Frida - brukerundersøkelse blant ansatte ved SVTfakultetet. Trondheim, juli 2008

Frida - brukerundersøkelse blant ansatte ved SVTfakultetet 2007 Trondheim, juli 2008

Frida - brukerundersøkelse blant ansatte ved SVTfakultetet 2007 Trondheim, juli 2008 NTNU, SVT-fakultetet Dragvoll, Bygg 1, Nivå 4, 7491 Trondheim Telefon: 73 59 19 00, Faks: 73 59 19 01 E-post: postmottak@svt.ntnu.no www.ntnu.no/svt 1

Forord Formålet med å gjennomføre en Frida-brukerundersøkelse blant ansatte ved SVTfakultetet er todelt. For det første er det nyttig å få oversikt over praksisen ved fakultetet med hensyn til registrering av publikasjoner. For det andre kan denne informasjonen brukes til å foreslå forbedringer, enten det gjelder registrering og kvalitetssikring i applikasjonen eller ved å avlaste det vitenskapelige personalet med registreringer i Frida. Av de som deltok i undersøkelsen svarte 83,3 prosent at de registrerer selv. I underkant av halvparten oppgir at de registrerer én gang i året, mens ca. 40 prosent registrer jevnlig. Når de ansatte registrerer selv, tyder resultatene på at det i stor grad skjer uten bruk av sjekkliste eller kontroll av andre. Samlet svarer ca. 50 prosent at de ikke synes registreringen går utover andre arbeidsoppgaver. Det er imidlertid en betydelig forskjell på om de ansatte registrerer fortløpende eller ikke. Majoriteten av de som registrerer fortløpende er uenige i påstanden om at registreringen går utover andre oppgaver. Under én prosent svarer at de har fått opplæring via kurs/seminarer. I den grad de får opplæring, skjer det via kollegaer. Undersøkelsen har gitt nyttig informasjon som grunnlag for beslutninger om hvordan de administrative tjenestene på dette området bør organiseres, og må sies å samsvare godt med de tiltakene som allerede er gjort og gjøres i SESAP-prosjektet. 1 Det er nå etablert en egen funksjon i fakultetets fellesadministrasjon som kvalitetssikrer registreringene i Frida. Videre vil det bli arbeidet videre med rutiner, bl.a. spørsmål om hvem som skal registrere, og hvor ofte det skal regisreres. Opplæring er også et tema som det vil bli tatt tak i. Målet med disse endringene er å redusere belastningen på det vitenskapelige personalet og at det frigjøres tid til primærvirksomheten, forskning og undervisning. Rapporten er skrevet av Geir Ivar Andreassen, fellesadministrasjonen ved SVTfakultetet. Han har også hatt ansvaret for å gjennomføre undersøkelsen og foretatt analysene av data. I tillegg har følgende ved fakultetets fellesadministrasjon vært direkte involvert i arbeidet med undersøkelsen: Marit Sivertsen Berg, Thijs Otte, Siri Garnes Kristiansen og Bård Tommy Nilsen. Trondheim, 18. juli 2008. Jan Morten Dyrstad dekanus 1 Pågående organisasjonsutviklingsprosjekt ved SVT-fakultetet, som startet sommeren 2006 og som foreløpig er planlagt til å vare ut 2010. SESAP står for en Støttende, Effektiv og Samlende administrasjon for Primærvirksomheten. For nærmere informasjon, se fakultetetets hjemmeside; www.svt.ntnu.no/adm/sesap/. 2

Innhold 1 Innledning. 5 2 Svarprosent etter institutt og stilling. 6 3 Registrering: Hyppighet, antall og bruk av sjekkliste... 8 4 Erfaring og brukervennlighet 11 5 Opplæring.. 12 6 Kvalitetssikring.. 13 7 Ansattes inntrykk av enhetens registreringsrutiner... 15 8 Forskjeller mellom små og store enheter... 16 9 Sammendrag og diskusjon. 18 Appendiks. 20 Skjema.. 22 Oversikt tabeller i tekst Tabell 2.1. Svarprosent etter enhet og stilling. Prosent 6 Tabell 2.2. Svarprosent etter stilling fordelt små og store enheter. Prosent. 7 Tabell 3.1. Sjekkliste. Antall og prosent. 9 Tabell 3.2. Utarbeidet sjekkliste. Antall og prosent 9 Tabell 3.3. Publikasjoner. Antall og prosent.. 9 Tabell 3.4. Ulike spørsmål knyttet til registrering. Antall og prosent. 10 Tabell 4.1. Brukervennlighet. Prosent... 11 Tabell 5.1. Ønske om opplæring. Antall og prosent.12 Tabell 6.1. Kvalitetssikring og rutiner. Antall og prosent... 13 Tabell 6.2. Ulike spørsmål knyttet til kvalitetssikring. Antall og prosent... 14 Tabell 7.1. Inntrykk av hele enhetens registreringsrutiner. Prosent..... 15 Tabell 8.1. Registrering etter fagenhet. Antall og prosent... 16 Tabell 8.2. Registrering og hyppighet etter fagenhet. Antall og prosent. 16 Tabell 8.3. Opplæring etter fagenhet. Antall og prosent. 17 Tabell 8.4. Kvalitetssikring og hyppighet etter fagenhet. Antall og prosent.... 17 Tabell 9.1. Registreringshyppighet og spørsmålet om Frida-registreringen går utover andre arbeidsoppgaver. Antall og prosent... 19 Oversikt figurer i tekst Figur 3.1. Registrering.. 8 Figur 3.2. Registrering og hyppighet 8 Figur 5.1. Opplæring 12 Figur 6.1. Kvalitetssikring og hyppighet.. 13 Oversikt tabeller i appendiks Tabell A2.1. Svarprosent etter enhet og stilling. Antall og prosent. 20 Tabell A3.1. Registrering. Antall og prosent... 20 Tabell A3.2. Registrering og hyppighet. Antall og prosent. 20 Tabell A4.1. Brukervennlighet. Antall og prosent... 20 3

Tabell A5.1. Opplæring. Antall og prosent.. 21 Tabell A6.1. Kvalitetssikring og hyppighet. Antall og prosent.... 21 Tabell A7.1. Inntrykk av hele enhetens registreringsrutiner. Antall og prosent.. 21 4

1 Innledning Spørreundersøkelsen besto av 7 hovedkategorier. I de to første bolkene skulle de ansatte merke av for stillingstittel og fagenhet, mens i de to neste skulle de svare på ulike spørsmål knyttet til registrering og hvilke erfaringer de har med applikasjonen. I bolk 5 og 6 svarte de ansatte på spørsmål om opplæring og hvorvidt data blir kvalitetssikret ved registrering. Til slutt ble det stilt spørsmål om hvilket inntrykk de ansatte har av hele enheten med hensyn til registrering, opplæring og brukervennlighet. Undersøkelsen gjelder registreringsåret 2006 og skjema ble sendt ut til samtlige ansatte ved enhetene på SVT-fakultetet høsten 2007. Totalt 167 svarte, som utgjør analysegrunnlaget for undersøkelsen. Rapporten har følgende struktur: Kapittel 2 sammenligner antall som svarte per institutt og stilling med ansatte som jobber på enhetene. Kapittel 3, 4, 5 og 6 tar for seg registrering, erfaring med Frida-applikasjonen, opplæring og kvalitetssikring. Kapittel 7 ser på hvilket inntrykk de ansatte har av registreringen på enheten og kapittel 8 viser om det er forskjeller i registrering mellom små og store enheter. Det siste kapittelet diskuterer funnene. Alle figurerer som presenters er basert på frekvens- og prosentoversikter som legges i appendiks. 5

2 Svarprosent etter institutt og stilling I undersøkelsen skilles det mellom tre stillingskategorier: Teknisk administrativ stilling, utdanningsstilling/midlertidig ansatt og fast vitenskapelig stilling. Fast vitenskapelige ansatte utgjorde 61,7 prosent av dem som svarte, tilsatte i utdanningsstilling/midlertidig ansatte utgjorde 29,9 prosent og teknisk-administrative utgjorde 8,4 prosent. 3 personer avsto fra å merke av for instutt-tilhørighet (se tabell A2.1). Tabell 2.1 er en oversikt over svarprosenten etter institutt og stilling. Tabellen tar utgangspunkt i antall som svarte og antall årsverk 2 for 2006. Grunnen til at årsverk brukes er at det ikke finnes tilfredsstillende oversikter over antall personer som jobber på enhetene etter stillingsgruppering. Tabellen viser at svarprosenten varierer mellom instituttene. Instituttene med høyest svarprosent er Voksne i livslang læring (ViLL) og Norsk senter for barneforskning (NOSEB). Totalt 36,8 prosent av de ansatte svarte på undersøkelsen som fordeler seg ulikt mellom stillingsgruppene. 54,0 prosent av de fast vitenskapelige ansatte svarte på undersøkelsen mot 18,8 prosent av de teknisk administrative ansatte. Tabell 2.1. Svarprosent etter enhet og stilling. Prosent. Svarprosent Totalt FVA TA UTS/MIDL Geografisk institutt 26,9 41,1 23,8 Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse 27,9 35,0 14,5 24,5 Institutt for samfunnsøkonomi 41,7 39,4 157,9 14,3 Institutt for sosialt arbeid og helsevitenskap 10,5 20,4 Institutt for sosiologi og statsvitenskap 35,3 47,1 28,6 Norsk senter for barneforskning 71,4 66,7 50,0 80,6 Pedagogisk institutt 23,5 28,2 25,2 Program for bevegelsesvitenskap 42,3 160,0 40,0 10,9 Program for lærerutdanning 43,9 109,2 16,8 28,0 Psykologisk institutt 36,9 52,1 22,2 26,2 Sosialantropologisk institutt 55,6 58,8 28,6 66,7 Voksne i livslang læring 86,7 16,7 Totalt 36,8 54,0 18,6 26,7 Forklaring: FVA=FAST VITENSKAPELIG ANSATTE TA=TEKNISK ADMINISTRATIVT ANSATTE UTS/MIDL= UTDANNINGSSTILLING/MIDLERTIDIG ANSATT I forhold til fordelingen av antall ansatte samlet ved fakultetet (målt i årsverk), innebærer dette en overrepresentasjon av vitenskapelig personale, i det knapt 25% er ansatt i teknisk administrative stillinger. Denne overrepresentasjonen av vitenskapelig personale er derfor rimelig i den forstand at det nok er mange i administrative stillinger som ikke i det hele tatt arbeider med Frida-registreringer, og som av den grunn har valgt ikke å svare. 2 Kilde=Årsrapporten for SVT-fakultetet 2006. 6

Bruk av årsverk i utregningen av svarprosenten innebærer en overestimering av den, fordi antall årsverk er lavere enn antall ansatte (deltids- og II er-stillinger) Overestimeringen er størst for gruppene teknisk-administrativt ansatte og midlertidig ansatte i utdannings- og forskerstillinger. Overestimeringen er minst i gruppen fast vitenskapelig ansatt (FVA), i det de fleste i denne stillingskategorien har 100% stilling. Fagenhetene blir i denne rapporten delt inn i to grupper: Store og Små fagenheter. Inndelingen tar utgangspunkt i årsverk og de fire største enhetene målt i antall årsverk utgjør store fagenheter. Disse er Institutt for sosiologi og statsvitenskap, Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse, Program for lærerutdanning og Psykologisk institutt. Resten av fagenhetene defineres som små enheter. Denne oppdelingen gjøres for å se om størrelse kan ha betydning for registreringsrutiner. Tabell A2.1 i appendiks viser at små fagenheter utgjør 36,5 prosent 3 av totalt antall årsverk for 2006. Når det gjelder forskjell i svarprosent for små og store enheter er svarprosenten noe høyere for små enheter med 39,3 prosent mot 35,4 prosent store enheter (tabell 2.2). Tabell 2.2. Svarprosent etter stilling fordelt små og store enheter. Prosent. Ansatte (årsverk) Svar ansatte Svarprosent Totalt FVA TA UTS/MIDL Totalt FVA TA UTS/MIDL Totalt FVA TA UTS/MIDL Små enheter 162,8 65,3 25,6 71,9 64 39 6 19 39,3 59,7 23,4 26,4 Store enheter 282,7 121,6 49,8 111,3 100 62 8 30 35,4 51,0 16,1 27,0 Totalt 445,5 186,9 75,4 183,2 164 101 14 49 36,8 54,0 18,6 26,7 Forklaring: FVA=FAST VITENSKAPELIG ANSATTE TA=TEKNISK ADMINISTRATIVT ANSATTE UTS/MIDL= UTDANNINGSSTILLING/MIDLERTIDIG ANSATT 3 Denne prosentandelen er beregnet ved å summere antall årsverk for de små enhetene og dividere på totalt antall årverk for 2006. 7

3 Registrering: Hyppighet, antall og bruk av sjekkliste Figur 3.1 er en oversikt over om de ansatte registrer selv eller om de får andre til å registrere for seg. Over 80 prosent svarer at de registrerer i Frida selv, 8,0 prosent svarer at de lar andre registrere for seg, mens 5,3 prosent svarer at de registrerer for andre. Figur 3.1. Registrering 90,0 80,0 83,3 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 8,0 5,3 3,3 Registrerer for meg selv Andre registrerer for meg Registrerer for andre Registrering er irrelevant Prosent På spørsmålet om hvor ofte de ansatte registrerer i Frida (figur 3.2), svarer flertallet at de enten registrerer årlig (48,1 prosent) eller registrerer forløpende (39,5 prosent). Enkelte registrerer også månedlig (4,7 prosent) eller etter import av nye data (3,9 prosent). Figur 3.2. Registrering og hyppighet 60,0 50,0 48,1 40,0 39,5 30,0 20,0 10,0 4,7 3,9 3,9 0,0 Årlig Fortløpende Månedlig Etter import av nye data Prosent Ikke relevant 8

85,3 prosent svarer at de ikke benytter en sjekkliste under registrering, mens 14,7 prosent svarer ar de bruker en sjekkliste (se tabell 3.1 neste side). Tabell 3.1. Sjekkliste. Antall og prosent. Antall Prosent Bruker ikke sjekkliste ved registrering 128 85,3 Bruker sjekkliste ved registrering 22 14,7 Totalt 150 De 22 personene som svarte at de bruker en sjekkliste ble spurt om de bruker én eller flere lister, og om listene har blitt utarbeidet dem selv, enheten, NTNU sentralt eller av Frida. 10 svarte at de bruker en liste som de selv har utviklet, 7 svarte at de bruker en liste som Frida har utviklet, mens 6 ansatte bruker en liste som enheten har laget (se tabell 3.2). Tabell 3.2. Utarbeidet sjekkliste. Antall og prosent. Antall Prosent Egen 10 40,0 FRIDA 7 28,0 Enheten 6 24,0 NTNU-sentralt 2 8,0 Totalt 25 Kilde: Frida-undersøkelsen SVT-fakultetet NTNU 2007 De ansatte ble også bedt om å oppgi hvor mange publikasjoner de registrerte for 2006 (se tabell 3.3). 6,6 prosent la ikke inn noen publikasjoner, 47,1 prosent svarer at de registrerte mellom 1-4 publikasjoner og 29,8 prosent svarer at de registrerte 5-9 publikasjoner. Enkelte svarer at de registrerte over 20 publikasjoner (9,9 prosent). Tabell 3.3. Publikasjoner. Antall og prosent. Antall Prosent Ingen 8 6,6 1-4 57 47,1 5-9 36 29,8 10-14 10 8,3 15-19 6 5,0 20 eller mer 12 9,9 Totalt 121 Kilde: Frida-undersøkelsen SVTfakultetet NTNU 2007 Avslutningsvis i dette kapittelet vises oversikten over spørsmålene: Kjenner du til at publiseringskanaler deles inn i kvalitetskategorier som gir ulik finansiell uttelling? Kjenner du til at du må varsle din Frida-kontakt når du publiserer sammen med noen 9

som er student ved NTNU? Kjenner du til kompetansekatalogen i Frida? Har du registrert deg i Fridas kompetansekatalog? Resultatene for disse spørsmålene er oppsummert i tabell 3.4 som viser at andelene varierer. 13,2 prosent svarer at de kjenner til at de må varsle Frida-kontakten sin når de publiserer sammen med noen som er student ved NTNU. 95,3 prosent svarer at de kjenner til at publiseringskanaler deles inn i kvalitetskategorier som gir ulik finansiell uttelling. 32,6 prosent kjenner til kompetansekatalogen i Frida og i underkant av 15 prosent har registrert seg i Fridas kompetansekatalog. Tabell 3.4. Ulike spørsmål knyttet til registrering. Antall og prosent. Antall Prosent Totalt Ja Nei Ja Nei Kjenner du til at publiseringskanaler deles inn i kvalitetskategorier som gir ulik finansiell uttelling? 129 123 6 95,3 4,7 Kjenner du til at du må varsle din Frida-kontakt når du publiserer sammen med noen som er student ved NTNU? 129 17 112 13,2 86,8 Kjenner du til kompetansekatalogen i Frida? 129 42 87 32,6 67,4 Har du registrert deg i Fridas kompetansekatalog? 129 19 110 14,7 85,3 K ilde: Frida-undersøkelsen SVT-fakultetet NTNU 2007 10

4 Erfaring og brukervennlighet Tabell 4.1 oppsummerer resultatene for ulike utsagn om erfaring og brukervennlighet i en skala fra Helt uenig, Noe uenig, Både/og, Noe enig til Helt enig. Det var også mulig å krysse av for Ikke relevant. Oppsummert: 53,5 prosent av de ansatte er Noe enig eller Helt enig i at det er lett å vurdere om publikasjonen er vitenskapelig og 24,8 prosent er Helt uenig eller Noe uenig i påstanden. Ca. halvparten av de ansatte er Noe enig eller Helt enig i at det er lett å kategorisere type publikasjon og 24 prosent svarer Både/og. 24,8 prosent er Helt uenig eller Noe uenig i at det er lett å følge adresseringsprinsippet, mens 34,2 prosent er Noe enig eller Helt enig i påstanden. 17,1 prosent mener dette er irrelevant. De ansatte er delt i synet på om det tar liten tid å registrere: 40,3 prosent er Helt uenig eller Noe uenig i påstanden, mens 39,5 prosent er Noe enig eller Helt enig. To tredjedeler mener det er deres ansvar å registrere i applikasjonen, mens 16,3 prosent svarer Både/og. Hele 49,7 prosent er uenige i at Frida-registreringen går ut over andre arbeidsoppgaver mens 27,1 prosent er Noe enig eller Helt enig i utsagnet. Den siste påstanden respondentene skulle ta stilling til var om brukervennligheten til applikasjonen er meget tilfredsstillende. 31,8 svarer Både/og, 29,5 prosent svarer enig, mens 34,1 prosent er uenig i denne påstanden. Tabell 4.1. Brukervennlighet. Prosent. Uenig Både/og Enig Ikke relevant Det er lett å vurdere om publikasjonen er vitenskapelig? 24,8 14,7 53,5 7,0 Det er lett å kategorisere type publikasjon? 21,7 24,0 48,8 5,4 Det er lett å følge adresseringsprinsippet? 24,8 24,0 34,1 17,1 Jeg synes at det å registrere i Frida tar liten tid? 40,3 15,5 39,5 4,7 Det er mitt ansvar å registrere i Frida? 10,9 16,3 68,2 4,7 Jeg mener at Frida-registreringen går utover andre arbeidsoppgaver? 49,6 17,1 27,1 6,2 Brukervennligheten til Frida er meget tilfredsstillende? 34,1 31,8 29,5 4,7 11

5 Opplæring Når de ansatte ble bedt om å svare på hvilken opplæring de har fått i Frida kunne de velge mellom flere svaralternativer. 49,2 prosent svarte at de ikke hadde fått opplæring, 34,1 prosent svarte Egenopplæring og 15,9 prosent svarte Kolleger (figur 5.1). Figur 5.1. Opplæring 60,0 50,0 49,2 40,0 34,1 30,0 20,0 15,9 10,0 0,0 Ingen Egenopplæring Av kolleger Kurs/seminar/møter Prosent 0,8 På spørsmålet om opplæring i registrering i Frida, svarer 77,3 prosent at de ikke ønsker opplæring, mens 22,7 svarer at de ønsker det (tabell 5.1 ). Tabell 5.1. Ønske om opplæring. Antall og prosent. Antall Prosent Totalt Ja Nei Ja Nei Savner du opplæring i registrering i Frida? 128 29 99 22,7 77,3 12

6 Kvalitetssikring 31,9 prosent svarer at kvalitetssikringen blir utført av dem selv, 25,0 prosent svarer at kvalitetssikringen blir utført av andre, mens 43,1 prosent svare at de ikke vet (tabell 6.1). Tabell 6.1. Kvalitetssikring og rutiner. Antall og prosent. Svart Antall Prosent Vet ikke 62 43,1 Kvalitetssikring blir utført av meg 46 31,9 Kvalitetssikring blir utført av andre 36 25,0 Totalt 144 På spørsmålet om hvor ofte registreringen kvalitetssikres, svarer hele 60 prosent Vet ikke. Blant de som har en formening om registreringen kvalitetssikres, svarer 23,6 prosent Årlig/før årsrapporten, 8,7 prosent svarer fortløpende og 4,7 prosent svarer etter Import av nye data (figur 6.1). Figur 6.1. Kvalitetssikring og hyppighet 70,0 60,0 59,1 50,0 40,0 30,0 23,6 20,0 10,0 8,7 4,7 2,4 1,6 0,0 Vet ikke Årlig/før årsrapporten Fortløpende Etter import av nye data Kvartalsvis Aldri Månedlig Prosent De ansatte skulle også ta stilling til ulike påstander om kvalitetssikring som de skulle svare Ja eller Nei på. 63,9 prosent svarte at de sjekket registreringen hvis andre har registrert for dem, bare 14 prosent har fått tilbakemelding om at de har feilregistrert innrapporteringen, 21,8 prosent svarte at de har gitt tilbakemelding om feilregistrering, og 16,7 prosent mener det er enkelte feil som går igjen i registreringen (se tabell 6.2 på neste side). 13

Tabell 6.2. Ulike spørsmål knyttet til kvalitetssikring. Antall og prosent. Antall Prosent Totalt Ja Nei Ja Nei Hvis registreringen har skjedd av noen andre sjekker du om registreringen er riktig? 97 62 35 63,9 36,1 Har du fått tilbakemelding om at du har feilregistrert en publikasjon? 121 17 104 14,0 86,0 Har du gitt tilbakemelding om en feilregistrert publikasjon? 119 26 93 21,8 78,2 Hvis du kvalitetssikrer er det enkelte feil som går igjen? 72 12 60 16,7 83,3 14

7 Ansattes inntrykk av enhetens registreringsrutiner Til slutt i spørreskjemaet ble respondentene bedt om å ta stilling til ulike påstander om hele enhetens registreringsrutiner. Med andre ord, her var fokuset på hvilket inntrykk de ansatte hadde av hele enheten når det gjelder kvalitetssikring, opplæring og erfaringer med registrering. Oppsummert (se tabell 7.1): 43,4 prosent er enige i at registreringen blir godt kvalitetssikret på enheten 28,5 prosent svarer at de har inntrykk av at registreringen skjer jevnlig 30,9 prosent svarer at de har inntrykk av at det er enkelt å registrere i Frida 36,6 prosent svarer at de er uenige i at alle på enheten har fått den nødvendige opplæring, mens 26,8 svarer Både/og på påstanden 36,6 prosent svarer at det er entydig på enheten hva som defineres som vitenskapelig 35,8 prosent svarer at de er enige at det er lett å kategorisere publikasjoner på enheten 26,8 prosent svarer at de har inntrykket av at det er lett å følge adresseringsprinsippet 35 prosent har inntrykk av at registreringen tar lang tid på enheten 26,8 prosent svarer at Frida-registreringen går utover andre arbeidsoppgaver på enheten. Tabell 7.1. Inntrykk av hele enhetens registreringsrutiner. Prosent. Uenig Både/og Enig Ikke relevant Registreringen blir godt kvalitetssikret på enheten 16,4 23,0 43,4 17,2 Registreringen skjer jevnlig 32,5 22,0 28,5 17,1 Det er enkelt å registrere i Frida 24,4 29,3 30,9 15,4 Alle på enheten har fått den nødvendige opplæringen i å registrere 36,6 26,8 14,6 22,0 Det er entydig på enheten hva som defineres som vitenskapelig 26,0 20,3 36,6 17,1 Det er lett å kategorisere publikasjoner 26,8 21,1 35,8 16,3 Det er lett å følge adresseringsprinsippet. 25,2 19,5 26,8 28,5 Registrering i Frida tar lang tid 28,5 21,1 35,0 15,4 Frida-registreringen går utover andre arbeidsoppgaver 35,0 20,3 26,8 17,9 15

8 Forskjeller mellom små og store enheter Dette kapittelet konsentrerer seg om forskjeller mellom størrelse på fagenhet og registrering/erfaringer med Frida-applikasjonen. Formålet er å se om det er forskjeller mellom de to gruppene og registrering, opplæring og kvalitetssikring. Når det gjelder registrering i Frida og om de ansatte registrerer selv, registrerer for andre eller andre registrerer for dem, er det små forskjeller mellom små og store fagenheter. Frekvensfordelingen viser at 83,1 prosent av de ansatte på store enheter registrerer selv, mens 83,6 prosent av de ansatte på små fagenheter gjør det selv (tabell 8.1). Tabell 8.1. Registrering etter fagenhet. Antall og prosent. Totalt Små fagenheter Store fagenheter Antall Antall Prosent Antall Prosent Registrerer for meg selv 125 51 83,6 74 83,1 Registrerer for andre 8 6 9,8 2 2,2 Andre registrerer for meg 12 4 6,6 8 9,0 Registrering er irrelevant 5 0,0 5 Totalt 150 61 89 Tabell 8.2 viser at andel ansatte som registrerer fortløpende, er noe høyere blant ansatte på små fagenheter (45,1 prosent) enn på store fagenheter (35,9 prosent). Andelen som registrerer årlig er større på store fagenheter (51,3 prosent) enn på små fagenheter (41,3 prosent). Registrering årlig betyr i praksis at de ansatte registrerer det vitenskapelig arbeidet like før fristen i Frida (som er 20. januar). Tabell 8.2. Registrering og hyppighet etter fagenhet. Antall og prosent. Totalt Små fagenheter Store fagenheter Antall Antall Prosent Antall Prosent Fortløpende 51 23 45,1 28 35,9 Månedlig 6 2 3,9 4 5,1 Årlig 62 22 43,1 40 51,3 Etter import av nye data 5 1 2,0 4 5,1 Ikke relevant 5 3 5,9 2 2,6 Totalt 129 51 78 Når det gjelder opplæring, viser tabell 8.3 på neste side at det er små forskjeller mellom fagenhetene. 17,6 prosent av de ansatte på små fagenheter oppgir at de fikk opplæring av kolleger mot 14,7 prosent på store fagenheter, 33,3 prosent på små fagenheter oppgir at de lærte det selv mot 34,7 prosent på store fagenheter, og 47,1 prosent på små enheter mot 50,7 prosent på store fagenheter hevdet at de ikke har fått noe opplæring. 16

Tabell 8.3. Opplæring etter fagenhet. Antall og prosent. Totalt Små fagenheter Store fagenheter Antall Antall Prosent Antall Prosent Kurs/seminar/møter 1 1 2,0 Av kolleger 20 9 17,6 11 14,7 Egenopplæring 43 17 33,3 26 34,7 Ingen 62 24 47,1 38 50,7 Annet Totalt 126 51 75 Den siste bivariate sammenhengen som vises er sammenhengen mellom fagenhet og hvor ofte det kvalitetssikres. Tabell 8.4 viser at blant de som vet at det foregår kvalitetssikring, skjer dette samtidig med registrering i Frida. 26,0 prosent blant de ansatte på små fagenheter kvalitetssikrer årlig mot 22,1 prosent på store fagenheter. Det er en større andel på små fagenheter (16,0 prosent) som kvalitetssikrer fortløpende enn på store fagenheter (3,9 prosent). Tabell 8.4. Kvalitetssikring og hyppighet etter fagenhet. Antall og prosent. Totalt Små fagenheter Store fagenheter Antall Antall Prosent Antall Prosent Fortløpende 11 8 16,0 3 3,9 Månedlig Kvartalsvis 3 1 2,0 2 2,6 Årlig/før årsrapporten 30 13 26,0 17 22,1 Etter import av nye data 6 4 8,0 2 2,6 Aldri 2 2 2,6 Vet ikke 75 24 48,0 51 66,2 Totalt 127 50 77 17

9 Sammendrag og diskusjon Svarprosenten er beregnet ut i fra antall årsverk som ble rapportert i årsrapporten 2006 og årsaken er som nevnt at det ikke finnes tilgjengelige tall på antall personer etter institutt og stillingsgruppe. Siden et årsverk kan bestå av flere personer som jobber deltid fører det til at svarprosenten som er beregnet i tabell A2.1 er underestimert. Dette betyr av svarprosenten er lavere, men hvor mye er det vanskelig å si noe om. (Se ellers vureringen av dette spørsmålet i kapittel 2) Svarprosenten for hele undersøkelsen er relativt lav, 36,8. I tillegg er den overestimert. Dette gjør at en skal være varsom med å trekke for sterke generelle konklusjoner. Svarprosenten for FVA på 54 er mest pålitelig siden de aller fleste i denne stillingskategorien er ansatt i 100% stilling. I den grad vi skal trekke noen konklusjoner er følgende tendenser fremtredende. Det store flertallet svarer at de registrerer selv. 125 av de 150 som svarte på undersøkelsen svarer at de fører opplysninger om publikasjonen inn i Frida selv, som utgjør drøyt 83 prosent (se tabell A3.1). Et fåtall (8 prosent) lar andre gjøre det for dem. Det betyr at flertallet av de fast vitenskapelige ansatte bruker tid på å registrere i Frida selv. I tillegg, få oppgir at de ber andre kontrollere at det de registrerer i Frida er riktig. 36 av 144 eller 25,0 prosent svarer at de ber en kollega se over det som er fylt inn i Fridaapplikasjonen (se tabell 6.1). De ansatte svarer at de i liten grad har fått opplæring i å registrere i Frida. Av de 125 som har svart på dette spørsmålet, har bare én ansatt vært på kurs, mens 62 personer eller 49,2 prosent har ikke fått noe opplæring. I den grad de ansatte har fått opplæring svarer 34,1 prosent at de har lært opp seg selv og 15,9 prosent nevner at de har fått opplæring av en kollega (se tabell A5.1 og A5.2). 77 prosent svarer samtidig at de ikke savner opplæring i Frida-registrering (se tabell 5.1). Når det gjelder forskjeller i resultatene for store og små enheter er de små med unntak av spørsmålet om registrering og hyppighet. Det er en liten tendens til at ansatte på små fagenheter registrerer fortløpende sammenliknet med ansatte på store fagenheter. 45,1 prosent på små enheter oppgir at de registrerer jevnlig mot 35,9 prosent på store enheter, mens 51,3 prosent på store enheter oppgir at de registrer årlig mot 43,1 prosent på små enheter (se tabell 8.2). I spørsmålet om de ansatte synes at tiden de bruker på å registrere går utover andre arbeidsoppgaver svarer flertallet at de ikke synes at det gjør det. Jamfør oversikten i kapittel 4 (se tabell 4.1), viser den at hele 49,7 prosent var uenige i at registreringen går utover andre arbeidsoppgaver mot 27,1 prosent som var enige i påstanden. Et interessant spørsmål er om de som registrer fortløpende synes registreringen er belastende sammenliknet med ansatte som registrerer årlig? Svaret på dette spørsmålet er oppsummert i en tabell på neste side. Tabell 9.1 viser om det er forskjell i synet på om registreringen er belastende blant ansatte som registrerer årlig eller fortløpende. Dette kommer tydelig frem i andelen 18

som er uenige i denne påstanden. 33,9 prosent av de som registrerer årlig er uenige mot 72,5 prosent som registrerer fortløpende, samtidig som 40,3 prosent som registerer årlig er enige mot 15,7 prosent som registrerer fortløpende. Med andre ord, og ikke uventet, ansatte som registrerer jevnlig synes Frida-registreringen er mindre belastende enn ansatte som registrerer årlig. Tabell 9.1. Registreringshyppighet og spørsmålet om Frida-registreringen går utover andre arbeidsoppgaver. Antall og prosent. Uenig Både/og Enig Ikke relevant Totalt Antall Prosent Antall Prosent Antall Prosent Antall Prosent Årlig 21 33,9 15 24,2 25 40,3 1 1,6 62 Fortløpende 37 72,5 5 9,8 8 15,7 1 2,0 51 Avslutningsvis, hovedinntrykket er at majoriteten av de ansatte registrerer selv uten å få det kontrollert, med liten eller ingen opplæring, og hvis de føler at det går utover andre arbeidsoppgaver er det fordi de gjør det en gang i året. I tillegg til disse momentene, kan det også tenkes at andre forhold påvirker kvaliteten på registreringa i Frida. Eksempelvis, flertallet (85,0 prosent) oppgir at de ikke bruker sjekkliste og 43,0 prosent hevder at de ikke kjenner til at det finnes rutiner for kvalitetssikring. I underkant av halvparten oppgir at det ikke det er lett å vurdere publikasjonens kategori og type, samt følge adresseringsprinsippet. For å få til en smidigere og bedre registrering ved SVT-fakultetet kan det være aktuelt å arbeide videre rundt følgende tre forhold: Registrering: Det lages rutiner for hvem som registrerer og hvor ofte (jevnlig). Kvalitetssikring: Kvalitetssikringen legges om i tråd med de nye registreringsrutinene. I tillegg vil det jobbes mer med opplæring av de som registrerer for å øke kvaliteten på det som legges inn i Frida.. Avlastning: Etter nye rutiner for registrering og kvalitetssikring er det forventet at de vitenskapelige ansatte avlastes med hensyn til tidsbruk. 19

Appendiks Tabeller Tabell A2.1. Svarprosent etter enhet og stilling. Antall og prosent. Ansatte (årsverk i 2006) Svar ansatte Svarprosent Totalt FVA TA UTS/MIDL Totalt FVA TA UTS/MIDL Totalt FVA TA UTS/MIDL Geografisk institutt 29,7 14,6 6,7 8,4 8 6 2 26,9 41,1 23,8 Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse 75,4 37,1 13,8 24,5 21 13 2 6 27,9 35,0 14,5 24,5 Institutt for samfunnsøkonomi 21,6 12,7 1,9 7 9 5 3 1 41,7 39,4 157,9 14,3 Institutt for sosialt arbeid og helsevitenskap 19 9,8 2 7,2 2 2 10,5 20,4 Institutt for sosiologi og statsvitenskap 73,7 36,1 6,1 31,5 26 17 9 35,3 47,1 28,6 Norsk senter for barneforskning 11,2 3 2 6,2 8 2 1 5 71,4 66,7 50,0 80,6 Pedagogisk institutt 34,1 14,2 4 15,9 8 4 4 23,5 28,2 25,2 Program for bevegelsesvitenskap 14,2 2,5 2,5 9,2 6 4 1 1 42,3 160,0 40,0 10,9 Program for lærerutdanning 52,4 11,9 11,9 28,6 23 13 2 8 43,9 109,2 16,8 28,0 Psykologisk institutt 81,2 36,5 18 26,7 30 19 4 7 36,9 52,1 22,2 26,2 Sosialantropologisk institutt 18 8,5 3,5 6 10 5 1 4 55,6 58,8 28,6 66,7 Voksne i livslang læring 15 3 12 13 11 2 86,7 16,7 Totalt 445,5 186,9 75,4 183,2 164 101 14 49 36,8 54,0 18,6 26,7 Forklaring: FVA=FAST VITENSKAPELIG ANSATTE TA=TEKNISK ADMINISTRATIVT ANSATTE UTS/MIDL= UTDANNINGSSTILLING/MIDLERTIDIG ANSATT Tabell A3.1. Registrering. Antall og prosent Antall Prosent Registrerer for meg selv 125 83,3 Andre registrerer for meg 12 8,0 Registrerer for andre 8 5,3 Registrering er irrelevant 5 3,3 Totalt 150 Kilde: Frida-undersøkelsen SVT-fakultetet NTNU 2007 Tabell A3.2. Registrering og hyppighet. Antall og prosent Antall Prosent Årlig 62 48,1 Fortløpende 51 39,5 Månedlig 6 4,7 Etter import av nye data 5 3,9 Ikke relevant 5 3,9 Totalt 129 Kilde: Frida-undersøkelsen SVT-fakultetet NTNU 2007 Tabell A4.1. Brukervennlighet. Antall og prosent. Antall/Andel Totalt Helt uenig Noe uenig Både/og Noe enig Helt enig Ikke relevant Antall Prosent Antall Prosent Antall Prosent Antall Prosent Antall Prosent Antall Prosent Det er lett å vurdere om publikasjonen er vitenskapelig? 129 7 5,4 25 19,4 19 14,7 34 26,4 35 27,1 9 7,0 Det er lett å kategorisere type publikasjon? 129 9 7,0 19 14,7 31 24,0 40 31,0 23 17,8 7 5,4 Det er lett å følge adresseringsprinsippet? 129 12 9,3 20 15,5 31 24,0 30 23,3 14 10,9 22 17,1 Jeg synes at det å registrere i Frida tar liten tid? 129 25 19,4 27 20,9 20 15,5 31 24,0 20 15,5 6 4,7 Det er mitt ansvar å registrere i Frida? 129 10 7,8 4 3,1 21 16,3 25 19,4 63 48,8 6 4,7 Jeg mener at Frida-registreringen går utover andre arbeidsoppgaver? 129 34 26,4 30 23,3 22 17,1 20 15,5 15 11,6 8 6,2 Brukervennligheten til Frida er meget tilfredsstillende? 129 17 13,2 27 20,9 41 31,8 28 21,7 10 7,8 6 4,7 20

Tabell A5.1. Opplæring. Antall og prosent. Antall Prosent Ingen 62 49,2 Egenopplæring 43 34,1 Av kolleger 20 15,9 Kurs/seminar/møter 1 0,8 Annet Totalt 126 Kilde: Frida-undersøkelsen SVTfakultetet NTNU 2007 Tabell A6.1. Kvalitetssikring og hyppighet. Antall og prosent. Antall Prosent Vet ikke 75 59,1 Årlig/før årsrapporten 30 23,6 Fortløpende 11 8,7 Etter import av nye data 6 4,7 Kvartalsvis 3 2,4 Aldri 2 1,6 Månedlig Totalt 127 Tabell A7.1. Inntrykk av hele enhetens registreringsrutiner. Antall og prosent. Antall/Prosent Totalt Helt uenig Noe uenig Både/og Noe enig Helt enig Ikke relevant Antall Prosent Antall Prosent Antall Prosent Antall Prosent Antall Prosent Antall Prosent Registreringen blir godt kvalitetssikret på enheten 122 6 4,9 14 11,5 28 23,0 27 22,1 26 21,3 21 17,2 Registreringen skjer jevnlig 123 18 14,6 22 17,9 27 22,0 27 22,0 8 6,5 21 17,1 Det er enkelt å registrere i Frida 123 12 9,8 18 14,6 36 29,3 26 21,1 12 9,8 19 15,4 Alle på enheten har fått den nødvendige opplæringen i å registrere 123 28 22,8 17 13,8 33 26,8 14 11,4 4 3,3 27 22,0 Det er entydig på enheten hva som defineres som vitenskapelig 123 8 6,5 24 19,5 25 20,3 22 17,9 23 18,7 21 17,1 Det er lett å kategorisere publikasjoner 123 8 6,5 25 20,3 26 21,1 31 25,2 13 10,6 20 16,3 Det er lett å følge adresseringsprinsippet. 123 7 5,7 24 19,5 24 19,5 24 19,5 9 7,3 35 28,5 Registrering i Frida tar lang tid 123 8 6,5 27 22,0 26 21,1 29 23,6 14 11,4 19 15,4 Frida-registreringen går utover andre arbeidsoppgaver 123 21 17,1 22 17,9 25 20,3 22 17,9 11 8,9 22 17,9 21

Spørreskjema 1. Stillingstittel: Hvilken stilling er du ansatt i? Fast vitenskapelige stilling: Utdanningsstilling/midlertidig ansatt: Teknisk/administrativ stilling: 2. Fagenhet/institutt: Hvilken enhet tilhører du? - Geografisk institutt - Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse - Institutt for samfunnsøkonomi - Institutt for sosialt arbeid og helsevitenskap - Institutt for sosiologi og statsvitenskap - Norsk senter for barneforskning - Pedagogisk institutt - Program for bevegelsesvitenskap - Program for lærerutdanning - Psykologisk institutt - Sosialantropologisk institutt - Voksne i livslang læring 3. Registrerer du i Frida (flere kryss er mulig)? Her vil vi at du fyller inn om hvorvidt du registrerer i Frida eller ikke. Med sjekkliste mener vi en liste som for eksempel du, enheten, NTNU sentralt eller Frida har utarbeidet. - Ja, jeg registrerer for meg selv - Ja, jeg registrerer for andre - Nei, mine publikasjoner blir registrert av andre? - Nei, registrering er ikke relevant for arbeidet mitt? Bruker du en sjekkliste når du registrerer i Frida? Ja/Nei Hvis du benytter sjekkliste, hvem har utarbeidet den sjekklisten som du følger? - Jeg - Enheten - NTNU sentralt - Frida 22

4. Erfaring med Frida-registrering: Her ønsker vi at du fyller inn hvilke erfaringer du har med registrering i Frida. Hvor ofte registrerer du i Frida? - Fortløpende - Månedelig - Årlig - Etter import av ny data - Ikke relevant Hvor mange publikasjoner har du registrert for 2006? Antall ca: Kryss av ja eller nei for disse spørsmålene: Kjenner du til at publiseringskanaler deles inn i kvalitetskategorier som gir ulik finansiell uttelling? Kjenner du til at du må varsle din Frida-kontakt når du publiserer sammen med noen som er student ved NTNU? Kjenner du til kompetansekatalogen i Frida? Har du registrert deg i Fridas kompetansekatalog? Hvordan opplever du brukervennligheten til Frida? Helt uenig - Noe uenig Både/og Noe enig - Helt Enig - Ikke relevant Det er lett å vurdere om publikasjonen er vitenskapelig? Det er lett å kategorisere type publikasjon? Det er lett å følge adresseringsprinsippet? Jeg synes at det å registrere i Frida tar liten tid? Det er mitt ansvar å registrere i Frida? Jeg mener at Frida-registreringen går utover andre arbeidsoppgaver? Brukervennligheten til Frida er meget tilfredsstillende? Dersom du opplever at brukervennligheten til Frida er lite tilfredsstillende, forklar hva som er dårlig med brukervennligheten. Dersom du opplever at brukervennligheten til Frida er lite tilfredsstillende, har du forslag til forbedringer ved registrering? 5. Opplæring: Hvilken opplæring har du fått i registrering i Frida? 23

- Kurs/seminar/møter. - Av kolleger - Egenopplæring - Ingen - Annet: Savner du opplæring i registrering i Frida? Ja/nei Hvis ja; hvilken opplæring savner du? 6. Kvalitetssikring: Her ønsker vi å kartlegge rutiner omkring kvalitetssikring av vitenskapelig arbeid som har blitt registrert i Frida. Hvilke rutiner finnes for kvalitetssikring? (Flere kryss er mulig) - Kvalitetssikring blir utført av meg - Kvalitetssikring blir utført av andre - Vet ikke - Annet: Hvor ofte kontrolleres registreringen? - Fortløpende - Månedelig - Kvartalsvis - Årlig/Før årsrapporten - Etter import av nye data - Aldri - Vet ikke Hvis registreringen har skjedd av noen andre sjekker du om registreringen er riktig? Ja/nei. Har du fått tilbakemelding om at du har feilregistrert en publikasjon? Ja/nei Har du gitt tilbakemelding om en feilregistrert publikasjon? Ja/nei Hvis du kvalitetssikrer er det enkelte feil som går igjen? Ja/nei Hvis ja, hvilke feil blir gjentatt? 24

7. Generelt inntrykk: Her er vi interessert i hvilket inntrykk du har av hele enhetens erfaring med registrering i Frida. Helt uenig - Noe uenig Både/og Noe enig - Helt Enig - Ikke relevant Registreringen blir godt kvalitetssikret på enheten. Registreringen skjer jevnlig. Det er enkelt å registrere i Frida. Alle på enheten har fått den nødvendige opplæringen i å registrere. Det er entydig på enheten hva som defineres som vitenskapelig. Det er lett å kategorisere publikasjoner. Det er lett å følge adresseringsprinsippet. Registrering i Frida tar lang tid. Frida-registreringen går utover andre arbeidsoppgaver. 25