7. soknerådsmøte 2014, 3. juni: Referat Sokneråd FOK Tilstede : Merknader / Vararepresentant: Jon Lende Leiar av soknerådet Tor Arne Laland Sigve Klakegg Karl Inge Lygre Nestleiar Helen Hetland Mori 1.vara Ragnhild Vaage Venke Ueland 2.vara Astrid Judith Møller Stab FOK Morgan Fjelde Sokneprest Ingunn Matre Dagleg leiar Mat: Ragnhild Delerunde og bønn
Sak:43-14. Godkjenning av innkalling - Innkalling godkjent med følgjande endringar. Sak 52 : Førebuing av saker til SR-møte med prost vert teken i AU. Ny sak 52 vert gjennomgang av søknadar til musikalsk leiar stilling. Denne saka er unnateke offentligheit Sak:44-14. Godkjenning av referat frå møte 6. mai - Godkjent referat Orienteringssaker : 1. Gjevarteneste for mai - 110.400. Framleis noko under budsjettmålet på kr 120.000 pr månad. 2. Orientering frå stab. Ny ungdomspastor Elisa Malde vi arbeide her ca 60 % i juni ( veke 24 og veke 25 ) før ho tek ferie i juli, og er fullt tilbake 4. august. I vekene i juni vil ho arbeida tett med Steinar Severson ( ungdomsarbeidar 20 % ) og Helga Fykse ( vikar ungdomspastor 50 % vår ) for å sikra god overlevering av oppgåvene dei har hatt. Ettåring Hilde Grønning starter i august. Skal ha fokus på barnearbeid. Viktig at det vert informert godt om henne i ei av dei første Gudstenestane i haust. Leilighet er på plass. Steinar Severson har takka nei til å forlenga det 20 % engasjementet han har hatt med fokus ungdom 18 + det siste året. Solveig er fullt sjukmeldt i påvente av operasjon i USA i juni. Oda er også framleis fullt sjukemeldt, engasjementet hennar går ut juni, så i praksis vil ho ikkje være på jobb i denne perioden. 3. Ferietida når er kontoret bemanna. Driftsleiar Geir Ådne Vestvik har ferie no i veke 23 og 24. Han vil deretter væra på jobb heile sommaren. Morgan har ferie veke 27-29 og avspasering veke 30 og 31. Ingunn har ferie fom 26. juni, veke 27-29 og avspasering veke 30 og 31. Sak:45-14. Vikar for barnepastor Solveig Grønlien Kindervåg er fullt sjukemeldt i påvente av operasjon, og det er sannsynlig at det vil væra behov for vikar minimum 6 mnd framover. Det er viktig å ha ressursar i denne stillinga både for å ivareta oppfylgjing av nåværande barnearbeid og frivillige i det, arbeid med trusopplæringsplan og oppfylgjing av ettåring med fokus på barnearbeid til hausten.
Helga Fykse fekk tilbod om 6 månaders vikariat i stillinga ( behandla ved mailutveksling i forkant av møtet ), men har vald å takke nei. Soknerådet hadde ei felles rådslaging om andre mogelege kandidatar, og sokneprest og dagleg leiar får fullmakt til å undersøkja om nokon av desse kan være interesserte og inngå avtale om midlertidig engasjement i samarbeid med kyrkjeverje. Sak:46-14. Trusopplæring planar og orientering frå Ingunn Herunder også godkjenning av nye kandidatar til TOL-utvalget då Solveig Kindervåg er sykmeldt og Harald Vaage ynskjer avløysing i dette vervet. Til no i år : Fokus på TOL i gudsteneste 12. januar Faste arbeidsmøter i TOL-utvalget månadleg frå februar. Rapportering og første utkast av plan til Bispedømmekontoret 15. januar med oppfølging derfra. Ingen større kommentarer. Vi er på rett veg. Årsplan på plass Konkrete tiltak i vår er LYSVÅKEN med intro til FOKUS og sommarfest for alle frivillige 5. juni Framover : Viktig arbeid med å definera innhaldet i planen, og legga opp til tiltak der vi har holer Setja FOK sitt særpreg på dette, sjølv om vi kan få mykje inspirasjon ved å sjå på andre sokn sine planar. Det mest kritiske framover blir å få nye ressursar inn i TOL-utvalget som kan sørga for kontinuitet fram til planen skal leverast. Det er mest realistisk at vi søkjer om ½ års utsetjing slik at den kan leverast juni 2015 og endelig godkjenning innan utgang av 2015. I så tilfelle må dette inn som sak til SR for endeleg vedtak. Treng også vikar for barnepastor inn i arbeid med trusopplæringsplanen og det må leggast opp ein plan for meir kontinuering tverrfagleg arbeid i stab med dette. Det siste året har dette ikkje kunne prioriterast av sokneprest, ungdomspastor og barnepastor. Soknerådet kan være med å finne kandidater, og også være med i forbønn for at dei rette melder si interesse i dette. Viktig å ha med folk som verkelig brenn for arbeidet med å nå barn og unge og familiane deira. Viktig at vi finn vår form og eigenart på denne planen. Dette vert også støtta av vår kontaktperson ved BDR. Planen er til for borna og for å være eit godt og levande arbeidsredskap for oss i dette arbeidet.
Ingunn følgjer opp vidare aktuelle kandidatar inn i TOL-utvalget. Sak:47-14. Arbeid med kyrkjegard i tilknyting til FOK Det har kome ynskje om at det arbeidet med kyrkjegard/gravplass for FOK blir prioritert høgare. SR er samde det og ynskjer at det blir oppretta ei arbeidsgruppe som kan konsentrera seg om dette. Forslag til mandat: Arbeidsgruppa for gravplass ved Frøyland og Orstad Kyrkje er oppnemnt av Frøyland og Orstad Sokneråd i møte 3. juni ( sak 47-14) for å arbeida med å få opparbeida kyrkjegard i tilknyting til kyrkja. Medlemmene i arbeidsgruppa er Bjørg Flesjå, leiar, Njaal Fykse, Jostein Frøyland og Lars Brunes. Funksjonstida er ut denne valperioden oktober 2015. Medlemmene kan oppnemnast på ny for ny valperiode. Arbeidsgruppa utfører sitt arbeid på vegne av Frøyland og Orstad Sokneråd og rapporterer til soknerådet. I spørsmål som krev vedtak i soknerådet legg arbeidsgruppa fram forslag til vedtak for soknerådet. Gruppa sine arbeidsoppgåver kan mellom anna væra : Utfordra dei politiske partia i Klepp og Time til å ta med gravplass på Frøyland Orstad i programarbeidet for neste valperiode Få fram behovet og lokal interesse for gravplass. Vedtak: SR opprettar arbeidsgruppe for gravplass ved Frøyland og Orstad kyrkje med desse medlemmene: Bjørg Flesjå, leiar, Njaal Fykse, Jostein Frøyland og Lars Brunes. Forslag til mandat blei godkjent. Sak:48-14. Søknad frå Karl Inge Lygre om permisjon frå soknerådet frå september til desember 2014. Karl Inge og Liv Berit Lygre skal være volontørar for Normisjon i Aserbajdsjan i denne perioden.
Soknerådet vedtek at Karl Inge Lygre får permisjon og at Tor Arne Laland går inn som nestleiar i denne perioden. Sigve Klakegg går inn som vikar som SR sin representant i Stiftelsen Sak:49-14. Innspel til langtidsplanar til Fellesrådet. Det har vore lite tid til å arbeida grundig med dette, vi brukar dokumentet som vart utarbeida i vinter med følgjande endringar Avsnittet som går på stillingar vert endra til å berre beskriva det som vert finansiert av fellesrådet Avklaringar ved rørande bygg og anlegg Sokneprest og dagleg leiar ferdigstiller det som har med stillingar å gjera. Trekker inn driftsleiar på det som har med bygg og anlegg å gjera. Jon Lende bidrar også i prosessen. Dette må være klart innan 18.juni Sak:50-14. Forlengelse av misjonsprosjektet i Ukraina Ukrainaprosjektet vert forlenga med 2 år, til 31/12-16 Evalueringa viser at Ukrainaprosjektet i stor grad har oppfylt innhald og kriterier så langt. Sak:51-14. Tilbakemelding til biskop på godkjenning av lokal grunnordning. Lokal grunnordning er godkjent med fleire forutsetjingar som vi ynskjer ein dialog med biskop rundt. Soknerådet vedtek å utsetja behandling av dette til SR møtet i august der prosten deltek. Sak:52-14. Musikalsk leiar
4 søkjarar. Same søkjarliste som i førre runde. Soknerådet er usikre på om det er kandidatar på søkjarlista som vil fungere godt i vår kyrkjelyd og tilrår derfor at det ikkje blir brukt tid på å intervju. I ettertid har det kome fram at Administrasjons Utvalet i Fellesrådet i møte samtidig med SR møte har vedteke at ein kandidat blir kalla inn til intervju, det vil skje over sommar ferien. Soknerådet drøfta ulike alternativ og vil koma tilbake til det når resultatet frå intervjuet og anbefalinga frå intervjuutvalet føreligg. I mellomtida vil dagleg leiar saman med AU å arbeida vidare med å konkretisera ei lista over dei mest kritiske arbeidsoppgåvene som må fyllast, og å kartleggja aktuelle kandidatar med kompetanse og kapasitet til å fylla desse.