Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 KVINESDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/12 Dato: 03.05.2012 kl 13.00-15.30 Sted: Møterom Storekvina MØTEBOK Tilstede: Svein Bøgwald, leder Ronny Røiseland (forlot møtet kl. 13.30 og før behandling av saker) Åse Tønnessen Sæbø Svein Arne Jerstad Malin Stokkeland hadde forfall (Ingen varamedlemmer hadde anledning til å møte) Dessuten møtte: Rådmann Camilla Dunsæd (Sak 09/12 og orienteringer) Kommunalsjef Geir Bruli (orientering) Anne Lise Gullestad (orientering) Økonomisjef Ove Ege (sak 09/12) Bente Helle Rafoss (sak 09/12) Revisjonssjef Irene Loka Revisor Helene Egeland Revisor Monica Nilsen (sak 10/12) Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: Sak 08/12 Godkjenning av møtebok Sak 09/12 Kommuneregnskapet for 2011, Kvinesdal kommune Sak 10/12 Selskapskontroll Brannvesenet Sør IKS Orienteringer: Revisjonssjefen var invitert for å orientere om de viktigste begrepene og prinsippene i kommuneregnskapet. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Rådmannen var invitert for å orientere om rutinene omkring kjøp av konsulenttjenester, arkitekttjenester o.l, samt for å orientere om rutinene omkring svar på henvendelser til kommunen og hvordan en sikrer at rutinene blir fulgt. Referatsaker: Attestasjonsrapport finans Fast post: Orientering fra revisor. Eventuelt Kvinesdal 03.05.2012.. Svein Bøgwald Leder Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Utskrift sendes til: Kontrollutvalgets medlemmer, 1. 2. og 3. varamedlem, ordfører, rådmann og revisor. 2
Møtebok 03.05.2012 Kvinesdal kontrollutvalg SAK 08/12 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra 15.03.2012 godkjennes. SAK 09/12 KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2011, KVINESDAL KOMMUNE Enstemmig vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Kvinesdal kommune sitt regnskap for 2011. Sammen med årsregnskapet og årsberetning forelå revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil anmode om at revisors anbefalinger i oppsummeringsbrev datert 20. mars 2012 følges opp. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 20. mars 2012 og oppsummeringsbrev fra revisjonen datert 20. mars 2012, har kontrollutvalget ingen merknader til Kvinesdal kommune sitt årsregnskap for 2011. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 09/12 Kommuneregnskapet for 2011, Kvinesdal kommune Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2011 utsendes direkte fra kommunens sekretariat Årsberetningen for 2011 utsendes direkte fra kommunens sekretariat Revisjonsberetning, datert 20. mars 2012 3
Oppsummering av regnskapsrevisjonen for 2011, datert 20.03.2012 Saksopplysninger: Driftsregnskapet viser kr 327 012 015 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 2 847 878. Årsregnskapet består av balanse pr. 31.12.2011, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avslutter per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlig anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Årsregnskapet er etter revisors mening avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til kommunen pr. 31. desember 2011, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. I revisjonsberetningen er det tatt forbehold om at: Det er et betydelig budsjettavvik i investeringsregnskapet. Sum investeringer i anleggsmidler er kr 42,2 mill. i forhold til regulert budsjett på kr 90,9 mill. Revisor viser til redegjørelsen på side 13 i administrasjonssjefens årsberetning. Videre påpeker revisor under Andre forhold at kommunen ikke har behandlet skattetrekkmidler i samsvar med bestemmelsene i skattebetalingsloven 5-12. Pr. 31.12.2011 stod det ikke nok midler på bankkonto til å dekke skyldig skattetrekk. I oppsummeringsbrevet vedr. regnskapsrevisjonen for 2011, kommenteres følgende forhold: Budsjettavvik i investeringsregnskapet Manglende skattetrekksmidler på bankkonto Avstemming av lønnsystem og regnskapssystem - lønn Etterkontroll av lønnsutbetalinger For nærmere informasjon om disse forhold vises det til vedlagte oppsummeringsbrev. Økonomisjef og revisor vil være tilstede på møtet og kan gi ytterligere kommentarer til disse forhold og til det fremlagte regnskap for 2011. Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsmelding - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner regnskapet 4
Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Kvinesdal kommune sitt regnskap for 2011. Sammen med årsregnskapet og årsberetning forelå revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil anmode om at revisors anbefalinger i oppsummeringsbrev datert 20. mars 2012 følges opp. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 20. mars 2012 og oppsummeringsbrev fra revisjonen datert 20. mars 2012, har kontrollutvalget ingen merknader til Kvinesdal kommune sitt årsregnskap for 2011. SAK 10/12 SELSKAPSKONTROLL BRANNVESENET SØR, IKS Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å gjøre slikt vedtak: Rapporten tas til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen fremme en sak for kommunestyret hvor anbefalingene i rapporten blir ivaretatt. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 10/12 SELSKAPSKONTROLL BRANNVESENET SØR IKS Saksdokument vedlagt saken: Rapport for gjennomført selskapskontroll i Brannvesenet Sør IKS, datert april 2012 fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Bakgrunn: Selskapskontrollen i Brannvesenet Sør IKS er gjennomført på oppdrag fra Kvinesdal kontrollutvalg i møte den 29.08.2011. Likelydende oppdrag er også gitt av de andre eierkommunene, Audnedal, Farsund, Hægebostad, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal og Åseral. 5
Hovedformålet med selskapskontrollen er å vurdere eiernes oppfølging av Brannvesenet Sør IKS etter de rammer som kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll av forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av en slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Metode: Kontrollen bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen samt åpne kilder. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Problemstillinger: Med bakgrunn i formålet med selskapskontroll, er følgende problemstillinger vurdert: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? - Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? - Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? De viktigste funn i selskapskontrollen: Selskapet har frem til siste regnskapsavleggelse i 2010 ikke foretatt egen selvkostberegning slik gjeldende forskrifter krever. Selskapet bør foreta selvkostberegning iht. krav i Brann og eksplosjonsvernloven 28 og retningslinjer i rundskriv H-2140. Kvinesdal kommune har ikke utarbeidet eierskapsmelding og eierstrategi som synliggjør deres forventninger og mål med selskapet. Anbefalinger For eierkommunene (inkl.kvinesdal) anbefaler rapporten følgende: At kommunen utarbeider eierskapsmelding og selskapsstrategi At Brannvesenet Sør IKS vurderer behovet for å tinglyse bruksrett til brannstasjoner i de enkelte deltakerkommunene At det gis obligatorisk opplæring av de folkevalgte representantene. Dette gjelder både for styremedlemmer og representantskapsmedlemmer At der vurderes en rutine for å sikre at styret innehar nødvendig kompetanse. Dette innebærer også styrets vurdering av egen kompetanse At det velges numeriske varamedlemmer til styret, i motsetning til personlige varamedlemmer som i dag. At styremedlemmene registrerer sine styreverv i www.styrevervregister.no For øvrig vises til innholdet i rapporten. 6
Forslag til vedtak: Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å gjøre slikt vedtak: Rapporten tas til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen fremme en sak for kommunestyret hvor anbefalingene i rapporten blir ivaretatt. Orienteringer: Revisjonssjef Irene Loka gav en gjennomgang av de viktigste begrepene og prinsippene i kommuneregnskapet. Rådmannen v/ Geir Bruli orienterte om rutinene omkring kjøp av konsulenttjenester og arkitekttjenester. Rådmannen v/ Anne Lise Gullestad orienterte om kommunens rutiner omkring svar på henvendelser til kommunen. Referatsak: Attestasjonsrapport om etterlevelsen av reglement og rutiner for finansforvaltningen i Kvinesdal kommune ble referert. Fast post: Orientering fra revisor Ingen orientering om saker bortsett fra i regnskapssaken. 7