Notat til AD-møtet Til : AD-møtet 13.desember 2010 Fra : Leder av nasjonal styringsgruppe Steinar Marthinsen Dato : 8.desember 2010 Saksbehandlende RHF: Helse Sør-Øst Type sak (Orienteringssak, Drøftingssak, Vedtakssak) Vedtakssak Uoff inntil et gitt tidspkt? Nei Dato for innlevering av saksfremlegg Nødvendig behandlingstid i møtet Saken legges frem av (navn/tittel) Dato for evt. tidligere behandling i AD-møtet 8. desember 2010 15 minutter Konserndirektør Steinar Marthinsen - Oppdatert rekvisisjonspraksis for pasientreiser Hva saken omhandler i korte trekk: Denne saken omhandler oppdatert rekvisisjonspraksis for pasientreiser med rekvisisjon. Formålet med en felles rekvisisjonspraksis er å sikre like prinsipper nasjonalt som videre bidrar til et likt tilbud til pasientene. Bakgrunn for saken: Ny rekvisisjonspraksis versjon 1.0 ble behandlet i nasjonal styringsgruppe for prosjekt Pasientreiser egenandeler 9. mars 2010 (sak 03/10). Styringsgruppen sluttet seg til prinsippene for ny rekvisisjonspraksis, med de innspill som fremkom i møtet, og anmodet helseforetakene å implementere disse prinsippene. Det ble videre bestemt at en arbeidsgruppe skulle detaljere praksisen ytterligere. Rekvisisjonspraksis versjon 2.0 er utarbeidet i arbeidsgruppen Rekvisisjonspraksis som ble etablert under Faglig nettverk i Pasientreiser. Arbeidsgruppen har bestått av representanter fra pasientreisekontorene, Pasientreiser, brukere, Legeforeningen, Norsk Fysioterapeutforbund og prosjekt Pasientreiser Egenandeler. Arbeidsgruppens mandat var basert på innspill fra den brede høringen i januar 2010. I dette arbeidet ble det også detaljert en prosess for beslutning og implementering av rekvisisjonspraksis. AD-møtet er foreslått som øverste instans som beslutter en samlet nasjonal rekvisisjonspraksis. Særskilte forhold AD-møtet bør være kjent med: Oppdatert rekvisisjonspraksis legger et økt ansvar og arbeidsbelastning for rekvirering av reiser på helseforetakene. Dette medfører at det i implementeringen må jobbes tett med henvisningsmottakene ved helseforetakene for å sikre pasientene godt tilbud. Det er eksempler på at sykehusene har en strengere praksis enn primærlegene, noe som igjen kan føre til en nedgang i antall rekvisisjoner. Samtidig er dette er endring som kan medføre negative pasientopplevelser. En styrt implementering med god informasjon og opplæring blir derfor viktig. Det foreslås å pilotere åpne tidsbegrensede rekvisisjoner. Dette må gjennomføres i mindre skala og kontrollert, ellers kan misbruk oppstå og dette vil ha en negativ økonomisk
konsekvens. En grundig evaluering vil være nødvendig før det kan vurderes en bredding av ordningen. Prosess Forankringen har vært ivaretatt av følgende prosess: Arbeidsgruppen Rekvisisjonspraksis har utarbeidet forslag til oppdatering av rekvisisjonspraksisen i perioden mai september 2010. Den nasjonale prosjektgruppen for prosjekt Pasientreiser egenandeler har løpende behandlet forslagene og det er har vært gjennomført flere høringer i de regionale prosjektene i perioden mai september 2010. Oppdatert rekvisisjonspraksis ble gjennomgått på møte med Norsk Fysioterapeutforbund 23.november 2010. Strategisk forum for pasientreiser behandlet saken 29.november 2010. Oppdatert rekvisisjonspraksis ble gjennomgått på møte med Legeforeningen 7.desember 2010. Oppdatert rekvisisjonspraksis ble overordnet gjennomgått i styret til Pasientreiser 8.desember 2010. Vurdering: Bruk av rekvisisjon på medisinsk grunnlag for pasientreiser er regulert i Forskrift om rett til dekning av utgifter ved pasienters reise for undersøkelse eller behandling (syketransportforskriften). Rekvisisjonspraksisen skal regulere arbeidsdeling, roller og ansvar i gjennomføringen av pasientreiser med rekvisisjon. Samtidig tydeliggjør den bruk av ulike rekvisisjonsformer for behandlere som er tilknyttet eller ikke tilknyttet Norsk helsenett, samt korrekt bruk av de nye rød og blå papirrekvisisjonene. Formålet med en felles nasjonal rekvisisjonspraksis er å sikre: et likt tilbud til pasienter på tvers av geografiske områder en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom alle aktørene både i primærhelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten forbedrede arbeidsprosesser en rekvisisjonspraksis i henhold til regelverket ivaretakelse krav relatert til innrapportering av egenandeler og automatisk frikort Rekvisisjonspraksisen som er utarbeidet er fundert i følgende prinsipper for en velfungerende rekvisisjonspraksis: Gi et godt pasientreisetilbud til pasienter som har rett til det Sikre klare roller og ansvar Sikre hensiktsmessige og effektive arbeidsprosesser Sikre en effektiv utnyttelse av transportmidlene Være enkle å kommunisere til behandlere og pasienter Være innenfor gjeldende regelverk og bør bidra til økt forståelse av regelverket Være gjennomførbare i IKT-systemene: o Behov for videreutvikling skal detaljeres og behandles i funksjonelle arbeidsgrupper for IKT-systemene o Teknologiske løsninger skal være på plass før rutiner som krever en IKTendring kan innføres o Nye rutiner og behov for endring i taksametersystem må ivareta utnyttelse av transportmidler/ samkjøring 2
De viktigste momentene i rekvisisjonspraksisen er: 1. Ved rekvirering av pasientreise til behandling i spesialisthelsetjenesten 1.1. Behandler i primærhelsetjenesten utsteder rekvisisjon på medisinsk grunnlag til førstegangsbehandling hos spesialisthelsetjenesten Unntak 1 - Ved dagbehandling og poliklinikk: Dersom det er en helsetilstand som krever tilrettelagt transport skal henvisende behandler rekvirere tur/retur. (Gjelder ikke Oslo-Akershus, se unntak 2) Unntak 2 - I Oslo og Akershus: Ved reise til røntgen og laboratorier: Dersom det er en helsetilstand som krever tilrettelagt transport skal henvisende behandler rekvirere tur/retur. Sikker på behovet for tilrettelagt transport frem i tid, og tidspunkt ukjent Henvisende behandler dokumenterer det medisinske behovet for tilrettelagt transport i den elektroniske henvisningen 2011: Henvisningsbrev kan benyttes etter avtale med pasientreisekontoret og sykehuset Behandlingsstedet legger inn bestilling og bekrefter reise i NISSY. Usikker på behovet for tilrettelagt transport frem i tid og tidspunkt ukjent Henvisende behandler avventer til pasient får innkalling og vurderer da det medisinske behovet for tilrettelagt transport Henvisende behandler legger inn bestiller og bekrefter reisen i EPJ/NISSY Sikker på behovet for tilrettelagt transport frem i tid, og tidspunkt kjent Figur 1 Arbeidsflyt for behandlere på Norsk helsenett - Henvisning til spesialisthelsetjenesten 2. Ved rekvirering av pasientreise ved øyeblikkelig transportbehov til behandling 2.1 Pasient kontakter behandlingssted for å avklare om det er øyeblikkelig hjelp 2.2 Behandler skal avklare øyeblikkelig transportbehov og rekvirere transport Hvis rutinen punkt 1 og 2 ovenfor ikke overholdes: 2.3 Pasient betaler selv reisen 2.4 Pasient sender inn reiseregning for reise uten rekvisisjon vedlagt dokumentasjon på medisinsk behov for tilrettelagt transport og transportkostnad til Pasientreiser 3. Rutine for rekvirering av pasientreise på medisinsk grunnlag til og fra gjentakende behandlinger 3.1 Ved de påfølgende behandlingene er behandlingsstedet ansvarlig for utstedelse rekvisisjon på medisinsk grunnlag for tur- og returtransport 3.2 Behandlere har mulighet til å utstede serierekvisisjoner på medisinsk grunnlag, men det settes krav til behandler at behandlere må skrive inn klokkeslett og dato for behandling. Det skal være lov å utstede rekvisisjoner på medisinsk grunnlag ut inneværende og neste kalendermåned. For å sikre lik nasjonal rekvisisjonspraksis og ivareta kravene til innrapportering av egenandeler og automatisk utsendelse av frikort, vil Pasientreiser fra 2011 overta det koordinerende ansvaret for å sikre lik rekvisisjonspraksis på nasjonalt nivå. Dette er i 3
henhold til gjeldende selskapsavtale. Pasientreiser ved faglig nettverk for pasientreiser hvor alle de regionale helseforetakene er representert skal koordinere innspill til forbedring og videreutvikle rekvisisjonspraksisen. Behandlerforeningene og brukerforeningene skal involveres ved endringer i rekvisisjonspraksisen. For detaljerte rutinebeskrivelser henvises det til vedlagte Rekvisisjonspraksis versjon 2.0 som gir en beskrivelse av: Arbeidsdeling for utstedelse av rekvisisjon på medisinsk grunnlag, rekvisisjon hvor rutegående transport ikke er tilgjengelig og utstedelse av åpne permanente rekvisisjoner på medisinsk grunnlag Rekvisisjonsformer og bruk av papirrekvisisjon Videreutvikling, beslutning og implementering Risikovurdering Følgende risikomomenter er vurdert: Risiko Tiltak Ansvar / frist Implementering 1) Økt arbeidsbelastning på sykehusene møter motstand 2) Manglende oppfølging og bistand til å etablere nye arbeidsrutiner som følge av økt arbeidsmengde innen pasientreiser 3) Krevende implementering av rutine for øyeblikkelig transportbehov 4) Løsning med å sikre at pasientreiser blir en del av den gode henvisning følges ikke opp 5) Lokale avvik fra nasjonal praksis medfører forvirring blant behandlere og brukere Kommunikasjon 6) Manglende informasjon til behandlerforeninger og brukerfora nasjonalt og regionalt 7) Oppslag i media og omdømme risiko Utvikle nasjonale informasjonspresentasjoner og oppdaterer elæringsmodul HFenes pasientreisekontor gjennomfører informasjonsaktiviteter på eget HF Som over Nasjonal oppfølging av fremdrift og koordinering av felles problemstillinger Gjennomgå oppdatert rekv.praksis med alle brukerutvalg på RHF og HF-nivå Sikre felles nasjonal informasjon til brukerorganisasjoner og behandlerorganisasjoner Etablere faste kontaktpunkter mellom prosjekt Meldingsløftet og Pasientreiser AD-møtet beslutter oppdatert rekvisisjonspraksis Orienteringssak til RHF-/HF-styrer, inkl i oppdragsdokument Følge opp lokale avvik og justere iht nasjonal praksis Følge opp forslag til kommunikasjonsplan fra arbeidsgruppen Rekv.praksis Sikre god informasjon på nye nettsider Etablere medieplan for denne implementeringen. Gå ut med konstruktiv informasjon i forkant Kommunikasjon og Opplæring / 31.01.11 Ledere pasientreisekontorene / 28.02.11 Fagavd. / løpende Ledere pasientreisekontorene / 31.03.11 Fagavd / 28.02.11 Fagavd / 23.12.10 Styreleder / 13.12.10 RHF-repr / 31.1.11 Regionale og nasjonalt nettverk / Løpende Komm. / løp. Ledere pasientreisekontor / løp. Webansv. / 28.2.11 Kommunikasjon / 31.12. Ledere pasientreisekontor / løpende 4
Videre prosess Arbeidsgruppen Rekvisisjonspraksis og nasjonalt prosjektgruppe har definert følgende oppfølgingsaktiviteter: Tiltak Ansvar Frist 1) Formell prosess 1-1 Behandling i AD-møtet SM 13.12.10 1-2 Orienteringssak til RHF-styrene RHF 31.01.11 1-3 Inkludere implementering av rekvisisjonspraksis i oppdragsdokument fra RHF 31.01.11 RHF til HF 2) Implementering og kommunikasjon 2-1 Avklare grad av endring som oppdatert praksis innebærer for det enkelte Prosjektleder 23.12.10 kontor i tlf.møte mellom pasientreisekontor og prosjekt 2-2 Utarbeide felles nasjonale presentasjon tilpasset ulike målgrupper Komm. 31.01.11 2-3 Oppdatere elæringsmodul med oppdatert rekvisisjonspraksis Opplær. 31.01.11 2-4 Gjennomføre informasjonsaktiviteter på eget HF, egne brukerutvalg Leder PK 28.02.11 2-5 Inkludere oppdatert rekvisisjonspraksis og informasjon om forskrift i lokalt Leder PK 28.02.11 brev til primærhelsetjenesten 2-6 Lage overordnet felles nettsak som kan legges ut på nettsider, i Komm. 28.02.11 medlemsblader til behandlerforeninger og brukerforeninger 2-7 Rekvisisjonspraksis del av oppdatert nettside Komm. 28.02.11 3) Langsiktig løsning pasientreiser del av den gode henvisning 3-1 Møte med program Meldingsløfte og avklare endelig prosess for å Fag. 23.12.10 innarbeide pasientreiser i den gode henvisning 3-2 Dialog med KITH vedrørende endringsønsker og avklare et realistisk Fag 15.01.11 implementeringsløp 3-3 Detaljere endelig arbeidsflyt og videre implementeringsplan Fag 15.02.11 4) Pilotere langvarige åpne rekvisisjoner 4-1 Avklare hvilket pasientreisekontor(er) som skal gjennomføre pilot Strat. 10.02.11 forum 4-2 Avklare hvilke behandlingssteder som skal inkl i pilot og detaljere Fag 28.02.11 gjennomføring og arbeidsrutine med behandler og pasientreisekontor 4-4 Avklare evt utfordringer med lagring av informasjon med Datatilsynet Fag 10.03.11 4-3 Gjennomføre pilotperiode Lokalt PK 15.03 31.05.11 4-4 Evaluere pilot Lokalt PK 20.06.11 Fag 4-5 Beslutte evt bredding av ordning (forutsetter innkallingsregister) Styret 30.06.11 Det gjøres oppmerksom på at det anbefales at oppdatert rekvisisjonspraksis behandles i styrene i de regionale helseforetakene for å sikre nødvendig forankring før implementering. Parallelt med implementeringen anbefales det at langsiktige løsninger piloteres og følges opp. Behov for fremtidige avsjekkpunkt i AD-møtet: Ingen Forslag til vedtak: 1. AD-møtet vedtar oppdatert rekvisisjonspraksis for pasientreiser. 2. AD-møtet presiserer viktigheten av en styrt implementering med god informasjon og opplæring. 5