KONKURRANSEGRUNNLAG OPEN ANBODSKONKURRANSE SAK nr. 2009/06 Konkurranse Arkivreolar med tilleggsutstyr til Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal IKS Tilbodsfrist: 22.05.2009.
INNHALD OPEN ANBODSKONKURRANSE...1 1. GENERELL INFORMASJON...4 1.1 Oppdragsgjevar...4 1.2 Formål med innkjøpet og omfang...4 1.3 Kontrakt...4 1.4 Framdriftsplan...4 1.5 Spørsmål/svar til konkurransegrunnlaget...4 1.6 Avlysing av konkurransen og totalforkasting...5 2. KONKURRANSEREGLAR...6 2.1 Reglar for konkurransen...6 2.2 Prosedyre...6 2.3 Rettingar, presiseringar og avklaringar...6 2.4 Offentleg innsyn...6 2.5 Teieplikt...6 2.6 Habilitet...7 2.7 Informasjon om regelverket...7 2.8 Konkurransegrunnlag...7 3. KRAV TIL LEVERANDØREN...8 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav...8 3.2 Forskriftsbestemte obligatoriske og ufråvikelege krav...8 3.2.1 Eventuell tilleggsfrist...8 3.3 Oppdragsgjevar sine tilleggskrav i denne konkurransen...8 3.3.1 Leverandøren si organisatoriske og juridiske stilling...8 3.3.2 Leverandøren si økonomiske og finansielle stilling...8 3.3.3 Leverandøren sine tekniske og faglige kvalifikasjonar...9 3.3.4 Avvisning ved manglande dokumentasjon...9 4. KRAV TIL TILBODET...10 4.1 Innlevering av tilbodet...10 4.2 Organisering av tilbodet...10 4.3 Atterhald...11 4.4 Tilbodsfrist...11 4.5 Vedståingsfrist...11 4.6 Leveringsadresse...11 5. BEHANDLING AV TILBODET...12 5.1 Registrering av tilbodet...12 5.2 Tilbodsopning...12 5.3 Handsaming av reknefeil...12 5.4 Avklaringar...12 5.5 Retting av openberre feil...12 5.6 Utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkasta tilbod...12 6. KRAVSPESIFIKASJON...13 6.1 Generelt...13 7. EVALUERING...14 24.04.2009 Side 2 av 17
7.1 Generelt...14 7.2 Evaluering av tilboda, jf FoA 20-11,(1)...14 7.2.1 Evalueringskriterium for val av leverandør...14 7.2.2 Tildelingskriterium...14 7.2.3 Om tildelingskriteria...14 7.3 Samla evaluering...14 8. KONTRAKTTILDELING...16 8.1 Generelt...16 8.2 Informasjon og grunngjeving av konktraktstildeling...16 8.3 Kontraktsvilkår...16 9. VEDLEGG...17 ANBODSINNBYDING Møre og Romsdal fylke innbyr til open anbodskonkurranse på levering av arkivreolar med tilleggsutstyr til Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal fylke. Konkurransen er gjort kjent gjennom DOFFIN databasen. Val av leverandør vert gjort på grunnlag av dei mottekne tilboda. Tilbydarar som ikkje oppfyller kvalifikasjonskrava i pkt. 3 vil bli avvist. Alle tilbod vil bli behandla konfidensielt. Med helsing for Møre og Romsdal fylke Arnt Ola Fidjestøl leiar for IKAMR 24.04.2009 Side 3 av 17
1. GENERELL INFORMASJON 1.1 Oppdragsgjevar Oppdragsgjevar for denne konkurransen er Møre og Romsdal fylkeskommune. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Jorid Nerland Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde e-post: jorid.nerland@mrfylke.no Telefon: 7125 8860 Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikkje vere kontakt/kommunikasjon med andre personar hos oppdragsgivar når det gjeld anbodskonkurransen enn nemnte kontaktperson. 1.2 Formål med innkjøpet og omfang Anskaffinga omfattar arkivreolar med tilleggsutstyr til Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal fylke, jf. pkt. 7. 1.3 Kontrakt Det vert inngått kontrakt med ein leverandør basert på det økonomisk mest fordelaktige tilbodet ut i frå dei kriteria som er brukt i konkurransegrunnlaget, jf. pkt. 8.3.2. 1.4 Framdriftsplan Oppdragsgivar har lagt opp til følgjande tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i DOFFIN 22.04.2009 Frist for å levere tilbod 22.05.2009 Tilbodsopning Veke 22, 2009 Evaluering Veke 22-23, 2009 Val av leverandør og meddeling til leverandørar Veke 24, 2009 Klagefrist leverandørar Veke 26, 2009 Kontraktsinngåing Veke 27, 2009 Det vert gjort oppmerksam på at tidspunkta etter opning av tilboda er rettleiande. Ein tek atterhald om eventuelle endringar i framdriftsplanen. 1.5 Spørsmål/svar til konkurransegrunnlaget Svar på spørsmål, eventuelle rettingar, suppleringar og endringar av konkurransegrunnlaget før tilbodsfristen går ut, vil snarast mogleg bli lagt ut på DOFFIN slik at alle som har bede om konkurransegrunnlaget vert orientert om eventuelle spørsmål og svar. Det vil ikkje bli gjort kjent kven av leverandørane som har stilt spørsmålet. Spørsmål må vere stilt innan den 15.05.2009, jf. pk.t 2.3. 24.04.2009 Side 4 av 17
Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonar på e-post, jf pkt. 1.1. 1.6 Avlysing av konkurransen og totalforkasting Oppdragsgjevaren kan avlyse konkurransen dersom sakleg grunn ligg føre, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering, tilboda er vesentleg høgare enn avsett budsjett for investeringa eller manglande godkjenning frå politisk hald. Oppdragsgivaren kan forkaste alle tilboda dersom resultatet av konkurransen gir sakleg grunn for det. 24.04.2009 Side 5 av 17
2. KONKURRANSEREGLAR 2.1 Reglar for konkurransen Konkurransen er omfatta av Lov om offentlige anskaffelser av 30. juni 2006 nr. 4(LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser gjeldende frå 01.01.07(FoA). For konkurransen gjeld forskrifta del I og II (under EØS-terskelverdi). 2.2 Prosedyre Konkurranse vert gjennomført som ein open anbods-konkurranse over terskelverdiane jfr. FoA 14-1, (1). Dette er ein anskaffelsesprosedyre som opnar for at alle interesserte leverandørar kan gi tilbod, men som ikkje tillèt forhandlingar. Etter at tilboda har kome inn vil det bli vurdert om leverandørane tilfredsstiller kvalifikasjonskriteria i konkurransegrunnlaget. Dei leverandørane som ikkje tilfredsstiller kvalifikasjonskriteria vil ikkje kome vidare i konkurransen. Det vert deretter gjennomført ei evaluering av tilboda til dei leverandørane som er kvalifisert. 2.3 Rettingar, presiseringar og avklaringar Innan utgangen av tilbodsfristen har oppdragsgjevar rett til å gjere rettingar, suppleringar og endringar som ikkje er vesentleg i konkurransegrunnlaget, jf FoA 17-2. Rettingar, suppleringar eller endringar skal umiddelbart sendast alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningane som oppdragsgjevaren gir på førespurnad frå ein leverandør, skal umiddelbart også gjevast til alle dei andre leverandørane. Det vil ikkje bli gjort kjent kven av leverandørane som har stilt spørsmålet. Dersom rettingane, suppleringane eller endringane som nemnt i første ledd kjem så seint at det er vanskelig for leverandøren å ta omsyn til det i tilbodet, skal det fastsettast ein forholdsmessig forlenging av tilbodsfristen. Alle leverandørar skal varslast om forlenginga. 2.4 Offentleg innsyn For allment innsyn i tilbod og innkjøpsprotokoll gjeld lov av 19.05.2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd, 3 og 23, tredje ledd. 2.5 Teieplikt Oppdragsgjevaren og tilsette hjå han pliktar å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar eller drifts- og forretningsforhold som det vil vere konkurransemessig viktig å halde hemmelig, av omsyn til den opplysninga vedkjem. 24.04.2009 Side 6 av 17
2.6 Habilitet Reglane i forvaltningslova kap. 2 gjeld i høve til dette kjøpet. 2.7 Informasjon om regelverket Det vert oppfordra om at kvar tilbydar gjer seg kjent med rammevilkåra for offentlege innkjøp. Informasjon om regelverket og Lov og forskrift om offentlige anskaffelser er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets sine heimesider http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad. 2.8 Konkurransegrunnlag Konkurransen vert gjennomført etter dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. I tillegg gjeld eventuelle tilleggsopplysingar som er gjeve skriftleg før tilbodsfristens utløp. Konkurransegrunnlaget kan fritt lastast ned av alle interesserte leverandørar som melder seg på konkurransen via Doffin-databasen. For å sikre at alle tilbydarar har tilgang til all informasjon, og at alle får eventuell seinare tilleggsinformasjon, skal påmelding via Doffin nyttast. 24.04.2009 Side 7 av 17
3. KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Føremålet med å stille krav til leverandørane sine kvalifikasjonar er å sikre at leverandøren opptrer innanfor lovverket, og er i stand til å oppfylle den etterspurte leveransen. Leverandøren sin dokumentasjon vert vurdert opp mot kvalifikasjonskrava i pkt. 4 3.2 Forskriftsbestemte obligatoriske og ufråvikelege krav Oppdragsgivaren sine kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt: Tilbydaren skal vere à jour med innbetaling av skattar og avgifter. Skatteattest (ikkje eldre enn 6 mnd rekna frå tilbodsfrist) Momsattest (ikkje eldre enn 6 mnd rekna frå tilbodsfrist) Tilbydaren skal arbeide systematisk for å oppfylle krava i helse-, miljø- og tryggleikslovgivinga. HMS- eigenerklæring, vedlegg 2 (skal signerast av dagleg leiar og av hovudtillitsvalt) 3.2.1 Eventuell tilleggsfrist Dersom ein eller fleire leverandørar ikkje har levert HMS-eigenerklæring, skatteattest eller offentlege tilgjengelig dokumentasjon på at krav til leverandøren er oppfylt, kan oppdragsgjevar fastsette ein kort tilleggsfrist for ettersending av desse dokumenta. Dersom dokumenta ikkje vert levert innan tilleggsfristen, skal leverandøren avvisast, jf. Foa 11-10. 3.3 Oppdragsgjevar sine tilleggskrav i denne konkurransen 3.3.1 Leverandøren si organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivarens kvalifikasjonskrav: Det vert stilt krav om at leverandøren har eit lovleg etablert føretak Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krav er oppfylt Firmaattest ikkje eldre enn 6 månader (norske leverandørar) Det vert sett krav til at alle arbeidstakarar har gjengs lønnsvilkår Stadfesting på tilslutning til ILO-konvensjon nr. 94. Stadfesting gis på vedlagt skjema, vedlegg 5. 3.3.2 Leverandøren si økonomiske og finansielle stilling Oppdragsgivarens kvalifikasjonskrav: Leverandøren må dokumentere finansiell gjennomføringsemne. Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krav er oppfylt Årsrekneskap for 2008 vedlagt styrets og revisors rapport 24.04.2009 Side 8 av 17
3.3.3 Leverandøren sine tekniske og faglige kvalifikasjonar Oppdragsgivarens kvalifikasjonskrav: Leverandøren må ha velfungerande kvalitetssikringssystem Leverandøren må opplyse om miljøtiltak i selskapet Dokumentasjon - bevis for at dei stilte krav er oppfylt Vi ber om ei utgreiing for kvalitetssikringssystem eventuelt også sertifikat frå offisielle kvalitetskontrollinstitutt Gje ei orientering om miljøtiltak leverandøren har i samband med si verksemd og ev. planlagde miljøtiltak. Dokumentasjon gis på vedlagte skjema, HMS eigenerklæring (vedlegg 4) 3.3.4 Avvisning ved manglande dokumentasjon Det er ikkje høve til å gje tilleggsfrist for manglande dokumentasjon etter pkt. 3.3.1, 3.3.2 og 3.3.3. Dette gjer at manglande dokumentasjon på desse krave automatisk fører til avvisning. 24.04.2009 Side 9 av 17
4. KRAV TIL TILBODET 4.1 Innlevering av tilbodet 1. Tilbodet skal vere skriftlig på norsk og innehalde eit tilbodsbrev som skal vere datert og underteikna 2. Tilbodet skal vere merka: Tilbod Arkivreolar Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal 3. Tilbodet skal sendast over i dobbel lukka konvolutt. Innvendig konvolutt skal vere nøytral men merka Tilbod Arkivreolar Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal 4. Tilbodet kan leverast direkte til leveringsadressa eller sendast med post, jf pkt 5.5 5. Tilbodet skal leverast i 2 eksemplar og vere organisert i ringperm. 6. Tilbodet med all dokumentasjon skal i tillegg leverast på elektronisk medium i PDFformat (DVD/CD). 4.2 Organisering av tilbodet For å sikre alle tilbydarar ei lik og rettferdig behandling er det avgjerande at tilboda er likt bygd opp. Tilbodet skal byggast opp som vist i tabell nedanfor med følgjande kapittelinndeling og underpunkt: Skilleark 1 Tilbodsbrev: Tilbodsbrevet skal vere datert, underteikna og stempla med firmaets namn. Eventuelle atterhald skal tydelig framkomme av tilbodsbrevet. NB! Atterhald som ikkje er utarbeidd i samsvar med pkt. 4.3 vil føre til at tilbodet vert avvist. Skilleark 2 Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav, jf. punkta: 3.2 Obligatoriske krav til leverandør 3.3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 3.3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet 3.3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjonar NB! Samtlige av kvalifikasjonskrava skal oppfyllast og dokumenterast. Skilleark 3 Dokumentasjon for krava i tilbodet: Kommentar/dokumentasjon til krava i kravspesifikasjon, vedlegg 1 Utfylling av prisskjema, vedlegg 2. 24.04.2009 Side 10 av 17
4.3 Atterhald Etter Foa 11-11, d og f skal tilbodet avvisast dersom: det inneheld vesentlige atterhald mot kontraktsvilkåra det på grunn atterhald kan medføre tvil om korleis tilbodet skal bedømmast i forhold til dei øvrege tilboda. Eventuelle atterhald skal gjevast på vedlegg 3. 4.4 Tilbodsfrist Tilbodet må vere oppdragsgivar i hende innan 22.05.2009, klokka 15.00 Leverandøren må sjølv sikre at tilbodet er kome fram før tilbodsfristen går ut. Tilbod som kjem inn etter at fristen er gått ut vert avvist. 4.5 Vedståingsfrist Leverandøren er bunden av tilbodet til 20.07.2009, klokka 12.00 4.6 Leveringsadresse Postadresse: Møre og Romsdal Fylke Juridisk avd., Innkjøpsseksjonen Fylkeshuset 6404 MOLDE 24.04.2009 Side 11 av 17
5. BEHANDLING AV TILBODET 5.1 Registrering av tilbodet Tilboda skal påførast tidspunkt for mottaking etter kvart som dei kjem inn. På oppfordring skal oppdragsgjevaren skriftleg stadfeste når eit tilbod er motteke. 5.2 Tilbodsopning Opninga vil bli gjort av minst to representantar frå oppdragsgivaren. Tilbydarar har ikkje høve til å vere tilstades under tilbodsopninga. 5.3 Handsaming av reknefeil Oppdragsgjevar vil kontrollrekne tilbodet med utgangspunkt i tilbodne einingsprisar. Summerings- og multiplikasjonsfeil som vert oppdaga gjennom ein slik kontroll vil bli halde for openberre feil og vil bli korrigert. Ved bedømming av tilbodet i høve til dei andre tilboda, vert korrigert prissamandrag lagt til grunn. 5.4 Avklaringar Det er ikkje tillate å endre tilboda eller prøve å endre tilboda gjennom forhandlingar. Det er høve til følgjande avklaringar av tilboda: a) avklare uklarheitar, såframt uklarheita ikkje er av ein slik art at tilbodet kan/skal bli avvist b) når det gjeld løysingar, arbeidsmetodar eller materialar som leverandøren sjølv foreslår, kan oppdragsgjevaren be leverandøren foreta utdjupningar og klargjeringar av korleis krava i konkurransegrunnlaget vil bli ivareteke c) dersom det av tekniske eller funksjonelle grunnar er nødvendig, kan det gjerast mindre justeringar i dei løysingar leverandøren har sett fram. 5.5 Retting av openberre feil Dersom oppdragsgjevaren vert merksam på openberre feil i tilbodet, skal desse rettast dersom det ikkje er tvil om korleis feilen skal rettast. 5.6 Utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkasta tilbod Leverandørane vil ikkje få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkasta tilbod vil ikkje bli returnert. 24.04.2009 Side 12 av 17
6. KRAVSPESIFIKASJON 6.1 Generelt Vedlagt kravspesifikasjon (vedlegg 1) beskriv oppdragsgjevars grunnleggjande krav/behov som skal dekkjast. BESKRIVING AV OPPDRAGET Arkivlokala som skal innreiast ligg på bakkeplan og der er avgrensa plass for lagring av materiell under montasjeperioden. Romma utgjer til saman ca. 300 m 2. Skisse er vedlagt, vedlegg 7. Tilbydarar vil få tilsendt AutoCad teikning ved å vende seg til IKAMR post@ikamr.no. I tillegg til reolane skal det setjast av plass til eit kartskap for A0-format og det skal vere plass til eit skap for varmeregulering. Vi ønskjer tilbod på arkivreolar inkludert hyller. Golvet er i betong støypt på grunn med innlagt varme. Det skal og leggjast golv på heile området. Rommet må kontrollmålast av tilbydar. Vi legg avgjerande vekt på pris i høve til effektive hyllemeter arkivplass. Det er vesentleg for oss at leverandørens løysingsforslag gir mest mogleg arkivplass på det tilgjengelege området. Mindre justeringar av innreiingsframlegget kan vere aktuelt for å få best mogleg arbeidstilhøve og plassutnytting. Leveringstryggleik og rask levering blir også tillagt vekt. 24.04.2009 Side 13 av 17
7. EVALUERING 7.1 Generelt Tilboda vert evaluert i samsvar med vilkåra i Forskrift om offentlige anskaffelser og det er berre tilbod frå tilbodarar som oppfyller kvalifikasjonskrava i kap. 4 som blir evaluert. 7.2 Evaluering av tilboda, jf FoA 20-11,(1) 7.2.1 Evalueringskriterium for val av leverandør For kvalifiserte tilbodarar, jf. pkt. 8.1, blir tilboda evaluert og val av leverandør skjer på grunnlag av kva for tilbod som er økonomisk mest fordelaktig, basert på kriteria som er brukt i pkt. 8.2.2. 7.2.2 Tildelingskriterium Alle krav som oppdragsgjevar har stilt i kravspesifikasjonen, vedlegg 1, er krav som tilbodar må stadfeste. Tilbod som ikkje møter desse krava vil bli forkasta. Tilboda vil bli evaluert etter følgjande tildelingskriterium og vekting: Tildelingskriterium Vekt Element i kriteria Pris 50% Sjå prisskjema, vedlegg 2 Kvalitet Levering/garanti/service 50% Sjå kravspesifikasjon, vedlegg 1 7.2.3 Om tildelingskriteria Ved evalueringa vil det for kvart av dei 3 kriteria bli sett ein karakter. I karaktersettinga vert det nytta ein skala frå 1 til 6, der beste karakter er 6. Vurdering tildelingskriteria Karakter Framtredande 6 Svært bra 5 Bra 4 Godkjent 3 Svakt 2 Ikkje god nok = avvisning 1 7.3 Samla evaluering Samla evaluering for det respektive tilbod blir slik: 24.04.2009 Side 14 av 17
Vekting Karakter Vekta poeng Pris 50 % Kvalitet Levering/garanti/service 50 % SUM 100 % Poengsummen for kvart tildelingskriterium er eit produkt av karakter multiplisert med kriteriet si vekting. Eksempel: Kriterium pris med karakter 5 gjev: (5 x 30% = 1,5 poeng). 24.04.2009 Side 15 av 17
8. KONTRAKTTILDELING 8.1 Generelt Det vert inngått kontrakt med ein leverandør for kvar samling basert på det økonomisk mest fordelaktige tilbodet ut i frå dei kriteria som er brukt i konkurransegrunnlaget, jf. pkt. 8.3.2. 8.2 Informasjon og grunngjeving av konktraktstildeling Oppdragsgivaren si avgjerd om kven som skal tildelast kontrakt, skal varslast skriftleg til alle deltakarane samtidig, i rimelig tid før kontrakt vert inngått. Med Kontrakt er inngått er å forstå som tidspunktet då begge partar underteiknar kontrakten. Meldinga skal innehalde ei grunngjeving for valet, og frist for eventuell å klage. Det vert gitt ein klagefrist på 10 kalenderdagar. Når klagefristen er gått ut, og dersom det innan klagefristen ikkje er motteke klage, vil kontrakt bli inngått. 8.3 Kontraktsvilkår Det vil bli utarbeidd avtale mellom oppdragsgjevar og leverandør. Avtaleforholdet vert basert på: Dette konkurransegrunnlaget Utakst til avtale, vedlegg 6 Tilbodet Protokoll frå kontraktsmøtet 24.04.2009 Side 16 av 17
9. VEDLEGG Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Vedlegg 7: Kravspesifikasjon Prisskjema Atterhald Generell HMS-erklæring og miljøerklæring ILO konvensjonen Utkast til avtale Skisse nytt depot 24.04.2009 Side 17 av 17