REFERAT FRA STYREMØTE Sted: Clarion Collection Hotel Astoria, Hamar Tid: 1100-1500 Til stede Fra styret: Kåre Haugli, Helge Tryggeseth, Tone Vold, Birgitte Rosenberg og Jan Morten Rønning Forfall: Jertru Stallvik Fra administrasjonen: Trond Eklund Johansen Saksliste 22/16 INVENTAR OG AVTALER FELLESAREAL... 2 23/16 VEDTEKTSENDRING FOLLDAL MUSIKKRÅD... 3 24/16 JUSTERING ÅRSBUDSJETT 2017... 4 25/16 TILDELING PRIORITERTE EMNER HØST 2016... 6 26/16 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER... 7 Hamar, 12.12.2016 Kåre Haugli (s.) styreleder Protokoll sendes til: Styremedlemmene Varamedlemmene Medlemsorganisasjonene Lokale musikkråd NMR sentralt og regionalt Musikkens studieforbund VOFO Hedmark VOFO Oppland NMF Hedmark og Oppland NKs distriktsledd i Hedmark og Oppland Lokalrevisjon AS Kultur, bibliotek og kompetanse - Hedm fylkeskommune Kulturenheten Oppland fylkeskommune Trond Eklund Johansen daglig leder Utskrift av enkeltsaker sendes til: 23/16 Folldal musikkråd 24/16 Medlemsorganisasjonene 25/16 MSF/Lokale arrangører Side 1 av 8
22/16 Inventar og avtaler fellesareal Saksdokumenter 1. Leasingavtale Pelican Rouge, okt 2015 Bakgrunn Ved avviklingen av Musikk i Hedmark vil det være en del inventar og avtaler i fellesarealene som enten må fordeles eller videreføres. Pt er dette ikke verken prissatt eller avklart med Hamar kulturhus. Det er gjennomført et drøftingsmøte, den 30.11., og konklusjonen derfra er at Hamar kommune v/ass rådmann vil sluttføre forhandlingene med MIH, og at møbleringen i fellesarealene beholdes som i dag. Inventar Det aktuelle inventaret er kjøpt inn i 2014 for kr 104.000. Det er til nå avskrevet i 2 år og 10 mnd, og vil trolig kunne overtas til bokført restverdi. Møterom 1 bord (Kinnarps) pris 2014: 8.469,82 Møterom 12 stoler (Kinnarps) pris 2014: 42.526,35 Spiserom 2 bord (Kinnarps) pris 2014: 21.418,00 Spiserom 8 stoler/krakker (Kinnarps) pris 2014: 32 225,00 Spiserom div dekketøy og bestikk (Ikea) Kaffemaskin Pelican Rouge har opplyst dette om vilkår for å avslutte eller overføre leasingavtalen for kaffemaskinen: Avslutte: Leietaker betaler månedsleie + forsikring ut perioden (t.o.m. okt 2020), samt henteavgift Leie: 434kr*48 mnd = 20832,- Forsikring 600 kr *4 = 2400,- Henteavgift = 2000,- Til sammen (inkl mva) = 31540,- Overføre leieavtalen til andre (flytte avtalen til annet org nummer): 2000 kr + mva = 2500 kr Musikkrådet overtar leasingavtalen, og fordeler kostnadene 7.620/år mellom leietakerne på Messaninen Møtereferat 20161212 Side 2 av 8
23/16 Vedtektsendring Folldal musikkråd Saksdokumenter 1. Årsmøtereferat, Folldal musikkråd,17.8. 2. Mønstervedtekter for lokale musikkråd, 2014 http://www.musikk.no/sfiles/3/10/84/66/5/file/monstervedtekter-2014-for-lokale-musikkrad.docx Bakgrunn De lokale musikkrådene er selvstendige enheter, med ansvar for egen økonomi og demokratiske organer. Norsk musikkråd/musikkens studieforbund har laget et sett mønstervedtekter som skal være til hjelp i del lokale arbeidet, og som sikrer den nødvendige formelle knytningen til de nasjonale organisasjonene. Mønstervedtektene ble revidert i 2014, og noen lokale musikkråd er nå i ferd med å vedta justeringene i egne vedtekter. Styret i regionleddet av musikkrådet har som oppgave å gå gjennom, og godkjenne vedtektene i de kommunale musikkrådene. Vurdering Folldal musikkråds vedtekter ligger nær opptil mønstervedtektene, og kan godkjennes. De har lagt inn et tillegg om styresammensetning: «I tillegg er kulturskolerektor fast medlem av styret». Dette tillegget understreker samhandlingen med kommunen/kulturskolen, og er ikke i konflikt med mønstervedtektene. De viktigste vurderingspunktene ellers er om Formål og Organisasjon sikrer formell status som lokalt ledd av musikkrådet/studieforbundet. Det siste er avgjørende for om det lokale musikkrådet kan arrangere voksenopplæringskurs. Folldal musikkråds nye vedtekter er helt i tråd med mønstervedtektene. Folldal musikkråds vedtekter godkjennes Møtereferat 20161212 Side 3 av 8
24/16 Justering årsbudsjett 2017 Saksdokumenter 1. Vedtak HFK Fylkesråd, budsjett 2017/Økonomiplan 2018-2020 2. Samarbeidsavtale OFK 2015-17 3. Samarbeidsavtale VOFO Hedmark 4. Regionprosess i VOFO 5. Justeringsforslag (se eget Excel-ark), 5.12. Bakgrunn Musikkrådets økonomi er avhengig av mange faktorer som til dels er utenfor vår direkte kontroll. Budsjettering og styring av virksomheten blir da sårbar, og avhenger av at vi har en tilstrekkelig egenkapital for å kunne dempe effektene av vedtak hos andre. Det som til nå er klart for 2017, er at driftstilskuddet fra begge fylkeskommunene er på plass på innstillingsnivå, og vil ventelig bli 392000 (H)+ 400000 (=) = 792000 kr Avtalen med VOFO Hedmark er det også ventet at ikke røres, men regionprosessen i VOFO kan føre til endringer, men trolig ikke før etter deres årsmøte i mai 2017. Det er foreslått at VOFO regionleddene i Hedmark og Oppland skal slås sammen, og konsulentene overføres til sentral ansettelse i VOFO. Det vil føre til endringer, men inntil videre kan vi ikke gjøre annet enn å vente på deres vedtak. Oppsigelsestiden er 3 måneder. = 200000 kr Hedmark fylkeskommune har valgt å videreføre tilskuddet til studieforbundene, som gir noen kroner pr studietime og tilskudd til medarbeideropplæring (5000 kr/kurs). I en tid da både Buskerud og Troms kutter tilsvarende bevilgninger, er dette svært positivt. I budsjettet er det satt av bevilgning både for 2017 og 2018. = 80000 kr Vurdering Å budsjettere med samme antall stillinger og samme avtaler som vi har pr i dag, vil gi rammer som gjør at vi kan holde aktivitetsnivået stabilt. Det kan også gi oss en mulighet til å legge til noen kroner i økt egenkapital, noe som både styret og revisor har etterlyst over tid. Den store usikkerhetsfaktoren er VOFO sin endring i regionkartet, der de vil gå fra fylkesvise styrer/adm til 9-10 større regioner i løpet av kort tid. Tilskuddet fra Hedmark fylkeskommune er også viktig for oss, og om begge inntektene kuttes samtidig, vil det gi utfordringer dersom 280000 kr/år blir borte. Å være nøktern de to neste årene vil være viktig for å kunne bygge opp en buffer på egenkapitalen, og så får vi manøvrere så klokt vi kan fram til da. Utfra det styret har ønsket om større ramme til stipend, er det lagt inn en økning på post 7793 fra kr 6000 til kr 15000. Møtereferat 20161212 Side 4 av 8
Budsjettet for 2017 endres i tråd med vedlagte regneark Møtereferat 20161212 Side 5 av 8
25/16 Tildeling prioriterte emner høst 2016 Saksdokumenter Det er vedtatt prioriterte emner for 2015/2016 i Musikkens studieforbunds styre. Dette ligger som grunnlag for vår behandling av denne saken. Musikkens studieforbund vedtar hvert år spesielle satsningsområder som er særs viktig for musikklivet. Kurs innenfor disse satsingsområdene kan gis høyere tilskudd. Ordningen forbeholdes normalt krets-/fylkesledd av medlemsorganisasjonene i MSF. Normal løpende aktivitet godkjennes ikke som prioritert kurs og kan ikke gis høyere tilskudd. Med bakgrunn i Musikkens studieforbunds strategi- og handlingsplan er følgende satsingsområder vedtatt for 2015-2016: Emner: Interessepolitiske kurs, kurs i påvirkningsarbeid Skolering av tillitsvalgte, kurs i organisasjonsarbeid Dirigent- og instruktøropplæring, kurs i ensembleledelse Tiltak rettet mot integrering og inkludering Kurs om akustikk, lyd, hørselsvern og retningslinjer for gode øvingslokaler Type kurs (uavhengig av emne): Nasjonale/regionale utøverkurs / sommerskoler Med regionale kurs menes kurs som retter seg mot hele fylket. Bakgrunn Prioriterte emner og tilretteleggingstilskudd er de to eneste områdene der styret i fylkesmusikkrådet har innflytelse på tildelingen av midler til voksenopplæring. Områdene er klart regulert, og vi tilstreber lik behandling av søkerne. Unntaksvis kan styret velge å styrke enkeltkurs innenfor de prioriterte emnene, det skal begrunnes godt. Vurdering Denne gangen er det kun ett kurs som ligger ferdig til behandling, og det er et fellesprosjekt mellom Gjøvik symfoniorkester og Lillehammer symfoniorkester. De slo seg sammen for å kunne framføre to store verk (Planetene Gustav Holst og Star Wars John Williams) som krevde større besetning enn de kunne reise hver for seg. I tillegg leide de med musikere fra begge fylker for å nå besetningsmålet. Siden det ikke finnes et krets-/fylkesledd av deres medlemsorganisasjon (NASOL), velger vi å foreslå at dette kurset likevel får et høyere tilskudd enn ordinære kurs. 1. Felles konsertprosjekt mellom GSO og LSO tildeles ekstra midler fra rammen til prioriterte tiltak. 2. Prio-midlene fordeles på hver arrangør, slik at de får 15.000 kr hver i tilskudd. Møtereferat 20161212 Side 6 av 8
26/16 Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Folldal musikkråd Årsmøtereferat, 17.8. Ole Petter Berger fortsetter som leder, tett kontakt med kulturskole og god aktivitet. Vedtektsendring til godkjenning i egen sak. 2. Utvalg for musikklokaler Møtereferat, 8.12. Supportsystem for akustikkmålere etableres for å sikre gjennomgående kvalitet på rapportene. 3. Kapitol AS Notat 2 om etablering av innskuddspensjonsavtaler, 16.11. 4. HTV Protokoller fra forhandlinger, 29.11. 5. Trysil kommune Avslag på søknad om kommunale VO-midler, 29.11 Saker sendt til: 6. Anette Trettebergstuen Notat om spillemidler til lokale/regionale kulturbygg, 31.10. 7. Kapitol AS Registreringsskjema for forsikringer, 1.11. 8. Medlemsorganisasjonene Orientering om avvikling av MIH, 7.11. 9. Kapitol AS Meglerfullmakt, 16.11. 10. Kommunene Søknad om kommunale VO-midler til lokale lag, 24.11. Søndre Land, Øyer, Vågå, Engerdal, Rendalen, Trysil, Eidskog og Ringsaker Grunnlag: skoleåret 2015/16 11. Østnorsk jazzsenter Kursrapport, storbandsommerkurs, 29.11. Resultat 27 794,- som fordeles etter avtale. ØNJ plukker opp underskuddet. For vår del kan vi da bokføre et overskudd på 13.929 kr. 12. Trysil kommune Klage på avslag, 30.11. Klage med begrunnelse om at søknadsfristen er satt før vi har et sikkert grunnlag å søke på. Trysil er den eneste kommunen som har halvårlige søknadsfrister, og fristen for vårsemesteret er satt til 1.11. Vi hadde ikke våre tall fra MSF før medio november. Fra administrasjonen: 13. Kunstbanken Akustikkmåling og følgebrev, 10.11. 14. Regionmøte Hadeland Notat fra møtet på Jevnaker, 23.11. (se vedlegg) 15. Likviditetsoversikt Den viser at vi ligger ca 100.000 kr bedre an pr 1.12.16 enn i fjor. Budsjettert resultat (+122.000) kan være innenfor rekkevidde, men det avhenger av MVA-refusjon og oppgjør etter overgang fra YTP til ITP. Møtereferat 20161212 Side 7 av 8
Invitasjoner/innkallinger Hvem? 16. Norges musikkorps forbund Kragerøkonferansen, 7.-8.1.17. Trond (foreleser) 17. NMR/MSF Akustikksamling, 16.-17.2., Gardermoen Trond 18. NMR/MSF Samling, daglige ledere, 6.-7.3. Oslo Trond 19. Kulturskolerådet Hedmark Årsmøte, 24.3 kl. 10 14, Hamar Trond 20. Kulturskolerådet Oppland Årsmøte,??.??. Birgitte 21. NMR/MSF Musikkting, 19.-21.5., Molde Trond/Kåre/?? Orienteringssakene tas til etterretning Møtereferat 20161212 Side 8 av 8