Prosjekt Oslo/526175.1 P220 Nybygg PA-bok Revisjonsoversikt: Versjon: Dato Int. 3.0 Ajourført 01.07.2013 ØR Div. ajourføring tilpasset TE-anskaffelse 2.0 Ajourført 02.01.2013 ØR Kor. 1.5, 2.1, 3, 5, 6, 7 og 8.1 1.0 Utarbeidet 07.12.2012 ØR 1/14
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Orientering... 3 1.1 Hvem PA-boken gjelder for... 3 1.2 Utarbeiding ajourføring distribusjon... 3 1.3 Oppdragsgiver og byggherre... 3 1.4 Byggekomité... 3 1.5 Brukergruppe... 3 2 Organisasjonsplaner... 4 2.1 Organisasjonskart (prinsipp)... 4 2.2 Organisering sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA)... 5 3 Adresseliste... 5 4 Administrative rutiner... 6 4.1 Korrespondanserutiner - brev, e-post, telefax, etc.... 6 4.1.1 E-post... 6 4.1.2 Brev... 7 4.1.3 Telefax... 7 4.2 Dokumentdistribusjon... 7 4.3 Informasjonsrutiner... 7 4.3.1 Informasjonsrutiner eksternt... 7 5 Møterutiner... 8 5.1 Møtereferater... 8 5.2 Møtetyper... 8 5.2.1 Byggekomitémøte... 8 5.2.2 Prosjektmøter (fasene 1 3) jf. NS8401 pkt. 5.7... 8 5.2.3 Brukermøter... 9 5.2.4 Byggherremøter (fase 4) jf. NS 8407, pkt. 4.2... 9 5.2.5 Prosjekteringsgruppens (PG) og Totalentreprenørens (TE) interne møter... 9 5.2.6 Befaringer i byggetiden... 9 5.2.7 Usikkerhetsanalyser... 9 5.2.8 Møter med myndigheter... 10 5.3 Særmøte... 10 6 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA)... 10 6.1 Generelt... 10 6.2 Roller og ansvar... 10 7 Fremdrift... 11 7.1 Ansvar... 11 7.2 Hovedfremdriftsplan... 11 7.3 Faseplaner... 11 7.3.1 Prosjektavklaring... 11 7.3.2 Prosjektering fase 1 3... 12 7.3.3 Prosjektering og produksjon fase 4... 12 7.4 Overtakelsesplan... 12 7.5 Korttidsplaner... 12 8 Økonomi... 13 8.1 Fakturarutiner... 13 8.1.1 Rutiner for prosjekteringsgruppen, assisterende prosjektleder og byggeleder/byggherreombud... 13 8.1.2 Generelt... 14 8.1.3 Fakturarutiner totalentreprenør... 14 8.2 Kostnadsstyring... 14 8.3 Budsjett... 14 8.4 Byggeregnskap... 14 8.5 Fakturakontroll... 14 8.6 Fullmakter... 14 9 KVALITETSSIKRING... 14 2/14
1 ORIENTERING Kommunestyret i Vestby vedtok 19.03.2012 å bygge en 6-parallell ungdomsskole på Sole. På Sole er det avsatt en regulert tomt til formålet. Skolen skal bygges i totalentreprise. Prosjektet er inndelt i følgende faser: Fase 1 Skisseprosjekt (utført) Fase 2 Forprosjekt m/søknad om rammetillatelse (utført) Fase 3 Utarbeidelse av tilbudsgrunnlag/kravspesifikasjon for totalentreprise og inventar (herunder IT-, lyd- og AV-utstyr) Fase 4 Produksjon/Bygging Fase 1 startet opp i desember 2012. Skolen skal etter planen være klar til skolestart høsten 2015. Hensikten med PA-boken er: å angi rutiner for gjennomføring av prosjektet «P 220» i regi av Vestby kommune at den skal være et av styringsdokumentene i prosjektet For nærmere beskrivelse av prosjektets overordnede rammer, målsettinger, krav etc. henvises det til øvrige styringsdokumenter og beslutningsdokumenter for prosjektet. 1.1 Hvem PA-boken gjelder for Denne PA-boken gjelder for alle deltakere i prosjektet. Rutinene for gjennomføring av prosjektet gjelder for alle prosjektdeltakere, og alle parter er forpliktet til å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser i PA-boken. 1.2 Utarbeiding ajourføring distribusjon PA-boken utarbeides av prosjektleder (PL) og revideres fortløpende. PA-boken skal sendes som informasjon til alle kontraktsparter i prosjektet og ev. andre som er involvert i eller berørt av prosjektet. 1.3 Oppdragsgiver og byggherre Oppdragsgiver og byggherre er Vestby kommune v/hans Kristian Rauan. 1.4 Byggekomité Det er nedfelt en byggekomité i prosjektet med følgende deltakere: Navn Rolle E-post Telefon John Ødbehr H, leder john.odbehr@vestby.kommune.no 901 81 414 Kenneth Lien Steen FRP, medlem klsteen@live.no 901 93 668 Tone B. Yrvum H, medlem tone@miravita.no 413 14 891 Kjell Meek SV, medlem kjell.meek@aof.no 992 27 566 Annette Mjåvatn AP, medlem mjaavatn@hotmail.no 934 33 291 1.5 Brukergruppe Det er nedfelt en brukergruppe i prosjektet som foreløpig har følgende deltakere: Navn Rolle E-post Telefon Solveig Eid Rektor solveid.eid@vestby.kommune.no 64 98 01 40 Sverre Korslund Skolesjef sverre.korslund@vestby.kommune. no 3/14
2 ORGANISASJONSPLANER 2.1 Organisasjonskart (prinsipp) Byggekomité Prosjektleder Brukergruppe Fase 1, 2, 3 Fase 4 Prosjektlederassistent Prosjekteringsgruppe/KP Byggherreombud/ KU PGL ARK IARK LARK RIB Totalentreprenør Prosjekteringsgruppe Underentreprenør RIE RIV RIBR RIAK RIVA 4/14
2.2 Organisering sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Egen SHA-plan vil utarbeides når totalentreprenør er kontrahert. 3 ADRESSELISTE Koder Firma/ adresse Navn Telefon E-post Vestby kommune / utbygger PL Vestby kommune Rådhusgata 1 1540 Vestby Hans Kristian Rauan 932 14 969 hans.kristian.rauan@vestby.ko mmune.no PL-assistent OPAK AS Postboks 128 Skøyen 0212 Oslo Prosjekteringsgruppe Ørnulf Rekdal 22 51 77 79 / 922 18 170 ornulf.rekdal@opak.no PGL Kristiansen & Bernhardt Postboks 333 Sentrum 3101 Tønsberg Bjørn E. Larsen 33 37 84 84 / 926 14 149 larsen@kbarkitekter.no Ansvarlig ARK og KP Kristiansen & Bernhardt Postboks 333 Sentrum 3101 Tønsberg Charlotte Hyldahl 33 37 84 84 / 913 12 860 hyldahl@kbarkitekter.no ARK Kristiansen & Bernhardt Postboks 333 Sentrum 3101 Tønsberg Iver A. Kristiansen 33 37 84 84 / 975 90 698 iver@kbarkitkekter.no IARK Kristiansen & Bernhardt Postboks 333 Sentrum 3101 Tønsberg Helena Enoksen 33 37 84 84 / 922 79 202 enoksen@kbarkitekter.no LARK Rambøll Postboks 2333 3103 Tønsberg Ann Charlotte Horgen 920 22 536 anncharlotte.horgen@ramboll.no RIB RIV RIVA RIE RIBR RIAK Rambøll Postboks 2333 3103 Tønsberg Rambøll Postboks 113 3001 Drammen Rambøll Postboks 113 3001 Drammen Rambøll Postboks 113 3001 Drammen Rambøll PB 427 Skøyen 0213 OSLO Akustikk-Konsult AS Postboks 1587 3206 Sandefjord Hans J. Haugerud 932 43 018 hans.j.haugerud@ramboll.no Frantz Tandberg 916 27 115 frantz.tandberg@ramboll.no Pål Bredesen 975 03 831 pal.bredesen@ramboll.no Erik Lagerqvist 906 09 624 erik.lagerqvist@ramboll.no Christian Johansen 908 82 807 Christian.johansen@ramboll.no Ånund Skomedal 917 03 212 skomedal@akustikk-konsult.no 5/14
4 ADMINISTRATIVE RUTINER 4.1 Korrespondanserutiner - brev, e-post, telefax, etc. All korrespondanse i både planleggings- og byggefasen skal gjennomføres enhetlig, på følgende måte: Identifikasjon skal oppgis: «P220» Det skal kun behandles én sak i hvert brev / hver melding av hensyn til arkivering All korrespondanse skal sendes med kopi til: Vestby kommune v/hans Kristian Rauan 4.1.1 E-post 4.1.1.1 Rutiner for bruk av e-post Møtereferater, notater, tegninger og rapporter distribueres via e-post. Ofte kan man spare mye tid ved å gjøre avtaler og gi beskjeder over telefon heller enn å sende e-post. 4.1.1.2 Retningslinjer for bruk av e-post E-post bidrar til effektivitet og samarbeid gjennom hurtig kommunikasjon uavhengig av tid og sted. Unødig bruk av e-post i prosjekter kan imidlertid være et problem fordi det legger beslag på verdifull tid. Prosjektet har mange aktører involvert. Korrespondansen mellom aktørene skal derfor foregå på en slik måte at hver og én skal kunne bruke sin tid så effektivt som mulig. Hensikten er at e-posten i prosjektet skal være en ressurs - ikke et problem. Følgende retningslinjer skal følges for bruk av e-post: Utgående e-post Skriv kort Det er lettere å lese og forstå budskapet hvis e-posten er kort og saksrettet. Angi tema i overskriften Fyll alltid ut emnefeltet i e-posten. Dette viser umiddelbart hva e-posten handler om og gjør det lettere for mottakeren å forstå ditt budskap. Merk all e-post med "". Mottakere Begrens antall mottakere. Tenk etter om meldingen er relevant for alle mottakerne. Vær bevisst på hvem som skal være hovedmottaker og hvem som trenger en kopi. Bruk "svar alle"- knappen med varsomhet! Blindkopi Som hovedregel skal ikke blindkopi benyttes. Unntaket er tilfeller der e-postadresser ikke skal spres til andre mottakere. Kun ett tema Hver melding skal, bl.a. av arkiveringshensyn, bare inneholde ett tema. Dette gjør det lettere for mottakeren å sortere og behandle e-posten. Har du to problemstillinger du må ta opp, send to separate e-poster. Vedlegg Som hovedregel bør ikke brev og e-post videresendes som vedlegg. Videresend helst med hele tråden direkte i e-posten. Vedlegg kan ofte ta mye plass, så dersom det er mulig, er det å foretrekke at man legger inn en link til filen eller materialet, framfor å sende mange vedlegg. Respekt E-post skal være høflige og ikke virke støtende på noen. Send derfor ikke e-post mens du er opprørt eller sint. Svar på innkomne e-post Svar innen rimelig tid En e-post bør besvares innen rimelig tid (én til tre arbeidsdager). Har du ikke tid til å gi vedkommende et utfyllende svar med det første, svar at du lover å komme tilbake til saken. Automatisk svarmelding 6/14
Legg inn en automatisk svarmelding når du er på ferie, som forteller når du er tilbake. Oppgi ev. e-postadressen til en stedfortreder for hastesaker som bør behandles i ditt fravær. Etter fravær: les alt før du svarer Etter fravær bør all post leses før den besvares. Mange situasjoner kan være løst i ditt fravær. Du slipper jobben med å svare, og mottakeren slipper unødvendig informasjon. 4.1.2 Brev Alle formelle henvendelser til Vestby kommune i tilknytting til prosjektet skal sendes som brev til: Vestby Kommune Postboks 144 1541 VESTBY Att: Hans Kristian Rauan Alle kontraktsmessige varsler og krav skal sendes i original pr. brev selv om dette er oversendt pr e-post. Frister løper fra mottak av original pr. brev. 4.1.3 Telefax Telefax skal ikke benyttes i prosjektet. 4.2 Dokumentdistribusjon Dokumenter, rapporter og tegninger distribueres iht. distribusjonsliste. Ved all tegningsdistribusjon skal distribusjonsliste medfølge. Ved referater skal distribusjonsliste fremgå av referatet. 4.3 Informasjonsrutiner Viktig informasjon skal fortrinnsvis gis skriftlig for å unngå misforståelser. Det tilstrebes at prosjektdeltakerne på regelmessige møter får protokollert det viktigste av muntlig informasjon i perioden. Forhandling med myndigheter skal kun skje etter godkjennelse av prosjektleder, og prosjektleder skal som hovedregel delta på vegne av byggherre. 4.3.1 Informasjonsrutiner eksternt All kontakt med media, presse, etc. skal foretas av Vestby kommune v/hans Kristian Rauan. Øvrige prosjektdeltakere skal ikke uttale seg om prosjektet til media uten etter særskilt avtale. 7/14
5 MØTERUTINER Det oppfordres til å holde alle møter fri for mobiltelefon. Dvs. at all type anrops- og meldingsvarsling er slått helt av. 5.1 Møtereferater Det skal føres referat fra alle møter. Innledningsvis i alle møter skal det varsles om hvem som er referent. Referenten er ansvarlig for at referat blir oversendt til møtedeltakerne og andre relevante aktører i prosjektet uten ugrunnet opphold etter møtet. Alle som referatet blir distribuert til, plikter å lese det grundig. Referatet skal ha forside som inneholder: prosjektets nummer og navn møtested møtedato møtetype og nummer møtedeltakere distribusjonsliste innkalling til ev. neste møte Møtereferater skal kommunisere konklusjoner og aksjoner. Aksjoner skal være korte og presise, og det skal angis både firma (kontrakt) og saksbehandler/person for aksjon, samt tidsfrist. For faste møter i serie skal det alltid være samme referent og ansvarlig for distribusjon av referatene (ev. stedfortreder). Referatet godkjennes i neste møte. Ellers settes frist på 1 uke for godkjenning av referatet. Alle må gi beskjed snarest til referent ved innsigelser til referatet. Eventuelle kommentarer tas inn i neste referat eller sendes alle per e-post av referenten. Alle oppfordres til å gjøre egne notater i møter. Det kan skje tilfeller der møtereferatet ikke kommer til utsendelse før etter at saken skal sluttføres. Saker som inntas i et møtereferat, anses kun som gyldig varsel hvis den part som varsles, deltok i møtet, og det fremgår tydelig i referatet at det er snakk om et varsel. 5.2 Møtetyper Følgende møter skal gjennomføres: 5.2.1 Byggekomitémøte Referat: Deltakere: Møteleder: Sted: Tid: Innkallelse: Vestby Kommune v/administrasjonen Byggekomité, PL og andre innkalte Byggekomiteens leder etter avtale 1 gang hver måned eller etter nærmere avtale i referat fra foregående møte 5.2.2 Prosjektmøter (fasene 1 3) jf. NS8401 pkt. 5.7 Prosjektmøtenes hensikt er å følge opp prosjekteringsgruppens arbeid, avklare forhold som er nødvendige for de prosjekterendes arbeid og gi innspill til arkitekter og øvrige rådgivere i prosjekteringsfasen. Etter kontraktsinngåelse med totalentreprenør erstattes disse møtene av «byggherremøter». Etter behov deltar arkitekt, landskapsarkitekt, interiørarkitekt og/eller øvrige rådgivere. Referat: Deltakere: Møteleder: Sted: Tid: Innkallelse: Prosjektleder PL, PG (deltagere etter behov) og ev. andre innkalte Prosjektleder etter avtale hver 14. dag eller etter nærmere avtale i referat fra foregående møte 8/14
5.2.3 Brukermøter Møter med brukergruppen har til hensikt å avklare/diskutere forhold som det er naturlig at brukerne involveres i. Prosjektleder skal innkalles og deltar etter behov. Referat: Deltakere: Møteleder: Sted: Tid: Innkallelse: Representant for PG brukergruppen, tillitsvalgte og lokale verneombud, PG (deltagere etter behov), TE (fra fase 4) PL og evt. andre innkalte. Prosjekteringsgruppeleder (PGL) etter avtale ved behov i referat fra foregående møte 5.2.4 Byggherremøter (fase 4) jf. NS 8407, pkt. 4.2 Byggherremøter skal avholdes hver andre uke, med mindre byggherren bestemmer noe annet. Referat føres av byggherren eller den han utpeker. NS 8407 pkt. 4.2 første ledd siste punktum utgår. Totalentreprenøren har, i den grad byggherren ønsker det, plikt til å gjennomgå foreliggende prosjekteringsmateriale og utførelse med byggherren, særlig med sikte på å klargjøre og utdype byggherrens krav til funksjon og kvalitet. Referat: Deltakere: Møteleder: Sted: Tid: Innkallelse: BL/byggherreombud BL/BHO, BH, PL, TE, TEs kontraktsmedhjelpere etter behov BL/BHO etter avtale hver 14. dag i referat fra foregående møte 5.2.5 Prosjekteringsgruppens (PG) og Totalentreprenørens (TE) interne møter Prosjekteringsgruppen og totalentreprenør avholder interne møter etter behov. Byggherren skal ha innkalling til prosjekterings- og underentreprenørmøter (herunder prosjekteringsmøter, byggemøter, fremdriftsmøter, særmøter, mv.), og skal ha anledning til å delta på disse møtene. Møteleder skal føre referat fra møtene, og PL skal alltid ha kopi av møtereferatene. BL/BHO skal ha kopi av referatene fra slike møter i fase 4. 5.2.6 Befaringer i byggetiden Typer: Kontrollbefaringer - under arbeidets utførelse SHA-befaringer - under arbeidets utførelse Ferdigbefaring ved varslet ferdigstillelse Reklamasjonsbesiktigelse - før reklamasjonstidens utløp (BH kan også innkalle til besiktigelse innen ett år etter overtakelse. Referat skrives av PL.) Deltakere: etter avtale Leder: BL/BHO Innkallelse: BL/BHO 5.2.7 Usikkerhetsanalyser Referat: Deltakere: Møteleder: Sted: Tid: Innkallelse: PL etter avtale PL etter avtale 1-3 ganger i løpet av prosjektet PL i referat fra foregående møte 9/14
5.2.8 Møter med myndigheter Det skal skrives referat fra alle møter med myndigheter. Referater distribueres til møtedeltakerne, BH, byggeleder/byggherreombud og prosjektleder. PL skal som hovedregel delta i alle møter med myndighetene. 5.3 Særmøte Andre møter enn nevnt ovenfor betegnes som hovedregel som særmøter. I særmøter velges referent, som er ansvarlig for referat og distribusjon av dette, og møteleder blant møtedeltakerne. 6 SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ (SHA) 6.1 Generelt Byggherren sørger for at SHA-plan blir utarbeidet. Byggherren har delegert til koordinator for prosjekteringsfasen (KP) å utarbeide SHA-plan for prosjekteringsfasen. Ajourføring av SHA-planen i utførelsesfasen avklares før byggestart. Byggherrens SHA-plan vil være det overordnede SHAdokumentet for byggeplassen. Byggherren har ansvaret for at dokumentet er ajourført. Byggherren har satt følgende mål for SHA i byggeperioden: H-verdien på alt personell i forbindelse med gjennomføringsfasen skal være mindre enn 5 (Det skal tilstrebes 0 skader) Ingen alvorlige materielle skader Ingen pålegg fra tilsynsmyndigheter (Arbeidstilsynet, Politi ) Planen beskriver blant annet mål, risikoforhold, forebyggende tiltak (riggplan) og krav til avviksbehandling. 6.2 Roller og ansvar SHA-rollene i dette prosjektet er fordelt slik (ref. SHA-planen): Byggherrens representant (BHR): Hans Kristian Rauan Koordinator for prosjektering (KP): Charlotte Hyldahl (Kristiansen & Bernhardt AS) Koordinator for utførelse (KU): (Utpekes før byggestart) Hovedbedrift (HB): Totalentreprenøren Arbeidsoppgavene/ansvar til BHR, KP og KU er beskrevet i Byggherreforskriften og tilhørende skriftlige avtaler. Ansvaret til HB er hjemlet i AML 2-2 og beskrives her: Hovedbedrift skal: Gjøre nødvendige tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får adkomst til byggeplassen Sikre god orden og forsvarlige hygieniske forhold. Sikre adkomst til arbeidsplassene og sikre ferdselsveier. Avmerke og tilrettelegge områder for lagring og oppbevaring av materialer, spesielt når det dreier seg om farlige materialer og stoffer. Sørge for tilfredsstillende personalrom. Gjennomføre og dokumentere sikkerhetsopplæring for alle arbeidstakerne på bygge- og anleggsområdet, herunder utarbeide, informere og fordele sikkerhetsinformasjon. Innholdet i opplæringen skal utarbeides i samråd med byggherrens representant. Kurset skal gjennomføres før arbeidstakerne begynner på anlegget. Omfanget av inntakskontrollen av arbeidstakere på bygge- og anleggsplassen skal utarbeides sammen med BHR. Påse at de enkelte foretak på byggeplassen har og følger opp eget IK-system Sørge for at alle arbeidene samordnes, herunder å påse at prosjektets fremdriftsplaner i tilfredsstillende grad tar hensyn til sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø og at det er 10/14
tatt hensyn til samordnet sikkerhet ved arbeider som foregår i samme område. Dette betyr blant annet at hovedbedrift må kartlegge de farer som kan oppstå i forbindelse med grensesnittene mellom alle entreprenørene på anleggsplassen. Sørge for at det blir utarbeidet en overordnet risikoanalyse av alle anleggsarbeidene før oppstart av anleggsarbeidene. Sørge for at det gjennomføres nødvendige Sikker Jobb Analyser (SJA) og at disse er avmerket i fremdriftsplaner. Sørge for at det opprettes og vedlikeholdes et felles stoffkartotek for bygge- og anleggsplassen Sørge for at det føres oversiktsliste over alle som arbeider på bygge- og anleggsplassen (BHF 15). Liste henges opp synlig og oppbevares i 6 måneder. Utarbeide og vedlikeholde samordningsskjema for prosjektet. Påse at alle arbeidstakere har korrekt ID-kort. Avholde vernerunder. BHR skal innkalles. Påse at alle underentreprenører utarbeides prosjektspesifikke planer for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø, og at disse etterleves. Vedlikeholde riggplan. Rapportere og behandle uønskede hendelser og tilstander (RUH) innen SHA. Utarbeide og oversende månedsrapport for SHA. Totalentreprenøren er ansvarlig for underentreprenørers og underkonsulenters SHA-arbeid. 7 FREMDRIFT 7.1 Ansvar Prosjektleder har ansvar for å utarbeide prosjektets hovedfremdriftsplan. Prosjekteringsgruppeleder (PGL) har ansvaret for utarbeidelse - og oppfølging - av fremdriftsplan forprosjekteringsfasene (fase 1, 2 og 3). I fase 4 skal totalentreprenøren utarbeide og ajourføre fremdriftsplaner for totalentreprenørens ytelse når byggherren krever det etter NS 8407 pkt. 21.3, siste ledd. Den reviderte planen skal være byggherren i hende senest én uke etter at totalentreprenøren har mottatt krav om dette. 7.2 Hovedfremdriftsplan Hovedfremdriftsplanen angir tidsramme for prosjektet. Hovedfremdriftsplanen: Oppstart skisseprosjekt: desember 2012 Ferdigstillelse skisseprosjekt: 15.02.2013 Ferdigstillelse forprosjekt: 19.04.2013 Utsendelse anbudsdokumenter for TE: 01.07.2013 Byggestart: høst 2013 Ferdigstillelse bygg og utomhusanlegg: 01.06.2015 Ibrukstakelse: skolestart høsten 2015 Hovedfremdriftsplanen følges opp og justeres av PL. Hovedfremdriftsplanen påvirker faseplaner og korttidsplaner. Planen skal oppdateres ved behov og rapporteres til byggekomiteen. 7.3 Faseplaner 7.3.1 Prosjektavklaring Fasen er avsluttet. 11/14
7.3.2 Prosjektering fase 1 3 Prosjekteringsgruppen har ansvaret for utarbeidelse av prosjekterings-/leveranseplan og for at denne holdes løpende oppdatert gjennom fasene 1-3. Utarbeides når prosjekteringsgruppen er etablert og har begynt sitt arbeid. Utarbeides av de prosjekterende/prosjekteringsleder med utgangspunkt i hovedplan og tidsplan for kontraktslutning med totalentreprenør. 7.3.3 Prosjektering og produksjon fase 4 Totalentreprenøren har ansvaret for utarbeidelse av produksjonsplanen for totalentreprenørens ytelser og for at denne holdes løpende oppdatert gjennom hele fase 4. Tidsplanen(e) for produksjon skal angi tidsrom for samtlige aktiviteter på byggeplass. Tidsplan for produksjon: utarbeides av totalentreprenør med utgangspunkt i hovedplan gjennomgås av PL, byggeleder/bho og de prosjekterende påvirker planer for prosjektering Det utarbeides tre typer faseplaner for produksjon: Hovedplan produksjon: Angir grove tidsrammer for de ulike hovedaktivitetene byggefasen. Detaljplan: Utarbeides med utgangspunkt i hovedplan og angir tidsrammen for de ulike hovedaktiviteter pr. fag i hele byggefasen. Planene danner grunnlag for fremdriftsoppfølging av prosjektet. Produksjonsplan pr. fag: Utarbeides unntaksvis for spesielle aktiviteter/behov med utgangspunkt i detaljplan. 7.4 Overtakelsesplan Utarbeides av PL før overtakelse. 7.5 Korttidsplaner Korttidsplaner utarbeides ev. for spesielle aktiviteter hvor tidsrammene er knappe. Korttidsplanene skal dekke: Prosjektering innen ett fag ansv. rådgiver Aktiviteter for prosjekterende " PGL Arbeider innen én eller flere entrepriser " totalentreprenør Aktiviteten innen hele prosjektorganisasjonen " PL Korttidsplanen utarbeides og følges opp av den som har ansvaret for aktiviteten innen det området som planen dekker. 12/14
8 ØKONOMI 8.1 Fakturarutiner Vestby kommune har p.t. ikke elektronisk fakturabehandling av inngående fakturaer. Alle fakturaer og kreditnotaer skal stiles til: Vestby Kommune Postboks 144 1541 VESTBY og merkes «P220 Vestby Ungdomsskole». 8.1.1 Rutiner for prosjekteringsgruppen, assisterende prosjektleder og byggeleder/byggherreombud Fakturaer kan skannes og sendes elektronisk til: postkasse.regnskap@vestby.kommune.no 8.1.1.1 Faste honorarer iht. NS 8401 Faste avtalte honorarer faktureres med a-konto beløp én gang pr. mnd. A-kontobeløpet skal være i tråd med den produksjon som har vært utført den siste perioden eller iht. faktureringsplan dersom dette er avtalt. På hver faktura skal det fremgå: hva som er utført, og når det er utført gjeldende avtalte honorar fakturert hittil fakturert denne perioden gjenstående honorar 8.1.1.2 Honorarer etter medgått tid i hht. NS 8402 Honorarer etter medgått tid faktureres én gang pr. mnd. med opparbeidet honorar iht. timelister. På hver faktura skal det fremgå: hva som er utført, og når det er utført gjeldende avtalte honorarbudsjett fakturert hittil fakturert denne perioden gjenstående honorar av honorarbudsjettet Ved all fakturering etter medgått tid skal timelister legges ved faktura. Avtalte reiseutlegg og utlegg skal spesifiseres særskilt på fakturaen og skal IKKE inngå i ovennevnte oversikt, som kun omfatter oversikt over timehonorar. 8.1.1.3 Tilleggsarbeider Det skal sendes separate fakturaer for avtalte tilleggsytelser. Faktura for avtalte tilleggsytelser, skal baseres på avtalt beløp, eller medgått tid og avtalte timesatser. Det skal ved behov avtales separate honorarbudsjetter også for tilleggsytelser. På fakturaene skal det fremgå: hva som er utført, og når det er utført gjeldende avtalte honorarbudsjett fakturert hittil fakturert denne perioden gjenstående honorar originalrekvisisjon kopi av ev. bestillingsbrev henvisning til referater eller annen skriftlig referanse. Ved all fakturering etter medgått tid skal timelister legges ved faktura. 13/14
8.1.1.1 Ekstern kopiering Fakturaer for ekstern kopiering skal stiles til Vestby kommune. Alle slike fakturaer skal sendes til den som har rekvirert kopieringen, for kontroll/godkjenning. Den som har rekvirert kopieringen skal etter gjennomført kontroll videresende de attesterte fakturaene til prosjektleder. 8.1.2 Generelt Bilag som dokumenterer fakturasum skal være originalbilag. Hvis ikke returneres fakturaen. Fakturaer beheftet med formelle feil, manglende attestasjon, regnefeil, feil beregningsmåte, manglende underbilag, avvikende oppsett i forhold til avtale etc., vil kunne bli forsinket under behandlingen og eventuelt returnert. 8.1.3 Fakturarutiner totalentreprenør Totalentreprenør skal følge rutinene i NS 8407 pkt. 27. Fakturaene stiles til Vestby kommune men sendes byggherreombudet/byggeleder for attestasjon. 8.2 Kostnadsstyring Med kostnadsstyring menes kontroll med kostnadsutvikling, og styring av denne, fra prosjekteringsstart frem til ferdigstillelse av prosjektet. PL har overordnet ansvar for kostnadsstyringen i alle faser og skal: ha økonomisk kontroll med kostnadene i prosjektet foreta budsjettoppfølging iht. alle inngåtte kontrakter utarbeide økonomiske rapporter til byggekomiteen. 8.3 Budsjett Budsjettet er den økonomiske ramme for hele byggeprosjektet. Detaljert budsjett utarbeides av PL i samarbeid med byggekomiteen. 8.4 Byggeregnskap Byggeregnskap skal angi en oversikt over inngåtte kontrakter, fakturaer, utbetalinger, fastlagte og forventede tillegg og lønns- og prisstigning. Byggeregnskapet danner grunnlag for den økonomisk kostnadsstyringen og rapporteringen. PL har ansvaret for byggeregnskapet. 8.5 Fakturakontroll For fasene 1-3 utføres fakturakontrollen av PL. For fase 4 skal byggeleder/byggherreombud kontrollere og attestere TEs fakturaer før videresendelse til PL. 8.6 Fullmakter Det er kun prosjektleder som har fullmakt til å foreta bestillinger på vegen av Vestby kommune. 9 KVALITETSSIKRING Alle kontraktsparter med Vestby kommune i prosjektet skal ha utarbeidet en kvalitetsplan for egne arbeider. I planen skal det være angitt rutiner for kvalitetssikring av eget arbeid og kvalitetssikring av eget arbeid i forhold til andre relevante aktører. Planen skal angi rutiner for kvalitetskontroll og avviksbehandling. Det vises for øvrig til bestemmelser og avtaler i de enkelte kontrakter. Vestby, 01.07.2013 14/14