Protokoll styremøte 8/16-18, onsdag 25. januar 2017 kl 1800 på Idrettens Hus Til stede: Rune Huseby, Trude Tansø, Merete Danielsen, Stein Olaf Olsen, Madeleine Nilsen. Forfall: Arne Svardal Fra adm: Bjørn Lauritzen Saker Sak59/16-18: Resultatregnskap og balanse Sak60/16-18: Åpenhetssaken i norsk Idrett utspill fra BIK Sak61/16-18: Budsjett NIF post 1. Sak62/16-18: Ungdomssatsningen Young Active Sak63/16-18: OLT Sørøst / Vestfold Toppidrett Sak64/16-18: Idrettsgalla Vestfold 2017 Sak65/16-18: Konferanse Bad, park og idrett Sandefjord Sak66/16-18: E-postbasert Nyhetsbrev Mailchimp Sak67/16-18: Kostnader med idrettsmerketrofeer Sak68/16-18: Orienteringssaker Sak69/16-18: Eventuelt Sak59/16-18: Resultatregnskap og balanse per 31.12.2016 Resultatregnskapet per 31.12 viser et overskudd etter finansposter på om lag 300 000 kr. Årsregnskapet er imidlertid ikke gjort opp og leieinntekter for fjerde kvartal, møteromsleie for 2016 samt kopi og frankeringskostander er ikke bokført. På forrige styremøte ble det satt spørsmål om UB på 903 000 kr. Dette er nå redusert til om lag 556 000 kr. En oversikt over åpne leverandørposter fremgår av vedlegg 3. Merk at denne summen endrer seg fortløpende ettersom beløpene blir bokført. Hovedtyngden utgjør ikke bokførte lønnsutgifter i form av fakturaer fra NIF. Tas til etterretning. Sak60/16-18: Åpenhetssaken utspill fra BIK
Styreleder i Buskerud idrettskrets, Roar Bogerud, ber om til Idrettsstyret legger frem reiseregninger på bilagsnivå fra forrige tingperiode 2011-2015. http://www.vg.no/sport/idrettspolitikk/krever-sotsji-innsyn-av-nif-toppene/a/23887647/ Etter dette Rogaland idrettskrets forsvart Idrettsstyrets holdning i et eget brev (vedlegg 4). Idrettshistoriker Tom Schanke har også kommentert saken (jf. egen epost sendt styret tidligere). Vestfold idrettskrets har foreløpig tatt stilling til om kretsen skal følge BIK eller ikke. Troms idrettskrets har gjort følgende vedtak 12. januar 2017: Sak 34/16-18 Tilslutning til sak oversendt idrettsstyret fra Buskerud idrettskrets november 2016, om åpenhet i norsk idrett Styret i Troms idrettskrets har drøftet situasjonen etter at idrettsstyret i desember 2016 gjentok sitt tidligere standpunkt om ikke å åpne for innsyn i regnskaper for tiden før 2015. Saken om åpenhet har ved inngangen til 2017 fått fornyet oppmerksomhet gjennom media på grunn av dette vedtaket, også fordi Buskerud idrettskrets allerede i november sendte idrettstyret en velbegrunnet henstilling om å gjøre om på det tidligere vedtaket. Også Troms idrettskrets opplever det som uforståelig at idrettstyret ikke vil praktisere åpenhet. Mange av de som er med i nåværende idrettstyre, var også med i idrettstyret for perioden 2011-2015. Dette faktum bidrar dessverre til allmennhetens oppfatning av at det er noe som ønskes skjult. Og dette forsterkes av at tidligere idrettspresident Tove Paule ifølge media har uttalt at hun gjerne ser at det gis innsyn i regnskapene for hennes styreperiode 2007-2011. Idretten har i løpet av de siste årene fått et velfortjent svekket omdømme. Vi er gitt flere muligheter og anledninger til å komme oss ut av dette, men vår valgte toppledelse har hver gang håndtert det slik at oppfatningen av hemmelighold hver gang er blitt forsterket. Ett første skritt bort fra dette er at vi i alle ledd kan godtgjøre for at vi forvalter våre ressurser forsvarlig, og at idretten i alle ledd praktiserer de verdier som står som søyler i innledningen til vårt felles idrettspolitiske dokument (IPD). Nemlig GLEDE, FELLESKAP, HELSE, ÆRLIGHET og FRIVILLIGHET, DEMOKRATI, LOJALITET, LIKEVERD. Til tross for svekket omdømme, opplever vi i Troms idrettskrets med stor glede at den allmenne interesse og kunnskap om idretten er forbedret. Særlig hos våre politikere, regionalt og sentralt. For idretten er det derfor avgjørende at vi kan SNU OM PÅ SITUASJONEN. Nemlig å forvalte dette engasjementet til å skape en positiv utvikling, og dermed også grunnlag for gode beslutninger til beste for norsk idrett. Ikke minst hva angår finansiering og bygging av idrettsanlegg. Men slik snuoperasjon betinger at idrettstyret viser vei, og ikke fortsetter som veiviser for at også 2017 skal bli preget av den samme negative oppmerksomhet og omtale som i hele 2016. 546601v1 Side 2 av 7
Troms idrettskrets oppfordrer alle idrettskretser og særforbund til å styrebehandle saken. VIK uttaler seg ikke om saken på det nåværende tidspunkt. Sak61/16-18: Budsjett NIF post 1 Kulturminister Linda Helleland har varslet at overføringene til NIFs sentraladministrasjon reduseres med 5 mill. kr i forhold til 2016. Samtidig økes de øvrige postene. Idrettskretsene er organisatorisk en del av post 1 tildelingen og faller ofte inn under begrepet NIF sentraladministrasjon I denne saken er det imidlertid grunn til å peke på at det verken er kretsenes skyld at overføringene over post 1 er redusert med 5 mill. kr eller at kretsene skal oppfattes som en del av NIFs sentraladministrasjon. Vestlandkretsene har protestert på eventuelle kutt for kretsene i et eget brev til Idrettsstyret (vedlegg 5). Flere andre kretser har gjort det samme inkludert VIK (vedlegg 6). Som det fremgår av oversikten fra vestlandkretsene, så kommer kretsene klart dårligst ut når man ser på utviklingen i overføringer fra 2000 og frem til i dag. År 2000 År 2008 År 2009 År 2014 År 2016 År 2017 NIF 51,5 68,5 80 81,95 135 130 IK 39,1 31,35 32,5 34,55 38,0? SF 96 168 209,5 215 237 248 Idrettsstyret behandler saken 19. januar. VIK viser til utviklingen for idrettskretsene fra 2000 og frem til i dag og ber om kretsene skjermes i forhold til den reduserte bevilgningen til post 1. VIK ber om en økning tilsvarende særforbundene og NIF i perioden 2000-2017. Sak62/16-18: VIKs ungdomssatsning Inger Johanne ønsker å arrangere en ungdomskonferanse/aktivitetsdag og vil redegjøre for planene. VIK satser på å sende tre stk. til den nasjonale ungdomskonferansen 17. og 18. mars i Oslo. 546601v1 Side 3 av 7
Inger Johanne kan delta. Merete sjekker ut om hun kan delta. Madeleine kan også delta. Det tas sikte på å arrangere en ungdomskonferanse/aktivitetsdag i løpet av 2017 etter oslomøtet. Sak63/16-18: Status OLT Sørøst Nå har alle tre fylkeskommuner behandlet søknadene. TFK har bevilget 750 000 kr årlig i tre år. BFK vi bevilge 1,25 mill. kr, men tar forbehold om at de to andre blir med. VFK har utsatt saken i påvente av BFK men varsler at de vil innvilge 1 mill. kr årlig dersom de andre fylkeskommunene gjør det samme. Nå arbeides det med et felles møte med de tre fylkeskommunene. Vår forventning er nå at finansieringen kommer i orden i løpet av våren. Jorunn Horgen (org.sjef i Buskerud IK) er ansatt som avdelingsleder i OLT Sørøst. Hun begynner formelt 1. mars i år Når det gjelder Vestfold Toppidrett så er VIKs ønske at denne satsningen fases inn under OLT Sørøst i løpet av våren 2017 slik at fra august 2017 så er det OLT Sørøst som har overtatt driften av VT. Dette innebærer av VIK vil overføre 500 000 kr minus forbruk i perioden frem til 2017 til OLT Sørøst. Det er avtalt et møte mellom Jan Christiansen, Jorunn Horgen og VIK (20. januar) med mål om at Jan fortsetter sitt arbeide med å følge opp VT utøverne men etter en avtale direkte med Horgen og OLT Sørøst. Restbeløp av avsatt budsjettmidler til Vestfold Toppidrett overføres OLT Sørøst så raskt som mulig. Av den grunn finner en ikke behov for at nåværende styringsgruppe behandler et budsjett for 2017. VIK starter et samarbeid med OLT med sikte på å delta i en ressursgruppe sammen med VFK. VIK følger opp arbeidet med finansiering på fylkesnivå. Sak64/16-18: Idrettsgalla Vestfold 2017 Idrettsrådene i tønsbergregionen har i to år arrangert en egen Idrettsgalla. Nick Sandberg har vært sentral i gjennomføringen. Dagens arrangører er enige om at årets galla bør dekke hele Vestfold. Vestfold idrettskrets kan ta en koordinerende rolle sammen med idrettsrådene. VIK tar et møte med Tønsberg IR og Nick Sandberg for å diskutere årets idrettsgalla. 546601v1 Side 4 av 7
Sak65/16-18: Landskonferansen til Bad, Park og Idrett Bad, park og Idrett, Sandefjord kommune, VFK og VIK er verter for Landskonferansen 14.-16. juni i Sandefjord. Se www.badparkidrett.no for mer info. Det forventes en 200-300 deltakere fra hele landet. Org.sjef er med i planleggingsgruppa sammen med repr. fra de øvrige organisasjonene. Det er ønskelig at VIK gir et lite bidrag til middagen. VIK setter av 5 000 kr til arrangementet noe som gir oss logoplass i informasjonsmateriellet. Sak66/16-18: Epostbasert nyhetsbrev På styremøte i desember ble det bestemt å utrede en overgang til et epostbasert nyhetsbrev. Flere kretser (Møre & Romsdal IK og Nordland IK) benytter seg av en gratisløsning som heter MailChimp. Gratisversjonen har en limit på 12 000 eposter per måned hvilket er rikelig for VIKs bruk. Ulempen er vel primært at det tar noe tid å sette seg inn i systemet, samt at det muligens er enklere å arkivere pdf`er enn eposter i alle fall på vår hjemmeside. VIK tar i bruk MailChimp som nyhetsbrev. Sak67/16-18: Innkjøp av premier i forbindelse med idrettsmerket Det har kommet opp et spørsmål om kretsen skal betale for trofeer i forbindelse med idrettsmerket. Kostnaden er selvfølgelig avhengig av hvor mange som hvert år tar et trofé. De siste årene har det vært en 15-20 trofémottakere hvorav 8-10 på de dyreste til 1000-1500 kr. Utmerkelse Pris 1. gang - Idrettsmerket i bronse 1 st kr 45,- Pakke med 50 st kr 1750,- 5. gang - Idrettsmerket i sølv 1 st kr 45,- Pakke med 50 st kr 1750,- 9. gang - Idrettsmerket i gull 1 st kr 45,- 546601v1 Side 5 av 7
Pakke med 50 st kr 1750,- 15. gang - Idrettsmerkestatuetten Dame kr 1105,- Herre kr 1470,- 20. gang - Idrettsmerkekruset Kr 1478,- 25. gang - Idrettsmerkets miniatyrstatuett i bronse Kr 234,- 30. gang - Idrettsmerkets hederspris Kr 642,- 40. gang - 40-års merke med diplom Gratis - og bestilles direkte på mail: idrettsmerket@idrettsforbundet.no 50. gang - 50-års merke med diplom Gratisog bestilles direkte på mail: idrettsmerket@idrettsforbundet.no 60. gang - 60-års merke med diplom Gratisog bestilles direkte på mail: idrettsmerket@idrettsforbundet.no 100 års merke - jubileums pins 2015 1 st kr 45,- Pakke med 50 st kr 1750,- Merketakerne må fortsatt betale for sine trofeer. Sak68/16-18: Orienteringssaker - Org.sjef har forespurt leder om å få delta på et nytt ledelsesutviklingsprogram. Programmet går over 2 år og koster 20 000 kr som kretsen dekker (programmet fremgår av vedlegg 9). - Idrettsstyret overprøvde Viks vedtak om å ikke ta opp Kodal Bueskyttere. De er således tatt opp som medlem av Vestfold idrettskrets. - VIK har utviklet en App for Vestfold Toppidrett. Den kan lastes ned både fra App Store og Google Play. - Det planlegges et regionalt IR-samling 19. og 20. mai på Tjøme. Temaer vil være IR-sammenslåinger, ny IT-løsning for IR mv. Sak69/16-18: Eventuelt - Forberede sak om spissing av saker. - Neste idrettsgalla planlegge vertsrollen. - Sjekke mulighet for eget ungdomskort. 546601v1 Side 6 av 7
Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rune Huseby Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef 546601v1 Side 7 av 7