KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og III for anskaffelse av rammeavtale innkjøp av varer til intern kantinedrift Saksnummer: 1605583 Tilbudsfrist: 5.1.2017 kl. 12.00
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Kravspesifikasjon... 4 1.4 Deltilbud... 4 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 1.6 Kunngjøring... 4 1.7 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Forbehold og avvik... 5 2.3 Vedståelsesfrist... 6 2.4 Offentlighet... 6 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.6 Tilleggsopplysninger... 6 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Obligatoriske krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 3.5 Sosiale forhold... 9 4 TILDELINGSKRITERIER... 11 4.1 Vektingsmodell... 11 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 11 5.1 Innlevering av tilbud... 11 5.2 Tilbudets utforming... 12 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver (Nkom) fører tilsyn med aktørene i post- og telemarkedene og forvalter viktige samfunnsressurser som frekvenser og nummer. Gjennom sitt arbeid bidrar Nkom til best mulig post- og teletjenester for brukerne, det vil si kvalitativt gode tjenester til lavest mulig pris. Nkom bidrar til å øke sikkerheten og beredskapen i telenettene og arbeider for å fremme norske interesser internasjonalt i post- og telesektoren. Etaten rapporterer til Samferdselsdepartementet og har om lag 160 ansatte. Hovedkontoret ligger i Lillesand. Mer informasjon finner du på www.nkom.no. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Inger Marie Haukalid Postboks 93, 4791 Lillesand imh@nkom.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Nkom har til hensikt å inngå rammeavtale med en leverandør for levering av varer til intern kantinedrift. Varer som skal inngå i sortimentet er eksempelvis frukt/grønt, kjøtt, fisk, egg, meierivarer og engrosvarer. Fullstendig beskrivelse av leveransen se punkt 1.3 Kravspesifikasjon. Avtalen gjelder for 2 to år, med en opsjon for oppdragsgiver å forlenge avtalen for ytterligere to perioder av 1 ett år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 6 måneder før avtalens utløp. Kontrakt inntas som vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget. Det kan ikke tas vesentlige forbehold til kontrakten. 3
1.3 Kravspesifikasjon (Nkom) har lagt opp til at kantinen skal ha varm rett to dager i uken, varme supper tilnærmet hver dag, og salatbar, brød og pålegg hver dag. I tillegg til dette vil det være behov for ekstra mat ved interne møter. Matvarer som eksempelvis skal inngå i sortimentet er frukt/grønt, kjøtt, fisk, egg, meierivarer og engrosvarer. Av det totale matvareutvalget skal minst 15 % være økologisk. Nkom vil etterstrebe ferskt, sunt og variert utvalg i sin kantine. Leverandør må kunne garantere tilstrekkelig levering av volum varer, slik at kantinedrift for daglig lunsj-servering til ca. 120 personer kan gjennomføres. Det er ønskelig med levering av «tørrvarer» en dag i uken, og da fortrinnsvis tirsdager etter lunsj kl 1300. Levering av ferskvarer (kjøtt, fisk melk, frukt og grønt etc) leveres opptil 2 dager i uken (pga plassmangel) fortrinnsvis tirsdager og torsdager. Tilbydere må spesifisere i hvilken grad underleverandører vil bli benyttet for oppfyllelse av vilkårene i rammeavtalen. 1.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier o Vedlegg 1 Veiledende oversikt over varegrupper og angivelse av volum o Vedlegg 2 Utkast til kontrakt o Vedlegg 3 Utkast til bilag til kontrakt 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og TED. 1.7 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 21.11.2016 Frist for å stille spørsmål 29.12.2016 kl. 12:00 Frist for å levere tilbud 05.1.2017 kl. 12:00 Tilbudsåpning 05.1.2017 kl. 12:30 Tilbudets vedståelsesfrist 05.3.2017 4
Evaluering Uke 2 Meddelelse om valg av leverandør Uke 2 Karensperiode 10 dager etter tildeling Kontraktsinngåelse 24.1.2017 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13 (1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet 5
skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 20-13 (1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.3 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.4 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova jf. FOA 3-5. Innkomne tilbud vil være skjermet for innsyn frem til leverandøren er valgt, jf. offentleglova 23 tredje ledd og jf. forvaltningsloven 19 første ledd bokstav b. Tilbudene er deretter offentlig tilgjengelige med unntak av opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6 og forvaltningsloven 13 første ledd nr. 1. Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter blir sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget, og vil i tilfellet gi leverandørene informasjon om dette i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Videre vil eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 6
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse, ref. saksnummer: 1605583» og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav Skatteattest Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Skatteattest skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren og evt. underleverandør skal være et lovlig etablert foretak og har tilstrekkelig kapasitet til å oppnå forventet kvalitet Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren og evt. underleverandør skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Eventuell benyttelse av underleverandør Dokumentasjonskrav Leverandør og evt. underleverandør skal levere en kredittvurdering som inneholder kredittrating, delbedømmelse og historisk rating. Kredittvurdering/rating skal ikke være eldre enn 6 måneder, og den baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Forpliktelseserklæring skal vedlegges. Leverandør skal dokumentere hvilken del av leveransen underleverandør skal utføre. 7
Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem, og hvordan kompetanse på regler og forskrifter for oppbevaring, transport og levering av næringsmidler forvaltes. 8
Økologiske mat- og drikkevarer Minst 15 prosent av mat- og drikkevarene som leveres gjennom avtalen, skal være økologisk produsert (i henhold til økologiforskriften*(produkter produsert i Norge) eller (EF) 834/2007** (produkter produsert i andre land)), beregnet av den totale leveransen. Prosentandelen beregnes av kroneverdien av leverandørens leveranse og gjelder mat- og drikkevarer som finnes både som konvensjonelle og økologiske produkter (gjelder stort sett alt av mat- og drikkevarer, med unntak av villfisk og vilt). Egenerklæring inkludert en beskrivelse av hvordan kravet og prosentandelen vil bli oppfylt. *Forskrift om økologisk produksjon og merking av økologiske landbruksprodukter og næringsmidler av 28.oktober 2005 nr. 1103 **Rådsforordning (EF) 834/2007 av 28.juni 2007 om økologisk produksjon og merking av økologiske produkter og om opphevelse av forordning (EØF) nr. 2092/91 Emballasje Matemballasjen skal ikke inneholde halogenholdig plast. Leverandør må være medlem i en returordning eller oppfylle forpliktelsen gjennom egen returordning for sluttbehandling der emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). Egenerklæring, alternativt lisens fra Svanemerket eller tilsvarende miljømerkeordninger som dokumenterer at kravet er oppfylt. 3.5 Sosiale forhold Oppdragsgiver vil stille krav til at de varer som anskaffes ved denne kontrakten er produsert på en etisk og lovlig måte. Leverandøren plikter å påse at produksjon av ytelser regulert til denne kontrakten skjer i henhold til de sosiale kontraktsvilkårene. Ved de produksjonsenhetene der varene i denne kontrakten produseres, forplikter leverandøren til å kontrollere - og hvis mangel påvises følge opp og medvirke til kontinuerlig forbedring der mangel er påvist. Dersom produksjonsenhetene, grunnet for eksempel kapasitetsmangel, legger ut produksjon til andre produksjonsenheter for å oppfylle denne varekontrakt, er leverandør forpliktet til å påse at alle de involverte produksjonsenhetene etterlever de sosiale 9
kontraktsvilkårene. (1) Forbud mot barnearbeid i strid med nasjonal og internasjonal lovgivning (ILOs kjernekonvensjoner 138 og 182) a) Barn under 15 år (14 eller 16 år i visse land) skal ikke utføre noen typer arbeid som er til hindring eller skade for deres utdannelse og/eller utvikling. b) Barn under 18 år skal ikke arbeide nattskift, eller utføre noen type arbeid som vil sette deres sikkerhet, fysiske og/eller mentale helse i fare. c) Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid. (2) Forbud mot tvangsarbeid (ILOs kjernekonvensjoner 29 og 105) a) Tvangsarbeid eller ufrivillig arbeid skal ikke forekomme i noen form, herunder som et middel for opplæring, straff eller for å fremme arbeidsdisiplin. b) Arbeidstakere må ikke levere depositum eller identifikasjonspapirer til arbeidsgiver. c) Arbeidstakere er fri til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. (3) Forbud mot diskriminering (ILOs kjernekonvensjoner 100 og 111) a) Arbeidstakere skal ikke forskjellsbehandles på grunnlag av kjønn, rase, farge, religion, politisk oppfatning, nasjonal opprinnelse, sosial status eller personlige forhold i arbeidssituasjoner eller i tilgang til arbeid. b) Lønnen skal være lik for likt arbeid, uavhengig av kjønn. (4) Forbud mot manglende respekt for fagorganisering og kollektive forhandlinger (ILOs kjernekonvensjoner 87 og 98) a) Arbeidstakere og arbeidsgivere har rett til å danne eller slutte seg til, de organisasjoner de selv måtte ønske, og til å dele og drive kollektive forhandlinger. b) All aktivitet i forhold til denne organiseringen skal skje helt uten represalier eller andre former for forulemping for deltagerne. c) Arbeidsgiver skal på ingen måte hindre arenaer for møter og kollektive forhandlinger. (5) Leverandøren plikter å påse at produksjon av ytelser regulert til denne kontrakten skjer i henhold til produksjonslands nasjonale lovgivning Nasjonal lovgivning der produksjon finner sted skal etterleves. Av særlig relevante forhold fremheves: d) lønns- og arbeidstidsbestemmelser; e) helse, miljø og sikkerhet; f) regulære ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter; samt g) lovfestede forsikringer og sosiale ordninger. 10
4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte leverandørene og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Ferdig utfylt prisskjema - Det samlede prisnivået vil bli vurdert opp mot andre tilbydere. Innhold og kvalitet 40 % Leverandørens oppdragsbeskrivelse i henhold til kravspesifikasjonen, og hvor følgende temaer særskilt bes beskrevet: - Leveringssikkerhet; levering til avtalt tid og samtidig evne til fleksibilitet. Erstatningsvarer av samme kvalitet ved manko - Kvalitet; lengst mulig holdbarhet og fullverdig leveranse uten skader 4.1 Vektingsmodell Tilbudene vil bli evaluert etter en forholdsmessig vektingsmodell. Under evalueringen av tildelingskriteriene vil det bli gitt poeng på en skala fra 1 10, der 1 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Att: Inger Marie Haukalid 11
Adresse: Postboks 93, 4791 Lillesand Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: «Tilbud, saksnr. 1605583 v/ Inger Marie Haukalid Åpnes kun av adressat» Tilbudet skal leveres i 2 - to eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres på minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Attest for skatt og merverdiavgift HMS-egenerklæring. Firmaattest. Kredittvurdering/rating Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse Redegjørelse for leverandørens fokus og kontroll med sosiale forhold, jfr. pkt 3.5 Redegjørelse for hvordan leverandør vil møte krav satt i bilag 1 - kravspesifikasjon. 12
Utfylt pris bilag Sladdet utgave av tilbudet VEDLEGG Vedlegg 1 veiledende oversikt over varegrupper og angivelse av volum Vedlegg 2 utkast til kontrakt Vedlegg 3 utkast til bilag til kontrakt. 13
14