MØTEPROTOKOLL Styret ved NHH Dato: 27.10.2016 kl. 10:15 Sted: NHH Arkivsak: 16/00233 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Andre: Protokollfører: SAKSKART Frøystein Gjesdal, Arne Hyttnes, Aase Aamdal Lundgaard, Marit Warncke, Arild Schanke, Malin Arve, Embla Belsvik, Eirik Braaten Brose (vara) Siri Strandenes for Mette Bjørndal, Vidar Schei for Øystein Thøgersen. Ingen vara for Finn Junge-Jensen Gunnar Christensen, Helge Thorbjørnsen, Kristin R. Mo Mercuri v/ Gro Reinertsen og Ole Petter Bratteberg under sak nr. 55/16. Nina Skage Side ssaker 51/16 15/01878-15 Godkjenning av protokoll møte 5/16, og innkalling og saksliste møte 6/16 3 52/16 16/00551-7 Økonomirapport pr. 2. tertial 2016 3 53/16 16/02773-1 Orientering om forslag til statsbudsjett 2017 og nytt finansieringssystem 3 54/16 16/02772-1 Foreløpig budsjett NHH 2017 4 55/16 16/01742-2 Rektor ansettelse - godkjenning av utlysningstekst og stillings- og kravsanalyse 4 56/16 15/00157-31 Rekruttering av prorektorer 5 57/16 16/01148-3 Etablering av MRR-tilbud i Oslo - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl 13.1pkt2 5 1
58/16 16/02705-1 Forlenget tid ved eksamen - status 5 59/16 16/02777-1 Status vedrørende gjennomføring av markedsundersøkelser i tilknytning til strategiprosessen - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl 13.1pkt2 6 60/16 15/01886-13 Statusoppdatering - Skisseprosjekt for rehabilitering av NHH s Hovedbygg 6 61/16 16/02786-1 Stillinger/gaveprofessorat i skipsfartsøkonomi - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 25 første ledd 7 62/16 63/16 64/16 15/01883-10 15/01884-11 15/01885-11 Styreleder/rektor orienterer møte 6/16 7 Adm. direktør orienterer - møte 6/16 8 Eventuelt - møte 6/16 8 Orienteringssaker 2/16 16/02205-1 Møteplan 2017 8 3/16 16/02277-1 Årsrapport for NHH Alumni 2015 8 Sted, 27.10.2016 Nina Skage Adm. direktør 2
51/16 Godkjenning av protokoll møte 5/16, og innkalling og saksliste møte 6/16 1 Styret ved NHH 27.10.2016 51/16 Protokoll fra møtet 5/16, og innkalling og saksliste for møte 6/16 godkjennes. 52/16 Økonomirapport pr. 2. tertial 2016 1 Styret ved NHH 27.10.2016 52/16 Klas Rønning gikk kort gjennom økonomirapport og prognose pr. 2.tertial 2016. Fyldig materiale var utsendt på forhånd. Det fremmes ikke forslag om budsjettjusteringer for 2. tertial. Som prognosen viser, forventes et overforbruk på driften som oppveies av et underforbruk på fastlønn. Det forventes derfor at NHH skal klare å holde seg innenfor budsjettet på årsbasis, med sterkt fokus på økonomistyring og kostnadskontroll. Styret tar økonomirapport og prognose pr. 2. tertial 2016 til etterretning. 53/16 Orientering om forslag til statsbudsjett 2017 og nytt finansieringssystem 1 Styret ved NHH 27.10.2016 53/16 Klas Rønning presenterte forslag til statsbudsjett 2017 for UHR sektoren og nytt finansieringssystem. Det ble presisert at endelig statsbudsjett ikke er besluttet, og at det pågår lobbying som kanskje kan medføre endring. NHH kommer positivt ut med ny finansieringsmodell og vi får uttelling på fullføringsgrad. Endringene fases inn over to budsjettår, og gir NHH i budsjettet for 2017 en økning på kr.6.443. Totalt sett utgjør endringen en økning på kr.12.887 tilført NHHs budsjetter. Budsjett for 2017 har også økt på grunn av høyere produksjon i 2015, sammenlignet med 2014. Styret tar orienteringen til etterretning 3
54/16 Foreløpig budsjett NHH 2017 1 Styret ved NHH 27.10.2016 54/16 Foreløpig budsjett NHH 2017 for den bevilgningsfinansierte virksomheten (BFV) ble presentert av Klas Rønning. Det foreløpige budsjett for 2017 har vært diskutert i instituttlederforum, i rektoratet og administrativ ledergruppe. Budsjettet baserer seg på innspill fra alle budsjettansvarlige ved NHH. Fortsatt gjenstår mye arbeid med å få budsjettet på plass. I dokumentet fremgår det en oppstilling på strategiske satsingsområder for 2017 som ledelsen særskilt vil prioritere. I møtet kom det innspill på følgende områder som ledelsen bes ta med i det videre arbeid: Sikre at vi hensyntar egeninnsats i en mulig SFF i 2017 i våre budsjetter Ny MRR satsing i Oslo må innarbeides da styret besluttet dette senere i samme styremøte 27.10.16. Se nærmere på betydning av utdanningsteknologi herunder nytt LMS Satsing pedagogikk fremover noe utydelig og må presisieres Styret tar forslag til foreløpig budsjett for 2017 til orientering, og forutsetter at styrets diskusjoner og prioriteringer innarbeides i endelig budsjettforslag for 2017 som fremlegges i styremøtet 8. desember 2016. 55/16 Rektor ansettelse - godkjenning av utlysningstekst og stillings- og kravsanalyse 1 Styret ved NHH 27.10.2016 55/16 Mercuri Urval v/ Gro Reinertsen og Ole Petter Bratteberg deltok på første delen av saksbehandlingen. Mercuri Urval har gjennomført et betydelig antall møter ved NHH og snakket med; Innstillingsutvalg, liten og stor gruppe Administrativ ledergruppe Tillitsvalgte (SU) Instituttlederforum Studentforeningen Hovedfokus for samtalene har vært å få frem hva som vil møte ny rektor, hvilke kvalifikasjoner og hva skal til for å lykkes i rektorrollen. For fullstendig innhold i denne rapporten henvises det til rapporten fra Mercuri Urval som er presentert og er overlevert til innstillingsutvalg, liten og stor gruppe. Styret diskuterte videre spesielt betydningen av normal professorkompetanse som det henvises til i annonsen og hvordan denne skal tolkes. Styret ba innstillingsutvalget diskutere tolkningen for å sikre lik forståelse av begrepet. Styret presiserte betydningen av at rektor har faglig legitimitet. Styret vedtar kravspesifikasjon og utlysningstekst med de kommentarer som kommer i møtet. 4
56/16 Rekruttering av prorektorer 1 Styret ved NHH 27.10.2016 56/16 Rektor Frøystein Gjesdal redegjorde for bakgrunnen i saken. Det reises mange problemstillinger høyskolen må ta stilling til når vedtaket om ny ledelsesmodell nå er fattet. Rektor skal nå være både øverste faglige og administrative leder, og ledergruppen må forsterkes. En slik ledergruppe er normalt sammensatt av rektor, to eller flere prorektorer og eventuelt en eller flere administrative ledere. Dette er vanlig organisering i UH sektoren. Hvilke arbeidsområder som skal legges i de ulike prorektorrollene må den nye rektoren være med å diskutere. Når ny rektor er tilsatt vil man rett i etterkant ta tak i prosessen rundt prorektorrollene. Det er avgjørende at prorektorene er tilsatt ved start 1. august 2017. Arbeidsgruppens anbefaling er at styret velger å kalle prorektorene, da dette gir høyskolen mulighet til å sette sammen et godt lederteam ved starten av den nye rektorperioden. Styret vedtar å disponere to årsverk til prorektorer. Prorektorer kan tilsettes ved kallelse. Det skal oppnevnes et innstillingsutvalg. Tilsettingsprosessen starter når ny rektor er ansatt. Ny rektor skal ha en sentral rolle når det gjelder sammensetning av rektoratet. 57/16 Etablering av MRR-tilbud i Oslo Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl 13.1pkt2 1 Styret ved NHH 27.10.2016 57/16 Saksdokumentet er unntatt offentlighet 58/16Forlenget tid ved eksamen - status 1 Styret ved NHH 27.10.2016 58/16 Styrerepresentant Embla Belsvik hadde bedt om å få en sak om utsatt tid på eksamen til gjennomgang i styret. Det oppleves som om det har gått inflasjon i bruken av dette. Tilrettelegging av eksamen ved NHH gjelder i størst utstrekning for skoleeksamen, men kan også gjelde hjemmeeksamener, oppgaver og presentasjoner. Studenter som får innvilget ekstra tid på skoleeksamen ved NHH, gis 30 minutter ekstra tid for eksamener av varighet opptil tre timer og en time ekstra på eksamener på fire timer eller mer. Enkelte studenter får innvilget hviletid istedenfor ekstra tid på eksamen. 5
Analysen som ble presentert i styremøtet viser en betydelig økning over tid. I 2005 var det 7% av de registrerte studentene som fikk innvilget ekstra tid (gjennomsnitt vår og høst), i 2010 var det 10% og i 2015 var det 12%. Styret diskuterte utviklingen, og var noe overrasket over det presenterte tallmaterialet. NHH ble oppfordret av styret til å få et nasjonalt fokus på dette, da dette sikkert angår andre institusjoner i sektoren. Styret tar orienteringen til etterretning og ber programutvalgene vurdere hvorvidt det er behov for endringer i praksis. Styret oppfordrer også NHH å få fokus på dette på et nasjonalt nivå i UHR sammenheng. 59/16 Status vedrørende gjennomføring av markedsundersøkelser i tilknytning til strategiprosessen Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 jfr Fvl 13.1pkt2 1 Styret ved NHH 27.10.2016 59/16 Saksdokumentet er unntatt offentlighet 60/16 Statusoppdatering - Skisseprosjekt for rehabilitering av NHH s Hovedbygg 1 Styret ved NHH 27.10.2016 60/16 Prosjektsjef Anne Line Grepne presenterte status for prosjektet i møtet. Skisseprosjektet ledes av Statsbygg v/ prosjektleder Madeleine Torkveen Skjølås. Rådgivere fra Origo Arkitektgruppe og Sweco er nå involvert i prosjektet og man er godt i gang. Byggets utfordringer kartlegges parallelt med å utvikle tre alternativer som styret skal velge mellom ved avslutning av skisseprosjektet på styremøtet 9.2.2017. For å løse utfordringen med finansiering av forprosjektet må NHH og Statsbygg inngå en intensjonsavtale om forvaltningen av eiendommen. Dette vil muliggjøre dekning av forprosjektkostnadene gjennom kurantordninger. Administrasjonen følger tett opp prosjektet med Statsbygg og Kunnskapsdepartementet frem til neste styremøte. Styret tar fremlagt orientering til etterretning og imøteser behandling av en intensjonsavtale knyttet til eiendomsoverdragelse i kommende styremøte (8.12.2016). 6
61/16 Stillinger/gaveprofessorat i skipsfartsøkonomi Unntatt etter offentlighetsloven Offl 25 første ledd 1 Styret ved NHH 27.10.2016 61/16 Saksdokumentet er unntatt offentlighet 62/16 Styreleder/rektor orienterer møte 6/16 1 Styret ved NHH 27.10.2016 62/16 Rektor orienterte om at Maria Borch Helsengreen tar over som leder av E&Y konsulentvirksomhet i Bergen. Hun må trekke seg som vara til styret ved NHH og NHH vil melde dette til departementet. I organisasjonsprosjektet erstattes HR direktør Odd Storetvedt med adm.dir. Nina Skage når HR direktøren slutter ved utgangen av året. Instituttledelsen foreslås prolongert ut 2017 og er akseptert av nåværende instituttledere. Stemningen i organisasjonsprosjektet så langt er også å gå for fortsatt valgte instituttledere. Ny ledelse kan eventuelt endre modell senere dersom dette er ønskelig. Det skal velges nye styremedlemmer fra de vitenskapelige og administrative, og dette planlegges gjennomført i mai måned SFF søknad som har fått en meget god evaluering. Sannsynligheten for å lykkes har økt betraktelig, og vi må i både budsjett 2017 og annen planlegging ta høyde for dette. En SFF til NHH vil være et stort gjennombrudd i forhold til forskningsstrategien Master profil i innovasjon/entreprenørskap blir antakelig først en støtteprofil høsten 2017, for deretter en masterprofil i 2018. Rektor har bedt instituttet fullføre planer for en full masterprofil innen utgangen av semesteret. NHH har inngått en intensjonsavtale med Toppindustrisenteret som er under etablering og professor Tor W. Andreassen deltar fra NHH. Det har kommet inn flere innspill om at NHH kandidater trenger bedre teknologiforståelse. Denne problemstillingen og behovet for økt satsing på DATA ANALYTICS vil bli vurdert i forbindelse med pågående strategiprosess Andre arrangementer gjennomført og som kommer; - Høstkonferansen 19.10. vellykket, men konseptet bør evalueres - NHH Forum med NorgesGruppen 25.10 vellykket til tross for ugunstig tidspunkt - Aulaen kom til Oslo 22.10. 1200 deltakere i Folkets Hus - «Flink nok» arrangementet i Aud Max 27.10. Therese Sverdrup og Petter Ingebrigtsen i samarbeid med Studentforeningen. En studentgruppe har satt i gang kampanjen «Avbrekk» med sikte på reduksjon av eksamensstress - Victor Norman seminar og avslutning den 6.desember - Det arbeides også med markeringer for Thore Johnsen og Rolf Brunstad 7
63/16 Adm. direktør orienterer - møte 6/16 1 Styret ved NHH 27.10.2016 63/16 Ingen saker til orientering. 64/16 Eventuelt - møte 6/16 1 Styret ved NHH 27.10.2016 64/16 Styret har nå innført «Styrets time», hvor man kort oppsummerer dagens møte og refleksjoner over problemstillinger/utfordringer uten at noen utenom styret er tilstede. Det tas ikke protokoll fra dette møte som har varighet maks 30 minutter. ORIENTERINGSSAKER Saknr Arkivsak Tittel 2/16 16/02205-1 Møteplan 2017 3/16 16/02277-1 Årsrapport for NHH Alumni 2015 8