Forord Dette produktet er en del av hovedprosjektoppgaven til gruppe 33 vår 2011. Produktet er en facebookapplikasjon kalt FIR som har som hensikt å lagre facebookmeldinger i en Noark standard. For å bruke denne applikasjonen trengs det ingen forkunnskaper. Brukerdokumentasjonen er skrevet for deg som skal bruke applikasjonen. Det vil beskrives hvordan man kan bruke den. Om du har lest prosessdokumentasjonen eller produktdokumentasjonen kapittel 2 Det endelige produktet, kan du hoppe over innledningen.
Innholdsfortegnelse 20 Innledning... 104 21 Installasjon... 105 22 Brukerveiledning... 106 22.1 Innlogging i Facebook... 106 22.2 Hente meldinger... 107 22.3 Filtrere meldinger... 108 22.4 Filtrere på innhold... 109 22.5 Filtrere på dato... 109 22.6 Filtrere på type melding... 110 22.7 Fullføre filtreringen... 110 22.8 Velge meldinger som skal arkiveres... 110 22.9 Arkivere de valgte meldingene... 111 Side 102 av 135
Side 103 av 135
Brukerveiledning FIR Kapittel 20: Innledning 20 Innledning Facebookapplikasjonen eller Facebook Information Retriever som vi har døpt den har som funksjon å hente og lagre informasjon som brukeren definerer som journalføringspliktig. Applikasjonen henter inn alle grupper, sider og arrangementer som brukeren administrerer. Brukeren kan så velge en gruppe, side eller arrangement han vil journalføre, velge hvilke meldinger han vil ha med, merke disse og få opp en forhåndsvisning. Er brukeren fornøyd kan han/hun velge å sende inn og dokumentet vil bli gjort om til et format Noark kan håndtere, og lagres i arkivet. Figur 20.1: Dataflyt i facebookapplikasjonen Side 104 av 135
Kapittel 21: Installasjon Noark 5 dokumentfangst 21 Installasjon Installasjon av facebookapplikasjonen FIR krever at du har en noarktjeneste tilgjengelig og modifiserer programvarekoden deretter. Du er også nødt til å opprette en applikasjon på Facebook. For å se hvordan alt dette gjøres, se produktdokumentasjon 15.8 om installasjon. Side 105 av 135
Brukerveiledning FIR Kapittel 22: Brukerveiledning 22 Brukerveiledning Starter du FIR, får du et velkomstbilde som ser ut som Figur 4.1. Applikasjonen er delt inn i tre hovedseksjoner som vi skal forholde oss til videre i denne veiledningen. Navigasjonen øverst som lar deg navigere tilbake til hjemmeområdet og din profil på Facebook samt en mulighet for å logge deg inn og ut av Facebook direkte fra applikasjonen. På venstre side, under FIR NOARK -logoen, er det en meny som lar deg velge hvilke gruppe, arrangement eller side du skal hente meldinger fra. I samme meny finner du nederst noen linker til informasjon om Noark og offentlighetsloven som kan være nyttig for deg som skal arkivere. I midten av applikasjonen er området hvor informasjonen du velger fra menyen vises. Figur 22.1: Velkomstbildet i FIR 22.1 Innlogging i Facebook Før du kan gå videre med applikasjonen er du nødt til å logge deg inn på Facebook. Det kan du gjøre direkte fra applikasjonen dersom du ikke er logget inn fra før. 1. Klikk Logg inn øverst til høyre i applikasjonen, og du vil få opp et vindu som ser ut som i Figur 22.2. Fyll inn din epostadresse og passord og klikk Login. Side 106 av 135
Kapittel 22: Brukerveiledning Noark 5 dokumentfangst Figur 22.2: Innloggingsvindu 2. Om dette er første gang du bruker denne applikasjonen, er du også nødt til å godta at applikasjonen får tilgang til informasjon om din Facebook-konto. Du vil nå se et vindu som i Figur 22.3. For å gå videre må du klikke Allow. Figur 22.3: Tillatelse til å hente ut informasjon fra din Facebook-konto 22.2 Hente meldinger 1. Etter at du har logget inn vil det nå ha dukke opp, i venstre meny, grupper, arrangementer og sider som du administrerer eller eier. Se Figur 22.4. Klikk på en av dem. 2. Hvis den du valgte inneholder meldinger, vil det vises i midten av applikasjonen. Se Figur 22.5. Figur 22.4: Menyen fylt med grupper, arrangementer og sider Side 107 av 135
Brukerveiledning FIR Kapittel 22: Brukerveiledning Figur 22.5: Meldingene vises i midten etter at du valgte i menyen 22.3 Filtrere meldinger Skal du filtrere meldingene på innhold, dato eller type, kan du gjøre det til høyre i bildet. Alle filtreringsmåtene kan kombineres sammen. Se Figur 22.6. Figur 22.6: Filtrering av meldinger Side 108 av 135
Kapittel 22: Brukerveiledning Noark 5 dokumentfangst 22.4 Filtrere på innhold I feltet under Søkestreng kan du filtrere meldingene og/eller kommentarer på innhold. 1. Skriv inn det du vil søke etter i feltet. Se Figur 22.7. Du kan søke etter stikkord slik: forsinket tog uten anførselstegn, og den vil finne meldinger og kommentarer som inneholder forsinket og tog uavhengig av hverandre. Ønsker du å søke etter en setning kan du bruke anførselstegn. Figur 22.7: Felt for søkestreng 2. Velg om du vil filtrere meldinger eller kommentarer, eller begge. 22.5 Filtrere på dato Skal du finne meldinger fra en gitt dato eller periode kan du velge fra dato og til dato. se Figur 22.8. Figur 22.8: Datofiltrering 1. Klikk på feltet under fra dato og du får noe som ligner Figur 22.9. 2. Klikk på feltet under til dato og du får noe som ligner Figur 22.10. Side 109 av 135
Brukerveiledning FIR Kapittel 22: Brukerveiledning Figur 22.9: Datofiltrering (fra dato) Figur 22.10: Datofiltrering (til dato) 22.6 Filtrere på type melding Skal du filtrere meldinger på type kan du gjøre det her. Hvis alle eller ingen typer er valgt, hentes alle meldinger. Hvis en er valgt som f.eks. status hentes kun statusmeldinger. Se Figur 22.11. Figur 22.11: Filtrering på type melding 22.7 Fullføre filtreringen Når du har funnet ut hvordan du vil filtrere, klikker du på Filtrer. Se Figur 22.12. Figur 22.12: Filtreringsknapper 22.8 Velge meldinger som skal arkiveres 1. Når du finner fram til meldingene eller kommentarene du vil arkivere kan du klikke på avhukingsboksene og de skal være valgt. Se Figur 22.13. Side 110 av 135
Kapittel 22: Brukerveiledning Noark 5 dokumentfangst Figur 22.13: Valgte meldinger 2. Hvis du ønsker å velge alle meldinger og kommentarer klikker du på Velg alle. Det samme gjelder om du vil fjerne de valgene du har gjort, da klikker du Nullstill valg. Se Figur 22.12. 22.9 Arkivere de valgte meldingene Når meldingene og kommentarene du vil arkivere er valgt, er det neste som skal gjøres å faktisk arkivere dem. 1. Klikk på Sjekk ut som du finner øverst til høyre. Se Figur 22.14. Figur 22.14: Sjekk ut-knapp for å arkivere meldinger og kommentarer 2. Du skal nå se en side med kun de meldingene og kommentarene du valgte. Se Figur 22.15. Side 111 av 135
Brukerveiledning FIR Kapittel 22: Brukerveiledning Figur 22.15: Meldinger og kommentarer som skal arkiveres 3. Hvis meldingene og kommentarene du ser stemmer med det du valgte, kan du klikke på Bekreft og de vil bli arkivert. Hvis du vil endre på utvalget, kan du klikke på Tilbake. Se Figur 22.16. Figur 22.16: Bekreft- og tilbakeknapp Side 112 av 135