Eid kontrollutval SEKOM-sekretariat

Eid kontrollutval SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Innkalling Utval: Eid kontrollutval Møtested: Eid kommunehus, formannskapssalen Dato: 17.11.2016 Tid: Kl. 10:00 Innkalling: Faste medlemar i utvalet, rådmannen i sak 34/16 og revisor i sak 35/16. Dersom du ikkje kan møte meld frå på e-post: arva@sekom.no Audhild Ragni Vie Alme, telefon: 57612785 mobil: 971 70 064 Sakliste Sak nr. Sakstittel 32/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 33/16 Skriv og meldingar 34/16 Rådmannen informerer om revisjon av internkontrollsystemet i Eid kommune 35/16 Forvaltningsrevisjon: Brukarperspektiv i tenestene - prosjektplan 36/16 Møteplan 2017 for Eid kontrollutval 37/16 Oppfølgingsliste 5-2016 38/16 Eventuelt Med helsing Ole Reinhardt Bugjerde Leiar

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 32/16 Eid kontrollutval 17.11.2016 Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 33/16 Eid kontrollutval 17.11.2016 Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Skriv og meldingar Saksnummer Tittel Høyringsuttale NOU 2016-4 (Frå Sekretariatforum i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane) FKT medlemsinformasjon KS-133/16 Rapport over kommunens finansforvaltning pr. 31.8.2016, handsama i kommunestyret 6.10.2016 KS-135/16 Planstrategi for Eid kommune 2016-2020, handsama i kommunestyret 6.10.2016 Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert teke til vitande.

Sekretærforum for kontrollutvalssekretariata i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane Høyring om NOU 2016 4 - Ny kommunelov Tilhøvet mellom kontrollutval, revisjon og kontrollutvalssekretariat Innleiingsvis vil vi gje uttrykk for at det er svært uheldig å svekke kontrollutvala sin funksjon ved å redusere sekretariatet sitt ansvar for å påsjå at sakene i utvalet er forsvarleg utgreidd. At slike oppgåver ligg til sekretariatet er heilt avgjerande for bestiller-utfører modellen i kontroll- og tilsynsordninga vi har i dag. Sekretariatet for kontrollutvalet har tre hovudoppgåver. Dei tre oppgåvene er utgreier, sakshandsamar og administrator. Ved å gå inn for at sekretariatet ikkje kan gjere vurderingar opp mot lover og regler avgrensar utvalet sekretariatet si rolle til berre å vere administrator. Dette vil svekke det kommunale sjølvstyret innanfor kontroll og tilsyn alvorleg. Vi vil særskilt gjere det tydelig overfor departementet at vi ikkje støtter formuleringa i kap. 25.3.4.2: "Etter utvalgets mening har sekretariatet ikke anledning til å innhente informasjon og vurdere denne opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor." Dette er ei formulering som definerer revisjon så vidt at omgrepet blir meiningslaust. Kontrollutvalet må ha mogelegheit til sjølv å vurdere korleis oppgåver som ikkje fell inn under ein meir presis definisjon av revisjon, skal utførast og kven som skal utføre desse oppgåvene. Revisjon er definert gjennom nasjonale og internasjonale standardar. Det er ikkje naturleg å utvide revisjonsomgrepet i kommunelova. Eigarskapskontroll er eit typisk eksempel på ei oppgåve som ikkje er ei revisjonsoppgåve. Dette er, og børe vere, ei oppgåve som kontrollutvalet kan be sekretariatet eller andre kompetente organ om å utføre. Lovutvalet sitt syn vil også svekke kontrollutvalet sitt ansvar for å påsjå at kommunen har ein forsvarleg revisjon. I dette arbeidet har sekretariata i dag ei viktig rolle. Det er avgjerande at kontrollutvalssekretariatet vert oppretthalde som eit organ med kompetanse til å utføre oppgåvene som både utgreier, sakshandsamar og administrator. Det bør vere krav i lov eller forskrift om minst ein tilsett med tre års høgare utdanning i eit kontrollutvalssekretariat. Denne uttalen er utarbeidd av eit sekretærforum som består av sekretariata for alle kommunane i Møre og Romsdal, 17 av kommunane i Sogn og Fjordane i tillegg til sekretariata for Møre og Romsdal fylkeskommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune. Leikanger 15.09.2016 Med venleg helsing Einar Ulla Leiar i sekretærforumet

Fra: FKT - Forum for Kontroll og Tilsyn [mailto:fkt@fkt.no] Sendt: 14. oktober 2016 13:17 Til: FKT - Forum for Kontroll og Tilsyn <fkt@fkt.no> Emne: FKT medlemsinformasjon Kjære medlem! Vi er litt usikre på om vi når alle medlemmene våre gjennom våre eposter. Derfor ber jeg om følgende: - Til deg som er KU-leder: Del denne informasjonen med alle medlemmene i kontrollutvalget, er du snill! - Til deg som er sekretariatsleder: Del denne informasjonen med alle ansatte i sekretariatet, er du snill! Styret har nå kommet godt i gang med arbeidet etter valget og sommeren, og vi jobber godt ut fra det mandatet vi fikk av årsmøtet 2016. Akkurat nå midt i oktober er det et par ting vi gjerne vil dele med dere: NOU 2016:4 Ny kommunelov - høring FKT sendte inn vedlagte høringsuttalelse til NOU-en. Takk for alle innspillene dere sendte inn, alle er grundig gjennomgått og vurdert, og det meste er tatt med etter styrets behandling. Vi valgte å vektlegge noen punkter mer enn andre, for om mulig å bli mer synlige på disse. Det har kommet inn veldig mange høringsinnspill til departementet, men vi håper og tror at spissingen på våre uttalelser vil bli lagt merke til, siden vi er en viktig aktør på en del av lovens virkeområde og vi har konsentrert våre uttalelser til vårt eget fagfelt. I tråd med det våre medlemmer ga oss innspill om, la vi innledningsvis mye vekt på videreføringen av bestiller- /utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon. Det er denne modellen som skal sikre at egenkontrollen blir forankret i det folkevalgte nivået. Det uavhengige kompetente sekretariatet utgjør den operative delen av kontrollutvalget, og er både rådgiver, saksbehandler, utreder og administrator for kontrollutvalgene, i tillegg til å være koordinatoren og bindeleddet mellom kontrollutvalget og henholdsvis administrasjonen og revisjonen. Dermed hjelper sekretariatene kontrollutvalgene med å lage gode bestillinger på: skriftlige og muntlige orienteringer fra administrasjonen forvaltningsrevisjoner, selskapskontroller og andre undersøkelser fra revisjonen utredninger eller undersøkelser fra andre for at kontrollutvalget skal få svar på sine spørsmål knyttet til formålet med kontrollutvalget: på kommunestyrets vegne å sikre at innbyggerne får de tjenestene de har krav på, og at ressursene forvaltes på en effektiv måte i samsvar med kommunestyrets forutsetninger. Vi har i tillegg gått gjennom andre aktuelle punkter i de mest aktuelle kapitlene i NOU-en og gjort vårt beste for å avgi uttalelser som vi som organisasjon står for. Sekretariatsordning og strategi Styret bruker i tillegg mye tid og energi på det viktige spørsmålet om hvilken sekretariatsordning vi ønsker for fremtidens FKT. Dagens samarbeidsavtale med NKRF løper som kjent ut 2017, og det haster med å få på plass en avgjørelse. Ut fra signaler fra årsmøtet og utfordringer knyttet til bl.a. fremtidig kommunestruktur, har vi valgt å tenke strategi og fremtidig aktivitet før vi lander på fremtidig løsning for sekretariat. Vi må jo vite hvilke oppgaver som skal ligge til sekretariatet og hvilken finansiering som skal ligge til grunn, før vi avgjør behovet for størrelse, kompetanse og eventuell kopling til andre organisasjoner eller sekretariater. På grunn av naturlige habilitetsutfordringer i dagens sekretariat knyttet til slike vurderinger, har vi leid inn prosesshjelp og sekretariatsfunksjon for denne viktige oppgaven. Vi takker for deres velvillige innstilling til å bidra gjennom intervjuundersøkelsen vi gjennomførte blant enkeltmedlemmer av ulike kategorier i vår! Ting tar litt tid når vi alle til daglig er travelt opptatt i ordinær jobb. Vi

bruker også litt tid på å sikre gode prosesser i styret, som faktisk er så «ungt» at ingen av oss har vært med lenger enn siden våren 2015! Men vi kommer stadig nærmere en løsning! I starten av november kjører vi et styreseminar med dette som hovedoppgave. Vi vil informere dere som best vi kan i prosessen videre, både via epost og gjennom våre treffpunkter som sekretariatskonferansen i mars 2017 og endelig årsmøtet 2017 i Tromsø i juni 2017! For oppdatering ellers følger også protokollen fra siste styremøte 29.9.2016 vedlagt, og jeg oppfordrer dere alle til å besøke hjemmesiden vår, www.fkt.no for nyheter. Med dette ønsker jeg dere alle en fortsatt fin arbeidshøst 2016! Ta gjerne kontakt dersom dere lurer på noe! Med vennlig hilsen Benedikte Muruvik Vonen Styreleder Mobil: 90 58 90 43 benedikte.vonen@temark.no Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo E-post: fkt@fkt.no Tlf.: 403 90 775 www.fkt.no www.twitter.com/fkt_no FKT - En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariat

En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariat. Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oslo, 30. september 2016 HØRINGSUTTALELSE NOU 2016: 4 NY KOMMUNELOV Forum for kontroll og tilsyn (FKT) viser til høringsbrev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av 4.4.2016. Vi har gjennomført en intern høring blant våre medlemmer, og styret avgir følgende uttalelse, med hovedfokus på områdene kontroll, tilsyn og revisjon i NOU 2016: 4 Ny kommunelov: Innledende merknader I kommuneloven ble bestiller-/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon rendyrket fra 2004. I utredningen mangler en beskrivelse av de ulike rollene for kontrollutvalget som bestillere, deres sekretariat som uavhengig operativt ledd og rådgiver for kontrollutvalgene i deres arbeid, og revisjonen som leverandør av revisjon og andre undersøkelser til kontrollutvalget etter deres bestilling. Utredningen undergraver på mange måter bestiller-/utførermodellen, fordi revisjonsselskapene gis vesentlig innflytelse over kommunenes egenkontroll. Dette mener vi svekker den folkevalgte styringen, med redusert tillit til den kommunale egenkontrollen som resultat. Dette mener vi står i direkte motsetning til intensjonen med den helhetlige gjennomgangen av kommuneloven, som skulle være å styrke det kommunale selvstyret. FKT mener at dagens ordning med en mer rendyrket bestiller-/utførermodell mellom kontrollutvalg og revisjon enn det lovforslaget legger opp til, må videreføres, med en klar forankring i kommunestyre og kontrollutvalg. Kapittel 12 Valgbarhet. Ombudsplikt og suspensjon mv. 12.2 Valgbarhet Lovutvalget foreslår i 7-3 at lederen av sekretariatet for kontrollutvalget i kommunen eller fylkeskommunen bør utelukkes fra valg til organer nevnt i 7-2, uten at dette er nærmere utredet. Det er i praksis også andre enn leder som er sekretær for kontrollutvalget, og da kan det bli problematisk også om ansatte i sekretariatet er valgbare. Av lovforslaget 23-7 fremkommer at sekretariatsfunksjonen ikke kan legges til medlemmer av kontrollutvalget, kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Vi finner likevel at spørsmålet om hvilke regler som burde gjelde ansatte i sekretariatet generelt burde ha vært utredet. Kanskje burde det i forskrift også komme et krav om dokumentasjon av sekretærs uavhengighet, tilsvarende som kravet for Sekretariat: FKT Postboks 1417 Vika 0115 Oslo fkt@fkt.no Telefon 403 90 775 www.fkt.no Twitter: @FKT_no Bank: 0539 43 90447 Org. nr. 989 545 159

revisor i revisjonsforskriften 15. Vi stiller oss gjerne til rådighet for å drøfte dette i det senere arbeidet med forskrifter til kommuneloven. FKT vil påpeke at det mangler samsvar mellom 7-3 og 23-1 med hensyn til hvem som er utelukket fra valg til kontrollutvalget (punktene f-h mangler i 7-3). Vi slutter oss til det som fremgår av 23-1 og antar at det er det korrekte. Vi viser også til kommentarene knyttet til kapittel 25.1.4. FKT mener at utvalget i større grad burde ha drøftet om ansatte i sekretariatet til kommunens/fylkeskommunens kontrollutvalg er valgbare etter 7-3. Kapittel 23 Kontroll og tilsyn med kommunene 23.1 Innledning I innledningen sies det at kapittel 23 skal gi en overordnet beskrivelse av kontroll- og tilsynsordninger med kommunen. Vår hovedinnvending er at kapitlet ikke har med en beskrivelse av kontrollutvalgets sekretariat, noe som er et helt nødvendig bakteppe for å forstå kontrollutvalgenes arbeid. Lovendringen i 2004 innebar bl.a. at kontrollutvalgene fikk et uavhengig sekretariat, og en bestiller- /utførermodell ble tatt i bruk. Dette har ført til at kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye, og de har blitt vitalisert. Revisors rolle endret seg også med innføring av profesjonelt sekretariat. Revisor er etter dette en leverandør som handler på bestilling fra kontrollutvalget. I og med at sekretariatet ikke er beskrevet, kommer heller ikke de ulike rollene til revisor og sekretær frem. Dette er en svakhet ved beskrivelsen. FKT mener at sekretariatets rolle må beskrives som en naturlig del av kontroll- og tilsynsordningene i kommunens egenkontroll. 23.2 Ekstern og intern kontroll I 6. avsnitt står det at det faglige grunnlaget i den delen av egenkontrollen som har folkevalgt ledelse ved kommunestyret og kontrollutvalget, ivaretas av revisjonen. Kontrollutvalgssekretariatets rolle i dette bildet nevnes ikke. Det er sekretariatet som saksbehandler sakene til kontrollutvalget, lager forslag til innstilling/vedtak og gir råd til utvalget i faglige spørsmål knyttet til kontroll og tilsyn. Revisjonen er en leverandør og utfører på bestilling fra kontrollutvalget. FKT mener at kontrollutvalgssekretariatet er en viktig del av det faglige grunnlaget for den delen av egenkontrollen i kommunen som har folkevalgt ledelse. 23.3 Egenkontroll I dette avsnittet beskrives at kontrollutvalget trenger bistand til å gjennomføre den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen og at «Til å hjelpe seg har kontrollutvalget en faglig uavhengig revisjon». Sekretariatet er ikke nevnt i denne beskrivelsen, noe som er en svakhet. Den løpende kontrollen består i hovedsak av at sekretariatet på vegne av kontrollutvalget ber om orienteringer og informasjon på ulike felt, legger opp saker til orientering i utvalget, virksomhetsbesøk og bestilling og oppfølging av revisjonsrapporter o.l. Sekretariatet er kontrollutvalgets rådgiver og diskusjonspartner i alle saker som utvalget tar opp. FKT mener at et uavhengig og kompetent kontrollutvalgssekretariat bistår kontrollutvalget faglig med den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne.

23.5 Statsforvaltningskontroll og egenkontroll Det er positivt at det foreslås et sterkere koordineringsansvar fra fylkesmannens side for å unngå unødvendig belastning på kommunene. Vi stiller imidlertid spørsmål ved om de foreslåtte virkemidler vil bli sterke nok for faktisk å redusere statlig kontroll. Dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll må skje mellom kontrollutvalg ved sekretariatet og fylkesmannen, ikke revisjonsenheten. Dette er den mest praktiske måten å få til en koordinering på, siden det er kontrollutvalget som vedtar hvilke undersøkelser revisjonen skal gjøre og innretningen på disse. FKT mener at dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll skal skje mellom kontrollutvalget ved sekretariatet og fylkesmannen. 23.7 Viktigste utfordringer Vi støtter forslaget om at kommunen ved kontrollutvalget skal ha en mulighet til bedre kontroll med selskaper som kommunen er deleier i sammen med private aktører. Vi støtter lovforslagets understreking av behovet for å styrke rolleforståelsen i arbeidet med kontroll og tilsyn. FKT støtter forslaget om at kommunens kontroll med virksomhet som foregår i selskaper og andre organer utenfor kommunen bør styrkes. Kapittel 24 Internkontroll FKT støtter utvalgets forslag om å innføre en tydeligere internkontrollbestemmelse i kommuneloven som erstatning for særlovgivningens bestemmelser om internkontroll for kommuneplikter. Kapittel 25 Kontrollutvalget og kontrollutvalgssekretariatet 25.1.1 Innledning Vi støtter utvalgets forslag om å øke minimumskravet til antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem, ettersom bare tre medlemmer lett blir for sårbart ved forfall/fravær og kan begrense drøftingene i utvalgene. Det kunne samtidig vurderes nærmere om det også burde være en øvre grense for antall medlemmer i kontrollutvalget for å sikre effektivitet og partipolitisk uavhengighet. FKT støtter forslaget om å øke minste antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem medlemmer. 25.1.4 Valgbarhetsregler Vi støtter forslaget om å beholde dagens strenge valgbarhetsregler knyttet til folkevalgte og ansatte i kommunen/fylkeskommunen. Utvalget foreslår å endre valgbarhetsreglene for medlemmer som har ledende stilling, styreverv eller er medlem av bedriftsforsamling i et selskap. Vi støtter forslaget, men vi savner en nærmere vurdering av valgbarheten til kontrollutvalget for eierrepresentanter. Også her kan det oppstå uheldige inhabilitetssituasjoner. Se også kommentarene til kapittel 12.2. FKT støtter forslaget om at ansatte fortsatt skal være utelukket for valg til kontrollutvalget. Vi støtter også forslaget om strengere valgbarhetskrav knyttet til personer med ledende stillinger og verv i styre og bedriftsforsamling i selskaper som kommunen/fylkeskommunen har eierinteresser i. I tillegg ønsker vi at dette skal gjelde også for eierrepresentanter i slike selskaper (representantskap, generalforsamling mv.).

25.2 Høring i regi av kontrollutvalget Utvalget presiserer i andre avsnitt s. 319 at begrepet «hos kommunen» skal forstås slik at det gjelder kun administrasjonen. Vi mener at dette ikke er i tråd med gjeldende rett i dag. I Vedlegg nr. 1 til rundskriv H-15/04 fremgår det av kommentarene til 4 punkt 3 at Kontrollutvalget er kommunestyrets/fylkestingets eget kontrollorgan og dermed ikke underlagt andre organer i kommunen/fylkeskommunen. Kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke kommunestyret/fylkestinget selv. Kontrollutvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret/fylkestinget for eksempel har truffet eller er i ferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig. Begrensningen knyttet til «kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke» er tidligere tolket som at kontrollutvalgets tilsyn også omfatter det politiske nivået, så nær som kommunestyret/fylkestinget. Dette mener vi burde ha vært nærmere drøftet i utredningen. FKT mener at siden det kun er kommunestyret/fylkestinget selv som ikke er omfattet av kontrollutvalgets tilsynsansvar, skal også folkevalgte ha plikt til å møte og forklare seg i høringer. 25.3 Kontrollutvalgssekretariatet Utvalget legger til grunn at «et faglig kompetent og velfungerende sekretariat er viktig for et uavhengig og godt arbeidende kontrollutvalg». Vi anser dette som vesentlig, men synes ikke det gjenspeiles i utredningen. Sekretariat for kontrollutvalg ble lovpålagt i 2004. Kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye fra den tiden revisor var sekretær for utvalget. Utvalgene behandler flere saker og har blitt mer synlige og aktive med egne uavhengige og kompetente sekretariater enn under ordningen med revisor som sekretær. FKT mener at sekretariatsfunksjonen og betydningen av et faglig kompetent og velfungerende sekretariat må beskrives tydeligere i lovproposisjonen. 25.3.4.1 Hvem som kan være sekretariat for kontrollutvalget Vi støtter flertallets syn om at revisor ikke kan være sekretær for kontrollutvalget. Det ville være en svært uheldig rolleblanding dersom revisor skal legge frem resultatene av eget arbeid for kontrollutvalgene. I tillegg strider dette mot bestemmelsene om kontrollutvalgets tilsyn med revisor. Som lovutvalget peker på, er det viktig at sekretariatet er uavhengig av kommunens administrasjon. Vi mener at det er uheldig dersom denne grunntanken omgås gjennom at kommuner inngår en bytteordning der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune. Vi viser i denne forbindelse til Forum for kontroll og tilsyn sin uttalelse til KMD datert 24.2.2016 der det ble gitt følgende anbefaling: 1. Primært at slike bytteordninger blir erklært ulovlige og at de må opphøre snarest. 2. Sekundært at slike bytteordninger er meget uheldige og at de bør opphøre snarest. I dag er det også noen revisjonsselskaper som er sekretariat for kontrollutvalg der de selv ikke er revisor. Dette er etter vår mening uheldig, og det er lett å trekke parallellen til at lovutvalget mener at sekretariatet ikke kan utføre revisjonsoppgaver. Det bør også gå motsatt vei. Særlig uheldig blir en slik rolleblanding i kommuner som har konkurranseutsatt revisjonen sin. I forbindelse med nye runder på konkurranseutsetting av revisjonstjenestene, vil revisjonsselskapet som utfører sekretariatsoppgaver for kontrollutvalget, få fullt innsyn i konkurrentene sine tilbud. Vi mener altså at revisjonsselskaper ikke bør kunne være sekretariat for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner.

Vi viser også til forslaget under kapittel 12.2 om at det kan være aktuelt å innføre dokumentasjon av uavhengighet for sekretær for kontrollutvalg. FKT mener at sekretariatets uavhengighet må vektlegges sterkere gjennom at bytteordninger der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune ikke er lovlig. I tillegg mener vi at revisjonsenheter ikke skal kunne utøve sekretariatsfunksjonen i kommuner, selv om de ikke utfører revisjonsoppgavene i den aktuelle kommunen. 25.3.4.2 Sekretariatets oppgaver I utredningen fremstilles kontrollutvalgets sekretariat som et rent «møtetilretteleggingsorgan» på samme måte som møtesekretærorganet ellers i det kommunale system. Dette er en alt for snever fremstilling, sekretariatene har en mye mer omfattende rolle. Lovutvalget synes å være svært opptatt av de få sekretariatene som er små og bemannet med lite kompetanse, uten å ta hensyn til at de aller fleste sekretariatene er bemannet med en svært allsidig og relevant kompetanse, der de aller fleste har ansatte med høyere utdanning. Dersom saksbehandlerkompetanse ikke finnes i enkelte kontrollutvalgssekretariater, bør loven heller sette krav til dette i stedet for å overføre saksbehandleroppgaver til revisor. Det er kontrollutvalgene som i detalj bestemmer hva sekretariatet skal utføre. Selv om sekretariatenes oppgaver og profil er noe forskjellig, utfører de fleste følgende arbeidsoppgaver (jf. Deloittes rapport Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat fra 2014 som også lovutvalget har vist til): Saksbehandling Utredning Administrasjon Rådgivning Koordinering/bindeledd Sekretariatet skal dekke utvalgets behov for faglige ressurser, være utvalgets operative ledd, foreta utredning av for eksempel valg av revisjonsordning, påse at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt, i tillegg til å være et møtetilretteleggingsorgan. Sekretariatet er en selvstendig organisasjon som skal serve kontrollutvalget på samme måte som rådmannens stab server kommunestyret. Vi henviser i denne forbindelse til blant annet 20 i kontrollutvalgsforskriften og koplingen mot kommuneloven 23.2. Lovutvalget forsøker å trekke en grense mellom revisjonens oppgaver ved forvaltningsrevisjon og sekretariatsoppgaver i dette kapitlet, noe de ikke lykkes med. Vi vil foreslå at den internasjonale definisjonen på revisjon NS-EN ISO 9000:2000 legges til grunn: «Systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvilken grad kriterier for revisjon er oppfylt». Etter vår oppfatning må begrepet «systematisk» i denne sammenhengen bety at man følger bestemte revisjonsstandarder. Enhver vurdering av et faktum eller av om en lov er brutt, kan derfor ikke defineres som en revisjonshandling. Kontrollutvalget bør ha betydelig frihet til å velge hvordan oppgaver som ikke faller inn under en mer presis definisjon av revisjonens oppgaver skal utføres og hvem som skal utføre dem. I 4. avsnitt i kapittel 25.3.4.2 sier lovutvalget: «Etter utvalgets mening har ikke sekretariatet anledning til å innhente informasjon og vurdere det opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor.»

Formuleringen definerer revisjon så vidt at begrepet blir meningsløst. Vi er redd for at dette vil føre til at sekretariatene vil tømmes for oppgaver, som heretter skal legges til revisjonen. Vi vil peke på at det finnes tilfeller hvor nettopp slike oppgaver er sekretariatets mandat, som f.eks. ved vurdering av valg av revisjonsordning og konkurranseutsetting av revisjon, eller ved habilitetsvurderinger. Sekretariatet skal også hjelpe utvalget til å skille mellom enkeltsaker som fremstår som rene klagesaker og saker som kan tyde på at administrasjonen gjør systematiske feil, slik at undersøkelser bør bestilles fra revisjonen. Dette krever at sekretariatet foretar en vurdering. I kapittel 25.3.4.2 argumenterer lovutvalget for at sekretariatet ikke skal vurdere om revisors leveranser til utvalget holder faglig kvalitet. Det er etter vår mening meningsløst å vise til gjeldende rett om at sekretariatet skal passe på at saker som skal behandles i kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og samtidig hevde at det vil være svært krevende for et sekretariat å foreta en vurdering av kvaliteten på produktet som leveres fra revisjonen. Utvalget skriver riktignok at dersom det er åpenbare mangler ved produktene som revisor leverer, må likevel sekretariatet si fra om dette. Vi vil hevde at det ikke er mulig å gjøre en vurdering av «åpenbare mangler» uten å vurdere verken «metodevalg, prosjektdesign, datainnhenting, lovanvendelse og vurderinger som fremkommer i revisors rapporter». Det er vanskelig å vurdere om en bestilling er tilfredsstillende besvart uten for eksempel å vurdere metoden som revisjonen har benyttet for å få svar på bestillingen. Vi minner om at det knapt er noen fagmiljø som leser og vurderer flere revisjonsrapporter enn sekretariatene. Vi kan vise til konkrete eksempler der sekretariatet har påpekt feil og mangler i revisors produkter både innen regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Dette må også ses i lys av påse-ansvaret sekretariatene bistår kontrollutvalgene med. Vi vil også påpeke at det er sekretariatet som skriver innstillingen i disse som i andre saker. Kontrollutvalgssekretariatene bistår kontrollutvalgene i deres vurderinger av hvilke saker de skal ta på seg og hvordan sakene skal søkes løst, f.eks. hvordan informasjon skal innhentes. Det er også sekretariatene som bistår kontrollutvalgene med deres bestillinger av revisjonsoppdrag og andre undersøkelser fra revisjonen eller fra andre, og som bistår kontrollutvalget i vurderingen om revisjonen leverer sine rapporter i tråd med bestilling. Sekretariatet bistår også kontrollutvalget generelt i utøvelsen av deres påse-ansvar overfor revisjonen. FKT mener at lovutvalget har brukt en for vid og vag definisjon av revisjon i sin utredning, og at de går langt i å prøve å hemme sekretariatene i deres ansvars- og oppgaveutøvelse. Sekretariatene må kunne gjøre sine nødvendige vurderinger uten at de dermed foretar revisjon. En mer presis gjennomgående beskrivelse av, grensegang mellom og respekt for rollene til henholdsvis sekretariatene og revisjonen hadde vært på sin plass. 25.3.4.3 Kompetansekrav Det argumenteres i utredningen for å innføre kompetansekrav til sekretariatet: «Forutsetningen for et velfungerende kontrollutvalg er et godt og kompetent sekretariat.» Utvalget konkluderer overraskende nok med at det ikke bør innføres kompetansekrav, og begrunner det med at dette vil innebære en for sterk inngripen i det kommunale selvstyret. Det er svært vanskelig å forstå denne begrunnelsen. Derimot vil vi legge vekt på argumentene som er fremmet for å innføre kompetansekrav, og vi anbefaler at det innføres et krav om solid høyere utdanning i kontrollutvalgssekretariatene, der minst en ansatt bør ha relevant utdanning på mastergradsnivå eller tilsvarende. Det kan med fordel utredes nærmere hva slags spesifikke krav som bør stilles. FKT mener at det skal innføres kompetansekrav for ansatte i kontrollutvalgssekretariat.

25.3.4.4 Størrelsen på sekretariatet Lovutvalget argumenterer for at det ikke bør stilles krav til størrelsen på sekretariatet, da Deloitterapporten ikke har påvist noen sammenheng mellom størrelsen på sekretariatet og kvaliteten på sekretariatets arbeid. Vi mener at det ikke kan legges vekt på dette argumentet, da Deloitte ikke har undersøkt denne problemstillingen i tilstrekkelig grad. Vi ønsker at denne problemstillingen bør utredes nærmere. Vi vil peke på at det er gode argumenter for at sekretariatene bør bli større. Større fagmiljø og bredere kompetansebase vil være et gode, og bidra til å utvikle tjenesten og bistå kontrollutvalget på en god måte. Samtidig vil et større sekretariat være mer robust overfor sykdom og vakanser samt at det vil være lettere å sikre uavhengighet til revisor og rådmann. Videre skriver utvalget at kvalitetskrav vil tvinge mange kommuner over i interkommunalt samarbeid. Vi vil hevde at dette ikke er et reelt argument, all den tid de aller fleste sekretariater allerede er organisert som interkommunale samarbeid. FKT mener at det bør stilles krav til kontrollutvalgssekretariatets størrelse. Kapittel 26 Revisjon 26.2.3.5 Regnskapsrevisjon og kontrollutvalgets ansvar for forenklet etterlevelsesrevisjon Lovutvalget foreslår at etterlevelsesrevisjon skal være en sentral kontrollform i kommunal sektor og at regnskapsrevisor skal ha utvidede oppgaver på økonomiområdet. I utredningen skriver utvalget at dette skal være en forenklet kontroll. Oppgaven slik den er beskrevet i lovforslaget ( 24-9), kan imidlertid være svært omfattende, slik at dette også kan bli et budsjettspørsmål. Men vi mener at de foreslåtte endringene vil kunne gi kontrollutvalget nyttig oversikt over tilstanden på ulike tjenesteområder. FKT støtter i utgangspunktet forslaget om utvidelse av regnskapsrevisors mandat innen forenklet etterlevelsesrevisjon. Vi mener likevel at utredningen i for liten grad konkretiserer hva de legger i dette. 26.2.3.6 Andre Spørsmål Skriftlige påpekninger fra regnskapsrevisor (nummererte brev) Kommunelovutvalget foreslår at nummererte brev i utgangspunktet skal rettes direkte til kommunedirektøren. Dette innskrenker kontrollutvalgets mandat. Det fremstår som lite hensiktsmessig å gjøre adressering av nummererte brev til en løpende vurdering avhengig av forholdet det rapporteres om. Det kan potensielt føre til svært ulik praksis. Vi støtter ikke dette forslaget. Vi mener at nummererte brev går til den som forestår løpende tilsyn av den kommunale forvaltningen, det vil si kontrollutvalget. Denne ordningen har vi god erfaring med. Sekretariatene konstaterer at revisor har svært ulik praksis når det gjelder nummererte brev. Vi støtter derfor utvalgets forslag om at «revisor årlig må utarbeide en oppsummering av de nummererte brev som er sendt gjennom året». I gjeldende rett har kontrollutvalget et ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev. Dette er ikke tatt inn i lovutvalgets forslag. FKT mener at dagens praksis med at alle nummererte brev rettes til kontrollutvalget må videreføres, og støtter dermed ikke utvalgets forslag til endringer av dette. Kontrollutvalgets ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev må også videreføres. 26.3 Forvaltningsrevisjon Vi støtter ikke utvalgets forslag om å fjerne kravet om årlig forvaltningsrevisjon. En kommune er i seg selv en så kompleks organisasjon at vi mener det skal veldig mye til om ikke en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse vil vise at det er behov for forvaltningsrevisjon på årlig basis. Et mer vagt uttrykk

kan fort gjøre behovet for forvaltningsrevisjon til et tema ved f.eks. budsjettsalderinger. Dette vil dermed kunne svekke den kommunale egenkontrollen. Vi savner en presisering av kontrollutvalget sin rolle som bestiller av enkeltoppdrag i lovforslaget. Det må være kontrollutvalget som bestiller som skal bestemme hva de ønsker å få undersøkt gjennom en forvaltningsrevisjon, mens revisjonen som utfører bestemmer metode, revisjonskriterier osv. Vi mener at utredningen i for liten grad drøfter hvem som bør ha ansvar for eller utføre overordnet analyse og utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Noen kontrollutvalg ber revisor om å gjøre dette arbeidet, andre ber sekretariatet gjøre det. De avveininger som kan gjøres rundt dette, kan få betydning for forståelsen av bestiller-/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon. FKT er ikke enige i utvalgets vurderinger og mener at bestemmelsen om årlig forvaltningsrevisjon må videreføres. Også innen dette feltet mener vi at rolle- og oppgavefordelingen mellom aktørene er for lite beskrevet i utredningen. 26.4 Sertifisering av revisor. Nasjonal kvalitetskontroll Vi støtter utvalgets forslag om en nasjonal ordning for kvalitetskontroll med revisorer i kommunesektoren. Kapittel 27 Kommunenes styring og kontroll med ekstern virksomhet 27.3 Innsynsrett i selskaper og lignende som utfører oppgaver for kommunen Lovendringene som foreslås her vil styrke den politiske kontrollen med ekstern virksomhet innen kommunens ansvarsområder. FKT støtter her utvalgets vurderinger. 27.4.1 Innledning Lovutvalget mener det eksisterende regelverket for selskapskontroll i kommuneloven i utgangpunktet fungerer etter hensikten sin, og ser derfor ikke at det foreligger behov for store endringer i regelverket. Utvalget foreslår likevel å gjøre eierskapskontroll til en oppgave for revisjonen. Lovutvalget mener at dette forslaget skal føre til en klarere rollefordeling mellom sekretariatet og revisjonen samt forhindre dobbeltrolleproblematikk knyttet til sekretariatets arbeid. I definisjonen av revisjonsoppgaver i andre kapitler mener vi at utvalget selv legger opp til større dobbeltrolleproblematikk for revisor gjennom vid og vag definisjon av revisjonsbegrepet. Vi savner derfor en tydeligere begrepsavklaring generelt gjennom utredningen. Se også kommentarene knyttet til punkt 27.4.3. FKT mener at beskrivelsen av eierskapskontroll (uten forvaltningsrevisjon i selskap) som ren revisjonsoppgave er mangelfullt definert i utredningen. 27.4.3 Eierskapskontroll i praksis Lovutvalget bygger på data hentet fra Rapporten Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (Deloitte 2014). Når vi ser nærmere på denne rapporten finner vi at det anslagsvis ble bestilt rundt 225 unike selskapskontroller i Norge i 2013. Dette er trolig en dobling siden 2008 (Nordlandsforskning, NFrapport nr. 4/2007). Deloitte har i sin rapport gjennomgått 10 utvalgte selskapskontroller. 5 fra sine utvalgte kommuner og 5 fra databasen til Norges kommunerevisorforbund (NKRF). De 10 utvalgte rapportene har Deloitte delt inn i tre varianter: «Selskapskontroll av eierskapsforvaltningen til kommunen», «forvaltningsrevisjon av et selskap» og «eierskapskontroll av et selskap». I den tredje varianten finner Deloitte at det gjennomgående har vært en utfordring å skille mellom

eierskapsforvaltning på den ene side og det at en faktisk går inn og gjør vurderinger av driften i selskapet på den andre siden. Deloitte skriver at «Flere» rapporter innenfor den tredje kategorien har en tilsvarende tilnærming. Vi mener at dette grunnlaget ikke er tilstrekkelig til å begrunne en lovendring. Departementet bør vurdere om det er behov for en grundigere undersøkelse av rolleforståelsen knyttet til gjennomføring av selskapskontroll, før eierskapskontrollen blir gjort til en oppgave kun for revisjonen. Det er etter vår oppfatning viktig at en mulig lovendring er velbegrunnet. Se også kommentarene knyttet til punkt 27.4.1. FKT mener at utredningen i liten grad bygger opp under et eventuelt behov for lovendringen de foreslår. 27.4.4.2 Omfang av og plan for selskapskontroll Utvalget foreslår at det skal lages en felles plan for forvaltningsrevisjon. Utvalgets vurdering er at det er hensiktsmessig å foreta en samlet risiko- og vesentlighetsvurdering for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Vi er uenig i at dette er hensiktsmessig, fordi disse risiko- og vesentlighetsvurderingene er svært forskjellige. Vi mener det er mer hensiktsmessig å foreta særskilt risiko og vesentlighetsvurderinger av selskapene med sikte på å tydeliggjøre både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. FKT mener at det må utarbeides uavhengige risiko- og vesentlighetsvurderinger for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Med vennlig hilsen Benedikte Muruvik Vonen Styreleder

En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, og deres sekretariat MØTEPROTOKOLL Møte: Styremøte Tid: 29. september 2016 kl. 10.30-16.00 Sted: Oslo NKRFs møterom Deltakere fra styret: Benedikte Muruvik Vonen, Hilde Vatnar Selnes, Dag Robertsen, Synnøve Solbakken, Roald Breistein og Einar Ulla (forlot møtet kl. 13.45) Andre som møtte: Bjørn Bråthen (deltok ikke i SS 58/16) fra sekretariatet Innleid konsulent Tom O. Kleppestø, Golder kompetansepartner AS Møteleder: Benedikte Muruvik Vonen Saksliste: Saknr. Sak: SS 53/16 Godkjenning av innkalling og saksliste SS 54/16 Godkjenning av protokoll fra styremøte 23. august 2016 SS 55/16 Sekretariatskonferansen 2017 idedugnad program SS 56/16 Fagkonferansen 2017 idedugnad program SS 57/16 Fagkonferanse og årsmøte 2018 tid og sted SS 58/16 Framtidig sekretariatsordning - strategi SS 59/16 Høring forslag til ny kommunelov SS 60/16 Referatsaker RS 19/16 KOFA-konferansen 10. november 2016 RS 20/16 NKRFs samling for kontrollutvalgssekretærer 2016 SS 61/16 Eventuelt Sekretariat: FKT Postboks 1417 Vika 0115 Oslo fkt@fkt.no Telefon 403 90 775 www.fkt.no Twitter: @FKT_no Bank: 0539 43 90447 Org. nr. 989 545 159

SS 53/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Behandling i møte: Det var ikke merknader til saklista. Vedtak: Innkalling og sakliste ble godkjent. SS 54/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 23. AUGUST 2016 Behandling i møte: Ingen merknader til protokoll fra styremøte 23. august 2016. Vedtak: Protokoll fra styremøte 23. august 2016 ble godkjent. SS 55/16 SEKRETARIATSKONFERANSEN 2017 IDEDUGNAD PROGRAM Forslag til vedtak: Styret oppnevner følgende arbeidsgruppe til å utarbeide programmet for Sekretariatskonferansen 2017: NN NN NN Sekretariatet v/bjørn Bråthen Behandling i møte: Styret har tidligere bestemt at den årlige Sekretariatskonferansen i 2017 skal arrangeres på Thon Hotel Opera i Oslo 21. mars. Styret ønsker å holde muligheten åpen for å kunne utvide konferansen til to dager. Sekretariatet undersøker om hotellet er ledig 22., alt. 20. mars (onsdag 22. er reservert inntil videre). Styret drøftet aktuelle temaer og innledere og oppnevnte en arbeidsgruppe, som gis ansvar for planlegging og gjennomføring av konferansen på samme måte som for årets konferanse. Sekretariatet tar initiativ og kaller inn arbeidsgruppa til et telefonmøte for å utarbeide en skisse til program til neste styremøte. Vedtak: Styret oppnevner følgende arbeidsgruppe til å utarbeide programmet for Sekretariatskonferansen 2017: Benedikte Muruvik Vonen Hilde Vatnar Selnes

Roald Breistein Einar Ulla Sekretariatet v/bjørn Bråthen SS 56/16 FAGKONFERANSEN 2017 IDEDUGNAD PROGRAM Forslag til vedtak: Det legges ikke fram forslag til vedtak i saken. Behandling i møte: Styret har tidligere bestemt at den årlige fagkonferansen og årsmøtet i 2017 skal arrangeres på Scandic Ishavshotel i Tromsø 7. 8. juni. Styret ser for seg at årsmøtet, som tidligere, avholdes på ettermiddagen dag 1, og at det markedsføres som en viktig arena for informasjon om forumets virksomhet og framtidige strategi. Sekretariatet ga en foreløpig orientering om ulike alternativer for det sosiale programmet på konferansens første dag. Styret fremmet diverse synspunkter og spørsmål, som sekretariatet vil arbeide videre med. Med utgangspunkt i bl.a. innspill fra evalueringen av fagkonferansen 2016, drøftet styret aktuelle temaer og innledere. Styret vil invitere lederen for Stortingets kommunalkomite, Helge A. Njåstad, til å åpne konferansen med et innlegg om Stortingets behandling av kommunereform. Alternativt kan det bli aktuelt å invitere enten ordføreren i Tromsø eller fylkesordføreren i Troms til å stå for åpningen av arrangementet. Vedtak: Styret tar informasjonen til orientering og ba sekretariatet arbeide videre med programmet og legge fram en skisse for gjennomføringen det kombinerte fagkonferanse- og årsmøtearrangementet på neste styremøte. SS 57/16 FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2018 TID OG STED Forslag til vedtak: Det legges ikke fram forslag til vedtak i saken. Behandling i møte: Styret har tidligere bestemt at fagkonferansen og årsmøtet i partallsår skal arrangeres på Gardermoen. Iht. avtale hadde sekretariatet innhentet tilbud for de aktuelle alternativene. Det viser seg at flere av disse allerede var fullbooket i den første uka i juni, som vanligvis benyttes, men hadde ledig kapasitet en uke tidligere den siste uka i mai (uke 22). Vedtak: Det kombinerte fagkonferanse- og årsmøtearrangement i 2018 legges til Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen, 29. 30. mai.

SS 58/16 FRAMTIDIG SEKRETARIATSORDNING - STRATEGI Forslag til vedtak: Det var ikke lagt frem forslag til vedtak. Behandling i møte: Styret ble informert om prosessmøte 28. september 2016 mellom styrets leder og nestleder og konsulent Tom O. Kleppestø. Hovedpunkter fra møtet ble kort presentert for styret. Vedtak: Styreleder og konsulent Tom O. Kleppestø jobber videre med saken. Drøftingsnotat legges frem til styremøte 3. - 4. november 2016. SS 59/16 HØRING FORSLAG TIL NY KOMMUNELOV Forslag til vedtak: Det legges ikke fram forslag til vedtak i saken. Behandling i møte: Styrelederen gjennomgikk et utkast til høringsuttalelse, som var sendt styret i forkant av møtet. Styret drøftet og kommenterte de ulike temaene fortløpende i møtet. Vedtak: Styret ga styrelederen fullmakt til å fullføre arbeidet med høringsuttalelsen. En bearbeidet utgave av uttalelsen vil bli sendt resten av styret på en rask høringsrunde før endelig uttalelse sendes departementet. SS 60/16 REFERATSAKER Forslag til vedtak: Styret tar informasjonen til orientering. Behandling i møte: RS 19/16 KOFA-konferansen 10. november 2016 KOFA avholder sin årlige konferanse i Bergen 10. november 2016 (http://www.kofa.no/pagefiles/5879/programplakat.pdf). FKT har de siste årene vært representert på denne konferansen. Styret ønsker å videreføre denne praksisen, og ba Roald Breistein delta for FKT på konferansen.

RS 20/16 NKRFs samling for kontrollutvalgssekretærer 2016 Styrelederen deltok som ordinær deltaker på NKRFs årlige samling for kontrollutvalgssekretærer 13. 14. september 2016 i Tromsø. Vedtak: Styrelederen orienterte kort fra samlingen. Hun fikk styrets tilslutning til at FKT for framtiden bør være representert på disse årlige samlingene. Styret tar informasjonen til orientering. SS 61/16 EVENTUELT Følgende møteplan gjelder for styret fram til årsmøtet 2017: 3. 4. november 2016, Oslo hhv. kl. 15.00 18.00 og kl. 09.00 12.00 4. januar 2017, Oslo kl. 10.30 16.00 31. januar 2017, Gardermoen tidspunkt ikke fastsatt 20. mars 2017, Oslo tidspunkt ikke fastsatt 6. juni 2017, Tromsø tidspunkt ikke fastsatt Det kan bli endringer, samt behov for flere møter. 11. oktober 2016 Benedikte Muruvik Vonen styreleder Bjørn Bråthen (for sekretariatet)

Eid kommune Arkiv: FE - 250 JournalpostID: 16/20784 Saksbehandlar: Ole Starheim Vedtaksdato: 14.09.2016 Saksframlegg Saksnr. Utval Møtedato 113/16 Formannskapet 29.09.2016 133/16 Kommunestyret 06.10.2016 Rapport over kommunens finansforvaltning pr 31.08.2016 Bakgrunn for saka: Kommunelova 50 og 52, og forskrift om kommuners finansforvaltning, stiller krav til kommunane både vedkomande finansforvaltninga og rapportering av dette til kommunestyret. Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Kommunestyret i Eid tek rapporten om kommunens finansforvaltning pr 31.08.2016 til vitande. Vedlegg i saka: 14.09.2016 Finansrapportering 31.08.16 1326657 Formannskapet 29.09.2016: Handsaming: F- 113/16 Vedtak: Kommunestyret i Eid tek rapporten om kommunens finansforvaltning pr 31.08.2016 til vitande. Kommunestyret 06.10.2016: Handsaming:

KS- 133/16 Vedtak: Kommunestyret i Eid tek rapporten om kommunens finansforvaltning pr 31.08.2016 til vitande. Saksopplysningar: Kommunens finansreglement, sist vedteke 22.06.2016 K-sak 070/16, stiller krav til rapportering i kapitla 6.5, 7.7 og 8.9: «Rådmannen skal ved tertialrapporteringar pr 30. april og 31. august leggje fram rapport for kommunestyret som syner status for finansforvaltninga. I tillegg skal rådmann så snart råd er etter årets utgang leggje fram ein rapport for kommunestyret som syner utviklinga gjennom året og status ved utgangen av året». Rapporten som følgjer denne saka er utarbeidd etter forskrift og etter kommunens eige reglement.

Finansrapport pr 31.08.2016 Side 1

Innhald: 1. Lovverk og reglement... 2 2. Generelt om finansforvaltninga og finansrapporteringa... 2 3. Generelt om kommunen sin likviditet... 2 4. Forvaltning av ledig likviditet for driftsføremål... 3 5. Forvaltning av kommunens lånegjeld... 4 6. Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva... 5 7. Vurdering om vesentleg finansiell risiko... 7 8. Krav til «grøn forvaltning»... 8 1. Lovverk og reglement Kommunelova 50 og 52, og forskrift om kommuners finansforvaltning stiller krav til kommunane både vedkomande finansforvaltninga og rapportering av dette til kommunestyret. Kommunens finansreglement, sist vedteke 24.06.10 K-sak 53/10, stiller krav til rapportering i kapitla 6.5, 7.7 og 8.9: Rådmannen skal ved tertialrapporteringar pr. 30. april og 31. august, leggje fram rapport for kommunestyret som syner status for finansforvaltninga. I tillegg skal rådmannen så snart råd etter årets utgang leggje fram ein rapport for kommunestyret som syner utviklinga gjennom året og status ved utgangen av året. Denne rapporten er utarbeidd etter forskrift og kommunens eige reglement. 2. Generelt om finansforvaltninga og finansrapporteringa Føremålet med kommunens finansforvaltning er omtalt i kommunens reglement for finansforvaltning i kapittel 4. Vidare i kapittel 5 er generelle rammer og avgrensingar fastsett. Kommunens finansforvaltning pr. 31.08.16 er i samsvar med disse kapitla i reglementet. Finansforvaltninga er inndelt i tre hovuddelar: Ledig likviditet for driftsføremål Lånegjeld og finansieringsavtalar Langsiktige finansielle aktiva Disse blir vidare i rapporten omtala i kvart sitt kapittel. Rapporten har fokus på tryggleiken i finansforvaltninga, og resultat mot samanlikningsindeksar. Rapporten har mindre fokus på resultat målt mot budsjett. 3. Generelt om kommunen sin likviditet Kommunen har til ei kvar tid likviditet som kan plasserast innafor same kategoriar som nemnt i kapittel 2. Kortsiktig likviditet som skal brukast til betaling av løpande utgifter som løn og kjøp av varer og teneste i den daglege drifta. Ubrukte lånemidlar frå lån som er teke opp til vedtekne investeringsprosjekt, der framdrifta på prosjekta alltid vil vere i etterkant av vedtak og låneopptak Langsiktig likviditet. For Eid kommune kjem dette hovudsakleg frå tidlegare sal av eigarskap i kraftselskap, der midlane er sett av på fond i rekneskapen. I tillegg andre fond som er oppstått på grunn av kommunestyrevedtak om avsetning av overskot frå tidlegare års rekneskap. Finansrapport pr 31.08.2016 Side 2

Pr 31.12.15 viser balanserekneskapen følgjande postar i tabell 1 nedanfor som har samanheng med kommunen sin likviditet. Tala er foreløpige, sidan rekneskapen ikkje er revidert når denne rapporten blei skriven. Det vil likevel ikkje bli vesentlege endringar: Tabell 1 Alle tal i tusen Frå rekneskapen 31.12.2015 Likviditet Balansepostar som plassert gjev likviditet 15 318 Disposisjonsfond/udisp res Bankinnskot 148 453 10 338 Bundne driftsfond Obligasjonar 83 345 83 637 Ubundne investeringsfond Aksjar, aksjefond 42 615 832 Bundne investeringsfond 157 542 Ubrukte lån 6 746 Div korts gjeld - fordringar 274 413 274 413 Generelt kan det seiast at Eid kommune har god likviditet samla sett, spesielt på grunn av avsette midlar på investeringsfond frå sal av eigarskap i kraftselskap. I januar 2015 blei det teke opp lån på kr 197,4 mill til investeringsprosjekt for 2014 og 2015. Ved utgangen av 2015 var ikkje disse lånemidlane brukt på grunn av at dei store investeringsprosjekta ikkje er ferdigstilt. Dette gav dermed sterk auke i likviditet plassert i bank, med tilsvarande auke i ubrukte lån i balansen. 4. Forvaltning av ledig likviditet for driftsføremål Forvaltning av kommunens ledige likviditet for driftsføremål er omtalt i finansreglementet kap 6. Kommunen gjer sjølv denne forvaltninga ved økonomisjefen. Kommunen har hovudbankavtale med Sparebanken Vest. Avtalen vert gjennomgått og vurdert i møte med banken minimum to gongar i året. Eid kommune har hittil i 2016 hatt gjennomsnittleg betingelsar på innskot på 3 mnd NIBOR + 0,43 %. Pr 31.08.16 har kommunen kortsiktig likviditet plassert slik: Tabell 2 (alle beløp i tusen) Saldo pr. 01.01.16 Rentesats pr. 31.08.16 Renteinntekt hittil i år Gj.sn. rentesats hittil i år Gj.sn. 3 mnd NIBOR hittil i år Aktivaklasse Tillatt ramme Saldo pr. 31.08.16 Bankinnskot 50-100% 136 113 140 947 1,37 % 375 1,46 % 1,04 % Pengemarknadsfond 0-50% - - - - - - Direkte plassert i verdipapir 0-50% - - - - - - Kommunen har om lag kr 157,0 mill i ubrukte lånemidlar pr. 31.08.16. Dette på grunn av fleire store investeringsprosjekt som er vedtekne og teke opp lån på, men ikkje fullført. Vidare er ein noko på etterskot med gjennomføring av ein del mindre prosjekt på grunn av manglande kapasitet på prosjektadministrasjon dei siste åra. Hittil i 2016 har bankinnskot gjeve ei snittrente på 1,46 %. Hittil i 2016 er det bokført utgifter på kr 144,6 mill eks mva i investeringsrekneskapen, som hovudsakleg er betalt med lånemidlar. Finansrapport pr 31.08.2016 Side 3

I tabell 2 ovanfor er 3 mnd NIBOR brukt som referanse. Denne renta er ein sentral referanse og er også naturleg å bruke til samanlikning på låneporteføljen. 3 mnd NIBOR har hatt slik utvikling hittil i 2016: Diagram 1 Kjelde: Oslo Børs 5. Forvaltning av kommunens lånegjeld Kommunens låneportefølje pr. 31.08.16: Tabell 3 (alle beløp i tusen) Saldo pr 01.01.16 Opptak hittil i år Avdrag hittil i år Saldo pr 31.08.16 Rentesats pr. 31.08.16 Renteutgift hittil i år Gj.sn. rentesats hittil i år Gj.sn. 3 mnd NIBOR 623 394 157 133 10 941 769 586 1,77 % 7 273 1,77 % 1,04 % Herav: Flytande 199 003 1,69 % Fast 570 583 1,78 % Kommunen har langsiktig lånegjeld på kr 769,0 mill pr. 31.08.16. Låneporteføljen er teken opp hos Kommunalbanken AS og KLP Kommunekreditt AS, utanom lån på kr 13,0 mill frå Husbanken som vidareutlån. Minste lovleg årlege avdrag etter kommunelova er berekna til kr 17,5 mill. Betalte avdrag på lån hittil i 2016 er i samsvar med dette. Fordeling på flytande og fast rente: Tabell 4 Pr. 31.08.16 Tillatt ramme Portefølje Beløp Rentesats Flytande rente (0-6 mnd) 0-100% 25,8 % 199 003 1,69 % Fast rente 0-100% 74,2 % 570 583 1,78 % Låneporteføljen er fordelt med 74,2 % på fastrente med snitt rente på 1,78 %. Fastrentelåna varierer med binding frå 1 til 7 år. Resterande er på flytande rente (renter med under eitt års binding). Finansrapport pr 31.08.2016 Side 4

6. Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva Grunnlaget for kommunen sine langsiktige finansielle aktiva er sal av eigarskapen i Eid Energi AS i 2000 og sal av eigarskapen i Firdakraft AS i 2001. Dette gav ei samla utbetaling til kommunen på kr 73 mill som Eid kommune har plassert til forvaltning gjennom eksterne forvaltarar. Eid kommune har ikkje teke ut all likviditeten ved tidlegare års avkastning, slik at pr. 30.04.16 hadde porteføljen ein verdi på kr 126,9 mill inkl bankinnskot knytt til forvaltninga. Avkastninga er likevel brukt i budsjett og rekneskapen for kvart år. For 2016 er det budsjettert med ei avkastning på kr 5,3 mill. Avkastninga hittil i 2016 er minus kr 1,5 mill. Oversikt langsiktige finansielle aktiva pr. 31.08.16: Tabell 6 (alle beløp i tusen) Aktivaklasse Tillatt ramme Fordeling pr. 31.08.16 Verdi pr. 31.08.16 Avkastning pr. 31.08.16 Avkastning i % Obligasjonar norske 35-100% 71 % 91 864 1 888 2,09 % Referanseindeks bank kommunens bankavtale 1,46 % Referanseindeks: 100% ST4X (3-årig statsobl) 0,96 % Aksjar / aksjefond norske 0-35% 4 % 5 344 129 2,01 % Referanseindeks: OSEFX 1,74 % Aksjar / aksjefond utland 0-35% 25 % 32 054-440 -1,33 % Referanseindeks: MSCI -0,88 % Aksjer totalt 0-35% 29 % 37 398-311 -0,84 % Referanse: 25% OSEFX, 75% MSCI -0,22 % Samla portefølje 100 % 129 262 1 577 1,24 % Obligasjonsporteføljen har avkastning som ligg godt over Oslo Børs Statsobligasjonsindeks (3 år ST4X). Årsaka til dette ligg hovudsakleg i kor langt forfall det gjennomsnittleg er på enkeltobligasjonane i porteføljen opp mot stigande eller synkande rente i marknaden. Avkastninga i obligasjonsporteføljen er også over betingelsane i kommunen sine særvilkår i bankinnskot. Aksjeplasseringa mot Oslo Børs har gitt positiv avkastning og noko betre enn Oslo Børs Fondsindeks (OSEFX) hittil i 2016. Det siste skuldast hovudsakleg anna vekting i dei ulike sektoren enn tilsvarande vekting i Fondsindeksen. Plassering i internasjonale aksjefond har gitt negativ avkastning og noko dårlegare enn referanseindeksar. Avkastinga er dårlegare internasjonalt enn på Oslo børs. Auken i oljeprisen hittil i år er hovudårsaka. Dette fordi oljeprisen har mindre innverknad på den internasjonale aksjemarknaden i forhold til korleis den påverkar Oslo børs. Dei internasjonale aksjefonda som kommunen er plassert i, har låg vekting mot energi, og er innafor kommunen sitt reglement for finansforvaltninga. Finansrapport pr 31.08.2016 Side 5

Diagram 2 Avkastning pr. år %-avkastning 3 mnd NIBOR ST4X 20,00 15,00 Prosent 10,00 5,00 - -5,00-10,00 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 År Diagram 3 Akkumulert avkastning %-avkastning 3 mnd NIBOR ST4X 100,00 80,00 60,00 Prosent 40,00 20,00 - -20,00 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 År Diagram 3 syner akkumulert (samla) avkastning frå oppstart i 2001 fram til 31.12.2015. Porteføljen har hatt ei samla avkastning på 89,4 %, som gir årleg snitt på 5,96 %. Til samanlikning er 3 mnd NIBOR på 51,7 %, med årleg snitt på 3,45 % og Oslo Børs Statsobligasjonsindeks 3 år ST4X på 72,5 %, med årleg snitt på 4,84 %. Utdrag frå månadsrapporten pr 31.08.16: Dei langsiktige finansielle midlane er forvalta av Carnegie Kapitalforvaltning AS og Pareto Wealt Management AS. Oppstillingane nedanfor er henta frå den månadlege rapporteringa som administrasjonen lagar til formannskapet. Tabell 7 akkumulerte tal ved utgang av månaden Verdi % avkastn Akkumulert Forvaltar 01.01.2016 29.feb 30.apr 30.jun 31.aug hittil i 2016 verdi Carnegie 66 472 856-1 729 020-589 720-93 695 692 226 1,06 % 67 165 082 Pareto 61 212 710-1 225 092-162 234-342 210 885 572 1,45 % 62 098 282 Sam la 127 685 566-2 954 112-751 954-435 905 1 577 798 1,24 % 129 263 364 Finansrapport pr 31.08.2016 Side 6

Diagram 4 Tabell 8 Pr 31.08.2016 Aksjar/ aksjefond Obligasjon / Rente Avkastning fordelt: Carnegie: -2,36 % 2,94 % Pareto: 1,77 % 1,27 % Portefølje fordelt: Carnegie: 24 % 76 % Pareto: 35 % 65 % Administrasjonen har jamnlege møter med forvaltarane for å gå igjennom porteføljen og vurdere framtidige plasseringar i marknaden. 7. Vurdering om vesentleg finansiell risiko Etter kommunelova skal det gjerast kontinuerleg vurdering på om kommunen tek vesentleg finansiell risiko med plasseringane som igjen kan få verknad på tenesteytinga. Verknad på tenesteytinga kan oppstå til dømes ved at kommunen ikkje når budsjettmålet med avkastninga og samtidig ikkje har nok bufferfond til å dekke inn manglande avkastning, og får dermed eit underskot i rekneskapen som må dekkast inn over budsjetta dei påfølgjande to år. Ein slik situasjon vil truleg måtte føre til kutt i tenesteytinga, og kommunen kan definerast til å ha teke vesentleg finansiell risiko. Om kommunen budsjetterer med ei avkastning som er over det som er logisk å få ved tilnærma sikker plassering i rentemarknaden, må kommunen ta meir risiko på ein større del av porteføljen for å nå den budsjetterte avkastninga. Dette vil igjen føre til auka risiko for eit større tap. Forvaltning av ledig likviditet for driftsføremål: Ut frå plasseringane som er gjort og bankens soliditet ser ein ikkje at det her er teke vesentleg finansiell risiko. Forvaltning av kommunens lånegjeld: Kommunen sine låneopptak er pr. 31.12.16 plassert hos Kommunalbanken AS og KLP kommunekreditt AS, som begge er spesielt tilpassa kommunesektoren. Alle lån er langsiktige lån, dvs kommunen har ikkje sertifikat- eller obligasjonslån. Låneporteføljen er fordelt med 26 % på flytande og 74 % på fast rente. Rentebindingane varierer frå 1 til 7 år. Finansrapport pr 31.08.2016 Side 7

Det er venta svak vekst i renta framover dei næraste åra. Dette, saman med fastrente, gjev ingen vesentleg finansiell risiko for kommunen i sjølve forvaltninga av låneporteføljen før eventuelt frå 2017 og utover. Kommunen har pr. 31.12.15 kr 18,1 mill på eit rente- og avkastningsfond, for nettopp å vere betre i stand til å dekke svingingar i aksje- og rentemarknaden. Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva: Plasseringane i obligasjonar og aksjar/aksjefond har ei avkastning på kr 1,5 mill pr 31.08.2016. Budsjettert avkastning for 2016 er på kr 5,3 mill. Midlane i porteføljen er plassert i produkt som er forholdsvis enkle å vurdere med tanke på risiko, og det er god spredning i enkeltplasseringane. Alt dette er innafor kommunen sitt reglement for finansforvaltninga. 8. Krav til «grøn forvaltning» Kommunestyret i Eid gjorde i sak 014/15 den 29. januar 2015 vedtak om krav til grøn forvaltning: Pkt 1 og 2 i vedtaket er oppfylt pr 31.08.2016. Om lag 4,1 % av den totale porteføljen er plassert på Oslo børs. Energisektoren er lågt vekta i denne plasseringa, for å tilpasse krava i vedtaket. Internasjonalt er vektinga mot energisektoren låg, og om lag uendra i forhold til tidlegare år. Pkt 3 i vedtaket er ikkje oppfylt pr. 31.08.2016. Det har m.a. vore tilgang til å plassere i ein grøn obligasjon utstedt av BKK AS. Men fordi dette er eit AS, så er det ikkje opning i reglementet for å plassere i slike obligasjonar utan at ein må tilsvarande ned på aksjeporteføljen. Dette fordi finansreglementet til Eid kommune ikkje tillet at det vert plassert midlar i obligasjonar utstedt av industriføretak. Plassering i obligasjonar kan berre gjerast i obligasjonar som er utstedt av stat, kommune, bank, forsikring og kraftselskap som er garantert av stat eller kommune. BKK har ikkje slik garanti. Obligasjonane skal ha BIS-vekt på maks 20% (måleform for risiko). Obligasjonar i BKK blir klassifisert med BIS-vekt på 100%. Plassering i obligasjonar utstedt av industriføretak må i tilfelle klassifiserast som aksjeplassering, og ein må då tilsvarande redusere anna plassering i aksjemarknaden, for ikkje å overstige 35 % samla i denne risikoklassen. Administrasjonen har tolka vedtaket slik at ein ikkje skal redusere andelen plassert i aksjemarknaden, til fordel for plassering i grøn obligasjon. På lang sikt skal aksjemarknaden gje meir avkastning enn obligasjonsporteføljen, og dette vil dermed påvirke avkastninga på lang sikt. Nordfjordeid 10.05.2016 Ole Starheim økonomisjef Finansrapport pr 31.08.2016 Side 8

Eid kommune Arkiv: FE - 140, HIST - 16/331 JournalpostID: 16/20342 Saksbehandlar: Cecilie Marie Åshamar Vedtaksdato: 03.09.2016 Saksframlegg Saksnr. Utval Møtedato 114/16 Formannskapet 29.09.2016 135/16 Kommunestyret 06.10.2016 028/16 Eid Eldreråd 20.09.2016 028/16 Eid ungdomsråd 20.09.2016 019/16 Råd for menneske med nedsett funksjonsevne 21.09.2016 046/16 Helse-og sosialutval 22.09.2016 038/16 Oppvekst- og kulturutvalet 22.09.2016 080/16 Teknisk-og samfunnsutval 22.09.2016 017/16 Administrasjonsutvalet 29.09.2016 Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 - Vedtak Bakgrunn for saka: Plan- og bygningslova 10-1 set krav om at kommunestyret minst ein gong kvar valperiode og seinast innan eitt år etter konstituering skal utarbeide og vedta ein kommunal planstrategi. Eid kommunestyre vedtok oppstart av arbeidet med planstrategi 10. mars 2016, i KS-sak 028/16. Forslaget til planstrategi er no klart for endeleg handsaming. Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 vert vedteke slik den ligg føre med heimel i plan- og bygningslova 10-1. Vedlegg i saka: 05.09.2016 Planstrategi 2016-2020 - Rådmannen si tilråding 05.09.2016 1326006 05.09.2016 Planstrategi 2016-2020 - Kunnskapsgrunnlag og utfordringar 1326008 for Eid kommune - Rådmannen si tilråding 05.09.2016 05.09.2016 Planstrategi 2016-2020 - Forventingar til planlegginga i Eid 1326009 kommune - Rådmannen si tilråding 05.09.2016 05.09.2016 Planstrategi 2016-2020 - Vurdering av planar i Eid kommune 1326010 - Rådmannen si tilråding 05.09.2016 20.09.2016 Planstrategi for Eid kommune - 2016-2020 - innspelsskjema - 1327104 DEL 2 til innsending 21.09.2016 Planstrategi DEL 2 1327141 26.09.2016 Eid kommune - fråsegn til forslag til planstrategi for Eid kommune 2016-2020 - offentleggjering før politisk behandling 1327506

Eid ungdomsråd 20.09.2016: Handsaming: EUR- 028/16 Vedtak: Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 vert vedteke slik den ligg føre med heimel i plan- og bygningslova 10-1. Eid Eldreråd 20.09.2016: Handsaming: EER- 028/16 Vedtak: Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 vert vedteke slik den ligg føre med heimel i plan- og bygningslova 10-1. Råd for menneske med nedsett funksjonsevne 21.09.2016: Handsaming: ERF- 019/16 Vedtak: Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 vert vedteke slik den ligg føre med heimel i plan- og bygningslova 10-1. Teknisk-og samfunnsutval 22.09.2016: Handsaming: Fellesframlegg: Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 vert vedteken slik han ligg føre med heimel i plan- og bygningslova 10-1, med følgjande endring: Eid kommune har som mål å få prosjektet gang- og sykkelveg Rv.15 Stårheim, Indre Røed - Stårheim sentrum, inn i neste handlingsprogram for NTP (2018-21). Arbeidet med detaljreguleringsplan vert lagt inn med oppstart i 2018 forutsett at prosjektet vert teke med i NTP sitt handlingsprogram. Eid kommune har som mål å få prosjektet gang- og sykkelveg Haugen-Nordfjordeid inn i neste handlingsprogram for NTP (2018-21). Det vart røysta over fellesframlegget som vart samrøystes vedteke.

TSU- 080/16 Vedtak: Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 vert vedteken slik han ligg føre med heimel i plan- og bygningslova 10-1, med følgjande endring: Eid kommune har som mål å få prosjektet gang- og sykkelveg Rv.15 Stårheim, Indre Røed - Stårheim sentrum, inn i neste handlingsprogram for NTP (2018-21). Arbeidet med detaljreguleringsplan vert lagt inn med oppstart i 2018 forutsett at prosjektet vert teke med i NTP sitt handlingsprogram. Eid kommune har som mål å få prosjektet gang- og sykkelveg Haugen-Nordfjordeid inn i neste handlingsprogram for NTP (2018-21). Helse-og sosialutval 22.09.2016: Handsaming: Meknad frå Sylvia Hammersvik (V): Vasskvaliteten i fjorden i Eid kommune bør ha ein eigen strategi i planstrategidokumentet. HSO- 046/16 Vedtak: Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 vert vedteke slik den ligg føre med heimel i plan- og bygningslova 10-1. Vasskvaliteten i fjorden i Eid kommune bør ha ein eigen strategi i planstrategidokumentet. Oppvekst- og kulturutvalet 22.09.2016: Handsaming: Fellesframlegg: Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 vert vedteken slik han ligg føre med heimel i plan- og bygningslova 10-1, med følgjande endring: Eid kommune har som mål å få prosjektet gang- og sykkelveg Rv.15 Stårheim, Indre Røed - Stårheim sentrum, inn i neste handlingsprogram for NTP (2018-21). Arbeidet med detaljreguleringsplan vert lagt inn med oppstart i 2018 forutsett at prosjektet vert teke med i NTP sitt handlingsprogram. Eid kommune har som mål å få prosjektet gang- og sykkelveg Haugen-Nordfjordeid inn i neste handlingsprogram for NTP (2018-21).

OK- 038/16 Vedtak: Samrøystes vedteke. Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 vert vedteken slik han ligg føre med heimel i plan- og bygningslova 10-1, med følgjande endring: Eid kommune har som mål å få prosjektet gang- og sykkelveg Rv.15 Stårheim, Indre Røed - Stårheim sentrum, inn i neste handlingsprogram for NTP (2018-21). Arbeidet med detaljreguleringsplan vert lagt inn med oppstart i 2018 forutsett at prosjektet vert teke med i NTP sitt handlingsprogram. Eid kommune har som mål å få prosjektet gang- og sykkelveg Haugen-Nordfjordeid inn i neste handlingsprogram for NTP (2018-21). Administrasjonsutvalet 29.09.2016: Handsaming: AU- 017/16 Vedtak: Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 vert vedteke slik den ligg føre med heimel i plan- og bygningslova 10-1. Formannskapet 29.09.2016: Handsaming: Fellesframlegg frå Formannskapet: Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 vert vedteken slik han ligg føre med heimel i plan- og bygningslova 10-1 med følgjande endring: Eid kommune har som mål å få prosjektet gang- og sykkelveg Rv.15 Stårheim, Indre Røed - Stårheim sentrum, inn i neste handlingsprogram for NTP (2018-21). Arbeidet med detaljreguleringsplan vert lagt inn med oppstart i 2018 føresett at prosjektet vert teke med i NTP sitt handlingsprogram. Det vart røysta over fellesframlegget som vart samrøystes vedteke. F- 114/16 Vedtak: Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 vert vedteken slik han ligg føre med heimel i plan- og

bygningslova 10-1 med følgjande endring: Eid kommune har som mål å få prosjektet gang- og sykkelveg Rv.15 Stårheim, Indre Røed - Stårheim sentrum, inn i neste handlingsprogram for NTP (2018-21). Arbeidet med detaljreguleringsplan vert lagt inn med oppstart i 2018 føresett at prosjektet vert teke med i NTP sitt handlingsprogram. Kommunestyret 06.10.2016: Handsaming: KS- 135/16 Vedtak: Planstrategi for Eid kommune 2016-2020 vert vedteken slik han ligg føre med heimel i plan- og bygningslova 10-1 med følgjande endring: Eid kommune har som mål å få prosjektet gang- og sykkelveg Rv.15 Stårheim, Indre Røed - Stårheim sentrum, inn i neste handlingsprogram for NTP (2018-21). Arbeidet med detaljreguleringsplan vert lagt inn med oppstart i 2018 føresett at prosjektet vert teke med i NTP sitt handlingsprogram. Saksopplysningar: Forslag til planstrategi består av fire dokument: Planstrategi 2016-2020 Kunnskapsgrunnlag og utfordringar Forventingar til planlegginga Vurdering av planar I dokumentet Planstrategi 2016-2020 er det gjeve ei samla oversikt over og ei prioritering av kommunen sitt planarbeid for perioden 2016-2020. Bakgrunn for behovet for større revisjonar og nye planar er omtala og ressursbehovet vurdert. I Kunnskapsgrunnlag og utfordringar gjer vi opp status og peikar på moglege utfordringar og behov innanfor dei seks utvalde områda i samfunnsdelen, kjende som Å bu i Eid Å vekse opp i Eid Å ha sitt helse og omsorgstilbod i Eid

Å arbeide og drive næring i Eid Å tilbringe aktiv fritid i Eid Eid kommune som organisasjon. I dokumentet Forventningar til planlegginga har vi synleggjort statlege, regionale og lokale forventningar til kommunen dei komande åra og vi gjev ei beskriving av korleis vi møter desse. I dette dokumentet kan ein også finne ei oppsummering over innspela som kom inn i samband med varsel om oppstart av arbeidet med planstrategi. I dokumentet Vurdering av planar gjev vi ei oversikt over gjeldande planar og gjer ei vurdering av om dei gjeldande planane møter dei beskrivne forventningane og utfordringane som er avdekt i dokumentet Kunnskapsgrunnlag og utfordringar for Eid kommune. Vurdering: Forslaget til planstrategi er no klart og rådmannen tilrår difor at den vert vedteken slik den ligg føre. Rådmannen si tilråding vil bli gjort offentleg 30 dagar før kommunestyret si behandling, jf. plan- og bygningslova 10-1. Økonomiske konsekvensar: Vedtak av planstrategien medfører ikkje økonomiske konsekvensar i seg sjølv. Oppstart av planarbeid vil kunne innebere økonomiske konsekvensar for kommunen. Det er lagt opp til at kjente økonomiske konsekvensar som følgje av planrevisjon eller nytt planarbeid skal innarbeidast i Eid kommune sin økonomiplan.

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 34/16 Eid kontrollutval 17.11.2016 Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Rådmannen informerer om revisjon av internkontrollsystemet i Eid kommune Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek informasjonen frå rådmannen om revisjon av internkontrollsystemet i Eid kommune, til vitande. Saksutgreiing: I kontrollutvalsmøte 13.6.2016 under handsaming i sak 24/16 Eventuelt, kom utvalet m.a. fram til følgjande: Eid kontrollutval ber rådmannen informere på neste møte 13. september om kommunen sin revisjon av internkontrollsystem. SEKOM-sekretariat sende dette til rådmannen 14.6.2016, og fekk tilbakemelding same dag om at denne dagen ikkje passa. Det vart difor avtalt med rådmannen at informasjonen vert gitt i møte 17. november.

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 35/16 Eid kontrollutval 17.11.2016 Arkiv FE - 217 Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Forvaltningsrevisjon: Brukarperspektiv i tenestene - prosjektplan Vedlegg i saka: 09.11.2016 Kommunerevisjonen i Nordfjord: Prosjektplan - Brukarperspektiv i heimetenestene, datert 7.11.2016 6381 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Prosjektplan datert 7.11.2016 frå Kommunerevisjonen i Nordfjord for forvaltningsrevisjonsprosjektet Brukarperspektiv i heimetenestene, vert godkjent. Saksutgreiing: Eid kontrollutval gjorde følgjande vedtak i sak 28/16 Forvaltningsrevisjon: Brukarperspektiv i tenestene - tinging, i møte 13.9.2016: Eid kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Brukarperspektiv i tenestene, av Kommunerevisjonen i Nordfjord, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Kva system har kommunen for vurdering av tenestekvalitet innan heimetenesta (heimesjukepleie, heimehjelp, heimebuande demente)? - I kva grad nyttar kommunen kvalitetsindikatorar? - I kva grad nyttar kommunen brukar- og pårørandeundersøkingar? I kva grad gjer kommunen seg bruk av brukarmedverknad i kvalitetsarbeidet? Vert lov og regelverk følgde ved tildeling av tenester, og får brukarane dei tenestene dei har fått vedtak om? Frist for levering av rapport: 1.3.2017 Kommunerevisjonen i Nordfjord legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. SEKOM-sekretariat sende vedtaket til Kommunerevisjonen i Nordfjord 14.9.2016, med frist for levering av prosjektplan til 4. november.

Kommunerevisjonen i Nordfjord v/gunnar Ryste har levert prosjektplan datert 7.11.2016, som følgjer vedlagt. Revisor har endra tittelen på prosjektet til - Brukarperspektiv i heimetenestene, noko som samsvarar meir med problemstillingane i tinginga. Revisor tek sikte på å ferdigstille rapporten til fristen 1. mars 2017. Revisor er kalla inn til møtet for å gå gjennom prosjektplanen.

Kommunerevisjonen i Nordfjord Postadresse: Tonningsgata 4 6783 STRYN Telefon: 57 87 47 00 Foretaksregisteret: NO 976 304 470 TITTEL: Brukarperspektiv i heimetenestene OPPDRAGSGJEVAR: Kontrollutvalet i Eid kommune PROSJEKTPLAN OPPDRAGSANSVARLEG REVISOR: UTFØRANDE REVISOR: Markvard Sunde Gunnar Ryste 1. Bakgrunnsinformasjon Kommunestyret i Eid kommune har vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for 2016-2019 i sak 066/16. Ifølge denne planen skal prosjektet «Brukarperspektiv i tenestene» gjennomførast som første prosjekt. Den 13. september 2016 tinga kontrollutvalet det nemnde prosjektet i sak 028/16. Med utgangspunkt i kontrollutvalet si tinging og kommunerevisjonen sitt forslag til avgrensing av prosjekttemaet, vert prosjektplanen lagt fram for kontrollutvalet til behandling. Planen er i samsvar med Standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001), punkt 18 og 19. 2. Problemstillingar I kontrollutvalet sitt tingingsvedtak vart kommunerevisjonen beden om å sette fokus på følgjande problemstillingar: 1. Kva system har kommunen for vurdering av tenestekvalitet innan heimetenesta (heimesjukepleie, heimehjelp, heimebuande demente)? 2. I kva grad nyttar kommunen kvalitetsindikatorar? 3. I kva grad nyttar kommunen brukar- og pårørandeundersøkingar? 4. I kva grad gjer kommunen seg bruk av brukarmedverknad i kvalitetsarbeidet? 5. Vert lov og regelverk følgde ved tildeling av tenester, og får brukarane dei tenestene dei har fått vedtak om? 3. Revisjonskriterium I standard for forvaltningsrevisjon blir revisjonskriterium definert som dei «krav, normer og/eller standarder» som revisjonsobjektet skal vurderast opp mot. For dei problemstillingane som kontrollutvalet ønskjer svar på i dette prosjektet, kan følgjande kjelder til kriterium vere aktuelle: 1. System a) Helse- og omsorgstenestelova - 4-2, 1. ledd b) Kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstenestene - 3 c) Rettleiar til kvalitetsforskrifta pkt. 4.6 og 4.7 d) Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstenesta - 4 Kommunen skal arbeide systematisk for kvalitetsforbetring gjennom et system av skriftlege rutinar for å dokumentere korleis krava i kvalitetsforskrifta blir ivaretekne.

2. Kvalitetsindikatorar a) Helse- og omsorgstenestelova 12-5, jf. 4-2 b) Rettleiar til kvalitetsforskrifta pkt. 4.8 For å måle eller skildre kvaliteten på ei teneste på eit mest mogleg objektivt nivå, må kommunen nytte målbare kjenneteikn eller indikatorar for kvalitet. 3. Brukarundersøkingar a) Helse- og omsorgstenestelova 3-10 b) Rettleiar til kvalitetsforskrifta, kapittel 4.4 For å måle eller skildre kvaliteten på ei teneste på eit subjektivt nivå, må kommunen nytte brukarundersøkingar som eit kvalitetsmålingsverktøy ved å kartlegge korleis brukarane opplever tenestane dei får. 4. Brukarmedverknad a) Kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstenestene 1 og 3 b) Rettleiar til kvalitetsforskrifta pkt. 2.2.6 og 4.3 c) Helse- og omsorgstenestelova - 3-10 d) Forskrift om individuell plan - 16 Kommunen skal etablere eit system av prosedyrar som sikrar at brukarar og pårørande vert tekne med ved utforming eller endring av tenestetilbodet. 5. Tildeling av tenester a) Lov om kommunale helse- og omsorgstenester 3-2, 6a b) Rettleiar IS-2442 Saksbehandling og dokumentasjon for pleie og omsorgstjenester kapittel 3 c) Pasient- og brukerrettighetsloven - 2-7 d) Forvaltningslova kapittel IV og V Vedtak om helsetenester i heimen skal vere gjort av person med vedtaksmynde og i samsvar med gjeldande lovbaserte kriterium for tildeling. Kommunen må etablere eit system for å sikre at det er samsvar mellom vedtak om tildelte tenester og det tilbodet brukaren faktisk får. 3. Avgrensning Undersøkinga er avgrensa til å gjelde 2015. I utgangspunktet uttrykker eit brukarperspektiv at det undersøkte fenomenet vert sett frå brukaren sin ståstad. Kontrollutvalet har gjeve uttrykk for at denne rapporten skal avgrensast til å sjå på korleis kommunen gjennom si styring tek omsyn til brukarane si oppleving av tenestekvalitet og -omfang (styringsperspektiv). Kommunens utøving av fagleg skjøn ved tildeling av tenester vil ikkje bli vurdert. 4. Metodisk tilnærming - Intervju med aktuelle personar i administrasjonen. - Dokumentstudiar - Diverse informasjonskjelder (Den Individbasert PLeie- og OmsorgsStatistikken IPLOS, statistikkbanken KOSTRA, kvalitetssystemet Compilo) 2

5. Organisering, ansvar og ubundenskap Ifølgje 6 i forskrift om revisjon skal revisjonseininga peike ut ein fagleg ansvarleg for kvart oppdrag. I Kommunerevisjonen i Nordfjord er revisjonssjefen tillagt det faglege ansvaret for forvaltningsrevisjon generelt, slik at det ikkje er behov for å vurdere dette frå prosjekt til prosjekt. Prosjektet vil bli utført av Gunnar Ryste. Det ligg ikkje føre forhold som kan bidra til å virke inn på revisors uavhengigheit eller objektivitet i gjennomføringa av prosjektet. 6. Ressursbehov og tidsplan Vi tek sikte på å ferdigstille rapporten innan fristen som er sett til 1. mars 2017, og innanfor budsjetterte rammer. Dato: 7. november 2016 Markvard Sunde Revisjonssjef 3

Vedlegg 1: Lov- og forskriftstekst som er nytta i kapittel 3 «Revisjonskriterium» 1. System 1a) Helse- og omsorgstenestelova - 4-2, 1. ledd «Enhver som yter helse- og omsorgstjeneste etter loven her skal sørge for at virksomheten arbeider systematisk for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet.» 1b) Kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstenestene - 3 «Kommunen skal etablere et system av prosedyrer som søker å sikre at: - tjenesteapparatet og tjenesteyterne kontinuerlig tilstreber at den enkelte bruker får de tjenester vedkommende har behov for til rett tid, og i henhold til individuell plan når slik finnes - det gis et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som ivaretar kontinuitet i tjenesten - brukere av pleie- og omsorgstjenester, og eventuelt pårørende/verge/hjelpeverge, medvirker ved utforming eller endring av tjenestetilbudet. Den enkelte bruker gis medbestemmelse i forbindelse med den daglige utførelse av tjenestene. For å løse de oppgaver som er nevnt foran skal kommunen utarbeide skriftlige nedfelte prosedyrer som søker å sikre at brukere av pleie- og omsorgstjenester får tilfredsstilt grunnleggende behov. Med det menes bl.a.: - oppleve respekt, forutsigbarhet og trygghet i forhold til tjenestetilbudet - selvstendighet og styring av eget liv - fysiologiske behov som tilstrekkelig næring (mat og drikke), variert og helsefremmende kosthold og rimelig valgfrihet i forhold til mat - sosiale behov som mulighet for samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet - følge en normal livs- og døgnrytme, og unngå uønsket og unødig sengeopphold - mulighet for ro og skjermet privatliv - få ivaretatt personlig hygiene og naturlige funksjoner (toalett) - mulighet til selv å ivareta egenomsorg - en verdig livsavslutning i trygge og rolige omgivelser - nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling, rehabilitering, pleie og omsorg tilpasset den enkeltes tilstand - nødvendig tannbehandling og ivaretatt munnhygiene - tilbud tilrettelagt for personer med demens og andre som selv har vanskelig for å formulere sine behov - tilpasset hjelp ved måltider og nok tid og ro til å spise - tilpasset hjelp ved av- og påkledning - tilbud om eget rom ved langtidsopphold - tilbud om varierte og tilpassede aktiviteter.» 1c) Rettleiar til kvalitetsforskrifta pkt. 4.6 og 4.7 «Både kvalitetsforskriften, internkontrollforskriften for helse- og sosialtjenester og internkontrollforskriften for helse-, miljø- og sikkerhet stiller krav til at det skal utarbeides et system av prosedyrer» (pkt. 4-6)» «Et system av prosedyrer vil si at virksomheten dokumenterer hvordan kvalitetsforskriften overholdes. Prosedyrene skal være lett tilgjengelig både for de ansatte og for tilsynsmyndighetene» (pkt. 4-7)» 4

1d) Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstenesta - 4 «Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen. Internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal: a) beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, b) sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, c) sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll, d) sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, e) gjøre bruk av erfaringer fra pasienter/tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten, f) skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen, h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten.» 2. Kvalitetsindikatorar 2a) Helse- og omsorgstenestelova 12-5 «Helsedirektoratet skal utvikle, formidle og vedlikeholde nasjonale kvalitetsindikatorer som hjelpemiddel for ledelse og kvalitetsforbedring i den kommunale helse- og omsorgstjenesten, og som grunnlag for at pasienter og brukere kan ivareta sine rettigheter. Kvalitetsindikatorene skal gjøres offentlig tilgjengelig.» 2b) Rettleiar til kvalitetsforskrifta pkt. 4.8 «Når vi skal beskrive kvaliteten på en tjeneste er det nødvendig med visse målbare kjennetegn eller indikatorer for kvalitet.» 3. Brukarundersøkingar 3a) Helse- og omsorgstenestelova 3-10 «Kommunen skal sørge for at representanter for pasienter og brukere blir hørt ved utformingen av kommunens helse- og omsorgstjeneste. Kommunen skal sørge for at virksomheter som yter helse- og omsorgstjenester omfattet av loven her, etablerer systemer for innhenting av pasienters og brukeres erfaringer og synspunkter.» 5

3b) Rettleiar til kvalitetsforskrifta, kapittel 4.4 «Brukerundersøkelse er et hjelpemiddel for å få fram brukernes meninger. Hvordan opplever de kvaliteten og omfanget på tjenestene, og hva er viktigst for dem? Det kan også være en måte å hente inn gode ideer på. En brukerundersøkelse kan være nyttig for å få korrektiver til tjenestene og for å måle effekten av nye tiltak. Brukerundersøkelser kan benyttes til å sammenlikne egne resultater mot andre kommuner som yter tilsvarende tjenester. Effektiviseringsnettverket i Kommunenes Sentralforbund (KS) er et slikt tiltak.» 4. Brukarmedverknad 4a) Kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstenestene 1 og 3 «Kommunen skal etablere et system av prosedyrer som søker å sikre at: - brukere av pleie- og omsorgstjenester, og eventuelt pårørende/verge/hjelpeverge, medvirker ved utforming eller endring av tjenestetilbudet. Den enkelte bruker gis medbestemmelse i forbindelse med den daglige utførelse av tjenestene.» 4b) Rettleiar til kvalitetsforskrifta pkt. 2.2.6 og 4.3 «Brukermedvirkning innebærer at tjenestetilbudet så langt som mulig utformes i samarbeid med brukeren, og at det legges stor vekt på hva brukeren ønsker. I den praktiske utføringen av tjenestene innebærer dette at brukerne kan være med å bestemme hvordan tjenestene skal utføres. Når det gjelder medvirkning fra andre enn brukeren for tjenester knyttet til helsehjelp, er hovedregelen om samtykke lovfestet i pasientrettighetsloven kapittel 4... Ordningen med brukerstyrt personlig assistanse er et eksempel på individuell brukermedvirkning. Utarbeiding og oppfølging av individuell plan er også eksempel på brukermedvirkning på individnivå.» 4c) Helse- og omsorgstenestelova - 3-10 «Kommunen skal sørge for at representanter for pasienter og brukere blir hørt ved utformingen av kommunens helse- og omsorgstjeneste.» 4d) Forskrift om individuell plan - 16 «Pasient og bruker med behov for langvarige og koordinerte helse- og omsorgstjenester, har rett til å få utarbeidet individuell plan, jf. pasient- og brukerrettighetsloven 2-5. Vedkommende har rett til å delta i arbeidet med sin individuelle plan, og det skal legges til rette for dette, jf. pasient- og brukerrettighetsloven 3-1. Pårørende skal trekkes inn i arbeidet i den utstrekning pasienten og brukeren og pårørende ønsker det.» 6

5. Tildeling av tenester 5a) Lov om kommunale helse- og omsorgstenester 3-2, 6a, jf. 3-1 3-1: «Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester.» «For å oppfylle ansvaret etter 3-1 skal kommunen blant annet tilby følgende: 6. Andre helse- og omsorgstjenester, herunder: a. helsetjenester i hjemmet» 5b) Rettleiar for saksbehandling tenester etter helse- og omsorgstenestelova 3-2 «Oppsummering: Etter pasient- og brukerrettighetsloven 2-7 skal det fattes enkeltvedtak ved tildeling, endring eller avslag på tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6, 3-6 og 3-8 som er ment å vare lengre enn to uker. Enkeltvedtaket skal være skriftlig og begrunnet. Det skal videre inneholde en redegjørelse for hvilke regler som er anvendt, beskrivelse av hvilket faktum som er lagt til grunn for avgjørelsen og redegjørelse for hvilke hovedhensyn som har vært avgjørende i skjønnsutøvelsen. Det skal også fremgå av vedtaket at det er klageadgang, hva klagefristen er, hva som er riktig klageinstans og nærmere fremgangsmåte ved klage. Det skal opplyses om innsynsretten og adgangen til å be om utsatt iverksettelse. Tjenestene skal iverksettes fra det tidspunktet pasient/brukers behov tilsier det, altså innen forsvarlig tid, jf. pasient- og brukerrettighetsloven 2-1 a og helse- og omsorgstjenesteloven 4-1. Hva som er forsvarlig, vil bero på et helse- og sosialfaglig skjønn, og skal fremgå av vedtaket.» 5c) Pasient- og brukerrettighetsloven - 2-7 «For vedtak om tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6 bokstavene a til d, 3-6 og 3-8, som forventes å vare lenger enn to uker, gjelder (likevel) reglene i forvaltningsloven kapittel IV og V.» 5d) Forvaltningslova kapittel IV og V Kap. IV: Kap. V: Om saksforberedelse ved enkeltvedtak Om vedtaket 7

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 36/16 Eid kontrollutval 17.11.2016 Arkiv FE - 033 Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Møteplan 2017 for Eid kontrollutval Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Møteplan 2017 for Eid kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar og møtestart kl. 10.00 : 15. mars 19. april 14. juni 6. september 14. november Saksutgreiing: SEKOM-sekretariat har laga framlegg til møteplan for Eid kontrollutval. Ein del kontrollutval har auka med eitt møte for 2017 grunna ekstra møter i 2016, men sidan det har vore nok med 5 møter for Eid kontrollutval i 2016, rår vi til at det vert halde fast på dette. Møtetidspunkta er basert på erfaringar frå tidlegare år. Planen må sjåast på som eit utgangspunkt for møte. Det kan kome endringar som følgje av saker som kjem til og hastar, eller andre årsaker. Møteinnkalling vert sendt ut ei veke før møtedato. Eid kontrollutval har bestilt første prosjekt i plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Brukarperspektiv i tenestene, der frist for levering er sett til 1.3.2017. Rapporten vert lagt fram til handsaming i møte 15. mars. Årsrekneskapen for Eid kommune vert handsamast i møte 19. april. Når møteplanane har vore til handsaming i «våre» 15 kommunar, vert samla møteplan lagt ut på heimesida til SEKOM-sekretariat www.sekom.no

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 37/16 Eid kontrollutval 17.11.2016 Arkiv FE - 040 Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Oppfølgingsliste 5-2016 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Saksutgreiing: Status over saker som er handsama i kontrollutvalet og som utvalet skal følgje opp eller sjekke ut seinare. Sak Dato Status Masseuttak Eid kommune 12.6.2014 Møteplan 2016 for Eid kontrollutval 12.6.2014 3.3.2015 4.3.2015 8.9.2015 12.11.2015 13.11.2015 16.3.2016 Handsama tidlegare i sak: 048/12 i møte 27.11.2012 Ba om rapport 004/13 i møte 27.02.2013 Orientering 036/13 i møte 10.09.2013 Orientering Sak 25/14 vedtak: Orienteringa vert teke til vitande Saka vert teke opp att i april 2015. Sak 04/15 Informasjon ved plan og utviklingssjef Kristine Dahl. Vedtak: Kontrollutvalet ber om at Eid kommune følgjer opp om masseuttaka har søkt og fått driftskonsesjon og at dei har driftsplanar i orden. Utvalet ber om svar med status før møte i september. Sendt spørsmål til Eid kommune om tilbakemelding. Sak 027/15, saka utsett, rådmannen møtte ikkje. Fått tilsendt nye opplysningar frå Eid kommune. E-post til rådmannen/utvalsleiar om at saka vert sett opp på første møte i 2016. Rådmannen orienterte Rapport til kommunestyret vert lagt fram for kontrollutvalet. 1.12.2015 Sak 036/15 vedtak: Møteplan 2016 for Eid kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar og møtestart kl. 10.00 : 16. mars 19. april (flytta frå 2. mai) 13. juni 13. September (flytta frå 8. september) 17. november 25. januar deltok kontrollutvalet på felles opplæring for alle kontrollutvala

i fylket. 08/16 Saker og oppgåver for kontrollutvalet 16.3.2016 Aktuelle skriv og meldingar: Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Tertialrapportar Skatterekneskapen Årsmelding SEKOM Årsrapport Revisjon Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan 22/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Eid kommune 2016-2019 13.6.2016 22.6.2016 Vedtak: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Brukarperspektiv i tenestene 2. Felles prosjekt om IKT og Nordfjordjett 3. Etikk 4. Kvalitetssytem 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. KS-066/16 Vedteken i kommunestyret 24/16 Eventuelt 13.6.2016 Eid kontrollutval ber om å få tilsendt Eid kommune sin plan for retting av avvik i høve Fylkesmannen sin rapport frå tilsyn med sosiale tenester til personar mellom 17 og 23 år i Eid kommune, datert 22.4.2016. Sendt e-post til Eid kommune 14.6.2016 Fått tilsendt tiltaksplan frå Eid kommune. 15.6.2016 Eid kontrollutval ber rådmannen informere på neste møte 13. september om kommunen sin revisjon av internkontrollsystem. 14.6.2016 Sendt e-post til Eid kommune/rådmannen Tilbakemelding frå rådmannen om at ho ikkje kan møte 13. september, men tek informasjonen på neste møte 17. november. 28/16 Forvaltningsrevisjon: Brukarperspektiv i tenestene - tinging 13.9.2016 Vedtak: Eid kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Brukarperspektiv i tenestene, av Kommunerevisjonen i Nordfjord, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Kva system har kommunen for vurdering av tenestekvalitet innan heimetenesta (heimesjukepleie, heimehjelp, heimebuande demente)? - I kva grad nyttar kommunen kvalitetsindikatorar? - I kva grad nyttar kommunen brukar- og pårørandeundersøkingar? I kva grad gjer kommunen seg bruk av brukarmedverknad i kvalitetsarbeidet? Vert lov og regelverk følgde ved tildeling av tenester, og får brukarane dei tenestene dei har fått vedtak om? 29/16 Budsjett for Eid kontrollutval 2017 Frist for levering av rapport: 1.3.2017 Kommunerevisjonen i Nordfjord legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. Sendt til Kommunerevisjonen i Nordfjord 14.9.2016 Fått prosjektplan av Kommunerevisjonen i Nordfjord 8.11.2016 13.9.2016 Vedtak: Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet på teneste 11020:

Sendt til Eid kommune for vidare handsaming 14.9.2016 31/16 Eventuelt 13.9.2016 SEKOM-sekretariat minner om at forfall ikkje skal meldast til Eid kommune, men til SEKOM-sekretariat.