Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Saksbehandler: Per Olav Pettersen Direkte tlf: 98 26 30 05 Vår ref.: 15/1474 Deres ref.: Vår dato: 26.08.2016 Styrets medlemmer: Kurt Orre Tanja Breyholtz Jorid Sønju Jørgen Fidjeland Anders Solum Høivik Fredrik H. Johansen Styrets varamedlemmer 1. varamedlem Andreas Gillund 2. varamedlem Liv Grinde Pål Bjerke Tommy Ueland INNKALLING TIL STYREMØTE 05/2016 Det innkalles herved til styremøte 05/2016 i Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS (VIB) Tirsdag 30. august 2016 klokken 08:15 10:00. på Tønsberg brannstasjon, møterom i 2. etasje. Styremøtet avsluttes med et besøk på Nøtterøy brannstasjon. Transport t/r blir organisert. Vedlagt følger sakskart og saksdokumenter. Eventuelle spørsmål og/eller forfall rettes til undertegnede. Varamedlemmer møter etter nærmere beskjed. Med vennlig hilsen Per Olav Pettersen Brannsjef Vedlegg Kopi: Leder representantskapet Alf Johan Svele Revisor Postadresse: Fakturaadresse: Ollebukta 6, 3126 Tønsberg c/o Fakturamottak Tønsberg brannstasjon, Ollebukta 6, Tønsberg Tlf 33 00 36 00 Postboks 4228 Nøtterøy brannstasjon, Kirkeveien 222, Borgheim E-post: post@vibr.no 8608 Mo i Rana Kopstad brannstasjon, Nykirke Org.nr.: 982 847 796 E-post: 4228@invoicecenter.net Bankkonto: 2470.25.42215
SAKSKART TIL STYREMØTE 05/2016 Saksnr. 22/2016 Godkjenning av innkallingen til styremøte 05/2016 Saksnr. 23/2016 Bygningsbranner Saksnr. 24/2016 Arbeidsmiljø Saksnr. 25/2016 Daglig leders rapport til styret - Status stasjon Nøtterøy - Nytt politidistrikt - Arbeidet med budsjett 2017 - Endringer i kommunestrukturen - Strategiarbeid Saksnr. 26/2016 Eventuelt 2 av 10
Saksfremlegg til styremøte 05/2016 Saksnr. 22/2016 Godkjenning av innkallingen til styremøte 05/2016 Forslag til vedtak Innkalling til styremøte 05/2016 godkjennes. 3 av 10
Saksfremlegg til styremøte 05/2016 Saksnr. 23/2016 Bygningsbranner Forslag til vedtak Styret tar daglig leders redegjørelse til orientering. BRIS BRIS ble tatt i bruk av alle brannvesen 1. januar 2016 og er et nasjonalt rapporteringssystem med oversikt over hvilke oppdrag brann- og redningstjenesten håndterer. Det er DSB som eier og drifter BRIS. Alle oppdrag som registreres i 110-sentralenes oppdragshåndteringsverktøy, overføres automatisk til BRIS. Dette letter rapporteringen for oss i brann- og redningsvesenene betydelig forbedring i kvaliteten på rapportene og statistikken. Dataene som samles inn via BRIS gir videre oss og DSB et bedre grunnlag for å drive forebyggende arbeid, samt for å utvikle brann- og redningstjenesten både på lokalt, regionalt og nasjonalt nivå. Oppsummering hendelser pr 31. juli 2016 Det vises til forrige styremøte og styresak 18/2016 hvor det ble redegjort for bygningsbranner pr juni i år og hvor styret ba om redegjørelse for tiltak. I juli i år var det 6 bygningsbranner i VIBs område, én færre enn i fjor. Heldigvis ble alle seks brannene oppdaget tidlig slik at ingen av de ble omfattende. Brannene fordeler seg slik pr. kommune: Holmestrand 2, Horten 2, Re 1 og Tønsberg 1. Antall utrykninger til boliger hvor brannmannskapene har hindret komfyrbrann øker fortsatt. Hele 19 ganger har vi til nå i år kommet til før for eksempel gjenglemt mat har antent. I fjor var det totalt 9 ganger fram til 1.august. I løpet av årets første 7 måneder har det i år vært 14 bilbranner, mens det i samme tidsrom i fjor var 12. Det har ikke vært båtbranner i VIBs område hittil i år, det er svært positivt. Til sammenligning var det 8 båtbranner fram til 31. juli både i 2014 og 15. Tallene i 2016 er hentet fra BRIS. 4 av 10
Tabellen viser bygningsbranner totalt og fordelt på eierkommunene pr 31. juli de siste fem årene. Som det går frem av tabellen er økningen totalt sett betydelig nesten en dobling i forhold til samme tid i 2015. Videre ser man av tabellen at særlig Re, Horten og Tønsberg har en negativ utvikling. Bygningsbrannene er i all hovedsak i boliger, både privat og offentlig herunder kommunalt eide boliger. Brann oppstår i alle typer boliger i alle samfunnslag. Samtidig vet vi at når brann oppstår hos personer med svak boevne og/eller svak rømningsevne er konsekvensene betydelig større. Nærmere 9 av 10 omkommer i egen bolig 80 % av de branndøde er i risikogruppene: o Eldre over 70 år o Personer med nedsatt fysisk/psykisk funksjonsevne o Rus eller psykiske lidelser ca 70 % av de omkomne var mottakere av kommunale tjenester i hjemmet. Sannsynligheten for å omkomme i brann når du er over 70 år, er fire og en halv ganger høyere enn befolkningen for øvrig. Alle de 38 som har mistet livet i brann siden 1994 i VIBs seks eierkommuner, omkom i eget hjem. Kjøkkenet og komfyren peker seg ut som det stedet brann starter oftest og dette er økende. Samtidig ser vi en utvikling hvor vi lever lengre og har en befolkningsutviklingen som gir en stadig økende andel eldre over 70 år. For å møte fremtidens behov for omsorgstjenester er man for lengst på vei inn i hjemmebaserte omsorgstjenester. Det blir derfor stadig flere rømningssvake og bosvake hjemmeboende. Disse bor i boliger bygd i risiko klasse 4 som er 5 av 10
bygd slik at det forutsettes at de som oppholder seg i boligen skal kunne rømme til sikkert sted ved brann ved egen hjelp. Vi ser i økende grad eksempler på personer som bor alene hjemme og ikke kan rømme ved egen hjelp. Vi ser til og med personer som bor hjemme og ikke en gang kan snu seg i sengen og må ha hjelp fra kommunenes omsorgstjeneste til å snus i sengen flere ganger i døgnet. Tiltak Hovedstrategien er at alle tiltak, pågående og fremtidige skal være innrettet slik at de gir mest mulig effekt at de reduserer risiko og øker sikkerhetsnivået. Videre skal vi når vi arbeider med brannforebygging av boligerbranner gjøre dette etter kapittel 4 i den nye forskrift om brannforebygging. Vi skal bruke temaveiledningen til kapittel fire som DSB gav ut i sommer som et verktøy for å sikre at vi gjennomfører et systematisk risikobasert brannforebyggende arbeid i forhold til boligbranner som forskriften pålegger oss. Veiledningen omhandler systematisk risiko- og kunnskapsbasert brannforebyggende arbeid og gir en veiledning til hvordan vi på vegne av eierkommunene kan oppfylle våre plikter i kapittel fire i forskrift om brannforebygging. Brannvesenet kan ikke alene møte denne utfordringen, men må søke samarbeid med relevante partnere. En særlig viktig partner er eierkommunene og deres helse og omsorgstjenester. Men også pårørende, naboer, frivillige organisasjoner, vaktselskaper, private selskaper som yter helsetjenester er eksempler på relevante samarbeidspartnere. Vi har allerede over flere år hatt to personer i forebyggende avdeling som har hatt dette som fulltidsjobb det såkalte «Trygg hjemme» prosjektet. Det er redegjort for dette prosjektet i en egen styresak tidligere. De har arbeidet med dette inn mot alle våre eierkommuner. Tønsberg er den av kommunene hvor vi har kommet lengst med tiltak mot boligbranner hos utsatte grupper. De andre følger etter i varierende grad. Det er ikke på plass en helhetlig plan og et system etter veiledningen til kap 4 for å møte utviklingen i boligbranner på en mer systematisk måte. Eksemplene nedenfor må i større grad systematisk risikovurderes og det må utarbeides en fast struktur som består av mål, planer, tiltak og rutiner. Videre må vi arbeide mer med å kartlegge, planlegge, gjennomføre og evaluere. Nedenfor følger noen eksempler på tiltak som vi delvis allerede har iverksatt og tiltak vi arbeider med å iverksette: Skape gode arenaer for samarbeid med kommunene. Besøk, jevnlig kontakt og systematisk samarbeid med eierkommunenes helse og omsorgstjenester, kommunelegen, boligtildelingskontorer, boligforvaltere, hjelpemiddelsentraler og andre i kommunene som arbeider med risikogruppene. I samarbeid med kommunene kartlegge, risikovurdere og gjennomføre hjemmebesøk hos utvalgte vurdert med særlig høy risiko. Tiltak hos disse etter en vurdering kan være komfyrvakt, tilpasset varsling, mobile tåkesprinkleranlegg mm. Røykmelder med direktemelding til 110 koblet til trygghetsalarm Informasjon målrettet mot eldre, pårørende, eldre på vei inn i risikogruppen med flere. Feiervesenet er innom 80 % av boenhetene i løpet av en fireårsperiode. Vi gir allerede brannverninformasjon i forbindelse med tilsynet. Vi vil i større grad vurdere behov for tilsyn med fyringsanlegg ut fra risikogruppene og spisse informasjonen mer mot risikogruppene. Informasjon og oppfølging av styrer i borettslag, boligsameier mm samt utleieselskaper. Sette «bekymringsmelding» og oppfølging av disse mer i system både internt og eksternt. 6 av 10
Vi vil fortsette å bruke den oppmerksomheten vi har hos innbyggerne og i media ved hendelser for å få ut det forebyggende budskapet. Særlig oppmerksomhet i boligområder i det som er definert som tett trehus bebyggelse. Det er gjort en rekke tiltak i områdene i Tønsberg. Vi går også hyppigere tilsyn med ildsteder i områdene og har også gått samordnet tilsyn med eltilsynet. Området i Åsgårdstrand har fått bevilgning fra Riksantikvaren og vi er nå i ferd med å lage en brannsikringsplan i tett samarbeid med Horten kommune som leder arbeidet. Også her er det gått hyppigere tilsyn. Gå mer i dybden og analysere dataene som samles inn i BRIS og evaluere utvalgte boligbranner for å øke kunnskapen om boligbranner lokalt og dermed kunne spisse tiltakene og eventuelt sette inn nye tiltak. Konklusjon/anbefaling Daglig leder anbefaler at styret tar redegjørelsen til orientering. 7 av 10
Saksfremlegg til styremøte 05/2016 Saksnr. 24/2016 Status bemanning og arbeidsmiljø Forslag til vedtak Styret tar daglig leders redegjørelse til orientering. Bemanning forebyggende: Vi har ansatt Erland Heum i stillingen som avdelingsleder forebyggende. Han har nå tiltrådd i stillingent. Bemanning beredskap: Avdelingsleder beredskap er fortsatt sykemeldt foreløpig ut august. Hedin Gibbons er konstituert avdelingsleder i Einars fravær. Status arbeidsmiljøutvikling: Jeg viser til tidligere muntlige redegjørelse samt utsendt resultat av kartleggingen. I samarbeid med bedriftshelsetjenesten er det avholdt to dagsmøter i den partssammensatte gruppa hos bedriftshelsetjenesten på Barkåker. Det siste møtet ble arrangert 25. august hvor temaet var oppfølging av kartleggingen. Her deltok og bidro også: Dagligleder Viken BHT Anne Gjertrud Fugletveit, og Elin Hem samt Randi Ann Hansen fra NAV Arbeidslivsenter. Et viktig tiltak er å styrke brannmesterne i rollen som arbeidsledere samt videreutvikle kommunikasjonen og samhandlingen mellom brannmesterne og de øvrige lederne i ledergruppen og dermed styrke hele ledelsesfunksjonen i VIB. I den anledning tok vi kontakt med vår IA kontakt Elin Hem hos NAV Arbeidslivssenter som kan tilby oss et opplegg som vil understøtte dette. Dette mener vi i den partssammensatte gruppa også vil være med å styrke arbeidsmiljøet i VIB og gi alle lederne uansett nivå økt kompetanse. Opplegget er planlagt gjennomført som tre samlinger på dagtid spredt utover høsten hvor alle brannmesterne og hele ledergruppen skal delta. Elin Hem og Randi Ann Hansen fra NAV Arbeidslivsenter vil være ansvarlig for gjennomføringen. Når de nå har deltatt på møtene i den partssammensatte gruppa gir det oss gode muligheter til å ta opp og drøfte temaer i forhold til ledelse på samlingene som de ansatte er opptatt av. Utover høsten er det også behov for å jobbe mer med VIBs visjon, verdier, oppgaver, strategi, utviklingsretning, målsetninger og organisering. Utvalget er enige om at en slik klargjøringsprosess vil for alle parter også bidra til et bedre arbeidsmiljø. Vi er enige i det partssammensatte utvalget om å ha et nytt møte i løpet av høsten for å følge opp arbeidet med arbeidsmiljøet. Konklusjon/anbefaling Daglig leder anbefaler at styret tar redegjørelsen til orientering. 8 av 10
Saksfremlegg til styremøte 05/2016 Saksnr. 25/2016 Daglig leders rapport til styret Forslag til vedtak Styret tar brannsjefens rapport til orientering. Status stasjon Nøtterøy Besøk på stasjonen og orientering om status. Politidistrikt Sør Øst Brannsjefen orienterer på styremøtet. Arbeidet med budsjett 2017 Brannsjefen orienterer på styremøtet. Endringer i kommunestrukturen Brannsjefen orienterer på styremøtet. Strategiarbeid Brannsjefen orienterer på styremøtet. Konklusjon/anbefaling Brannsjefen anbefaler at styret tar rapporten til orientering. 9 av 10
Saksfremlegg til styremøte 05/2016 Saksnr. 26/2016 Eventuelt Forslag til vedtak Fremkommer på møtet. 10 av 10