Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 1 av 8 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG
Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 2 av 8 Innholdsfortegnelse 1 Generelt... 3 1.1 Brukerprofil... 3 1.2 Regelverk... 3 2 Beskrivelse av ytelsen... 3 2.1 Leverandørens kompetanse og sertifiseringer... 3 2.2 Support... 4 2.3 Preventiv service... 4 2.3.1 Årsplan... 4 2.3.2 Feltmoduler... 4 2.4 Korrektiv service... 5 2.5 Kvittering på gjennomført service... 5 2.6 Ekspresslevering... 5 2.7 Reservedeler og reservedelslager... 5 2.8 Lagerarbeid... 5 2.9 Administrativt arbeid... 5 2.10 Kurs, opplæring og rådgivning... 6 2.11 Mottakskontroll på Forsvarets materiell... 6 2.12 Kontroll av dentalt røntgenutstyr... 6 2.13 Kontroll av profesjonelle oppvaskemaskiner... 6 2.14 Installasjon/montering og flytting av utstyr... 6 2.15 Service på materiell lokalisert i utlandet... 6 2.16 Dokumentasjon og servicehistorikk... 6 3 Oversikt og status på Kjøpers utstyr, vedlikeholdsdatabase... 7 3.1 Innføring av ny programvare og arbeidsmetoder, kostnader... 7 4 Kunderegister... 7 5 Statistikk og rapportering... 8
Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 3 av 8 1 Generelt Rammeavtalen skal dekke Forsvarets behov for service på elektromedisinsk dentalutstyr. Det er en forutsetning at Leverandøren er leveringsdyktig for det Kjøper ber om tilbud på for hele landet. Rammeavtalen omfatter hovedsakelig: Service Preventivt vedlikehold Korrektivt vedlikehold/reparasjon Tilsyn- og kontrollutøvelse Installasjon/montering og flytting av utstyr Mottakskontroll Tjenester Support Opplæring/kurs/rådgivning Database administrasjon Leverandøren skal ha en oppdragsplanlegging som sikrer at personell- og materiellressurser er representert eller kan tilveiebringes ved katastrofe, økt nasjonal beredskap, krise eller krig. 1.1 Brukerprofil Forsvaret består i dag av ca. 18 000 ansatte (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred. Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet. Forsvarets lokasjoner er fordelt over hele landet. Se veiledende oversikt over Kjøpers beholdning i Vedlegg B-1 Prismatrise. Det tas forbehold om feil i beholdningsoversikten. Da Rammeavtalen er dynamisk vil beholdningsoversikten, herunder også utstyrets lokasjoner, kunne endres under Rammeavtalens gyldighetsperiode. 1.2 Regelverk Tjenester utført under denne kontrakten skal være i henhold til "Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr (FOR-2013-11-29-1373),"Forskrift om medisinsk utstyr" (FOR-2005-12-15-1690), og Forskrift om elektroforetak og kvalifikasjonskrav for arbeid knyttet til elektriske anlegg og elektrisk utstyr (FOR-2013-06-19-739). Leverandøren plikter til enhver tid å være oppdatert på gjeldende regelverk knyttet til leveranser i henhold til rammeavtalen. 2 Beskrivelse av ytelsen 2.1 Leverandørens kompetanse og sertifiseringer Utførelsen av de ulike tjenestene skal være av høy kvalitet, og det kreves at de som utfører arbeidet har tilstrekkelig kompetanse og riktig sertifisering i forhold til det aktuelle oppdraget.
Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 4 av 8 Det forventes at Leverandørens personell har/får tilstrekkelig opplæring på materiell som omfattes av Rammeavtalen. Leverandøren skal selv dekke kursing av eget personell på utstyr som omfattes av rammeavtalen. Dette gjelder også forsvarsspesifikt utstyr, og nytt utstyr som Kjøper innfører. 2.2 Support Leverandøren skal ha kostnadsfri brukersupport tilgjengelig for brukerne av Avtalen i forbindelse med blant annet materiellkompetanse, problemløsning og brukerveiledning. Leverandøren skal også håndtere henvendelser vedrørende sporing, reklamasjoner etc. Supportfunksjonen skal motta og raskt behandle henvendelser som krever mindre innsats. Supportfunksjonen vil kreve samhandling med Forsvarets Fagmyndighet, samt koordinerende instanser hos øvrige kontraktsparter. Supportfunksjonen skal som minimum være tilgjengelig virkedager i tidsrommet 08:00-16:00. 2.3 Preventiv service Preventiv service er rutinemessig, og basert på en omtrentlig årlig forventing. Service skal utføres i henhold til serviceinstruks fra sann produsent, samt følge alle øvrige krav til sertifiseringsløp for elektromedisinsk utstyr, dersom ikke annet er spesifisert av Kjøper ved fagteknisk ansvarlig jf. Vedlegg D Kontaktpersoner. Se også Vedlegg A punkt 1.2 Regelverk. Leverandør skal gjennomføre service både ved Kjøpers lokasjon og ved eget anlegg. Kjøper skal veilede bruker om hvor service og tilsyn mest effektivt kan gjennomføres. Det forventes i hovedsak at Leverandøren reiser ut til brukers lokasjon. Leverandørens skal på eget initiativ rådgi Kjøper når det er mer hensiktsmessig å fornye/skifte ut utslitt/utdatert materiell. Dersom reparasjon vil være ulønnsom, skal leverandør opplyse om dette og utføre reparasjon på materiellet etter samråd med fagteknisk ansvarlig, jf. Vedlegg D Kontaktpersoner. 2.3.1 Årsplan Leverandøren skal kostnadsfritt utarbeide en årsplan for preventivt vedlikehold i samarbeid med Kjøper. Årsplanen skal gi et så korrekt mulig bilde over tidsplan for service. Årsplanen skal blant annet bidra til å redusere kostnader ved å gi anledning til å planlegge service ute på Kjøpers lokasjoner. Årsplanen skal drøftes og godkjennes på årlig driftsmøte. 2.3.2 Feltmoduler En feltmodul består av mobilt utstyr /komponenter som til sammen utgjør et funksjonelt tannlegekontor. Utstyret skal vedlikeholdes hos leverandøren. Preventivt vedlikehold av feltmoduler skjer kun etter avrop. Vedlikehold av en feltmodul vil normalt innebære: Mottak av rengjort materiell, normalt medfølgende Veterinærsertifikat dersom materiellet kommer fra utenlandsoperasjon. Gjennomgå materiellet og avklarer status på dette Dokumentere status på mottatt materiell Fylle opp med manglende artikler Kassere alle artikler som ikke tilfredsstiller kvalitetskrav (eks. slitasjedel) Ivareta kassasjon av verdimateriell som ikke lenger skal anvendes.
Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 5 av 8 På materiell som kasseres i samsvar med Forsvarets regnskapsbestemmelser skal leverandør kunne fylle ut Forsvarets kassasjonsblankett 2.4 Korrektiv service Korrektiv service, herunder reparasjon av funksjonsfeil, er i hovedsak behovsbasert, og vil variere i omfang i kontraktsperioden. Service skal utføres i henhold til serviceinstruks fra sann produsent, dersom ikke annet er spesifisert av Kjøper ved fagteknisk ansvarlig jf. Vedlegg D Kontaktpersoner. Se også Vedlegg A punkt 1.2 Regelverk. Leverandør skal gjennomføre service både ved Kjøpers lokasjon og ved eget anlegg. Det forventes i hovedsak at Leverandøren reiser ut til brukers lokasjon. Leverandørens skal på eget initiativ rådgi Kjøper når det er mer hensiktsmessig å fornye/skifte ut utslitt/utdatert materiell. Dersom reparasjon vil være ulønnsom, skal leverandør opplyse om dette og utføre reparasjon på materiellet etter samråd med fagteknisk ansvarlig, jf. Vedlegg D Kontaktpersoner. 2.5 Kvittering på gjennomført service Leverandøren skal utstede dokumentasjon på at service er gjennomført til lokasjonen hvor service er utført. Eksempel på dokumentasjon kan være en logg på utstyrets lokasjon, eller en kvittering. Formålet med dokumentasjonen er å sikre at brukere på den aktuelle lokasjonen blir informert om den gjennomførte servicen og utstyrets status. Dokumentasjonen skal derfor i størst mulig grad følge utstyret, slik at den er tilgjengelig for utstyrets brukere. Dokumentasjon leveres til ansvarlig ved den lokasjon der materiellet er blitt vedlikeholdt senest 3 virkedager etter gjennomført service. 2.6 Ekspresslevering Leverandøren skal tilby ekspresslevering innen 72 timer fra mottatt bestilling. 2.7 Reservedeler og reservedelslager Alle reservedeler som benyttes under Rammeavtalen skal leveres med tilsvarende eller bedre kvalitet enn de deler som var montert i/på materiellet da det var nytt. Leverandøren skal holde et tilstrekkelig lager av reservedeler for å kunne utføre forpliktelsene etter Rammeavtalen. Lageret skal være lokalisert i Norge. 2.8 Lagerarbeid Behov for lagerarbeid på Kjøpers eller Leverandørens lager kan oppstå under kontraktsperioden. Leverandøren skal kunne tilby slikt arbeid ved behov. Fakturerbart lagerarbeid skal avtales skriftlig. 2.9 Administrativt arbeid Det vil være behov for administrativt arbeid under kontraktsperioden. Leverandøren skal kunne tilby slikt arbeid ved behov. Fakturerbart administrativt arbeid skal avtales skriftlig.
Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 6 av 8 2.10 Kurs, opplæring og rådgivning Leverandøren skal kunne tilby kurs, opplæring og rådgivning på det materiellet som det skal utføres service på i henhold til Rammeavtalen. Kurs/opplæring/rådgivning skal gjennomføres på norsk. 2.11 Mottakskontroll på Forsvarets materiell Ved anskaffelse av nytt materiell skal leverandøren tilby mottakskontroll. Leverandøren skal gjennomføre mottakskontroll på materiellet i Norge. Mottakskontroll består av funksjonstest og elektrisk sikkerhetstest i henhold til manualer og eventuelle føringer fra Kjøper, samt rapportering og registrering av materiellet i Kjøpers vedlikeholdsdatabase. 2.12 Kontroll av dentalt røntgenutstyr Ved årlig preventiv service skal det utføres kontroll på dentale røntgenapparater. Kontrollen består av å utføre KV måling og mas måling av røntgenstrålen. For å kunne utføre målingene kreves det spesialinstrumenter samt kompetanse for å bruke måleinstrumentene. Dokumentasjon på målingene skal lagres i Kjøpers vedlikeholdsdatabase. Målingene skal danne grunnlag for neste års kontroll. Ved større avvik i forhold til forgående års målinger skal fagansvarlig varsles. 2.13 Kontroll av profesjonelle oppvaskemaskiner For å sikre at oppvaskmaskiner, dekontaminatorer og bekkenspylere som er plassert ved Kjøpers tannlegekontorer og sykestuer tilfredsstiller gjeldende krav til oppvarming og temperatur skal Leverandør kunne utføre en kontroll av oppnådd temperatur. Kontrollen skal utføres som en del av preventive service ved det enkelte tannlegekontor, og som en sluttest for korrektivt service. For å utføre kontrollen trengs et måleinstrument med temperaturføler. Det er krav om databasert programvare eller tilsvarende for utskrift og dokumentasjoner. Utført kontroll registreres i Kjøpers vedlikeholdsdatabase. Dersom målingene avviker fra hva som anses som normalt, skal fagansvarlig varsles umiddelbart. 2.14 Installasjon/montering og flytting av utstyr Ved anskaffelse av nytt dentalutstyr vil Kjøper vurdere om installasjon skal inngå i varekjøpet eller avropes fra Leverandør. Leverandør vil gis god tid til å forberede oppdraget. Leverandør skal kunne installere og montere nytt utstyr. Leverandør skal også kunne demontere og flytte dentalutstyr. Leverandøren skal kunne foreta en sluttkontroll som bekreftelse på at utstyret er i orden. 2.15 Service på materiell lokalisert i utlandet Leverandør kan under Rammeavtalen bli forespurt om å foreta service på materiell Kjøper har lokalisert i utlandet. Betingelser for service på materiell lokalisert i utlandet avtales særskilt. 2.16 Dokumentasjon og servicehistorikk Leverandøren er ansvarlig for dokumentasjon og servicehistorikk. Se også punkt 3.
Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 7 av 8 3 Oversikt og status på Kjøpers utstyr, vedlikeholdsdatabase Leverandøren skal, i samråd med Kjøper, til enhver tid søke å holde oversikt over beholdning av og status på Kjøpers dentalutstyr, samt å holde listen over utstyr som trenger preventiv service oppdatert. Beholdning og status på utstyret skal listeføres/nedtegnes, slik at Kjøper kan få tilgang til oversikten. Ved utført service skal alle oppdateringer og endringer relevant for Kjøper listeføres/nedtegnes i oversikten innen 3 dager fra endt service. Overtredelse av fristen på 3 dager vil medføre dagbot i henhold til Avtalebestemmelser punkt 12.6.1. Partene skal søke å finne best mulig metode for å listeføre/nedtegne beholdning og status. Metoden som velges skal godkjennes av Kjøper. 3.1 Innføring av ny programvare og arbeidsmetoder, kostnader Det kan komme krav om bruk av programvare som SAP, eller annet, under kontraktsperioden i forbindelse med arbeidet som nevnt i punkt 3. Leverandøren må påregne kostnader i forbindelse med dette arbeidet, og innføring av nye arbeidsmetoder og programvarer, samt reise til Kjøpers nærmeste lokasjon dersom det er krav om tilgang til eller arbeid med gradert materiale/dokumentasjon. Kostnadene skal stå i forhold til Kontraktens omfang. 4 Kunderegister Leverandøren skal administrere et kunderegister som omfatter registrering og vedlikehold av kundeinformasjonen. Leverandøren skal: Sikre enhetlig kunderegistrering i henhold til Kjøpers inndeling/klassifikasjon. (Hver avdeling/enhet skal ha eget kundenummer. Kjøper vil anvise dette nærmere) Registrering av nye kunder Endring av kunder Rapportere kunderegister All samhandling mellom Partene forutsetter at Kjøpers avropere har opprettet kundeforhold hos Leverandøren. Ved opprettelse av kundeforhold skal Kjøper alltid oppgi: Entydig identitet på avroper (avdeling, enhet mv) Leveringsadresse Fakturadresse Kontaktinformasjon på kontaktpunkt i avdeling
Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 8 av 8 5 Statistikk og rapportering Senest 14 dager etter hvert kvartal skal Leverandøren ha utarbeidet og oversendt Kjøper en rapport over aktivitetene for forrige kvartal ("kvartalsrapport"). Rapporten skal minimum inneholde: 1. Samlet omsetning under Kontrakten, brukket ned på hensiktsmessige nivåer. 2. Oversikter og kalkyler for prising av reservedeler solgt til Kjøper. 3. En gjennomgang av egen kontraktsoppfyllelse. 4. Oversikt og status på alle avvik i perioden. Leverandør skal innen 1.februar hvert år legge frem en sammenstilt årsrapport med samme innhold. Leverandør skal på forespørsel kunne fremlegge oversikt over transaksjoner/avrop, herunder informasjon tilknyttet hver enkelt avroper, type oppdrag utført og fakturerte beløp