STOKKE KOMMUNE ANDEBU KOMMUNE SANDEFJORD KOMMUNE AGENDA Utvalg: ANSETTELSESUTVALGET - SAS Møtested: Sandefjord, formannskapssalen Møtedato: 17.03.2015 Tid: 08:00 09:30 Eventuelt forfall meldes til tlf. 33416202 Vara møter etter nærmere avtale: Innkalt: Bjørn Ole Gleditsch, Erlend Larsen, Bjarne Sommerstad, Hilde Hoff Haakonsen, Roar Gunnufsen 1. GODKJENNING AV REFERAT FRA 05.03.2015 2. UTARBEIDE OG GODKJENNE KRAVSPEKK OG JOBBANALYSE FOR ANSETTELSE AV NY RÅDMANN/PROSJEKTLEDER EVENTUELT Sandefjord, 16.03.2015 Bjørn Ole Gleditsch Ordfører
REFERAT Utvalg: MIDLERTIDIG ANSETTELSESUTVALG - SAS Møtested: Sandefjord, formannskapssalen Møtedato: 05.03.2015 Tid: 14:00 16:00 Møtte: Forfall: Bjørn Ole Gleditsch, Erlend Larsen, Bjarne Sommerstad, Roar Gunnufsen, Hilde Hoff Håkonsen Morten Joel Istre, Nils Ingar Aabol møtte som vara 1. PROSESS ANSETTELSE Informasjon om prosess for ansettelse av prosjektleder/rådmann vedrørende anskaffelse av bistand ved Roger Stampe, innkjøpsavd. i Sandefjord. Fellesnemndas og partssammensatt utvalg får av tilsvarende presentasjon møtet 10. mars 2 REKRUTTERING PROSESS UTLYSNING/JOBBANALYSE Personalavdelingen i Sandefjord redegjorde for fremgangsmåte for rekruttering, prosessen før utlysning/jobbanalyse. Ansettelsesprosess ble presentert av representanter fra personalavdelingen i Sandefjord. Magne Eckhoff, personalsjef, Gro Dvergstein, personalkonsulent og Benedicte Kirkeberg, personalkonsulent. Fellesnemndas og partssammensatt utvalg får en tilsvarende presentasjon møtet 10. mars. Ansettelsesutvalget ber om mandat til å utarbeide jobbanalysen og kravspekk. 3. JURIDISK RETT RÅDMENNENE Redegjørelse for juridisk rett for rådmennene i de tre kommunene ved Bjørn Ole. KS advokat informerer om at toppledelse kan komme til å hevde juridisk rett til stillingen. Dette kan løses ved at de tre nåværende rådmenn konsulteres i forkant av nyansettelse av ny rådmann/prosjektleder i ny kommune. Sandefjord kommune har avklart med rådmannen, vedrørende hans arbeidsavtale og holdning til juridisk rett til slik stilling. Andebu kommune har avklart med rådmannen, vedrørende hans arbeidsavtale og holdning til juridisk rett til slik stilling. Stokke kommune avklarer med rådmannen, med hensyn til arbeidsavtale og juridisk rett til slik stilling.
4. KRAVSPEKK Diskuterte kravspekk/kriterier for den nye prosjektlederen/rådmannen. Midlertidig ansettelsesutvalg ber om mandat til å utarbeide kravspekk og jobbanalyse. 5. MANDAT Midlertidig ansettelsesutvalg anbefaler for PSU og Fellesnemnda følgende forslag til mandat. Ansettelsesutvalg Ansettelsesutvalget består av 4 medlemmer + ansattes representant Bjørn Ole Gleditsch (leder) Bjarne Sommerstad Erlend Larsen Hilde Håkonsen Roar Gunnufsen Ansettelsesutvalget skal med bistand fra rekrutteringsfirma legge frem forslag for Partssammensatt utvalg og Fellesnemnda til hvem som skal ansettes som rådmann i den nye kommunen og som også skal være prosjektleder for sammenslåingsprosessen. Ansettelsesutvalget kan som del av sitt arbeid ta stilling til valg av rekrutteringsfirma etter en konkurranseprosess iht. lov om off. anskaffelser. Videre kan utvalget med bistand fra rekrutteringsfirma fastsette ønsket kompetanseprofil, avklare omfang av utlysning og evaluere aktuelle kandidater. Utvalget skal også avklare lønns- og arbeidsvilkår for den kandidat som utvalget anbefaler ansatt. Kostnader til utvalgets arbeid dekkes over midler avsatt til Fellesnemndas arbeid. Bjørn Ole Gleditsch undersøker med rådmennene vedrørende lovlighet om fellesnemda har mandat til å ansette ny rådmann iden nye kommunen. 6. FELLES INFORMASJONSSTRATEGI Rådmennene orienterer om tanker rundt fremtidig samarbeid vedrørende felles informasjonsstrategi i neste møte i Fellesnemda. Rådmennene drøfter mulighet for å samle all informasjon og om det er mulig å samle dette hos person. Slik at informasjonen i størst mulig grad kan koordineres for de tre kommunene, og at dette særlig skal gjelde for info til ansatte/tillitsvalgte.
7. INNSPILL FRA UTDANNINGSFORBUNDET Punkt 7 utsettes til neste møte. 8. INNSPILL FRA HTV I STOKKE Det er kommet inn ønske om at fellesnemnda setter ned felles retningslinjer for frikjøp av tillitsvalgte. Dette blir satt på agendaen for møtet i partssammensatt utvalg, tirsdag 10. mars 2015.
INTERNT NOTAT Møte vedrørende jobbanalyse og anbud Dato: 17.3.2015 Sted: Ordførerens kontor Tidspunkt: kl. 08.00 09.30 Agenda 1. Gjennomgang av skjema for jobbanalyse 5 punkter (Kl. 08.00) 2. Avklaring av ansettelsesutvalgets rolle/deltagelse i ansettelsesprosessen Gro Dvergastein og Benedikte Kirkeberg veileder i prosessen og bistår med å dokumentere jobbanalysen 3. Hva skal tas med i anbudsrunden? (ca. Kl. 09.00) Roger Stampe veileder og utformer dokumentet som sendes til et utvalg av rekrutteringsfirmaer Til forberedelse for ansettelsesutvalget: Tenk gjennom hva du ønsker å ha med i jobbanalysen, se skjema for jobbanalyse under kap. 7, bakerst i rekrutteringshåndboka For definisjon av kompetanser, se side 13 og 14 i rekrutteringshåndboka