Nettverkssamling 14. mars 2013
Personalnytt fra økonomiseksjonen: Egil Bjørn Berglund gikk av med pensjon 01.03.13 Siv Talstad Hansen overtar rådgiverstillingen etter Egil Bjørn Vi har gjort litt interne rokkeringer når det gjelder arbeidsoppgaver for Mary Vatneødegård og Siv sin tidligere stilling Mary har nå ansvar for purring, oppfølging og inkasso når det gjelder utestående krav i Fakturering Den ledige konsulentstillingen er lyst ut - 43 søkere Monica Solheimdal er ute i svangerskapspermisjon, og kommer tilbake i 40% stilling fra 01.06.13 10.09.13. Venke Solem går ut i svangerskapspermisjon i midten av juli 2013, vikar blir tilsatt 18.03.2013 2
HOSPITERINGSDAG - ØKONOMISEKSJONEN Økonomiseksjonen tilbyr hospiteringsdag for nytilsatte (eller andre som ønsker det) på merkantilt område Opplæring/gjennomgang av system og fag avhengig av den enkeltes behov og ønske Ta kontakt med Siv Talstad Hansen/Gunnar Malme for å avtale dag 18.03.2013 3
PÅMINNELSE: Firmatjenesten - Katalogfirma 2 skoler annonserte gjennom firmaet i 2011 1 skole annonserte gjennom firmaet i 2012 Ingen skoler har hittil betalt faktura til firmaet i 2013 VELDIG BRA!!!!!!!!! 18.03.2013 4
KOSTRA KOSTRA rapportering frå og med 2001 Målsetting: Forenkle, data rapportert en gang, brukes til ulike formål Elektronisk innrapportering til SSB Regnskapsrapportering skjer pr. kvartal i tillegg til en samlet innrapportering for regnskapsåret. Frist: 15.02 Tjenesterapportering skjer en gang for året samlet. Frist: 15.02. Link til KRD-KOSTRA: KOSTRA@regjeringen.no 18.03.2013 5
Regnskapet innrapporteres på: Funksjoner koblet mot våre tjenester Arter koblet mot våre internarter 18.03.2013 6
Funksjon: 560 Spesialundervisning og særskilt tilpasset opplæring 560 5600 Drift tilrettelagt videregåande opplæring 5601 Integrerte elever og framandspråklege 5602 Spesialklasser og smågrupper 5603 Kjøp av tenester 5604 Syns- og audiopedagogteneste 5605 Pedagogisk psykologisk teneste 5606 Oppfølgingstenesta 5607 Undervisning v/helse og sosialinstitusjonar 5608 Tyngdepunktstillinger PPT 18.03.2013 7
Kostraart: Lønn til vikarer 020 10201 Vikarløn 10202 Ferievikarar 10203 Vikarar svangerskapspermisjon 10204 Anna vikarløn 10271 Vikar t.trinn(søn- og nattillegg. Helligdag til 18.03.2013 8
Operasjonell - finansiell leasing Vårt Finansreglement gir ikke mulighet for å inngå avtaler om finansiell lesing 18.03.2013 9
GKRS nr. 8 Indikatorer på Finansielle leieavtaler 6. Det kan være flere forhold som kan indikere at det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll er overført til leietaker. Dersom ett av følgende kriterier er til stede skal det regnskapsmessig legges til grunn at leieforholdet er å anse som en finansiell leieavtale: - Leietaker har rett til kjøp av eiendelen til en pris som forventes å være vesentlig lavere enn markedsverdi på det tidspunkt retten kan benyttes. På tidspunkt for inngåelse av leieavtalen er det derfor rimelig sikkert at leietaker vil kjøpe eiendelen. - Estimert leieperiode går over det vesentligste av eiendelens økonomiske levetid. Ved vurdering av økonomisk levetid kan avskrivingsperiodene i regnskapsforskriften 8 som hovedregel legges til grunn. - Nåverdien av estimerte leiebetalinger tilsvarer i hovedsak markedsverdien av eiendelen ved inngåelse av leieavtalen - Eiendelen er av så spesiell karakter at den ikke kan brukes av andre enn leietaker, uten vesentlige endringer eller modifikasjoner 18.03.2013 10
7. Andre indikasjoner som alene eller kombinert kan medføre at leieavtalen skal klassifiseres som en finansiell leieavtale er: - At leietaker ved å si opp leieavtalen står ansvarlig for et eventuelt tap for utleier - Det vesentligste av gevinst og tap som følge av variasjoner i markedsverdien på eiendelen tilfaller leietaker - Leietaker har etter utløpet av den opprinnelige avtalen rett til å fornye denne for en tidsbegrenset periode, til en leie som ligger vesentlig under markedsleie for en tilsvarende eiendel - Dersom det foreligger andre forhold som gjør det rimelig sikkert at leietaker vil overta leieobjektet i løpet av avtaleperioden eller senere 18.03.2013 11
200 Kjøp og finansiell leasing av driftsmidler Kjøp og finansiell leasing av inventar, utstyr og maskiner, inkludert innkjøpsutgifter. Kjøp eller finansiell leasing av transportmidler føres på art 210. Art 200 er gyldig både i drifts- og investeringsregnskapet. Eksempler på inventar, utstyr og maskiner: møbler, kontorutstyr, bøker, instrumenter, kunst, IKT-utstyr, kjøkkenutstyr, redskaper, verktøy, kontormaskiner, rengjøringsmaskiner, anleggsmaskiner og lignende. En leieavtale klassifiseres som finansiell eller operasjonell i samsvar med avtalens reelle innhold. I en del leieavtaler vil en så stor del av den økonomiske risiko og kontroll ved leieobjektet være gått over på leietaker at transaksjonen har nære likhetstrekk med kjøp av en eiendel og må regnskapsmessig håndteres som sådan, selv om eiendomsretten formelt ikke er overført. - Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over på leietaker klassifiseres avtalen som finansiell og tilhørende eiendeler og forpliktelser balanseføres, jf. Kommunal Regnskapsstandard nr. 1. - Andre leieavtaler klassifiseres som operasjonelle. Det nærmere skillet mellom finansiell leasing og operasjonell leasing er Kommunal regnskapsstandard (F) nr. 8 Leieavtaler, se www.gkrs.no 18.03.2013 12
12001 Kjøp og finansiell leasing av inventar, møblar ol. 12002 Kjøp og finansiell leasing av kontor-/edb-utstyr 12003 Kjøp og finansiering av maskinar, teknisk og elektrisk utstyr 12005 Kjøp og finansiell leasing av bøker og andre media til bibliotek 12006 Aviser og tidsskrifter til bibliotek 12009 Kjøp og finansiell leasing av ymse anna inventar og utstyr 18.03.2013 13
Her er brukt art 12001 skulle vært 12201 Leige av driftsmidlar 18.03.2013 14
220 Leie av driftsmidler Leie/operasjonell leasing av inventar, utstyr og maskiner. Leie/operasjonell leasing av transportmidler føres på art 210. Eksempler på inventar, utstyr og maskiner: se art 200. En leieavtale klassifiseres som finansiell eller operasjonell i samsvar med avtalens reelle innhold. I en del leieavtaler vil en så stor del av den økonomiske risiko og kontroll ved leieobjektet være gått over på leietaker at transaksjonen har nære likhetstrekk med kjøp av en eiendel og må regnskapsmessig håndteres som sådan, selv om eiendomsretten formelt ikke er overført. - Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over på leietaker klassifiseres avtalen som finansiell og tilhørende eiendeler og forpliktelser balanseføres, jf. Kommunal Regnskapsstandard nr. 1. - Andre leieavtaler klassifiseres som operasjonelle. Det nærmere skillet mellom finansiell leasing og operasjonell leasing er Kommunal regnskapsstandard (F) nr. 8 Leieavtaler, se www.gkrs.no. 18.03.2013 15
12201 Leige av driftsmidlar ( inventar, møblar, utstyr, maskinar mv) 12202 Leasing/leige av utstyr 12203 Leasing/leige av elev-pc 18.03.2013 16
230 Vedlikehold, byggetjenester og nybygg Art 230 skal kun omfatte innkjøp av varer/tjenester fra andre. Vedlikeholdsavtaler bygninger, innvendig og utvendig Innvendig vedlikehold og utvendig vedlikehold Vedlikehold av kummer og anlegg Vedlikehold av ytre anlegg Vedlikehold og nyanlegg av veier Utgifter vedrørende drift av veibommer Byggetjenester ifm påkostning eller nybygg (rivning, rigging, grunnarbeider, ombygging, utvikling mv) Under art 230 plasseres alle utgifter knyttet til kjøp av tjenester for vedlikehold av bygg og nybygg, inkl. eksempelvis installasjonstjenester, men ikke inventar og utstyr til nybygg (jf. art 200). Det kreves ingen oppsplitting av entreprenørfakturaer på eksempelvis arbeid og materialer. Utgiftene føres samlet. Art 230 omfatter ikke vedlikehold av utstyr som ikke er direkte byggrelatert, dette føres på art 240. Art 230 har ulik betydning i drifts- og investeringsregnskapet. I driftsregnskapet gir arten uttrykk for utgifter til vedlikehold. I investeringsregnskapet gir arten uttrykk for utgifter til byggetjenester ved påkostninger eller investering i nybygg. Skillet mellom vedlikeholdsutgifter og utgifter til påkostning/investering er beskrevet i Kommunal regnskapsstandard (F) nr. 4 Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet, se www.gkrs.no. 18.03.2013 17
12311 Vedlikehald bygg - kjøp av tenester 12312 Vedlikehald uteområde-kjøp av tenester 12313 Vedlikehald tekn.drift/el.anlegg-kjøp av tenester 12321 Planlagt vedlikehald bygg-kjøp av tenester 12322 Planlagt vedlikehald uteområde-kjøp av tenester 12323 Planlagt vedlikehald tekn./elektr.anlegg-kjøp av tenester 12331 Ombygging/større utskiftingar bygg-kjøp av tenester 12332 Ombygging/større utskiftingar uteområde-kjøp av tenester 12333 Ombygging/større utskiftingar tekn./el.anlegg-kjøp av tenester 18.03.2013 18
240 Serviceavtaler, reparasjoner og vaktmestertjenester Art 240 skal kun omfatte innkjøp av tjenester fra andre. Brannvarslingsanlegg Heiser Andre eiendeler Vedlikeholdsavtaler for teknisk infrastruktur, IT, og annet inventar/utstyr som ikke er direkte byggrelatert. Vedlikehold av bygg knyttes til art 230 og 250. Driftsavtaler med datasentraler/vedlikeholdsavtaler/supportavtaler dataprogrammer Kontormaskiner Forebygging av skadedyr og lignende Vaktmesteravtaler (kjøp fra andre). Kommunens lønnsutgifter til egne vaktmestere skal rapporteres på artsserie 0 i KOSTRA (art 070 skal benyttes for andelen som gjelder vedlikehold av bygg/eiendom). Snøbrøytingsavtaler (kjøp fra andre). Kommunens lønnsutgifter til egne brøytemannskaper skal rapporteres på artsserie 0 i KOSTRA. Kommunens utgifter til drift av eget brøytemateriell skal føres på art 170 for transportmateriell. 18.03.2013 19
12401 Serviceavtalar - vedlikehald av inventar 12411 Serviceavtalar - Vedlikehald av EDB-/kontorutstyr 12421 Serviceavtalar - Vedlikehald av tekn.-/elektr. utstyr 12441 Serviceavtalar - Vedlikehald av med. dentalt utstyr 12442 Serviceavtalar - Andre 12451 Vedlikehald av læremidlar 12461 Databehandling, driftsavtalar med datasentralar 12491 Ymse anna vedlikehald 18.03.2013 20
250 Materialer til vedlikehold, påkostning og nybygg Utgifter til materialer ved vedlikehold av bygninger/anlegg og materiell ved påkostning/investeringer i kommunal regi. - Eksempelvis maling, betong, trevirke, ledninger mv. Vedlikeholdsmateriell til utstyr som ikke er del av bygningen føres på art 120. Driftsmateriell som ikke er vedlikeholdsmateriell førest på art 120. Arten har ulik betydning i drifts- og investeringsregnskapet. - I driftsregnskapet gir arten uttrykk for utgifter til vedlikeholdsmateriell. - I investeringsregnskapet gir arten uttrykk for utgifter til materiell benyttet til påkostning eller investering i nybygg. Skillet mellom vedlikeholdsutgifter og utgifter til påkostning/investering er beskrevet i Kommunal regnskapsstandard (F) nr. 4 Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet, se www.gkrs.no. 18.03.2013 21
12511 Materialar vedlikehald bygg 12512 Materialar vedlikehald uteområde 12513 Materialar vedlikehald tekn./el. anlegg 12521 Materialar planlagd vedlikehald - bygg 12522 Materialar planlagd vedlikehald - uteområde 12523 Materialar planlagd vedlikehald - tekn./el. anlegg 12531 Materialar ombyggingar/større utskiftingar-bygg 12532 Materialar ombyggingar/større utskiftingar-uteområde 12533 Materialar ombyggingar/større utskiftingar-tekn./el. anlegg 18.03.2013 22
ANSLAGSPOSTERINGAR Pr. 31.12 Økonomihåndboka 5.4.1 Bruk av anslagsposteringar Alle kjente utgifter og inntekter som vedkjem rekneskapsåret skal vere rekneskapsført Normalt skal ei vare/teneste vere levert og eit bokføringsgrunnlag i form av faktura el. ligge føre før bokføring kan skje. Ved årsskiftet kan det tenkjast at eit slikt bokføringsgrunnlag ikkje ligg føre i rimeleg tid før rekneskapsavslutninga. Det må da vurderast om det skal gjerast ei anslagspostering (dette vil og gjelde for inntekter). 12 månedars forbruk Vesentleg - utan uforholdsmessig mykje meirarbeid Eigne balansekonti til bruk for anslagsposteringar, og utgifter og inntekter skal skiljast på kvar sine konti. 18.03.2013 23
RUTINE VED ANSLAGSPOSTERING 1. Ved rekneskapsavslutninga. Utgifts-/inntektsføring av overslaget med motpost på balansekonto. Det må følgje med ei oversikt som klart viser kva anslagsposteringa gjeld. Overslaget på utgifter skal førast til utgift i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære utgiftspostar utan mva-kode og krediterast i balansen på kapittel 232.70 (kortsiktig gjeld). Overslaget på inntekter skal førast til inntekt i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære inntektspostar utan mva-kode og debiterast i balansen på kapittel 213.70 (kortsiktig fordring). 2. Påfølgjande rekneskapsår Anslagsposteringa førast tilbake på dei same kontoane straks rekneskapen for påfølgjande rekneskapsår er opna for postering. Når så dei reelle utgiftene eller inntektene er kjent følgjer ein dei ordinære tilvisningsrutinane. 18.03.2013 24
18.03.2013 25
18.03.2013 26
UTENLANDSREISER Ansatte/elever Hvordan organisere dette? Skal det inn i fylkeskommunen sitt regnskap? Hva med innbetaling av egenandeler elever/ansatte? Hva med dugnadsarbeid for å redusere egenandel for elever? Hva med betaling av reise og opphold for elever/ansatte? Hva med betaling av reise og opphold for lærer som er med elever? Hva med betaling av inngangsbilletter o.l.? 18.03.2013 27
170 arter 11791 Transportutg. elevar 11792 Billetter med 8 % mva 11793 Andre reiseutlegg med 25% mva 11798 Ymse reiseutgifter utan mva-refusjon 11799 Ymse transportutg. - utanom reiserekning 18.03.2013 28
Egenandel - ansatte Dersom egenandelen er generell og en forutsetning for å få gjennomført turen, som i sin helhet er en tjenestereise, refusjon: 17704 Dersom deler av turen har karakter av å ikke være en tjenestereise og det er denne delen egenandelen omfatter, f.eks. billetter til fotballkamp eller en overnatting ekstra mv., skal egenandelen føres som reduksjon av utgiftsposten 18.03.2013 29
RAPPORT OVER BALANSEKONTI Det skal sendes inn avstemming pr. 31.08 og 31.12 hvert år Viktig å sjekke om det er kommet til nye konti 18.03.2013 30
18.03.2013 31
18.03.2013 32
BALANSEKONTOPLAN-SJEKK OM NYE KONTI 18.03.2013 33
Investeringer som skal finansieres fra drift? Lag en investeringsrapport Kjør denne ved hver rapportering Trenger bare regnskapskolonne Sørg for føring fra drift til investering snarest mulig 15701-09701 18.03.2013 34
18.03.2013 35
Føringseksempel Kjøp av Caravelle på Gjermundnes VGS Faktura til leverandør føres slik: 02102 21000 92 5151 6A51 Overføring fra drift til investering føres slik: 15701 21000 11 5151 09701 21000 92 5151 6A51 18.03.2013 36