2/51 LUKKEDE SAKER 80/14 D Status for mulig ny nasjonal rammeavtale med Max Manus om talegjenkjenning Eventuelt Evaluering av møtet

1/51 Innkalling til styremøte i Nasjonal IKT HF Til: Styremedlemmer Herlof Nilssen, Thomas Bagley, Erik M. Hansen, Meetali Kakad, Torbjørg Vanvik, Jan Eirik Thoresen, Trine Magnus, Bjørn Nilsen, Lise K. Strømme, Lasse B. Sølvberg, Toril Østvold (varamedlem) Observatører Tor Eid (HOD), Christine Bergland (Hdir), Håkon Grimstad (NHN), Øistein Winje (Brukerutvalget) Sted: Video - / telefonkonferanse Tid: 1.september 2014 kl. 09.30 11.30 Agenda Saksnr Sak Underlag ÅPNE SAKER 66/14 B Godkjenning av innkalling 67/14 B Godkjenning av protokoll fra styremøte 6. juni 2014 Vedlagt 68/14 B Godkjenning av protokoll for styresak 65/14 - Ansettelse av adm. dir. Vedlagt 69/14 O Orientering fra kst. administrerende direktør Vedlagt 70/14 O Status etableringsaktiviteter for Nasjonal IKT HF Vedlagt 71/14 O Status Merverdiavgift Vedlagt 72/14 O Status rekrutteringsprosess Muntlig orientering 73/14 O Prosess for ny strategi for Nasjonal IKT HF Vedlagt 74/14 O Prognose regnskap for 2014 Vedlagt 75/14 O Utkast til budsjett for 2015 Vedlagt 76/14 O Videre prosess for prosjekt for felles nasjonal anskaffelse av teknologi til AMK- sentraler Vedlagt 77/14 O Status 'Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten' Vedlagt 78/14 O Orientering om status for anskaffelse av PAS/EPJ for Helse Midt-Norge RHF Muntlig orientering 79/14 O Tentativ agenda til styremøtet 14. oktober Vedlagt 21.08.14

2/51 LUKKEDE SAKER 80/14 D Status for mulig ny nasjonal rammeavtale med Max Manus om talegjenkjenning Eventuelt Evaluering av møtet 21.08.14

Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Tid: 06.06.2014 kl. 09.30 12.30 Møtested: Radisson Blu, Gardermoen Deltakere fra styret Herlof Nilssen Thomas Bagley Erik M. Hansen Torbjørg Vanvik Jan Eirik Thoresen Trine Magnus Bjørn Nilsen Lise K. Strømme Lasse B. Sølvberg Styreleder Nestleder, kst. adm. dir Forfall fra styret Meetali Kakad, medlem. Deltakere fra administrasjonen Erik M. Hansen, kst. adm. dir. Dagfinn Hallseth (Programkontoret) Fredrik C. Birkenfeldt (Programkontoret) Jan Erik Tveiten (Prosjektleder, opprettelse av Nasjonal IKT HF) Observatører Håkon Grimstad (Norsk Helsenett SF) Tor Eid, Helse- og omsorgsdepartementet Øistein Winje, representant for brukerutvalgene Christine Bergland, Helsedirektoratets observatør 1 3/51

Sakliste ÅPNE SAKER 46/14 B Godkjenning av innkalling 47/14 B Godkjenning av protokoll fra styremøte 3. april 2014 48/14 O Orientering fra kst. administrerende direktør 49/14 O Status etableringsaktiviteter for Nasjonal IKT HF 50/14 O Status rekrutteringsprosess 51/14 O Status portefølje 52/14 B Revidert strategi for Nasjonal IKT HF 53/14 D Utkast til budsjett 2015 54/14 D Tilnærming til teknologivalg for AMK- sentraler 55/14 O Enhetlig driftsmodell HDO 56/14 O Riksrevisjonens undersøkelse om elektronisk meldingsutveksling i helse- og omsorgssektoren 57/14 O 58/14 O 59/14 O Helse- og omsorgsdepartementets gjennomgang av RHFenes IKT-enheter Styringsgruppemøte i 'Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten' Revisjon av EPJ Systemeierforums mandat med organisering av forvaltningsgrupper 60/14 B Prosjektdirektiv "Automatisk tildeling av fødselsnummer ved fødsel" 61/14 B Prosjektdirektiv "EKHO" 62/14 B Sluttrapport tiltak 29.3 - "SAFEST" 63/14 B Sluttrapport tiltak 39.1 " Utvikling og klinisk 2 4/51

validering av symboler for legemiddelhåndtering og termer og symboler for bruk av Medisinsk-teknisk utstyr" 64/14 B Sluttrapport tiltak 48 - " Klinisk dokumentasjon for oversikt og læring" Eventuelt Sak 46/14 B Godkjenning av innkalling Oppsummering: Det var ingen saker til eventuelt. Styret bemerket at det for fremtidige styremøter vil være ønskelig at administrasjonen utarbeider et utkast til saksliste til det påfølgende styremøtet. Vedtak: 1. Det var ingen øvrige merknader til innkalling og dagsorden. Sak 47/14 B Godkjenning av protokoll fra styremøte 3. april 2014 Oppsummering fra "Sak 42/14 O Status NUIT" ble korrigert til følgende: "Styret kommenterte at det er viktig å være bevisste på begrepsbruken. NUIT er ikke besluttende organ, men et rådgivende prioriteringsorgan. Det er Nasjonal IKT HF som, etter en samlet prioritering, fatter vedtak om igangsettelse av tiltak på vegne av de regionale helseforetakene." Vedtak: 1. Det var ingen øvrige merknader til protokollen. Sak 48/14 O Orientering fra kst. administrerende direktør Oppsummering: Kst. adm. dir orienterte kort og henviste til saksunderlaget. Det var ingen kommentarer til dette. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 49/14 O Status etableringsaktiviteter for Nasjonal IKT HF Oppsummering: Kst. adm. dir og etableringstiltakets prosjektleder orienterte. Det overordnede bildet er at mange av aktivitetene er ferdigstilte, men at arbeidet forøvrig er preget av at det ikke er ansatt en administrerende direktør. 3 5/51

Problemstillingen knyttet til merverdiavgift vil bli behandlet på et nettverksmøte i Skatteetaten 24. juni. Den behandles i dette møtet da Skatt anser den for å være en utfordrende sak. Kst. adm. dir regner med at tilgang til midlertidige lokaler vil bli løst av Helse Bergen når administrerende direktør er på plass. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 50/14 O Status rekrutteringsprosess Oppsummering: Styreleder orienterte. Styreleder og styrets nestleder har gjennomført en silingsprosess i samarbeid med Delphi. Det er nå to kandidater igjen. Disse vil bli presentert for ansettelsesutvalget 20. juni. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 51/14 O Status portefølje Oppsummering: Administrasjonen presenterte overordnet status. Det ble kommentert at det savnes en overordnet sammenheng som porteføljen kan presenteres som en del av, og at styret må diskutere helheten. Det ble også uttrykt et ønske om å få en totaloversikt over porteføljen på 1 side, men det ble også kommentert at den foreliggende prosjektoppsummeringen er rask å se igjennom slik den er i dag. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 52/14 B Revidert strategi for Nasjonal IKT HF Oppsummering: Kst. adm. dir. orienterte kort om prosessen knyttet til gjennomgang av strategi, og redegjorde for vurderingene som var gjort knyttet til de fem målsetningene i gjeldende strategiplanen for 2013-2016 vedtatt av de 4 styrene for RHFene (som beskrevet i saksfremlegget). Det ble innledningsvis kommentert at det savnes at eierføringer er tatt eksplisitt med i strategien. Oppdragsdokument og foretaksprotokoller gir konkrete føringer, og det ligger også formuleringer i foretaksstrukturen som bør med. Det bør årlig tas en gjennomgang av oppdragsdokumentene slik at det sikres at Nasjonal IKT HF leverer og rapporterer på disse bestillingene. Det er også signaler fra politisk ledelse som tyder på store forventninger til hva Nasjonal IKT HF skal levere. Styret bemerket at gjennomgangen som er gjort av administrasjonen er et greit utgangspunkt i forhold til revidering av den nåværende strategien, men at det trengs en grundigere, mer gjennomgripende gjennomgang til høsten. Det vil være spesielt viktig å se på hva som ligger i målbildet til "1 innbygger 1 journal" og i Nasjonal IKTs nye rolle. Posisjonen som Nasjonal IKT HF skal ta i dette arbeidet er ikke reflektert i strategien eller gjennomgangen og Nasjonal IKT er på vei inn i et nytt landskap. Det ble videre påpekt at man foreløpig ikke adresser alle forventninger som har kommet gjennom signaler fra politisk ledelse. Det er viktig at Nasjonal IKT HF tar en tydelig rolle slik at selskapet og RHFene kan spille en ledende rolle i den videre teknologiutviklingen. 4 6/51

Styret sluttet seg til at det må utarbeides et felles målbilde som tar opp i seg avveiingen mellom nasjonal og regional ressursbruk, og som peker på hvordan vi skal komme dit. Utgangspunktet bør være å jobbe mot større grad av nasjonal konsolidering og fokusere på de grepene som kan reelt gjøres nasjonalt. Administrasjonen bemerket at dersom det skal gjøres omfattende arbeid med strategi høsten 2014 vil dette kunne fordre ekstra budsjettmidler til Nasjonal IKT HF. Vedtak: 1. Styret gir sin tilslutning til hovedtrekkene i de foreslåtte endringene i prioritering mellom de ulike målområdene i Strategiplan for Nasjonal IKT for 2013 2016. Endringene i prioritering gjelder for 2014. 2. Styret ber om at det blir lagt til rette for gjennomgang av ny strategi høsten 2014. Sak 53/14 D Utkast til budsjett 2015 Oppsummering: Kst. adm. dir. henviste til saksunderlaget. Styret diskuterte først behovet for prosesser regionalt som sikrer forankring. Det ble bedt om at det ble beskrevet en budsjettprosess som også synliggjør i hvilket omfang regionale IKT- personell som er involvert. Det ble påpekt at Prosjektforum er ment å være en arena for slik forankring. Det vil være krevende for administrasjonen å håndtere det regionale aspektet utover dette. Prosjektforum og styremedlemmer har en viktig rolle i dette forankringsarbeidet. Styret påpekte også viktigheten av å styre stramt på økonomi ved å ha et bevisst forhold til hvor stor selskapets ansattebase skal være. Regionalt ansatte kan brukes til nasjonale tiltak. Historisk har det imidlertid vist seg vanskelig for Nasjonal IKT å få tilgang til slike ressurser av kapasitets- og prioriteringshensyn. Helsedirektoratets forslag til ny finansieringsmodell ble også diskutert. Modellen innebærer en dreining fra rammefinansiering til aktivitetsbasert finansiering, og vil medføre at betydelig finansieringsansvar blir lagt på Nasjonal IKT HF på vegne av RHFene. Styret anførte at RHFene, gjennom Nasjonal IKT, sannsynligvis vil måtte ta dette ansvaret, men at belastningen mellom RHFene må vurderes. Et mulig utfall vil være å definere en basis som fordeles på eierbrøk og kost utover dette som fordeles på størrelse / aktivitetsnivå. Det ble påpekt at det er viktig at det kommer tydelige styringssignaler både fra styret i Nasjonal IKT HF og fra de administrerende direktørene i RHFene for at man skal få gjennomslag regionalt for en omfattende økning i ressursbruken gjennom Nasjonal IKT. Økningen det legges opp til vil imidlertid være krevende gitt investeringsplanene i de respektive regionene. Utkast til budsjett supplert med sak om revisjon av strategi og gjeldende strategiplan sendes til RHF ADmøtet for avklaring. Vedtak: 1. Styret drøftet innretningen av budsjett for 2015. 2. Styret ber de eieroppnevnte styremedlemmene orientere i sine respektive RHF om utkastet til budsjett for 2015. 3. Saken blir sendt til RHF AD-møtet for avklaring. Sak 54/14 B Tilnærming til teknologivalg for AMK-sentraler Oppsummering: Kst. adm. dir henviste til saksunderlaget. Spørsmålet er i hvilken grad Nasjonal IKT bør ta tak i teknologispørsmålet knyttet til AMK- sentraler. Administrasjonens vurdering er at Nasjonal IKT HF bør 5 7/51

unngå å ta for seg prosessrelaterte og organisatoriske problemstillinger. Utgangspunktet for saken er at Helse Vest sine AMK-sentraler er utdaterte, og de må gjennomføre ny anskaffelse. Status er tilsynelatende tilsvarende i landet for øvrig, og det kan derfor være hensiktsmessig å vurdere en felles anskaffelse. Helse Vest sa seg villig til, i samarbeid med HINAS, å gjennomføre prosjektarbeid for en eventuell anskaffelse på vegne av alle regionene. Styret kommenterte at det er ønskelig å gjennomføre et nasjonalt anskaffelsesprosjekt for ny teknologi til AMK-sentralene. Dette er imidlertid et «krevende» område, og det er derfor viktig å sørge for gode regionale prosesser for å skape regional forankring av prosjektet. Et nasjonalt anskaffelsesprosjekt må sørge for internasjonal utlysning, tydelig avgrensing av prosjektets mandat og innhold, og ikke omhandle AMK-sentralenes struktur, innhold eller antall. Vedtak: 1. Styret ønsker å gjennomføre et felles nasjonalt prosjekt for anskaffelse av ny teknologi til AMK-sentraler. 2. Styret ber administrasjonene komme tilbake med forslag til hvordan prosjektet kan gjennomføres Sak 55/14 O Enhetlig driftsmodell HDO Oppsummering: Lars Erik Tandsæther, adm. dir HDO, presenterte HDOs arbeid med ny enhetlig driftsmodell. Styret diskuterte kort saken med referanse til den foregående saken ("Sak 54/14 B Tilnærming til teknologivalg for AMK- sentraler"). Det ble pekt på at den foreslåtte 'Modell A' (overføring av driftsansvaret for alle systemer i Nødmeldetjenesten som er integrert med Nødnett til HDO HF) vil være naturlig å legge til grunn når RHFene har anskaffet ny teknologi til AMK-sentralene. Det ble også innvendt at med dagens teknologi vil det være lite hensiktsmessig å samlokalisere. Det ble påpekt at HDO bør begrunne / utrede hvorfor det eventuelt skal bygges ut store driftsmiljøer uten at Norsk Helsenett er nevnt som foreslått tilbyder av tjenester. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 56/14 O Riksrevisjonens undersøkelse om elektronisk meldingsutveksling i helse- og omsorgssektoren Oppsummering: Styreleder henviste til saksunderlaget. Det var ingen kommentarer til dette. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 57/14 O Helse- og omsorgsdepartementets gjennomgang av RHFenes IKT-enheter Oppsummering: Det ble kommentert at tallene fra HEMIT innehold noen feil pga. at feil versjon av regnearket ble sendt til administrasjonen. Helse Midts representanter vil oversende korrekt versjon. Styret hadde ikke øvrige kommentarer. 6 8/51

Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 58/14 O Status Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Prosjektleder Miriam Skåland, Helsedirektoratet og avdelingsdirektør Roar Olsen, Helsedirektoratet presenterte status for prosjektet. Det ble kommentert at det er liten interesse for prosjektets arbeid i kliniske miljøer. Det blir derfor viktig for prosjektet å se på prosessene i regionene og bruke mye tid ute i regionene. Styret uttrykte også tilfredshet over at det er mange dyktige fagfolk involvert i prosjektet. Styret diskuterte kort om det er riktig at styret i Nasjonal IKT HF sitter som styringsgruppe for prosjektet. Det ble anført at som et minimum må styret fungere som styringsgruppe frem til en eventuelt ny gruppe er navngitt. Styreleder avrundet med å påpeke at dette prosjektet er nytt og banebrytende og det kan derfor være riktig at styret i Nasjonal IKT HF er tiltakets styringsgruppe. Sak 59/14 O Revisjon av EPJ Systemeierforums mandat med organisering av forvaltningsgrupper Oppsummering: Kst. adm. dir uttrykte støtte til det arbeidet forumet har gjort i denne saken, og den strukturen som forumet selv har arbeidet frem. Styret hadde ikke øvrige kommentarer. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 60/14 B Prosjektdirektiv "Automatisk tildeling av fødselsnummer ved fødsel" Oppsummering: Kst. adm. dir. henviste til saksunderlaget. Han presiserte at tiltaket er krevende å gjennomføre innenfor dagens budsjettrammer i 2014, men at administrasjonen vil søke å finne løsninger for å oppnå dette og eventuelt komme tilbake til finansieringsspørsmålet. Styret hadde ikke øvrige kommentarer. Vedtak: 1. Styret godkjente prosjektdirektivet 2. Styret bevilger inntil 1,86 MNOK til gjennomføring av prosjektet Sak 61/14 B Prosjektdirektiv "EKHO" Oppsummering: Kst. adm. dir. henviste til saksunderlaget. Styret uttrykte at det er ønskelig å komme NAV i møte på problemstillingen som dette tiltaket skal adressere. Vedtak: 1. Styret beslutter igangsettelse av prosjektet med en finansiering fra Nasjonal IKT HF på kr. 143.750 (eks. mva.) 7 9/51

Sak 62/14 B Sluttrapport tiltak 29.3 - "SAFEST" Oppsummering: Kst. adm. dir. henviste til saksunderlaget. Prosjektet må gjøre ytterligere arbeid før det blir aktuelt med et eventuelt oppfølgingsprosjekt. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. 2. Styret avventer endelig godkjennelse av rapporten frem til den har vært til ny behandling i Prosjektforum høsten 2014. Sak 63/14 B Sluttrapport tiltak 39.1 " Utvikling og klinisk validering av symboler for legemiddelhåndtering og termer og symboler for bruk av Medisinsk-teknisk utstyr" Oppsummering: Kst. adm. dir. henviste til saksunderlaget. Styret ba om at administrasjonen sørger for at tiltakets resultater og sluttrapport blir distribuert til RHFene. Dette gjelder også øvrige tiltak når de blir ferdigstilte. Vedtak: 1. Styret godkjenner sluttrapporten fra tiltak 39.1 Sak 64/14 B Sluttrapport tiltak 48 - " Klinisk dokumentasjon for oversikt og læring" Oppsummering: Kst. adm. dir. orienterte kort om sluttrapporten; Dette er et lesverdig dokument som bidrar med å etablere en felles terminologi. Det er imidlertid viktig å balansere forventningsstyringen med tanke på hva som kan oppnås og når det kan oppnås. Rapporten vil kunne være et viktig bidrag til prosessarbeid i regionene. Styret sluttet seg til dette. Vedtak: 1. Styret godkjenner sluttrapporten fra tiltak 48 og ber administrasjonen og RHFene bidra til at kjernebudskapet fra tiltaket formidles aktivt overfor relevante institusjoner og miljøer. Eventuelt Oppsummering: Det var ikke meldt saker til eventuelt. Styreleder uttrykte på slutten av møtet et ønske om at det for fremtidige møter settes av tid til møteevaluering på slutten av styremøtene. 8 10/51

Ref. Fredrik C. Birkenfeldt / Erik M. Hansen 10.06.2014 Herlof Nilssen Styreleder Thomas Bagley Nestleder Erik M. Hansen, kst. adm. dir. Meetali Kakad (sett) Torbjørg Vanvik Jan Eirik Thoresen Trine Magnus Bjørn Nilsen Lise K. Strømme Lasse B. Sølvberg 9 11/51

12/51 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Kst. adm. dir. Dato: 08.08.2014 Saksnr: 65 /14 B Ansettelse av adm. dir. for Nasjonal IKT HF Stillingen som adm. dir. for Nasjonal IKT HF ble lyst ut i februar 2014. I sak 04/14 vedtok styret opprettelsen av et ansettelsesutvalg ledet av styreleder. Delphi Consulting har vært engasjert for å bistå ansettelsesutvalget med rekrutteringsprosessen. Ansettelsesutvalget har, i tett dialog med Delphi, gjennomgått mange kandidater og hatt dialog med flere kandidater. Vurdering av hvem som skulle gå til sluttrunden ble gjort av styreleder og nestleder, sammen med Delphi. Hele ansettelsesutvalget deltok i den avsluttende runden, og den 26. juni hadde utvalget avsluttende intervju med den kandidaten (Gisle Fauskanger) som sto igjen gjennom hele prosessen. Prosessen gikk da inn i sommerferien for de fleste involverte, herunder både for styreleder og kandidaten selv. Derfor ble det viktig å få lukket denne prosessen, slik at ny adm. dir. kunne si opp sin nåværende stilling innen utgangen av juni. Av den grunn har styreleder, med eksplisitt støtte fra samtlige deltagere i ansettelsesutvalget (Bjørn, Jan Eirik, Thomas, Erik og Lasse), valgt å gi Gisle Fauskanger et muntlig tilbud, som han muntlig bekreftet. Basert på dette ble det den 27. juni sendt et skriftlig tilbud til Gisle Fauskanger, som han bekreftet aksept av samme dag. Det ble samtidig gitt melding om at; «Ansettelsen må formelt godkjennes av styret. Dette vil bli gjort via en runde med epost i løpet av sommeren». Dette gjøres ved denne styresaken. Styreleder beklager at ikke styret ble koplet på før endelig tilbud ble gitt til Gisle Fauskanger, men tiden var svært knapp for å klare dette innen utgangen av juni måned. Elles kunne vi lett tapt flere måneder. Styreleder håper at styret har forståelse for dette, og slutter seg til forslag til vedtak. Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF ansetter Gisle Fauskanger som adm. dir. for Nasjonal IKT HF. 2. Styreleder gis fullmakt til å avtale betingelser og dato for tiltredelse. 1

Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Tid: Møtested: Saken er behandlet via epost Deltakere fra styret Herlof Nilssen Thomas Bagley Erik M. Hansen Torbjørg Vanvik Jan Eirik Thoresen Trine Magnus Bjørn Nilsen Meetali Kakad Lise K. Strømme Lasse B. Sølvberg Styreleder Nestleder, kst. adm. dir Forfall fra styret Deltakere fra administrasjonen Erik M. Hansen, kst. adm. dir. Observatører Håkon Grimstad (Norsk Helsenett SF) Tor Eid, Helse- og omsorgsdepartementet Øistein Winje, representant for brukerutvalgene Christine Bergland, Helsedirektoratets observatør Sakliste 65/14 B Ansettelse av adm. dir. for Nasjonal IKT HF Sak 65/14 B Ansettelse av adm. dir. for Nasjonal IKT HF Oppsummering: Stillingen som adm. dir. for Nasjonal IKT HF ble lyst ut i februar 2014. I sak 04/14 vedtok styret opprettelsen av et ansettelsesutvalg ledet av styreleder. Delphi Consulting har vært engasjert for å bistå ansettelsesutvalget med rekrutteringsprosessen. Ansettelsesutvalget har, i tett dialog med Delphi, hatt dialog med flere kandidater. Ansettelsesutvalget har enstemmig innstilt Gisle Fauskanger som adm. dir. for Nasjonal IKT HF. Denne innstillingen ble avgitt 26. juni. Styreleder har, med eksplisitt støtte fra samtlige deltagere i ansettelsesutvalget (Bjørn, Jan Eirik, Thomas, Erik og Lasse), gitt Gisle Fauskanger et muntlig tilbud, som han har muntlig bekreftet. Basert på dette ble det den 27. juni sendt et skriftlig tilbud til Gisle Fauskanger, som han bekreftet aksept av samme dag. 1 13/51

Det ble samtidig gitt melding om at; «Ansettelsen må formelt godkjennes av styret. Dette vil bli gjort via en runde med epost i løpet av sommeren». Dette gjøres ved denne styresaken. Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF ansetter Gisle Fauskanger som adm. dir. for Nasjonal IKT HF. 2. Styreleder gis fullmakt til å avtale betingelser og dato for tiltredelse. Ref. Erik M. Hansen 08.08.2014 Herlof Nilssen Styreleder Thomas Bagley Nestleder Erik M. Hansen, kst. adm. dir. Meetali Kakad Torbjørg Vanvik Jan Eirik Thoresen Trine Magnus Bjørn Nilsen Lise K. Strømme Lasse B. Sølvberg 2 14/51

15/51 Vedlegg 69 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Kst. adm. dir. Dato: 20.8.2014 Saksnr: 69 /14 O 01.09.2014 Orientering fra administrerende direktør 1. Status lokaler for Nasjonal IKT HF Det er avklart at Nasjonal IKT HF vil kunne benytte deler av arealene som i dag benyttes av Innovest AS (ett felleseid selskap av Helse Bergen HF og Universitetet i Bergen). Innovest leier lokaler nederst i Møllendalsbakken i gangavstand fra Helse Bergen / Haukeland Universitetssykehus. Kartet nedenfor viser plassering av lokalene. Gisle Fauskanger vil fra 01.10.2014 ha tilgang til et egnet kontor med areal for møter. Han vil i tillegg ha tilgang på møterom og lunsjfasiliteter sammen med Innovest. Gisle Fauskanger vil ta tak i dialogen med Helse Bergen om mer permanente lokaler for Nasjonal IKT HF. 2. Oppfølging av brev til HOD om røntgenområdet Nasjonal IKT HF sendte 27.06.2014 brev til Helse- og omsorgsdepartementet om implementering av ventelister i radiologien. I brevet skriver Nasjonal IKT at; det vanskelig lar seg gjøre å realisere en løsning på kort sikt. Automatisering vil kreve omfattende utviklingsarbeid på en heterogen systemportefølje. Store deler av denne er i tillegg planlagt utskiftet. RHFenes AD-møre ber om at saken vurderes på nytt med hensyn til prioritering og hastegrad, og at 1

16/51 Vedlegg 69 innføring av nye RIS systemer kan representere en mulighet for å få dette på plass. Helse- og omsorgsdepartementet har, basert på denne tilbakemelding henvendt seg til Nasjonal IKT for å få en tilbakemelding fra hvert RHF, koordinert via Nasjonal IKT HF, om når den enkelte region har gjennomført planlagte eller pågående utskiftninger av RIS/PACS. Administrasjonen vil følge opp dette via Prosjektforums møte i september. Det er en målsetting å kunne gi departementet en dato i løpet av høsten 2014. 3. Målbilde for IKT for Fritt behandlingsvalg (FBV) Helsedirektoratet har igangsatt et arbeid for å beskrive et målbilde for IKT benyttet for Fritt behandlingsvalg, nye fristbruddregler (Prio2) og pakkeforløp Kreft. Det er dialog mellom administrasjonen i Nasjonal IKT og Helsedirektoratet for å sikre at Nasjonal IKT HF involveres på en hensiktsmessig måte i dette arbeidet. Det er særlig viktig at Systemeierforum EPJ bidrar til et godt målbilde. 4. Oppdatert porteføljestatus for Nasjonal IKT Administrasjonen legger normalt frem en oppdatert status for prosjektporteføljen til styremøtene i Nasjonal IKT HF. Dette er ikke gjort til dette styremøtet pga. ferieavviklingen og det faktum at Prosjektforum først har møte medio september. Styret vil få en oppdatert gjennomgang av prosjektporteføljen i styremøtet i oktober. Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar sakene til orientering. 2

17/51 Vedlegg 70 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Nasjonal IKT HF - Etableringsprosjektet Dato: 21.8.2014 Saksnr: 70 /14 O 1.9.2014 Status etableringsaktiviteter for Nasjonal IKT HF Bakgrunn og situasjon Etableringen av Nasjonal IKT HF er i henhold til overordnet plan. Under ses en oversikt over etableringsaktiviteter og status, hentet fra etableringsprosjektet. På styremøtet vil Prosjektleder gå gjennom planen og orienterer om endringer ifht. siste styremøte. Område Aktivitet stilt Arbeidstakerregister 15. oktober 2014 Estimert primo Valg av ansatte representant til styret 2015 Endringsmelding til Brønnøysund Foretaksregistrering Styresak til RHF styre (Ny lokalisering) endret stiftelsesdokumentasjon Erklæring om innbetaling av innskuddskapital Styresak 2 (stiftelsesmøte) Stiftelsesprotokol Foretaksavtale Villighetserklæring fra styremedlemmer Villighetserklæring fra revisor Finansiering / MVA Planlegge konstituerende styremøte Tydeligere beskrivelse av finansieringsmodell 1. juni 2014 MVA / Skatt på regnskapstjenester 1. august 2014 Anskaffelse og etablering tjenester Forhåndsuttalelse MVA IKT innmelding (Helse Vest regnskapssystem) 15. mars 2014 Opprettelse av åpningsbalanse (regnskap) Formalisere avtale med Helse Vest (lønn- og regnskapstjenester) Etablering av arkiv, sak og journaltjenester / systemer (eksisterende løsning (programkontoret) anvendes inntil videre Vurdere hvilke eksisterende avtaler som kan benyttes Anskaffelse av banktjenester Anskaffelse av revisor Beslutte leverandør av økonomitjenester / systemer Kartlegge behov for tjenestekjøp / anskaffelser Beslutte leverandør av av lønn- og personaltjenester / systemer (behov og anskaffelse / etablering) Etablere funksjoner Lokaler (behov og anskaffelse) 1. mai 2014 Kontor / IT utstyr (behov og anskaffelse) Løpende 1

18/51 Vedlegg 70 Virksomhets / IT arkitektur 1. september 2014 Vurderes ut fra Etablere arbeidsmiljøutvalg og HMS-funksjonen rekrutteringstempo Retningslinjer for internkontroll (?) 1. oktober 2014 Funksjon for andre anskaffelser Andre administrative funksjoner (behov og anskaffelse / etablering) Løpende Løpende Etablere eksterne avtaler Prosess og roller Styring og SLA Personalfunksjon (behov og anskaffelse / etablering) Forsikring Primo 2015 Spekter Pensjon (KLP) Prosesser for administrasjon / drift Løpende Rollebeskrivelse / stillingsbeskrivelse Etablere styringsmodell (ekstern og intern) Primo 2015 Strategi (eksisterende strategi videreføres evt tilpasse hvor relevant?) 1. november 2014 Definere tjenester / tjenestekatalog / SLA (SLA diskuteres i arbeidsgruppe overordnede føringer) 1. november 2014 Rekruttering AD Rekruttering andre medarb Valg av AD Koordinere rekruttering med rekrutteringsbyrå (utarbeide brief etc.) Igangsette rekrutteringsprosess / Anskaffe retruttering Koordinere rekruttering med rekrutteringsbyrå (utarbeide brief etc.) Rekrutteringssamtaler Valg av medarbeidere Igangsette rekrutteringsprosess / Anskaffe rekruttering Løpende Løpende Løpende Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar saken til orientering. 2

19/51 Vedlegg 71 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Nasjonal IKT HF - Administrasjonen Dato: 21.8.2014 Saksnr: 71 /14 O 1.9.2014 Uttalelse fra Skatt øst om merverdiavgift for Nasjonal IKT HF Bakgrunn og situasjon Nasjonal IKT sendte 30. mars 2014 en anmodning om en bindende forhåndsuttalelse til Skatt vest. Skatt vest valgte å overføre saken til Skatt øst, som etterfølgende opplyste om at de formelle vilkårene for å avgi en bindende forhåndsuttalelse ikke var oppfylt (ettersom helseforetaket allerede var etablert) og at det i stedet ville avgis en veiledende uttalelse. Skatt øst valgte å diskutere saken i et felles fora mellom de fire regionale skattekontorene. Veiledende uttalelse fra Skatt øst ble mottatt 9. juli 2014. Av denne fremgår det at: «Skattekontoret har etter en helhetsvurdering, basert på de opplysninger som er fremlagt, kommet til at det ikke skal beregnes merverdiavgift i forholdet mellom Nasjonal IKT HF og de fire regionale helseforetakene. Vi finner således å kunne legge til grunn at angjeldende tilskudd ikke betraktes som vederlag for en omsatt ytelse, med andre ord ar det her ikke foreligger omsetning i avgiftsrettslig forstand mellom Nasjonal IKT HF og de fire regionale helseforetakene. Grunnen er at de fire regionale helseforetakene ikke kan anses å motta noen konkret gjenytelse for tilskuddet. Vi anser således tilskuddet fra de fire regionale helseforetakene som støtte til den generelle driften av Nasjonal IKT HF.» Hele uttalelsen fra Skatt øst er vedlagt i vedlegg 1. Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar saken til orientering. 1

20/51 Skatteetaten Saksbehandler Deres dato Vår dato Fredrik Krokaas 09.07.2014 Telefon Deres referanse Vår referanse 22661367 2014/230607/m75509 Nasjonal IKT HF Sandviksbodene 2A 5035 BERGEN U.off. offl. 13, mval. 13-2, 1. ledd, sktbl. 3-2, lignl. 3-13 nr. 1 Org.nr 913 454 405 - Nasjonal IKT HF - Forespørsel om omsetning - Mval. 1-3 første ledd bokstav a) Vi viser til brev datert 30. mars 2014 med spørsmål om avgiftsplikt for helseforetak. Saken ble sendt inn som anmodning om en bindende forhåndsuttalelse til Skatt Vest. Skattekontoret varselet imidlertid innsender om at de formelle vilkårene for å avgi en uttalelse ikke var oppfylt. Saken ble overført til Skatt Øst ettersom foretaket har forretningsadresse i Skatt Øst. I telefonsamtale med Miriam Schei 6. juni 2013 ble det opplyst om at de formelle vilkårene for å avgi en bindende forhåndsuttalelse ikke var oppfylt samt at det i stedet ville avgis en veiledende uttalelse. Det er i brevet utførlig redegjort for innsenders beskrivelse av faktum og synspunkter på saken. Skattekontoret har valgt å kun vurdere innsenders prinsipale anførsel. Vi er enig med innsender i hennes vurdering, og har av den grunn valgt å ikke sitere resterende del av brevet. Fra brevet siteres derfor følgende: "1. Innledning De 4 regionale helseforetakene har nylig opprettet et felles eid helseforetak, Nasjonal IKT HF Spørsmålet som ønskes avklart gjennom en bindende forhåndsuttalelse er hvorvidt finansieringen av foretakets aktiviteter må anses som avgiftspliktig omsetning for det nye helseforetaket. Prinsipalt er det vår oppfatning at slik avgiftsplikt ikke vil oppstå fordi helseforetaket ikke vil levere tjenester mot vederlag, og at det dermed ikke foreligger noen omsetning i avgiftsmessig forstand. Subsidiært vil vi hevde at avgiftsplikt ikke oppstår fordi driften av helseforetaket uansett ikke er å anse som næringsmessig. Atter subsidiært vil vi hevde at eventuell omsetning av tjenester i alle tilfelle er omfattet av unntaket i mval 3-2 (1). Gebyr for bindende forhåndsuttalelse, 15 ganger rettsgebyr, dvs. kr 12 900,- er betalt til kontonummer 6345 05 30222, jf. forskrift om bindende forhåndsuttalelser 8. Kopi av bekreftelse på innbetaling følger vedlagt. Postadresse Besøksadresse Sentralbord Postboks 9200 Grønland Se www.skatteetaten.no 800 80 000 0134 Oslo Org. nr: : 991733043 Telefaks skatteetaten.no/sendepost 22 17 08 60

21/51 2014/230607 Side 2 av 2 2. Nærmere om helseforetaket Nasjonal IKT HF 2.1 Bakgrunn Med bakgrunn i Helse- og omsorgsdepartementets styringsdokument for 2003 ble Nasjonal IKT etablert som en hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Fra styringsdokumentet fremgår følgende: "Det skal etableres en felles strategigruppe mellom Helsedepartementet og de regionale helseforetakene for informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Det forventes at deltakelsen i dette arbeidet er forankret på høyeste ledelsesnivå i de regionale helseforetak." Siden 2003 har Nasjonal IKT utviklet seg til et veletablert nettverk med aktiv deltakelse fra de regionale helseforetak, og andre interessenter. Nasjonal IKT har oppnådd økt nasjonal samordning, en omforent strategisk retning og konsensus knyttet til viktige utfordringsområder innen spesialisthelsetjenesten. For å sikre bedre rammebetingelser for Nasjonal IKT, og skape et godt fundament for å sikre realisering av allerede vedtatt strategi, ble Nasjonal IKT nylig omdannet fra en ren nettverksmodell til en egen juridisk enhet (helseforetak), eiet av de fire regionale helseforetakene (RHF) i fellesskap. Nasjonal IKT HF ble stiftet 28. november 2013 iht. lov om helseforetak av 15. juni 2001 nr. 93). Helseforetaket har kontor i Bergen og har startet sin virksomhet fom. 1. januar 2014. Organisasjonsformen helseforetak gir en nødvendig sterk tilknytning til spesialisthelsetjenesten og sikrer at Nasjonal IKT har samme rammebetingelser, herunder styringsmodell, som landets øvrige helseforetak. Etablering av Nasjonal IKT som en egen juridisk enhet vil med dette gi økt gjennomføringskraft i samordningen av IKT i spesialisthelsetjenesten og oppfølgingen av nasjonale prosjekter. 2.2 Eierforhold og finansiering Hvert av de regionale helseforetakene har en eierandel i Nasjonal IKT HF på 25 %. Siden etableringen av Nasjonal IKT som et nettverk har finansiering funnet sted gjennom et «spleiselag», hvor de 4 regionale helseforetakene har finansiert nettverket gjennom rammetilskudd. Nasjonal IKT skal fortsatt finansieres av de fire regionale helseforetak, hvorav finansieringsandelen vil følge eierandelen (25 % per regionalt helseforetak). For 2014 er den budsjettmessige ramme på 30 millioner kroner. Disse midlene skal anvendes til drift av Nasjonal IKT HF, til prosjekter innenfor de definerte satsningsområdene samt til

22/51 2014/230607 Side 3 av 3 prosjekter knyttet til realisering av myndighetspålagte krav. De fire regionale helseforetakene vil bidra likeverdig til den budsjettmessige ramme, gjennom rammetilskudd basert på planlagte felles aktiviteter. 2.3 Nasjonal IKT HF formål Nasjonal IKT HF skal gi retningslinjer for IKT-utvikling i spesialisthelsetjenesten gjennom felles strategi (vedtatt av styrene i de regionale helseforetakene), samarbeid og samordning. Gjeldende strategi skal understøtte et målbilde der IKT skal gi positive effekter for pasienter, påførende og helsepersonell, og bidra til bedre ledelse og styring. Relevante politiske satsingsområder skal understøttes gjennom helseforetakets strategi, eksempelvis stortingsmelding 10 (2012-2013) God kvalitet - trygge tjenester - Kvalitet og pasientsikkerhet i helse- og omsorgstjenesten og stortingsmelding 9 (2012-2013) Èn innbygger - èn journal - Digitale tjenester i helse- og omsorgssektoren. Helseforetaket skal i tillegg bidra til spesialisthelsetjenestens gjennomføring av nasjonale prosjekter og til dialog og samarbeid med relevante interessenter (f.eks. den kommunale helse- og omsorgstjenesten). 2.4 Nasjonal IKT HF virksomhetsområder 2.4.1 Overordnet Nasjonal IKT HF skal operasjonalisere gjeldende strategiplan for Nasjonal IKT vedtatt av styrene for de regionale helseforetakene. Nasjonal IKT HF skal ikke selv vedta strategien, men bidra til å utvikle strategien og sørge for gjennomføring av den. Nasjonal IKT HF skal gi retningslinjer for IKT-utvikling i spesialisthelsetjenesten og være en pådriver og "katalysator" for å sikre bred deltagelse fra de ulike delene og nivåene av spesialisthelsetjenesten. Den brede deltagelsen skal sikres gjennom prosjektarbeid, og ved videreutvikling av relevante fagforum og systemeierforum. Nasjonal IKT HF er og skal videreutvikles som spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling og samordning innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Dette gjelder både samhandling innad i spesialisthelsetjenesten (mellom de ulike helseforetakene og de regionale helseforetakene) og samhandling med andre sentrale aktører som kommunehelsetjenesten, Helse- og omsorgsdepartementet, helsedirektoratet og Norsk Helsenett. Gjeldende strategi for perioden 2013-2016 skal understøtte et målbilde, der IKT skal gi positive effekter for pasienter og pårørende, for helsepersonell og bidra til bedre ledelse og styring.

23/51 2014/230607 Side 4 av 4 2.4.2 Nærmere om virksomhetsområdene Nasjonal IKT operasjonaliserer strategi og oppgaver gjennom følgende 3 virksomhetsområder: a) Prosjektportefølje b) IKT-arkitektur c) Klinisk IKT og fagforum Oppgavene som skal løses i de tre virksomhetsområdene krever medarbeidere med omfattende IKTog prosjektledelseskompetanse, samt medarbeidere med helsefaglig bakgrunn slik at denne kompetansen aktivt knyttes til de prosjekter og fagforum som Nasjonal IKT HF har ansvaret for. En del av de aktiviteter helseforetaket er/blir ansvarlig for, krever i tillegg medarbeidere med relevant arbeidserfaring innen spesialiserte IT-områder og erfaringer fra IKT-relatert arbeid innen spesialisthelsetjenesten. a) Prosjektportefølje: Virksomhetsområdet kan oppdeles i tre underområder: - Porteføljestyring - Sikre prosjektgjennomføring - Kapasitet og kompetanse Porteføljestyring er aktiviteter der virksomheten behandler og strukturerer mottatte prosjektforslag, lager beslutningsunderlag for prosjektprioriteringer og på grunnlag av vedtak i «Porteføljestyret» igangsetter, viderefører, avslutter, følger opp og kvalitetssikre de ulike prosjektene og rapporterer på prosjektporteføljen. Nasjonal IKT HF vil gjennom sin porteføljestyring kunne samordne de prosjektene de regionale helseforetakene er enig om bør gjennomføres i fellesskap. Et annet viktig underområde er å sikre prosjektgjennomføring. For å lykkes med porteføljestyringsarbeidet etableres det en omforent ressurs- og bemanningsstyring prosess tett koordinert med de regionale helseforetakene som vil ha det praktiske implementerings- /innføringsansvaret for de eventuelt vedtatte nasjonale prosjekter. For å sikre gjennomføringskraft, samt bistå regionene ved implementering og gjennomføring, kan virksomhetsområdet bistå regionene med kapasitet og kompetanse. Videre vil virksomhetsområdet, gjennom å etablere og forvalte en prosjekt- og programstyrings-prosess, gjennomføre opplæring og gi proaktiv støtte til prosjekter og programmer. Det understrekes at det i denne sammenhengen i liten grad refereres til innføringsprosjekter i den enkelte helseregion. Det må forventes at hver helseregion forvalter egne prosjektporteføljer som er tilpasset den regionale ressursprioritering samt egne strategiske prioriteringer. b) IKT-arkitektur:

24/51 2014/230607 Side 5 av 5 Nasjonal IKT HF skal levere nødvendige IKT-standarder, maler, rutiner og bruk av ulike verktøy gjennom å lede prosessen med å utvide IKT-arkitektur. Dette gjøres bl.a. gjennom å operere et nasjonalt arkitekturforum hvor RHF-ene vil være viktige deltagere. Videre må det sikres at IKT-arkitekturen i helsesektoren utvikles i samsvar med retningslinjene for IKT arkitektur i offentlig sektor. Virksomheten må gjennomføre veiledning i/informasjon om IKT-arkitektur og kommunisere IKT-målbildene og de nasjonale IKT-arkitekturprinsippene til regionene. Videre vil enheten opprettholde en dialog med helseforetakene rundt beregning og i etterkant evaluering av hvilke gevinster man henter ut av en standardisering av IKT-arkitekturen. c) Klinisk IKT og ulike fagforum: Nasjonal IKT HF skal etablere og forvalte en prosess for styring og arbeid med nasjonale systemeierfora, inkludert å identifisere ressurspersoner og bemanne foraene. Nasjonal IKT HF skal ha ansvaret for fasilitering og sekretariatsfunksjon for relevante fagfora. Dette inkluderer fortsatt ansvar for fagforum for Klinisk IKT, fagforum for arkitektur, systemeierforum for EPJ (elektronisk pasientjournalsystem) og nytt fagforum for Kvalitetsregister. De konkrete målene for Nasjonal IKT HF i perioden 2013-2016 er å: 1. Utforme og forvalte felles beskrivelser av kunnskapsbaserte, prosess-støttende kliniske systemer 2. Etablere virksomhetsarkitektur som et strategisk middel i spesialisthelsetjenesten 3. Være de regionale helseforetakenes samarbeidspart overfor myndighetene i nasjonale tiltak 4. Koordinere felles IKT-tiltak i de fire helseregionene ovenfor øvrige deler av helse- og omsorgssektoren 5. Ha en felles prioritering og oppfølgning av relevante leverandører Tiltakene i Nasjonal IKT HF vil bli fremmet gjennom strategiperioden som en del av helseforetakets prosjektportefølje. Porteføljen vil bestå av strategiske, behovsdrevne og pålagte tiltak. I perioden 2013-2016 skal Nasjonal IKT HF forøvrig videreutvikle samordningen internt i spesialisthelsetjenesten og samhandlingen med øvrige myndigheter. Herunder skal helseforetaket medvirke til å gi en bedre realisering av samhandlingsreformen ved at dialogen med tilsvarende aktører i kommunal sektor (KommIT - Program for IKT-samordning i kommunesektoren) videreutvikles. * * * Skattekontoret finner mer informasjon på Nasjonal IKT sin hjemmeside (trykk på bildet): 3. Prinsipal anførsel lovens omsetningsvilkår er ikke oppfylt

25/51 2014/230607 Side 6 av 6 3.1 Finansieringen av virksomheten Nasjonal IKT er som vi har sett ovenfor ikke en ny "aktivitet" hva gjelder en felles strategi og samhandlingsplattform for de regionale helseforetakene innen informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Det nye er å organisere samhandlingsstrategier og verktøy i et eget helseforetak. Siden etableringen av Nasjonal IKT i 2003 har finansieringen funnet sted gjennom et "spleiselag" der de fire regionale helseforetakene har finansiert nettverket gjennom rammetilskudd. Dette skal fortsette på samme måte som tidligere. Det er budsjettert en kostnadsramme på omtrent 30 millioner kroner for 2014. Disse midlene vil gå med til å holde liv i prosjekter innenfor de definerte satsningsområdene. De fire regionale helseforetak vil bidra likeverdig hva gjelder å dekke Nasjonal IKT HFs årlige kostnader i henhold til eierbrøk. Hvis kostnadene i de nye foretaket blir som forventet, vil det innebære at hvert av de 4 regionale foretakene vil bidra med et tilskudd på 7,5 millioner kroner for 2014. 3.2 Vår vurdering Etter mval 11-1 jf. 2-1 skal et foretak registreres og betale merverdiavgift på avgiftspliktig omsetning. Omsetningsbegrepet er definert i mval 1-3 som " levering av varer og tjenester mot vederlag". Fra merverdiavgiftshåndboken 9. utgave 2013 side 41 heter det at: «omsetning» forutsetter en gjensidig bebyrdende transaksjon, innebærer at offentlige tilskudd til en virksomhet som utgangspunkt ikke anses som vederlag for de ytelser som springer ut av virksomheten. Det må foreligge en direkte kobling mellom tjenesten som ytes og vederlaget/tilskuddet som mottas. Tilskuddet kan f eks. være gitt for å styrke produksjon og sysselsetting, til miljøtiltak, forskning, regionalutvikling eller eksportfremmende tiltak. Felles for denne type tilskudd er gjerne at det offentlige ikke mottar konkrete gjenytelser. Tilskuddene gis for å fremme politiske og/eller samfunnsnyttige formål, ikke som betaling for ytelser." Nasjonal IKT HF sitt mål er å gi opphav til og ivareta nasjonale IKT behov utelukkende for de regionale helseforetakene. Herunder forvalte og utforme kliniske systemer og koordinere felles IKT tiltak og prioriteringer. Tjenestene skal komme den enkelte pasient eller bruker til gode og skal kun tilrettelegge for at de regionale helseforetakene skal kunne oppfylle sine krav til elektronisk samhandling og samarbeid. I tråd med uttalelsen ovenfor kan vi ikke se at det statlige tilskuddet kan kobles direkte opp som betaling for ytelser fra Nasjonal IKT HF til staten. Dette tilsier at den statlige

26/51 2014/230607 Side 7 av 7 finansieringen av driften ikke kan anses som avgiftspliktig omsetning av tjenester. Omdanningen må først og fremst anses som resultat av et ønske om samordning av de eksisterende ressurser, både personelle og materielle. Nasjonal IKT HF er dermed å anse som et organisert samarbeidsfora, en felles plattform og ikke det man vil karakterisere som en ordinær tjenesteleverandør inn mot de regionale helseforetakene. Som nevnt er foretakets hovedfunksjon å sikre at det lovpålagte sørge for-ansvaret blir oppfylt gjennom samhandling på IKT området. Det aktuelle må bedømmes på samme måte som den øvrige statlige finansieringen av våre helseforetak, som åpenbart ikke kan anses som avgiftspliktig omsetning. Det at det med dette opprettes et eget foretak for denne overordnede IKT funksjonen, innebærer ingen endring, dette finansieres fortsatt fullt ut med statlige tilskudd. Hvorvidt tilskuddet går direkte fra «staten» til det nye foretaket, eller via de statlige regionale foretakene, blir to sider av samme sak. Skattekontorets merknader For at finansieringen (tilskuddene) fra de 4 regionale helseforetakene skal utløse plikt til å beregne merverdiavgift, må tilskuddet anses som vederlag for en avgiftspliktig tjeneste. Etter merverdiavgiftsloven (mval) 3-1 første ledd skal det beregnes avgift ved omsetning av varer og tjenester. Med omsetning menes levering av varer og tjenester mot vederlag, jf mval 1-3 første ledd bokstav a. Med tjenester menes det som kan omsettes og som ikke er varer, jf mval 1-3 første ledd bokstav c. Spørsmålet er følgelig om etableringen av Nasjonal IKT som en egen juridisk enhet medfører at finansieringen/tilskuddene må anses som avgiftspliktig vederlag for en tjeneste. Det er opplyst at siden etableringen av Nasjonal IKT i 2003 har finansieringen funnet sted gjennom et "spleiselag" der de fire regionale helseforetakene har finansiert nettverket gjennom rammetilskudd. Dette skal fortsette på samme måte som tidligere. Definisjonen av omsetning forutsetter dermed en gjensidig bebyrdende transaksjon ytelse mot ytelse. Det er forutsatt at dette innebærer et krav om at det må foreligge en direkte kobling mellom partene. Dersom to parter eksempelvis helt uten forpliktelser gir noe til hverandre, vil dette således ikke anses som omsetning. At omsetning forutsetter en gjensidig bebyrdende transaksjon kan skape problemer når det gjelder offentlige overføringer og bidrag. På dette området kan det ofte være uklart om det offentlige mottar en gjenytelse, slik at vilkåret om ytelse mot vederlag er oppfylt. Felles for offentlige tilskudd er at det offentlige ikke mottar konkrete gjenytelser i egentlig forstand. Tilskuddet gis for å fremme politiske og/eller samfunnsnyttige formål, og ikke som betaling for konkrete vareleveranser eller tjenesteytelser. Utgangspunktet etter norsk rett vil således være at når det offentlige bevilger penger

27/51 2014/230607 Side 8 av 8 til et bestemt formål vil dette ikke anses som vederlag for tjenester. Dette betyr at de som utfører sin virksomhet basert på offentlige bidrag som et utgangspunkt ikke kan anses for å omsette tjenester til det offentlige, og at tjenesteyter ikke skal kreve merverdiavgift av de offentlige tilskuddene. Bare hvis det skjer en gjensidig bebyrdende transaksjon, det vil si at det offentlige kjøper en konkret tjeneste og betaler for denne, vil transaksjonene anses som omsetning. Hva som nærmere ligger i kravet om konkret gjenytelse er ikke avklart gjennom rettspraksis. Ut fra forvaltningspraksis på området er imidlertid skattekontoret av den oppfatning at motytelsen må ha et visst substansielt innhold. Etter skattekontorets syn innebærer dette at oppdragsgiver må motta en direkte og identifiserbar fordel i retur for det gitte tilskuddet (vederlaget). Dette vil stå i motsetning til tilfeller hvor tilskuddet ikke gir seg utslag i noe bestemt resultat for oppdragsgiver. Finansdepartementet har avgitt en fortolkningsuttalelse den 15. juni 2001 om omsetningsbegrepet i merverdiavgiftsloven i forhold til forskningstjenester. Uttalelsen inneholder vurderinger som er av generell karakter og som kan legges til grunn som retningsgivende på andre områder. Fra fortolkningsuttalelsen gjengis følgende: Som et utgangspunkt anses det å foreligge omsetning når det er en direkte kobling mellom tilskuddet og motytelsen. Finansdepartementet vil på generelt grunnlag anføre at følgende omstendigheter kan tale for at et offentlig tilskudd anses som vederlag for en tjeneste (det vil si at det foreligger omsetning): oppdraget tilskuddet er knyttet til er spesifisert med hensyn til det resultat som skal oppnås den offentlige oppdragsgiver har rett til å påvirke utformingen av tjenesten (resultatene) som tilskuddet skal dekke, slik at transaksjonen fremstår som gjensidig den offentlige oppdragsgiver har rett til erstatning eller kompensasjon dersom tjenesten er mangelfull tjenesten (resultatene) skal primært anvendes av den offentlige oppdragsgiver til eget internt formål (skattekontorets understrekning) Hvorvidt det foreligger omsetning vil bero på en totalvurdering av disse momenter." Når alle de kjennetegn på omsetning som er angitt ovenfor er tilstede i en konkret sak, vil det generelle utgangspunktet være at tilskuddet representerer vederlag for utførte tjenester. Dette innebærer at mottaker av tilskuddet i slike tilfeller skal beregne avgift av tilskuddet. Skattekontoret har etter en helhetsvurdering, basert på de opplysninger som er fremlagt, kommet til at det ikke skal beregnes merverdiavgift i forholdet mellom Nasjonal IKT HF og de fire regionale helseforetakene. Vi finner således å kunne legge til grunn at angjeldende tilskudd ikke betraktes som vederlag for en omsatt ytelse, med andre ord ar det her ikke foreligger omsetning i avgiftsrettslig forstand mellom Nasjonal IKT HF og de fire regionale helseforetakene. Grunnen er at de fire regionale helseforetakene ikke kan anses å motta noen konkret gjenytelse for tilskuddet.

28/51 2014/230607 Side 9 av 9 Vi anser således tilskuddet fra de fire regionale helseforetakene som støtte til den generelle driften av Nasjonal IKT HF. Skattekontoret ser ingen grunn til å ta stilling til de øvrige anførsler i ditt brev, da skattekontoret er enig i din prinsipale anførsel. Skattekontoret gjør oppmerksom på at ovenstående vurderinger er av veiledende karakter. Vennligst oppgi vår referanse ved henvendelser i saken. Med hilsen Fredrik Krokaas seniorskattejurist Seksjon MVA Skatt øst

29/51 Vedlegg 72 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Programkontoret Nasjonal IKT HF Dato: 21.8.2014 Saksnr: 72 /14 O 1.9.2014 Status rekrutteringsprosess Styret vil få en muntlig orientering om status for den videre rekrutteringsprosessen for Nasjonal IKT HF. Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar saken til orientering. 1

30/51 Vedlegg 73 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Programkontoret Nasjonal IKT HF Dato: 21.8.2014 Saksnr: 73 /14 O 1.9.2014 Prosess for ny strategi for Nasjonal IKT HF Styret i Nasjonal IKT HF behandlet sak 52/14 B 'Revidert strategi for Nasjonal IKT HF' på sitt styremøte 6. juni 2014. Følgende vedtak ble fattet: "Vedtak: 1. Styret gir sin tilslutning til hovedtrekkene i de foreslåtte endringene i prioritering mellom de ulike målområdene i Strategiplan for Nasjonal IKT for 2013 2016. Endringene i prioritering gjelder for 2014. 2. Styret ber om at det blir lagt til rette for gjennomgang av ny strategi høsten 2014." Programkontoret sendte 19. august 2014 ut konkurransegrunnlag til selskapene som har rammeavtale med Nasjonal IKT HF. Selskapene har tilbudsfrist 29. august 2014. I konkurransegrunnlaget etterspørres det prosjektledelse / fasilitering for å drive strategiprosessen fremover. Omfanget er anslått til 1 FTE (fulltidsekvivalent) fra oktober 2014 til mai 2015. Det legges opp til at den reviderte strategien behandles av styret i mai 2015. I konkurransegrunnlaget er det tatt forbehold om endelig styregodkjenning av prosjektet «Revidert strategi for Nasjonal IKT HF» i styremøtet 15. oktober 2014. Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar saken til orientering. 1

31/51 Vedlegg 74 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Programkontoret Nasjonal IKT HF Dato: 21.8.2014 Saksnr: 74 /14 O 1.9.2014 Prognose Nasjonal IKT HF 2014 Administrasjonen har oppdatert prognosen for 2014 (se side tre i denne saken). Kommentarer til prognosen Driftsutgifter: Fagforum: Administrasjonen antar at nye ansatte, utover adm. dir., ikke er på plass før årsskiftet. Det vil imidlertid påløpe rekrutteringskostnader. Omfanget av disse er noe større enn tidligere enn tidligere antatt, hovedsakelig knyttet til annonseutgifter. Prognosen på kostnader til ansatte er derfor uendret. På grunn av senere ansettelser enn tidligere forutsatt, antas det at Nasjonal IKT HF vil trenge ytterligere bistand til drift av Programkontoret. I tråd med signaler fra siste styremøte har administrasjonen iverksatt tiltak for å begrense kostnader og følgelig aktivitet i Fagforum Arkitektur og Klinisk IKT. Det anses likevel som viktig å opprettholde satsingen i Fagforum Arkitektur på et visst nivå frem til fast ansatte som kan videreføre dette arbeidet er på plass. I tråd med vedtak i sak 52_14/B (Revidert strategi for Nasjonal IKT HF) er satsingen på Klinisk IKT nedjusert for inneværende år. Administrasjonen har tatt høyde for at det kan være nødvendig å frikjøpe ressurser fra fagforaene til prosjektarbeid. Da det er etterslep i fakturering fra leverandørene, samt begrenset kvalitet på regnskapsdata frem til Nasjonal IKT HFs regnskap er over i eget system (forventet september 2014), er det lagt inn en risikomargin på dette området. Annet: Årslisens for nynorsk talegjenkjenning. Denne var ikke budsjettert for i 2013. Tiltak 2013: Arketypeforvaltning: Med unntak for tiltak 47 er samtlige prognosenedganger knyttet til at tiltakene er blitt rimeligere enn antatt, enten som følge av reduksjon av scope eller for høye prognoser tidligere. Tiltak 47 får noe aktivitet skjøvet over til 2015. Lavere timepådrag enn forutsatt. FDV Forskyvning av aktivitet og milepæler til 2015 Tiltak 2014 Papilio (tidligere: Digitale innbyggertjenester) forventer reduserte kostnader. Det er dog knyttet usikkerhet til dette.

32/51 Vedlegg 74 Øvrige tiltak er tiltak besluttet etter forrige prognoseoppdatering i april. Basert på dette forventes 2014 å gjøres opp med en positiv saldo på kr 1.034.214. Det presiseres at ved denne prognosen skyves ca 4 MNOK i kostnader fra 2014 til 2015. Det er stor usikkerhet knyttet til disse tallene, og det er derfor fremmet en sak for RHF AD- møtet der det bes om en betinget ekstrabevilgning på inntil 5 MNOK (se vedlegg 1). Det er imidlertid administrasjonens klare målsetting at dette ikke skal bli nødvendig. Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar saken til orientering.

33/51 Vedlegg 74 Budsjett 2014 Prognose 2014 - mars Prognose 2014 - august Inngående saldo 2014 9 408 000 10 433 214 10 433 214 Endring prognose Inntekter Inntekter Budsjett 2014 Prognose 2014 - Prognose 2014 - mars august Endring prognose Finansiering fra RHF 30 000 000 30 000 000 30 000 000 0 Ekstraordinær finansiering 'Digitale innbyggertjenester' 10 800 000 10 800 000 0 Sum inntekter 30 000 000 40 800 000 40 800 000 0 Faste kostnader DRIFTSUTGIFTER Budsjett 2014 Prognose 2014 - Prognose 2014 - mars august Endring prognose Faste kostnader - Fastansatte medarbeidere (ink rekruttering) 7 000 000 2 500 000 2 500 000 0 Programkontor 2 500 000 3 500 000 5 000 000 1 500 000 Møter styret NIKT og PEF 200 000 200 000 200 000 0 Andre fellesutgifter 150 000 150 000 150 000 0 SUM DRIFT 9 850 000 6 350 000 7 850 000 1 500 000 FORA Budsjett 2014 Prognose 2014 - Prognose 2014 - mars august Endring prognose Drift Fagforum Arkitektur 1 550 000 2 000 000 2 500 000 500 000 Drift Klinisk IKT Fagforum 1 350 000 2 000 000 800 000-1 200 000 Drift Systemeierforum 900 000 900 000 900 000 0 Drift Fagforum medisinske kvalitetsregistre 1 000 000 1 000 000 1 000 000 0 Drift Prosjektledersamling 100 000 100 000 100 000 0 Risikoavsetning fagfora / frikjøp foramedlemmer til prosjektarbeid 800 000 800 000 SUM FORA 4 900 000 6 000 000 6 100 000 100 000 Prognose 2014 - Prognose 2014 - ANNET Budsjett 2014 Endring prognose mars august savgift HL7 Norge 250 000 250 000 250 000 0 Nynorsk TGK - Max Manus 1 040 000 2 540 000 1 500 000 SUM ANNET 250 000 1 290 000 2 790 000 1 500 000 Totalsum faste kostnader 15 000 000 13 640 000 16 740 000 3 100 000 Tiltak Tiltak igangsatt 2013 (overheng til 2014) Budsjett 2014 Prognose 2014 - Prognose 2014 - mars august Endring prognose 29.3 Nasjonal Sykehus FEST 400 000 1 360 000 750 000-610 000 37 Anskaffelse av MTU/BHM 295 000 250 000 250 000 0 39.1 Videreføring termer og symboler 400 000 1 150 000 400 000-750 000 42.2 Utredning praksis virksomhetsarkitektur 1 161 000 994 000 1 176 000 182 000 45.1 Nasjonal standard for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre 2 670 000 2 656 000 2 775 000 119 000 46 Nasjonal IKT som egen juridisk enhet 828 000 1 000 000 1 000 000 0 47 Elektronisk oppgjørsordning for H- resepter 3 122 000 2 906 000 2 600 000-306 000 48 Dokumentasjon for oversikt og læring 1 000 000 950 000 800 000-150 000 50 Kunnskapsbasert pasientplanlegging 2 667 000 3 000 000 2 650 000-350 000 stille prosjektdirektiv Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten 500 000 500 000 0 Utarbeide prosjektdirektiv for NUIT prosjekter 100 000 100 000 0 Sum overheng 12 543 000 14 866 000 13 001 000-1 865 000 Vedtatte tiltak Budsjett 2014 Prognose 2014 - Prognose 2014 - mars august Endring prognose Arketypeforvaltning 2 640 000 2 640 000 1 600 000-1 040 000 Anskaffelse verktøy arketypeforvaltning 1 250 000 1 250 000 1 250 000 0 Sum vedtatte tiltak 3 890 000 3 890 000 2 850 000-1 040 000 Tiltak til beslutning SG 11.12.13 Budsjett 2014 Prognose 2014 - Prognose 2014 - mars august Endring prognose FDV- system MTU / BHM 7 000 000 7 000 000 3 528 000-3 472 000 Sum tiltak til beslutning 7 000 000 7 000 000 3 528 000-3 472 000 Tiltak besluttet 2014 Budsjett 2014 Prognose 2014 - mars Forprosjekt digitale innbyggertjenester 10 800 000 9 650 000-1 150 000 Felles anskaffelse av teknologi til AMK- sentraler 500 000 500 000 Strategi NIKT HF 2016-2019 600 000 600 000 Arbeid med mulig rammeavtale 200 000 200 000 NUIT: Automatisk melding om fødsel 2 130 000 2 130 000 NUIT: EKHO 600 000 600 000 Sum tiltak til beslutning 0 10 800 000 13 680 000 2 880 000 Prognose 2014 - august Endring prognose Ufordelt ramme Budsjett 2014 Prognose 2014 - Prognose 2014 - mars august Endring prognose Ufordelt ramme til mål ihht strategi 2013-2016 1 000 000 0 Meldingstiltak 1 000 000 400 000-600 000 Sum tiltak til beslutning 1 000 000 1 000 000 400 000-600 000 Totalsum tiltak 24 433 000 37 556 000 33 459 000-4 097 000 Totalsum (faste kostnader + tiltak) 39 433 000 51 196 000 50 199 000-997 000 Årets resultat -9 433 000-10 396 000-9 399 000 997 000 Utgående saldo 2014-25 000 37 214 1 034 214 997 000

34/51 Notat til AD-møtet Til : AD-møtet 25.08.2014 Fra : Herlof Nilssen Dato : 12.08.2014 Saksbehandlende RHF: Helse Vest Unntatt offentlighet: Dato for ev. tidligere behandlinger i AD-møte: Ekstraordinær bevilgning 2014 Nasjonal IKT HF Hva saken omhandler i korte trekk Nasjonal IKT HF har en finansiering fra de 4 RHFene for inneværende år på 30 MNOK, i tillegg hadde Nasjonal IKT HF med seg 9,4 MNOK i ubrukte reserver fra tidligere år, dette gjelder dels forpliktelser som er kommet til utbetaling i 2014. Dermed var budsjett for 2014 for Nasjonal IKT 39,4 MNOK. I tillegg ble det i begynnelsen av året gitt en ekstraordinær bevilgning på kr 10,8 MNOK for å finansiere forprosjektet for 'Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten'. Samlet utgjør dette 50,2 MNOK. Dette var et svært stramt budsjett som medførte et behov for å nedjustere aktivitet i fagfora, samt begrensede midler (1 MNOK) til prosjekter som ikke var identifiserte ved budsjetteringstidspunktet, senhøsten 2013. I løpet av 2014 har det kommet til prosjekter og andre forpliktelser som kan gjøre det nødvendig med ytterligere finansiering. Det er nedenfor kort informert om disse: NUIT- prioriterte tiltak Nasjonal IKT HF har blitt tildelt tiltakseier- og /eller tiltakskoordinatorrollen for 5 NUIT- initierte tiltak i 2014. Det er så langt som mulig søkt å integrere disse i allerede eksisterende prosjekter /program i ulike RHF. For to av de fem har ikke dette latt seg gjøre og Nasjonal IKT HF må derfor basere seg på frikjøp for å få gjennomført disse tiltakene. Estimert kostnadskonsekvens 2014: 2,5 MNOK. Nynorsk talegjenkjenning Lisens og vedlikeholdsavtale. Estimert kostnadskonsekvens 2014: 2,8 MNOK. Ny strategi for Nasjonal IKT HF Styret i Nasjonal IKT HF vedtok i sitt styremøte 6. juni 2014 følgende på sak 52/14 B Revidert strategi for Nasjonal IKT HF: "Vedtak: 1. Styret gir sin tilslutning til hovedtrekkene i de foreslåtte endringene i prioritering mellom de ulike målområdene i Strategiplan for Nasjonal IKT for 2013 2016. Endringene i prioritering gjelder for 2014. 2. Styret ber om at det blir lagt til rette for gjennomgang av ny strategi høsten 2014."

35/51 En slik gjennomgang vil være avhengig av ekstern bistand. Estimert kostnadskonsekvens 2014: 0,5 1 MNOK. Felles nasjonalt prosjekt for anskaffelse av ny teknologi til AMK- sentraler Helse Vest har på oppdrag fra styret i Nasjonal IKT HF startet et utredningsprosjekt for mulig felles anskaffelse av ny teknologi til AMK- sentraler. Estimert kostnadskonsekvens 2014: 0,5 1 MNOK. Bakgrunn for saken Intet å bemerke. Særskilte forhold AD-møtet bør være kjent med (Obs!) Intet å bemerke. Prosess Intet å bemerke. Vurdering: Intet å bemerke. Budsjettmessige forhold Nasjonal IKT HF vil arbeide videre med å vurdere ulike områder hvor kostnader kan reduseres gjennom reduksjon eller forskyvning av aktivitet. Det er fortsatt en prioritert målsetting å avslutte 2014 uten å måtte hente inn ytterligere midler. Det er imidlertid en betydelig risiko for at dette ikke lar seg gjøre, og foretaket velger derfor å be om en betinget ekstraordinær bevilgning på 5 MNOK. Omdømme Intet å bemerke. Behov for fremtidige avsjekkpunkt i AD-møtet Nei. Forslag til konklusjon: 1. RHF AD-møtet gir Nasjonal IKT HF fullmakt til å kunne kalle inn ytterligere 5 MNOK dersom dette viser seg nødvendig. 2

36/51 Vedlegg 75 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Programkontoret Nasjonal IKT HF Dato: 21.8.2014 Saksnr: 75 /14 O 1.9.2014 Utkast til budsjett 2015 Styret i Nasjonal IKT HF behandlet sak 53/14 D ' Utkast til budsjett 2015' på sitt styremøte 6. juni 2014. Følgende vedtak ble fattet: "Vedtak: 1. Styret drøftet innretningen av budsjett for 2015. 2. Styret ber de eieroppnevnte styremedlemmene orientere i sine respektive RHF om utkastet til budsjett for 2015. 3. Saken blir sendt til RHF AD-møtet for avklaring." Med bakgrunn i overnevnte er saken sendt til behandling i RHF AD-møtet 25. august 2014 (vedlegg 1). Denne saken baserer seg på utkastet til budsjett som ble lagt frem på styremøtet 6. juni 2014 (side 2 i denne saken). Styret vil få en orientering om resultatet av behandlingen i RHF AD-møtet 25. august ved behandlingen av saken. Videre arbeid med budsjettet Administrasjonen vil, basert på RHF AD-møtets konklusjoner knyttet til denne saken, arbeide videre med detaljeringen av budsjettet for 2015. Det legges opp til følgende videre behandling: - Prosjektforum 11. september. - Styremøte 15. oktober. - Prosjektforum 20. november. - Styremøte 4. desember (endelig godkjenning av budsjett for 2015). I tillegg kommer ytterligere behandling i et RHF AD-møte i løpet av høsten 2014. Administrasjonen presiserer at budsjettet fortsatt er i en tidlig fase, og at detaljeringen av budsjettet, samt eventuelle forskyvninger av prosjektarbeid inneværende år, kan medføre endringer på de respektive postene. Totalrammen skal imidlertid overholdes. Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar saken til orientering 1

37/51 Vedlegg 75 Inntekter Inntekter Budsjett 2015 Forutsetninger Finansiering fra RHF 134 400 000 Finansiering fra RHF tilsvarer NIKTs kostnader Sum inntekter 134 400 000 Faste kostnader DRIFTSUTGIFTER Budsjett 2015 1,5 MNOK årlig / årsverk. inkl. lønn og sosiale kostnader samt alle andre kostnader som kan relateres til den enkelte Faste kostnader - Fastansatte medarbeidere 20 000 000 medarbeider (for eksempel PC, Desktop, Telefon, Telefoni, Administrasjon/Overhead, Husleie etc.). Estimert gjennomsnitt årsverk i 2015: 10-15. Fagfora 2 500 000 Må vurderes opp mot bemanning, men risiko for at dette ikke dekkes opp av ansatte Frikjøp / innleie ressurser 4 000 000 Møter styret NIKT og PF 250 000 Erfaringstall Møtekostnader fagfora 1 000 000 Andre fellesutgifter 1 500 000 Ink engangskostnader som ikke kan relateres til ansatte (grafisk profil, samhandlingsløsning etc) savgift HL7 Norge 250 000 SUM DRIFT 29 500 000 Tiltak Igangsatte tiltak som vil fortsette i 2015 Budsjett 2015 FDV- system MTU / BHM 4 600 000 Pågående tiltak NUIT: automatisk melding om fødsel 200 000 Pågående tiltak Sum overheng 4 800 000 EPJ Systemeierforum: forvaltningsgrupper Budsjett 2015 Arketypeforvaltning 2 700 000 Frikjøpsbasert, må vurderes opp mot bemanning Journalstruktur og tilgangsstyring 350 000 Frikjøpsbasert, må vurderes opp mot bemanning Systemsvikt 350 000 Frikjøpsbasert, må vurderes opp mot bemanning Samordningsforum for DIPS Arena 350 000 Frikjøpsbasert, må vurderes opp mot bemanning Rapporteringskodeverk 350 000 Frikjøpsbasert, må vurderes opp mot bemanning Sum forvaltningsgrupper 4 100 000 Nye tiltak Budsjett 2015 Ufordelt ramme til mål ihht strategi 2013-2016 15 000 000 NUIT- initierte tiltak 5 000 000 Sum nye tiltak 20 000 000 Tiltak i regi av Hdir Budsjett 2015 Foreløpige estimat fra Hdir Min helse - Personvern og helsehistorikk 5 000 000 Felles nettløsning for spesialisthelsetjenesten 9,3 MNOK Påloggbare digitale tjenester for spesialisthelsetjenesten 15 000 000 Medisinsk oppslagsverk og medisinskfaglig redaksjon 2 000 000 Tilgang til felles oversikt over legemidler i bruk (forprosjekt/målbilde i 2015) 4 000 000 Meldingsutveksling - målbilde og veikart (må sees i sammenheng med 8.1) 500 000 Program for kodeverk og terminologi, sekretariat inkl. kartlegging av behov 2 500 000 Nyutvikling / større revisjoner av kodeverk og terminologi 5 000 000 Kodingsmodul 2 000 000 Opplæring/e-læring 500 000 Nasjonalt repository for kodeverk og terminologi 1 000 000 Videreutvikle forvaltningsmodell av arketyper nasjonalt 1 500 000 Integrasjons-/samhandlingsplattform (meldingsformidling etc.) 15 000 000 Hastetiltak Adresseregisteret 3 000 000 Helseadministrative registre 15 000 000 Drift og forvaltning nasjonal sikkerhetsinfrastruktur eid for helsepersonell i helse- og omsorgssektoren 4 000 000 Sum tiltak i regi av Hdir 76 000 000 Totalsum tiltak 104 900 000 Totalsum (faste kostnader + tiltak) 134 400 000 Årets resultat 0 2

38/51 Notat til AD-møtet Til : AD-møtet 25.08.2014 Fra : Herlof Nilssen, styreleder Nasjonal IKT HF Dato : 11.08.2014 Saksbehandlende RHF: Helse Vest RHF Unntatt offentlighet: Dato for ev. tidligere behandlinger i AD-møte: Budsjett for Nasjonal IKT HF for 2015 Hva saken omhandler i korte trekk Nasjonal IKT HF er inne i det første året av inneværende strategiperiode som strekker seg fra 2013-2016. Strategien er styrevedtatt i de 4 RHF styrene. I forbindelse med etableringen av Nasjonal IKT som eget helseforetak har styret for Nasjonal IKT HF drøftet behovet for å revidere denne strategien på kort og lengre sikt. På kort sikt er det nødvendig å gjøre justeringer i strategien for å sikre at Nasjonal IKT HF i en tidlig fase prioriterer de rette sakene for å sikre legitimitet og handlekraft i etableringsfasen. Det er deretter behov for å gjennomgå den mer langsiktige strategien for å sikre videreutviklingen av Nasjonal IKT HF som et nasjonalt tyngdepunkt innenfor IKT utviklingen i spesialisthelsetjenesten spesielt og i helse- og omsorgssektoren generelt. Nasjonal IKT har i sin foreløpige revisjon av strategien lagt til grunn at målområdet "å være RHFenes samarbeidspart overfor myndighetene i nasjonale tiltak" skal prioriteres opp. Til dette målområdet hører Nasjonal IKTs bidrag til de nasjonale prosjektene som primært gjennomføres i regi av Helsedirektoratet. Helsedirektoratet har for enkelte prosjekters vedkommende delvis lagt om finansieringsordningen fra rammefinansiering til en delvis aktivitetsbasert finansiering. Dette vil kunne medføre betydelige budsjettmessige konsekvenser for Nasjonal IKT allerede fra 2015. I tillegg til denne endringen av finansieringsmodell overfor Helsedirektoratet, ser også styret i Nasjonal IKT HF behov for å øke budsjettrammene for tiltak som gjennomføres i regi av Nasjonal IKT. Styret for Nasjonal IKT HF er derfor i behov av en prosess med eierne om rammene for budsjett for Nasjonal IKT HF for 2015. Bakgrunn for saken Ad. revisjon av strategi for Nasjonal IKT HF Nasjonal IKT HF tok saken om eventuell revisjon av strategi opp for første gang i styremøtet 4. april 2014. Følgende ble protokollført: «Sak 43/14 O Videre arbeid med revisjon av strategi Nasjonal IKT Oppsummering: Kst. adm. dir. henviste til saksunderlaget. Som en del av det videre arbeidet med utredning av strategi vil arbeidsutvalget utarbeide en overordnet skisse til budsjett for 2015. Denne vil være klar til styremøtet 06.06.2014 Vedtak: Styret tok saken til orientering.» Nasjonal IKTs administrasjon videreførte dette arbeidet, i dialog med styrets arbeidsutvalg. Administrasjonen la frem sak om kortsiktig revisjon av strategien (vedlegg 1) på styremøtet 06.06.2014 (styresak 52/14B). Styret bemerket at gjennomgangen som er gjort av administrasjonen er et utgangspunkt i forhold til den nåværende strategien, men pekte på at det trengs en grundigere gjennomgang av den mer

39/51 langsiktige strategien høsten 2014; «det må utarbeides et felles målbilde som tar opp i seg avveiingen mellom nasjonal og regional ressursbruk og som peker på hvordan spesialisthelsetjenesten skal komme dit. Utgangspunktet bør være at man må jobbe mot større grad av nasjonal konsolidering og fokusere tydeligere på de grepene som kan reelt gjøres nasjonalt». Styret gjorde følgende vedtak i strategisaken: "Vedtak: 1. Styret gir sin tilslutning til hovedtrekkene i de foreslåtte endringene i prioritering mellom de ulike målområdene i Strategiplan for Nasjonal IKT for 2013 2016. Endringene i prioritering gjelder for 2014. 2. Styret ber om at det blir lagt til rette for gjennomgang av ny strategi høsten 2014." Ad. budsjett for Nasjonal IKT HF for 2015 Utkast til budsjettet for 2015 for Nasjonal IKT baserer seg på en øvre kostnadsramme på 134,4 MNOK, jfr. styresak 53/14B (vedlegg 2). Denne summen består av; 1) Driftskostnader for Nasjonal IKT HF på 29,5 MNOK. Dette er kostnader til faste ansatte i Nasjonal IKT HF (20 MNOK), samt til driften av selskapets fagfora, frikjøp av noe personell, fellesutgifter, etc (9,5 MNOK). 2) Utgifter til prosjekter i regi av Nasjonal IKT HF på 28,9 MNOK. Dette er 8,9 MNOK til videreføring av tiltak i 2015, en ramme på 5 MNOK for nye tiltak fra NUIT og 15 MNOK for nye tiltak. Dersom Nasjonal IKT lykkes med oppbemanning, jfr. punktet over, vil foretakets egne ressurser kunne bidra til å redusere denne budsjettposten. 3) Utgifter til tiltak i regi av Helsedirektoratet på 76 MNOK. Dette er tiltak som Helsedirektoratet foreslår endret finansieringsmodell for. Det er viktig i den videre prosessen å gjennomgå listen og prioritere de tiltakene som de 4 RHFene er enige om å bidra til gjennomføringen av. Det hefter derved usikkerhet ved denne budsjettposten. Dette er en betydelig økning fra tidligere år hvor den årlige finansieringen fra RHFene har ligget på rundt 30 MNOK (40 MNOK for 2014). Det er imidlertid viktig å få fram at det i all hovedsak er det overgangen fra rammefinansiering til aktivitetsbasert finansering av nasjonale tiltak som bidrar til denne økningen. Styret diskuterte denne prinsippendringen i møtet, og følgende ble protokollført: "[..] Styret anførte at RHFene, gjennom Nasjonal IKT, sannsynligvis vil måtte ta dette ansvaret, men at belastningen mellom RHFene må vurderes. Et mulig utfall vil være å definere en basis som fordeles på eierbrøk og kost utover dette som fordeles på størrelse / aktivitetsnivå. Det ble påpekt at det er viktig at det kommer tydelige styringssignaler både fra styret i Nasjonal IKT HF og fra de administrerende direktørene i RHFene for at man skal få gjennomslag regionalt for en omfattende økning i ressursbruken gjennom Nasjonal IKT." Styret gjorde følgende vedtak i budsjettsaken: "Vedtak: 1. Styret drøftet innretningen av budsjett for 2015. 2. Styret ber de eieroppnevnte styremedlemmene orientere i sine respektive RHF om utkastet til budsjett for 2015. 3. Saken blir sendt til RHF AD-møtet for avklaring." I protokollen fra styremøtet er det åpnet for ulike fordelingsnøkler. Administrasjonen har nedenfor vist konsekvensene av to alternativer, ett alternativ der hele budsjettet for 2015 fordeles etter eierbrøk, og ett alternativ der driften av Nasjonal IKT HF fordeles etter eierbrøk, mens prosjekter i regi av Nasjonal IKT og støtte til tiltak i regi av Helsedirektoratet fordeles etter størrelse, dvs. den brøk som Nasjonal IKT har benyttet frem til etableringen av Nasjonal IKT HF. Tabellen nedenfor viser hvordan disse to alternativene vil slå ut med budsjett for 2015. 2

40/51 Eierbrøk Eierbrøk Størrelse Drift eierbrøk, prosjekt størrelse Helse Sør-øst 25 % 33 600 000 40 % 49 335 000 Helse Vest 25 % 33 600 000 20 % 28 355 000 Helse Midt-Norge 25 % 33 600 000 20 % 28 355 000 Helse Nord 25 % 33 600 000 20 % 28 355 000 SUM 100 % 134 400 000 100 % 134 400 000 Anbefaling Styret er av det syn at en omlegging av finansieringsmodellen for Helsedirektoratet er ønskelig. Styret erkjenner samtidig at omleggingen er svært krevende også i lys av de ulike RHFenes økonomiske utfordringsbilde. Det er allerede er stort «press» på de regionale investerings- og driftsmidlene til regionale IKT-satsinger. Denne utfordringen må og mulig avklares med Helse- og omsorgsdepartementet ifbm. Statsbudsjettet for 2015. Styret for Nasjonal IKT HF ber eierne klargjøre rammene for budsjett for Nasjonal IKT HF for 2015. Styret i Nasjonal IKT HF anbefaler at Nasjonal IKT HF for 2015 får et budsjett som kan bidra til omlegging av finansieringen av nasjonale prosjekter og at Nasjonal IKT HF får et økt handlingsrom for 2015. I budsjettet for 2015 er det budsjettert med en økning i bemanningen av Nasjonal IKT (20 MNOK), det er og budsjettert med en økning i rammer for prosjekt i regi av Nasjonal IKT (20 MNOK). Den økte bemanningen vil dog kunne redusere økningen i rammer for prosjekt ved mindre bruk av eksterne konsulenter. Nasjonal IKT HF har i utkastet til budsjett for 2015 tatt inn tiltak fra Helsedirektoratet slik disse er presentert fra Helsedirektoratets side. Det er viktig i den videre prosessen å gjennomgå listen og prioritere de tiltakene som de 4 RHFene er enige om å bidra til gjennomføringen av. Det hefter derved usikkerhet ved størrelsen på denne budsjettposten som her er satt opp med 76 MNOK. Særskilte forhold AD-møtet bør være kjent med (Obs!) Ingenting å anmerke. Prosess Basert på vedtak i RHF AD-møtet, vil Nasjonal IKT HF ta ansvar for det videre arbeidet med budsjett for 2015. Vurdering: Ingenting å anmerke. Budsjettmessige forhold Budsjettet for Nasjonal IKT HF for 2015 baserer seg på en øvre kostnadsramme på 134,4 MNOK. Denne summen består av (1) driftskostnader for Nasjonal IKT HF på 29,5 MNOK, (2) utgifter til prosjekter i regi av Nasjonal IKT HF på 28,9 MNOK og (3) utgifter til tiltak i regi av Helsedirektoratet på 76 MNOK. Inntektene, gjennom finansiering fra RHFene, tilsvarer de estimerte kostnadene. Forventningene for året er dermed et årsresultat på kr 0. Detaljene i budsjettforslaget fremgår av vedlegg 2. Det fremlagte budsjettforslaget, som innebærer en markant kostnadsøkning fra tidligere år, må ses i sammenheng med Revisjon av strategi for Nasjonal IKT HF. Store deler av budsjettforslagets kostnader er relaterte til en dreining fra rammefinansiering til aktivitetsbasert finansiering for de nasjonale tiltakene som gjennomføres i regi av Helsedirektoratet. Helsedirektoratet har lagt frem for NUIT i møte 28.05.2014 en liste over tiltak RHFene bes om å finansiere. Nasjonal IKT HF mener at budsjettet for 2015 må signalisere en vilje til å bidra til den nødvendige omleggingen av finansieringsordningen, og dermed bidra til en videreutvikling av den nasjonale styringsmodellen. 3

41/51 Omdømme Ingenting å anmerke. Behov for fremtidige avsjekkpunkt i AD-møtet Ja. Det er behov for videre dialog med eierne om rammene for budsjett for 2015. Forslag til konklusjon: 1. Budsjettet for Nasjonal IKT HF for 2015 gis en øvre kostnadsramme på 134,4 MNOK. 2. Budsjettet er fordelt som følger; utgifter til drift av Nasjonal IKT HF er budsjettert med 29,5 MNOK, prosjekter som gjennomføres av Nasjonal IKT HF er budsjettert med 28,9 MNOK og tiltak i regi av Helsedirektoratet er budsjettert med 76 MNOK. 3. Utgifter til drift av Nasjonal IKT HF fordeles etter eierbrøk, mens prosjekter i regi av Nasjonal IKT HF og støtte til tiltak i regi av Helsedirektoratet fordeles etter størrelse. 4

42/51 Vedlegg 76 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Programkontoret Nasjonal IKT HF Dato: 21.8.2014 Saksnr: 76 /14 O 1.9.2014 Videre prosess for prosjekt for felles nasjonal anskaffelse av teknologi til AMK- sentraler Styret i Nasjonal IKT HF behandlet sak 54/14 B 'Tilnærming til teknologivalg for AMK- sentraler' på sitt styremøte 6. juni 2014. Følgende vedtak ble fattet: "Vedtak: 1. Styret ønsker å gjennomføre et felles nasjonalt prosjekt for anskaffelse av ny teknologi til AMK-sentraler. 2. Styret ber administrasjonene komme tilbake med forslag til hvordan prosjektet kan gjennomføres" I etterkant av dette har kst. adm. dir. initiert et prosjekt og, i dialog med RHFene, utpekt Oddmund Aase, Helse Vest IKT, som prosjektleder for dette prosjektet. Oddmund Aase har tidligere ledet det regionale prosjektet innenfor dette området i Helse Vest RHF. Han har således god kunnskap om AMK, om utfordringsbildet og behovene. Prosjektleder har opprettet dialog med relevante personer i øvrige RHF. Videre har Programkontoret informert Prosjektforum om tiltaket og bedt dem om å komme med innspill på eventuelle øvrige personer som bør involveres i det videre arbeidet. Saken vil bli behandlet på Prosjektforum 11. september 2014. Det tas sikte på å legge frem et prosjektdirektiv på neste styremøte, 15. oktober 2014. En tentativ skisse til prognose indikerer en kostnadsramme på 2 MNOK, hvorav 0,5 MNOK er estimert for 2014, øvrig i 2015. Dette kan imidlertid endre seg når prosjektet planlegges mer i detalj. Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar saken til orientering. 1

43/51 Vedlegg 77 Til: Styret for Nasjonal IKT HF Kopi: Fra: Programkontoret Nasjonal IKT HF Dato: 21.8.2014 Saksnr: 77 /14 O 1.9.2014 Status 'Papilio' (tidligere: 'Digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten') Oppdatert statusrapport er vedlagt (vedlegg 1). I styringsgruppemøtet 6. juni 2014 ble det fra prosjektet orientert om at prosjektet ville bytte navn. Dette er nå endret til 'Papilio'. Forslag til vedtak 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar saken til orientering. 1

Statusrapport Nasjonal IKT Rapporteringsdato: 15.08.2014 Vedlegg 77_1 1 44/51

Forprosjekt Papilio (digitale innbyggertjenester for spesialisthelsetjenesten) Prosjekteier: Nasjonal IKT Forprosjektets formål: Utrede og beskrive målbilde med veikart, en felles arkitektur, funksjonell og teknisk løsning for digitale innbyggertjenester i spesialisthelsetjenesten Planlegge og forberede implementering av tjenestene Samarbeid med relaterte prosjekter: Behov for et felles målbilde for nasjonale digitale tjenester som skal sikre at regionale/lokale strategier og prosjekter beveger seg i samme retning Hensiktsmessig å samarbeide om oppgaver og investeringer for å redusere totalkostnad og øke innføringstakten Innbyggertjenester Skalering av piloterte tjenester Utvikling av nye tjenester Pasientforløp / timeadministrasjon Helseopplysninger Pasientskjema Digital dialog Målinger Prosjektmetodikk Involverende planlegging & prioritering Analyse Tjenesteutforming 2015 : regionsvis implementering April 2014 Juni Des 2014 Fase 1 Fase 2 Fase 3 45/51

Prosjektplan (revidert) - oppdatert prosjektdirektiv og plan behandles i PEF 11. sept etter avtale med NIKT SG 6.6.14 46/51