Saksliste, årsmøte i Longyearbyen Fotoklubb Tirsdag 17. mars 2015 kl. 19:00 i Kapp Wijk, UNIS 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Konstituering av årsmøtet (Valg av møteleder, sekretær samt to personer til å signere protokollen) 3. Årsmelding 4. Regnskap 5. Kontingent 6. Endring av vedtekter 7. Innkomne saker 8. Valg Vedlegg.
ÅRSMELDING LONGYEARBYEN FOTOKLUBB 2014 STYRET Styret i Longyearbyen fotoklubb har i 2014 bestått av: Jan Sivert Hauglid (leder) Frede Lamo (nestleder) Anne Bjørndal (sekretær) Sofia Mercadal (kasserer og registeransvarlig) Jon Kristian Bø (styremedlem) Marianne Aasen (varamedlem) Dag Arne Husdal (varamedlem) Det har vært avholdt 7 styremøter i 2014. 57 saker er behandlet, hvorav noen saker er tatt opp på flere styremøter. Årsmøte ble avholdt 18. mars 2014, med 13 fremmøtte medlemmer. Komiteer: I tillegg til styret hadde fotoklubben, som hjemlet i vedtektene, følgende komiteer / ansvarlige i 2014 Valgkomiteen (Rolf Johansen, Kari Moxnes, Margrete Bordal (vara)) Kalenderkomite (leder: Janet Saur) Printgruppe (leder: Lars Nordheim) Utstillingskomite (leder: Eva Grøndal) Tur- og arrangementskomite (leder: Jon-Kristian Bø) Juryeringskomite (leder: Marianne Johansen) Materialforvalter (Kari Moxnes) Webansvarlig (Frank Eggenfellner) MEDLEMSMASSE Longyearbyen fotoklubb hadde pr. 31. desember 2014 81 medlemmer, hvorav ett æresmedlem. Medlemstallet har økt jevnt de siste årene, og klubben hadde i 2014 det høyeste antall medlemmer noensinne. Medlemskontingenten har vært uendret i 2014, og var på kr. 450,- pr år (200,- pr. år for skoleelever / studenter). NORSK SELSKAP FOR FOTOGRAFI Medlemmene i Longyearbyen fotoklubb er gjennom medlemskap i klubben medlemmer i Norsk Selskap for Fotografi (NSFF), og kan nyte godt av de medlemsfordeler som oppnås gjennom dette. Flere av våre medlemmer har fått antatt bilder i NSFF s Norgesmesterskap i foto. Medlemmer i Longyearbyen fotoklubb fikk også bilder på trykk i NSFF s årbok. MEDLEMSAKTIVITETER Longyearbyen fotoklubb kan se tilbake på et år med et variert og høyt aktivitetsnivå, og god oppslutning på medlemsmøter, utstillinger, turer og andre arrangementer.
Medlemsmøter Longyearbyen fotoklubb har i 2014 hatt følgende medlemsmøter: 29.01.14. Mørketidsfotografering I teori og praksis v/ Jan Sivert Hauglid og Rolf Johansen. 11.02.14. Mørketidsfotografering II v/ Jan Sivert Hauglid. 25.03.14. Naturfotografering v/ Roy Mangersnes. 29.04.14. Portrettfotografering v/ Hanne Feyling. 20.05.14. Bildevisning og fototips fra Afrika v/ Jan Sivert Hauglid. 27.08.14. Grunnleggende digitalfotografering. Bruk av blender lukker ISO. Foredrag v/ Jan Sivert Hauglid. 18.11.14. Bildevisninger fra cruise med Expedition (Marianne Aasen) og fotoklubbens tur til Pyramiden (deltakerne), samt foredrag om C-REX rocket launch photographic opportunities (Jason Ahrns) 09.12.14. Julemøte med bildevisning fra Mongolia v/janet Saur, samt premiering av vinnere fra Nasjonal fotovandring og klubbkonkurransen Det har i gjennomsnitt møtt 15-20 deltakere på medlemsmøtene, bortsett fra møtet om grunnleggende digitalfotografering i august, da det møtte i overkant av 25 deltakere. Dette møtet var annonsert som et åpent møte også for ikke-medlemmer. Turer Longyearbyen fotoklubb har i 2014 arrangert følgende fototurer for medlemmer: 08.04.14. Kveldstur til Hiorthamna med fotografering og grilling. 7 deltakere. 14.-15.06.14. Helgetur til Pyramiden med overnatting på Hotel Tulipan. 9 deltakere. Kurs / seminarer Longyearbyen fotoklubb har i 2014 arrangert følgende kurs / seminarer for sine medlemmer: 22.-23.08.14. Makrofotografering workshop v/ Ove Bergersen. 14 deltakere. 27.-28.09.14. Fotoworkshop v/ pressefotograf Odd Mehus. 13 deltakere. Printkvelder Printgruppa har i 2014 arrangert printkvelder 23.06. og 10.12., der medlemmer har kunnet få printet bilder til medlemspris. UTSTILLINGER Fotoklubben har hatt to salgsutstillinger på Kunst- og Håndtverksenteret i Nybyen i 2014. Den første ble åpnet i forbindelse med Solfesten i mars, og hadde som tema Medlemmenes blinkskudd fra Svalbard. Den andre utstillingen ble åpnet i forbindelse med Kunstpause i november, og ble kalt Monokromt. Her forsøkte vi oss for første gang på en utstilling bestående utelukkende av bilder i svart-hvitt eller monokrom. I forkant av hver utstilling ble et medlemsmøte satt av til innramming og klargjøring av utstillingen. I underkant av 30 bilder ble stilt ut på hver av utstillingene, og mange medlemmer har fått solgt sine bilder i år. Utstillingen fra fotoklubbens samtidsprosjekt Tett på som ble åpnet på Svalbard Museum i november 2013 ble hengende oppe fram til november 2014. Utstillingen har presentert fotoklubben for mange besøkende på museet, både tilreisende og fastboende. De digitale filene fra utstillingen er nå levert Svalbard Museum, i samsvar med samarbeidsavtalen mellom Svalbard Museum og fotoklubben inngått i mars 2012.
FOTOOPPDRAG Longyearbyen fotoklubb fikk i 2014 i oppdrag å fotografere under Svalbard skimaraton. Tre av våre medlemmer tok på seg dette oppdraget, og fotograferte de aller fleste deltakerne, samt tok bilder av skimaraton generelt. Bildene ble solgt til deltakerne under banketten samme kveld, samt via e-post i ettertid. Fotografer fra fotoklubben fotograferte også under Spitsbergen Maraton, og vi har i tillegg fått oppdrag om et par bryllupsfotograferinger. FOTOKONKURRANSER Longyearbyen fotoklubb har deltatt i to fotokonkurranser i år, i tillegg til de av våre medlemmer som har sendt inn bilder til NSFF s NM i foto. Longyearbyen fotoklubb deltok 13.09.14., som en av 19 byer i Norge, på Nasjonal Fotovandring, i regi av Japan Photo. Arrangementet var åpent for alle, både medlemmer og ikke-medlemmer, og 15 deltakere møtte opp på dette arrangementet. Tema for fotovandringen var Kontraster, og hver deltaker kunne i etterkant av fotovandringen sende inn 3 bilder til lokal bedømming. Den lokale juryen besto av et medlem av fotoklubben, samt to eksterne personer. De 6 beste bildene ble premiert, og sendt videre til den nasjonale konkurransen. Svalbardposten annonserte arrangementet i forkant, laget en reportasje fra selve fotovandringen, og presenterte vinnerbildet i etterkant. Høsten 2014 lyste fotoklubben ut en intern fotokonkurranse blant medlemmene. 15 deltakere sendte inn til sammen 54 bilder i to klasser; Dyreliv på Svalbard og Monokrom. Moelv kameraklubb sto for juryeringen av bildene, og de fire beste i hver klasse ble premiert. I tillegg fikk tre bilder hederlig omtale, og ett bilde ble kreditert for oppfinnsomhet. Moelv kameraklubb takkes for godt arbeid med juryering. JURYERINGER Fotoklubben har i 2014 juryert lokale fotokonkurranse for Skodje fotoklubb og Moelv kameraklubb. I tillegg var en av fotoklubbens medlemmer intern jurymedlem i den lokale konkurransen under Nasjonal fotovandring, som nevnt over. KALENDERE Det ble også i 2014 produsert Svalbard-kalender for 2016. Janet Saur har vært leder av kalenderkomiteen. Det ble i 2014, i likhet med tidligere år, trykket 4000 kalendere. Det er nå et opplag på omkring 1000 kalendere igjen. Kalenderne blir bl.a. solgt i butikker og andre utsalgssteder i Longyearbyen, samt i Svea. I tillegg har det blitt solgt kalendere under Svalbard skimaraton, til cruiseturister på Bykaia, under aktivitetsmesse i Svalbardhallen, og under julemarkedet i Longyearbyen. En del kalendere blir også bestilt over e-post. Medlemmer som har fått bilde på trykk i kalenderen har fått 20 kalendere utdelt. Vi har i år merket sterkere konkurranse fra andre tilbydere av kalendere for Svalbard, og har for kommende år besluttet å redusere antall kalendere til 3000. To faste kunder har bestilt kalendere som julegaver til sine ansatte. ØKONOMI Longyearbyen fotoklubb har god økonomi, og det ligger godt til rette for videre drift. Hovedinntektskildene er kalendersalg og medlemskontingenter. I tillegg fikk klubben tildelt korkpenger i 2014. Det ble innvilget reisestipend på kr. 3000,- til to medlemmer i 2014. Vårt regnskapskontor gjennom flere år, Svalbard Regnskap, ble lagt ned høsten 2014. Fotoklubbens
regnskapsføring ble da overtatt av Svalbard Økonomi og Rådgivning AS. Detaljer ut over dette fremgår av regnskapet for 2014. KLUBBLOKALE Fotoklubben leier klubblokale i 2. etasje på Kunst- og Håndtverksenteret i Nybyen. Det har lenge vært planer om ominnredning og oppussing av disse lokalene, for å få dem mer funksjonelle både som møtelokaler og verksted. I 2014 er nytt møblement bestilt (stoler, bord, skrivepult og hyllesystemer) fra Gerdmans i Tromsø. Møblementet ble levert i november, og fraktet til Kunst- og Håndtverksenteret av Pole Position. En planlagt dugnad i desember for å få ryddet, tømt og innredet lokalene ble avlyst på grunn av at flere meldte forfall, men planlegges igjen gjennomført på nyåret 2015. AVSLUTNING Styret i Longyearbyen fotoklubb ser tilbake på 2014 som et aktivt år for fotoklubben, med høyt medlemstall, god økonomi, og et variert aktivitetsnivå av høy kvalitet. Styret har vært stabilt, og har fungert hensiktsmessig. 2014 er det første året der vi har hatt definerte komiteer med valgte komiteledere. Komiteene har stort sett fungert svært bra, og for en stor del vært selvgående. Komitelederne, materialforvalter, valgkomite og web-ansvarlig fortjener en stor takk for ansvaret og oppgavene de har tatt på seg. Videre har vi mange medlemmer som stiller på arrangementer og tar på seg ansvar på kort varsel. Styret vil rette en stor takk til alle våre medlemmer for engasjement og positive holdninger. Longyearbyen fotoklubb satser på et fortsatt høyt aktivitetsnivå med god kvalitet i året som kommer, til glede og kompetanseheving for våre medlemmer. 09.03.15. Anne Bjørndal sekretær
ENDRING AV VEDTEKTER, LONGYEARBYEN FOTOKLUBB I vedtektene for Longyearbyen fotoklubb heter det følgende: 5 Styret Styret er klubbens høyeste myndighet mellom hvert årsmøte og skal lede klubben i samsvar med de til enhver gjeldende lover. Styret skal bestå av 7 medlemmer: - Leder - Nestleder 5 Styremedlemmer som ivaretar følgende funksjoner: - Sekretær - Kasserer - Arrangement- og tur - Kalender - Printing - Utstilling Styret konstituerer seg selv. Styret skal kollektivt lede klubben. Ved styremøter skal alle medlemmer av styret innkalles. Styret er beslutningsdyktig når minst tre av styremedlemmene er til stede. Valgkomiteen består av to medlemmer og ett varamedlem. I praksis har styret de seineste årene bestått av 5 medlemmer + 2 varamedlemmer. Varamedlemmene har vanligvis hatt møterett på alle styremøtene. Valgkomiteen la på årsmøtet i 2014 fram forslag om at denne praksisen fortsetter, men at det burde foreslås en vedtektsendring på neste årsmøte. Årsmøtet godkjente dette. I tillegg er en del av funksjonene til styremedlemmene etter årsmøtet i 2014 overtatt av komiteledere. Det fremmes derfor forslag om flg. endring av vedtektene 5: 5 Styret Styret er klubbens høyeste myndighet mellom hvert årsmøte og skal lede klubben i samsvar med de til enhver gjeldende lover. Styret skal bestå av 5 medlemmer: - Leder - Nestleder - Sekretær - Kasserer
- Styremedlem Styret konstituerer seg selv. Styret skal kollektivt lede klubben. Ved styremøter skal alle medlemmer av styret innkalles. Varamedlemmer har møterett, men ikke møteplikt. Styret er beslutningsdyktig når minst tre av styremedlemmene er til stede. Valgkomiteen består av to medlemmer og ett varamedlem. I vedtektene 6, 3. kulepunkt heter det at Alle godkjente medlemmer har tale og stemmerett på årsmøtet: Godkjent medlem er et medlem som har betalt kontingent for siste eller inneværende år. Videre heter det i 6.1, 5. kulepunkt at Bare medlemmer som har betalt kontingent har stemmerett på årsmøtet Disse utsagnene motsier til en viss grad hverandre. Det fremmes derfor forslag om at 5. kulepunkt i 6.1 fjernes, og at 3. kulepunkt i 6 endres til: Alle godkjente medlemmer har tale og stemmerett på årsmøtet: Godkjent medlem er et medlem som har betalt kontingent for inneværende år.