Resultatrapport Sykehuspartner HF Mai 2015
1 Sammendrag og målkort Økonomi og kostnadseffektivitet Måleindikator Resultat Budsjett Akk.resultat Akk.budsjett Trend Regnskapsresultat mot budsjett 9 980-522 59 826 35 640 Driftsinvesteringer 10 923-61 393 73 750 Måleindikator Baseline Mål April Mai Trend Andel interne prosjektressurser i Digital Fornying / PNØ 43 % 55 % 45 % 45 % Produserte lønns-/trekkoppgaver pr lønnsmedarbeider 915 970 888 na * Tjenesteleveranser Måleindikator Baseline Mål April Mai Trend Kritiske driftshendelser IKT 34-47 56 Månedsverk levert til Digital Fornying / PNØ 357-354 357 Leverte mot bestilte prosjektressurser totalt 93 % 95 % 95 % 99 % Tjenesteendringer 657-620 595 Leveransepresisjon Forsyningssenteret 96,6 % 96 % 96,2 % 96,3 % SLA brudd HR, Økonomi og Regnskap (A-/ B-saker) 0 % / 1 % - 0 % / 0,6 % na * Kundetilfredshet Måleindikator Baseline Mål April Mai Trend Kundetilfredshetsindikator 76,7 % 80 % 73 % 75,7 % Brukertilfredshet i Temperaturmålingen 70 % 75 % 70,2 % 71,8 % Medarbeidere Måleindikator Baseline Mål April Mai Trend Bemanningsutvikling - - 1375 1386 Turnover 6,9 % - 7,9 % 7,7 % Sykefravær 5,1 % 5,0 % 4,9 % 4,0 % *) Tall for mai er ikke tilgjengelig Økonomi og kostnadseffektivisering: Resultatet pr mai viser et akkumulert resultat med 59,3 NOK som er 25,7 MNOK over budsjett. Akkumulerte inntekter fra prosjekter har utviklet seg positivt, og ligger nå litt over budsjett. Hovedårsaken til en fortsatt positiv trend på resultatet er lavere personalkostnader som følge av en lavere rekrutteringstakt enn forutsatt i budsjett 2015. På bakgrunn av revidert stillingsbudsjett gjennomføres en re-prioritering av behovene for ny- og re-ansettelser. Tjenesteleveranser: Ressurstilgangen til Digital fornying og SØK er tilfredsstillende med 99 % av bestilte ressurser levert. Den første milepælen for idriftsettelse av Nytt Østfoldsykehus (KIB1) er nådd med solid innsats frem til oppstartdato og lite henvendelser til brukerstøtte etter oppstarten. I tillegg har ca.5000 maskiner blitt skiftet ut og fått installert Windows 7 på Ahus, iht. avtalt tid, pris og kvalitet. DIPS har blitt oppgradert med suksess til versjon 7.3.9.1 på AHUS og SIVHF, og fase 2 av RIS/PACS konsolideringsprosjektet ble levert til VVHF. Omleggingen til ny plattform på OUS startet i mai med å legge om Tårnbygget på Ullevål. I mai har antall tjenesteendringer fortsatt vært høyt med en liten nedgang på ca 4% ift. april. En del av nedgangen kan forklares ved det gjennomførte arbeidet med nedjustering av backlog tjenesteendringer. Antall kritiske hendelser øker i mai 2015 i forhold til april. Økning fra 47 hendelser i april til 56 i mai. Vi ligger fortsatt godt over snittet for 2014. SØHF har sterkest stigende tendens. Det knyttes til et veldig høyt endringstempo og innføring av nye tjenester på SØHF. Ahus og OUS ligger fortsatt høyt med hendelser fordelt på mange tjenester. Likevel ser vi en fallende trendkurve for kritiske hendelser knyttet til lokale tjenester på Ahus, samt en generell økning av andel kritiske hendelser løst innenfor SLA-krav fra april til mai. For første gang i år er over halvparten av hhv 1A og 2A hendelser løst innen målsatt løsningstid. Sykehuspartner HF 1
Kundetilfredshet: Kundetilfredsheten samlet sett har bedret seg noe fra april til mai, primært grunnet små men positive endringer innen Prosjekttjenester, HR Tjenester, Innkjøp og Logistikk samt Arkitektur. Samtidig opplever kundene fortsatt store utfordringer spesielt innenfor IKT Leveranse samt at noen av sykehusene rapporterer det samme i forhold til IKT Drift og Forvaltning. Tilfredsheten med utstyrsleveranse innenfor området IKT Service er også nedadgående. Sykehuspartner arbeider aktivt for å bedre disse forholdene. Medarbeidere: Det er utarbeidet revidert stillingsbudsjett for å korrigere inngangsfart i 2016. Dette medfører en reduksjon i planlagte rekrutteringer for resten av 2015. System for sluttintervjuer er implementert, og vil etter noen måneder med datafangst kunne gi forbedret informasjon om ulike sluttårsaker. Sykefravær er på normalt nivå for mai. 2 Økonomi Den positive utviklingen fortsetter, og Sykehuspartner ligger nå akkumulert 24 MNOK bedre enn budsjett. Det har vært en positiv utvikling på salg av konsulenttimer i forhold til tidligere perioder som gir en akkumulert timeproduksjon på budsjett. Positivt avvik på personalkost skyldes færre rekrutteringer enn opprinnelig planlagt. På bakgrunn av endrede rammevilkår er stillingsbudsjett for 2015 revidert, noe som vil medføre ytterligere innstramming og re-prioritering av ny- og reansettelser. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Revidert stillingsbudsjett skal sikre riktig inngangsfart 2016 Økonomidirektør VO-direktører Løpende Sykehuspartner HF 2
2.1 Økonomiske nøkkeltall Rød linje viser budsjett. Sykehuspartner HF 3
3 Tjenesteleveranser 3.1 Prosjektleveranser Ressursstatus Digital fornying og SØK/PNØ vs. andre prosjekter ved utgangen av mai Ressurstilgangen til Digital fornying og SØK/PNØ er samlet sett tilfredsstillende, unntatt for to prosjekter i RKLprogrammet som mangler ressurser. Sykehuspartner vil lukke sitt avvik for manglende ressurser (1,7 ÅV) i løpet av kort tid. Andelen leverte ressurser sett opp imot bestilte ressurser i mai var 99 % totalt. Ressurser fra Sykehuspartner leveres iht. planen og står for 45% av ressursene som leverte timer inn i Digital fornying. I mai startet klinisk ibruktakelse 1 av Nytt østfoldsykehus. 800 medarbeidere som har fått ny arbeidsplass på Kalnes. Oppstartet ansees som vellykket og det har vært lite henvendelser til brukerstøtte etter oppstarten. Sykehuset er operativt med ca 100 døgnpasienter og ca 350 dagskonsultasjoner i tillegg til de 800 medarbeiderne. Fra november vil sykehuset være i full drift med nærmere 3900 medarbeidere. På AHUS er utfasingen av XP/Vista gjennomført. ca.5000 maskiner har blitt skiftet ut og fått installert Windows 7. Ahus er meget fornøyd med gjennomføring, og sier at prosjektet har levert på avtalt tid, med avtalt kvalitet til avtalt pris. På AHUS og SIVHF er DIPS oppgradert til versjon 7.3.9.1. Begge oppgraderinger anses som vellykket selv om produksjonssettingen tok noe lengre tid enn planlagt på Ahus. Ved VVHF ble fase 2 av RIS/PACS konsolideringsprosjektet levert i mai. Dette inkluderer røntgenrekvisisjon og svar på ny standard integrasjonsplattform, samt automatisk pasientoppslag mot folkeregisteret. Vi har startet omleggingen til ny plattform på OUS med å legge om Tårnbygget på Ullevål. Første steg er tatt, før det skal være avsluttet juni 2016. Sykehuspartner HF 4
3.2 Tjenesteendringer og driftsleveranser Utvikling i Leveransebacklog for Tjenesteendringer for IKT-tjenester 700 600 500 400 300 200 100 0 631 639 609 627 620 569 595 401 402 359 361 345 354 354 230 237 215 250 266 275 241 november desember januar februar mars april mai Oppstart Tilbud Tjenesteendringer i Sykehuspartner defineres som fakturerbare leveranser som bestilles av kunden i tillegg til årlig avtale og som krever et godkjent tilbud før leveranse iverksettes. I mai har antall tjenesteendringer fortsatt vært høyt med en liten nedgang på ca 4% ift. april. En del av nedgangen kan forklares ved det gjennomførte arbeidet med nedjustering av backlog tjenesteendringer. 44 av 62 kansellerte leveranser i mai var direkte relatert til nedjustering. Ytterligere virkning av dette initiativet forventes ikke før videre håndtering er avklart med HSØ og HF. Antall innkomne forespørsler for mai måned lå samtidig på noen over snitt siste tre måneder noe som er en økning fra april måned, mens antall lukkede saker var noe høyere enn snittet. 40 % av de avtalte leveranser er i tilbudsfasen og 60 % til gjennomføring i mai. Det gjenspeiler stort sett en status quo på vår leveranseevne. I parallell med nedjustering av backloggen, arbeides det med å forbedre mekanismer for å prioritere innkomne saker. Foreslåtte prioriteringsmekanismer ble i mai presentert for HSØ, med forslag om forberedelse og klargjøring Q3/Q4 2015, og ibruktakelse ved årsskifte 2015/2016. Full effekt av dette initiativet vil således ikke kunne forventes før i 2016. Prioriteringsmekanismene skal sikre enda mer relevante, og dermed færre bestillinger. På litt lengre sikt forventes det også en økning i vår leveransekapasitet knyttet til tjenesteendringer knyttet implementering vårt nye leveransestyringsapparat. Sykehuspartner HF 5
Kritiske hendelser Det har vært en økning i kritiske hendelser i mai 2015 i forhold til april 2015. Økning fra 47 hendelser i april til 56 i mai. Vi ligger fortsatt godt over snittet for 2014. Sesongvariasjoner med mye hendelser i mai og juni viser seg også for mai i år. Andel kritiske hendelser løst innenfor SLA-krav til løsningstid har økt fra april til mai. Over halvparten av hhv 1A og 2A hendelser løst innen målsatt løsningstid. AHUS har fallende trendkurve på antall kritiske hendelser knyttet til lokale tjenester hittil i 2015. Resterende foretak har stigende trendkurve. For SVHF og SSHF er det spesielt mars 2015 som trekker opp for to ellers lite plagede HF i forhold til kritiske hendelser. SØHF har sterkest stigende tendens av alle HF hittil i 2015, selv om antall hendelser har fallende tendens etter mars. SØHF har fortsatt flest åpnede Changer i mai. I mai er det Regional LIMS-tjenesten som har skapt hele 4 av 6 hendelser for SØHF. Løsningen er enda ikke formelt overlevert til drift og forvaltning i Sykehuspartner (den er i samdriftsstatus, og planlegges overlevert 16. juni). Ahus og OUS ligger fortsatt høyt med hendelser fordelt på mange tjenester. For å stabilisere drift på Ahus pågår et prosjekt som fokuserer på identifiserte svakheter. Fagmiljøer i Sykehuspartner bekrefter at det høye endringsaktivitetsnivået i 2015 er noe av forklaringen på det forhøyede antall kritiske hendelser. Både fordi det er vanskelig å avdekke alle avhengigheter mot gamle løsninger og parallelle endringsaktiviteter. Sykehuspartner HF 6
Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Utfordringer knyttet til ledelseskapasitet og deltakelse i Langsiktig Samarbeidsavtale IKT Infrastruktur vs. prioritering av sikker og stabil drift og interne lederoppgaver Utnevnelse av fungerende avdelingsledere blir gjennomført, som vil avlaste eksisterende ledere og bedre lederkapasiteten rundt interne drifts- og ledelsesoppgaver Direktør IKT-T Høy stabil backlog i tjenesteendringer Gjennomføring av sanering av tjenesteendringer i dialog med helseforetakene Utarbeidet forslag til prioriteringsmekanismer som nå behandles av HSØ Direktør IKT-T Økende antall kritiske hendelser Bistå aktivt i Infrastrukturmoderniseringsprogrammet for utskifting av gammel teknologi Gjennomføre stabiliseringsprosjekt på Ahus Direktør IKT-T Direktør IKT-T Reduksjon i antall planlagte nyansettelser i 2015 På bakgrunn av revidert stillingsbudsjett gjennomføres en re-prioritering av behovene for ny- og re-ansettelser VO-direktører Sykehuspartner HF 7
Kundetilfredshet 3.3 Kunderapport Tabellen viser helseforetakenes oppfatning av Sykehuspartner HF, videreformidlet gjennom kundeansvarlig: Kundene er i likhet med forrige måned godt fornøyd med Prosjekttjenester, HR-tjenester, Innkjøp og Logistikk, og Arkitektur/Innovasjon. Disse områdene kan også vise til noe bedring fra april. Flere av helseforetakene rapporterer positive erfaringer med Brukerstøtte og Teknisk Support samt god dialog og samhandling med lokale Sykehuspartneransatte. I tillegg rapporter flere av helseforetakene stabil drift. Over halvparten av foretakene rapporterer vanskeligheter knyttet til området IKT-Service, og det har vært en nedadgående trend fra april til mai. Primærårsaken er knyttet til utstyrsleveranse; både med hensyn til leveringstid og kvalitet. Helseforetakene opplever fortsatt store utfordringer i forhold til IKT Leveranse. Sykehuspartner arbeider kontinuerlig med å ferdigstille omforente leveranseplaner som del av kundeplanene. Hensikten med dette er å avstemme forventningsnivået til begge parter. Sykehuspartner arbeider også intensivt med forbedringsaktiviteter i leveranseapparatet. Ahus og Vestre Viken rapporterer fortsatt betydelig bekymring i forhold til IKT Drift og Forvaltning. I all hovedsak dreier dette seg om konsekvensene av en aldrende infrastruktur. Sykehuspartner har fortsatt stort fokus på å avverge og rette kritiske feil for alle foretak. Sykehuspartner HF 8
3.4 Brukertilfredshet / temperaturmåling Andel som svarer ja på spørsmålet Er du totalt sett fornøyd med håndtering av henvendelsen din? Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Generelt lavere brukertilfredshet enn ønskelig Videreføring av arbeid med systematisering og dypere analyse av kunde- og brukertilbakemeldinger Kundedirektør Sykehuspartner HF 9
4 Medarbeidere Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Økende turnover Sikre at kunnskap fra sluttintervjuer systematiseres og nyttegjøres. HR-direktør 1.sept Sykehuspartner HF 10