Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Bodil Stensrud (leder), Anne Rakel Håland (nestleder), Marita Fiddan Bø (medlem meldt forfall), Jon Øyvind Evje (medlem), Torry Røinesdal (medlem) Anne Reidun Pytten innkalles som vara for Marita Fiddan Bø INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Torsdag 11. mai 2017 kl. 14.00 16.00, møterom i kommunehuset. SAKSLISTE ORIENTERING Presentasjon av årsregnskap og årsberetning. SAK 05/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 23.03.17 SAK 06/17 ÅRSREGNSKAP AUDNEDAL KOMMUNE 2016 SAK 07/17 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON VARSLING AV MOBBING SAK 08/17 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Informasjon fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Byremo 3. mai 2017 Bodil Stensrud Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf. 90 95 62 46. Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: 1. vara, ordfører, rådmann og revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no 1 Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak 05/17 Møtedato: 11.05.17 Saksbehandler: Willy Gill SAK 05/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 23.03.17 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 23.03.17 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 23.03.17 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 23.03.17 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2
AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 02/17 Dato: 23.03.17 kl. 13.00 15.00. Sted: Kommunehuset, møterom 4 Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Rakel Håland, nestleder Anne Reidun Pytten, møtte for Evje Kenneth Midtbøe, møtte for Bø Forfall: Jon Øyvind Evje, medlem Marita Fiddan Bø, medlem Torry Røinesdal, medlem Andre til stede (hele eller deler av møtet): Administrasjonen v/ Kjell Olav Hæåk, Tom Valand Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS v/ Monica Nilsen, Irene Loka Agder Sekretariat v/ Willy Gill Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE ORIENTERING Kl. 13.00 14.15 Barnverntjenesten i Audnedal SAK 04/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 19.01.17 FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Informasjon fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 05/17 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet 28.03.17 Ref. 06/17 Agder Sekretariat/kontrollutvalget, oppfølging av referatsak 02/17 vedrørende retningslinjer for avhending av inventar/utstyr Underskrift: Bodil Stensrud Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, 1. vara, ordfører, rådmann og revisor 1 3
Møtebok 23.03.17 Audnedal kontrollutvalg ORIENTERING Kl. 13.00 14.15 Barnverntjenesten i Audnedal Tema/spørsmål: Kort presentasjon av barnevernstjenesten (organisering, ansatte, lokalisering etc.) Avtale/vedtekter etc. Overordnet informasjon om antall saker pr. år, tiltak og omsorgsovertakelser. Fremtidsplaner i forbindelse med kommunesammenslåing. Hvordan skjer samhandling mellom barnevernstjenesten og kommunen gjennom året? Barnevernets ansvar kontra kommunens ansvar for tjenester til barna i Audnedal? Hvordan sikrer kommunen at egne barn får nødvendige tjenester fra barnevernet? Eventuelle utfordringer? Tilleggsspørsmål: Har kommunen fått klagesaker på barnevernet? Oppfølging av eventuelle klager? Hvordan tenker kommunen når det gjelder kvaliteten på barnevernstjenestene? Har det vært noen form for evaluering av tjeneste Audnedal får fra barnevernet? Hvordan blir barnevernet ivaretatt her i Audnedal når barnevernet står uten leder? Administrasjonen orienterte og svarte på utvalgets spørsmål. Konklusjon: Kontrollutvalget tar presentasjonen til orientering. SAK 04/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 19.01.17 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 19.01.17 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 10.11.16 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 10.11.16 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 10.11.16 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 4 2
Møtebok 23.03.17 Audnedal kontrollutvalg FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Info om FR Mobbing: Overført til Rogaland Revisjon og prosjektplan fremlegges i mai. Informasjon fra sekretær: Regnskapsbehandling: FS begynnelsen av juni + KS 15.6 Eget KU 11.5 kl. 14 med presentasjon av årsregnskapet Huskeliste for kontrollutvalg fellesnemnda, be rådmannen være tilstede Vedr. ref. sak 06/17: Går til behandling i kommunestyret 30.03.17 EVENTUELT REFERATER Ref. 05/17 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet 28.03.17 Ref. 06/17 Agder Sekretariat/kontrollutvalget, oppfølging av referatsak 02/17 vedrørende retningslinjer for avhending av inventar/utstyr Konklusjon: Referatene tas til etterretning. 5 3
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak: 06/17 Møtedato: 11.05.17 Saksbehandler: Willy Gill SAK 06/17 ÅRSREGNSKAP AUDNEDAL KOMMUNE 2016 Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Revisjonsberetning datert 10.04.17 Nummerert brev 13, datert 12.04.17 Årsregnskap og årsberetning 2016 Saksopplysninger: Driftsregnskapet viser kr. 126 671 754 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 2 554 696. I revisjonsberetningen uttaler revisor seg om revisjonen av årsregnskapet, samt om følgende øvrige forhold: Budsjett, årsberetning samt registrering/dokumentasjon. Revisor har avgitt en såkalt normal revisjonsberetning uten forbehold eller presiseringer. I nummerert brev nr. 13 beskriver revisor at det har vært god kontakt mellom revisjonen og økonomiavdelingen gjennom regnskapsavslutningen/årsoppgjøret. For øvrig har revisor beskrevet når årsregnskap og årsberetning er levert i forhold til gitte frister. I brevet har revisor tatt opp følgende forhold: Budsjettjusteringer og budsjettavvik diverse avvik fra rutine Avskrivninger manglende avskrivning av enkelte anlegg Disse forholdene er ikke av en slik art at de påvirker revisjonsberetningen. Kontrollutvalget kan omtale revisors merknader i sin uttalelse til kommunestyret, og eventuelt anbefale administrasjonen om å følge opp revisors merknader. For nærmere informasjon vises det til nummerert brev nr. 13. Administrasjonen vil presentere årsregnskap og årsberetning for kontrollutvalget. Revisor vil også være tilstede i møtet og vil gi utfyllende opplysninger der. Det foreligger ikke noen skriftlige kommentarer fra administrasjonen til revisors brev, men det vil være anledning til å komme med kommentarer i tilknytning til regnskapsbehandlingen i kontrollutvalget. 6
Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsberetning og årsmelding - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret, med kopi til formannskapet - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner årsregnskapet Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Audnedal kommunes årsregnskap for 2016. Sammen med årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning av 10.04.17 og nummerert brev nr. 13 av 12.04.17. Kontrollutvalget viser til de forhold som revisor har kommentert i nummerert brev nr. 13 og støtter opp om revisors merknader. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 10.04.17 og nummerert brev nr. 13 datert 12.04.17, har kontrollutvalget ingen merknader til Audnedal kommunes årsregnskap for 2016. 7
8
9
10
11
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak 07/17 Møtedato: 11.05.17 Saksbehandler: Willy Gill SAK 07/17 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON VARSLING AV MOBBING Vedlegg: Forslag til prosjektplan datert 18.04.17 Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget bestilte gjennomføring av prosjektet «Skolenes arbeid med psykososialt miljø» i møte den 19.01.17, sak 02/17. Som følge av inhabilitet hos leder i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, ble Rogaland Revisjon IKS (heretter kalt revisjonen) engasjert til å gjennomføre prosjektet. Det foreligger nå forslag til prosjektplan for gjennomføring av prosjektet og denne fremlegges nå for godkjenning. Formålet med denne undersøkelsen er å finne ut hvordan Audnedal kommune følger opp opplæringslovens bestemmelser om elevenes psykososiale miljø i et utvalg enkeltsaker. Prosjektet skal altså se på skolenes håndtering av mobbesaker. Revisjonen foreslår følgende overordnet problemstilling for prosjektet: I hvilken grad håndterer skolene mobbesaker i tråd med opplæringsloven? Det fremgår av prosjektplanen i kapittel om metodevalg at revisjonen ønsker innspill fra skolefaglig ansvarlig/rektorer/fau/kontrollutvalg angående i hvilke saker man mener at barneskolene ikke følger opp foreldrenes varsel om mobbing godt nok. Bakgrunnen for dette er å gjøre datainnsamlingen mest mulig målrettet og effektiv. Det legges opp til at rapport fra prosjektet legges frem på utvalgets første møte i 2018, evt. på november-møtet 2017. For nærmere beskrivelse av prosjektet, herunder revisjonskriterier, metodevalg og omfang vises det til forslag til prosjektplan. Forslag til vedtak: Forslag til prosjektplan datert 18.04.17 godkjennes. 12
Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Enhet: Forvaltningsrevisjon Sak: Prosjektmandat Skolemiljø Audnedal kommune Utarbeidet dato/sign.: 18.04.17/SKV Gjennomgått dato/sign.: År: Side: 1 av 3 Bakgrunn Kontrollutvalget i Audnedal bestilte i forrige møte en forvaltningsrevisjon innen skole. Tema for forvaltningsrevisjonen er mobbing/skolemiljø, og i hvilken grad barneskolene følger opp varsling om mobbing. Bakgrunnen for bestillingen er en bekymring om at barneskolene ikke følger opp tilfredsstillende når foreldrene varsler om mobbing. Blant annet vises det til at enkelte elever har flyttet fra den ene skolen til den andre. Ifølge opplæringsloven 9a-1 har skolelever rett til et godt fysisk og psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og læring. Skolen skal aktivt og systematisk arbeide for å fremme et godt skolemiljø, der den enkelte eleven opplever trygghet og sosial tilhørighet. Dersom en elev eller forelder ber om tiltak vedrørende det psykososiale miljøet, deriblant tiltak mot krenkende adferd som mobbing, diskriminering, vold eller rasisme, skal skolen snarest mulig behandle saken etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven. Om skolen ikke innen rimelig tid har tatt stilling til saken, vil det likevel kunne klages etter føresegnene i forvaltningsloven som om det var gjort enkeltvedtak. Ifølge Utdanningdirektoratets rundskriv1 2-2010 har skolen en ubetinget plikt til å behandle alle henstillinger om tiltak vedrørende det psykososiale miljøet, fra elever eller foreldre, i samsvar med reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven4. Det gjelder uavhengig av hvor stort eller lite bruddet på elevens rett etter 9a-1 er. Formål Formålet med denne undersøkelsen er å finne ut om hvordan Audnedal kommune følger opp opplæringslovens bestemmelser om elevenes psykososiale miljø i et utvalg enkeltsaker. Prosjektet skal altså se på skolenes håndtering av mobbesaker. Problemstillinger Overordnede problemstillinger: I hvilken grad håndterer skolene mobbesaker i tråd med opplæringsloven? Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er elementer som inneholder krav eller forventninger, og vil bli brukt til å vurdere funnene i de undersøkelser som gjennomføres. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. I dette prosjektet legges følgende kilder til grunn for utvikling av revisjonskriterier: 1 Rundskriv Udir -2-2010, 15.06.2010 Retten til et godt psykososialt miljø etter opplæringslovens kapittel 9a 13
Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Enhet: Forvaltningsrevisjon Sak: Prosjektmandat Skolemiljø Audnedal kommune Utarbeidet dato/sign.: 18.04.17/SKV Gjennomgått dato/sign.: År: Side: 2 av 3 9a 1. Generelle krav. Alle elevar i grunnskolar og vidaregåande skolar har rett til eit godt fysisk og psykososialt miljø som fremjar helse, trivsel og læring Opplæringsloven 9a 3: «Skolen skal aktivt og systematisk arbeide for å fremje eit godt psykososialt miljø, der den enkelte eleven kan oppleve tryggleik og sosialt tilhør. Dersom nokon som er tilsett ved skolen, får kunnskap eller mistanke om at ein elev blir utsett for krenkjande ord eller handlingar som mobbing, diskriminering, vald eller rasisme, skal vedkommande snarast undersøkje saka og varsle skoleleiinga, og dersom det er nødvendig og mogleg, sjølv gripe direkte inn. Dersom en elev eller forelder ber om tiltak vedrørende det psykososiale miljøet, deriblant tiltak mot krenkende adferds som mobbing, diskriminering, vold eller rasisme, skal skolen snarest mulig behandle saken etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven. Om skolen ikke innen rimelig tid har tatt stilling til saken, vil det likevel kunne klages etter føresegnene i forvaltningslova som om det var gjort enkeltvedtak» Lovbrudd foreligger når elevens rett etter 9a 1 ikke er oppfylt. Andre kilder til revisjonskriterier: Forvaltningslovens regler om enkeltvedtak, for eksempel o Saksbehandlingstid (foreløpig svar, 11a), o Forvaltningsorganets utrednings og informasjonsplikt 16, o Grunngivning av enkeltvedtak 24 og o Kapittel VI om klage og omgjøring. Brev fra Utdanningsdirektoratet til Fylkesmennene Oversendelse Instruks om Fylkesmannens behandling av klager etter opplæringsloven 9a 3, tredje ledd, datert 20.06.2014. Forvaltningsloven (regler om saksbehandlingstid, formkrav, dokumentasjonskrav Dette er en del av skolens utredningsplikt etter forvaltningsloven 17. Skolen har også en veiledningsplikt etter forvaltningsloven 11 i slike saker. Andre føringer Forsvarlig system for oppfølging opplæringsloven 13 10 De endelige kriteriene vil bli utviklet underveis i prosjektet. Metodevalg Rogaland Revisjon IKS har erfaring med denne type prosjekter fra henholdsvis Bjerkreim og Hå kommune. For tiden er vi i gang med en tilsvarende forvaltningsrevisjon i Stavanger kommune. Erfaringen fra disse prosjektene er at datainnsamlingen kan være svært tidkrevende dersom det er høyt konfliktnivå. For å gjøre datainnsamlingen mest mulig målrettet og effektiv ber vi skolefaglig ansvarlig/rektorer/ FAU/kontrollutvalget om å fortelle oss hvilke saker man mener at barneskolene ikke følger opp foreldrenes varsel om mobbing godt nok. 14
Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Enhet: Forvaltningsrevisjon Sak: Prosjektmandat Skolemiljø Audnedal kommune Utarbeidet dato/sign.: 18.04.17/SKV Gjennomgått dato/sign.: År: Side: 3 av 3 I prosjektet vil vi forsøke å få en oversikt over antall enkeltvedtak som er fattet i skolemiljøsaker i henhold til opplæringsloven 9A-3 ved begge skolene, i en gitt periode. Vi vil også prøve å få oversikt over om det har vært saker der foreldrene har varslet om mobbing, uten at skolen har fattet enkeltvedtak eller satt i verk tiltak. Hovedgrepet i prosjektet er å gå gjennom en del konkrete saker i en gitt periode for å undersøke hvordan mobbehenvendelser håndteres. Erfaringen vår fra andre kommuner er at antallet saker kan variere mye fra skole til skole. Det samme gjør den enkelte saks kompleksitet. Dersom det ikke er så mange saker, vil det kunne la seg gjøre å gå gjennom alle. Men dersom omfanget er stort eller sakskompleksiteten høy, må vi enten velge mellom å foreta et utvalg av saker eller begrense antallet momenter vi skal se på i hver sak. Dette vil det bli tatt stilling til underveis i prosjektet. I første fase ber vi om å få sendt over saksdokumentasjon i den aktuelle saken, for deretter gå gjennom hver sak. Dette følges opp med intervjuer med representanter for skole og foreldrerepresentanter (dette kan både være FAU-representanter, SU-representanter eller parter i sakene). Levering: Prosjektet startes opp høsten 2017 og leveres det første KU-møtet i 2018 eller i novembermøtet i 2017. Erfaringsmessig tar kvalitetssikringsrundene i skolemiljøprosjekter litt lenger tid enn i «vanlige» forvaltningsrevisjonsprosjekter, ettersom vi intervjuer parter i konkrete mobbesaker. Derfor kan det tenkes at prosjektet ikke er ferdig før utpå nyåret. Omfang Oppdragsansvarlig for prosjektet er Svein Kvalvåg/Mette Aamodt. Prosjektet utarbeides under ledelse av fagansvarlig forvaltningsrevisjon Bernt Mæland. Det forutsettes et tett samarbeid med representanter for kommunen. Tidsanslag til prosjektplanlegging, kartlegging, analyser og rapportering er ca. 100 timer. 15