1 av 8 Det medisinske fakultet Møtereferat Instituttledermøte ved DMF Tilstede: Forfall: Stig A. Slørdahl, Björn Gustafsson, Lars Jacob Stovner, Jon Magnussen, Øyvind Ellingsen, Asbjørn Nilsen (for Magne Børset), Vibeke Videm, Odd Sverre Westbye, Olav Haraldseth, Arild Skaug Hansen Hilde Grimstad, Jarle Alexander Møller, Judith Rødsten, Albert Verhagen, Lars Ødegaard, Vegard Sollie, Surur Taso, Anne Nylund (alle fra kl 10) Kari Håland (sak 6) Magne Børset, Svanhild Schønberg, Stein Kaasa, Terje Espevik, May Britt Moser Om: Instituttledermøte ved Det medisinske fakultet (DMF) Møtetid: Tirsdag 25. juni 2013, kl. 09.00 12.30 Møtested: MTFS, MTM32 Møterom 3. etg. Sak Tema Ansvarlig 1 Instituttledernes tid IKM: - Instituttet har fått klager fra studentene på undervisning i semester 1A. Dette skyldes at flere fast ansatte er knyttet opp i andre oppgaver og at flere nye undervisere deler på oppgavene og ikke har vært godt nok samkjørte. Instituttet har reorganisert og innført tiltak for å bedre undervisningen fra høsten av. I tillegg er to professorer under tilsetting. ISM: - Helseministeren har lovet en økning på 1 mill i basisfinansiering til HUNT og at det i Folkehelsemeldingen er signalisert støtte til gjennomføring av HUNT4. LBK: - Utfordring for et fagmiljø mht tilgang til histologilaben ved kjernefasiliteten CEMIC. Behov for mer struktur og rutiner. Følges opp via leder for kjernefasiliteten i samarbeid med inst.leder og koordinator. INM: - Etterspør konsekvensene for medisinstudenter som stryker på hovedoppgave etter det som anses som for streng ekstern sensur. Inst.leder avklarer klageadgang og videre saksgang med Studieseksjonen. L. J. Stovner Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Saksbehandler Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk + 47 73 59 88 59 Tone Merete Follum forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks Tlf: 7489 Trondheim http://www.medisin.ntnu.no Olav Kyrres gt 9 + 47 73 59 88 65 + 47 73 59 01 50 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 8 ISB: - Jobber med ny sambruksavtale for MR og PET-MR med klinikksjef ved St. Olav. Inst.leder dokumenterer prosessen så langt slik at ny inst.leder kan videreføre arbeidet. - Fakultetet har fått henvendelse fra KD og HOD om etablering av nytt nasjonalt senter for mat, helse og fysisk aktivitet. Frist for søknad er 16. august. Det er bevilget 2 mill. inneværende år og 7,3 mill årlig. Fakultetet kan samarbeide med blant annet lærerutdanningen ved HiST og førskolelærerutdanningen ved Dronning Mauds Minde om evt søknad. Aktuelle miljøer ved fakultetet som bør involveres er blant annet CERG, RSSO, RKBU, IKM, INM, ISM, LBK, samt andre fakultet ved NTNU som SVT og HEVET-satsingen og andre eksterne partnere. Dekanus ønsker at det fremmes søknad fra fakultetet og at Strategi- og forskningsseksjonen er pådrivere for prosessen og kontakter fagmiljøene slik at det utarbeides søknad innen fristen. - Inst.leder har meldt inn oversikt over oppgaver og funksjoner der han har representert fakultetet eller instituttet. Dette er oppgaver som fordeles hovedsakelig til påtroppende inst.leder men også må vurderes fordelt til andre av dekanus. De andre inst.lederne som skal gå av må lage tilsvarende oversikt og fordele oppgaver til påtroppende leder eller via dekanus. Fakultetet melder til REK, NFR, Xtra-stiftelsen, Kreftforeningen, etc. om instituttlederskifter. Seksjonssjef Økonomi tar opp med prosjektøkonomene at de må melde inn endringer for hvert enkelt prosjekt. - Inst.lederne etterlyser tydelige retningslinjer for hvem som skal være forskningsansvarlig for prosjekter som involverer pasienter og delt forskningsansvar mellom DMF og St. Olav. Prodekan forskning tar en gjennomgang av retningslinjer og praksis og gjennomgår Helseforskningsportalen i instituttledermøte etter ferien, med fokus på problemstillingen om delt forskningsansvar mellom DMF og St. Olav mht forskning som involverer pasienter i hht loven. Forskningsdirektør og Forskningssjef St. Olav inviteres til samme møte. I tillegg meldes saken inn for avklaring i Felles forskningsutvalg. RKBU: - Mangler undervisningsenhetsansvarlig for barnepsykiatri fra høsten av. Senterleder vil beordre en professor til oppgaven. - Ny utenlandsk professor tiltrer i september. Senterleder kontakter HR-sjef for å følge opp overfor ekstern mottakstjeneste. Inst.lederne K. A. Kissten O. S. Westbye 2 Fakultetsledelsens tid Dekanus orienterte om ønske fra lokale HF om tilknytning til DMFs datanett for tilgang til litteratursøk. Dekanus ønsker at prioriterte forskere fra de lokale HFene tilknyttes institutt ved DMF i 0% stillingsandel, uten vederlag, men med forpliktelser knyttet til publisering o.l. Det utarbeides forslag til avtale for slike tilknytninger som diskuteres med forskningssjefene i de lokale HFene. Seksjonssjef Areal orienterte om styrevedtak ved NTNU om overflytting av Inst. for bevegelsesvitenskap fra SVT til DMF. Dekanus vil igangsette en prosess for å avklare organisatorisk tilknytting. Dette skal omfatte informasjon og medvirkning fra de ansatte, LOSAM og SESAM. Det utarbeides plan for gjennomføring av flytting av instituttets ansatte, studenter og virksomhet. Seksjonssjef Areal følger opp i samarbeid med HR-seksjonen og tar ansvar for at det utarbeides forslag til prosessplan og dekani vedtak om instituttilhørighet. Dekanus informerte om møte med påtroppende professor i global helse og instituttilhørighet ved ISM. Dette evalueres i løpet av tre år og stillingen er J. Rødsten
3 av 8 ikke del av ISMs faste stillingsportefølje. Seksjonssjef Areal orienterte om hovedtrekkene i sluttrapport fra St. Olavs Utviklingsplan for arealer somatikk, som skal styrebehandles ved St. Olav 27. juni. Rapporten sendes instituttlederne til orientering. Dekanus orienterte om regjeringens forslag til ny gaveforsterkningsordning og planlagt innspill fra de medisinske dekanene for å videreføre den tidligere ordningen. 3 FTR/studentenes tid - Studentene forbereder deltakelse på AMEE med 15 studenter. - Planlagt kursing av kulltillitsvalgte til høsten og promotering overfor studentene. Fakultetsledelsen stiller gjerne opp på kurset. 4 Kvalitetssikring av utdanning Prodekan medisinstudiet orienterte om arbeidet med oppfølging av NOKUTvedtak om kvalitetssikringssystemet og generelt om arbeidet med utdanningskvalitet ved DMF og NTNU. Inst.lederne ble oppfordret til å melde inn aktuelle og engasjerte kandidater til programrådsleder for medisinstudiet. Utkast til emne-/semesterrapport ble utdelt i møtet. Det ble spilt inn at det er behov for justeringer i skjemaet for medisinstudiet, mens skjemaet vil fungere godt i sin nåværende form for masterprogrammene. Det er på sikt ønskelig å bruke NTNUs Avvikssystem for evaluering. Inst.ledernes og FTRs innspill tas med i det videre arbeidet for å sikre gode tilbakemeldinger og implementering av tiltak. Studieseksjonen og prodekan medisinstudiet arbeider videre med utvikling av kvalitetssikring og evaluering. Inst.lederne T. Romundstad 5 Organisering og medvirkning på inst.nivå Dekanus orienterte om rektors føringer for medvirkning og organisering på instituttnivå for kommende periode, fra 1. januar 2014. DMF gjennomførte en omfattende prosess før fakultetsstyrets vedtak i 2009 om Operative ledergrupper på inst.nivå. Dekanus vil igangsette en prosess etter sommeren for å avklare hvordan DMF skal forholde seg til organisering på instituttnivå. Inst.lederne gir uttrykk for at det er noe ulike behov for justeringer og tilpasninger innenfor eksisterende modell, men ønsker ikke en ny og omfattende prosess. Det er ulike erfaringer med den utvidete ledergruppen med eksterne representanter. Det bør vurderes om verneombud bør inkluderes i operativ ledergruppe. Inst.lederne ønsker å bygge videre på den eksisterende strukturen og skape ro og forutsigbarhet rundt organiseringen på inst.nivå. Dekanus får støtte for å primært videreutvikle eksisterende modell og ikke legge opp en omfattende prosess for ny organisering. Fakultetet vil dokumentere prosessen forut for nåværende organisering og medvirkning i dette arbeidet og få rektors godkjenning til å jobbe videre langs eksisterende modell med mulighet for lokale tilpasninger ved det enkelte institutt, forutsatt at medvirkning fra ansatte og studenter ivaretas. Seksjonssjef HR er ansvarlig for prosessen og forbereder en sak til et instituttledermøte etter sommeren der instituttlederne får legge fram behov for lokale tilpasninger og synspunkter fra egne ledergrupper. A. Verhagen 6 Utkast til dekani vedtak om nestlederfunksjoner Dekanus la fram utkast til dekani vedtak om etablering av nestlederfunksjoner ved instituttene. Dette er basert på tidligere diskusjoner i inst.ledermøtet. Inst.lederne gir sin tilslutning til forslaget med de kommentarer som framkom i møtet. Dekanus
4 av 8 fatter vedtak før sommeren og påtroppende inst.ledere peker ut nestledere i løpet av høsten. Strategi- og forskningsseksjonen sluttfører saken. 7 HEVET DMFs rolle i NTNUs nye satsing Prodekan forskning informerte om NTNUs styrevedtak om opprettelse av Helse, velferd og teknologi (HEVET). Det skal lyses ut en åremålsstilling som faglig koordinator for området og det er viktig at DMFs institutter identifiserer gode kandidater til dette og stimulerer disse til å søke stillingen. Dekanus understreket også betydningen av at DMFs fagmiljøer deltar aktivt inn i satsingen. Inst.lederne 8 Egenevaluering av instituttlederperioden Tanker ved reisens slutt Ikke referatført.
5 av 8
6 av 8
7 av 8
8 av 8