RINGEBU KOMMUNE KONTROLLUTVALGET INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET: Tid: Torsdag 9. juni 2016 Klokken: 09.00 - ca 11.30. Møtested: Ringebu rådhus, Kvitfjell møterom SAKLISTE SAKNR. SAKSTITTEL TID TYPE Møteinnkalling og sakliste Godkjenning av protokoll fra møte 12.5.16. 5 min 13/16 Økonomisk rapportering pr 30.04. 30 min A 14/16 Orientering fra administrasjonen håndtering av flyktninger 45 min A 15/16 Plan for forvaltningsrevisjon 30 min A EVENTUELT/ORIENTERINGER: Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Eventuelle forfall meldes sekretariatet v/ Ingvild Selfors, telefon 413 38 364. Ringebu, 2. juni 2016 Berulf Vaagan (sign.) Leder Elektronisk kopi til: 1. Ordføreren 2. Rådmannen 3. Seniorrådgiver med ansvar for økonomi 4. BDO AS
RINGEBU KOMMUNE KONTROLLUTVALGET SAKNR: 13/16 ØKONOMISK RAPPORTERING PR 30.04. Statusrapport 1 SKAL BEHANDLES / ER BEHANDLET I: UTVALG SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLER ARKIVNUMMER KONTROLLUTVALGET 13/16 9.6.16 Sekretariatet v/ Ingvild Selfors BAKGRUNN Administrasjonen utarbeider regnskapsstatus tre ganger i året, pr. 30.04, 31.08 og 31.12. Kontrollutvalget ønsker å holde seg orientert om kommunens økonomi og ser det som naturlig at administrasjonen orienterer kontrollutvalget om økonomisk status ifm framlegging av statusrapportene. VURDERING Administrasjonen orienterer om status for kommunen sin økonomi pr 1. tertial i møtet. Sekretariatet foreslår slikt VEDTAK Orienteringen fra administrasjonen vedrørende kommunens økonomi pr 30.04. tas til etterretning. Kvam, 2. juni 2016 Ingvild Selfors
RINGEBU KOMMUNE KONTROLLUTVALGET SAK NR: 14/16 Orientering fra administrasjonen vedr håndtering av flyktninger SKAL BEHANDLES / ER BEHANDLA I: UTVALG SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLER ARKIVNUMMER KONTROLLUTVALGET 14/16 9.6.16 Sekretariatet v/ Ingvild Selfors BAKGRUNN Ringebu kommune skal bosette 5 mindreårige enslige flyktninger i 2016. Det er også et omsorgssenter for enslige mindreårige flyktninger i kommunen. Hvordan håndteres flyktningesituasjonen i kommunen? Hvilke tjenester tilbys, og hvordan arbeides det med bosetting og integrering? Sekretariatet foreslår slikt forslag til VEDTAK Kontrollutvalget tar administrasjonens orientering til orientering. Kvam, 2. juni 2016 Ingvild Selfors
NORD-FRON KOMMUNE KONTROLLUTVALET SAKNR: 15/16 FRAMLEGGING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 SKAL BEHANDLAST / ER BEHANDLA I: UTVAL KOMMUNESTYRET SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLAR ARKIVNUMMER KONTROLLUTVALET 15/16 9.6.16 Sekretariatet v/ Ingvild Selfors SAKSDOKUMENT - Utkast til plan for forvaltningsrevisjon vedlagt - KU-sak 4/16, 8/16, og 11/16 ikkje vedlagt - Overordna analyse Ringebu kommune ikkje vedlagt BAKGRUNN 10 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner : Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunen eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. I KU-sak 04/16 fatta kontrollutvalet slikt vedtak: 1 Overordna analyse plan for forvaltningsrevisjon 1.1 Kontrollutvalet bestiller frå BDO utarbeiding av overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. 1.2 Kontrollutvalet ber BDO om å utarbeide overordna analyse, med frist for framlegging 12.5. 1.3 Kontrollutvalet ber BDO om å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon for heile valperioden med endeleg framlegging 9.6. Planen skal reviderast årleg. 2.0 Overordna analyse - plan for selskapskontroll 2.1 Kontrollutvalet bestiller frå BDO utarbeiding av overordna analyse og plan for selskapskontroll.
2.2 Endeleg plan for selskapskontroll skal leggjast fram seinast 9.6. 3.0 Arbeidet med overordna analysar og planar skal fakturerast etter medgått tid og med ei ramme på maksimalt 120 timar. VURDERING BDO v/ Øyvind Sunde har utarbeidd utkast til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2015-2019 med grunnlag i overordna analyse av kommunen si verksemd og drøftingar i kontrollutvalet. I møtet den 12.5.16, KU-sak 11/16, fatta kontrollutvalet slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget gjør slike prioriteringer av tema som skal inn i plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2019; Investeringer kommunen har over flere år hatt et betydelig etterslep på gjennomføring av investeringer. Hvordan følges investeringer opp? Offentlige innkjøp hvordan etterleves lov om offentlige anskaffelser? Ringebu har inngått mange rammeavtaler. Hvordan utnyttes innkjøpsavtalene? Eiendomsforvaltning kommunen har relativt høye driftskostnader ifm eiendomsforvaltningen. Hvordan forvaltes kommunens eiendomsmasse, og hvordan prioriteres vedlikeholdet? Barnevern vurdering av samarbeid og kvalitet. Rus/psykiatri ifm samhandlingsreformen har kommunene fått større ansvar innefor rus/psykiatri. Har Ringebu et godt utviklet tilbud innenfor disse tjenestene? 2. BDO innarbeider prioriteringene i plan for forvaltningsrevisjon, og legger denne fram for kontrollutvalget i junimøtet. 3. Plan for selskapskontroll vurderes på nytt til høsten. Sekretariatet foreslår følgjande forslag til VEDTAK 1. Kontrollutvalet vedtar utkast til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2015-2019. 2. Kontrollutvalet legg fram plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2015 2019 for kommunestyret med slik innstilling: 1 Kommunestyret vedtar framlagt plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2015 2019. 2 Kommunestyret delegerer følgjande til kontrollutvalet: Vurdere behovet for å gjennomføre forundersøkingar før igangsetting av dei enkelte revisjonsprosjekta.
Formulere spesifikke problemstillingar til dei enkelte hovudtema for revisjonsprosjekt. Avgjere tidspunkt for igangsetting av revisjonsprosjekt som ikkje er tidfesta i planen. Bestille revisjonsprosjekt løpande innafor kommunestyret si løyving til revisjon. 3 Kontrollutvalet rapporterar til kommunestyret om gjennomførte forvaltningsrevisjonar og resultata av desse. Rapporteringa skjer løpande gjennom revisjonsrapportar, eller gjennom utvalet si årlege rapportering (årsrapport). 4. Planen skal reviderast årleg. Kvam, 2. juni 2016 Ingvild Selfors