Møte nr. 02/13 Dato: 19.03.13 kl. 13.00 15.30 Sted: Rådhuset, Formannskapssalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder Kirsti Mathiassen, medlem Harald Skaar, medlem Martin Reinertsen, nestleder Anne Bente Aunevik Kjærre, medlem Andre til stede: Kommunalsjef Anne-Margrethe Tjøtta Johnsen, (orientering) Revisjonssjef Irene Loka Revisor Monica Nilsen Utvalgssekretær Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE ORIENTERINGER: Samhandlingsreformen ved kommunalsjef Tjøtta Johnsen SAK 03/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2012 utsatt fra 11.02.13 SAK 04/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 11.02.13 SAK 05/13 OPPFØLGING FINANSOMRÅDET SAK 06/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON FASTE POSTER Nytt fra revisor Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Underskrift Bjørn Pedersen Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1
ORIENTERINGER: Kommunalsjef Anne-Margrethe Tjøtta Johnsen orienterte om Samhandlingsreformen med utgangspunkt i følgende stikkord: Hvilke krav stiller samhandlingsreformen til kommunen Hvordan ligger kommunen an Situasjonen for de deler av reformen som allerede er iverksatt - utskrivning av ferdigbehandlede, gjeninnleggelser etc. Kontrollutvalget oppfattet at administrasjonen har god kontroll på arbeidet med samhandlingsreformen og takket for en god orientering. SAK 03/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2012 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2012 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som vil bli gjennomgått i møtet. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 04/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 11.02.13 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.12.12 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill 2
Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 11.02.13 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.12.12 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 05/13 OPPFØLGING AV FINANSOMRÅDET Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller årlig kontroll av finansforvaltningen i samsvar med ISAE 3000, jf. nummerert brev nr. 9 av 15.04.12 fra Kommunerevisjonen Vest. 2. Kopi av vedtaket sendes rådmannen til informasjon. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen 15.04.12, Nummerert brev nr. 9 - Finans 2. Kommunestyre 22.06.10, sak om revisjon av Finansreglement i henhold til ny forskrift 3. Kommunaldepartementet 23.09.09, Ny finansforskrift med merknader 4. Kommunerevisjonen/KPMG juni 2008, kvalitetskontroll av finansreglementet 5. Farsund kommune 22.06.10, nytt finansreglement 6. Gabler Wassum 07.06.10, uavhengig vurdering av forslag til nytt finansreglement 7. Gabler Wassum 14.06.10, godkjenning/kvalitetssikring av finansreglement 8. Fylkesmannen i Vest-Agder 18.05.10, vedr. oppfølging av ny forskrift om finansforvaltning 9. Farsund kommune 23.06.10, svar på brev fra Fylkesmannen 10. Farsund kommune 13.12.11, oppdatert finansreglement Bakgrunn for saken: I sak 20/12 fattet kontrollutvalget følgende vedtak: Sekretær fremskaffer historikk for endring og behandling av kommunens finansreglement i inneværende og forrige valgperiode. Deretter fremlegges sak for kontrollutvalget om dette. De ulike finansreglementene med tilhørende behandling i kommunestyret fremlegges nå for utvalget. 3
I tillegg fremlegges på nytt nummerert brev nr. 9 som omtaler forhold på finansområdet som kan være aktuelle for kontrollutvalget å følge opp videre. Noen av punktene som er omtalt har fått sin avklaring, mens det for andre punkter kan være aktuelt med videre oppfølging. Det gjelder blant annet punkt 7 som gjelder kontroll med kommunens finansforvaltning. Ny finansforskrift. Før jeg sier noe om Farsund kommunes finansreglementer i forrige og inneværende valgperiode, og den politiske behandlingen av disse, vil jeg knytte noen kommentarer til den nye finansforskriften som ble fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 9. juni 2009. Forskriften trådte i kraft 1. juli 2010. Den nye forskriften regulerer kravene til kommunens reglement, rutiner og rapportering på området, og den tydeliggjør ansvarsdelingen mellom lokalpolitikere og administrasjonen. Forskriften slår fast at kommunen skal utarbeide og vedta sitt eget finansreglement minst én gang i løpet av valgperioden. Den presiserer også at kommunens finansreglement må samsvare med egen kunnskap på feltet. I tillegg stilles det noe mer detaljerte krav til innhold i reglementet, og kravene til rapportering er styrket. Administrasjonssjefen skal minst to ganger årlig legge fram rapporter om status for finansforvaltningen for kommunestyret. Videre er også kravene til de administrative rutinene for å vurdere og å håndtere risiko særlig presisert i den nye forskriften. Kommunestyret skal på sin side påse at en uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer rutinene og at disse rutinene er etablert og etterleves. 5 i forskriften gjelder kvalitetssikring av reglementet og den lyder som følger: Kommunestyret og fylkestinget skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i denne forskrift. Vurderingen skal skje før reglementet vedtas i kommunestyret og fylkestinget. 8 i forskriften gjelder rutiner for finansforvaltningen og den lyder som følger: Det skal etableres administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og denne forskrift, og at finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Det skal herunder etableres rutiner for vurderingen og håndtering av finansiell risiko, og rutiner for å avdekke avvik fra finansreglementet. Finansreglementet valgperioden 2007 2011: Kommunens finansreglement ble revidert i 2010 og godkjent av kommunestyret 22.06.10. Reglementet ble vurdert av uavhengig instans. Reglementet ble endret av kommunestyret 21.06.11 i forbindelse med behandling av regnskapsrapport for mai 2011. Forslag til endring av reglementet ble lagt fram i møtet. Så langt jeg kjenner til ble ikke endringen kvalitetssikret/vurdert av uavhengig instans. Nedenfor følger utskrift av protokollen fra kommunestyret 21.06.11: PS 11/49 Regnskapsrapport for mai 2011 Administrasjonens forslag til vedtak: Farsund kommunestyre tar regnskapsrapporten med finansforvaltning til orientering. 4
Behandling i Kommunestyret - 21.06.2011: Rådmannen fremmet i møte følgende tilleggsforslag: Farsund kommunestyre vedtar å endre Finansforvaltningsreglementet ved å føye til ordet renteopsjoner i pkt. 3.2, slik at hele punktet nå lyder: 3. 2 Lånetyper Det gis anledning til å ta opp obligasjonslån og sertifikatlån. Ellers gjelder reglene i kommuneloven. Avdrag plassert på avdragsfond kan plasseres på mellomlang sikt med lav risiko i henhold til forskrifter om plassering. Porteføljen kan ta i bruk rentebytteavtaler (renteswaps)), renteopsjoner og fremtidige renteavtaler (FRA) på samlet gjeldsportefølje. Bruk av andre ikke-rentebærende finansielle instrumenter tillates ikke. Administrasjonens forslag enstemmig vedtatt. Rådmannens tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Finansreglementet valgperioden 2011 2015: Kommunenes finansreglement ble endret av kommunestyret i møte den 13.12.2011. Endringsforslaget fra administrasjonen ble fremlagt som referat i kommunestyrets møte. Kommunestyret vedtok følgende endring i punkt 3.1.: Kommunen bør ikke ha hele sin gjeldsportefølje på samme rentevilkår. Dette eksponerer kommunen for stor renterisiko. Rådmannen/administrasjonssjefen har fullmakt til å vurdere hvilke rentebindinger som til enhver tid er gunstigst for kommunen. I utgangspunktet bør kommunen har 1/3 av sine lån bundet på lang sikt (minst 3 år), 1/3 på kort sikt (under 1 år) og 1/3 på p.t. (flytende) rente. Minimum 1/3 av kommunens gjeld skal normalt ha bundet rente. Den del av porteføljen som har bundet rente bør ikke komme til forfall samtidig. Det vil til enhver tid være mulig å binde nye lån for kortere eller lengre tid dersom effektiv lånerente er mindre enn 3,5 %. Så langt jeg kjenner til ble ikke endringen kvalitetssikret/vurdert av uavhengig instans. Jeg er ikke gjort kjent med øvrige endringer av finansreglementet eller vurderinger foretatt av uavhengig instans etter 13.12.2011. Kontroll med kommunens finansforvaltning. Kommunerevisjonen Vest peker i sitt oppsummeringsbrev om finans på at finansreglementet punkt 1.5 sier at kommunerevisjonen reviderer finansforvaltningen ved utgangen av hvert år i forbindelse med årsoppgjøret ellers i kommunen. Dette oppdraget er ifølge revisjonen ikke nærmere spesifisert i noen avtale Revisjonen foreslår at årlig kontroll av finansforvaltningen skjer i samsvar med ISAE 3000 Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk økonomisk informasjon. Denne standarden krever at revisjonen planlegger og gjennomfører kontrollhandlinger for å kunne avgi en uttalelse med høy, men ikke absolutt sikkerhet for at 5
det ikke foreligger vesentlige feil eller mangler ved kommunens finansforvaltning. De valgte handlinger avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoen for vesentlige mangler. Med utgangspunkt i kommunens finansreglement, forskriftens og kommunelovens krav, vil revisjonen årlig kontrollere om gjeldende bestemmelser og rutiner for finansforvaltningen etterleves. Revisjonen foreslår videre at arbeidet rapporteres skriftlig i en egen rapport til kommunestyret. Vurderinger: Kontrollutvalget bes om å vurdere manglende uavhengig vurdering av endringer foretatt i finansreglementet 21.06.2011 og 13.12.2011. For øvrig anbefales det at kontrollutvalget bestiller årlig kontroll av finansforvaltningen. I tillegg bes kontrollutvalget ta stilling til om det er øvrige forhold vedrørende finans som bør følges opp videre. Forslag til vedtak: SAK 06/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015, bestiller kontrollutvalget fra Kommunerevisjonen Vest forvaltningsrevisjon av følgende område: Prosjekt 11/12 - Tilpasset opplæring og spesialundervisning Vurdere om elever mottar et forsvarlig tilbud om tilpasset opplæring i grunnskolen og se på kommunens bruk av spesialundervisning. 2. Prosjektplan for gjennomføring av prosjektet bes fremlagt for kontrollutvalget til godkjenning innen så snart som mulig. 3. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om prosjektet etter behov. 4. Prosjektet skal gjennomføres innenfor de disponible budsjettrammer for 2013. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 6
Bakgrunn for saken: Forslag til plan ble behandlet i kontrollutvalgets møte 20.11.12 og ble deretter sendt videre til kommunestyret for endelig behandling. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 for Farsund kommune er disse prosjektene foreslått i uprioritert rekkefølge: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 6 Offentlige anskaffelser Vurdere kommunens rutiner og foreta kontroll av om anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser. 7 Likestilling Undersøke kommunens arbeid med å redusere bruken av deltidsstillinger i henhold til vedtatte mål og strategier for kommunen. 9 Budsjettstyring og kontroll - Undersøke kommunens rutiner for budsjettering og budsjettkontroll for enhetene i helse- og omsorgssektoren. 11/12 Tilpasset opplæring og spesialundervisning Vurdere om elever mottar et forsvarlig tilbud om tilpasset opplæring i grunnskolen og se på kommunens bruk av spesialundervisning. 16 NAV Farsund Undersøke om kommunens tjenestetilbud blir ivaretatt etter etableringen av NAV. Vurderinger: For å komme raskest mulig i gang med forvaltningsrevisjon i 2013, er det fornuftig med en bestilling allerede nå. En naturlig videre saksgang er at kontrollutvalget bestiller en prosjektplan for det prosjektet som ønskes gjennomført. Prosjektplanen vil sette rammene for gjennomføringen av prosjektet og drøfting omkring hva utvalget konkret ønsker svar på, vil være sentralt ved utarbeidelse av prosjektplanen. Forslag til vedtak: 1. Under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015, bestiller kontrollutvalget fra Kommunerevisjonen Vest forvaltningsrevisjon av følgende område: 2. Prosjektplan for gjennomføring av prosjektet bes fremlagt for kontrollutvalget til godkjenning innen så snart som mulig. 3. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om prosjektet etter behov. 4. Prosjektet skal gjennomføres innenfor de disponible budsjettrammer for 2013. 7
FASTE POSTER Nytt fra revisor: Revisor informerte kort om status for revisjon av årsregnskapet 2012 og om gjennomført eiermøte i Kommunerevisjonen Vest. Nytt fra sekretær: Sekretær orienterte om konklusjonen i eiermøtet og at sekretariatets videre arbeid med saken vil bli forankret i det enkelte kontrollutvalg. I første omgang vil det skje gjennom et fellesmøte for kontrollutvalgslederne. Eksempler på reglement for kontrollutvalg vil bli sendt ut til medlemmene. Utkast til reglement for vil bli lagt fram for utvalget i neste møte. EVENTUELT REFERATER 8