ENGERDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Enger Dato: 04.10.2016 Tidspunkt: 10:00 Forfall meldes snarest på tlf. 62 45 96 07, eventuelt mobiltlf. 99476494, som sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkeltsaker, må det meldes fra om dette til ordfører. Vararepresentanter møter kun etter nærmere innkalling.
Saksnr Innhold PS 16/16 Revisjonsstrategi for revisjonsåret 2016 217 PS 16/17 Statusrapport revisjon 1. tertial 2016 216 PS 16/18 Statusrapport 2. tertial 2016 216 PS 16/19 Ressursbruk 2017 i forhold til oppdragsavtalen med 211 Hedmark Revisjon IKS PS 16/20 Budsjett for tilsyn og kontroll 2017 211 PS 16/21 Plan for selskapskontroll 2016-2019 217 PS 16/22 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig 401 regnskapsrevisor PS 16/23 Referatsaker 4. oktober 2016 033 Engerdal kommune,. Utvalgets leder
Saksmappe: 2016/1474-7869/2016 Revisjonsstrategi for revisjonsåret 2016 16/16 Kontrollutvalget 04.10.2016 Kontrollutvalget tar revisjonens presentasjon av revisjonsplaner og risikovurderinger for revisjonsåret 2016 til orientering. I henhold til Forskrift om kontrollutvalg er det kontrollutvalgets ansvar å påse at kommunen har en forsvarlig revisjon. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskaper blir revidert på en betryggende måte. Utvalget skal holde seg orientert om revisjonsarbeidet å påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Hedmark Revisjon IKS vil presentere revisjonsplaner og risikovurderinger for kontrollutvalget i møte 4. oktober.
Saksmappe: 2016/1473-7883/2016 Statusrapport revisjon 1. tertial 2016 16/17 Kontrollutvalget 04.10.2016 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Statusrapport revisjon Kontrollutvalget tar statusrapport revisjon 1. tertiale til orientering. Av utkast til oppdragsavtale for 2016 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8). Det skal også avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon. Det kommer statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontrollrapporter. Vurdering: Viser til vedlagte statusrapport fra Hedmark Revisjon IKS for 1. tertiale 2016. Tabellen side 1 viser merforbrukte timer fra 2015 som er overført til avregning i 2016. Konklusjon: Rapportert tidsbruk anses å være innenfor det som er avtalt i oppdragsavtalen for 2016, og prognosen tilsier at kontrollutvalget vil få et negativt avvik på ca 40 timer pr 31.12.2016. Dette må avregnes med selskapet da kommunestyret ikke gav kontrollutvalget den tilleggsbevilgningen for merforbrukte timer i 2015 som det var bedt om.
Saksmappe: 2016/1473-8074/2016 Statusrapport 2. tertial 2016 16/18 Kontrollutvalget 04.10.2016 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Statusrapport Kontrollutvalget tar statusrapport revisjon 2. tertial for Engerdal kommune til orientering. Av utkast til oppdragsavtale for 2016 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon. Det kommer statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontroller. Vurdering: Viser til vedlagte statusrapport fra Hedmark Revisjon IKS for 2. tertial 2016. Konklusjon: Rapportert tidsbruk pr 31.12.16 anses til å overstige det som er avtalt i oppdragsavtalen for 2016. Prognosen tilsier at kontrollutvalget i Engerdal vil få et negativt avvik på ca 50 timer pr 21.12.2016.
Saksmappe: 2016/1472-7906/2016 Ressursbruk 2017 i forhold til oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS 16/19 Kontrollutvalget 04.10.2016 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Vedlegg til oppdragsavtalen 2 Oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS Avtalen godkjennes under forutsetning av kommunestyrets budsjettvedtak for 2017. Kontrollutvalget godkjenner oppdragsavtalen med et ressursbruk på 390 timer jfr. punkt 3, linje 1-4 + 8. Tjenestene på linjene 5-7 utføres etter særskilt bestilling av kontrollutvalget. Kommunen ivaretar sine lovpålagte revisjonstjenester ved deltakelse i selskapet Hedmark Revisjon IKS. Hedmark Revisjon IKS skal yte eierkommunene revisjon i egenregi til selvkost. Det skal inngås oppdragsavtaler mellom oppdragsgiver og selskapets daglige leder. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå oppdragsavtale med selskapet. Kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS har felles mål at revisjonstjenestene skal være til konkurransedyktig pris og kvalitet. Hedmark Revisjon IKS har en uttalt strategi å være kompetent og kundeorientert. Oppdragsansvarlig revisor for både regnskaps- og forvaltningsrevisjon skal oppfylle kravene til utdanning og praksis. Revisjonsteamene skal ha tilfredsstillende kompetanse og være uavhengige. Utvalgets ansvar for tilsyn og revisjon ivaretas gjennom oppfølging av oppdragsavtalen med vedlegg. Oppdragsavtalen med vedlegg fokuserer på kvalitet og kostnad. Med kvalitet menes blant annet revisors kvalifikasjoner og faglige utførelse, samt kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalg. Vurdering: I avtalens pkt. 3 skal det avtales tjenester og timeforbruk. Hedmark Revisjon IKS har i forbindelse med sitt budsjett arbeide lagt til grunn 390 timer i Engerdal 2017:
TJENESTE FORSLAG 2017 1. Revisjon av kommunens årsregnskap 250 2. Attestasjoner og revisjonsuttalelser 100 3. Revisjon av beboerregnskap 15 4. Veiledning/bistand 0 5. Møter i kontrollutvalg og k-styre 25 SUM 390 Konklusjon: Med en selvkostpris på kr 925,- skal dette gi kr 360 750,- i revisjonshonorar.
Saksmappe: 2016/1472-8072/2016 Budsjett for tilsyn og kontroll 2017 16/20 Kontrollutvalget 04.10.2016 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Budsjett 2017 Vedlagt budsjett med ramme på kr 676 000,- oversendes kommunestyret som kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid i Engerdal kommune 2017. Dersom det blir gjort endringer i kontrollutvalgets forslag til budsjett for tilsyn og kontroll, skal dette spesifiseres i budsjettkommentarene som legges fram for kommunestyret. I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I dette ligger politisk virksomhet, regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og sekretariat for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeid følger formannskapets innstilling til kommunestyret. Vurdering: Politisk virksomhet Det er lagt inn en økning på kr 6 000,-. Regnskapsrevisjon Budsjettet for Hedmark Revisjon IKS vedtas av representantskapet i selskapet. I dette budsjettforslaget er timeforbruket i Engerdal kommune anslått til å ligge på 365 timer som gir et revisjonshonorar på kr 337 625,-. Budsjettet omfatter antatt timeforbruk på områdene: Revisjon av kommunens årsregnskap 250 Attestasjoner og revisjonsuttalelser 100 Revisjon av beboerregnskap 15 Møter i kontrollutvalg og kommunestyre 25
Forvaltningsrevisjon Det er lagt inn samme timeantall til forvaltningsrevisjon som forrige år (125 timer). Det legges fram forslag til valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt for kontrollutvalget. Selskapskontroll Det er ikke budsjettert for selskapskontroll i 2017. Sekretariat for kontrollutvalget Kontrollutvalget har felles sekretær med Elverum, Stor-Elvdal, Trysil og Åmot kommuner. Det er styret for dette samarbeidet som vedtar budsjettet for tjenesten. Sekretariatets budsjett for 2017 har en ramme på kr 846 000,-. Engerdal kommunes andel er på kr 136 000,- mot kr 138 000,- i 2016. Konklusjon: Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Engerdal kommune for 2017: Politisk virksomhet kr 63 000,- Regnskapsrevisjon kr 337 625,- Forvaltningsrevisjon kr 115 625,- Møter i kontrollutvalg og k-styre kr 23 125,- Sekretariat for kontrollutvalg kr 136 000,-
Saksmappe: 2016/1475-8201/2016 Plan for selskapskontroll 2016-2019 16/21 Kontrollutvalget 04.10.2016 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Plan for selskapskontroll Sekretærens forslag til innstilling: Den framlagte plan for selskapskontroll i selskapene: Engerdal Høvleribygg AS Midt-Hedmark Brann- og redningsvesen IKS I perioden 2016 2019 godkjennes. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom de aktuelle selskapene. I lov om kommuner og fylkeskommuner og forskrift om kontrollutvalg er det krav om at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Vurdering: Kommunelovens 77, nr. 5 sier at: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m» Kommunelovens 80 utdyper videre i hvilke selskaper selskapskontrollen kan utføres, og på hvilken måte selskapskontrollen kan gjennomføres på. Selskapskontrollen kan kun gjennomføres der kommunen/fylkeskommunen alene, eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier selskapet fullt ut, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. I selskaper der kommunen har aksjer, men der øvrige aksjeeiere er private investorer må det eksistere hjemmel for at kontrollutvalget skal ha innsynsrett. Det samme gjelder for selskaper der kommunen har gitt tilskudd eller næringsstøtte. Med selskaper menes interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskaper (AS).
Konklusjon: Det er i forslag til Plan for selskapskontroll for Engerdal kommune foreslått å gjennomføre selskapskontroll i selskapene: Engerdal Høvleribygg AS Midt-Hedmark Brann- og redningsvesen IKS Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom de aktuelle selskaper for å kunne samordne selskapskontroll med øvrige eiere i selskapene. Kontrollutvalget gis fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen.
Saksmappe: 2016/56-7864/2016 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor 16/22 Kontrollutvalget 04.10.2016 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Revisors egenvurdering Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet i revisjonsoppdraget for revisjonsåret 2016 til orientering. I følge Forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til revisors uavhengighet og objektivitet finner vi i Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon (kap. 6). Vurdering: Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. I Hedmark Revisjon IKS sine revisjonsplaner vil vurdering av uavhengighet til hver enkelt revisor i kommunens revisjonsteam inngå som et eget punkt i revisjonsplanen. Oppdragsansvarlig revisors skriftlige egenvurdering skal ligge som et vedlegg til dette punktet. Konklusjon: Av vedlagte egenvurdering framkommer ingen forhold som svekker revisors uavhengighet eller objektivitet i forhold til oppdraget i Trysil kommune.
Saksmappe: 2016/57-8264/2016 Referatsaker 4. oktober 2016 16/23 Kontrollutvalget 04.10.2016 Referatsaker tas til orientering. 18. Labpartner IKS protokoll fra representantskapsmøte 25.05.2016 19. Hedmark Revisjon IKS protokoll fra representantskapsmøte 21.04.2016 20. FIAS protokoll fra styremøte 19.05.2016 21. FIAS protokoll fra styremøte 10.03.2016 22. Hedmark Revisjon IKS innkalling til representantskapsmøte 27.05.2016 23. Hedmark Revisjon IKS protokoll fra representantskapsmøte 27.05.2016 24. MHBR IKS styreprotokoll fra 20.06.2016 25. einfo 16/4 invitasjon til deltakelse i benchmarking av regnskapsrevisjon 26. einfo 16/5 fortolkningsuttalelse om momskompensasjonsloven - kulturområdet