Spørsmål og svar per 24.08.16 Dato Spørsmål Svar 15.7.16 Spørsmål i forbindelse med krav 5, krav om erfaring: Kravet som er stilt er sålydende: Krav I denne konkurransen kreves omfattende erfaring fra tilsvarende oppdrag, forstått som BPA tjenester. Som mangeårig leverandør av omsorgstjenester er vi i ferd med å etablere oss på BPA området, selskapet har derfor pt ingen referanser å vise til. Vi har ansatte med erfaring fra arbeid med BPA tjenester (i både arbeidsleder og assistent rollene, se vedlagt CV). Vil det være akseptert med referanser for leveranse av tjenester på andre områder (avlastningstjenester, heldøgns omsorgstjenester og lignende) og dokumentasjon av arbeidstakeres erfaring? Krav 5 - Erfaring Det kreves omfattende erfaring fra tilsvarende oppdrag. Med erfaring fra tilsvarende oppdrag menes levering av BPA tjenester til en eller flere kommuner i Norge. Dokumentasjonskrav Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste 3 årene, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige mottaker med kontaktinformasjon for evt. referanseinnhenting. Vedlegg 12 Referanseskjema Erfaring skal fylles ut. Oppdragsgiver har spesifisert at det er levering av BPA-tjenester til kommuner i Norge som teller her. Leveranse av omsorgstjenester er bare relevant i en begrenset grad, det samme gjelder ansattes erfaring fra arbeid med BPA tjenester i arbeidsleder og assistent rollene. En leverandør som leverer BPA tjenester til norske kommuner innhenter erfaring fra alle sider ved oppdraget. Slik omfattende erfaring påvirker risikobildet i stor grad, bl.a. ved å redusere sannsynligheten for uønskede feil som går utover brukerne av tjenesten. En leverandørs erfaring kan sies å være knyttet til både utførende og administrative funksjoner. Begge deler er viktige. Dersom en leverandør ikke kan vise til erfaring med den administrative delen kan leverandørens erfaring ikke sies å være omfattende. Den erfaringen som beskrives i spørsmålets innledning er begrenset til utførende funksjoner. Det er derimot ingenting som tyder på at leverandøren innehar noen erfaring med administrative funksjoner. Erfaringen vil følgelig ikke kunne anses som omfattende erfaring fra tilsvarende oppdrag og definitivt ikke som levering av BPA tjenester til en eller flere kommuner i Norge. Referanser for leveranse av tjenester på andre områder (avlastningstjenester, heldøgns omsorgstjenester og lignende) og dokumentasjon av arbeidstakers erfaring vil ikke bli ansett som
dokumentasjon på at kravet om omfattende erfaring fra tilsvarende oppdrag er oppfylt. 4.8.16 Det opplyses at en har sett til kommunesamarbeidet «Vestregionen» og i stor grad har kopiert prismodell derfra. Vår erfaring tilsier at denne prismodellen ikke tar høyde for slik lønnssituasjonen faktisk er i den enkelte kommune, og siden det forutsettes at en ved skifte av leverandør skal legge AMLs kap. 16 om virksomhetsoverdragelse til grunn er det viktig at prismodellen og beregningene stemmer med det som er de faktiske lokale forhold. Vi legger ved tilsvarende beregning fra Gran og Lunner kommune som benytter samme modell, men tar utgangspunkt i faktiske lokale forhold. Lønnsnivået varierer både mellom kommuner og mellom arbeidstakere innenfor hver kommune. Vi har tatt utgangspunkt i lønnsnivå på NOK 347 700 hvor ansiennitet er 10 år. Noen assistenter vil sannsynligvis (ved en eventuell virksomhetsoverdragelse) ha opparbeidet seg rett til høyere lønn enn det. Det er også sannsynlig at noen assistenter ligger under dette nivået, for eksempel på grunn av lavere ansiennitet. Denne usikkerheten medfører selvfølgelig en viss risiko for tilbydere, som en fastprisordning nødvendigvis gjør. Denne risikoen er imidlertid meget begrenset siden den kan slå ut begge veier. Følgelig vil Oppdragsgiver hverken endre prismodellen eller grunnlaget for denne. Vi anmoder om at prismodell og grunnlag gjennomgås på nytt ut fra faktiske forhold slik at vi ved eventuell deltagelse i tjenestekonsesjonsordningen ikke påføres risiko for lønnsnivå utover det som er angitt i konsesjonsgrunnlaget. 4.8.16 Det opplyses at leverandører skal betale 1,5 % av total omsetning til NRI. En slik ordning er, så langt vi kjenner til, ikke praktisert innenfor Sekretariatsbidrag er den måten NRI har valgt å finansiere sin drift på og har praktisert dette i flere år. Grundig gjennomgang av hvordan dette skal gjennomføres i praksis:
BPA-området tidligere. Vi ber om en grundig gjennomgang av hvordan dette skal gjennomføres i praksis. Særlig viktig er det å få avklart de kontraktsrettslige forhold rundt dette. Skal det inngås egen kontrakt mellom NRI og den enkelte leverandør? Kan prosentsatsen bli gjenstand for regulering i perioden for tjenestekonsesjonsordningen? Hva regnes som total omsetning, er f.eks. beløp som er forutsatt videreformidlet til arbeidsleder del av denne? Rutinen for betaling av sekretariatsbidraget er nøyaktig beskrevet i avtalens pkt. 11.7. En forenklet variant følger: Leverandøren fakturerer basert på avtalens bestemmelser om timepris og tillegg ved kveld/natt/helg/helligdag. Disse prisene tar høyde for sekretariatsbidraget, jf. vedlegg 8 (notat beregning av pris) slik at i virkeligheten er det fakturamottaker som bærer denne kostnaden, ikke leverandøren. Dette medfører at leverandøren fakturerer egentlig 1,5 % for mye. Leverandøren utsteder (en gang i året) en kreditnota til NRI for sekretariatsbidraget, 1,5 % av årets omsetning. Leverandøren betaler 1,5 % av årets omsetning (sekretariatsbidraget) til NRI. Skal det inngås en egen kontrakt mellom NRI og den enkelte leverandør? Det inngås ikke en egen kontrakt mellom NRI og den enkelte leverandør. Allikevel så opprettes det et kontraktsforhold mellom disse partene, basert på bl.a. den forpliktelsen som fremgår av avtalens pkt. 11.7. NRI har altså tredjepartsrettigheter etter den avtalen. Kan prosentsatsen bli gjenstand for regulering i perioden for tjenestekonsesjonsordningen? Nei. Hva regnes som total omsetning, er f.eks. beløp som er forutsatt videreformidlet til arbeidsleder del av denne? Omsetning består av det vederlaget som leverandøren mottar for sine ytelser i henhold til avtalen. Beløp som skal videreformidles til arbeidsleder blir aldri leverandørens eiendom og er følgelig ikke en del av vederlaget. Dermed regnes det heller ikke som en del av total omsetning og danner ikke grunnlag for sekretariatsbidrag. Se forresten svar på neste spørsmål, som spesifikt går på arbeidsledergodtgjørelsen.
4.8.16 Det er forutsatt at leverandør skal utbetale direkte til den enkelte arbeidsleder et månedlig beløp fastsatt i kontrakten. Vi ber om en nærmere gjennomgang av hvordan dette skal gjøres i praksis. Som privat tilrettelegger/leverandør kan ikke vi uten videre utbetale noe slikt beløp til arbeidsleder uten at de skattemessige forhold er avklart. Normalt vil en slik utbetaling måtte regnes som lønn/godtgjøring og være gjenstand for skatteplikt for både arbeidsleder og leverandør. Oppdragsgiver har valgt å frafalle kravet om at leverandør utbetaler direkte til den enkelte arbeidsleder et månedlig beløp fastsatt i kontrakten. Pkt. 9.2 i tjenestekonsesjonsavtalen vil bli endret slik at den gjenspeiler dette. Ny pkt. 9.2 blir sålydende: Prisen i punkt 9.1 over dekker ikke de utgifter arbeidsleder har med å administrere sin ordning. Enkelte utgifter kan dekkes av andre anordninger. Årlige satser er som følger: Vedtak opp til 1 303 timer/år (< 5 t/uke) Kr. 2 000 Vedtak 1 304 3 500 timer/år ( 25 og 67 t/uke) Kr. 4 000 Vedtak over 3 500 timer/år (> 67 timer/uke) Kr. 5 000 Denne og andre utgifter til slik drift som dekkes etter denne kontrakten av den enkelte kommune og utbetales direkte til bruker/arbeidsleder fra kommunen. Kommunen avgjør om godtgjøringen utbetales månedlig, halvårlig eller årlig. Utbetaling av midler fra Leverandør til bruker eller arbeidsleder i en BPA ordning vil være et brudd på konsesjonsvilkårene og vil anses som vesentlig mislighold av kontrakten. Den enkelte kommune vil innhente bekreftelse fra leverandør om at slik utbetaling ikke finner sted. 15.8.16 Det er totalt 17 ordninger. Hvor mange timer pr år utgjør de 16 ordningene som kommunen selv drifter? Hvor mange av timene var henholdsvis på dagtid? Kveld/natt? Helg? 15.8.16 Har kommunene noe oppfatning om det vil tilkomme flere nye ordninger de neste årene? Aurskog-Høland og Fet har samlet 626,5 timer pr uke. Det utgjør ca. 32 578 timer pr år. Det foreligger ikke oversikt over fordeling av disse på dagtid/kveld/natt/helg/helligdag. Kommunene regner med i hvert fall 2 nye ordninger i nær fremtid.
15.8.16 Hvorfor vil ikke kommunen kreve at bruker/arbeidsleder å gjøre et aktiv valg av leverandør? 22.8.16 Vi har et spørsmål til punkt 3.5 Krav 5 Erfaring, i konsesjonsgrunnlaget. Når det gjelder leveranse av identiske tjenester som denne avtalen omfatter, BPA-tjenester, er dette et nytt satsningsområde for oss. I den hensikt å understreke at kravet om «liknende oppdrag» ikke bør praktiseres slik at det kreves identiske oppdrag, vises til hensikten med kvalifikasjonskravet; det kreves omfattende erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det synes å ha en viss relevans å vise til at KOFA i sin praksis har lagt til grunn at oppdragsgivere ikke bør fylle kvalifikasjonskrav med et innhold som pr definisjon diskvalifiserer nystartede bedrifter eller bedrifter som etablerer nysatsninger. Dette vil typisk gjelde i forhold til krav om erfaring, dokumentert ved referanser. Vår mangeårige erfaring med ulike godt kvalifiserte tjenester knyttet opp mot denne brukergruppen bør, etter vår mening, kunne kvalifisere som lignende oppdrag. Blant annet kan Dette har det ikke vært tatt aktiv stilling til i kommunene. Det er mulig at den kommunale ordningen avskaffes i de neste årene, men for tiden foreligger det ingen planer om slikt. Allikevel ønsker kommunene nå å gi brukerne flere valgmuligheter Kravet som er stilt er sålydende: Krav Krav 5 - Erfaring Det kreves omfattende erfaring fra tilsvarende oppdrag. Med erfaring fra tilsvarende oppdrag menes levering av BPA tjenester til en eller flere kommuner i Norge. Dokumentasjonskrav Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste 3 årene, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige mottaker med kontaktinformasjon for evt. referanseinnhenting. Vedlegg 12 Referanseskjema Erfaring skal fylles ut. Oppdragsgiver har stilt krav om at leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det er videre presisert at med erfaring fra tilsvarende oppdrag menes levering av BPA-tjenester til en eller flere kommuner i Norge. Hensikten med å stille dette kravet er å påvirke risikobildet ved å redusere sannsynligheten for uønskede hendelser, misforståelser og andre feil som går direkte eller indirekte utover brukerne av tjenesten. Det er viktig med erfaring fra alle sider ved oppdraget, herunder den delen som er spesifikk for administrering og gjennomføring av en BPA-ordning, siden slik omfattende erfaring påvirker risikobildet i stor grad. Det er allikevel ikke et absolutt krav at selve den juridiske personen (tilbyder) har vært avtalepart i leveranse av BPA-tjenester til kommuner i Norge. Leverandøren kan for eksempel ha tiltrukket seg nøkkelpersoner som har den nødvendige erfaringen. Det er følgelig ikke slik at en nyetablert leverandør, eller en leverandør som har BPA som et nytt satsningsområde, er automatisk utestengt fra konkurransen.
vi nevne drift av store assistentoppdrag på brukere med tungt pleiebehov med ansvar for ansettelser, bemanning og turnusplanlegging. Vi oppfordrer oppdragsgiver til å stryke teksten Med erfaring fra tilsvarende oppdrag menes levering av BPA-tjenester til en eller flere kommuner i Norge. Dersom en tilbyder dokumenterer å inneha den etterspurte erfaringen, enten ved selve den juridiske personen eller ved dennes ansatte, vil oppdragsgiver foreta en konkret vurdering av hvorvidt kravet er oppfylt. Oppdragsgiver stryker ikke teksten - «Med erfaring fra tilsvarende oppdrag menes levering av BPAtjenester til en eller flere kommuner i Norge». Nystartede bedrifter bør kunne dokumentere sin erfaring gjennom beskrivelse av nøkkelpersoner og deres erfaringer og kurs/kunnskaper. Etablerte bedrifter bør kunne dokumentere sin erfaring gjennom å vise til liknende oppdrag. Dette for å unngå diskriminering av nystartede bedrifter eller bedrifter som har BPA som et nytt satsningsområde.