Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 EVJE OG HORNNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 06/13 Dato: 11.12.2013 kl. 09.00 10.30 Sted: Evjemoen, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Tom Roger Øydne, nestleder Knut Karlsen Ellen Bjærum Anne Gundersen Else Haugland, 1. varamedlem Bjarne Johansen hadde forfall Dessuten møtte: Revisjonssjef Steinar Risinggård Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. Nestleder var møteleder. Saksliste: SAK 14/13 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 15/13 SELSKAPSKONTROLL I SETESDAL MILJØ OG GJENVINNING IKS SAK 16/13 MØTEPLAN FOR 2014 SAK 17/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Referatsaker: Rådmannens tilbakemelding til kommunestyret vedr. svikt i rutiner Invitasjon til Kontrollutvalgskonferansen 2014 Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Eventuelt Kvinesdal, 11.12.2013 Agder Sekretariat Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Utskrift sendes til: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann, revisor, Yngvild Abusdal, postmottak og Setesdølen 2
Møtebok 11. desember 2013 Evje og Hornnes kontrollutvalg SAK 14/13 GODKJENNING AV MØTEBOK Møteboken fra 17. oktober 2013 godkjennes. SAK 15/13 SELSKAPSKONTROLL I SETESDAL MILJØ OG GJENVINNING IKS Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å gjøre slikt vedtak: Kommunestyret ber rådmannen fremme en sak for kommunestyret hvor anbefalingene for kommunen som eier blir ivaretatt. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 15/13 SELSKAPSKONTROLL SETESDAL MILJØ OG GJENVINNING IKS Saksdokument vedlagt saken: Rapport for gjennomført selskapskontroll i Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS, datert september 2013 fra Setesdal Revisjonsdistrikt IKS Bakgrunn: Selskapskontrollen i Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS er gjennomført på oppdrag fra Evje og Hornnes kontrollutvalg i møte den 14. februar 2013, sak 05/13 som en del av gjennomføringen av Plan for selskapskontroll for 2012-2015 som er vedtatt i Evje og Hornnes kommunestyre 26.10.2012. Formålet med selskapskontrollen fremkommer i 14 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll av forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av en slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). 3
Metode: Selskapskontrollen bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen, samt åpne kilder. Problemstillinger: Med bakgrunn i formålet med selskapskontroll, er følgende problemstillinger vurdert: o Er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig i forhold til selskapets virksomhet og driftsrammer, for eksempel selskapstype og intern organisering? o Har kommunen etablert en eierstrategi for selskapet, for eksempel et eget regelverk, herunder system for oppfølging og rutine for rapportering? o Utøver representantskapet sin myndighet i tråd med lover og regler, f.eks. lov om interkommunale selskaper, selskapsavtale og kommunens eget regelverk? o Hvordan fungerer kommunens rapportering fra valgte representanter i selskapet (representantskapet) til kommunens egne politiske organer? o Har styret sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet (eierinteressene) i tråd med lover og regler, f.eks. lov om interkommunale selskaper og selskapsavtale? o Hvilke rutiner gjelder for vurdering og godkjenning av endringer i selskapets aktiviteter, f.eks. nye tjenesteområder eller endringer av disse? o Hvilke rutiner gjelder for vurdering og godkjenning av større investeringer? o Hvilke rutiner gjelder for vurdering og godkjenning av deltagelse i andre selskaper/samarbeidspartnere? o Driver selskapet i tråd med kommunens vedtak/intensjoner? (her: Drives selskapet økonomisk forsvarlig, f.eks. er det en rimelig effektiv drift? Er dette tydelig nok?) o Blir selskapets aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler, f.eks. lov om interkommunale selskaper, forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper og regnskapsloven mv (her vil det i utgangspunktet bygge på revisjonsberetningen fra selskapets revisor)? Funn/anbefalinger Selskapskontrollen viser at følgende forhold synes å fungere tilfredsstillende: Valgt selskapstype fungerer Styret har sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet (eierinteressene i tråd med lover og regler Styret påser at vesentlige forhold (som endringer i selskapets aktiviteter, deltagelse i andre selskaper/samarbeidspartnere og større investeringer) blir vurdert før eventuell godkjenning. Eierne har utarbeidet mål og retningslinjer for selskapet for perioden 2011-2014. Regnskapsrapporteringen mv, herunder bokføringen, kan anses å være i orden Selskapskontrollen synliggjør følgende forhold som kan forbedres: Styret i selskapet kan med fordel utarbeide en skriftlig årsplan for sitt arbeide, for å synliggjøre og dokumentere arbeidet som foretas gjennom året. For eierkommunene gis det følgende anbefalinger: Kommunen bør utvikle en nyttig eierstrategi for selskapet 4
Ved utviklingen av eierstrategi, regelverk og retningslinjer bør det avklares nærmere om rollen til formannskapet/kommunestyret, kommuneadministrasjonen og selskapets representantskap og styre. Kommunen bør på generell basis utvikle et system for oppfølging og rutiner for rapportering av sine selskaper. For øvrig vises til innholdet i rapporten. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å gjøre slikt vedtak:.kommunestyret ber rådmannen fremme en sak for kommunestyret hvor anbefalingene for kommunen som eier blir ivaretatt. SAK 16/13 MØTEPLAN FOR 2014 Kontrollutvalget godkjenner møteplanen for 2014 Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 16/13 MØTEPLAN FOR 2014 Vedlegg: Forslag til møteplan for 2014. Sekretariatet har laget et forslag til møteplan. Det foreslås 5 møter i 2014. Det kan bli aktuelt å endre på datoer, fordi bl.a. behandling av årsregnskapet for kommunen kan bli forskjøvet av forskjellige årsaker. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner møteplanen for 2014. Møteplan for Evje og Hornnes kontrollutvalg 2014 Møtedatoer: 1. Torsdag 30. januar 2014 2. Torsdag 13. mars 2014 5
3. Torsdag 22. mai 2014 4. Torsdag 21. august 2014 5. Torsdag 16. oktober 2014 SAK 17/FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Kontrollutvalget registrerer at revisjonen ikke har klart å levere forvaltningsrevisjonsrapporten «Enkeltvedtak vedr. hjemmehjelp, hjemmesykepleie, korttids- og langtidsopphold i institusjon» innen fristen, 15. november 2013. Kontrollutvalget aksepterer at fristen for levering utsettes til 15. februar 2014. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 17/13 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Kontrollutvalget gjorde i sitt møte den 23.05.2013 vedtak om bestilling av forvaltningsrevisjon. Vedtaket lød slik: «Bestillingen av forvaltningsrevisjonsprosjektet Kapasiteten innen pedagogisk-psykologisk tjeneste, PPT, annulleres. Kontrollutvalget ber Setesdal Revisjonsdistrikt IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet Enkeltvedtak vedr. hjemmehjelp, hjemmesykepleie, korttids- og langtidsopphold i institusjon. Kontrollutvalget ønsker å få fremlagt en prosjektplan som grunnlag for en drøfting av problemstilling, gjennomføring og tidsplan før oppstart av prosjektet.» I møtet den 22. 08.2013 fikk kontrollutvalget fremlagt prosjektplan, og gjorde slikt vedtak: «Kontrollutvalget ber Setesdal Revisjonsdistrikt IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet Enkeltvedtak vedr. hjemmehjelp, hjemmesykepleie, korttids- og langtidsopphold i institusjon basert på de problemstillinger som fremgår av prosjektplan. Rapporten forventes mottatt innen 15.11.2013.» 6
Pr. dato er ikke forvaltningsrevisjonsprosjektet ferdigstilt, og kontrollutvalget bør avklare med revisor om når det kan forventes at prosjektet blir levert for videre behandling i kontrollutvalg og kommunestyre. Referatsaker: Følgende saker ble referert og tatt til orientering: Rådmannens tilbakemelding til kommunestyret vedr. svikt i rutiner Invitasjon til Kontrollutvalgskonferansen 2014 Utvalgsmedlem Knut Karlsen deltar på Kontrollutvalgskonferansen 2014. Sekretær ordner med påmelding. Eventuelt Det ble trukket frem følgende saker som kan være aktuelle å sette på sakslisten til neste møte: Nettbrett til medlemmene i kontrollutvalget Forhold omkring nybygg i sentrum Mottatt klage vedr. manglende behandling og tilbakemelding på innbyggerinitiativ Det var registrert at kommunens vedlikeholdsplan ikke var vedlagt budsjettforslaget for 2014 som forutsatt. Neste møte i kontrollutvalget er etter møteplanen 30. januar 2014. 7