Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS

Transkript

1 Styrets medlemmer: Kurt Orre Bjørg Marit Sollie Torunn Årset Jørgen Fidjeland Anders Solum Høivik Henrik Oseberg Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS / /K1-033 Deres dato Deres referanse Vår saksbehandler: Per Olav Pettersen, tlf Styrets varamedlemmer 1. varamedlem Andreas Gillund 2. varamedlem Tanja Breyholz Pål Bjerke Erik Løken INNKALLING TIL STYREMØTE 02/2016 Det innkalles herved til styremøte 02/2016 i Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS (VIB) Tirsdag 8. mars 2016 klokken 08:15 10:00. på Tønsberg brannstasjon, møterom i 2. etasje. Vedlagt følger sakskart og saksdokumenter. Eventuelle spørsmål og/eller forfall rettes til undertegnede. Varamedlemmer møter etter nærmere beskjed. Med vennlig hilsen Per Olav Pettersen Brannsjef Vedlegg Kopi: Leder representantskapet Alf Johan Svele Revisor Postadresse Fakturaadresse Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS Vestfold Interkommunale Tønsberg brannstasjon Nøtterøy brannstasjon Ollebukta 6, 3126 Tønsberg Brannvesen Ollebukta 6, Tønsberg Kirkeveien 222, Borgheim Tlf c/o Fakturamottak Faks: Faks: E-post: post@vibr.no Postboks 4228 Org.nr.: Mo i Rana Kopstad brannstasjon Bankkonto: E-post: 4228@invoicecenter.net Nykirke

2 2 av 12 SAKSKART TIL STYREMØTE 02/2016 Saksnr. 07/2016 Godkjenning av innkallingen til styremøte 02/2016 Saksnr. 08/2016 Årsregnskap for 2015 Saksnr. 09/2016 Forslag til endring av investeringsbudsjettet Saksnr. 10/2016 Årsrapport AMU 2015 Saksnr. 11/2016 Daglig leders rapport til styret - Status stasjon Nøtterøy - Nytt politidistrikt - Vesentlige hendelser Saksnr. 12/2016 Eventuelt

3 3 av 12 Saksfremlegg til styremøte 02/2016 Saksnr. 07/2016 Godkjenning av innkallingen til styremøte 02/2016 Forslag til vedtak Innkalling til styremøte 02/2016 godkjennes. Protokoll fra styremøte 01/2016 signeres.

4 4 av 12 Saksfremlegg til styremøte 02/2015 Saksnr. 08/2016 Årsregnskap for 2015 Forslag til vedtak Styret avlegger årsberetning med regnskap for 2015 til revisjon. Bakgrunn I henhold til lov om interkommunale selskaper med tilhørende forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning avlegger styret regnskap til revisjon. Representantskapet fastsetter årsregnskapet med årsberetning og revisjonsberetning. Årsregnskap 2015 Nøtterøy kommune, som regnskapsfører, har avsluttet og oversendt regnskap med noter for VIB for Regnskapene er satt opp i samsvar med kommunelovens prinsipper for god regnskapsskikk. Daglig leder har utarbeidet forslag til årsberetning som følger vedlagt. Regnskapet er ikke klart enda og vil bli ettersendt så snart det foreligger. Daglig leder orienterer kort på styremøtet. Det er planlagt en grundig gjennomgang med regnskapsfører på neste styremøte. Konklusjon/anbefaling Daglig leder anbefaler styret å avlegge vedlagte årsberetning med regnskap for 2015 til revisjon.

5 5 av 12 Saksfremlegg til styremøte 02/2016 Saksnr. 09/2016 Forslag til endring av investeringsbudsjettet Forslag til vedtak Brannsjefen anbefaler styret å invitere representantskapet til å vedta følgende forslag til endret investeringsbudsjett for 2016: Det anskaffes et nytt høyderedskap til stasjon Tønsberg som erstatter dagens lift V-2-4 med en investeringsramme på kr ,- pluss merverdiavgift og en låneramme på kr ,-. Høyderedskapet finansieres ved låneopptak, salg av dagens lift V-2-4 og momskompensasjon. Leveranse og oppgjøret av anskaffelsen skjer i Brannsjefen gis fullmakt til å inngå avtale om anskaffelse av høyderedskap i INVESTERINGSBUDSJETT Opprinnelig Budsjett 2016 Endret Budsjett 2016 Differanse Investeringer: Finansiering: (7 665) (9 415) (1 750) Udekket Innkjøp av nytt høyderedskap til stasjon Tønsberg Bakgrunn Brannsjefen viser til representantskapssak 13/2014 «Budsjett 2015 og økonomiplan » hvor følgende ble enstemmig vedtatt: Et nytt høyderedskap til stasjon Tønsberg som erstatter dagens lift V-2-4 med en investeringsramme på kr pluss merverdiavgift og en låneramme på kr Høyderedskapet finansieres ved låneopptak, salg av dagens lift V-2-4 og momskompensasjon. Leveranse og oppgjøret av anskaffelsen er satt til 2016 med en mulig delbetaling på 20 % i Brannsjefen gis fullmakt til å foreta bestilling og å inngå avtale om anskaffelse av høyderedskap i Og videre til representantskapssak 17/2014 «Budsjett 2016 og økonomiplan » hvor følgende ble enstemmig vedtatt: Tidligere vedtatt innkjøp av et nytt høyderedskap til stasjon Tønsberg som erstatter dagens lift V2.4 med en investeringsramme på kr pluss merverdiavgift og en låneramme på kr videreføres i Høyderedskapet finansieres ved låneopptak, salg av dagens lift V2.4 og momskompensasjon. Leveranse og oppgjør av leveransen gjøres i Anbudsrunde gjennomføring og resultat I 2015 ble det utarbeidet nødvendig anbudsunderlag og innkjøpet ble lagt ut på «Doffin». Når fristen gikk ut var det bare en tilbyder. Dette var Braco som er leverandør av Bronto lift. Dette er den samme firmaet som har levert liften på Kopstad og nåværende lift i Tønsberg.

6 6 av 12 Tilbudt lift har typebetegnelse RLX 42 ER. Vi er ferdige med å gjennomgå tilbudet og har hatt noen avklaringer med leverandøren. Utfordringen ligger i den sterke økningen i valutakursen på EUR. De aktuelle leverandørene som kunne gi anbud på lift til Tønsberg har alle produksjon i EU land, og skal følgelig ha betaling i EUR. Valutakursen ved budsjettering av lift september 2014 var på ca. 1 EUR = NOK 8,1. På tilbudstidpunkt var kursen på 1 EUR = NOK 9,57. Det er en økning på 18,1 %. Pris for Bronto RLX 42 ER i tilbudet er kr ,-. Av dette er EUR ,- valuta avhengig. Dersom valuta kurs endrer seg +/- 2 % skal dette omregnes på importtidspunkt. Dersom valutakurs 2/2-16 (1 EUR = 9,41 NOK) skulle blitt benyttet ville det medført en prisreduksjon på kr ,- på tilbudt pris. I vedtaket i representantskapet fikk vi en investeringsramme på kr ,-. Differansen er på kr ,-. Om lag en million kan tilskrives valutaendring, mens resten skyldes at vi var for forsiktige da vi budsjetterte høsten I budsjettet på kr ,- inngår salg av nåværende lift budsjettert til kr ,-. Etter å ha drøftet dette internt ser vi to alternativer: Alternativ 1: VIB aksepterer tilbudet nå og ber om å få bruke omlag en million kroner av fond. Alternativ 2: VIB avviser tilbudet, venter til valutakursen på EUR eventuelt faller og starter prosessen på nytt. Brannsjefens vurdering Alternativ 1: VIB aksepterer tilbudet nå og ber om å få bruke omlag en million kroner av fond: Tilbudet står i dag til 31. mars. Vi kan få forlenget fristen, men chassiset er ikke valutaregulert og dermed vil det være grenser for hvor lang utsettelse Scania, som leverer chassiset, vil gå med på. I budsjettet på kr ,- inngår salg av nåværende lift budsjettert til kroner ,-. Som følge av valutasituasjonen, godt vedlikehold og at det fremdeles er noen år igjen til neste 10 års kontroll i 2021 antar vi at vi kan få noe mer for denne opp mot kr ,-. Resterende kroner ,- foreslår vi å ta fra fond. Fonds situasjon fremgår av foregående sak «Årsregnskap 2015». Alternativ 2 innebærer en utsettelse av anskaffelsen på minst den tiden det tar å gjennomføre hele anskaffelsesprosessen på nytt. Valutakursen har vi ingen forutsetninger for å si noe om hvordan vil gå i tiden som kommer. I en ny anbudsrunde kan det komme inn nye anbud fra andre leverandører, men sannsynligheten for dette vurderes som liten. Dette er svært spesialiserte kjøretøy med få potensielle leverandører i markedet. Også forrige gang vi anskaffet nytt høyderedskap til Kopstad kom det inn kun et tilbud. Ut fra sammenlignbare leveranser til andre brannvesen den siste tiden og i foregående år vurderes tilbudet som nå foreligger å være akseptabelt i forhold til pris. Anbefaling Med bakgrunn i ovenstående anbefaler brannsjefen alternativ 1. Budsjettert gevinst av salg av nåværende høyderedskap økes fra kroner ,- til kroner ,-. Resterende en million kroner tas fra fond. Investeringsbudsjettet for 2016 foreslås dermed endret slik:

7 7 av 12 INVESTERINGSBUDSJETT Investeringer: Opprinnelig Budsjett 2016 Nytt Budsjett 2016 Endring Investeringer i varige driftsmidler Høyderedskap (V-24) Utlån, kjøp av aksjer og andeler Sum investeringer Finansiering: Lån Høyderedskap (V-24) Salg av eiendeler Høyderedskap (V-24) Mva-kompensasjon Høyderedskap (V-24) Bruk av bundet disposisjonsfond Sum finansiering Udekket Til orientering videreføres tidligere vedtatt avsatt ramme på inntil kr til egenkapitaltilskudd for KLP i 2016 finansiert ved bruk av fond.

8 8 av 12 SAKSKART TIL STYREMØTE 02/2016 Saksnr. 10/2016 Årsrapport AMU 2015 Forslag til vedtak Styret tar redegjørelsen om arbeidsmiljøutvalgets arbeid, sykefraværsstatistikk og rapporter om uønskede hendelser i 2015 til orientering. Årsrapport fra arbeidsmiljøutvalget AMU 2015 Arbeidsgiver har hatt lederfunksjonen i 2015, den 15. perioden siden etableringen, og Per Olav Pettersen har vært utvalgets leder i rapportåret. Utvalget har vært sammensatt på denne måten: Arbeidsgiverrepresentanter; Medlem Valgt (år) Varamedlem Valgt (år) Per Olav Pettersen 2014 Jarle Steinnes 2014 Joachim Jensen 2015 Mona Larsen 2015 Einar Flogeland 2014 Hedin Gibbons 2014 Jan Espeseth 2015 Trond Andreassen 2015 Arbeidstakerrepresentanter: Medlem Valgt (år) Varamedlem Valgt (år) Anders Solum Høivik 2014 Joakim Kristiansen 2014 Steinar Holm (HVO) 2014 Kim Danielsen 2014 Trond Abrahamsen 2014 Erik Løken 2014 Martin Paulsen 2015 Arne Rosslund 2015 Viken Bedriftshelsetjeneste er medlem i AMU, uten stemmerett. Antall avholdte møter i rapportåret: 4 Hovedpunktene i utvalgets arbeid AMU har deltatt i virksomhetens HMS-arbeid gjennom behandling av sentrale HMS-saker i bedriften. HMS-saker som skal til behandling i AMU settes på sakslisten i møteinnkallingen. Innkallingen inneholder også en saksframstilling og forslag til vedtak, slik at alle medlemmer har anledning til å stette seg inn i sakene på forhånd. Arbeidsmiljøutvalget har arbeidet med følgende saker i rapportåret: AMU møte 01/2015 Nye representanter i AMU Sykefraværsstatistikk 4. kvartal 2014 RUH-oversikt for 2014 Årsrapport AMU Status Nøtterøy brannstasjon Forlenget avtale om drift av IT Arbeidsmiljøutvikling i VIB (sak 9 fra AMU 04/2012) AMU møte 02/2015 Sykefraværsstatistikk 1. kvartal 2015 Årsrapport Viken BHT Kollegastøtteordning

9 9 av 12 PSA-test Registrering av yrkesskade ift kreft AMU møte 03/2015 Sykefraværsstatistikk 2. kvartal 2015 og RUH-statistikk Test i forbindelse med ansettelse Rutiner ved utløst brannalarm på våre stasjoner samt lagring av diverse på stasjon Tønsberg AMU møte 04/2015 Sykefraværsstatistikk 3. kvartal 2015 og RUH-statistikkStatus stasjon Nøtterøy Status fysisk test for beredskapsstyrken 2015 Sykefraværsstatistikken 2015: Arbeidssted Tot kv kv kv kv 14 Tot 14 Administrasjon 0, , Forebyggende 7 9,6 3,05 7,59 7,79 3,48 Feier 7,64 5,53 8,43 8,61 8,03 4,12 Beredskap 5,37 5,07 4,24 4,46 7,81 8,11 SUM VIB 5,79 5,51 4,68 5,34 7,65 6,69 Sykefraværet i 2015 viser en nedgang fra 2014 på 0,9 %. Det meste av sykefraværet er forklarbart i forhold til enkeltpersoner. Vi vurderer det som ikke nødvendig med spesielle tiltak utover oppfølgingen av de enkelte langtidssykemeldte.

10 10 av 12 Rapporter om uønsket hendelse (RUH) i 2015 Dato Sted Beskjeftigelse i hendelsesforløpet Skade Tiltak Platåveien 18, Holmestrand På hendelse om natten Gymsalen stasjon Tønsberg Gymsalen stasjon Tønsberg BASA-brannen, Tønsberg På utrykning om natten Kaianlegg Karljohansvern Kaianlegg Karljohansvern Gymsalen stasjon Tønsberg På hendelse, katastrofesag falt fra tak og Ingen kunne ha truffet personell på bakken under arbeidsstedet Ute på hendelse, skled og falt på isen vridning i nakken Ingen Spilte innebandy, løp i hverandre brist i ribbein ingen Spilte innebandy, tråkket på kølleblad til motspiller Røykdykkerinnsats strekkskade i venstre Ingen kne Lang innsats med ekstrem stråle/varmepåvirkning og stor psykisk belastning Mistet grep med forhjulene med V-33 under Ingen skader utrykning. Førersiden var på asfalt, passasjersiden i grøfta. Var meget bløtt og vått Gå i båt-kurs arrangert av IUA Vestfold Overtråkk høyre ankel Ingen Gå i båt-kurs arrangert av IUA Vestfold Ribbeinsbrudd Ingen Spilte innebandy, løp i hverandre Kne hovnet kraftig opp etter slag ingen Konklusjon/anbefaling Daglig leder anbefaler styret å ta redegjørelsen til orientering.

11 11 av 12 Saksfremlegg til styremøte 02/2016 Saksnr. 11/2016 Daglig leders rapport til styret Forslag til vedtak Styret tar brannsjefens rapport til orientering. Status stasjon Nøtterøy Brannsjefen orienterer på styremøtet. Politidistrikt Sør Øst Brannsjefen orienterer på styremøtet. Vesentlige hendelser I januar og februar 2016 var det til sammen 17 branner i eller inne i bygninger i området til Vestfold interkommunale brannvesen. Til sammenligning var det etter to måneder; 11 i 2012, 15 i 2013, 9 i 2014 og 7 i fjor. De totalt 17 brannene i januar og februar fordelte seg slik pr. kommune: Tønsberg 5, Re 4, Holmestrand og Nøtterøy 3 hver og det var 2 i Horten. 23. februar dør en kvinne fra Tønsberg på sykehuset etter å ha blitt hentet bevisstløs ut fra privatboligen hvor det brant av våre røykdykkere. Det er dypt tragisk når mennesker omkommer i brann. Ekstra vondt gjør det når vi er kjent med at kvinnen var klar over at det brant, men hun maktet ikke å rømme ut fra den tette giftige røyken. Boligen var forskriftsmessig utstyrt med fungerende røykvarsler. I tillegg til den fatale brannen i Bødtkers gate i Tønsberg, var to personer i fare da et våningshus brant i Re 21/2. En hel 4-mannsbolig i Tønsberg var truet av brann 26/2, men takket være tidlig varsling og rask innsats av våre mannskaper ble kun en leilighet brannskadd. Vi har òg slukket to branner i kjellere, en i Re og en på Nykirke, samt en bod i tilknytning til en telefonsentral på Skoppum. Vi har i tillegg rykket ut til to branner hvor de forebyggende tiltakene i bygget har fungert optimalt. 14/2 oppsto det brann i valseverket på Hydro i Holmestrand, her ble det automatiske slukkeanlegget utløst og situasjon var avklart. Sist fredag oppsto det varmegang i en elektromotor i et ventilasjonsrom i Øvre Langgate 46 i Tønsberg. Røyken utløste det automatiske varslingsanlegget og vi kom raskt til. Brannmannskapene tok strømmen og da var det aldri fare for brann. Konklusjon/anbefaling Brannsjefen anbefaler at styret tar rapporten til orientering.

12 12 av 12 Saksfremlegg til styremøte 02/2016 Saksnr. 12/2016 Eventuelt Forslag til vedtak Fremkommer på møtet.