1 Lakkegården Borettslag l Protokoll fra ordinær generalforsamling i Lakkegården Borettslag ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 30.05.2017 Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Vahl skole. Til stede: 18 andelseiere, 1 representert ved fullmakt, totalt 19 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS, ble representert ved Anne Dahlen. Møtet ble åpnet av styreleder Åsmund Skeie. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Åsmund Skeie foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av en til å føre protokoll og minst en andelseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Anne Dahlen foreslått. Som protokollvitne ble Øistein Skeie foreslått. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt., lovlig satt 2. Behandling av årsberetning og årsregnskap for 2016 A Behandling av årsberetning og regnskap Styrets årsberetning, resultatregnskap og balanse for 2016 ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: B Overføring av årets resultat til balansen Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. 3. Fastsettelse av godtgjørelser Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 100 000. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
4. Behandling av innkomne forslag og saker A) Plan for styrets kommunikasjon med beboerne Forslag innkommet fra Reidar Aunan og Evy Hillestad Bakgrunn 2 Lakkegården Borettslag Bakgrunn for saken er et behov for forbedring av kommunikasjonen mellom styret og beboerne. Nå har vi bodd i Heimdalsgata 21 i over ett år og begynner å få erfaring med styrets kommunikasjon med beboerne. Vår erfaring er at beboerne må være hjemme den dagen informasjon gis. For informasjonen gis enten med oppslag i heisen, oppslag på ytterdør eller oppslag på døra inn til garasjen. Borettslagets nettside benyttes sjelden. Som beboer kan du aldri vite hvor informasjonen kommer. For oppslaget settes etter vår erfaring - ikke på flere steder samtidig. Nettsida der det ville vært naturlig å finne informasjon, er dessverre ikke oppdatert. Siste nyhetsbrev er fra april 2016!!!! (per 16.03.17) Vil man kontakte styret, finner man to e-postadresser på nettsida: lakkegarden@styrerommet.net og lakkegarden@hotmail.com Henvendelser jeg har sendt til den førstnevnte adressen har ikke blitt besvart de siste ukene. Eksempler 1. Oppslag (bare) i heisen ved siste vannavstenging. Ingen annen varsling. 2. Oppslag på ytterdøra om årsmøtedato og frister i anledning dette møtet: må ha blitt satt opp etter klokka 19 den 15.03.17. Og fristen for å levere inn saker er allerede 2,5 døgn senere! Hvis noen er bortreist denne korte tida, er det ikke mulig å få levert saker til årsmøtet. 3. Oppslag (bare) på døra inn til garasjen: om vannavstengning som skulle komme dagen etter. Dette betyr at heisen, ytterdøra og døra inn til garasjen må sjekkes jevnlig dersom beboerne skal holde seg oppdaterte. Og nettsida til borettslaget er ikke oppdatert. Der ligger det f.eks. ingen melding om årsmøte 2017. Forslag til vedtak: Styret lager et forslag til en plan for sin kommunikasjon med beboerne snarest. Det kan der f.eks. skilles mellom: Ulike typer saker: 1. Hastesaker 2. Saker med frister 3. Varsling av møter og dugnader 4. Tilbakemelding om hvordan innmeldte saker/problemer følges opp Ulike kommunikasjonsplattformer: o sosiale medier (f.eks. Facebook) o e-post o SMS o Brev o Oppslag Ulike målgrupper: o hele borettslaget o bare 1 blokk/oppgang
3 Lakkegården Borettslag I dette arbeidet oppfordres det til at alle beboere melder inn sine mobilnumre og e- postadresser, gjerne også foretrukket varslingsmåte. Facebook-gruppe for beboerne må også vurderes. I Heimdalsgata 21 har vi god erfaring med ei lukket gruppe. Styret utpeker en eller flere til å være ansvarlige for dette arbeidet. Planen må kommuniseres til beboerne og arbeidet evalueres på neste årsmøte. Styrets innstilling til vedtak: Styret er enig med forslagstillere om viktigheten av gode kommunikasjonsrutiner. Styret ønsker imidlertid at denne kan foregå på en så enkel og tydelig måte som mulig. Derfor har Styret siden opprettelsen av borettslaget operert med tre hovedkanaler for kommunikasjon med beboere: 1. Per post, i forbindelse med innkallinger til årsmøter, utdeling av årsberetninger, møteprotokoller og nyhetsbrev, samt ved korrespondanse med beboer i enkeltsaker, som ved advarsler o.l. 2. Per e-post på lakkegarden@hotmail.com, som er borettslagets egen e-post adresse og som gjennomgås rutinemessig av styrets medlemmer. E-post adressen lakkegarden@styrerommet.net ble senere opprettet automatisk av OBOS på våre hjemmesider ifm. at borettslaget knyttet seg opp til deres nettbaserte arbeidsplattform for styrearbeid, styrerommet.net. Styret kan ikke selv gå inn og fjerne adressen, men har på nytt bedt OBOS om å slette denne fra våre hjemmesider. 3. Oppslag i alle tre oppganger ved inngangsdør og i heis, for saker som ikke krever korrespondanse per brev, slik som innkalling til dugnad, julegløgg, vask av garasje, o.l. Nevnte kommunikasjonskanaler har etter styrets erfaring fungert godt, men vi innser at det også kan ha vært tilfeller der det har blitt gjort feil. Enkelte avvik er imidlertid vanskelig å unngå, f. eks. Ved hastesaker som i eksemplene 1 og 3 som nevnes av forslagstiller, der varsling om vannavstenging blir gjort av rørlegger, uten at styret var informert på forhånd. Når det gjelder bruk av ytterligere kommunikasjonskanaler som SMS og sosiale medier har styret til nå vært tilbakeholden med å ta i bruk disse av flere årsaker: 1. Ikke alle beboere tar- eller ønsker å ta i bruk sosiale medier som Facebook, (som i dette tilfellet anses som det mest sannsynlige alternativ). Det samme gjelder enkelte styremedlemmer. Sosiale medier er derfor ikke egnet til å erstatte dagens løsninger, men blir et tillegg til dagens kommunikasjonsrutiner via oppslag, e-post og post. Facebook kan evt brukes som digital oppslagstavle, men kommunikasjon med styret bør fortsatt foregå via brevpost eller e-post. 2. Når det gjelder bruk av SMS har ikke styret telefonopplysninger til samtlige beboere, da flere velger å ikke registrere seg med OBOS, som forvalter adresse- og telefonlister. I tillegg gjelder dette som oftest kun juridiske eiere, og brorparten av borettslagets beboere vil dermed stå utenfor en slik løsning. Igjen blir en slik løsning et tillegg til de faste rutinene vi har i dag. Det som utpeker seg som en mulig svakhet, er at beboere som er bortreiste og ikke kan lese oppslag eller motta brevpost ikke får meg seg plutselige oppdukkende saker eller saker med relativt korte frister (ca én uke).
Styret vil derfor foreslå følgende forslag til vedtak: 4 Lakkegården Borettslag Styret opprettholder dagens tre kommunikasjonskanaler, e-post ved lakkegarden@hotmail.com, brevpost og oppslag i oppgang og i heis. I tillegg skal oppslag og nyhetsbrev, samt innkallinger til møter o.l. der ellers går via fellesbrev per post publiseres på borettslagets hjemmesider på www.lakkegarden.no. Utover dette opprettes en Facebook-profil av styret for borettslagets beboere, hvis funksjon blir som digital oppslagstavle for de samme oppslag som ellers blir satt opp i oppganger og i heis. Forslagsstiller trekker forslaget grunnet nytt forslag fra generalforsamlingen Nytt forslag: Styret lager en plan for sin kommunikasjon med beboerne snarest. Planen gjennomgås som en egen sak, fremmet av styret, på neste års generalforsamling. Vedtak: Enstemmig vedtatt B) Prinsipiell avklaring om innglassing av balkonger ut mot bakgård. Forslag innkommet fra Styret Lakkegården Borettslag Bakgrunn Styret har mottatt spørsmål fra beboere om muligheten for å innglasse balkongen sin ut mot bakgården. Dette vil resultere i en fasadeendring og krever generalforsamlingens samtykke med minst to tredjedelers flertall, slik det fremgår av vedtektene 8.3 Pkt. 2: Styret kan ikke uten at generalforsamlingen har gitt samtykke med minst to tredjedels flertall fatte vedtak om: 1. ombygging, påbygging eller andre endringer av bebyggelsen eller tomten som etter forholdene i borettslaget går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold. En eventuell løsning bør forutsette at de balkongene det gjelder benytter samme løsning, evt. bruker samme leverandør, jfr. dagens løsning ved valg av persienner. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir tilskudd til at beboere kan få innglasse sin balkong. For å sikre et enhetlig fasadeuttrykk skal valget av balkonginnglassing bestemmes av generalforsamlingen ut i fra et representativt utvalg av ulike typer innhentet av styret. Det ble stemt over nytt forslag til vedtak: Styret utreder muligheter for innglassing av balkong og terrasser. Saken legges frem av styret som egen sak på generalforsamling. Vedtak: 12 stemmer for, 1 stemme mot, 2 avholdende stemmer. Nytt forslag vedtatt
5 Lakkegården Borettslag C) Oppsigelse av borettslagets avtale med GET. Forslag innkommet fra Terje Kristoffer Nilssen Bakgrunn Individuelle avtaler på TV- og internettabonnement er gjerne å foretrekke ettersom dette gir den enkelte beboer høyest grad av valgfrihet. Dagens avtale med GET er kun gunstig for dem som ønsker TV - mens de som ikke ønsker det, taper på avtalen. Tapet blir enda større om man vurderer prisforskjellen på internettjenester sett opp mot andre internettleverandører (slik som eksempelvis Lynet Internett).* Forslaget baserer seg på følgende regnestykker, gitt dagens abonnementspris pr beboer à NOK 273,- per måned (priser oppgitt fra www.get.no). Beboeren som kun ønsker TV-pakken Start: TV-pakke start ordinærpris: 449 kr Bredbånd 5/5 ordinærpris: 0 kr --------------------------------------------------------------- Besparelse (449 kr - 273 kr): 176 kr **** Beboeren som ønsker TV-pakken Start + bredbånd 30/10: TV-pakke start ordinærpris: 449 kr Bredbånd 30/10 ordinærpris: 599 kr ------------------------------------------------------------------ Besparelse (1048 kr - 273 kr - 289 kr**): 486 kr **** Beboeren som kun ønsker bredbånd 30/10: Bredbånd 30/10 ordinærpris: 599 kr ------------------------------------------------------------------ Besparelse (599 kr - 273 kr - 289 kr**): 37 kr Beboeren som kun ønsker bredbånd 80/15: Bredbånd 75/15 ordinærpris: 699 kr ------------------------------------------------------------------ Besparelse (699 kr - 273 kr - 369 kr***): 57 kr *) Tar ikke høyde for tilleggskostnad for TV-abonnementet inkludert i GET-avtalen. **) Bredbånd 30/10 pakkepris oppgitt til 289 kr jfr. oppgitte priser fra GET. ***) Bredbånd 30/10 pakkepris oppgitt til 369 kr jfr. oppgitte priser fra GET. ****) Besparelsen tar ikke høyde for oppstartspris på 499,- kr eller leie av GET Box HD PWR (oppgradert TV boks med opptaksmuligheter) til 99,- per måned, som begge inngår gratis i borettslagets gjeldende avtale. Forslag til vedtak: Borettslaget sier opp sin TV- og internettavtale med GET. Styrets innstilling til vedtak: GET tilbyr et TV- og internettabonnement til sterkt reduserte priser, sammenlignet om man skulle tegnet egne individuelle avtaler om det samme. For dem som ønsker å ha et TV-abonnement, blir de påfølgende internettprisene hos GET langt billigere enn selv de billigste og beste nettleverandørene i Oslo, som f. eks. Lynet Internett. Har du først et TV-abonnement, er prisen på internett fra GET mellom NOK 70 250,- billigere enn eksempelvis Lynet Internett, avhengig av hastighet. Ønsker en beboer imidlertid kun internett, uten et TV-abonnement, vil hun eller han oppleve at GETs internettpriser, inklusive den summen man likevel må betale for sitt uønskede TV-abonnement, kan bli noe dyrere enn om man hadde tegnet et rent internettabonnement hos et annet selskap. Forskjellen her ligger på omkring NOK 200,- per måned.
6 Lakkegården Borettslag Styret har de seneste to år innhentet tilbud fra flere TV- og internettleverandører om å forsikre seg en best mulig avtale for borettslagets beboere. Styret har også vurdert å legge inn fiber, som erstatning for dagens løsning via GET, men har ikke mottatt tilsvarende eller rimeligere tilbud fra noen annen leverandør. I tillegg opplever vi at de fleste er fornøyde med GETs kundeservice og flere beboere benytter seg også av GETs epost- og skylagringsløsning. Et bytte til en annen nettleverandør, eksempelvis å få innlagt fiber, vil dessuten medføre utskifting av TV-bokser og arbeid inne i den enkelte leilighet, alt hvilket må planlegges og koordineres på en hensiktsmessig måte. Til sammen føler styret at overnevnte forhold utgjør et rimelig grunnlag for å beholde dagens TV- og internettavtale med GET, og styret stiller seg derfor imot forslaget. Vedtak: 1 stemme for beboers forslag, 16 stemmer mot beboers forslag. Forslaget fra beboer ikke vedtatt. 5. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Åsmund Skeie foreslått. B Som styremedlem for 2 år, ble Anne Camilla Bergkvist foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Bjørn Carstensen Hoff foreslått. Som styremedlem for 1 år, ble Sunniva Eikeland Tøsse foreslått. C Som varamedlem for 1 år, ble Hallvard Øren foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Geir T Hem foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Espen Evjenth foreslått. D Som delegert med varadelegert til generalforsamlingen i OBOS ble foreslått: Delegert Åsmund Skeie Varadelegert Arne Riiber E Som representant i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått Marie Granbom. Møtet ble hevet kl.: 20.30. Protokollen signeres av Åsmund Skeie /s/ Møteleder Anne Dahlen /s/ Fører av protokollen Øistein Skeie /s/ Protokollvitne Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Åsmund Skeie Heimdalsgata 21 2017-2018 Styremedlem Arne Riiber Heimdalsgata 21 2016-2018 Styremedlem Anne Camilla Bergkvist Heimdalsgata 21 2017-2019 Styremedlem Bjørn Carstensen Hoff Heimdalsgata 23 2017-2019 Styremedlem Sunniva Eikeland Tøsse Heimdalsgata 19 2017-2018