TFK Eiendom evaluering av virksomheten - Telemark fylkeskommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 200 024 2012
Innholdsfortegnelse Sammendrag... ii 1 Innledning... 6 1.1 Bakgrunn og rammer... 6 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier... 6 1.3 Avgrensing... 7 1.4 Metode og kvalitetssikring... 7 1.5 Høring... 7 2 Fakta og funn... 9 2.1 Om TFK Eiendom... 9 2.1.1 Ansvarsområde/oppgaver 10 2.1.2 Oversikt over foretakets økonomi 11 2.1.3 Bygningsmassens tilstand/vedlikeholdsbehov 11 2.2 Roller, ansvarsdeling, samarbeid og kommunikasjon... 12 2.2.1 Eier fylkestinget 12 2.2.2 Foretakets styre 12 2.2.3 Foretakets daglige leder 13 2.2.4 Fylkesrådmannen/fylkesadministrasjonen 13 2.2.5 Leietakerne/skolene 15 2.3 Styringsverktøy... 15 2.3.1 Eier fylkestinget 15 2.3.2 Foretakets styre og daglige leder 16 2.3.3 Meninger om TFK Eiendom i dag 19 2.4 Finansielle verktøy... 20 2.4.1 Rutiner/praksis 20 2.4.2 Leiekontrakter og salg av tjenester 21 2.4.3 Kjøp av tjenester fra Telemark fylkeskommune 25 2.4.4 Fond 25 2.4.5 Meninger om økonomisk ramme 26 3 Revisors vurderinger og konklusjon... 27 3.1 Roller, ansvarsdeling, samarbeid og kommunikasjon... 27 3.2 Styringsverktøy... 28 3.3 Finansielle verktøy... 29 3.4 Konklusjon... 31 4 Revisors anbefalinger... 32 Litteratur og kildereferanser... 34 5 Vedlegg... 34 I. Vedlegg 1: Høringsuttalelse fra TFK Eiendom... 35 II. Vedlegg 2: Høringsuttalelse fra fylkesrådmannen... 36 III. Vedlegg 3: Revisjonskriterier... 42 IV. Vedlegg 4: Metode og kvalitetssikring... 48 V. Vedlegg 5: Vedtekter og forretningsidé for TFK Eiendom... 49 VI. Vedlegg 6: Inntekter TFK Eiendom 2006 2011, spesifisert... 51 VII. Vedlegg 7: Kjøp av tjenester fra og overføringer til TFK 2006 2011... 52 Telemark kommunerevisjon IKS i
Sammendrag Kontrollutvalget bestilte en evaluering av TFK Eiendom i sin plan for 2008 2009. Telemark kommunerevisjon IKS startet på prosjektet i 2009, men utarbeidet da en statusrapport, ikke en fullstendig forvaltningsrevisjonsrapport. På det tidspunktet var det flere prosesser i gang i og omkring foretaket som gjorde tidspunktet lite egnet for å gjennomføre en evaluering. Vi startet da forvaltningsrevisjonen på nytt høsten 2011. Undersøkelsen omfatter følgende problemstillinger: 1. Er foretakets virksomhet i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger? 2. Er ansvar og oppgaver fordelt mellom foretaket og fylkeskommunen på en effektiv måte? Revisjonskriteriene for problemstilling 1 er hentet fra vedtak og føringer i aktuelle saker behandlet av fylkestinget. For problemstilling 2 har vi i hovedsak hentet revisjonskriterier fra KoBE 2011: Temaheftet Kommunal eiendomsforvaltning, en veileder/verktøykasse for folkevalgte og administrasjon i etablering, drift og utvikling av kommunale eiendomsforetak, NOU 2004:22 om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren og kommuneloven. Vi har benyttet følgende metoder for innhenting av fakta: Dokumentanalyse og intervju med sentrale personer i foretaket, i fylkesadministrasjonen og to politikere. Resultatet av undersøkelsen Roller/ansvar, samarbeid/kommunikasjon TFK Eiendom ble opprettet i 2001. Hensikten med å opprette et eiendomsforetak i Telemark fylkeskommune var å gjøre ansvarsforholdet mellom eier, forvalter og bruker tydeligere, og å få en mer profesjonell eiendomsforvaltning. Partene som har ulike roller i et kommunalt foretak er fylkestinget som eier, styret/daglig leder i TFK Eiendom som forvalter, fylkesrådmannen/ fylkesadministrasjonen og brukere/leietakere. Det er uklare ansvarsforhold mellom styret/daglig leder i foretaket på den ene siden og fylkesrådmannen/fylkesadministrasjonen på den andre siden. En årsak til det kan være uklare vedtekter og manglende føringer fra fylkestinget, jf. avsnitt nedenfor om finansielle verktøy. En annen årsak kan være at TFK Eiendom ikke har fått fullstendig ansvar for eiendomsforvaltningen. Bygningsmassen er ikke overført til foretaket, men står i fylkeskommunens balanseregnskap. Alle investeringer føres i fylkeskommunens regnskap, foretaket har ikke noe investeringsregnskap. Økonomisk og regnskapsmessig er dermed ansvaret for fylkeskommunens eiendommer i en viss grad delt mellom fylkesrådmannen og TFK Eiendom. Delt ansvar for det regnskapsmessige kan også føre til merarbeid Det er fylkestinget som bestemmer hvilke oppgaver og eiendomsporteføljer som skal legges til foretaket. I temaheftet om kommunalt eiendomsforetak anbefales det å legge all eiendomsmasse og alle eiendomsrelaterte oppgaver til foretaket for å skape grunnlag for en samlet eiendoms utviklingsstrategi. Uansett hva fylkestinget velger når det gjelder oppgaver og portefølje, så er det, etter vår vurdering, behov for en avklaring av rollene mellom henholdsvis styret og daglig leder i TFK Eiendom og fylkesrådmannen og hans administrasjon. Telemark kommunerevisjon IKS ii
Kommunikasjonen og samarbeidet med TFK Eiendom kan bli bedre, det gjelder både for eierne og for fylkesrådmannen. Regelmessig kontakt kan skape tillit og synliggjøre foretakets virksomhet og utfordringer. Når det gjelder styringsverktøy er det potensial for noen forbedringer både for eierne og internt i TFK Eiendom, se våre anbefalinger. Finansielle verktøy Regnskapet til TFK Eiendom viser at foretaket i fem av de siste seks åra har hatt et negativt brutto driftsresultat, dvs. at driftsutgiftene har vært større enn driftsinntektene. Foretaket har ikke bygget opp et vedlikeholdsfond. En fersk rapport viser at tilstanden på bygningsmassen er blitt dårligere i de siste åra, og at vedlikeholdsetterslepet øker (Rambøll 2011). For TFK Eiendom er den økonomiske rammen lik leieinntektene pluss eventuell mulighet til å få betalt for tjenester. Det vil si at alle driftsutgiftene må dekkes av husleien, med mindre det er inngått avtale om at de kan få betalt for visse tjenester i tillegg. For eksterne leietakere beregnes markedsleie. Leien fra disse leietakerne utgjør en liten del av inntektene, det er leien fra interne leietakere/fylkeskommunen som styrer foretakets økonomiske ramme. Vedtektene sier ikke noe om hvilke av foretakets oppgaver/tjenester som skal dekkes inn av husleien og hvilke muligheter de eventuelt har til å få betalt for tjenester de yter til fylkeskommunen og deres virksomheter. Fylkestinget har heller ikke gitt noen føringer på dette området, og det er ulik oppfatning av dette mellom foretakets ledelse og fylkesrådmannen. Det er også uenighet om beregningen av godtgjørelse der det er avtalt betaling for tjenester. Det gjelder administrasjon av investeringsprosjekter som føres i investeringsregnskapet. Det kan stilles spørsmål om foretaket utfører tjenester for fylkeskommunen som det ikke er naturlig å legge kompensasjon for inn i husleien. Et eksempel på slike tjenester er skogforvaltning. TFK Eiendom skal drive forretningsmessig og vil forsøke å skaffe inntekter for å bedre økonomien. Fylkesrådmannen mener at foretaket har kommet bedre ut økonomisk enn fylkeskommunens øvrige virksomheter, og er derfor negative til alle forsøk fra foretakets side på å finne nye muligheter for inntjening, dersom det vil påføre fylkeskommunen utgifter. Dette er etter vår mening en sak som eier bør ta stilling til. TFK Eiendom får ikke beholde mva-kompensasjonen på sine innkjøp, i motsetning til andre virksomheter i fylkeskommunen. Vi har ikke fått forklart hvorfor. Mva-kompensasjonen utgjør betydelige beløp som kunne styrke foretakets økonomiske ramme. I temaheftet anbefales det at kapitalelementet tas med i beregningen av husleie for å synliggjøre hva reelle kostnader knyttet til eiendommen er, og for å bruke denne informasjonen aktivt inn mot eiendomsstrategi og utvikling i kommunen. Kapitalutgiftene blir ført i fylkeskommunens regnskap, og inngår ikke i husleia. Konklusjon I temaheftet om kommunalt eiendomsforetak presiseres det at selve organiseringen som kommunalt foretak ikke er verktøyet for å lykkes med å få til en god eiendomsforvaltning.. Foretak er kun organisasjonsformen, dvs. virkemidlet. Det er handlingsrommet og de verktøyene man gir foretaket som teller. Telemark kommunerevisjon IKS iii
Etter vår vurdering er virksomheten i TFK Eiendom langt på vei i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger. Ett av formåla i vedtektene, å sørge for at eiendommenes verdi ikke forringes, er imidlertid ikke oppfylt. Det skyldes at foretaket ikke har fått det økonomiske handlingsrommet og de verktøyene som det trenger. I temaheftet sies det også at et kommunalt foretak, som ikke er et eget rettssubjekt, bare kan lykkes dersom kommunens øvrige beslutningstakere legger forholdene til rette for dets virke. Organisasjonsmodellen er avhengig av et harmonisk samspill og en kompetanse i hele kommuneorganisasjonen om hvilke verktøy foretaket må ha for å fylle sine målsettinger. Etter vår vurdering er ansvar og oppgaver ikke fordelt mellom TFK Eiendom og fylkeskommunen på en optimal måte. TFK Eiendom har ikke fullstendig ansvar over eiendomsforvaltningen, det er uklar fordeling av ansvar og myndighet mellom foretaket og fylkesadministrasjonen. Uklare vedtekter og manglende føringer fra eierne når det gjelder hvilke kostnader som skal dekkes av husleia og hvilke tjenester foretaket evt. kan fakturere i tillegg er også en årsak. Det synes dessuten å være manglende forståelse i fylkeskommunen for hvilke verktøy foretaket trenger for å nå eiernes formål innenfor eiendomsforvaltningen. Samspillet bør bli bedre, og eierne kan bidra med å tydeliggjøre ansvar og myndighet, samt ta avgjørelsen når uoverensstemmelser oppstår. Revisor anbefaler fylkestinget å: utarbeide en eierstrategi for TFK Eiendom holde regelmessige eiermøter med foretaket se til at TFK Eiendom alltid har et styre med tilstrekkelig fagteknisk kompetanse klargjøre rollene til henholdsvis styret/daglig leder i foretaket og fylkesrådmannen/- fylkesadministrasjonen vurdere om det er hensiktsmessig å samle all eiendomsmasse og alle eiendomsrelaterte oppgaver i TFK Eiendom vurdere hvilke driftsutgifter som det er naturlig å få dekket av husleien, og om foretaket bør få betalt for andre utførte tjenester, i tillegg til leieinntektene. Ved uenighet mellom foretaket og fylkesrådmannen om hvordan tjenester skal prises, bør eierne gi føringer, alternativt godkjenne avtaler. vurdere om foretaket skal beholde momskompensasjonen på de utgiftene de har vurdere hvordan TFK Eiendom kan gis mulighet til å opparbeide et vedlikeholdsfond for å kunne ivareta nødvendig vedlikehold i et langsiktig perspektiv vurdere om kapitalutgiftene bør legges inn i husleien for å vise reell kostnad TFK Eiendom bør: vurdere om det er mulig å legge inn livsløpsperspektivet i planleggingen innenfor eiendomsforvaltningen benytte nøkkeltall for sammenligninger over tid og sammenligning med andre som et styringsverktøy, og å rapportere dette til eierne vurdere å gjennomføre brukerundersøkelser som et styringsverktøy forbedre arbeidet med å synliggjøre foretaket for eierne, fylkesadministrasjonen og brukerne/leietakerne; virksomhet/resultater og informasjon om de langsiktige virkningene eiendomsforvaltningen har for fylkeskommunen og fylkeskommunens økonomi Telemark kommunerevisjon IKS iv
Fylkesrådmannen bør: bedre kommunikasjonen mellom foretakets ledelse og fylkesrådmannen, evt. hans lederteam (regelmessig kontakt) Skien, 8. mai 2012 Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon Aud Bjervamoen prosjektleder Telemark kommunerevisjon IKS v
1 Innledning 1.1 Bakgrunn og rammer Kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune vedtok i plan for forvaltningsrevisjon 2008 2009 å evaluere virksomheten i foretaket. De ønsket fokus på om TFK Eiendom fungerer som forutsatt, og på fordeling av ansvar og oppgaver mellom fylkeskommunen som eier og foretaket. Telemark kommunerevisjon IKS startet på prosjektet i 2009, men utarbeidet da en statusrapport, ikke en fullstendig forvaltningsrevisjonsrapport. Det var på det tidspunktet flere prosesser i gang i og omkring foretaket som gjorde tidspunktet lite egnet for å gjennomføre en evaluering. Kontrollutvalget vedtok i møte 15.3.2010, sak 9/10, at prosjektet skulle utsettes til 2011, da nye rutiner i TFK Eiendom skulle innarbeides i organisasjonen i løpet av 2010. Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapittel 3. 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier Følgende problemstillinger ble utledet ved første gangs start på prosjektet i 2009, og de er ikke endret: 1. Er foretakets virksomhet i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger? 2. Er ansvar og oppgaver fordelt mellom foretaket og fylkeskommunen på en effektiv måte? Revisjonskriteriene 1 for problemstilling 1 er hentet fra vedtak og føringer i aktuelle saker behandlet av fylkestinget. Hensikten med å opprette et eiendomsforetak i Telemark fylkeskommune var å gjøre ansvarsforholdet mellom eier, forvalter og bruker tydeligere, og å få en mer profesjonell eiendomsforvaltning. For problemstilling 2 har vi hentet revisjonskriterier fra: Kommuneloven NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren KoBE 2011: Temaheftet Kommunal eiendomsforvaltning, en veileder/verktøykasse for folkevalgte og administrasjon i etablering, drift og utvikling av kommunale eiendomsforetak KS 2011: Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak KS Bedrift 2008: Styrevettsregler KoBE kompetanse for bedre eiendomsforvaltning er et program under Statens bygningstekniske etat, som følger opp NOU 2004:22. Revisjonskriteriene er nærmere beskrevet i vedlegg 3 til rapporten. 1 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. Telemark kommunerevisjon IKS 6
1.3 Avgrensing Vi evaluerer ikke selve driften av TFK Eiendom; om foretaket har nådd vedtatte mål, heller ikke om foretaket driver sin virksomhet i samsvar med statlige føringer for god eiendomsforvaltning. For problemstilling 1 ser vi på hensikten med opprettelsen av foretaket 2 og forutsetninger som har tilknytning til revisjonskriteriene som gjelder problemstilling 2, dvs. forhold som er avgjørende for å lykkes med et eiendomsforetak. Viktige stikkord i den forbindelse er roller/ansvar/fullmakter, samarbeid/samhandling/ kommunikasjon, styringsverktøy og finansielle verktøy. Vi har ikke kontaktet de videregående skolene i vår kartlegging av samarbeidet med de interne leietakerne. Eksterne leietakere er heller ikke kontaktet. 1.4 Metode og kvalitetssikring Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. 3 Valg av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 4 til rapporten. Telemark kommunerevisjon IKS leier lokaler av TFK Eiendom (ekstern leietaker). Under arbeidet med denne forvaltningsrevisjonen har vi ikke undersøkt eller vurdert foretakets forhold til eksterne leietakere. Vi anser derfor ikke at undersøkelsen har medført noe habilitetsproblem. Undersøkelsen startet tidlig på høsten 2011 og ble avsluttet i mars 2012. I løpet av denne perioden har det skjedd en del endringer i fylkeskommunen med skifte av politisk og administrativ ledelse og skifte av styre i TFK Eiendom. Dette har ført til at fakta innhentet på høsten i noen tilfeller har blitt endret uten at vi har blitt gjort oppmerksom på det. Det er en av flere årsaker til at vi har mottatt en omfattende høringsuttalelse fra fylkesrådmannen. 1.5 Høring Rapporten er sendt på høring til TFK Eiendom, ved daglig leder og styreleder. Rapporten ble behandlet i styret 7. mai, vedtak: Styret finner rapporten med dens struktur, innhold og anbefalinger meget god og har ingen tilføringer eller kommentarer til innholdet for øvrig. Uttalelsen er lagt inn i rapporten som vedlegg 1. Rapporten er også sendt på høring til fylkesrådmannen. Høringsuttalelsene er i sin helhet tatt inn i rapporten som vedlegg 2. Fylkesrådmannens uttalelser har ført til følgende endringer i rapporten: 2 TFK Eiendom ble opprettet pr. 1.1.2001 3 Gjeldende RSK 001 er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre med virkning fra 1 februar 2011, og er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 7
Punkt 1.2 Tatt inn informasjon om KoBE (deres veileder er brukt som revisjonskriterium). Punkt 2.1.3 Sitert fra Rambøll sin rapport deres uttalelse om tilstandsgrad og bygningsmassens tekniske tilstand. Punkt 2.2.4 Tatt inn ny opplysning om endring av rutiner for saksbehandling og fjernet fakta og meninger om tidligere saksbehandlingsrutine. Punkt 2.3.2 Fjernet en uttalelse om at TFK Eiendom ligger lavt når det gjelder kostnader, sammenlignet med andre tatt inn en fotnote om LTP-dokument. Punkt 2.4.1 Tatt inn opplysning om fylkestingets vedtak i budsjettsak TFK Eiendom høsten 2011 tatt inn kommentar fra fylkesrådmannen til daglig leders uttalelse om ulemper ved at investeringsregnskapet ligger i fylkeskommunens regnskap tatt inn ny opplysning fra fylkesrådmannen om praksisen med merverdiavgiftskompensasjon Punkt 2.4.2 Tatt inn ny opplysning fra fylkesrådmannen om forhandling vedr. ny avtale om godtgjørelse til TFK Eiendom for administrasjon av investeringsprosjekter. Punkt 3.1 Satt inn at en årsak til uklare ansvarsforhold er uklare vedtekter og manglende føringer fra fylkestinget når det gjelder finansiering av virksomheten. Dette temaet er for øvrig grundigere vurdert i punkt 3.3 strøket vår uttalelse om at delt ansvar for det regnskapsmessige kan svekke styringen strøket hele avsnittet om saksbehandlingen i saker som skal til fylkestinget tatt inn kommentar fra fylkesrådmannen om delegasjon av kontakten med TFK Eiendom til økonomisjefen. Punkt 4 Strøket anbefaling om å vurdere endring i saksbehandlingsrutinene. Endringer i vurderinger og anbefalinger er også korrigert i sammendraget. Telemark kommunerevisjon IKS 8
2 Fakta og funn 2.1 Om TFK Eiendom Eiendomsforvaltningen i Telemark fylkeskommune ble fra 1.1.2001 organisert som fylkeskommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Foretaket er en juridisk del av Telemark fylkeskommune, men er fristilt med eget styre som er direkte underlagt fylkestinget. Foretaket har nå vært i drift i vel 11 år. Partene som har roller er: Fylkestinget (eier) Fylkesrådmannen/administrasjonen TFK eiendom v/styret/daglig leder (forvalter) Bruker/leietaker Tidligere fylkesordfører sier at hensikten med å opprette et eiendomsforetak var å få en mer profesjonell eiendomsforvaltning. TFK Eiendom er skilt ut fra fylkeskommunens regnskap fra og med 2002 og har eget driftsregnskap. Investeringer føres i fylkeskommunens regnskap, dvs. at foretaket ikke har investeringsregnskap. Eiendomsmassen er ikke overført til foretaket. Den står i fylkeskommunens balanseregnskap. En gjennomgang av foretaket med sikte på utvikling av eiendomsforvaltningen ble gjennomført høsten 2008. 4 Den resulterte i revidert forretningsidé og vedtekter som ble vedtatt av fylkestinget i desember 2009, sak 38/09, og iverksatt fra 1.1.2010. Den vesentligste endringen var at TFK Eiendom overtok ansvaret for alt innvendig vedlikehold. Tidligere var dette leietakers ansvar. Dette medførte også endringer i leieavtalene. Ifølge saksframstillingen fikk TFK Eiendom også et utvidet ansvar for å yte rådgivningstjenester, fra utrednings- og prosjekteringstjenester til rådgivning i eiendomsrelaterte saker innenfor sitt ansvarsområde. Overordna mål for virksomheten i TFK Eiendom er fra 2009 vedtatt av fylkestinget i saken Langtidsprioriteringar, som er prioriteringer med fire års perspektiv. TFK Eiendom rapporterte resultat på vedtatte mål til fylkestinget for første gang i 2010. 4 Gjennomført av en arbeidsgruppe hvor fylkesadministrasjonen, de vg skolene og tillitsvalgte var representert. Arbeidsgruppas forslag ble sendt på høring, og det ble lagt fram i kontaktmøte med fylkesadministrasjonen og hovedtillitsvalgte Telemark kommunerevisjon IKS 9
2.1.1 Ansvarsområde/oppgaver TFK Eiendom er Telemark fylkeskommunes forvalter av all eiendomsmasse, unntatt fylkesveiene og Telemarkskanalen. Foretaket er fra 2010 ansvarlig for alt vedlikehold og all utvikling av eiendomsmassen. Interne leietakere i fylkeskommunen har egne vaktmestere og renholdspersonell for tilsyn og renhold av leid areal. De har også ansvaret for eget kraftforbruk og renovasjon. TFK Eiendom har ansvaret for alle andre driftsutgifter som er knyttet til eiendommene. Bygningsmassen omfatter Fylkeshuset De videregående skolene Ekeli (TFK Eiendom driver p.t. utleie av selskapslokalene, 2. etasje er leid ut på en 5- års kontrakt) Øytangen og Haga kafé på Jomfruland (er leid ut til henholdsvis Norske kvinners sanitetsforening og Vel-foreningen på Jomfruland) Alle tannklinikkene holder til i leide lokaler. Noen skoler leier også lokaler i tillegg til egen bygningsmasse. Det gjelder i hovedsak kroppsøvingslokaler, som betales over skolenes budsjetter. Innleie av lokaler foretas av virksomhetene selv. I noen tilfeller har TFK Eiendom vært rådgiver. Hvordan ansvar for innvendig vedlikehold er i leide lokaler, avhenger av leiekontraktene. TFK Eiendom har ikke full oversikt over leiekontraktene. Daglig leder mener at virksomheter som har inngått slike kontrakter selv er ansvarlig for utgifter og eventuelt vedlikehold. Oppgaver 5 Forvaltning Drift (ikke renhold og vaktmestertjenester) Servicetjenester, rådgivning Vedlikehold, utvendig og innvendig Utvikling av bygningsmassen Potensiale vurderinger (foredling av eiendomsmassen, kortsiktige og langsiktige behov, kjøp/salg, utleie) Byggeprosjekter Forsikringer knyttet til bygninger/byggeprosjekter/skog, men også forsikringer knyttet til løsøre som fylkeskommunen eier (biler, båter, husdyr m.m.) Ansvarsdeling mellom TFK Eiendom og leietakerne framgår av leiekontraktene. Det benyttes en standard kontrakt for skolene. For alle eksterne leietakere er kontraktene tilpasset den enkelte. I dokumentet Betraktninger av mulige tiltak for utvikling av eiendomsforvaltningen i TFK, som var grunnlaget for de endringene i ansvarsforhold som ble iverksatt fra 1.1.2010 (styresak 04/09), finner vi en skjematisk framstilling av endringen av ansvar mellom TFK Eiendom og intern leietaker: 5 Jf. vedtektene, vedlegg 5 Telemark kommunerevisjon IKS 10
Pr. i dag (2009) Ved samling av vedlikeholdsansvaret (fra 1.1.2010) Leietaker TFK Eiendom Leietaker TFK Eiendom Innvendig vedlikehold Utvendig vedlikehold av bygningsmassen Utvendig, innvendig og utendørs vedlikehold Utendørs vedlikehold Forvaltning Forvaltning Vaktmester Utskifting av infrastruktur Vaktmester* Utskiftinger Renhold Løpende vedlikehold av Renhold Løpende drift og vedlikehold** Drift infrastruktur Energikostnader Vakthold og sikring Vakthold og sikring * Herunder vedlikehold av grøntarealer, brøyting og strøing ** Herunder menes kostnader til serviceavtaler, periodisk vedlikehold, uforutsette skader og mangler etc. 2.1.2 Oversikt over foretakets økonomi Fylkestinget har vedtatt at driften av TFK Eiendom utelukkende skal basere seg på leieinntekter og salg av tjenester. Det vil si at virksomheten økonomisk styres av leieprisen og hvilke tilleggstjenester de kan få betalt for. Vi har ikke hentet ut regnskapstall helt tilbake til starten i 2002, men presenterer noen tall fra årsregnskapene 2006-2011. Tall fra årsberetning 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Areal bygg, m 2 161 644 165 716 169 571 165 353 167 793 166 615 Skog- og tomteareal, 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 millioner m 2 Tall fra årsregnskap Sum driftsinntekter 19 862 752 19 915 945 20 903 658 20 956 854 29 292 554 31 445 238 Sum driftsutgifter -20 841 772-21 008 063-21 849 842-20 983 704-27 900 214-32 618 028 Brutto driftsresultat -979 020-1 092 118-946 184-26 850 1 392 340-1 172 790 Eksterne finanstransaksjoner 159 996 152 096 328 492 63 507 104 502 119 845 Netto driftsresultat -819 024-940 022-617 692 36 658 1 496 842-1 052 945 Interne finanstransaksjoner* 819 024 1 420 962 0-36 658-710 362 1 052 945 Resultat etter interne finansieringstrans. 0 480 940-617 692 0 786 480 0 *Interne finanstransaksjoner = inndekning av tidligere års merforbruk, bruk av tidligere års mindreforbruk, bruk av fond, avsetning til fond Økningen i driftsinntekter og driftsutgifter i 2010 skyldes i hovedsak økt husleie pga. at TFK Eiendom overtok ansvaret for innvendig vedlikehold. Økningen var budsjettert med vel 6 mill. kroner. 2.1.3 Bygningsmassens tilstand/vedlikeholdsbehov Høsten 2011 leide TFK Eiendom inn Rambøll til å vurdere tilstanden på eiendomsmassen og å beregne årskostnad. 6 Bygningene er vurdert på en skala for tilstandsgrad fra 0 3 7, der 0 = som ny 3 = helt utslitt/direkte ulovlig 6 Rambøll 2011: Årskostnadsberegning TFK Eiendom KF 7 I henhold til Norsk Standard 3424 Telemark kommunerevisjon IKS 11
Samlet vektet tilstandsgrad for den fylkeskommunale eiendomsmassen ble beregnet til 1,41. Rambøll sier i sin rapport at tilstandsgraden ble beregnet til 1,26 i en undersøkelse foretatt av KS i 2008. De uttaler i den forbindelse: Selv om det er ulik vekting og ulikt personell som har beregnet vektet tilstandsgrad i 2008 undersøkelsen og nå i 2011, er det svært foruroligende at vektet tilstandsgrad har falt fra 1,26 1,41 i perioden mellom 2008 og 2011. Dette funnet må regnes som et uomtvistelig bevis på at bevilgede midler til vedlikeholdsprosjekt i perioden ikke har vært tilstrekkelig til å opprettholde bygningsmassens tekniske tilstand i perioden. Rambøll har kostnadsberegnet tiltak for å lukke alle avvik som har tilstandsgrad på 2 eller 3. Disse tiltaka utgjør totalt ca. 220 mill. kroner. Etter anbefaling fra Rambøll er avvikene med tilstandsgrad 2 og 3 beregnet lukket i løpet av en 7-årsperiode. Det gir et gjennomsnittlig behov for 31,5 mill. kroner årlig til vedlikehold. 2.2 Roller, ansvarsdeling, samarbeid og kommunikasjon 2.2.1 Eier fylkestinget Vi har intervjuet tidligere fylkesordfører som representant for eierne. Hun deltok i opprettelsen av TFK Eiendom og var leder i det første styret i foretaket. Roller og ansvar Tidligere fylkesordfører mener at de ulike rollene er klart definert. Hun mener at det ofte vil oppstå noen dilemmaer med en organisasjonsform som fylkeskommunalt foretak. Hun har imidlertid inntrykk av at dilemmaer løses på en praktisk måte, og at det er en god dialog mellom partene. Hun mener at styrets plikter er klart definert i vedtektene. Kommunikasjon Det har ikke vært rutinemessig kontakt eller regelmessige møter mellom foretaket og eierne, men kontakt ved behov. Tidligere fylkesordfører hadde god kontakt med den forrige styrelederen. Han var medlem av fylkestinget, fylkesutvalget og deltok i politisk ledergruppe. 2.2.2 Foretakets styre Styret i TFK Eiendom har 5 medlemmer. Etter valget i desember 2011 fikk styret tre nye medlemmer, herav ny styreleder. Ett medlem er utenfra og har fagkompetanse (har vært i styret i mange år) og ett medlem representerer de ansatte. De tre nye er politikere, ett av medlemmene sitter i fylkestinget. Vi har intervjuet styrelederen fra forrige periode. Han var styreleder i åtte år. Tidligere styreleder mener at kommunalt foretak er en formålstjenlig organisasjonsform for eiendomsforvaltningen. Daglig leder i et foretak har en noe mer uavhengig stilling enn en virksomhetsleder innenfor fylkeskommunen. Roller og ansvar Styrets ansvar og myndighet i et kommunalt foretak er definert i kommuneloven 67 og 69, jf. vedlegg 3 Revisjonskriterier. Tidligere styreleder mener de ulike rollene er klart definert, at det er forståelse for dem, og at det er innarbeidet en god dialog mellom partene. Telemark kommunerevisjon IKS 12
Styrelederen i forrige periode satt i fylkestinget, i fylkesutvalget og var leder av hovedutvalg for kompetanse. Han har da hatt rollen som eier, forvalter og indirekte som bruker. Personlig ser han en fordel med å kombinere rollene: Han har vært tett på problemområdet og derved opparbeidet god kunnskap. På spørsmål om ulemper sier han at han har vært bevisst på å være passiv i fylkestinget under behandling av saker hvor foretaket er involvert. Han har ikke deltatt i prosjektgrupper om investeringer på skolesektoren og heller ikke besøkt skolene som representant for TFK Eiendom. Tidligere fylkesordfører mener at dette ikke har vært noe habilitetsproblem. Styrelederen har vært veldig klar over sine ulike roller. Nåværende styreleder har ikke andre politiske verv i fylkeskommunen. Samarbeid og kommunikasjon Som medlem i fylkesting og fylkesutvalg, samt deltaker i politiske ledermøter, har tidligere styrelederen hatt god kommunikasjon med eierne. Han har ikke hatt formelle møter med fylkesordføreren, men har hatt uformelle møter et par ganger. Styrelederen har gjennomført to møter med daglig leder før hvert styremøte; ett når sakene fødes, ett før sakene sendes ut. Ellers har han hatt uformelle samtaler med daglig leder ved behov. Han har også deltatt på et par kurs sammen med de ansatte. Han sier videre at han har vært bevisst på å gi daglig leder opplæring om det politiske systemet og rådet ham til å møte på politiske arenaer. Han er også opptatt av at daglig leder skal ha autoritet. 2.2.3 Foretakets daglige leder Roller og ansvar Daglig leders myndighet i et kommunalt foretak er definert i kommuneloven 71, jf vedlegg 3. Daglig leder mener at de ulike rollene ikke er klart nok definert, kjent og akseptert. Samarbeid og kommunikasjon Daglig leder opplyser at foretaket ikke har faste møtepunkter med politikerne. Han møter selv i fylkestinget, til dels også i fylkesutvalget (fylkeskommunens økonomiutvalg) og mener at det er viktig å skape kontakt med politikerne. Han har hatt kontakt med fylkesordføreren av og til i spesielle saker. Intensjonen var, under tidligere fylkesrådmann, at daglig leder skulle møte regelmessig i fylkesrådmannens lederteam og informere om status i foretakets arbeid. I 2011 møtte han fire ganger. Daglig leder eller prosjektlederen for byggeprosjektet Skien vg skole har orientert regelmessig om dette prosjektet gjennom hele året fordi lederteamet er styringsgruppe for prosjektet. Daglig leder møter fast i kontaktmøter mellom fylkesrådmannen og de tillitsvalgte (informerer, svarer på spørsmål). Han deltar også årlig på budsjettseminar. Prosjektansvarlige i TFK Eiendom har møte med lederen for videregående opplæring annen hver måned. TFK Eiendom har løpende kontakt med skolene. Hver vår melder skolene inn vedlikeholdsbehov, deretter gjennomfører ansatte i foretaket befaringer. 2.2.4 Fylkesrådmannen/fylkesadministrasjonen Roller, samarbeid og kommunikasjon Forholdet til fylkesrådmannen er beskrevet i kommuneloven 72, jf. vedlegg 3. Telemark kommunerevisjon IKS 13
Fylkesadministrasjonen er regnskapsfører og økonomirådgiver for TFK Eiendom. Konstituert fylkesrådmann mener at de ulike rollene ikke er klart nok definert og akseptert. Før oktober 2011 var det ass. fylkesrådmann som skulle være kontaktpersonen til TFK Eiendom. Økonomisjefen hadde rollen som kvalitets sikrer på området økonomi og hadde løpende dialog med daglig leder. Fylkesrådmannen hadde sporadiske møter med daglig leder der det ble vedtatt føringer og beslutninger om strategi og prosess for saker der TFK Eiendom var utøver på vegne av fylkeskommunen. Ass. fylkesrådmann og økonomisjefen var ikke til stede i disse møtene, til tross for at sakene var av en slik karakter at de burde vært involvert. Nå er økonomisjefen kontaktpunktet med foretakene. En økonomirådgiver er fast kontaktperson for TFK Eiendom i konkrete investeringsprosjekt. Daglig leder eller prosjektleder for byggeprosjekt vil fortsatt bli innkalt til lederteamet/styringsgruppa for å informere om status i investeringsprosjektet ny vg. skole i Skien. Fylkesrådmannen og økonomisjefen har hatt/har årlig et dialogmøte om budsjett med styreleder og daglig leder. Der orienterer sistnevnte om status og utfordringer i foretaket. Økonomisjefen orienterer om den økonomiske rammen kommende budsjettår. Økonomiteamet bistår daglig leder i budsjettarbeid dersom han ønsker det, men i praksis involveres økonomiteamet i større grad med egne virksomheter enn med fylkeskommunale foretak. Tertialrapporter, årsregnskaps- og budsjettsak fra styret i TFK Eiendom er innom team økonomi for kvalitetssikring. Saksbehandlingen i saker som skal til fylkestinget: Saksgangen mellom TFK Eiendoms styre og fylkestinget ble behandlet i styresak 18/09, etter forslag fra fylkesadministrasjonen, og vedtatt i sak 30/09, etter muntlig informasjon fra fylkesadvokaten. Daglig leder beskriver saksgangen i TFK Eiendom slik: Daglig leder skriver sak/vurdering. Fylkesrådmannen har rett til å uttale seg og bruker denne retten. Saken legges fram for styret som gjør vedtak. Deretter går saken til fylkesadministrasjonen som lager sak og innstilling til fylkestinget. Styrets vedtak følger som vedlegg til saken. Innstillingen kan gå for eller imot styrets vedtak. I sitt høringssvar opplyser fylkesrådmannen at rutinen ble endret vinteren 2011. Rutinen er nå at daglig leder i TFK Eiendom oversender saksframlegg til styresak til administrasjonen i fylkeskommunen slik at fylkesrådmannen gis rett til å uttale seg før saken behandles av styret. Fylkesrådmannen uttaler seg og daglig leder legger dette inn i styresaken før den behandles av styret. Etter styrevedtak legges saken fram for fylkestinget med foretakets innstilling. Fylkesrådmannen gjør ingen endringer/tilføyelser el.l. etter at styret i foretaket har fattet vedtaket. Det lages et helt nøytralt saksframlegg på fylkeskommunens saksmal der det vises til styrets vedtak og foretakets saksdokumenter som er vedlegg til saken. Dette betyr at foretaksstyret legger saken direkte fram for fylkesutvalget/fylkestinget. Etter fylkesrådmannens mening fungerer dette tilfredsstillende, men det forutsetter at daglig leder har styresakene klare i god tid slik at fylkesrådmannen gis en reell anledning til å sjekke ut faktiske forhold og gjøre vurderinger før han uttaler seg. Telemark kommunerevisjon IKS 14
2.2.5 Leietakerne/skolene Som tidligere nevnt har TFK Eiendom overtatt ansvaret for alt innvendig vedlikehold. Vaktmestrene på skolene er ansatt i Telemark fylkeskommune, men utfører også oppgaver på bestilling fra TFK Eiendom, f.eks. tilsyn av tekniske anlegg, enkle reparasjoner og vedlikeholdstiltak. Daglig leder mener det er en optimal løsning at vaktmesterne personalmessig blir fulgt opp ute på skolene der de arbeider. Tidligere styreleder mener også at dette er en grei ordning. Han mener det er viktig av rektorene fortsatt skal føle at de har eierskap til skolebygget sitt, og at det er viktig i dialogen med skolene. Ifølge daglig leder vil det være effektiv utnyttelse av ressursene å gi vaktmestrene flere tilsynsoppgaver. Foretaket er også i ferd med å etablere FDVU-program der vaktmestrene er brukere. Bruk av deres arbeidstid kan da føre til uenighet mellom skoleledelse og TFK Eiendom, og det kan igjen føre til press på de ansatte. Per i dag har foretaket imidlertid ikke fått negative signaler fra skolene om denne ordningen. 2.3 Styringsverktøy 2.3.1 Eier fylkestinget Fylkestinget vedtok i desember 2010, sak 50/10, Eierskapsmelding for Telemark fylkeskommune Del I. Meldinga gir en oversikt over fylkeskommunens eierinteresser i selskaper, foretak, interkommunalt samarbeid mv., og er et rammeverk for eierstyringen. Dokumentet bygger i stor grad på anbefalinger gitt av Kommunenes Sentralforbund. 8 Del 1 skal følges opp med en del 2 om formål og strategi overfor hvert enkelt selskap/foretak/samarbeidsorgan som fylkeskommunen har eierinteresser i. Arbeidet med del 2 er startet nå i 2012. Det er gjennomført generell folkevalgtopplæring, men ikke spesifikk opplæring om styreverv. Fylkestinget har vedtatt forretningsidé og vedtekter for TFK Eiendom, siste endring vedtatt i desember 2009, se vedlegg 5. Fylkestinget har ikke vedtatt styreinstruks. Tidligere fylkesordfører opplyser at politikerne ikke har hatt eiermøter med foretaket. Hun mener at nødvendig kontakt har vært opprettet, slik styret har vært sammensatt. Kontakten har da foregått i andre politiske fora. I statusrapporten om TFK Eiendom som Telemark kommunerevisjon utarbeidet i 2009 9 framgår det at det i åra fram til 2008 ikke var vedtatt årlige mål for foretakets drift, og at det var få konkrete føringer for driften av foretaket utover det som er nedfelt i vedtektene. I 2009 ble det i fylkestingssak 19/09 Langtidtsprioriteringar 2010-2013 vedtatt mer konkrete, overordna mål for eiendomsforvaltningen. Det er regelmessig skriftlig rapportering fra styret til fylkesutvalget og fylkestinget. Tidligere fylkesordfører mener at rapporteringen har vært tilfredsstillende. Daglig leder er dessuten ofte tilgjengelig under møter i fylkestinget og fylkesutvalget. 8 KS 2011: Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak 9 Telemark kommunerevisjon IKS 2009: TFK Eiendom evaluering av virksomheten. Statusrapport Telemark kommunerevisjon IKS 15
Fullmakter: Ifølge kommuneloven er all myndighet som gjelder virksomheten til et kommunalt foretak delegert, med mindre det er begrenset av kommunestyret/fylkestinget. 10 I vedtak fra fylkestinget har vi funnet følgende presisert om fullmakter til TFK Eiendom: FT sak 46/2000: Foretaket er gitt normalkompetanse etter kommunelova. FT sak 69/2001: TFK Eigedom vert delegert fullmakt til å fordele husleigemidlane på dei einskilde verksemdene og teikne husleigeavtalar på dette grunnlaget. Vedtektene punkt 7: Myndighet til salg av eiendommer: Foretaket gis myndighet til å selge ubebygde grunneiendommer, mindre deler av bebygde eiendommer og rene boligeiendommer der Telemark fylkeskommune er hjemmelshaver. Begrensninger i fullmaktene: Vedtektenes punkt 2: Nybygg, større ombygginger etc. som er av et slikt omfang at de må lånefinansieres, skal godkjennes av fylkestinget. Vedtektene punkt 5: Foretaket skal følge det ordinære avtaleverk og reglement som gjelder alle fylkeskommunalt ansatte. Det betyr bl.a. at foretaket må forholde seg til fylkeskommunens reglementer knyttet til personalforvaltning; lokale lønnsavtaler, arbeidstid, stillingsbank m.m. Styresammensetning: Ifølge vedtektene, punkt 4, skal foretaket ha fem styremedlemmer med personlige varamedlemmer, hvorav fire velges av fylkestinget og en av og blant de ansatte. Minst ett av styremedlemmene og dennes personlige varamedlem skal være fast møtende medlem av fylkestinget. Tidligere fylkesordfører opplyser at det opprinnelig var tenkt at styret i TFK Eiendom skulle ha et medlem med kompetanse på økonomi, ett med teknisk fagkompetanse og en politiker. Det første styret i TFK Eiendom var sammensatt slik, hun var da eneste politiker i styret. Dette har senere blitt endret, men styret har hatt ett medlem utenfra med fagteknisk kompetanse. Styret i foretaket er fortsatt i hovedsak et politisk styre. Daglig leder ønsker et mer faglig profesjonelt styre. Tidligere styreleder støtter delvis dette ønsket. 2.3.2 Foretakets styre og daglige leder Intern organisering, ledelse Intern organisering går fram av organisasjonskart og stillingsbeskrivelser. Foretaket har en flat struktur og er inndelt etter fagansvar og arbeidsområder. Overordnet økonomikontroll er ifølge stillingsbeskrivelse lagt til fagansvarlig forvaltning. 10 Dette delegasjonsprinsippet er motsatt av hva som gjelder for administrasjonen: Til administrasjonen er kun det som er positivt nevnt delegert Telemark kommunerevisjon IKS 16
Daglig leder mener at TFK Eiendom har tilstrekkelig kompetanse når det er full bemanning. Han mener også at de har god nok kompetanse på økonomi (økonomistyring, utarbeidelse av kostnadskalkyler/-prognoser). Siste året har det imidlertid vært vakanser, permisjoner og sykefravær som samlet har påvirket personellsituasjonen i så stor grad at det har påvirket foretakets kapasitet og virksomhet. Styret vedtok i januar 2012 at det skal gjennomføres en arbeidsmiljøundersøkelse, med bakgrunn i det høye sykefraværet. Styret har årlig evaluert daglig leders arbeid ut fra måloppnåelse, årsberetning og årsregnskap (siste gang i styresak 11/2011). Styret lager selv en styreplan for hvert år og evaluerer denne i ettertid. Strategi, mål, planer Styret vedtok i sak 25/2008 TFK Eiendoms visjon Bygg for fremtiden. De vedtok i sak 2 og 3/2009 personalstrategi og informasjonsstrategi for TFK Eiendom. Utvikling av eiendomsforvaltningen ble behandlet i sak 4/09, og forslag til endring av forretningsidé og vedtekter ble senere behandlet av fylkestinget. Strategi for energiforvaltning ble behandlet av styret i sak 5/2010. Handlingsplan/strategi for energiforvaltning ble lagt fram for styret i sak 23/2011. De to siste sakene ble også lagt fram for fylkesutvalget. Overordna mål for virksomheten behandles av styret og legges fram for fylkestinget i LTPdokumentet. Styret godkjenner interne mål for virksomheten. De har jevnlig oppfølging i møter, bl.a. i årlig sak om evaluering av daglig leder. Daglig leder opplyser at foretaket har målstrukturen på plass, men måla blir ikke fulgt opp hundre prosent, og det skyldes bl.a. manglende kapasitet. I praksis blir ansvar og arbeidsoppgaver i stillingsbeskrivelsene jevnlig fulgt opp gjennom medarbeidersamtaler. Foretaket har tidligere utarbeidet vedlikeholdsplan for ett år. Vedlikeholdsplanen behandles av styret i oktober/november, og følger som vedlegg til fylkestinget i budsjettsaken. I 2011 ble det for første gang laget en fire års vedlikeholdsplan (2012 2015). I juni 2010 ble det vedtatt en strategiplan for investeringer med ti års perspektiv. Den justeres årlig og inngår som vedlegg til LTP-dokumentet. I stillingsbeskrivelser står det at det skal utarbeides en felles driftsplan for skolene for ett år. En slik plan er ikke utarbeidet ennå. Den må lages i samarbeid med skolene. Alle planene lages og ajourholdes i FDVU-systemet. Styringsverktøy TFK Eiendom benytter Facilit, som er en web basert system for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) av eiendommer (http://www.facilit.no). De har hatt dette datasystemet i to år. Ifølge daglig leder har de gjort en stor jobb med å justere systemet til riktig og brukervennlig nivå. Systemet inneholder dokumentasjon av bygningsmassen med tegninger og areal, bygningenes tilstand, vedlikeholdsbehov på kort og lang sikt, FDVU utgifter på ulike nivå, kontrakter/avtaler m.m. Systemet gir mulighet for en bedre vedlikeholdsplanlegging enn de hadde tidligere og for oppfølging av interne kontrollrutiner. Systemet er et godt styringsverktøy, og ble brukt i budsjettarbeidet for 2012. Telemark kommunerevisjon IKS 17
Daglig leder opplyser at de ikke har brukt benchmarking i særlig grad. Sammenligninger med andre ble gjennomført for noen år siden. Noe av dette ble presentert for fylkesrådmannen, men ikke for politikerne. De bruker nøkkeltall/erfaringstall fra bransjen i budsjettarbeidet. De bruker ikke Kostra fordi daglig leder mener at talla ikke er gode nok. Rapportering Daglig leder skal gjennom året rapportere til foretakets styre. Styret skal rapportere til fylkestinget. Rapporteringen til fylkestinget skal skje etter samme mal som for fylkeskommunen for øvrig. Det er bare fylkesrådmannen som kan innstille i saker til fylkestinget, rapporteringen går derfor via fylkesrådmannen (jf saksbehandlingen omtalt i rapporten side 14). Skriftlig rapportering Tertialrapporter, om økonomi, budsjettoppfølging Årsregnskapet Styrets årsberetning, inneholder for 2011: Formål, forretningside, visjon, mål og måloppnåelse, styrets sammensetning og arbeid, noen nøkkeltall, økonomi, miljø og energi, internkontroll, arbeidsmiljø, etikk og likestilling. I 2010 ble det også gitt en omtale av større prosjekter som hadde vært under arbeid i året. LTP-dokument (langtidsprioriteringer) 11 Årsrapport til styret, inneholder i 2011: Personellsituasjonen, interne mål og måloppnåelse, langtidsprioriteringer 2011 2014, eiendommer, energi og miljø, drift og vedlikehold, investeringsprosjekter og forsikringer. Evalueringen av daglig leder, som årlig legges fra for styret, inneholder rapportering på måloppnåelse, både for overordna og interne mål. Muntlig rapportering/informasjon fra daglig leder: I styret regelmessig I fylkesrådmannens lederteam ved innkalling orienterer i hovedsak om status i byggeprosjekter I kontaktmøte med fylkesrådmannen og de tillitsvalgte månedlig blir innkalt og svarer på spørsmål Styreleder og daglig leder er dessuten ofte tilgjengelige under møter i fylkesutvalget og i fylkestinget. 11 LTP er ikke en rapportering men en planlegging-/prioriteringssak og en forløper til arbeidet med årsbudsjett og økonomiplan. Dokumentet inneholder imidlertid status og resultat, overordna mål og tiltak. Dokumentet gir følgelig politikerne nyttig informasjon om virksomheten. Telemark kommunerevisjon IKS 18
2.3.3 Meninger om TFK Eiendom i dag Hva forrige styreleder mener om nåsituasjonen i foretaket (høsten 2011): Styrelederen presiserer at hans erfaringer kommer fra daglig leder. Han har ikke fått signaler om at det er noe som ikke fungerer. Han har inntrykk av at kompetansen er tilfredsstillende og at det er trivsel blant de ansatte. Etikk er diskutert, og han har inntrykk av at den er god. Tidligere ble det brukt mye konsulenter, det er det mindre av nå. Økonomistyringen i foretaket er god, og foretaket holder seg innenfor budsjettet. Når det gjelder investeringsprosjekter mener han at foretaket har tilfredsstillende kompetanse på utarbeidelse av kostnadskalkyler og prognoser. De kjenner til risikobildet, men blir av og til tvunget til å gi kostnadsoverslag på et for tidlig stadium. De har fokus på å bli enda bedre på dette området. Styrelederen er fornøyd med rapporteringen fra foretaket. TFK Eiendom er en effektiv organisasjon. De har et effektivt FDVU-system som bl.a. viser oversikt over bygningenes tilstand og vedlikeholdsbehov. De planlegger langsiktig vedlikehold og investeringer, og de gjennomfører planene. Styret får gode saksframstillinger og gode møtereferater. Saksforberedelsene er ryddige. Foretaket har fokus på brukerservice, særlig etter endringene i ansvar som ble gjennomført i 2010. De synliggjør også foretaket på en positiv måte overfor leietakerne og politikerne. Han mener at fylkestinget får tilfredsstillende informasjon. Foretaket har åpne styremøter, og de blir avertert i avisene. Utover dette har de ikke funnet det tjenlig å bruke ressurser på å gjøre seg synlig utenfor fylkeskommunen. TFK Eiendom har ikke egen hjemmeside på internett. Hva tidligere fylkesordfører mener om nåsituasjonen i foretaket: Foretaket har sakte men sikkert fått til en mer profesjonell eiendomsforvaltning og skaffet seg bedre kompetanse. Hun har inntrykk av at planlegging og økonomistyring (vedlikehold, drift, byggeprosjekter) er bra, og at de henter inn ekspertise som de selv mangler. Politikerne har jevnlig blitt orientert om eiendomsmassens tilstand, behovet for vedlikehold og økende vedlikeholdsetterslep, men har ikke funnet midler i budsjettet til det. Foretaket bidrar til gode beslutningsgrunnlag for politikerne, og det utføres seriøst arbeid. Om TFK Eiendom blir godt nok synliggjort for politikerne kan diskuteres. Hva konstituert fylkesrådmann mener om nåsituasjonen i foretaket: TFK Eiendom har det verktøyet de trenger for planlegging av sin virksomhet. Foretaket blir godt nok synliggjort, både fylkesrådmannen og politikerne får den informasjonen de trenger. Hun ønsker en bedre/tydeligere kobling av ressursbruk mot planer i rapporteringen. Det er særlig viktig å synliggjøre ressurser til vedlikehold og tjenester knyttet ut mot virksomhetene. Telemark kommunerevisjon IKS 19
2.4 Finansielle verktøy 2.4.1 Rutiner/praksis Skriftlige rutiner på området økonomi er samlet i fylkeskommunens økonomihåndbok: Punkt 2.1 om budsjettprosessen gjelder delvis for foretak, men det er noen ulikheter Punkt 2.3 om investeringsbudsjett gjelder TFK Eiendom Punkt 3.1 om rapportering inneholder et eget avsnitt om foretak Delegeringsreglementet inneholder et eget avsnitt om foretak Deler av fylkeskommunens administrasjon benytter styringsprinsippet BMS. 12 Det gjelder ikke for foretak, det gjør heller ikke fylkeskommunens reglement for resultatvurdering. Budsjettarbeidet starter med en dialog med skolene om vedlikeholdsbehov. I mai/juni har styreleder og daglig leder en budsjettdialog med fylkesrådmannen og økonomisjefen. De opplyser at denne dialogen ikke medfører vesentlig påvirkning på budsjettramme eller leiepriser. Fylkesrådmannen har sine rammer som han forholder seg til. Daglig leder utarbeider forslag til driftsbudsjett basert på de rammene som er gitt av fylkesrådmannen. Budsjettforslaget legges fram for styret. Budsjettforslaget blir vedtatt av fylkestinget, som oftest uten nevneverdige endringer. Sist høst, under arbeidet med driftsbudsjett for 2012, utarbeidet daglig leder to alternative budsjettforslag, ett som samsvarte med rammen gitt av fylkesrådmannen og ett med grunnlag i behov som ble synliggjort i rapporten til Rambøll. 13 Fylkestinget fikk da to alternative budsjett til behandling. Fylkestinget vedtok fylkesrådmannens forslag for 2012, men det ble også vedtatt at administrasjonen skal innarbeide husleieøkning som foreslått av TFK Eiendom fra 2013. Bygningsmassen er ikke overført til TFK Eiendom, den er registrert i fylkeskommunens regnskap. Avskrivninger blir ført i fylkeskommunens regnskap og rapportert til Kostra. Avskrivninger inngår dermed ikke i den interne husleia, men er med i Kostra-talla. Investeringsregnskapet ligger i fylkeskommunens regnskap, ikke hos TFK Eiendom. Daglig leder nevner noen forhold som han mener er en ulempe ved denne ordningen: Reelle kostnader blir ikke synlige Husleien dekker ikke kostnadene Verdiene som er bundet i eiendomsmassen blir ikke synliggjort Ufullstendige tall fører til at sammenligning med andre ikke blir reell Han opplyser videre at først i 2011, etter at alt vedlikehold er overtatt av TFK Eiendom, er det mulig å beregne reell bokostnad. Han ønsker også å få innarbeidet kapitalkostnadselementet i den interne husleia. Kapitaldelen omfatter også reinvestering Fylkesrådmannen sier i sin høringsuttalelse om dette: Det kan vanskelig anses som en ulempe at husleien ikke dekker kapitalkostnadene når disse ivaretas og dekkes på annen måte. Det medfører ikke riktighet at verdier bundet i eiendomsmassen ikke synliggjøres. Disse synliggjøres i fylkeskommunens regnskap. 12 Balansert målstyring 13 Rambøll 2011: Årskostnadsberegning TFK Eiendom KF omtalt i punkt 2.1.3 i rapporten Telemark kommunerevisjon IKS 20