Dok.id.: 1.2.1.1.5.7 KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) Utgave: 2.00 Skrevet av: Økonomisenteret Gjelder fra: 03.12.2014 Godkjent av: Berit Koht Dok.type: Styringsdokumenter Sidenr: 1 av 5 KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. KOSTRA er rapportering av økonomi- og tjenestedata til Statistisk sentralbyrå. Bakgrunnen for etablering av KOSTRA var behov for å forbedre informasjonsutvekslingen mellom kommunesektoren og staten både i forhold til samordning og mer effektiv datautveksling. Prosjektet startet i 1994 og ble innført som fast ordning i 2002 da prosjektfasen ble avsluttet. Krav til rapporteringen er hjemlet i Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner av 15. desember 2002. Formålet med KOSTRA er todelt: 1. KOSTRA har som overordnet mål å bringe fram relevant, pålitelig, aktuell og sammenlignbar styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Informasjonen om kommunale tjenester og bruk av ressurser på ulike tjenesteområder blir registrert og sammenstilt for å gi relevant informasjon til beslutningstakere både nasjonalt og lokalt. Informasjonen skal gi bedre grunnlag for analyse, planlegging og styring, og herunder gi grunnlag for å vurdere om nasjonale mål oppnås. 2. KOSTRA skal forenkle og samordne innrapporteringen fra kommunesektoren til staten. Intensjonen er at ingen annen rapportering skal foregå på de områder som inngår i KOSTRA. Sentralt i KOSTRA er gruppering av tjenester eller typer behov kommuner og fylkeskommuner skal dekke overfor befolkningen disse kalles funksjoner. Det er store variasjoner mellom fylkeskommuner/kommuner i hvordan tjenestekjeden er satt sammen og organisert. Funksjonsinndelingen har som målsetting å være organisasjonsnøytral, og er byggesteinen for all rapportering og skal gi grunnlag for å knytte regnskapsrapporteringen og rapportering av tjenestedata sammen ved beregning av nøkkeltall. Innenfor artsinndelingen er det laget et hovedskille mellom hva kommuner bruker av egne medarbeidere til drifts-, vedlikeholds- og investeringsaktiviteter, og i hvilket omfang disse kjøpes av private.
Side : 2 av 5 KOSTRA-nøkkeltall Regnskaps- og tjenestedataene kobles i KOSTRA sammen til nøkkeltall som viser prioriteringer, dekningsgrader og produktivitet/enhetskostnader. KOSTRA- nøkkeltall kan nyttes til: oppfølging av finansiell status. oppfølging av tjenesteyting og prioritering i forhold til nasjonale mål. oppfølging av produktivitetsutvikling i den kommunale tjenesteproduksjon. oppfølging av kvalitetsutvikling i den kommunale tjenesteproduksjon. Figuren nedenfor viser sammenhengen mellom disse tre punktene, og grunnideen om å utvikle gode indikatorer som illustrerer kommunens prioriteringer og tjenesteproduksjon. Produktivitet Ressursbruk Fordeling av fylkeskommunens ressursbruk på sentrale oppgaveområder Tjenesteproduksjon Indikatorer for omfang og brukere av kommunens tjenester Prioritering av ressurser i forhold til sentrale målgrupper Dekningsgrader/indikatorer for behovsdekning overfor sentrale målgrupper Befolkning / målgrupper Sammensetning av befolkningen, samt sosiale, økonomiske og miljømessige forutsetninger som har betydning for befolkningsgruppers behov for kommunale tjenester
Side : 3 av 5 I praksis Regnskapsdata og tjenestedata som registreres i, overføres og innrapporteres elektronisk til SSB som mottar, bearbeider og publiserer/tilbakefører elektroniske data fra fylkeskommuner og kommuner. Det er den enkelte attestant som påfører kontostreng i henhold til KOSTRA-veilederen. Selve rapporteringen utføres elektronisk til Statistisk sentralbyrå (SSB) av økonomisenteret sentralt ved uttak av rapporter fra Agresso. Fristen for rapportering er 15. februar det påfølgende år. I tillegg til regnskapstall ved årsavslutningen skal det også rapporteres inn kvartalsvise drifts- og investeringsregnskap. Tjenesterapportering utføres i hovedsak av den enkelte sektor ved årsavslutningen, og Økonomisenteret administrerer rapporteringen med unntak av utdanning. Det er utarbeidet egne rapporteringsskjemaer innenfor de aktuelle tjenesteområdene. Disse sendes ut av Økonomisenteret til fagetatene rundt årsskiftet hvert år sammen med veiledning for utfylling. Det er viktig at fagetatene har gode rutiner for telling og rapportering slik at kvalitet på tjenestedataene sikres. Skjemaene skal returneres til Økonomisenteret i begynnelsen av februar det påfølgende år som sender de ferdig utfylte skjemaene til SSB innen 15. februar. Frist for både rapportering av regnskaps- og tjenestedata er som nevnt 15. februar med unntak av utdanning som har en tidligere frist. Foreløpige nøkkeltall publiseres 15. mars med mulighet for å korrigere innrapporterte tall til 15. april. Endelig nøkkeltall publiseres 15. juni. Nøkkeltallene danner grunnlag for analyser og informasjon om virksomheten. En viktig forutsetning for riktig informasjon og videre bruk av nøkkeltallene er et fylkeskommunalt regnskap i tråd med KOSTRA regelverk og kontoplaner. Det vil si at det føres rett beløp på rett art og rett funksjon innen regnskapet (i tillegg må det føres på rett ansvar, men dette er organisering av budsjett og regnskap knyttet til budsjettansvaret i Troms fylkeskommune og skal ikke rapporteres til SSB eller andre eksterne) og at rett aktivitet/tjeneste føres korrekt i tjenesterapporteringsskjemaet. Kvaliteten på disse føringene er helt avgjørende for kvaliteten på KOSTRA-nøkkeltallene.
Side : 4 av 5 Bruk av KOSTRA-data som informasjonsgrunnlag i styringsdokumenter og i sektorplanlegging For å ivareta statlige styringssignaler, kan det være en god strategi å bruke KOSTRAnøkkeltallene som indikatorer og måltall. Nøkkeltallene kan også benyttes til å sette måltall for å bedre beslutningsgrunnlaget slik at fylkeskommunen får et bevisst forhold til sine egne prioriteringer. Styrken ved slike måltall er at de er sammenlignbare fra år til år både mellom egen fylkeskommune og fylkeskommuner det er naturlig å sammenligne seg med samt at formulering av målsettinger med basis i nøkkeltall fra KOSTRA, er at disse kan etterprøves når KOSTRA-tallene foreligger. Den største svakheten er at nøkkeltallene er svært grove, og ikke tar opp i seg forskjeller mellom fylkeskommuner i måter å organisere tjenester på, befolkningsstruktur, bosettingsmønster, ulike geografiske, klimatiske forhold og differensiert arbeidsgiveravgift. Med andre ord gir KOSTRA en indikasjon på hvor mye ressurser en fylkeskommune bruker på et område i forhold til andre fylkeskommuner, men KOSTRA-tallene sier ingenting om nivået er riktig eller ikke. Tallene sier heller ingenting isolert sett om hvorfor nivået er høyt/lavt, det vil si om for eksempel høye driftsutgifter skyldes høy kvalitet, høy kvantitet, høy/lav effektivitet geografiske eller klimatiske forhold eller ineffektivitet. En tommelfingerregel er at jo mer aggregerte nøkkeltallene er jo bedre er sammenligningsgrunnlaget. Publisering av KOSTRA-nøkkeltall Som nevnt over publiserer SSB foreløpige KOSTRA-tall 15. mars hvert år og endelige tall publiseres 15. juni samme år. utarbeider en analyse til det første fylkestinget på høsten som et grunnlag til budsjett- og økonomiplanprosessen. I denne rapporten analyseres både finansielle nøkkeltall og tjenesteindikatorer. Det vil presenteres tidsserieanalyser for å se om fylkeskommunens prioriteringer og produktivitet har endret seg over tid. sammenlignes også med de andre nordnorske fylkeskommunene, landsgjennomsnittet og i noen tilfeller er flere fylkeskommuner valgt for områder der det er relevant. Økonomisenteret har ansvaret for å utarbeide rapporten i samarbeid med fagetatene.
Side : 5 av 5 Mer informasjon om KOSTRA, og publiserte nøkkeltall for, finnes på internettsidene til Statistisk Sentralbyrå http://www.ssb.no/offentlig-sektor/kommune-stat-rapportering/kostra-databasen