STYRET FOR MOVAR IKS NR. 6/2014 Medlemmene i styret for MOVAR IKS innkalles til møte: TIRSDAG 26. AUGUST 2014 KL. 08:00 MOVARs ADMINISTRASJON - HUGGENES Side nr.: PROTOKOLL FRA STYREMØTE 18. JUNI 2014 1-13 Til behandling: SAK NR. 17/2014 14-38 KLAGEBEHANDLING ETTER OPPRETTHOLDELSE AV VEDTAK FATTET AV BRANNSJEF I MEDHOLD AV DELEGERT MYNDIGHET SAK NR. 18/2014 39-46 RENOVASJONSANBUD 2015 2020 VALG AV DRIVSTOFF SAK NR. 19/2014 47-48 REVISJON AV SELSKAPSAVTALEN FOR MOVAR IKS O-SAK NR. 27/2014 DIREKTØRENS ORIENTERING (Presenteres på møtet) O-SAK NR. 28/2014 ØKONOMI, LIKVIDITET OG PROGNOSERAPPORTERING (Presenteres på møtet) O-SAK NR. 29/2014 49-55 MOSS KOMMUNES UTMELDELSE AV MIB REPRESENTANTSKAPETS OPPNEVNELSE AV KOMITE O-SAK NR. 30/2014 56-68 MOSSEPORTEN MILJØENERGI KONKURS
O-SAK NR. 31/2014 69-71 AVSLUTNING AV PROSJEKT 211 ETABLERING AV VANNMÅLERE I MOSS O-SAK NR. 32/2014 72 AVSLUTNING AV PROSJEKT 516 SOLGÅRD AVFALLSPLASS UTSKIFTNING AV CONTAINERE O-SAK NR. 33/2014 73 AVSLUTNING AV PROSJEKT 539 SOLGÅRD AVFALLSPLASS KJØP AV BULLDOSER Rygge, 19. august 2014 Brit G. Plassen (sign.)
1 MOVAR IKS STYREMØTE NR. 5 2014 Onsdag 18. juni 2014 holdt styret for MOVAR IKS møte på MOVARs administrasjon. 8 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, Styreleder Johan Isak J. Hjertebråten, Råde kommune Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Per Christian Rasmussen, ansatt Inger-Lise Skartlien, Leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLL FRA STYREMØTET 22. MAI BLE ENSTEMMIG GODKJENT. STYRESAK NR. 14/2014 FORVALTNINGSREVISJON I MOVAR UTFØRT AV ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON Direktørens forslag til vedtak: Styret i MOVAR IKS ber administrasjonen gjennomføre de tiltakene til forbedringer og korreksjoner som forvaltningsrevisjonsrapport fra Østfold kommunerevisjon påpeker med hensyn på gebyrgrunnlag og selvkostregnskaper. Behandling: Adm. direktør gjennomgikk alle områdene forvaltningsrevisjonen fikk mandat til å kontrollere, og de spesifikke forslagene til endringer som rapporten påpekte. Samtlige anmerkninger gjelder området «gebyrgrunnlag og selvkostregnskap». Votering: Styret vedtok enstemmig fremlagte forslag til vedtak. Vedtak: Som innstilt.
2 STYRESAK NR. 15/2014 FAGBEFARING I FORBINDELSE MED VIDEREUTVIKLING AV STYRETS ARBEID Direktørens forslag til vedtak: Styret i MOVAR IKS ber administrasjonen arrangere en fagbefaring høsten 2014 i tråd med handlingsplanen for videreutvikling av styrets arbeid. Behandling: Adm. direktør foreslo befaring hos IVAR IKS, og aktuelle datoer ble diskutert. Votering: Styret vedtok enstemmig fremlagte forslag til vedtak. Vedtak: Som innstilt. STYRESAK NR. 16/2014 PROSJEKTSTILLING PÅ BRANN- OG REDNING I KS BEDRIFT Direktørens forslag til vedtak: 1. Styret i Movar IKS støtter forslaget om å opprette en prosjektstilling på brann- og redning i KS Bedrift innenfor rammene som er skissert i saksfremlegget utarbeidet av KS Bedrift. Opprettelsen av prosjektstillingen vil medføre økt kontingent for Movar IKS. Behandling: Kost/nytte av en prosjektstilling ble grundig debattert. Det var enighet i styret om at det burde stilles tydeligere krav til stillingen og til resultater. Det ble følgelig foreslått et nytt pkt. 2 til forslag til vedtak; 2. Styret forutsetter en tydeliggjøring av stillingens mandat samt milepælsrapportering i toårsperioden. Votering: Korrigert forslag til vedtak i to punkter ble votert samlet, og ble enstemmig besluttet. Vedtak: 1. Styret i Movar IKS støtter forslaget om å opprette en prosjektstilling på brann- og redning i KS Bedrift innenfor rammene som er skissert i saksfremlegget utarbeidet av KS Bedrift. Opprettelsen av prosjektstillingen vil medføre økt kontingent for Movar IKS. 2. Styret forutsetter en tydeliggjøring av stillingens mandat samt milepælsrapportering i toårsperioden.
3 O-SAK NR. 22/2014 DIREKTØRENS ORIENTERING Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 23/2014 RESULTATRAPPORTERING OG LIKVIDITET Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 24/2014 ÅRSBERETNING FOR RESERVEVANNSAMARBEIDET 2013 MELLOM MOVAR IKS, FREDRIKSTAD OG SARPSBORG KOMMUNE Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 25/2014 PROTOKOLL FRA MØTER I AMU Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 26/2014 AVSLUTNING AV PROSJEKT 605 UTBEDRING BUNNLEDNINGER MOSSEREGIONEN BRANNSTASJON Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering.
4 Behandling: Korrigert saksnotat ble utdelt på møtet, da tilsendte sakspapirer benyttet for høyt tall som total prosjektkostnad. Beløpet i opprinnelig saksfremstilling var inkludert merverdiavgift, og redusert for MVA-beløpet ble prosjektet avsluttet godt innenfor bevilget ramme. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. EVENTUELT Det fremkom ikke poster under eventuelt, men prosess for eventuell økning av selskapets låneramme ble diskutert. Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 10:40. Ketil Reed Aasgaard Styreleder Johan Isak J. Hjertebråten Hege Solberg Sandtrø Marit Børud Kamark John A. Ødbehr Mariana Oberti Tore Fredriksen Per-Christian Rasmussen
5 25.06.2014 Direktørens orientering Styremøte 18.6.2014 Status styresaker: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 18/13 Revidert kostnadsramme bokprosjekt MOVARs historie 1989 til 2014. Opprettholder rammen, og vedtar E-bok. Tekst er ferdig. Jobbes med bilder og utforming av boka. Adm./Innen jubileet i sept. 33/13 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri Oversendes eierkommunene for vedtak. Ikke implementert. Avventer behandling i eierkommunene. Adm (Etter vedtak i eierkommunene) 4/14 Evaluering av styrearbeidet i 2013 Handlingsplan sak 7/2014 Studietur jfr. Sak 15/14 Styret/ Befaring høsten 2014 Møte 1-2014 Eventuelt. Spm Mariana Oberti Ønsker sak/orientering om beredskap ved Solgård Avfallsplass. Se O- sak 21/2014. Beredskapsplan under arbeid. Presenteres for styret. Adm/ Ila 2014. 12/2014 Valg av drivstoff ifm nytt renovasjonsanbud Styret foretar valg av drivstoff etter at innkommende tilbud er innkommet og vurdert Adm. Legger frem sak i august, gitt at evaluering av tilbudene er gjennomført. Adm/August 2014 13/2014/ Rep.skapssak 5/14 Klageadgang ifm Moss kommunes utmelding av MIB Rep.skapet besluttet at MOVAR ikke skulle klage. Det vil bli fremlagt sak som synliggjøre konsekvensene av utmeldingen. Adm/høst 2014 Status MIB: Bunnledningen på Tykkemyr utbedret, jfr. O- sak Vestby kommune har utbedret ventilasjonsanlegget ved Vestby brannstasjon Vår andel av kostnadene belastes husleien i tråd med leieavtalen, ca. 67 000,- pr. år MOVAR/MIB bidrar med bakgrunnstall for åpningsbalanse og intitelle kostnader FMBR Prosjekt «Renere arbeidsplass» i MIB 1
6 25.06.2014 Status Renovasjon: Nytt renovasjonsanbud kunngjøres denne uken på Doffin/TED Mye jobb med kvalitetssikring Fremmer sak trolig i august om valg av drivstoff AGA er klare til å etablere fyllestasjon dersom valget blir biogass Etablering av fyllestasjon krever midlertidig. Arbeidet med dette startes nå for ikke å miste tid Innsamlingsordningen for farlig avfall forventes igangsatt til høsten Rapportering Benchmarking 2014 gjennomført. Styret får seg forelagt resultater i august- eller septembermøte Renovasjon hadde stand under Mossedagene Godt besøk MOVAR Solgård Avfallsplasss nomimert til Mossiana-prisen Statkraft bygger om varmesentralen Ingen gassleveranse p.t. Utfordringer med renhet på glass og metall Gir trekk Ut med info til kundene Status VA: Høyt vannforbruk bl.a. pga hagevanning God kapasitet i vannverket Leveransen til Vestby er problematisk, da uttaket er ujevnt og tidvis overstiger avtalt menge med Moss Tiltak (kort og lang sikt) må vurderes sammen med Vestby og Moss kommune Status håndtering av avløpslam: Kontrakt tegnet med Rune Jørgensen AS om transport til sluttbruker Tidligere: Håndtering på slamplass i egenregi, og avsetning av slam via Høst AS Plassen på Solgård er for liten. Vil komme tilbake til styret med forslag om opprettelse av nye slamplass utenfor fremtidig deponiområde Ser ut til å komme ut med ca. 30% reduksjon i kostandene kontra laveste tilbud etter første anbudskonkurranse (som ble avlyst) Prosjektleder VA går av med pensjon 1.7. Vi starter rekruttering og håper på ansettelse over ferien Status Administrasjon: Sentrale tarifforhandlinger gjennomført. MOVAR del i ny bedriftsavtale for konkurranseutsatt virksomhet Dette er en egen tariffavtale og ikke en særavtale lenger (SGS 1701) MIB er ikke omfattet av denne, men av ordinær HTA Budsjettarbeidet er i gang Hvert område rapporterer foreløpige tall, som danner grunnlag for en grov oversikt Som i fjor gjennomføres møter med rådmennene før/etter ferien Budsjettet behandles i styremøte i september og i rep.skapsmøte i november IA-bedrift MME meldt oppløst ved konkurs Lisbeth Smestad ansatt som ny innkjøper. Begynner 11.8. 2
7 25.06.2014 Om MOVAR i media: Ny måkestrid i nedre Vansjø MA 3.4.2014 Kan stoppe Moss kommune fra å melde seg ut MA 26.4.2014 Dette kan gjøres bedre (Forvaltningsrevisjon) MA 29.4.2014 Ros til MOVAR (Forvaltningsrevisjon) MA 30.4.2014 Kaster stadig mer søppel MA 6.5.2014 Full tenning om brann (Utmelding Moss) MA 7.5.2014 Innfører plastsortering MA 8.5.2014 Ordføreren er arrogant MA 12.5.2014 Avgang i fyr og flamme BA 4.6.2014 Sverre Gulbrandsen 80 år MA 5.6.2014 27 kan få Mossiana prisen MA 11.6.2014 3
8 25.06.2014 MOVAR IKS Regnskap 30.04.14 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 MOVAR IKS Totalt pr. 30.04.14 Omsetning inkl. internfakturering: kr. 95 517 Resultat 7 111 Avskrivninger 10 660 Finanskostnader 1 787 Varekostnad (Produksjonskostnad) 24 684 Driftskostnader 21 878 Personalkostnader 29 397 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 Likviditet pr. 30.04.14 Tall i NOK 1000 Pr. 30.04.14 Pr. 31.12.13 Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) 55 821 36 267 Kortsiktige fordringer 16 763 19 886 Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån. 0-4 500 SUM 72 584 51 653 Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg. 45 834 30 949 Arbeidskapital 26 750 20 704 Forutsatt ordinær drift er denne likviditeten tilfredsstillende. Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette enten betyr drift med underskudd eller utbetaling til kommunenes fond (Selvkostfondene er p.t. høyere enn arbeidskapitalen.) Vi vurderer en likviditetsmodell med rullerende 12 mnd. Fremskrivning som PwC har foreslått. Finner vi denne formålstjenlig, blir den presentert på neste møte. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 1
9 25.06.2014 MOVAR Totalt, Resultat 30.04.14 i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. internomsetning. 100 000 90 000 80 000 70 000 60 000 50 000 40 000 30 000 1 000 500 0-500 -1 000-1 500-2 000 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 20 000 Regnskap 2014 Budsjett 2014 10 000 0 Omsetning Regnskap 2013 Resultat Budsjett 30.04.14 30.04.14 7 111 7 129 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 MOVAR IKS totalt pr. 30.04.14 For tidlig å gi noen prognose for 2015, da avvik som følge av periodiseringer mest utslagsgivende på regnskaper med få måneders drift. Imidlertid svært god treff med budsjett 1. tertial 2014. Underliggende drift i de ulike sektorene er tilfredsstillende. Ingen hendelser så langt i 2014 som ikke er håndterbar økonomisk. Tilfredsstillende likviditet. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 8 000 Adm. og Tekn. Resultat 30.04.14 i forhold til budsjett. Tall i 1000 kr., inkl. intern omsetning. 7 000 100 6 000 50 5 000 0 4 000-50 3 000 2 000-100 1 000 Regnskap 2014 Budsjett 2014 Regnskap 2013 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 0 Omsetning Resultat Budsjett 30.04.14 30.04.14 38-32 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 2
10 25.06.2014 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetning av administrative og tekniske tjenester ut til avdelingene tilnærmet som budsjettert. (Denne tjenesten fremkommer for øvrig som en kostnad i øvrige sektorer.) Flere svingninger på kontonivå i driftskostnadene i de 4 første månedene. Totalt sett utligner disser hverandre, og ingen radikale overskridelser. Kan få betydning for noen budsjettposter 2015 hvis avvikene vedvarer. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 Vansjø Vannverk Resultat 30.04.14 i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner Inkl. internomsetning. 14 000 12 000 10 000 8 000 6 000 4 000 500 400 300 200 100 0-100 -200-300 -400-500 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 2 000 0 Omsetning Regnskap 2014 Budsjett 2014 Regnskap 2013 Resultat Budsjett 30.04.14 30.04.14 878 470 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Ingen unormale avvik mellom regnskap og budsjett hverken mhp. omsetning eller kostnader ved drift av vannverket så langt i 2014. Kostnadssiden noe påvirket av periodisering, bl.a. lønnskostnadene. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 3
11 25.06.2014 Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat 30.04.14 i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. internomsetning 18 000 16 000 14 000 12 000 10 000 8 000 6 000 4 000 2 000 0 Omsetning Regnskap 2014 Budsjett 2014 Regnskap 2013 3 000 2 500 2 000 1 500 1 000 500 0-500 -1 000 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Resultat Budsjett 30.04.14 30.04.14 520 2 423 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Omsetning betydelig høyere enn budsjettert, og også i forhold til 2013. Skyldes en fuktig vår. Kostnader rimelig statiske og uavhengig av mottatt mengde. Kostnadssiden er påvirket av periodisering. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 Solgård Avfallsplass - Resultat 30.04.14 i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning. 16 000 14 000 12 000 10 000 8 000 6 000 4 000 500 0-500 -1 000-1 500-2 000-2 500 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 2 000 0 Omsetning Regnskap 2014 Budsjett 2014 Regnskap 2013 Resultat Budsjett 30.04.14 30.04.14 699 1 802 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 4
12 25.06.2014 De viktigste avvikene ved drift av Solgård avfallsplass. Ligger etter budsjett omsetningsmessig, men er tilnærmet likt samme periode i 2013. Innsparinger i forhold til budsjett på transport av vann Moss (leie av kapasitet i kommunens rørledning) grunnet kreditnota vedrørende 2013. Flere svingninger på kontonivå i driftskostnadene i de 4 første månedene, og netto noe innsparing i forhold til budsjett. Noe påvirket av periodisering, bl.a. lønnskostnadene. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 Husholdningsrenovasjon - Resultat 30.04.14 i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning. 26 000 24 000 22 000 250 0 20 000-250 18 000-500 16 000 14 000 12 000-750 -1 000 10 000-1 250 8 000 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 6 000 4 000 Regnskap 2014 Budsjett 2014 2 000 0 Omsetning Regnskap 2013 Resultat Budsjett 30.04.14 30.04.14 4 002 4 310 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 De viktigste avvikene ved drift av husholdningsrenovasjon. Rimelig akseptabelt samsvar mellom budsjett og regnskap pr. 30.04.14. Resultat vil variere i de enkelte kommuner. Det har vært foretatt nedjustering av pris i to kommuner, og andre har uendret pris. Likevel viser totalregnskapet 1. tertial et overskudd. Det er budsjettert med en stilling ifm mottak av farlig avfall. Denne er ikke besatt og vil først få eventuell regnskapsmessig virkning fom høsten 2014. Det er knyttet spenning til prisutviklingen av tjenesten, da man i disse dager utlyser nytt renovasjonsanbud, som vil gjelde fra og med regnskapsåret 2015. Dessuten er det besluttet endringer i renovasjonssystemet for Råde og Rygge med virkning fra 2015. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 5
13 25.06.2014 22 000 20 000 18 000 16 000 14 000 12 000 10 000 8 000 6 000 MIB - Resultat 30.04.14 i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning. 750 500 250 0-250 -500-750 -1 000 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 4 000 Regnskap 2014 2 000 Budsjett 2014 Regnskap 2013 Resultat 30.04.14 Budsjett 30.04.14 0 Omsetning - 929 58 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. I posten «varekjøp» inngår Brannvarsling 110-sentralen (ABØ) og denne har en overskridelse på kr. 543 pr. 30.04.14. Vil sannsynligvis utjevnes i løpet av 2014. Det forekommer avvik på flere ulike typer lønnskostnader, mens totalbudsjett for personalkostnader har avvik på kun kr. 7 500,- pr. 30.04.14. Poster med overskridelser er bl.a. kursutgifter, og på både rep. og vedlikehold biler samt drivstoff. Det er også merforbruk vedrørende brukerbetaling av nødnett samt kunngjøringer/annonser. Jevnlige utfordringer på personellsiden mhp å fylle stillinger med kvalifisert mannskap. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.06.2014 6
14 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 17/2014 KLAGEBEHANDLING ETTER OPPRETTHOLDELSE AV VEDTAK FATTET AV BRANNSJEF I MEDHOLD AV DELEGERT MYNDIGHET Vedlegg: 1. Tilsynsrapport av 2012 datert 17.09.2012, fra MIB til Vestby vgs 2. Tilbakemelding fra Vestby vgs etter tilsyn på Vestby vgs datert 12.10.2012, til Movar 3. Tilbakemelding fra Vestby vgs etter tilsyn på Vestby vgs datert 17.10.2012, til MIB 4. Tilbakemelding fra AFK Eiendom FKF etter tilsyn 2012 på Vestby vgs datert 17.10.2012, til MIB 5. Aksept på tilbakemelding på tilsynsrapport 2012 datert 19.10.2012, fra MIB til AFK Eiendom FKF 6. Tilsynsrapport av 2014 datert 26.05.2014, fra MIB til Vestby vgs 7. Pålegg om retting av avvik datert 26.05.2014, fra MIB til AFK eiendom FKF 8. Klage på pålegg om retting av avvik datert 16.06.2014, fra AFK eiendom FKF til styret i MIB 9. Tilbakemelding om klagebehandling vedrørende klage på pålegg om retting av avvik datert 19.06.2014, fra MIB til AFK Eiendom FKF Direktørens forslag til VEDTAK: 1. Klage fra AFK eiendom FKF på pålegg om retting av avvik for krav om å gjennomføre brukers/virksomhets plikter som eier av bygg, samt klage på saksbehandlingsfeil, avvises. 2. Som grunn for å avvise klagen og opprettholde pålegg vektlegges det at MIBs interne rutiner for saksbehandling er fulgt. Rutinene er basert på føringer som er gitt i gjeldende regelverk, herunder Forskrift av 26. juni 2002 nr. 728 om brannforebyggende tiltak og brannsyn (forebyggendeforskriften), Forskrift av 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (interkontrollforskriften) samt føringer gitt i Styrende dokumenter for tilsyn utgitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). SAKSUTREDNING:
15 I henhold til Lov av 14. juni 2002 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) 13, plikter Mosseregionens Interkommunale Brann- og Feiervesen (MIB) i medhold av delegert myndighet å føre fortegnelse over særskilte brannobjekter, herunder byggverk hvor brann kan medføre tap av mange liv. MIB plikter også å føre tilsyn med brannobjektene for å påse at disse er tilstrekkelig sikret mot brann. Tilsynet skal omfatte alle forhold av betydning for brannsikkerheten, herunder bygningsmessige, tekniske, utstyrsmessige og organisatoriske brannsikkerhetstiltak og forhold av betydning for gjennomføring av brann-bekjempelse og øvrig redningsinnsats. Forskrift av 26. juni 2002 nr. 728 om brannforebyggende tiltak og tilsyn (forebyggendeforskriften), Forskrift av 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksom-heter (interkontrollforskriften) samt Lov av 10. februar 1967 med senere endringer om behandlings-måten i forvaltningssaker (forvaltningsloven), legges til grunn når branninspektører i MIB foretar tilsyn i særskilte brannobjekter. Et tilsyn består av kontroll av skriftlig dokumentasjon, verifisering gjennom stikkprøver og befaring samt eventuell reaksjon, og skal avdekke om eier/virksomhet/bruker etterlever kravene i forebyggendeforskriften og internkontrollforskriften. Forebyggendeforskriften regulerer alminnelige plikter til å forebygge brann og eksplosjon, samt stiller brannforebyggende minstekrav til enhver eier og virksomhet/bruker av brannobjekt og spesielle krav til tekniske og organisatoriske tiltak i særskilte brannobjekter. Interkontrollforskriften har bestemmelse om plikt for den som er ansvarlig for virksomheten, til å sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fastsatt i blant annet brann- og eksplosjonslovgivningen. Brann og eksplosjonsvernloven 37 sier ingenting om hvem som er mottaker for eventuelle pålegg, men gir tilsynsmyndigheten valgmulighet til å stile det til den som er nærmest til å få gjennomført pålegget mest effektivt. I utgangspunktet bør sanksjoner rettes mot eier av bygget. I henhold til fore-byggendeforskriften 2 er det eier som er ansvarlig for at brannsikkerheten til en hver tid er ivaretatt i samsvar med gjeldende lover og forskrifter om forebygging av brann. Har andre enn eier bruksrett til brannobjektet, plikter eier å etablere de nødvendige samarbeidsordninger med virksomhet/bruker for å sikre etterlevelse av denne bestemmelsen. Eier har ikke mulighet til å fraskrive seg disse forpliktelsene gjennom en avtale. Under tilsyn foretatt den 11.09.2012 ble det blant annet avdekket to avvik som har resultert i sakens utvikling. Det gjelder avvik 4 Mangelfullt system for gjennomføring av grunnleggende brannvern-opplæring, og avvik 5 Mangelfull dokumentasjon av brannøvelser ref. tilsynsrapport 2012 Vestby videregående skole datert 19.09.2012. Det er mottatt tre tilbakemeldinger på nevnte tilsynsrapport to fra Akershus Fylkeskommune v/ Vestby videregående skole datert 12.10.2012 og 17.10.2012, samt en tilbakemelding fra AFK eiendom FKF datert 17.10.2012. I disse tre tilbakemeldingene gjengis det at overnevnte
16 avvik skal utbedres av virksomhet/bruker senest innen årsskiftet 2012/ 2013. Brannvesenet ga en aksept på tilbakemelding på tilsynsrapport 2012 datert. 19.10.2012. Den 7. mai 2014 ble det igjen foretatt tilsyn ved Vestby videregående skole. I normal prosedyre inngår blant annet å sjekke ut at avvik fra forrige tilsynsrapport er utbedret og lukket i henhold til tilbake-meldinger MIB har mottatt og akseptert. Under denne verifikasjonen fremkom det at to avvik knyttet til bruk av objektet (opplæring og øvelse), ikke var utbedret og lukket. Avvikene ble under tilsynet diskutert og partene var enige om at dette er avvik som henføres til virksomhet/bruker og skulle følges opp som en egen sak. Deltakerne i tilsynet ble gjort oppmerksom på at pålegg om å foreta nødvendige tiltak for å lukke avvikene ville bli sendt til objekteier. Vanlig praksis i MIB, som også er beskrevet i interne rutiner med mottaker av forskjellige dokumenter og som er fremlagt til orientering for styret i Movar IKS som O-sak 6/2013, 10/2013 og 19/2013, er at det er eier av et objekt som er mottaker av pålegg om gjennomføring av nødvendige tiltak for å lukke avvik. Forhåndsvarsel om pålegg anses på denne bakgrunn å være gitt eier eiers representant muntlig under tilsynet 7. mai 2014, og fremsatt skriftlig i tilsynsrapport datert 26. mai 2014. Brannsjefen avviser med bakgrunn i ovenstående, påstand fra klager om saksbehandlerfeil i forbindelse med forhåndsvarsel av pålegg, og opprettholder pålegg om å gjennomføre nødvendige tiltak for å lukke avvikene beskrevet i vedtak av 26. mai 2014 slik: Vedtak Som eier av Vestby videregående skole pålegges AFK eiendom FKF å gjennomføre følgende brannsikkerhetstiltak: 1. System for brannvernopplæring må revideres, opplæring må gjennomføres og dokumenteres innen 30. august 2014 2. Dokumentasjon av brannøvelser må gjennomgås, mangler må utbedres innen 30. august 2014. Saken oversendes for behandling i styret for Movar IKS som endelig klageorgan, for vedtak i saker fattet av brannsjefen i MIB etter delegert myndighet fra eierkommunene i Movar IKS og videre til styrende organer i Movar IKS, jf. delegeringsvedtak fattet av Movar IKS og deltakende kommuner. Rygge, 9. juli 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Jack Hatlen (sign.) Brannsjef
17 Vestby videregående skole v/ brannvernleder Postboks 183 1541 VESTBY Deres ref.: Vår ref.: 12/523-2/GNR-12/29//JOBAE Dato: 17.09.2012 Tilsynsrapport 2012 - Vestby videregående skole Adresse objekt: Norveien 2, 1540 Vestby Objektets bruk: Skole Navn på eier: Akershus Fylkeskommune, Objekt type: A Eiendomsavdelingen Adresse eier: Postboks 1193 Sentrum, 0107 Oslo Gnr/bnr: 12/29 Telefon/faks: Sentralbord: 64 98 37 00 Forrige tilsyn: 20. oktober 2011 Geir Ole: 916 76 447 E-post: geir.ole.riise@afk-eiendom.no Hovedverneombud: I medhold av Lov av 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (Brann- og eksplosjonsvernloven) 13, andre ledd med tilhørende forskrift av 26. juni 2002 om brannforebyggende tiltak og tilsyn (Forebyggendeforskriften) samt Forskrift av 6. desember 1996 om systematisk helse-, miljøog sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble det utført brannteknisk tilsyn den 11. september 2012 i ovennevnte objekt. AFK: Vestby VGS: MIB: Geir Ole Riise, brannvernleder Petter Kleivstul, ass brannvernleder Endre N. Stephensen, branninspektør Jon Bærulfsen, branninspektør Bygningsopplysninger Byggeår: 1985/ 2009 Grunnflate: 16000m² Antall etg: A bygg: uetg + 2 etg B bygg: 2 etg C bygg: Auditorium 1 etg Antall ansatte: Antall elever: 800-900 Byggeforskrift: 160 1969 1997 Ferdigattest: Brukstillatelse: Alarmanlegg: Ledesystem: Ja: Nei: Ja Ja Ja Andre nyttige opplysninger: Oppbevaring av brannfarlig vare: Propan: 110 l Acetylen: 200 l Oksygen: 250 l Mosseregionens Interkommunale Brann og Feiervesen E-post: mib@brann.movar.no Telefon: 69 24 78 50 MOVAR IKS Foretaksregisteret: Postadresse: Postboks 716, 1509 Moss NO 959 272 204 Besøksadresse: Tykkemyr 2, 1597 Moss Hjemmeside: Telefaks: Bankgiro: www.brann.movar.no 69 24 78 51 6118.05.58941
Innledning Hensikten med tilsyn er å vurdere om eier/virksomhet/bruker av objektet arbeider systematisk med brannsikkerheten. Tilsyn kan blant annet omfatte undersøkelse av: At brannobjektet er bygget, utstyrt og vedlikeholdt i samsvar med gjeldende lover og forskrifter om forebygging av brann. At virksomhetens internkontroll innen brannsikkerhet er hensiktsmessig for å nå mål på sikkerhetsområdet. At brannobjektet er tilgjengelig og tilrettelagt for rednings- og slokkeinnsats 18 At spesifiserte aktiviteter blir etterlevd som beskrevet. Tilsynet kontrollerer kun deler av de krav som stilles til eier/virksomhet/bruker. Det er eier/virksomhet/bruker sitt ansvar at brannsikkerheten holdes på et akseptabelt nivå, samt å sette seg inn i de krav som stilles i medhold av gjeldende lover og forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at et tilsyn som dette ikke er en tilstandsrapport for objektet. Omfang Tilsynet ble innledet med gjennomgang av tidligere tilsynsrapport, internkontrollrutiner, brannteknisk dokumentasjon og tegninger. Deretter ble det foretatt en stikkprøvekontroll på bygget. Tilsynsrapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under kontrollen. Oppfølging etter siste gangs tilsyn Forrige tilsyn ble avholdt 20. oktober 2011. Det ble avdekket avvik fra tilsynsrapport datert 20. oktober 2011 som ikke er fulgt opp, utbedret eller lukket. Dette gjelder: Avvik 1: Manglende dokumentasjon av bygningstekniske løsninger. Kulepunkt nr 2 Disse punktene vil, som avtalt under tilsynet den 11. september 2012, bli fulgt opp som egen sak. Dette ansees som et forhåndsvarsel for pålegg om retting av avvik, jfr. Forvaltningslovens 16. Side 2 of 5
19 Definisjoner: Avvik: overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Anmerkning: forhold som tilsynsmyndighetene mener det er nødvendig å påpeke for å ivareta helse, miljø og sikkerhet, og som ikke omfattes av definisjonen for avvik. Kommentar: Utfyllende beskrivelse av avvik/funn som beskriver de faktiske forhold ved objektet. Avvik anmerkninger kommentarer ved dette tilsynet: Følgende avvik ble konstatert under tilsynet: Avvik 1: Manglende dokumentasjon av bygningstekniske løsninger. Avvik fra: Forebyggendeforskriften 2-1 og 3-1 Kommentarer: Det ble under tilsynet avdekket forhold vedr branntekniske løsning som det ikke kunne dokumenteres at er utført i henhold til gjeldene forskrifter, det ble avdekket: Korridorer utført som rømningsvei er kledd med trepanel. Det kunne ikke fremlegges dokumentasjon som beskriver at valgte løsninger er utført i henhold til krav. Det kunne heller ikke fremlegges eventuelle dispensasjoner for valgte løsninger. Dokumentasjon må fremskaffes, eventuelle feil og mangler må utbedres. Avvik 2: Manglende utførelse av dører til/ i rømningsvei. Avvik fra: Internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 6 Forebyggendeforskriften 2-1, 2-2, 2-3 og 3-1 Kommentarer: Det ble under tilsynet avdekket at flere dører i/ til rømningsveier med montert panikkbeslag ikke lar seg åpne tilfredsstillende. Dokumentasjon som viser at bygningsteknisk utførelse og branntekniske installasjoner er utført/ etablert i henhold til krav må fremlegges, samt at nødvendige tiltak må utbedres og iverksettes. Det må dokumenteres at personsikkerheten i bygget er ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Inntil denne dokumentasjonen foreligger, må eier og virksomhet/ bruker iverksette strakstiltak som sørger for å ivareta personsikkerheten. Side 3 of 5
Avvik 3: Mangelfull gjennomføring og dokumentasjon av ettersyn. Avvik fra: Internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 7 Forebyggendeforskriften 2-2, 2-4 og 3-1 Kommentarer: Det blir gjennomført, og foreligger noe dokumentasjon vedrørende ettersyn/egenkontroll av aktive og passive brannsikringstiltak. Det ble under verifikasjons runde avdekket at det er problemer med flere dører med brannteknisk funksjon/ rømningsdører, uten at dette er poengtert i ettersyn/ egenkontroll dokumentasjonen. Det skal jevnlig utføres ettersyn på alle brannsikringstiltak for å sørge for/sikre at problemer ikke oppstår. Det er virksomhet/bruker som skal påse at sikringstiltak ikke forringes. Alle aktive og passive brannsikringstiltak må implementeres i det rutinemessige ettersynet/egenkontrollen. Frekvensen på gjennomføringen må stå i forhold til risiko og bruk av objektet, samt leverandøranbefalinger osv. Dette skal dokumenteres i brannvernpermen. System for gjennomføring og dokumentasjon av ettersyn/egenkontroll må utbedres og tas i bruk. 20 Avvik 4: Mangelfullt system for gjennomføring av grunnleggende brannvernopplæring. Avvik fra: Internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 2 Forebyggendeforskriften 3-1 og 3-3 Kommentarer: Det foreligger et system for brannvernopplæring, men systemet er mangelfullt. Brannvernopplæringen skal tilpasses de forskjellige ansvarsoppgavene i virksomheten. Alle nyansatte og vikarer skal ha gjennomgått en grunnleggende brannvernopplæring før de settes i arbeid. System for brannvernopplæring må revideres, opplæring må gjennomføres og dokumenteres. Avvik 5: Mangelfull dokumentasjon av brannøvelser. Avvik fra: Internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 3 Forebyggendeforskriften 3-1 og 3-3 Kommentarer: Ved virksomheten foreligger det noe dokumentasjon av gjennomførte brannøvelser, men denne dokumentasjonen er mangelfull. Det skal gjennomføres regelmessige brannøvelser som står i forhold til risikoen i virksomheten. Dokumentasjonen skal inneholde plan, gjennomføring, erfaring og evaluering. Det skal også dokumenteres hvem som har deltatt, eventuelt ikke har deltatt. Dokumentasjon av brannøvelser må gjennomgås, mangler må utbedres. Side 4 of 5
Følgende anmerkninger ble konstatert under tilsynet: Anmerkning 1: Årskontrollrapporter. Kommentarer: Det ble fremlagt noe dokumentasjon på årskontrollrapporter, men på enkelte branntekniske installasjoner ble det fremlagt kun en kvittering på utført årskontroll og ikke selve rapportene. Systemet må revideres og ivaretas slik at alle rapportene kan fremvises. 21 Oppsummering/avsluttende møte Ved oppsummeringsmøtet ble de registrerte avvik gjennomgått. Eier/virksomhet/bruker må finne løsninger for å utbedre de avvik som er angitt i rapporten. Tilbakemelding Under henvisning til Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn 6-2 skal eier/bruker/virksomhet sende skriftlig tilbakemelding til brannvesenet senest innen 30 dager fra mottatt tilsynsrapport. Tilbakemeldingen skal inneholde en handlingsplan som angir: - Hvordan påpekte forhold er planlagt utbedret - Når dette skal skje (tidsfrist) - Hvem som har ansvar for utbedring av hvert enkelt forhold Frist for tilbakemelding er 17. oktober 2012. Med hilsen Jon Bærulfsen Branninspektør Kopi til: AFK Eiendom FKF Postboks 1193 Sentrum 0107 OSLO Side 5 of 5
Fl AKERSHUS \ fylkeskommune VESTBYVIDEREGAENDE SKOLE Lariat \\ 22 i:ig;0 L»:.A,.a MOVAR Postboks 716 l 8UKT.2012 1509 MOSS, Vår saksbehandler Vår dato Vår referanse (oppgis ved svar) Per Hedum 12.10.2012 2011/18277-8/98810/2012 EMNE 614 Telefon Deres dato Deres referanse 6498371] 17.09.2012 12/523-2/GNR-12/29//JOBAE Tilbakemelding til brannvesenet etter tilsyn på Vestby videregående skole Vi viser til tilsynsrapport etter brannteknisk tilsyn, mottatt 19. september 2012 Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som ble avdekket under tilsyn den 11. september 2012. Ansvaret for retting av avvik ligger dels hos AFK Eiendom og dels hos ledelsen ved Vestby videregående skole. Vestby videregående skoles tilbakemelding gjelder avvik 4 og 5. Øvrigeavvik og anmerkningervil bli fulgt opp av AFK Eiendom. Det fremgår av avvik 4 at virksomhetens system for gjennomføring av grunnleggende brannvernopplæring er mangelfullt. Vestby videregående vil gå igjennom dagens system for brannvernopplæring og endre rutinene slik at opplæringen tilpasses virksomhetens ansvarsoppgaver. Det vil for eksempel differensieres mellom ledere, ansatte og ansatte på sentralbord. i ` i Vikarer og nyansatte skal få grunnleggende brannvemopplæring av assisterende brannvernlèderved i tilsetting.det skal av skriftligedokumentasjonengå fremhva den enkelteharfåttopplæringi. Opplæringen skal dokumenteres skriftlig og registreres i virksomhetens elektroniske system. Det er allerede utarbeidetet skjemahvorpunktenesom skal gjennomgåser oppført. Nye rutiner er planlagt utarbeidet og iverksatt innen 1. desember 2012. Opplæring av nye ansatte, fast tilsatte og vikarer, skal foregå fortløpende. Av rapporten følger det videre at virksomheten har mangelfull dokumentasjon av gjennomførte brannøvelser. Virksomheten vil lage en brannvernplan for hvert skoleår, med angivelse av mål for øvelsene, gjennomføring,erfaringog evaluering.vi vil for hverøvelse dokumenterehvem som hardeltatt,evt. ikke deltatt på øvelsen. Denne dokumentasjonen skal oppbevares i egen perm. På sikt har vi ønske om å innføre et elektronisk system for slike planer og evaluering. Det er assisterenderektori samarbeidmed assisterendebrannvemleder,evt. hovedverneombudog HMSansvarlig, som har ansvar for å utarbeide en årlig brannvemplan. Ovennevnte forhold skal være utbedret innen 1. desember 2012. Rektor Per Hedum har overordnet ansvar utbedring av påpekte forhold. Med vennlig hilsen PerHedum M/k \/.. i' rektor Gefl335- å lr giver Postadresse Besøksadresse Telefon Org. nr - juridisk postboks 183 Noreveien 2 (+47) 64 98 37 00 NO 958381492 MVA 1541 VESTBY E-post Fakturaadresse Telefaks Org. nr - bedrift post@vestby.vgs.no Pb 1160 Sentrum, 0107 Oslo (+47) 64 98 37 01 NO 974587815
Fl AKERSHUS fylkeskommune 23 VESTBYVIDEREGAENDE SKOLE Mosseregionen Interkommunale brann og feiervesen Pb. 716 1509 Moss Att. Jon Bærulfsen Vår saksbehandler Vår dato Vår referanse (onnais ved svar) Anja Sjaastad 17.10.2012 2011/18277-9/100934/2012 EMNE 614 Telefon Deres dato Deres referanse 64983711 Tilbakemelding etter tilsyn på Vestby videregående skole - pålegg om retting av avvik Vi viser til vår tilbakemelding daten 12. oktober 2012, hvor vi gjorde rede for hvordan Vestby videregående skole vil rette avvik som ble avdekket under brannteknisk tilsyn den 11. september 2012. I nevnte tilbakemelding har vi gjort rede for avvik 4 og 5. I ettertid ser vi imidlertid at deler av avvik 3 også skal rettes av Vestby vgs. Oppdatert plan for retting av avvik er som følger: Avvik 3: Mangelfull dokumentasjon av ettersyn. Vi tar til etterretning at dokumentasjonen av ettersyn/egenkontroll på aktive og passive brannsikringstiltakene ikke er i henhold til gjeldende regelverk. Vestby videregående skole vil i samarbeid med AFK Eiendom utbedre dette. Forholdet vil bli rettet så snart som mulig, men senest rundt årsskiftet 2012/2013. Avvik 4: Mangelfullt system for gjennomføring av grunnleggende brannvernopplæring. Vestby videregående vil gå igjennom dagens system for brannvernopplaering og endre rutinene slik at opplæringen tilpasses virksomhetens ansvarsoppgaver. Det vil for eksempel differensieres mellom ledere, ansatte og ansatte på sentralbord. Vikarer og nyansatte skal få grunnleggende brannvemopplæring av brannvemleder ved tilsetting. Det skal gå frem av skriftlige dokumentasjonen hva den enkelte har fått opplæring i. Nye rutiner er planlagt utarbeidet og iverksatt innen 1. desember 2012. Opplæring av nye ansatte, fast tilsatte og vikarer, skal foregå fortløpende. Avvik 5_'Mangelfull dokumentasjon av brannøvelser. Virksomheten er i gang med å lage en brannvemplan for hvert skoleår, med angivelse av mål for øvelsene, gjennomføring, erfaring og evaluering. Vi vil for hver øvelse dokumentere hvem som har deltatt, evt. ikke deltatt på øvelsen. Denne dokumentasjonen skal oppbevares i egen penn. På sikt har vi ønske om å innføre et elektronisk system for slike planer og evaluering. Det er brannvemleder i samarbeid med assisterende rektor, evt. hovedverneombud og HMS-ansvarlig, som har ansvar for å utarbeide en årlig brannvemplan. Forholdene skal være utbedret innen 1. desember 2012. Rektor Per Hedum har overordnet ansvar utbedring av påpekte forhold. Med vennlig hilsen Q-/ww Per Hedum rektor Kopi: Iren Gangstad Dokumentet er elektronisk godkjent. Anj Pers ' c j ast åd ` er en. akefé- Postadresse Besøksadresse Telefon Org. nr»juridisk postboks 183 Norcrcieii 2 (+47) 64 )837 00 NO 958381492MVA 1541 VESTBY E-post Fakturaadresse Telefaks Org. nr - bedrift p0st@\ cstby.vgs.n0 Pb 1160Sentrum, 0107Oslo (+47) 04 98 3701 NO 974587815
24 F? AFKeiendomFKF \ EIENDOM Mosseregíonens Interkommunale Brann- og Feiervesen Postboks 716 1509 Moss Vår saksbehandler Vår dato Vår referanse (uppgísvedsvar) Iren Gangstad 17.10.2012 2011/16974-11 EIEEMNE 614/IVI74/&58 Telefon Deres dato Deres referanse 22055557 Tilsynsrapport 2012 - Vestby videregående skole Vi viser til tilsynsrappoit av 17.09.2012 vedrørende avvik fra brann- og eksplosjonsvernloven med tilhørende forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn, samt forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeideri virksomheten. Akershus fylkeskommune har organisert sin eiendomsforvaltning som et fylkeskommunalt foretak. Foretaket AFK eiendom FKF har ansvaret for blant annet prosjektledelse, forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av fylkeskommunens eiendommer, herunder Vestby videregående skole. Korrespondanse som gjelder disse fagområdene skal stiles til eiendomsforetaket. Dette inkluderer korrespondanse om brannsikkerhet og andre bygningsmessige tiltak eller mangler. Det er en fordel om man også sender kopi av korrespondansen til skolen v/rektor. Avvik 1: Manglende dokumentasjon av bygningstekniske løsninger. Trepanel i rønmingsvei blir fjernet innen l. desember 2012. Avvik 2: Manglende utførelse av dører til/í rømningsvei. Dører i/til rømningsveier med montert panikkbeslag er under utbedring. Dører som ikke lar seg åpne på en tilfredsstillende måte, vil være utbedret innen 1.november 2012. Dokumentasjon som viser at bygningstekniske utførelse av dørene er utført i henhold til krav vil bli fremlagt. Avvik 3: Mangelfull gjennomføring og dokumentasjon av ettersyn. Virksomheten/bruker sender eget svarbrev vedrørende ettersyn/egenkontroll av aktive og passive brannsikringstiltak. Postadresse Besøksadresse Telefon Org. nr. Postboks 1193sentrum Schwcig-aardsgt. 4, 0185Oslo (+47) 22055000 NO 996331202 0107 OSLO E-post Fakturaadresse Telefaks postmottak@nkersi1us fk.no Pb1167Sentrum, 0107Oslo (+47)22055055
25 Avvik 4: Mangelfullt system for gjennomføring av grunnleggende brannvernopplæring. Det er virksomheten/bruker (skolen) som er ansvarlig for dette. Avvik 5: Mangelfull dokumentasjon av brannvernøvelser. Det er virksomheten/bulker (skolen) som er ansvarlig for dette. Anmerkning 1: Årskontrollrapporter. Det vil for etteitiden bli fiemlagt dokumentasjon på årskontrollrapporter. Med v fnlig hilsen / Håvard Zachariassen eiendomsdirektør /tor) Iren Gangstad eiendomssjef Kopi: Vestby videregående skole v/rektor Per Hedum AFK eiendom FKF brannvernleder Geir Ole Riise, Vestby videregående skole 2.
26 AFK Eiendom FKF v/ Gangstad Postboks 1193 Sentrum 0107 OSLO Deres ref.: Vår ref.: 12/523-9/ JOBAE Dato: 19.10.2012 Aksept på tilbakemelding på tilsynsrapport 2012 - Vestby videregående skole Brannvesenet har 18. oktober 2012 mottatt skriftlig tilbakemelding på tilsynsrapport av 17. september 2012. Brannvesenet finner at tiltaksplanen for utbedring av de avvik og anmerkninger som angis i ovennevnte tilsynsrapport er tilfredsstillende, og gjennomføringen ligger innenfor en akseptabel tidsramme. Det forutsettes at avvik lukkes i samsvar med fremdriftsplan. Brevet sendes kun elektronisk. Med hilsen Jon Bærulfsen Branninspektør Kopi til: Vestby videregående skole v/ brannvernleder Postboks 183 1541 VESTBY Mosseregionens Interkommunale Brann og Feiervesen E-post: mib@brann.movar.no Telefon: 69 24 78 50 MOVAR IKS Foretaksregisteret: Postadresse: Postboks 716, 1509 Moss NO 959 272 204 Besøksadresse: Tykkemyr 2, 1597 Moss Hjemmeside: Telefaks: Bankgiro: www.brann.movar.no 69 24 78 51 6118.05.58941
27 Vestby videregående skole v/brannvernleder Postboks 183 1541 VESTBY Deres ref.: Vår ref.: 14/332-2/ DAHOI Dato: 26.05.2014 Tilsynsrapport 2014 - Vestby videregående skole Adresse objekt: Noreveien 2, 1540 Vestby Objektets bruk: Skole Navn på eier: AFK Eiendom FKF Objekt type: A Adresse eier: Postboks 1167 Sentrum, 0107 Oslo Gnr/bnr: 12/29 Telefon/faks: 916 76 447 Forrige tilsyn: 11. september 2012 E-post: Geir.ole.riise@afk-eiendom.no Hovedverneombud: I medhold av Lov av 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (Brann- og eksplosjonsvernloven) 13, andre ledd med tilhørende forskrift av 26. juni 2002 om brannforebyggende tiltak og tilsyn (Forebyggendeforskriften) samt Forskrift av 6. desember 1996 om systematisk helse-, miljøog sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble det utført brannteknisk tilsyn den 7. mai 2014 i ovennevnte objekt. AFK Eiendom FKF: Vestby videregående skole: MIB: Geir Ole Riise, brannvernleder Jan-Rune Johansen, spesialrådgiver Petter Kleivstul, stedlig brannvernleder Dag Tarje Høiby, branninspektør Bygningsopplysninger Byggeår:1985/2009 Grunnflate: 1600 m 2 Antall etg.: A bygg: uetg + 2 etg B bygg: 2 etg C bygg: Auditorium 1etg Antall ansatte: 160 Antall elever/ brukere: Ca 900 Byggeforskrift: 1969 1997 Ferdigattest: Ja: Nei: Andre nyttige opplysninger: Propan: 110 liter Acetylen: 200 liter Oksygen: 250 liter Brukstillatelse: Ja Alarmanlegg: Ja Ledesystem: Ja Mosseregionens Interkommunale Brann og Feiervesen E-post: mib@brann.movar.no Telefon: 69 24 78 50 MOVAR IKS Foretaksregisteret: Postadresse: Postboks 716, 1509 Moss NO 959 272 204 Besøksadresse: Tykkemyr 2, 1597 Moss Hjemmeside: Telefaks: Bankgiro: www.brann.movar.no 69 24 78 51 6118.05.58941
Innledning Hensikten med tilsyn er å vurdere om eier/virksomhet/bruker av objektet arbeider systematisk med brannsikkerheten. Tilsyn kan blant annet omfatte undersøkelse av: At brannobjektet er bygget, utstyrt og vedlikeholdt i samsvar med gjeldende lover og forskrifter om forebygging av brann. At virksomhetens internkontroll innen brannsikkerhet er hensiktsmessig for å nå mål på sikkerhetsområdet. At brannobjektet er tilgjengelig og tilrettelagt for rednings- og slokkeinnsats 28 At spesifiserte aktiviteter blir etterlevd som beskrevet. Tilsynet kontrollerer kun deler av de krav som stilles til eier/virksomhet/bruker. Det er eier/virksomhet/bruker sitt ansvar at brannsikkerheten holdes på et akseptabelt nivå, samt å sette seg inn i de krav som stilles i medhold av gjeldende lover og forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at et tilsyn som dette ikke er en tilstandsrapport for objektet. Omfang Tilsynet ble innledet med gjennomgang av tidligere tilsynsrapporter, internkontrollrutiner, brannteknisk dokumentasjon og tegninger. Deretter ble det foretatt en stikkprøvekontroll på bygget. Tilsynsrapporten omhandler avvik som er avdekket under kontrollen. Oppfølging etter siste gangs tilsyn Forrige tilsyn ble avholdt 11. september 2012. Avvik 2 i henhold til tilsynsrapport 17. september 2012 er fulgt opp, utbedret og lukket. Avvik 1 og 3 i henhold til tilsynsrapport 17. september 2012 blir fulgt opp med nye avvik i denne tilsynsrapporten. Det ble avdekket avvik fra tilsynsrapport datert 17. september 2012 som ikke er fulgt opp, utbedret eller lukket. Dette gjelder: Avvik 4: Mangelfullt system for gjennomføring av grunnleggende brannvernopplæring. Avvik 5: Mangelfull dokumentasjon av brannøvelser. Disse punktene vil, som avtalt under tilsynet den 7. mai 2014, bli fulgt opp som egen sak. Dette ansees som et forhåndsvarsel for pålegg om retting av avvik, jfr. Forvaltningslovens 16. Definisjoner: Avvik: overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Kommentar: Utfyllende beskrivelse av avvik/funn som beskriver de faktiske forhold ved objektet. Mosseregionens Interkommunale Brann og Feiervesen E-post: mib@brann.movar.no Telefon: 69 24 78 50 MOVAR IKS Foretaksregisteret: Postadresse: Postboks 716, 1509 Moss NO 959 272 204 Besøksadresse: Tykkemyr 2, 1597 Moss Hjemmeside: Telefaks: Bankgiro: www.brann.movar.no 69 24 78 51 6118.05.58941
Avvik kommentarer ved dette tilsynet: Følgende avvik ble konstatert under tilsynet: Avvik 1: Manglende dokumentasjon av bygningstekniske løsninger. Avvik fra: Forebyggendeforskriften 2-1 og 3-1 Kommentarer: Det ble under tidligere tilsyn avdekket forhold vedrørende branntekniske løsning som det ikke kunne dokumenteres at er utført i henhold til gjeldende forskrifter. Dette gjelder korridor utført som rømningsvei som er kledd med trepanel. Det ble under årets tilsyn informert om at dette var planlagt utbedret høsten 2014. Det kunne ikke fremlegges dokumentasjon som beskriver at valgte løsninger er utført i henhold til krav. Det kunne heller ikke fremlegges eventuelle dispensasjoner for valgte løsninger. Dokumentasjon må fremskaffes, eventuelle feil og mangler må utbedres. 29 Avvik 2: Mangelfull gjennomføring og dokumentasjon av ettersyn. Avvik fra: Internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 7 Forebyggendeforskriften 2-2, 2-4 og 3-1 Kommentarer: Det er delvis gjennomført, og foreligger noe dokumentasjon vedrørende ettersyn/egenkontroll av aktive og passive brannsikringstiltak. Under tilsynet ble blant annet følgende avdekket: Det var plassert brennbart materiale og hindringer i rømningsvei. Pulter og stoler fra klasserom var plassert i rømningsvei. Det skal jevnlig utføres ettersyn på alle brannsikringstiltak for å sørge for/sikre at problemer som dette ikke oppstår. Det er virksomhet/bruker som skal påse at sikringstiltak ikke forringes. Alle aktive og passive brannsikringstiltak må implementeres i det rutinemessige ettersynet/egenkontrollen. Frekvensen på gjennomføringen må stå i forhold til risiko og bruk av objektet, samt leverandøranbefalinger osv. Dette skal dokumenteres i brannvernpermen System for gjennomføring og dokumentasjon av ettersyn/egenkontroll må utbedres og tas i bruk. Mosseregionens Interkommunale Brann og Feiervesen E-post: mib@brann.movar.no Telefon: 69 24 78 50 MOVAR IKS Foretaksregisteret: Postadresse: Postboks 716, 1509 Moss NO 959 272 204 Besøksadresse: Tykkemyr 2, 1597 Moss Hjemmeside: Telefaks: Bankgiro: www.brann.movar.no 69 24 78 51 6118.05.58941
Avvik 3: Mangelfull dokumentasjon på organisering av brannvernarbeidet. Avvik fra: Internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 5 Forebyggendeforskriften 2-2 og 3-1 Kommentarer: Det foreligger noe dokumentasjon som viser organisering av brannvernarbeidet, men denne dokumentasjonen er mangelfull. Dokumentasjonen skal beskrive virksomhetens egen brannvernorganisasjon med intern ansvars- og oppgavefordeling. Plikter og myndighet til de som har ansvar skal også fremgå av dokumentasjonen. Organiseringen av brannvernarbeidet må gjennomgås, nødvendig dokumentasjon må utarbeides og iverksettes. 30 Avvik 4: Mangelfullt system for avviksbehandling. Avvik fra: Internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 7 Forebyggendeforskriften 2-2 Kommentarer: Under tilsynet ble det avdekket at virksomheten har system for avviksbehandling, men dette er mangelfullt. Det må utarbeides system og iverksettes rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av Helse- miljø- og sikkerhetslovgivningen. System for avviksbehandling må revideres, utbedres og dokumenteres iverksatt. Avvik 5: Mangelfull risikoanalyse. Avvik fra: Internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 6 Forebyggendeforskriften 3-1 Kommentarer: Det er gjennomført en risikoanalyse for bruken av bygget, men denne er mangelfull. Risikoanalysen skal være en systematisk gjennomgang av uønskede hendelser som kan inntreffe, for å kartlegge farer og problemområder. Med bakgrunn i denne gjennomgangen, skal de forskjellige risikoene vurderes, og tilhørende planer og instrukser utarbeides. Risikoanalysen er et levende dokument som jevnlig må revideres. Det må utarbeides en fullstendig risikoanalyse som ivaretar alle problemområdene i forhold til brann ved virksomheten. Mosseregionens Interkommunale Brann og Feiervesen E-post: mib@brann.movar.no Telefon: 69 24 78 50 MOVAR IKS Foretaksregisteret: Postadresse: Postboks 716, 1509 Moss NO 959 272 204 Besøksadresse: Tykkemyr 2, 1597 Moss Hjemmeside: Telefaks: Bankgiro: www.brann.movar.no 69 24 78 51 6118.05.58941
Andre forhold 31 For avvik 2 til 5 er det hovedsakelig et problem med forståelsen av viktigheten med det brannforebyggende arbeidet hos ledelsen og kollegaene til stedlig brannvernleder. Ledelsen bør jobbe med holdningen til de ansatte i virksomheten for å gjøre det brannforebyggende arbeide til en naturlig del av hverdagen. De fleste ansatte har et stort ansvar for sikkerheten til eleven i skoletiden. Oppsummering/avsluttende møte Ved oppsummeringsmøtet ble de registrerte avvik gjennomgått. Eier/virksomhet/bruker må finne løsninger for å utbedre de avvik som er angitt i rapporten. Tilbakemelding Under henvisning til Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn 6-2 skal eier/bruker/virksomhet sende skriftlig tilbakemelding til brannvesenet senest innen 30 dager fra mottatt tilsynsrapport. Tilbakemeldingen skal inneholde en handlingsplan som angir: - Hvordan påpekte forhold er planlagt utbedret - Når dette skal skje (tidsfrist) - Hvem som har ansvar for utbedring av hvert enkelt forhold Frist for tilbakemelding er 25. juni 2014. Med hilsen Dag Tarje Høiby Branninspektør Dette brevet er elektronisk godkjent og trenger dermed ingen underskrift. Kopi til: AFK Eiendom FKF Postboks 1167 Sentrum 0107 OSLO Vestby videregående skole Postboks 183 1541 VESTBY Mosseregionens Interkommunale Brann og Feiervesen E-post: mib@brann.movar.no Telefon: 69 24 78 50 MOVAR IKS Foretaksregisteret: Postadresse: Postboks 716, 1509 Moss NO 959 272 204 Besøksadresse: Tykkemyr 2, 1597 Moss Hjemmeside: Telefaks: Bankgiro: www.brann.movar.no 69 24 78 51 6118.05.58941
32 AFK Eiendom FKF Postboks 1167 Sentrum 0107 OSLO Deres ref.: Vår ref.: 14/332-3/ DAHOI Dato: 26.05.2014 Rekommandert Pålegg om retting av avvik i henhold til tilsynsrapport 2012 - Vestby videregående skole Navn objekt: Gnr / Bnr: 12/29 Adresse: Vestby videregående skole Noreveien 2, 1540 Vestby Det vises til tilsynsrapport av 17. september 2012, tilbakemelding til brannvesenet etter tilsyn av 18. oktober 2012 og aksept på tilbakemelding på tilsynsrapport av 19. oktober 2012. Ved tilsyn/etterkontroll 7. mai 2014 ble det avdekket at følgende avvik ikke var rettet/utbedret: Avvik 4: Mangelfullt system for gjennomføring av grunnleggende brannvernopplæring. Avvik fra: Internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 2 Forebyggendeforskriften 3-1 og 3-3 Kommentarer: Det foreligger et system for brannvernopplæring, men systemet er mangelfullt. Brannvernopplæringen skal tilpasses de forskjellige ansvarsoppgavene i virksomheten. Alle nyansatte og vikarer skal ha gjennomgått en grunnleggende brannvernopplæring før de settes i arbeid. System for brannvernopplæring må revideres, opplæring må gjennomføres og dokumenteres. Mosseregionens Interkommunale Brann og Feiervesen E-post: mib@brann.movar.no Telefon: 69 24 78 50 MOVAR IKS Foretaksregisteret: Postadresse: Postboks 716, 1509 Moss NO 959 272 204 Besøksadresse: Tykkemyr 2, 1597 Moss Hjemmeside: Telefaks: Bankgiro: www.brann.movar.no 69 24 78 51 6118.05.58941
33 Avvik 5: Mangelfull dokumentasjon av brannøvelser. Avvik fra: Internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 3 Forebyggendeforskriften 3-1 og 3-3 Kommentarer: Ved virksomheten foreligger det noe dokumentasjon av gjennomførte brannøvelser, men denne dokumentasjonen er mangelfull. Det skal gjennomføres regelmessige brannøvelser som står i forhold til risikoen i virksomheten. Dokumentasjonen skal inneholde plan, gjennomføring, erfaring og evaluering. Det skal også dokumenteres hvem som har deltatt, eventuelt ikke har deltatt. Dokumentasjon av brannøvelser må gjennomgås, mangler må utbedres. Det henvises til ovenstående. I medhold av delegert myndighet og med hjemmel i Brann- og eksplosjonsvernloven av 14. juni 2002 37, jfr. Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn (Forebyggendeforskriften) av 26. juni 2002 6-2 fatter Brannsjefen følgende: Vedtak Som eier av Vestby videregående skole pålegges AFK Eiendom FKF å gjennomføre følgende brannsikkerhetstiltak: 1. System for brannvernopplæring må revideres, opplæring må gjennomføres og dokumenteres innen 30. august 2014. 2. Dokumentasjon av brannøvelser må gjennomgås, mangler må utbedres innen 30. august 2014. Eier/virksomhet/bruker skal gi skriftlig tilbakemelding til Mosseregionens Interkommunale Brann- og Feiervesen når avvikene er utbedret. Hvis gitte frister ikke overholdes kan Brannsjefen ta i bruk de reaksjonsmidler som Brann- og eksplosjonsvernloven gir adgang til, jfr. 37 andre ledd, 39 og 40. Aktuelle sanksjonsmuligheter kan være stenging, tvangsmulkt eller tvangsgjennomføring. Dette vedtaket kan påklages etter Brann- og eksplosjonsvernloven 41 andre ledd og Forvaltningsloven 28 andre ledd. Klagefristen er 3 uker fra mottagelsen av dette brev. Eventuell klage rettes til Styret i MOVAR IKS og sendes Brannsjefen. Forhåndsvarsel er gitt i tilsynsrapport datert 26. mai 2014, samt at eier/eiers representant muntlig er gjort kjent med forholdene, jfr. Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltnings- saker (Forvaltningsloven) 16. Mosseregionens Interkommunale Brann og Feiervesen E-post: mib@brann.movar.no Telefon: 69 24 78 50 MOVAR IKS Foretaksregisteret: Postadresse: Postboks 716, 1509 Moss NO 959 272 204 Besøksadresse: Tykkemyr 2, 1597 Moss Hjemmeside: Telefaks: Bankgiro: www.brann.movar.no 69 24 78 51 6118.05.58941
34 For øvrig vises til Forvaltningsloven av 19. februar 1967 28-32 om klage, samt 36 om dekning av saksomkostninger. Med hilsen Hanne Berland Konstituert avd. sjef forebyggende Dag Tarje Høiby Branninspektør Vedlegg: Skjema - Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak. Kopi til: Vestby videregående skole Postboks 183 1541 VESTBY Vestby videregående skole v/brannvernleder Postboks 183 1541 VESTBY Mosseregionens Interkommunale Brann og Feiervesen E-post: mib@brann.movar.no Telefon: 69 24 78 50 MOVAR IKS Foretaksregisteret: Postadresse: Postboks 716, 1509 Moss NO 959 272 204 Besøksadresse: Tykkemyr 2, 1597 Moss Hjemmeside: Telefaks: Bankgiro: www.brann.movar.no 69 24 78 51 6118.05.58941
AFKeiendom FKF 35 EIENDOM Styret i Mosseregionens Interkommunale Brann- og Feiervesen Postboks 7 16 1509 MOS S Att. Brannsjefen Vår saksbehandler Vår dato Vår referanse (oppgisvedsvar) Jan-Rune Johansen 16.06.2014 2011/16974-17 EIEEMNE 614/M74/&58 Telefon Keres dato Deres referanse 22 05 55 55 26.05.2014 14/332-3/DAHOI Klage - pålegg om retting av avvik Vi Visertil pålegg om retting av avvik i henhold til tilsynsrapport 2012 Vestby videregående skole, datert 26.05.2014, mottatt skriftlig hos oss 30.05.2014. Under punktet vedtak er eier av Vestby videregående skole, AFK eiendom FKF, pålagt å gjennomføre virksomhetens (Vestby videregående skole) sine oppgaver i forbindelse med rutiner for brannopplæring og gjennomføring av denne for virksomhetens ansatte. Videre er eier pålagt å dokumentere virksomhetens brannøvelser. I e-post korrespondanse med branninspektør Dag Tarje Høiby begrunner han vedtaket til eier med forebyggendeforskriftens 2-1 6. ledd: <<Eiers forpliktelser kan ikkefraskrives gjennom avtale». Vi vil nevne at vi som eier ikke har fraskrevet oss vårt ansvar, og denne bestemmelsen retter seg til 2-1, 1.- 5. ledd. Begrunnelsen for klagen Vi som eiere av bygget kan ikke pålegges å gjennomføre virksomhetens plikter i henhold til internkontrollforskriften 5, samt forebyggendeforskriftens 3-1, 2 ledd og 3-3. Eier er kg bruker av bygget, og kan følgelig ikke ha ansvaret for at virksomheten og dens ansatte etterfølger krav som juridisk påfaller dem. Det vil være et urimelig ansvar og en umulig oppgave for eiere av bygg og gjennomføre virksomhetenes/brukerens internkontroll og ansvar i henhold til ikke bare forebyggendeforskrifien, men også andre forskrifter som kommer inn under intemkontrollforskriften. Saksbehandlingsfeil Under tilsynet ble det klart at pålegg om retting av avvik skulle gis til virksomhet for manglende oppfølging av avvik. I og med at dette er endret og det er eier som er pålagt retting av virksomhetens avvik, har vi ikke fått forhåndsvarslet i henhold til forvaltningsloven 16, og vi har ikke hatt rimelig foranledning til å uttale oss. Det er gitt forhåndsvarsling i tilsynsrapporten datert 26. mai 2014, men tilsynsrapporten er datert og sendt/mottatt samtidig som pålegget, samt adressert til virksomhet. Det vil da ikke være et forhåndsvarsel til riktig part eller varsel før vedtak treffes i henhold til forvaltningslovens 16. Postadresse Besøksadresse Telefon Org. nr. Postboks 1193 sentrum Schweigaardsgt. 4, 0185 Oslo (+47) 22055000 NO 996 331 202 0107 OSLO E-post Fakturaadresse Telefaks postmottak@akershus-fk.no Pb 1167Sentrum, 0107 Oslo (+47) 22055055
-.~ 36 Vi i AFK eiendom FKF håper at vedtaket endres til å gjelde riktig part i denne saken, som er Vestby videregående skole. Vi vil til slutt oppgi at vi har innkalt Vestby videregående skole til møte angående avvikene gitt i tilsynsrapport, samt punktene som fremkommeri pålegget. Med ff vennlig hilsen Frank-Tore Toresen V p. eiendomsdirektør i l É` _ V 'L ÅM~M n-rune J o sen spesialrådgiver 2
37
38
39 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 18/2014 RENOVASJONSANBUD 2015 2020 VALG AV DRIVSTOFF Fremlagt: Disposisjonsavtale AGA Direktørens forslag til V E D T A K : Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret velger derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode 2015-2020. Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 2015 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. SAKSORIENTERING I kommunenes plandokument «Samordning av avfallshåndteringen i kommunene Moss, Rygge, Råde, Vestby og Våler» er reduserte klimautslipp fra innsamling og behandling av avfall et mål. Dette skal oppnås ved at man blant annet skal utrede og sette krav til at renovasjonskjøretøy benytter biogass eller naturgass som drivstoff. I ny strategisk plan for selskapet, som ble vedtatt i april 2014 er også tiltak for å redusere klimabelastningen vektlagt. Biogass er et fornybart drivstoff, produsert ved nedbrytning av organisk avfall eller slam, og dermed representerer det ikke noe netto CO 2 -utslipp. Som det ble orientert om i styresak 8/2014, vil overgang til biogass direkte kunne medføre en reduksjon på inntil 470 tonn CO 2 pr. år.
40 Som styret er kjent med fra direktørens orienteringer i styremøtene, orienteringssak 10/14 og styresak 8/2014, skal selskapet ut med nytt renovasjonsanbud for avtaleperioden 2015 til 2020. Konkurransen omfatter innsamling og transport av kildesortert avfall fra boligeiendommer, fritidseiendommer, returpunkter og et mindre antall næringskunder i kommunene Moss, Rygge, Råde, Vestby og Våler. Administrasjonen har gjennomført anskaffelsesprosessen slik at man parallelt har fått inn pris på biogass og diesel som drivstoff, jfr. styrets behandling av sak 12/14. Tilbudsåpning er foretatt og vi er nå inne i en prosess med gjennomgang av dokumenter og kontrollregning med påfølgende kontraktsforhandlinger. Vi har ikke kommet så langt i prosessen at man bør tilkjennegi hvem som kan være aktuelle kontraktpartner eller nivå på kontraktene. Det vi derimot nå har tilstrekkelig oversikt over, er prisforskjeller på benyttelse av biogass kontra diesel. For kommunene samlet gir det en kostnadsforskjell på ca. 10%, med kommunevise sprang i størrelsesorden 8% til 14,5%. Innsamling og transportkostnadene danner grunnlag i dag for ca. 50% av renovasjonsgebyret, slik at dette i gjennomsnitt påvirkes i størrelsesorden 5%. Dersom MOVAR velger biogass som drivstoff til sine renovasjonskjøretøy, har AGA sagt seg villige til å etablere en fyllestasjon for Biogass. Stasjonen vil ha kapasitet til å kunne betjene andre biogasskjøretøy i regionen, og AGA ønsker denne plassert på Solgård Avfallsplass sitt område. Dette vil være en stor fordel for renovasjonskjøretøyene, som uansett kommune leverer avfallet her. Ved eventuelt valg av biogass som drivstoff bør biogassfyllestasjonen være operativ allerede fra 01.04.2015. Det betinger raske og positive behandlinger i administrative og styrende organer både i MOVAR og Moss kommune. MOVARs rolle i selve etableringen av biogassfyllestasjonen vil være som grunneier, og at vi står for opparbeidelse/klargjøring av tomten. Opparbeidelse av arealene har en kostnadsramme på inntil 2 mill., som legges inn i investeringsbudsjettet for 2015. Kostnadene vil på sikt dekkes gjennom leieinntekter på tomten, som beløper seg til 275 000,- pr. år, og som indeksreguleres. Administrasjonen ser betydelige miljømessige fordeler for regionen utover det at man benytte biogass som drivstoff til renovasjonskjøretøyene. Som følge av etablering av en fyllestasjon for biogass vil flere aktører kunne vurdere biogass som drivstoff på sine kjøretøy fremover. Både Østfold Fylkeskommune og NHO har vært aktive pådrivere for en slik utvikling. Rygge, 9. august 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Freddy Tangen (sign.) Sektorsjef renovasjon
41
42
43
44
45
46
47 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 19/2014 REVISJON AV SELSKAPSAVTALEN FOR MOVAR IKS Direktørens forslag til V E D T A K : Styret oppnevner et utvalg som har som mål å få på plass en ny selskapsavtale, samt en utvidelse av selskapet låneramme for å gjøre selskapet i stand til å møte fremtidige investeringsbehov. SAKSORIENTERING Dagens vedtatte selskapsavtale har, foruten enkelte revisjoner og utvidelser, fulgt selskapet siden starten. Det ble tidligere nedsatt et utvalg som skulle se på nye styrende dokumenter for selskapet. Til å bistå i prosessen ble selskapet Agendum AS engasjert. I tillegg til en selskapsavtale inneholdt de nye styrende dokumentene en eieravtale samt retningslinjer for valgkomite ved oppnevnelse av medlemmer til selskapets styre. Nye styrende dokumenter ble behandlet i representantskapet i mai 2011 (Repr.sak 2/2011), og ble deretter sendt ut til eierkommunene for behandling. De nye dokumentene ble aldri vedtatt av samtlige eierkommuner, noe som trolig skyldes uenighet rundt fordelingsnøkkel for brann og representasjon i selskapets styrende organer. Styret i MOVAR har siden 2012 gjennomgått og revidert sentrale interne styringsdokumenter for selskapet. Her kan nevnes instruks for styret og direktør, samt at styret har vedtatt et nytt fullmaktsreglement for selskapet. Styret har dessuten jobbet frem en ny strategisk plan for selskapet, som ble vedtatt av representantskapet i april 2014. I forbindelse med granskingsrapporten om MME ble det pekt på mangler ved dagens selskapsavtale, og den vide formålsparagrafen ble spesielt fremhevet. Generelt kan man si at
48 dagens vedtatt selskapsavtale fremstår som utgått på dato. Det er derfor ønskelig og få vedtatt nye styrende dokumenter som regulerer forhold mellom eierne og selskapet på en god måte. Styret er fra arbeidet med ny strategisk plan kjent med at selskapet både i forbindelse med å møte den store veksten i regionens befolking, og for å møte fremtidige nye krav, er avhengig av å gjennomføre større investeringer. Det er planlagt gjennomført flere utredninger for komme frem til gode løsninger for å møte disse utfordringene i gjeldende planperiode. Dagens låneramme, som er trukket opp med ca. 411 millioner (pr. 01.01.14), forventes å bli begrensende for gjennomføringer av aktuelle tiltak, og bør derfor økes. Det foreslås å nedsette et utvalg, som med utgangspunkt i tidligere utkast til styrende dokumenter, kan utarbeide forslag til ny selskapsavtale med tilleggsdokumenter/vedlegg. Dette arbeidet bør sees i sammenheng med kommende avklaring i forhold til MIB, sett i lys av Moss kommunes utmeldelse av brannsamarbeidet. Rygge, 8. august 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør
49 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 29/2014 MOSS KOMMUNES UTMELDELSE AV MIB REPRESENTANTSKAPETS OPPNEVNELSE AV KOMITE Fremlagt: Anbefaling fra styringsgruppen i FMBR-prosjektet Direktørens forslag til V E D T A K: Saken tas til orientering. SAKSORIENTERING: Styret i MOVAR har løpende blitt orientert om utviklingen i FMBR-prosjektet av styrets leder og representantskapets leder som har vært Mosseregionens deltakere i styringsgruppen for prosjektet. I juni skulle styringsgruppen ferdigstille sitt arbeid for oversendelse til kommuneog bystyrene for behandling. Styringsgruppens anbefaling forelå 2.7 (vedlagt) og ga følgende konklusjon: «Styringsgruppen finner at det ikke er mulig å etablere et nytt brannvesen innenfor gjeldende økonomiske rammer. Kommunestyrenes intensjon er dermed ikke oppfylt. Tatt i betraktning brannstudien, som forventes behandlet av Stortinget i løpet av kort tid, er det styringsgruppens anbefaling å avslutte prosessen med å slå sammen de 3 brannvesenene i Follo- og Mosseregionen, og avvente styringssignaler fra sentralt hold.» MOVAR/MIB har i siste del av prosessen bidratt med å vurdere initielle kostnader for FMBR. Videre har vi vurdert hvilke gevinster et sammenslått brannvesen vil kunne få. Disse har vært vanskelige å estimere økonomisk. Andre har sett på kostnadene som kommer som følge av den fremforhandlede trygghetsavtalen og harmonisering av lønn. Beregningene som styringsgruppen har benyttet viser at harmoniseringen maksimalt vil utgjøre 5,2 millioner inklusive sosiale kostnader og pensjon over en to års periode. MIB er det største
50 brannvesenet og har gjennomgående et noe høyere lønnsnivå. Harmoniseringskostnadene inneholder imidlertid også poster som vil bidra til økning av lønnsnivået for MIBs ansatte. Brannsjefen i MIB har gjort en egen beregning av harmoniseringskostnadene, ut fra hvordan han vurderer en fremtidig organisering i FMBR. Hans beregninger kommer ut noe lavere, ca. 3,5 millioner. Harmoniseringskostnadene utgjør dermed ett sted mellom 3,3 og 4,9% av den totale lønnsmassen. Uavhengig av om summen reelt sett er 3,5 eller 5,2 millioner, er styringsgruppens konklusjon om at man ikke vil kunne etablere FMBR innenfor gjeldende økonomiske rammer riktig. Som styret er gjort kjent med, bl.a. igjennom styresak 13/14, har Moss kommune meldt seg ut av brannsamarbeidet. Utmeldelsen er gjort med to års varsel i tråd med selskapsavtalen, og vil således kunne ha effekt fra våren 2016. Representantskapets leder har etter at konklusjonen fra styringsgruppen i FMBR forelå, bedt om at det nedsettes en hurtigarbeidende komite med representanter fra hver kommune. Styreleder og direktør og representanter fra rådmannsutvalget skal også delta i arbeidet. Mandatet til denne komiteen er å: - Kartlegge verdiene og forpliktelsene i MIB og fordelingen av disse ved Moss kommunes uttreden av brannsamarbeidet. - Avdekke forutsetninger og nødvendige tiltak for den videre driften av MIB ut fra et eierperspektiv. Komiteen vil ventelig kunne gi styringssignaler i forhold til hva som vil være eiernes ønsker, og vil sannsynligvis ende opp i en bestilling til styret og MOVAR som selskap. Rygge, 15. august 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør
1 51 Organisering av brann- og redningstjenesten i Folloog Mosseregionen (FMBR) Styringsgruppens anbefalinger, 2. juli 2014. Saksopplysninger: Follorådet besluttet høsten 2011 å utrede mulig sammenslåing av de to brannvesenene i Follo, alternativt etablere et nærmere samarbeid. MIB-kommunene ble senere invitert inn i utredningsarbeidet, og var deltakere i prosessen fra og med fase 1. Utredningens fase 1 ble lagt frem for kommunestyrene til behandling høsten 2013. Samtlige kommuner med unntak av Råde, var positive til å videreføre arbeidet. Det ble satt som forutsetning for gjennomføring, at driften av nytt selskap skulle etableres innenfor de eksisterende økonomiske rammer. Noen av kommunene hadde riktignok avvikende vedtak vedrørende kostnadsfordelingen, hvor det var lagt inn vilkår for deltakelse. Råde oppga at de ønsket å undersøke mulighetene for samarbeid med branntjenestene i bykommunene i syd. Styringsgruppen har i ettertid forespurt Råde om de fortsatt ønsker å være med videre i utredningsarbeidet, og tilbakemeldingen var positiv. I fase 1 ble det lagt frem 2 alternative organisasjonsmodeller, den ene gjaldt full sammenslåing, og det andre gjaldt utvidet samarbeid. Kommunene konkluderte med å vedta alternativ 1, og som følge av dette skulle fase 2 inneholde følgende: 1) en overordnet risiko- og sårbarhetsvurdering for brann- og redningstjenesten, herunder om endringer i fremtidig organisering vil påvirke kvaliteten på tjenesten, og 2) en vurdering av de økonomiske konsekvenser av en sammenslåing, der driften etableres innenfor de eksisterende rammer og der driften sikrer de vedtatte bemanningsnormer og responstider 3) en analyse av utfordringene på kort og lengre sikt innen feltet, og 4) utkast til vedtekter, dvs. selskapsavtale Fase 2 Til utredning av punktene 1 og 2, ble valgt firmaet Analyse & Strategi, som er en del av Multiconsult. Den overordnede risiko- og sårbarhetsanalysen konkluderer med at en sammenslåing av brannvesenene i Follo- og Mosseregionen vil være økonomisk lønnsom og vil kunne medføre en forbedret håndtering av hendelser i forhold til dagens organisering. Sammenslåingen vil være økonomisk lønnsom grunnet de stordriftsfordeler og effektivitetsgevinster som kan oppnås ved å unngå trippelarbeid og ved å oppnå mer spesialiserte arbeidsoppgaver. Videre vil omorganiseringen føre til et mer robust brannvesen, spesielt i sårbare situasjoner.
2 52 Styringsgruppens vurdering og anbefaling på bakgrunn av utredningene Den overordnede risiko- og sårbarhetsanalysen har hatt som hovedmål å belyse hvorvidt endringer i organiseringen av brannvesenene i Follo og Mosseregionen vil påvirke kvaliteten på brann- og redningstjenestens håndtering av hendelser og den vil derfor danne beslutningsgrunnlag for å kunne ta stilling til endringer i organiseringen. I analysen er det identifisert potensielle hendelser som kan oppstå i regionen. Disse er basert på brannvesenets egne ROS-analyser og kommune- og region-ros. Deretter er endringer av håndteringen av hendelser som følge av et sammenslått brannvesen diskutert, og det er lagt stor vekt på at endringene hovedsakelig vil framkomme i forbindelse med ledelsesfunksjoner og økt spisskompetanse. De to hovedfunnene er for det første at en sammenslåing vil frigjøre ressurser i stabs- og støttefunksjoner og kan føre til at ledelsen kan fokusere mer på rene ledelsesoppgaver enn det som er mulig i dag. Frigjort ressurs er estimert til 1,1 årsverk. Dernest kan et større samlet korps muliggjøre en økt spesialisering innenfor konkrete fagområder, - særlig kan det frigis ressurser til å drive mer forebyggende arbeid. I konklusjonen i rapporten går det fram at hovedårsaken til at en sammenslåing vil være økonomisk lønnsom er knyttet til stordriftsfordeler og effektivitetsgevinster som kan oppnås ved å unngå trippelarbeid og ved å få mer spesialiserte arbeidsoppgaver. Stordrifts- og effektivitetsgevinsten kan anses som den ekstra tiden ledelsen vil kunne få til å fokusere på ledelsesaktiviteter. Økt tid og kvalitet på ledelsesfunksjonene kan blant annet innebære bedre grunnlag for risikobasert prioritering gjennom økte muligheter for å gjennomføre overordnede risikoanalyser og tenke strategisk og langsiktig. I tillegg vil en sammenslåing føre til et mer robust brannvesen, spesielt i sårbare situasjoner. Med en samlet enhet vil brannvesenet få et større kontrollspenn og vil dermed være i stand til å koordinere operasjoner på tvers av større geografiske områder enn i dag, noe som vil gi økt robusthet og større mobiliseringsevne. Se rapportens punkt 5, konklusjoner. Styringsgruppen presiserer at det i noen tilfeller i dag foreligger manglende tilfredsstillelse av forskrifter og krav. Dette er et ansvar som påligger det enkelte selskap, og som ev. må forutsettes håndtert av et nytt selskap. Konklusjon På bakgrunn av ovennevnte har styringsgruppen godkjent rapporten i fase 2. Medvirkning i prosessen Fase 2 er gjennomført i nært samarbeid med de tillitsvalgte. Det er gjennomført 1 oppstartsmøte, videre 5 møter knyttet til rapporten og 3 møter i forbindelse med utarbeidelse av trygghetsavtalen. Brannsjefene har også møtt på disse møtene. I fase 2 har det også vært åpnet for at 1 tillitsvalgt fikk observatørstatus i styringsgruppen.
3 53 Analyse av utfordringene fremover Follorådet har bedt om en analyse av de utfordringer brann- og redningsvesenene står overfor på kort og lengre sikt. Det er utarbeidet et notat som beskriver disse, jf. vedlegg nr. 1. Analysen bygger bl.a. på Brannstudien fra DSB i desember 2013. De forholdene som anses å påvirke fremtidig dimensjonering og organisering av brannog redningstjenestene er 1) endringer i samfunnet, 2) følger av hendelser, 3) endringer i brann- og redningsvesenet og 4) utfordringer med demokratisk styring og kontroll. Det vises til vedlagte analyse. Trygghetsavtale Det er fremforhandlet utkast til trygghetsavtale med organisasjonene, som er ment å danne grunnlag for de ansattes rettigheter ved overdragelsen til nytt selskap. Avtaleutkastet bygger på arbeidsmiljølovens regler, og presiserer hvilke rettigheter de ansatte har i forbindelse med overføring til nytt selskap. Det punktet i avtalen som har vært drøftet spesielt, dreier seg om lønnsharmonisering. De som i dag er ansatt i MIB har et høyere lønnsnivå enn de ansatte i de øvrige selskapene. Det er beregnet at en harmonisering som bringer de øvrige ansatte opp på samme nivå som MIB, vil innebære en økt kostnad på kr 5,2 mill. I avtalen er foreslått at harmoniseringen foretas over 2 år, dvs. at det samlede budsjettet til FMBR øker med kr 2,6 mill. første året, og ytterligere kr 2,6 mill. andre året. Dette er en budsjettpost som ikke tenkes belastet lokalt lønnsoppgjør. Det økte nivået videreføres i fremtidige budsjetter. Etableringskostnader Dette vil bestå av å tilrettelegge brannstasjonen på Korsegården til å være egnet for å samlokalisere brannvesenets administrasjon. Dette bør kunne gjøres uten særskilte kostnader, da lokalene anses godt tilrettelagt. Videre er det behov for å omregistrere alle kjøretøy på nytt organisasjonsnummer, dette er kostnadsestimert til ca. kr 0,1 0,15 mill. Dekor og skilting med ny logo, til kjøretøy, stasjoner m.m. er estimert til kr 0,8 mill. I tillegg kommer nye brevmaler, logoer på trykksaker og arbeidstøy. Totalt er etableringskostnadene antatt å beløpe seg til minimum kr 1 mill. Som nevnt over, inneholder fremforhandlede trygghetsavtale bestemmelse om at lønnsnivået i det nye selskapet blir harmonisert over de første 2 driftsårene. Kostnadene skal dekkes fra en pott utenfor lokale lønnsforhandlinger. Dette er kostnadsberegnet til totalt kr 5,2 mill., som fra år 2 må legges til de nåværende rammer for selskapene. Styringsgruppens vurderinger Med de forslag som er nevnt over, er det styringsgruppens oppfatning at ett samlet brannvesen vil gi Follo- og Mosseregionen et fremtidsrettet og bærekraftig brannvesen til gagn for regionene. Brannvesenet vil være kostnadseffektivt og ha de ressursene som skal til for å være nytenkende og møte morgendagens utfordringer innenfor dette feltet.
4 54 Ett sammenslått brannvesen for de 11 aktuelle kommunene, ville gi følgende eierfordeling, basert på innbyggertall. Enebakk kommune 6 % Frogn kommune 8 % Moss kommune 16 % Nesodden kommune 9 % Oppegård kommune 14 % Rygge kommune 8 % Råde kommune 4 % Ski kommune 15 % Vestby kommune 8 % Våler kommune 3 %. Ås kommune 9 % Styringsgruppen har lagt til grunn at alt utstyr og alle eiendeler i de 3 selskapene inngår som innskudd i det nye selskapet, basert på foretatt registrering. I etableringsåret vil budsjettrammen for selskapet måtte øke med minimum kr 3,6 mill. På permanent basis må budsjettrammen økes med 5,2 mill. kroner fra år 2. Dette relaterer seg til etableringskostnader og lønnsharmonisering, se over. Økte budsjettrammer er ikke i tråd med kommunestyrenes intensjon i vedtakene etter fase 1. Med grunnlag i ovennevnte har styringsgruppen likevel foretatt en grundig analyse av mulig kostnadsfordeling i et nytt selskap. Uansett hvilke prinsipper gruppen legger til grunn for fordeling, vil mange av kommunene få et vesentlig større budsjettansvar enn i dag. På bakgrunn av ovennevnte synes det lite sannsynlig å oppnå positive vedtak i samtlige kommunestyrer, noe som er en forutsetning for å gjennomføre den aktuelle sammenslåing. Justis- og beredskapsdepartementet ga 5. oktober 2012 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap i oppdrag å opprette og lede en arbeidsgruppe som skulle utrede hvordan de samlede ressursene i brann- og redningsvesenet kan utnyttes best mulig, og i samhandling med andre beredskapsaktører. Arbeidsgruppens rapport ble levert til departementet 2. desember 2013. Hovedanbefalingen til arbeidsgruppen er å organisere brann- og redningsvesenene fylkesvis, slik at det blir 18 eller 19 enheter, avhengig av om Oslo og Akershus blir en felles enhet eller ikke. Høringsfristen var 17.2.14. Saken er til behandling i Justis- og Beredskapsdepartementet, og statsråden har uttalt at dette også må ses i sammenheng med Politianalysen. Behandling i Stortinget er ikke fastsatt.
5 55 Konklusjon Styringsgruppen finner at det ikke er mulig å etablere et nytt brannvesen innenfor gjeldende økonomiske rammer. Kommunestyrenes intensjoner er dermed ikke oppfylt. Tatt i betraktning brannstudien, som forventes behandlet av Stortinget i løpet av kort tid, er det styringsgruppens anbefaling å avslutte prosessen med å slå sammen de 3 brannvesenene i Follo- og Mosseregionen, og avvente styringssignaler fra sentralt hold. Thore Vestby, ordfører i Frogn og styringsgruppens leder.
56 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 30/2014 MOSSEPORTEN MILJØENERGI AS KONKURS Fremlagt: Sluttberetningen fra bobestyrer Direktørens forslag til V E D T A K: Saken tas til orientering. SAKSORIENTERING: I sak 1/13 vedtok styret å engasjere Adv. Tore Skar som nytt styremedlem i Mosseporten Miljøenergi AS. Skar fikk også i oppdrag sikre MOVARs interesser og hensynet til MMEs fjernvarmekunder. Det er etter dette blitt jobbet, sammen med MMEs bankforbindelse for å finne en løsning for selskapet i tråd med styrets vedtak. Innledningsvis ble det forsøkt å selge selskapet som en samlet enhet. Når dette ikke lyktes, endret styret i MME og Nordea strategi, og forsøkte å selge selskapet stykkevis. Etter mye arbeid lyktes dette. Salg av selskapets aktiva har kommet banken som panthaver til gode. Dessuten har salget av varmeproduksjonsanlegget i Mosseporten til Statkraft bidratt til at MOVAR har fått på plass en avtale om leveranse av gass. Dette behandlet styret i styresak 30/2013. Etter at alle aktiva var solgt jobbet styret i MME mot en styrt avvikling av selskapet. En slik avvikling krever at alle kreditorer og avtalepartnere aksepterer en slik løsning. En av MMEs tidligere kunder, Norrøna Vask AS, motsatte seg en slik løsning da avtalen om dampleveranser ikke ble opprettholdt. Dette skyldes at Statkraft ved overtakelse av varmesentralen ikke ønsket å videreføre dampproduksjonen. De har imidlertid opprettholdt dampleveransene inntil Norrøna Vask AS har fått et nytt dampanlegg i drift.
57 Som følge av dette hadde styret i MME ikke annet valg enn å slå selskapet konkurs. Styret i MME har stilt seg til rådighet for bobestyrer, som ved første skiftesamling 14.8. leverte sin sluttberetning. Det er satt 14. dagers frist for å kunne imøtegå denne. Hvis så ikke skjer blir bobehandlingen avsluttet. Administrasjonen har benyttet minimalt med tid på MME siden årsskifte, etter at våre interesser i hovedsak da var sikret. Konkursen vil ikke medføre nye økonomiske tap for MOVAR. Rygge, 15. august 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Jon J. Tveter Økonomi og Adm. sjef
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68