saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 30.08.2012 50566/2012 Ingunn Bekken Sjåholm Saksnr Utval Møtedato MU-21/12 Miljøutvalet 12.09.2012 Evaluering av forsøk med papirlause møte Bakgrunn Miljøutvalet fatta den 8. februar 2011 følgjande samrøystes vedtak: Av omsyn til miljøgevinsten som ligg i gjennomføring av papirlause møte, ønskjer miljøutvalet å vere forsøksutval for denne ordninga i Møre og Romsdal fylkeskommune. Miljøutvalet rår fylkesutvalet til å løyve midlar til prosjektet. Saka vart følgt opp i fylkesutvalet den 21. februar 2011, og der vart det vedtatt at fylkeskommunen skulle starte forsøk med papirlause møte i miljøutvalet. Fylkesutvalet løyvde 350.000 kr til forsøket. Budsjett for innkjøp av PC ar vart sett til kr 100.000,- og innkjøp av programvare var budsjettert med kr 250.000,- Formålet var å teste ut ei løysing for gjennomføring av papirlause møte der politikarane kan gjere eigne notatar, markere tekst, setje inn koplingar til andre dokument eller liknande i dei elektroniske saksdokumenta, både før, under og etter møtet. Det skulle og vere muleg å synkronisere/ta backup av dokumenta mot ein sentral tener. I tillegg til dei økonomiske og miljømessige fordelane, ønskte rådmannen å finne ut om denne løysinga ville opplevast som ei betring av politikarane sine arbeidetilhøve. Første papirlause møte vart gjennomført 10. mai 2011. Miljøutvalet sine medlemer rakk berre to papirlause møte før fylkestingsvalet i september 2011. Det nye miljøutvalet førte forsøket vidare, og har fram til no fått erfaring frå fire møte. Løysinga som har vore nytta er Microsoft OneNote i kombinasjon med ein Tablet- PC. Sistnemnte er ein fullverdig PC med ei berøringsfølsam skjerm. Skjermen kan og vendast slik at ein kan simulere eigenskapane til eit nettbrett (t.d. ipad). Med tilhøyrande penn kan ein gjere notatar i saksdokumenta på ein effektiv måte. For kvar brukar er det installert eit tilleggsprogram på PC-en slik at sekretærar og politikarar har fått dei nødvendige funksjonane i OneNote til å handtere løysinga. Møtedokumenta er distribuert til medlemmane gjennom Dropbox. Politikarane har så, når møtedokumenta har blitt synkronisert med deira PC, starta OneNote og ved eit par tastetrykk lasta inn møtedokumenta. Etter at møta er gjennomført er protokollen lagt til den originale møteinnkallinga av sekretæren. Politikarane treng så berre å oppdatere si eiga møteinnkalling så blir møteprotokollen lagt til i denne.
Side 2 Alle politikarane i både det gamle og det nye miljøutvalet har fått tilbod om individuell opplæring i bruk av verktøyet. Ikkje alle har nytta seg av dette tilbodet. Politikarane har hatt tilgang til ein kontaktperson i administrasjonen som dei kunne få hjelp av ved bruk av verktøyet. Han har også deltatt på dei fleste møta i miljøutvalet, for å yte hjelpe også under møta. Vurdering Miljøutvalet er eit utval med få møte og (relativt) få saker. Dette har gjort forsøket handterleg, men samtidig har ein ikkje fått like omfattande testing i samanheng med gjennomføring av møte. Administrasjonen har gjennomført intern testing på andre utval undervegs for å få testa på større saksmengder. Tidsmessig var det ikkje ideelt då ein starta med forsøket på slutten av perioden til det førre miljøutvalet. Det ble derfor for kort tid for det utvalet å gjere seg dei store erfaringane. Administrasjonen inngikk eit samarbeid med Ergo Group der vi skulle vere pilot i utprøving av deira e-møte løysing. Samarbeidet med leverandøren og utviklaren av løysinga har vore veldig god. Då dette har vore eit pilotforsøk har problem blitt fiksa fortløpande, og vi har hatt moglegheit for å påverke løysinga undervegs. Gjennom pilotforsøket har vi avdekka at det er ulike rutinar for behandling av saksdokument og oppsett av møte i sak /arkivsystemet, ephorte, og som avviker frå normale rutinar. Dette har medført noko ekstraarbeid undervegs når feil har oppstått. At vi tok på oss å vere pilot, gjorde også at innkjøp av programvare vart rimelegare enn budsjettert. Dei midla som vart spara inn, er brukt på tablet-pc til fylkesutvalet, slik at dei har utstyr til å kunne ta i bruk løysinga i inneverande fylkestingsperiode. For dei 6 møta i miljøutvalet som har vore gjennomført papirlaust, har vi spart om lag 16.000 kroner på fråfall av kopi- og portoutgifter og 120 kilo papir. I tillegg har ein spart ressursar til pakking og sending av møtedokument. Produksjon av møtedokument frå sak-/arkivsystemet er foreløpig ein ressurskrevjande jobb kva gjeld bruk av pc-ressursar. Under produksjonen av møtedokument er sekretæren sin pc låst til denne oppgåva. For miljøutvalet har dette vore uproblematisk. For utval der saks- og dokumentmengda er vesentleg større vil dette ta lang tid, og sekretæren vil vere avhengig av å ha ein ekstra pc til å utføre andre oppgåver medan møtedokumenta blir produsert. Sidan miljøutvalet sine erfaringar vil vere viktige i vurderinga av ev. vidare implementering av papirlause møte i vår organisasjon, vart medlemene spurt om å svare på følgjande spørsmål: 1. Kva behov for støtte har du hatt i tilknytning til oppstart og bruk av tabletpc? 2. Korleis har du opplevd utsending og nedlasting av dokumenta? 3. Korleis har det vore å førebu seg til møta ved bruk av dette verktøyet, herunder bruk av OneNote-løysninga? 4. Korleis har det vore å bruke verktøyet under møta?
Side 3 5. Kva er dei største fordelane - og ulempene - med papirlause møte slik dei har vore gjennomført i miljøutvalet? 6. Dersom du har erfaring frå bruk av lesebrett (Ipad), vil du føretrekke dette framfor tablet-pc i det vidare arbeidet med politiske møte? Behov for støtte Det er ulik IT-kompetanse i befolkninga, og når nye løysingar skal takast i bruk i politiske utval, vil det naturleg nok vere varierande behov for opplæring. Tablet-PC, OneNote og Dropbox var nytt for medlemene i miljøutvalet. Tilbakemeldingane er at administrasjonen må sette av nok tid til opplæring. For politikarar med travle kvardagar kan det vere vanskelig å prioritere tid til å sette seg ordentlig inn i verktøyet, særleg å lære seg alle mulegheitene som ligg i det. Det kom også fram ønskje om å kunne få support på kveldstid, for det er ofte då ein gjer førebuingane til politiske møte. Utsending og nedlasting av dokumenta Her er det litt ulike tilbakemeldingar, nokon synest dette har gått veldig greitt, medan andre nok synest dette har vore litt komplisert. Hovudinntrykket er at dette er noko som må øvast på, men når ein først har lært seg det, går det fint. Bruk av verktøyet og OneNote-løysninga Her er tilbakemeldingane meir samstamte; når ein først har lært dette, går dette greitt. OneNote eller tilsvarande program blir tilrådd brukt som programplattform for lesing av dokument, pga dei gode løysingane for å merke tekst og notere i dokumentet. Her er ikke PDF og Adobe Reader oppfatta å vere like gode. Ei tilbakemelding er også at skjermen er litt liten for visning av heile dokumentsider. Bruk av verktøyet under møta Dette krev ei viss tilvenning, men opplevast å gå betre og betre. Nokon oppfattar det positivt å kunne sende forslaga elektronisk til sekretær på møte, og også legge inn notater direkte i dokumentet. Andre meiner det var enklare før da forslaga kunne leverast på papir. Ei tilbakemelding er at touch screen-funksjonane på table-pc n er trege, og at overflaten på skjermen latar til å vere langt mindre følsam for fingerberøringar enn ipad n. Største fordelane Følgjande fordelar blir trekt fram: - Sparar mykje papir - miljøgevinst - Betre oversikt - Fungerer veldig bra i forhold til å levere skriftlege forslag, både i forkant og i møtet. Referata blir også betre. - Enormt plassbesparande. Hauger av papirdokument i hyllene på hjemmekontoret kan erstattas av ei minnebrikke Største ulempene Følgjande ulemper blir trekt fram: - Forsøket burde vore gjennomført i fleire utval, da ville det gått raskare å lære seg verktøyet og både miljøgevinsten og den økonomiske gevinsten hadde vorte større. Å berre ha dette i miljøutvalet har gitt for lite bruk og trening.
Side 4 - Dokumenta blir meir uoversiktlege når ein skal bla i det. Det er enklare å bla fysisk i eit papirdokument enn å scrolle i ei dokumentfil. - Overgangen frå å skrive forslag til vedtak elektronisk i staden for på papir - Tungvint å bruke ein spesiell maskin, det blir for mange maskinar og system å lære seg og følgje med på Tablet-PC kontra nettbrett Nettbrett er i dag blitt eit meir aktuelt verktøy sidan pilotforsøket blei lansert i 2011, og det skjer stadig ei utvikling på dette området. Vi ser at fleire kommunar vel å bli papirlause ved å ta i bruk nettbrett. Dei fleste i miljøutvalet svarar at dei vil føretrekke nettbrett framfør tablet-pc. Dei grunngir dette med at det stort sett er nettbrett som blir brukt i kommunane. Med ein tablet-pc må dei forhalde seg til forskjellige brett/maskiner, og det blir lite bruk/trening av tablet-pc n. Ei anna grunngjeving er at tablet-pc n er stor og klumpete i forhold til eit nettbrett. Nettbrett blir også sagt å ha ein betre touchscreen-funksjon, og er enklare og raskare å bruke. Det blir på den andre sida trekt fram at tablet-pc er eit betre verktøy for skriving enn nettbrett. Dette kan kompenserast ved å levere ut eit fysisk tastatur som ekstrautstyr til nettbrettet (lesebrettet settast ned i ein slot på det tilhøyrande tastaturet) Eit anna innspel er at vi bør vurdere å satse på ei brett-løysning som er Androidbasert og dermed kompatibel med Windows og Windows-baserte program i staden for ipad. Det er Windows dei fleste har kjennskap til. Administrasjonen legg her til at ipad har programvare som er kompatibelt med Windows. Politikarane ønskjer også at det må også vere muleg å bruke minnebrikker opp mot brett-løysinga. Forslag til vedtak: Miljøutvalet tilrår at det blir sett i gang ei utgreiing om vidare implementering av papirlause møte i fylkeskommunens råd og utval, der ein vurderer både løysinga som miljøutvalet nyttar og nettbrett /ulike løysingar. Samrøystes vedtak i Miljøutvalet - 12.09.2012 Miljøutvalet tilrår at det blir sett i gang ei utgreiing om vidare implementering av papirlause møte i fylkeskommunens råd og utval, der ein vurderer både løysinga som miljøutvalet nyttar og nettbrett /ulike løysingar. Ingunn Bekken Sjåholm seksjonsleiar, adm.seksjon
Side 5