Arbeidsgruppe: Kjøp av tjenester skole og barnehage Planlagt start- og sluttdato: Endelig rapport 7.11.2016 Oppdragsgiver: Interimnemnda for nye Askim-Hobøl A. Organisering Arbeidsgruppe: Frank Westby, Trond Kalhagen, Eva Kubberød Utne, Ann-Christin Lunde..B. Prosjektoppdrag Bakgrunn: - Interimnemda for sammenslåingsprosessen nye Askim-Hobøl har gitt rådmennene i oppdrag å igangsette prosjekter hvor vi raskt kan utnytte effekter av å slå sammen fagområder og tjenester. Følgende prinsipper ligger til grunn for prosjektene: - Slå sammen flest mulig fagområder så raskt som mulig - Nåværende Hobøl kommune og nåværende Askim kommune tilpasser gradvis sin organisering slik som organisasjonsmodellen ligger i grunnlagsdokumentet - Utnytte stordriftsfordeler - Effektivisering som følge av digitalisering - Bruk av eksisterende eiendomsmasse i Hobøl/Askim gjennomgås med formål om effektiv arealutnyttelse. - [Skriv inn tekst] Side 1
Prosjektoppdrag til arbeidsgruppen: 1. Status på tjenesteområdet(ene) i dag Ressurser på virksomhetsledernivå. Askim skole: 2,95 stillinger. Askim barnehage: 2,6 stillinger. Hobøl skole 0,2 stilling Hobøl barnehage 0,3 stilling. 2. Arbeidsgruppas behov for ressurser Ingen behov 3. Bruk av IKT Dette er ikke tatt med i vurderingene. 4. Ny organisering: Forslag til oppgaver som skal overtas av Askim og hva det vil kreve av ressurser, er presenter i egne vedlegg. Disse er lagt til i denne rapporten. Ressurser fra Hobøl vil brukes til å styrke staben på virksomhetsnivå innen både skole og barnehage i Askim. 5. Tidsplan for gjennomføring av oppdraget Oppgavene kan overtas med umiddelbar virkning, i dialog med Hobøl. [Skriv inn tekst] Side 2
Samarbeid grunnskole Hobøl og Askim Innledning Opplæringsloven, forskrifter, rundskriv etc. pålegger kommuner og grunnskoler en rekke oppgaver. Flere av disse skal ivaretas av administrativ skoleier. Kommunene er blant annet pålagt ha et forsvarlig system som skal følge opp resultater fra kommunens egne vurderinger og nasjonale kvalitetsvurderinger som departementet gjennomfører (Opplæringsloven 13-10). I dialogen mellom Hobøl og Askim har vi delt opp aktuelle oppgaver i adminstrative oppgaver relatert til første avsnitt ovenfor, og ledelsesoppgaver relatert til andre avsnitt ovenfor. Vi mener det er særdeles viktig å arbeide med kvalitetsutvikling knyttet opp mot både kommunale og nasjonale målsettinger. Disse oppgavene ivaretas selvsagt av administrativ skoleier i Askim. Det vil således være en effektiviseringsgevinst i samarbeidet med Hobøl. Askim har systemer, rutiner og kompetanse som ikke medfører en merkostnad når oppgavene får et større omfang. I vår konkretisering av oppgaver som Askim skal ta for Hobøl estimerer vi et ressursbehov på ca 1,2 stillinger, hvis Hobøl skulle løst dette på egen hånd. Når Askim tar disse oppgavene anslår vi en effektiviseringsgevinst på 0,4 stilling. Oppgaver Askim tar ansvar for Administrativt: - Voksenopplæring, behandling av søknader, fatte vedtak - Superbruker i NIR - Kontaktperson Delta voksenopplæring og INTROsenteret - Inkl. kontakt med mottaket - Behandle søknader om logoped - Skoleskyss, overordnet, skolene fatter egne vedtak - Refusjon av skyss til elever i private skoler - Ungdomsrådet startes opp igjen. Egen perm. - Kommunens repr. i styret for PPT - Oppfølging lærere i videreutdanning - Skoleeier i UBAS og PAS ( den som gir tilganger, følger opp div. undersøkelser.) - Rapportere på og følge opp planen og bruk av midler i bl.a. «Bedre læringsmiljøprosjektnr. - Saksbehandling på skoleområdet - ØKONOMI- «ansvar» for postene 2014 gjesteelever, 2015 voksenopplæring og 2016 opplæring. Rådmannen har overordnet ansvar. - Evt. tilsyn fra fylkesmannen - 13-10 i opplæringsloven - Ansvar for at kravene i opplæringslova og forskrifter blir oppfylt [Skriv inn tekst] Side 3
- Deltakelse på politiske møter/saksbehandling - Ledelsesoppgaver/kvalitetsutvikling: - Lederutvkling - Nettverksarbeid ( f. eks. rektornettverk) - Overordnet planarbeid kvalitetsutvikling - Utviklings-/styringsdialog - Utviklingssamtaler med rektorer/lederteam - Felles kompetanseutvkling for lærere (f. eks cooperative learning) - Etablering av felles løsninger innenfor områder hvor det er hensiktsmessig Oppsummering Arbeidsgruppen anbefaler at Hobøl kjøper tjenestene beskrevet ovenfor tilsvarende 0.8 stillingsressurs. Vi anbefaler at skolefaglig leders lønn legges til grunn for beregning. Arbeidsgruppen har ikke vurdert behov for samordning av IKT relatert arbeid og tjenester. Begrunelsen for dette er at en av arbeidsgruppene ser på dette i et større perspektiv. [Skriv inn tekst] Side 4
Samarbeid Askim Hobøl på barnehageområdet Pr. i dag kjøper Hobøl kommune tjenester fra Askim kommune tilsvarende 20 % stilling til å løse myndighetsoppgaver på barnehageområdet. Hobøl kommune har for tiden ingen barnehagefaglig kompetanse utover dette på kommunenivå. Det er begrenset hvilke oppgaver som kan løses innenfor en 20 % stilling og det er tydelig uttrykt av den som utfører oppgavene for Hobøl at dette er for lite til å kunne løse nødvendige oppgaver. I Askim kommune har barnehagesektoren 100 % stilling som virksomhetsleder, 70 % barnehagefaglig rådgiver og 30 % koordinator for spesialpedagogisk hjelp. Fram til sommeren 2017 er det i tillegg en 70 % prosjektstilling hvorav 20 % pr. i dag utfører arbeid for Hobøl kommune. Øvrige oppgaver tillagt denne stillingen er blant annet vedtak om redusert foreldrebetaling, konterings og attestasjonsmyndighet for virksomheten, superbruker på IKT-verktøy, kompetanseutvikling IKT, virksomhetsredaktør, koordinering av elektroniske undersøkelser, samordnet opptak,, koordinering og oppfølging av lærlinger i barne- og ungdomsarbeiderfaget for skole, barnehage og kultur. Aktuelle oppgaver som Askim kan løse for Hobøl og Askim er: Myndighets- og forvaltningsoppgaver: - Tilsyn med private og kommunale barnehager - Godkjenning av barnehager - Dispensasjoner fra utdanningskravet og pedagognorm i lov om barnehager. - Veiledning til barnehager regelverk og fag - UBAS administrasjon, rolletildeling, oppfølging og koordinering av rapportering på barnehage- og kommunenivå. - Tilskudd til private barnehager. Beregning av tilskuddssatser vedtak om satser, rapportering og vedtak om tilskudd til den enkelte barnehage. Sikre utbetaling av tilskudd. - Refusjoner og tilskudd til private barnehager søskenmoderasjon, tapt foreldrebetaling på grunn av moderasjonsordninger. - Samordnet barnehageopptak - Enkeltvedtak om redusert foreldrebetaling og gratis kjernetid på grunn av lav inntekt. - Politisk saksbehandling på vegne av rådmannen i Hobøl. - Barn fra flyktingemottak. Spesialpedagogisk hjelp: - Enkeltvedtak om spesialpedagogisk hjelp etter lov om barnehager. - Fordeling, koordinering og oppfølging av utførelse av spesialpedagogisk hjelp. o Felles spesialpedagogisk team for Askim og Hobøl. Forutsetter overføring av nåværende stillingsressurser i Hobøl til teamet. Kan løses ved endret arbeidsgiveransvar eller ved at de inngår i teamet og at deres ressurs dedikeres oppfølging av barn i Hobøl. o Faglig oppfølging og veiledning i teamet. Kompetanseutvikling. [Skriv inn tekst] Side 5
- Tilrettelegging for barn med nedsatt funksjonsevne jf. Lov om barnehager 19 g (Hobøl har, slik vi forstår det, ikke avsatt noe ressurser til dette formålet pr. i dag) Lederoppfølging: - Styrerne i Hobøl inkluderes i barnehageforum møte mellom kommunen som barnehagemyndighet og styrere og assisterende styrere i kommunale og private barnehager. Faglig utvikling og felles forståelse av regelverk. Aktuelle saker for barnehagesektoren på nasjonalt og lokalt plan. - Kommunale styrere i Hobøl kan inviteres inn i ledermøter for Askimbarnehagen for å starte arbeidet med felles kultur og ledelse fram mot nye Askim 2020. - Utviklingssamtaler og faglig oppfølging kommunale styrere - Deltakelse i eventuell lederutvikling/kompetanseutvikling for styrere. Samlet sett anslås det behov for en styrking av barnehagesektoren på kommunenivå i Askim med minimum 80 % stilling for å kunne løse disse oppgavene på en tilfredsstillende måte for begge kommuner. I tillegg må det påregnes økte driftskostnader i Askim til kontormateriell, IT-utstyr, telefon, kjøring, kompetanseutvikling der kostnad er avhenging av antall deltakere mm. [Skriv inn tekst] Side 6