<Evt. gradering av dokumentet> Prosjekt nytt politidistrikt PNP Innlandet Plan for involvering av kommunene og arbeidstakerorganisasjonene i forhold til arbeidet med effektivisering av politidistriktets lokale struktur Versjon <1.0> Prosjektnummer Dokumentreferanse 201601032 Behandlet dato: Behandlet av: 23.8.2016 Prosjektleder Signatur
Skrevet av: Prosjektleder Tom Johnsen Side 2 av 6 Innhold 1. Bakgrunn side 2 2. Formål side 2 3. Hvordan ivareta involveringen i praksis side 3 4. Gjennomføringsplan side 5 5. Referanser side 6 Dokumenthistorikk Dato Versjon Beskrivelse Endret av: Godkjent av: 10.8.16 0.1 Utkast til plan Tom Johnsen 17.8.16 0.9 Forslag til godkjennelse Tom Johnsen i styringsgruppa 23.8.16 1.0 Godkjent forslag Styringsgruppa 1 Bakgrunn Prosjekt nytt politidistrikt (PNP) Innlandet skal koordinere alle oppgaver tillagt politidistriktet i forhold til gjennomføring av nærpolitireformen. Innlandet pd består av de 3 gamle distriktene Hedmark, Gudbrandsdal og Vestoppland. Fra 1.1.16 ble det opprettet en interimorganisasjon som skal fungere til det nye politidistriktet er på plass. En av oppgavene i forhold til å etablere det nye politidistriktet er å foreslå effektivisering av politidistriktets lokale struktur i forhold til: Tjenesteenheter (politistasjonsdistrikt og lensmannsdistrikt) Tjenestesteder Geografiske driftsenheter Politimesteren i Innlandet pd skal innen 15.12.2016 sende sin tilrådning til lokal struktur i Innlandet pd til Politidirektoratet. I forhold til dette arbeidet er det viktig med god lokal involvering, både med hensyn til involvering av berørte kommuner og tjenestemannsorganisasjonene lokalt. 2 Formål Denne planen beskriver hvordan politiet i Innlandet på en best mulig måte skal involvere kommunene i forhold til arbeidet med lokal struktur. Planen er forankret i sentrale styringsdokumenter fra Justis- og beredskapsdepartementet og Politidirektoratet. Formålet er å gi politiet og innbyggerne/kommunene forutsigbarhet og sikre et best mulig sluttresultat. Prosessen skal være transparent.
Skrevet av: Prosjektleder Tom Johnsen Side 3 av 6 3 Hvordan ivareta involveringen i praksis? 3.1 Styringsgruppe Jfr. oppdragsbrev nr. 3/2016 fra Justis- og beredskapsdepartementet "Gjennomføring av nærpolitireformen", og føringer gitt i arbeidspakke P-AP9 skal det i hvert politidistrikt opprettes ei styringsgruppe bestående av representanter for politiet og berørte kommuner. I Innlandet politidistrikt er det 47 kommuner, og en styringsgruppe med representanter for alle kommunene samt politiets egne representanter ville vært uhensiktsmessig. Politimesteren tok derfor et initiativ ovenfor kommunene og regionrådene i Innlandet i juni (brev av 3.6.16). Der ble det foreslått at kommunenes representasjon i styringsgruppa skal være gjennom 1 valgt representant m/vara fra hvert av de 10 regionrådene i distriktet. Frist for å peke ut representanter ble satt til fredag 24.6.2017. Samtlige regionråd har gitt tilbakemelding med navn på representanter og ingen regionråd eller kommuner har sagt seg uenig i en slik løsning. Kommunenes representasjon i styringsgruppa er slik: Regionråd: Medlem Varamedlem Fjellregionen Johnny Hagen Merete Myhre Moen Sør Østerdal Ole Gustav Narud Lars Erik Hyllevang Hamar regionen Geir Roger Borgedal Nina Jendal Glåmdal Sjur Strand Kamilla Thue og Ørjan Bue Hadeland Harald Tyldal Willy Westhagen Valdres Inger Torun Klosbøle Eivind Brenna Gjøvikregionen Leif Waarum Bjørn Iddberg Nord Gudbrandsdal Bengt Fasteraune Bjarne Eiolf Holø Midt Gudbrandsdal Ole Tvete Muriteigen Rune Støstad Lillehammer regionen Brit Kamprud Lundgård Ikke valgt vara Arbeidstakerorganisasjonene i politiet og Hovedverneombudet er alle representert i styringsgruppa med 1 person. Det forutsettes av representantene fra regionrådene holder sine respektive kommune fortløpende orientert om status og fremdrift i styringsgruppas arbeid. 3.2 Workshops For å sørge for at alle kommuner og arbeidstakerorganisasjonene tidlig i prosessen (september) får muligheter til å komme med sine innspill og synspunkter, legges det opp til en Workshop der alle kommunene får mulighet til å stille med 2 representanter. For at ikke antall deltakere skal bli for stort (med dertil dårligere muligheter for en god dialog) legges det opp til å fordele kommunene over 2 like workshopdager. Fra politiets side vil Politimester, prosjektleder, OU-ansvarlig og kommunikasjonsrådgiver mfl. delta begge dager. Arbeidstakerorganisasjonene i politiet vil bli invitert til å delta på lik linje med kommunene.
Skrevet av: Prosjektleder Tom Johnsen Side 4 av 6 3.3 Høringskonferanser Når forslaget til lokal struktur er ferdig, vil det bli gjennomført en egen høringskonferanse i forhold til forslaget. Kommunene vil også her bli invitert til å delta med 2 representanter Fra politiets side vil Politimester, prosjektleder, OU-ansvarlig og kommunikasjonsrådgiver m.fl. delta. Arbeidstakerorganisasjonene i politiet vil bli invitert til å delta på lik linje med kommunene. 3.4 Høringsrunde I forkant av at Politimesteren skal sende inn sitt forslag til lokal struktur til Politidirektoratet skal forslaget sendes ut på høring i kommunene og til arbeidstakerorganisasjonene med en 6 ukers høringsfrist. Høringssvarene som innkommer skal følge Politimesterens tilrådning til Politidirektoratet. 3.5 Klageadgang Politidirektoratets beslutning om endringer i inndelingen i lensmanns- og politistasjonsdistrikter og sammenslåing eller nedleggelse av lensmannskontorer eller politistasjoner kan påklages til Justis- og beredskapsdepartementet av den eller de kommunene som blir direkte berørt av endringen, med en 8 ukers klagefrist. Klagen vil ha oppsettende virkning. Departementets avgjørelse vil være endelig. 3.6 Politiråd Politirådsmøtene i den enkelte kommune vil bli gjennomført som planlagt, men det kan ikke forventes at politiets lokale representanter i politirådene til enhver tid vil ha oppdatert informasjon om arbeidet med lokal struktur. I den grad de har det vil dette bli orientert om i møtene. Det kan heller ikke påregnes at Politimester, prosjektleder eller OU ansvarlig vil ha mulighet til å delta i lokale politirådsmøter i løpet av høsten. 3.7 Regionråd Hvis regionrådene i Innlandet har et behov for mer informasjon enn det deres representant i styringsgruppa kan gi, eller ønsker et eget møte med Politimester eller lokal prosjektledelse, kan det rettes en henvendelse til prosjektleder Tom Johnsen (tom.johnsen@politiet.no) eller kommunikasjonsansvarlig Kari Anne Dobloug (kari.anne.dobloug@politiet.no). I den grad det er kapasitet til det, vil politiet forsøke å innfri ønskene fra regionrådene. 3.8 Kommunestyrer/formannskap I den grad et kommunestyre eller formannskap ønsker informasjon fra lokal prosjektledelse eller Politimesteren, rettes henvendelsen til Johnsen eller Dobloug jfr. punktet over. Det vil ikke være mulig å kunne besøke alle kommunene i løpet av høsten, men i den grad det er kapasitet vil vi prøve å imøtegå dette.
Skrevet av: Prosjektleder Tom Johnsen Side 5 av 6 3.9 Informasjonsskriv I den grad det er viktig informasjon som bør meddeles den enkelte kommune i tillegg til det som fremkommer gjennom Workshop, høringskonferanse og høringsrunden, vil dette evt. bli ivaretatt gjennom egne informasjonsskriv. 3.10 Spesielt i forhold til involvering av arbeidstakerorganisasjonene I tillegg til det som er nevnt i punktene over, vil arbeidstakerorganisasjonene og Hovedverneombudet i politiet få informasjon og medbestemmelse gjennom jevnlige Informasjons, drøftings- og forhandlingsmøter (IDF møter). Disse gjennomføres minst 1 gang pr mnd. Organisasjonene har også anledning til å anmode om informasjon fra prosjektet i sine styre- og medlemsmøter. 4 Gjennomføringsplan Tidsplanen for det arbeid som skal utføres i forhold til effektiviseringen av lokal struktur er meget stram. Det faktiske arbeidet starter opp i uke 32 (oppstartmøte arbeidsgruppe), og Politimesterens tilrådning skal sendes Politidirektoratet senest 15.12.2016. Foreløpig gjennomføringsplan for involvering av kommunene: Dato 15.8.16 Utredning av forslag til lokal tjenesteenhetsstruktur starter (tjenesteenheter, tjenestesteder og geografiske driftsenheter) 23.8.16 Møte i styringsgruppe lokal tjenesteenhetsstruktur 16.9.16 Samarbeidskonferanse/workshop med kommuner og arbeidstakerorganisasjonene 19.9.16 Samarbeidskonferanse/workshop med kommuner og arbeidstakerorganisasjonene 12.10.16 Forslag til lokal tjenesteenhetsstruktur utarbeidet 17.10.16 Møte i styringsgruppe lokal tjenesteenhetsstruktur 21.10.16 Høring sendes til kommuner og andre berørte parter 24.10.16 Høringskonferanse om lokal tjenesteenhetsstruktur i Innlandet politidistrikt 2.12.16 Høringsfrist for lokal tjenesteenhetsstruktur i Innlandet politidistrikt 8.12.16 Møte i styringsgruppe lokal tjenesteenhetsstruktur 15.12.16 Politimesteren sender forslag om lokal tjenesteenhetsstruktur i Innlandet politidistrikt til Politidirektoratet 15.1.17 Politidirektoratet beslutter lokal tjenesteenhetsstruktur i Innlandet politidistrikt 1.4.17 Frist for klager fra kommunalt nivå mht. POD`s beslutning om tjenesteenhetsstruktur i Innlandet politidistrikt 1.7.17 Iverksetting av ny tjenesteenhetsstruktur i Innlandet politidistrikt Involvering av arbeidstakerorganisasjonene utover deltakelse sammen med kommunene jfr. lista over, fremkommer av intern møtekalender i Innlandet pd.
Skrevet av: Prosjektleder Tom Johnsen Side 6 av 6 5 Referanser Styringsdokumentet for PNP Innlandet (internt styringsdokument for hele Nærpolitireformen i Innlandet pd.) Oppdragsbrev 3/2016 fra Justis- og beredskapsdepartementet "Gjennomføring av nærpolitireformen". Arbeidspakke P-AP9 "Foreslå effektivisering av politidistriktenes lokale struktur" og brev av 1.6.16 fra POD (ref. 2016/01157) som omhandler oppdrag om effektivisering av politidistriktenes lokale struktur. Mandat for arbeidsgruppe "Geografiske driftsenheter og tjenestestedsstruktur".