KONKURRANSEGRUNNLAG Open anbudskonkurranse etter del I og III i forskrifta for anskaffing av Kommunale låneopptak - rammeavtale Saksnr. EØS003-2014 Tilbodsfrist: 07.01.2015 Kl. 12:00 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVING... 3 1.1 Oppdragsgjevar... 3 1.2 Oppdragsgjevar på rammeavtalen... 3 1.3 Føremålet med anskaffinga... 3 1.4 Kontrakt... 4 1.5 Kunngjering... 4 1.6 Viktige datoar... 4 2 REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD... 4 2.1 Anskaffingsprosedyre... 4 2.2 Krav til arbeids- og lønsvilkår... 5 2.3 Teieplikt... 5 2.4 Atterhald og avvik... 5 2.5 Vedståingsfrist... 6 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.7 Tilleggsopplysningar... 6 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske krav... 6 3.2 Leverandøren si organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandøren si økonomiske og finansielle stilling... 7 3.4 Leverandøren sine tekniske og faglege kvalifikasjoner... 7 4 KRAVSPESIFIKASJON, TENESTER... 7 4.1 Kravspesifikasjon... 7 5 TILDELINGSKRITERIA, TENESTER... 9 5.1 Evaluering... 9 6 INNLEVERING AV TILBOD OG TILBODSUTFORMING... 10 6.1 Innlevering av tilbod... 10 7 VEDLEGG... 11 2
1 GENERELL BESKRIVING 1.1 Oppdragsgjevar Oppdragsgjevar er Os kommune. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget må fremjast skriftleg seinast 1 veke før tilbodsfristen. Fristen er sett slik at oppdragsgjevar skal ha tilstrekkeleg tid til å utekbeida og senda svaret til alle dei andre tilbydarane innan utløp av tilbodsfristen. Spørsmål vert anonymiserte og svar vert sendt til alle som har registrert si interesse. Kontaktperson hjå Os kommune er Sivert Smedsvig, e-post: sism@osho.kommune.no 1.2 Oppdragsgjevar på rammeavtalen Budsjett 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett 2018 Låneopptak (NOK) 194 000 000 197 800 000 132 200 000 137 600 000 Lånegjeld pr 01 november 2014: NOK 1.421.091.000 Budsjetterte framtidige låneopptak er kun meint som ein indikasjon då desse er gjenstand for politiske beslutningar. Dersom Os kommune i løpet av avtaleperioden skulle skilje ut delar av drifta til eigne rettssubjekt (t.d. aksjeselskap, stifting el.) skal desse ha opsjon på innan rimeleg tid å kunna tilknytte seg inngått avtale på opprinnelege vilkår. Eventuell utskiljing vil kunna redusera omfanget til leveransen. 1.3 Føremålet med anskaffinga Konkurransen gjeld ordinære kommunale låneopptak (gjeldsbrevlån) i Os kommune. Anskaffinga vil også kunna omfatta eventuell refinansiering av eksisterande gjeldsbrevlån og refinansiering av lån i obliagasjons- og sertifikatmarkedet. Anskaffinga vil ikkje omfatta nye lån i obligasjons- og sertifikatmarkedet og rentesikringsavtaler. Estimert lånebehov for avtaleperioden går fram av pkt. 1.2. Tala er eit anslag, og kan ikkie reknast som bindande då behovet kan endra seg. Os kommune tek sikte på å inngå rammeavtale med inntil 5 leverandørar. Oppdragsgjevar sine verksemder pliktar å gjera sine opptak av gjeldsbrevlån hjå den/dei leverandøren(ane) det vert inngått rammeavtale med, og dei valde leverandørane er forplikta til å svara på låneførespurnaden i samhøve med 3
rammeavtalen. Leverandøren står fritt til å vurdere eigne utlånsmoglegheiter, men må uansett svara på låneførespurnaden. Rammeavtaleleverandørane vert betrakta som valde leverandørar. Avrop/låneopptak gjerast etter ein minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørane, der prisen på lånet (effektiv rente) vil verta lagt til grunn for valg av leverandør. Kommunen/oppdragsgjevar står fritt til å spørje om sertifikat- og/eller obligasjonslån parallelt med gjeldsbrevlån. Kommunen/oppdragsgjevar kan velje å nytte seg av sertifikat- eller obligasjonsmarkedet dersom dette er mest føremålstenleg med omsyn til pris. 1.4 Kontrakt Anskaffingar vil verta regulerte av vedlagte rammeavtale for tenester. Kontrakten har ei varigheit på 1 år med opsjon for oppdragsgjevar til ytterlegare lenging i inntil 3 år, med 1 år av gangen (totalt 4 år). Avtalen vil gjelde frå 01.02.2015. 1.5 Kunngjering Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Sjå www.doffin.no 1.6 Viktige datoar Oppdragsgjevar har lagt opp til følgjande tidsramme for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i DOFFIN/TED 14.11.2014 Frist for å levera tilbod 07.01.2015,kl 12:00 Tilbodsopning 07.01.2015 kl 13:00 Tilbodet si vedståingsfrist 07.03.2015 Evaluering Veke 2 Meddeling om val av leverandør Veke 3 Klagefrist 28.01.2015 Kontraktsinngåing 02.02.2015 Merk at tidspunkta etter opning av tilboda er rettleiande. 2 REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD 2.1 Anskaffingsprosedyre Anskaffinga gjennomførast i samhøve med Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil verta gjort etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Berre dei tilbydarane som oppfyller kvalifikasjonskrava vil få sine tilbod evaluert. 4
I denne konkurransen er det ikkje høve til å forhandle. Det er følgjeleg ikkje høve til å endra tilbodet etter utløp av tilbodsfristen. Merk vidare at tilbod som inneheld avvik, atterhald, feil, uklårleikar, ufullstendigheiter mv. som kan medføre tvil om korleis tilbodet skal vurderast samanlikna med dei andre tilboda, skal avvisast etter FOA 20-13(1). Leverandøren vert difor oppfordra på det sterkaste til å følgje dei rettleiingar som vert gjevne i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklårleikar. 2.2 Krav til arbeids- og lønsvilkår Kontrakten vil innehalde krav om løns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjonar i samsvar med forskrift om løns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112. 2.3 Teieplikt Oppdragsgjevar og oppdragsgjevar sine tilsette pliktar å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske innretningar og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil vera av konkurransemessig verdi å hemmeleghalde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Det er oppdragsgjevar sitt ansvar å vurdera kva for opplysningar som er omfatta av teieplikta Ved denne vurderinga vil oppdragsgjevar leggja vekt på leverandørane sine synspunkt med omsyn til kva som vert rekna for å vera forretningsløyndomar. Tilbydar skal vise til kva for punkt i tilbodssvaret som vurderast som forretningsløyndomar. Dette kan også gjerast ved å leggja ved ein eigen sladda versjon av tilbodet. 2.4 Atterhald og avvik Dersom leverandøren tek atterhald mot delar av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokument, skal dette klart gå fram av tilbodet. Atterhalda skal spesifiserast med kva for konsekvensar dette har for yting, pris eller andre forhold. Det same gjeld for avvik. Atterhald og avvik skal vera presise og eintydige og takast inn i tilbodsbrevet slik at oppdragsgjevar kan vurdere dei utan kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlege atterhald og atterhald eller avvik som kan medføra tvil om korleis tilbodet skal vurderast i forhold til dei andre tilboda vil føre til at tilbodet vert avvist, jfr FOA 20-13(1). Dersom leverandøren viser til standardiserte leveringsvilkår eller liknande vil det verta sett på som atterhald dersom desse avvik frå dei konkurranse- eller kontraktsbestemmingane som ligg føre. 5
2.5 Vedståingsfrist Leverandøren må vedstå seg tilbodet sitt til det tidspunktet som er angjeve i pkt. 1.6 ovanfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Innan utløp av innleveringsfristen har oppdragsgjevar rett til å gjera rettingar, suppleringar eller endringar av konkurransegrunnlaget som ikkje er av vesentleg karakter. Eventuelle rettingar, suppleringar eller endringar av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil verta formidla til alle leverandørar som har registrert si interesse for anskaffinga. 2.7 Tilleggsopplysningar Dersom leverandøren finn at konkurransegrunnlaget ikkje gir tilstrekkeleg rettleiing, kan han skriftleg be om tilleggsopplysningar hjå oppdragsgjevar ved oppdragsgjevar sin kontaktperson. Dersom det vert oppdaga feil i konkurransegrunnlaget, formidlast dette skriftleg til oppdragsgjevar sin kontaktperson. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordna tilhøve m.o.t skatteinnbetaling og meirverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Meirverdiavgiftsattest Ein attest for skatt og ein attest for betalt avgift vert skriven ut enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkrevjarkontoret der leverandøren har sitt hovudkontor. Sjå: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/) Utanlandske leverandørar skal leggja fram attestar frå tilsvarande myndigheiter som dei norske. Attesten skal ikkje vera eldre enn 6 måneder. Leverandøren skal ha eit fungerande HMS- system. HMS-eigenerklæring 6
3.2 Leverandøren si organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal vera eit lovleg etablert føretak Dokumentakastjonskrav Norske selskap: Firmaattest (ikkje eldre enn 12 mnd) Utanlandske selskap: Stadfesting på at selskapet er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som føreskrive i lovgjevinga i landet der leverandøren er etablert. 3.3 Leverandøren si økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføra oppdraget/kontrakten Dokumentakastjonskrav Siste årsrekneskap inkl. styret si årsberetning og revisorerklæring Dersom leverandøren av gyldige grunnar ikkje kan leggja fram den dokumentasjon oppdragsgjevar har bedt om, kan han stadfesta si økonomiske og finansielle stiling med eitkvart anna dokument som oppdragsgjevar kan akseptera.. 3.4 Leverandøren sine tekniske og faglege kvalifikasjoner Krav Leverandøren må vera godkjent av fagleg register/tilsynsmakt som bestemt av lovgjevinga i det land der leverandøren er etablert. Dokumentasjonskrav Tilbydar skal leggje ved godkjenning/konsesjon for å driva gjeldande forretningsverksemd utskriven av nasjonal styresmakt. Utskrift frå konsesjonsregisteret leggjast ved. 4 KRAVSPESIFIKASJON, TENESTER 4.1 Kravspesifikasjon Det ynskjast tilbod på rammeavtale for kommunale låneopptak (gjeldsbrevlån). Rammeavtalen omfattar ikkje sertifikat/obligasjonslån og rentesikringsavtalar. Tilbydar må likevel kunna tilby breidde i rentevilkår. Alle lån skal gjevast i NOK. Det skal ikkje vera valutarisiko i desse låna. 7
Rammeavtaleleverandørane vert sett på som valde leverandørar. Avrop/låneopptak vert gjort etter ein minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørane, der prisen på lånet (effektiv rente) vil verta lagt til grunn for val av leverandør. I samband med gjennomføring av minikonkurransar om låneopptak og refinansiering av eksisterande lån vil det vera høve for Os kommune å spørje leverandørar av sertifikat- og obligasjonslån parallelt. Framgangsmåte ved gjennomføring av minikonkurransar : Samtlege rammeavtaleleverandørar skal spørjast. Oppdragsgjevar/deltakaren spør på den måten som til ei kvar tid er mest føremålstenleg. Førespurnaden kan til dømes gjerast med elektroniske innkjøpssystem, e-post eller skriftleg levering. Oppdragsgjevar skal kunna innhente lånetilbod med varierande lånevilkår, der pris (effektiv rente) på samanliknbare løpetider er tildelingskriterium. Oppdragsgjevar sin førespurnad skal minimum innehalde: -beløp -løpetid -avdrag eller eventuell avdragsfridom -lånetype -tilbodsfrist -rentetilknyting/rentevilkår -formål/forankring/politisk vedtak/heimel -utbetalingsdato -eventuelle atterhald -kontaktperson Oppdragsgjevar skal ha høve til å be om parallelle tilbod med omsyn til det som står over. Oppdragsgjevar skal ha fridom til å velje tidspunkt for låneopptak ved å setje utbetalingsdato minimum 2 dagar fram i tid. Førespurnadar skal omgåande stadfestast av leverandørane per e-post. I tilbodet skal renta oppgjevast i både effektiv og nominell verdi. Det skal oppgjevast kva for renteberekningsmetode som vert nytta. Om tilbydar ikkje finn å levere tilbod (dette er kun mogeleg der verksemda sin kredittverdighet ikkje er tilfredsstillande) skal det likevel leverast eit svar som forklarer dette. Tilbod, aksept og underteikning skal kunne gjennomførast utan opphald. Banken er likevel bunden av tilbodet ut dagen for førespurnaden, med mindre anna vert avtalt. Oppdragsgjevar skal ved førespurnad oppgje ei kort sakleg grunngjeving for val av vinnar ved minikonkurransen. 8
5 TILDELINGSKRITERIA, TENESTER Berre tilbod som er levert av kvalifiserte tilbydarar og som innfrir dei obligatoriske krav og spesifikasjonar som angitt i konkurransegrunnlaget, under dette kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil verta vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelinga skjer på basis av kva for tilbod som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgjande kriteria: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 0 % Pris på lån vil vera tildelingskriterium ved gjennomføring av minikonkurransar Tilsvarande oppdrag 30 % 1. Utlånsvolum p.t. til norsk offentleg sektor Kapasitet og breidde 70 % 2. Har tilbydar kapasitet slik at dei kan gje utlån som dekkjar deltakarane sitt skisserte behov? 3. Kan tilbydar gje tilbod på ulike løpetider, vera fleksibel i samband med refinansiering, samanslåing av lån, avdragsprofil? Tilbydar vert beden om å gje ei kort beskriving av pkt 2 og 3 i dokumentasjonskrava over 5.1 Evaluering Pris vektar 0 % (P) Tilsvarande oppdrag vektar 30 % (T). Oppdragsgjevar vil vektleggja erfaring med norsk kommunesektor. Tilbydar med høgast volum oppnår 10 poeng. Poeng tildelast tilbydarar relativt i forhold til best(e) tilbydarar. Kapasitet og Breidde vektar 70 % (KB) Det vert tildelt poeng frå skala 0 til 10 innan kriteriet kapasitet og breidde, for kvart av punkta basert på tilbydar sine svar. Deretter vert det berekna gjennomsnittleg poeng for kriteriet kapasitet og breidde med lik vekting mellom punkta. 9
Tilbydarane vert rangerte etter totalt oppnådde poeng. Dei inntil fem (5) beste tilbydarane vil få tildelt rammeavtale. Berekning P x 0 % + T x 30% + KB x 70% = SUM POENG Der; KB = (Poeng K + Poeng B) / 2 6 INNLEVERING AV TILBOD OG TILBODSUTFORMING 6.1 Innlevering av tilbod Ved innlevering skal tilbodet vera i lukka konvolutt som skal vera merka med følgjande påskrift: EØS003-2014 Kommunale låneopptak - Rammeavtale Tilbodet skal leverast på oppdragsgjevar si leveringsadresse (kontoradresse) innan fristen går ut. Leveringsadresse (kontoradresse): Os kommune Pb 84 Torggata 7, Rådhuset 5200 Os Opningstid: kl. 08.00-15.00 Tilbod levert eller sendt per post/e-post vil verta avviste. Det er kun tillate å levera eitt tilbod per leverandør. Innleveringsfrist er angjeve i pkt 1.6 ovanfor. For seint innkomne tilbod vil verta avviste. Det vert ikkje halden offentleg tilbodsopning. 6.2 Utforming av tilbodet Tilbodet skal i sin heilskap utformast på norsk. Tilbodet skal leverast i elektronisk versjon i form av ein CD eller USB-brikke. Den elektroniske versjonen må kunna lesast i MS-programvare eller i eit allment elektronisk format, t.d. Adobe PDF-format. 10
7 VEDLEGG Kontrakt m/bilag HMS-egenerklæring 11