitetsavgjerder. Vi har i denne gjennomgangen merka oss at i sakene RS 55-11, U 135-11 og U 141-11 har medlemmer av fylkesutvalet blitt kjent ugilde. I desse sakene manglar fortsatt protokollføring av heimelsgrunnlaget for vedtaket om ugildskap. Vi har likevel merka oss at ei betring i dei siste protokollane. Ved ev. lovlegkontroll av m.a. avgjerd om ugildskap må det folkevalde organet overfor vedkomande departement i tillegg måtte pårekne å grunngi nærare kvifor den aktuelle heimelen er brukt. Vi har elles ingen merknader til møtebøkene for 2. halvår 2011.
Side 2 Klagenemnda Fylkesutvalet er etter vedtak i sak T-65/92 oppnemnt som klagenemnd i fylkeskommunen. Klagenemnda skal behandle klager på enkeltvedtak, jf. forvaltningslova (fvl.) 28, 2. ledd. Enkeltvedtak er etter definisjonen i fvl. 2 avgjerd som blir teke under utøving av offentleg mynde og som generelt eller konkret er bestemmande for rettar eller plikter til ein eller fleire bestemde private personar. Klageadgangen gjeld vedtak gjort av forvaltningsorgan oppretta i medhald av kommunelova. Retten til å klage over vedtak gjeld rettar og plikter for privatpersonar og er ein garanti for rettstryggleik. Det skal vere høve til å få ei ny vurdering dersom ein meiner at den første behandlinga ikkje var god nok, anten fordi det er lagt feil eller ufullstendig faktum til grunn, eller det er teke usaklege omsyn. Når det ikkje kan påvisast konkrete feil eller manglar ved vedtaket eller sakbehandlinga, er det gjerne om skjønsvurderinga har vore rimelig ein ønskjer revurdert. Klagenemnda hadde 4 møte 2. halvår 2011, og det vart behandla 11 protokollerte saker. I 2011 hadde nemnda 9 møte og behandla 26 protokollerte saker To av klagene vart tekne til følgje, og elles vart vedtaka stadfesta eller klaga avvist. Det er ikkje merknader til møtebøkene til klagenemnda for 2. halvår 2011. Etter dette rår vi kontrollutvalet til å leggje saka fram for fylkestinget med slikt Forslag til vedtak: 1. Fylkestinget tek meldinga om gjennomsynet av fylkesutvalet si møtebok for 2. halvår 2011 til vitande. 2. Fylkestinget tek meldinga om gjennomsynet av klagenemnda si møtebok for 2. halvår 2011 til vitande. Hans Blø kontrollsjef Ronny Rishaug spesialrevisor
saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 09.03.2012 14283/2012 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-13/12 Kontrollutvalet 21.03.2012 Årsrekneskap 2011 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Kontrollutvalets fråsegn. Revisjonsmelding. Tilråding om årsrekneskapen 2011 for Sentrale kontrollorgan. Revisjonsmelding. Bakgrunn Fylkesutvalet skal den 27. mars d.å. behandle og gi tilråding om fylkeskommunens årsrekneskap og resultatevalueringa for 2011, jf. sak U-44/12 som medlemmene tidlegare har fått tilsendt. Til behandlinga i fylkesutvalet skal det ligge føre ei fråsegn frå kontrollutvalet til årsrekneskapen, som følgjer saka vidare til fylkestinget. Medlemmene har tidlegare fått tilsendt fylkeskommunens Årsrapport 2011 i trykt form, og årsrekneskapen 2011 førebels i manusform. Vedlagt følgjer årsrekneskapen i trykt form, samt vedlegget til sak U-44/12 Finansrapport 2011. I tillegg skal kontrollutvalet gi tilråding til fylkestinget om årsrekneskapen for Sentrale kontrollorgan for 2011. Årsrekneskapen 2011 for Møre og Romsdal fylkeskommune Fråsegna frå kontrollutvalet til årsrekneskapen skal basere seg på revisjonsmeldinga frå fylkesrevisjonen. Som vedlegg til saksframlegget følgjer fylkesrevisjonens revisjonsmelding 2011, datert 17. mars 2012. Med bakgrunn i revisjonsmeldinga foreslår kontrollsjefen at kontrollutvalet gir følgjande fråsegn til årsrekneskapen 2011: Kontrollutvalet har behandla årsrekneskapen 2011 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Saman med årsrekneskapen låg føre finansrapport 2011 og årsrapport for 2011 for Møre og Romsdal fylkeskommune frå fylkesrådmannen, samt revisjonsmelding 2011 frå fylkesrevisjonen, datert 17. mars 2012. Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av den samla årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og notar tilfredsstiller brukarane sitt informasjonsbehov og gir eit rett inntrykk av dei forholda som fylkesrådmannens årsrapport og finansrapport omtaler.
Side 2 Ut over dette og det som går fram av revisjonsmeldinga, har kontrollutvalet ingen ytterlegare merknader til årsrekneskapen 2011 for Møre og Romsdal fylkeskommune. Fråsegna blir oversendt til fylkesutvalet til behandlinga av årsrekneskapen og årsrapporten og referert i møtet. Årsrekneskapen 2011 for Sentrale kontrollorgan Etter reglementet for kontrollutvalet skal rekneskapen for kontrollutvalet, kontrollutvalets sekretariat og fylkesrevisjonen reviderast av ekstern revisor. Revisors revisjonsmelding skal fremjast saman med rekneskapssaka for fylkeskommunen, og kontrollutvalet skal gi tilråding til fylkestinget. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug, Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal, er engasjert til å foreta revisjon av desse rekneskapane, og skal gi særskilt revisjonsmelding om revisjonen. Vedlagt følgjer til kontrollutvalet detaljerte rekneskapar for Sentrale kontrollorgan for 2011, som samla viser eit mindreforbruk på kr 387.000, fordelt på kr 128.000 for kontrollutvalet, kr 89.000 for kontrollutvalssekretariatet og kr 170.000 for fylkesrevisjonen. Av mindreforbruket er kr 346.000 foreslått lagt til resp. budsjettrammer i 2012 i sak U-44/12. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug si revisjonsmelding datert 16. februar 2012 til rekneskapen for Sentrale kontrollorgan følgjer vedlagt. Kontrollsjefen foreslår at kontrollutvalet fremmer saka til fylkestinget i samsvar med konklusjonen i revisjonsmeldinga. Dette saksframlegget blir sendt fylkestinget som vedlegg til sak U-44/12. Forslag til vedtak: Rekneskapen for Sentrale kontrollorgan for 2011 blir godkjent, jf. revisjonsmelding datert 16. februar 2012 frå Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg til fylkestinget 1 Revisjonsmelding årsrekneskapen 2011. 2 Revisjonsmelding 2011 Sentrale kontrollorgan Vedlegg til kontrollutvalet Årsrekneskap 2011 Møre og Romsdal fylkeskommune (særtrykk) Finansrapport 2011 Detaljert rekneskap for kontrollutvalet, kontrollutvalssekretariatet og fylkesrevisjonen
saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 08.03.2012 13897/2012 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-14/12 Kontrollutvalet 21.03.2012 Vurdering av uavhengigheit Bakgrunn Etter forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarleg revisor minimum kvart år gje ei skriftlig eigenvurdering av uavhengigheita si. I regelen heiter det m.a.: Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengigheit og objektivitet gjeld også for revisjonens øvrige medarbeidarar, men det er berre oppdragsansvarleg revisor som plikter å legge fram ei skriftleg vurdering for kontrollutvalet. Oppdragsansvarleg revisor har ansvaret for å sjå til at øvrige medarbeidarar oppfyller krava, og i revisjonens arbeidsdokumentasjon skal denne vurderinga gå fram. Både kommunelova ( 79) og forskrift om revisjon (kap. 6) stiller krav til revisors uavhengigheit. Krava er nærare skildra nedanfor. Lovas og forskriftas krav til uavhengigheita I flg. kommunelova 79 og 13 i forskrift om revisjon kan den som foretar revisjon ikkje: 1. være tilsett i andre stillingar i (fylkes)kommunen eller i verksemd som (fylkes)kommunen deltar i 2. vere medlem av styrande organ i verksemd som (fylkes)kommunen deltar i 3. delta i, eller ha funksjonar i anna verksemd, når dette kan føre til at vedkomande sine interesser kjem i konflikt med interessene til oppdragsgivar, eller på anna måte er eigna til å svekke tilliten til den som foretar revisjon 4. ha nærståande (ektefelle, samboar, nære slektningar) som har slik tilknyting til den reviderte at det kan svekke uavhengigheita og objektiviteten til revisor. I tillegg set lova 79 og forskrifta 14 opp følgjande avgrensingar: 5. revisor kan ikkje utføre rådgiving eller andre tenester der dette er eigna til å påverke eller reise tvil om uavhengigheita og revisors objektivitet
Side 2 6. revisor kan ikkje yte tenester som høyrer inn under den revisjonspliktige (dvs. (fylkes-/kommunens) sine eigne leiing- og kontrolloppgåver 7. revisor kan ikkje opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker 8. det må ikkje vere andre særeigne forhold som er eigna til å svekke tilliten til uavhengigheita og revisors sin objektivitet ved gjennomføring av revisjonsoppgåvene Fylkesrevisjonssjefens vurdering./. Vedlagt følgjer fylkesrevisjonssjef Finn Åge Ødegård si vurdering av eiga uavhengigheit, datert 08.03.12. Vurderinga syner kva vurderingar som skal gjerast, og hans tilhøve til dei enkelte momenta. Når det gjeld pkt. 3 i vurderinga nemner Ødegård at han på fritida er engasjert med rekneskapsføring i nærståande familie. Han nemner at omfanget utgjer beløpsmessig mindre beløp. Vurdering av uavhengigheita Etter kontrollsjefens syn er ikkje det nemnde tilhøvet i pkt. 3 av ein slik karakter at vedkomande sine interesser kjem i konflikt med interessene til oppdragsgivar, eller på anna måte er eigna til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. Det er vanskeleg å sjå at rekneskapsføringsoppdraget er i konflikt med fylkets interesser, eller at desse på nokon annan måte er eigna til å svekke tilliten til fylkesrevisjonssjefsfunksjonen. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tar til vitande fylkesrevisjonssjefens vurdering av eiga og fylkesrevisjonens uavhengigheit i 2012. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Vurdering av fylkesrevisjonssjefens og fylkesrevisjonens uavhengigheit 2012
Revisors egenvurdering for oppdraget Møre og Romsdal fylkeskommune Til kontrollutvalet i Møre og Romsdal fylkeskommune Vurdering av uavhengigheita Innleiing Etter forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum kvart år gje ei skriftlig eigenvurdering av uavhengigheita si. Krav til uavhengigheita og objektivitet gjeld også for revisors medarbeidarar, men det er bare oppdragsansvarlig revisor som plikter å legge fram ei skriftlig vurdering for kontrollutvalet. I revisjonsplanane vil vurdering av uavhengigheita til kvar enkelt revisor i kommunens revisjonsteam inngå som eige punkt. Oppdragsansvarlig revisor si skriftlige eigenvurdering skal ligge som eit vedlegg til dette punktet. Både kommuneloven ( 79) og forskrift om revisjon (kap. 6) setter krav til revisors uavhengighet. Krava er nærare beskrive nedanfor. Lovens og forskriftas krav til uavhengigheita I flg. Kommuneloven 79 og 13 i forskrift om revisjon kan den som foretar revisjon ikkje: 1. være tilsett i andre stillingar i (fylkes)kommunen eller i verksemd som (fylkes)kommunen deltar i 2. være medlem av styrande organ i verksemd som (fylkes)kommunen deltar i 3. delta i, eller ha funksjoner i annen verksemd, når dette kan føre til at vedkommandes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgjevar, eller på annen måte er eigna til å svekke tilliten til den som foretar revisjon 4. ha nærståande (ektefelle, samboar, nære slektningar), som har slik tilknytning til revidert at det kan svekke uavhengigheita og objektivitet til revisor. I tillegg stiller loven 79 og forskrifta 14 følgjande avgrensingar: 5. revisor kan ikkje utføre rådgjevnad- eller andre tenester der dette er eigna til å påverke eller reise tvil om uavhengigheita og revisors objektivitet 6. revisor kan ikkje yte tenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs. (fylkes)kommunens) egne leiing- og kontrolloppgåver 7. revisor kan ikkje opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker 8. det må ikkje være andre særeigne forhold som er eigna til å svekke tilliten til uavhengigheita og revisors sin objektivitet ved gjennomføring av revisjonsoppgåvene Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal
Revisors egenvurdering for oppdraget Møre og Romsdal fylkeskommune Revisors eigenvurdering av punkta ovanfor Pkt. 1: Tilsettings forhold Pkt. 2: Medlem i styrande organ. Underteikna har ikkje tilsettingsforhold i andre stillingar i fylket. Underteikna er ikkje medlem av styrande organ i noko verksemd som fylket deltar i. Pkt. 3: Delta eller ha funksjonar i annen verksemd, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Underteikna deltar ikkje i eller har funksjoner i anna verksemd som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Er på fritida engasjert med rekneskapsføring i nærståande familie. Omfanget utgjer beløpsmessig mindre beløp. Er også engasjert av NKK som rådgivar for meirverdiavgift og held kurs for dei innan same tema. Pkt. 4: Nærståande Pkt. 5: Rådgjevnadeller andre tenester som er eigna til å påverke revisors habilitet Underteikna har ikkje nærståande som har tilhøve til Møre og Romsdal Fylkeskommune som har noko å seie for min habilitet og objektivitet. Underteikna stadfestar at det for tida ikkje ytes rådgjevnad eller andre tenester overfor Møre og Romsdal Fylkeskommune som kjem i konflikt med denne føresegna. Før slike tenester eventuelt utføres foretas ei vurdering av tenestas art i forhold til uavhengigheita til revisor og objektivitet. Dersom vurderinga konkluderer med at utøving av slik teneste kjem i konflikt med føresegnene i forskriftas 14, skal revisor ikkje utføre tenesta. Kvart enkelt tilfelle må vurderast særskilt. Revisor svarar ofte på spørsmål som må vurderast som rettleiing og bistand og ikkje revisjon. Paragrafen seier at også slike rettleiingar må skje med varsemd og på ein måte som ikkje bind opp revisors sine revisjons- og kontrollhandlingar. Pkt. 6: Tenester under fylkets egne leiing- og kontrolloppgåver Pkt. 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt. 8: Andre særskilte forhold Underteikna stadfester at det for tida ikkje ytes tenester overfor Møre og Romsdal Fylkeskommune som hører inn under kommunens egne leiing- og kontrolloppgåver. Underteikna stadfestar at revisor eller fylkesrevisjonen for tida ikkje opptrer som fullmektig for Møre og Romsdal Fylkeskommune. Underteikna kjenner ikkje til andre særskilte forhold som er eigna til å svekke tilliten til uavhengigheita og objektivitet min. Molde, 8. mars 2012 Finn Å. Ødegård fylkesrevisjonssjef Fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal
saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 09.03.2012 14360/2012 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO-15/12 Kontrollutvalet 21.03.2012 Avslutning av forvaltningsrevisjonsprosjektet "Konsolidering av musea - kva er oppnådd?". Bakgrunn Fylkestinget behandla i sak T-29/11 ei sak om status for oppfølging av tidlegare forvaltningsrevisjonsprosjekt, der det vart avgjort kva for prosjekt som etter tilhøva kunne avsluttast ( avkvitterast ), ev. framleis skulle stå til observasjon. Oppfølgingsrutinen er lagt opp slik at administrasjonen gir tilbakemelding om status for oppfølginga av anbefalingane i prosjekta, og foreslår at oppfølginga blir avslutta når desse er oppfylte. Forslaga blir i kvart tilfelle vurdert av fylkesrevisjonen. Forvaltningsrevisjonsprosjektet Konsolidering av musea kva er oppnådd? vart behandla av fylkestinget i 2010, og ved statusoppfølginga i sak T-29/11 vart det konstatert at det av anbefalingane i rapporten berre stod att å få gjennomført ei ekstern evaluering av museumsreforma. Kontrollutvalet fekk fullmakt frå fylkestinget til å avslutte oppfølginga når dette var sett i verk. Med brev av 06.03.12 melder juridisk sjef at denne evalueringa er sett i verk, ved at eit eksternt konsulentselskap har fått oppdraget, jf. vedlagte brev. Det blir derfor foreslått at oppfølginga av prosjektet blir avslutta. Fylkesrevisjonen har ikkje merknader til at oppfølginga blir avslutta. Fylkesrevisjonen opplyser om at det gjenstår å få fullfinansiert det påtenkte magasinbygget ved Romdalsmuseet som var føresett i museumsreforma, men her har fylkeskommunen alt gitt tilsegn om sin del av finansieringa. Vurdering Etter dette finn kontrollsjefen at føresetnaden for å avslutte oppfølginga av prosjektet er oppfylt, og rår kontrollutvalet til å slutte seg til dette. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet godkjenner at oppfølginga av prosjektet Konsolidering av musea kva er oppnådd? kan avsluttast.
Side 2 Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Avslutning av oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet "Konsolidering av musea - kva er oppnådd?".
Kontrollutvalet Møre og Romsdal fylkeskommune Dykkar ref: Dykkar dato: Vår ref: Vår saksbehandlar: Vår dato: 4179/2012/ Eirik Jenssen, 71 25 87 33 06.03.2012 Avslutning av oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport 04/2010 Konsolidering av musea, kva er oppnådd? Vi viser til vedtak i sak T-29/11 og tidlegare oversendt rapport om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar for 2011. I rapporten blei det vist til at det berre stod att å få gjennomført ei ekstern evaluering av museumsreforma og gjennomføringa her i Møre og Romsdal. Oppfølginga av denne forvaltningsrevisjonsrapporten kunne, etter vedtaket i fylkestinget, bli avslutta når kontrollutvalet fikk stadfesta at ei slik evaluering var i gang. Vi kan med dette opplyse at det er gjennomført ein anbodskonkurranse, og konsulentselskapet PWC har fått i oppdrag å gjennomføre den planlagde evalueringa av museumsreforma. Kontrakten for oppdraget blei underskriven den 7.12.2011. Dei aktuelle musea fikk orientering frå kulturavdelinga i brev av 12.12.2011 om det føreståande oppdraget. Kulturavdelinga opplyser den 5. mars 2012 at PWC er i gang med arbeidet, og at dei vil avslutte arbeidet innan utgangen av mars 2012. Kulturavdelinga vil då få ein endeleg rapport som, saman med uttaler frå musea, vil bli lagt fram for kultur- og folkehelseutvalet. På bakgrunn av dett'4 vil fylkesrådmannen avslutte oppfølginga av forvaltningsrevisjonsrapport 04/2010. Med helsi/g Gud und Lode juric4sk sjef Eirik Jenssen rådgivar Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: 71 25 80 00 Telefaks: 71 25 87 21 e-post: post@mrfylke.no www.mrfylke.no