Kravspesifikasjon Rammeavtale for kjøp av elektrikertjenester til Eiendoms- og byfornyelsesetatens eiendommer
1. Innledning Med forvaltningsansvar for et betydelig antall eiendommer og bygningsmasse, av varierende bruksformål, størrelse, geografisk spredning, i vurderings- og transformasjonsfaser, samt ansvar for en rekke utviklingsprosjekt, kjøp- og salgsaktivitet, er Eiendoms- og byfornyelsesetaten en stor aktør på eiendomsmarkedet i Oslo-området. Etatens varierte aktivitet og særskilte rolle medfører at man periodevis og avhengig av politiske bestillinger og ønsker også har betydelig variasjon i volumet på anskaffelser både innenfor rehabilitering, drift og vedlikehold. I kommende økonomiplanperiode og for inneværende år er etatens investeringsbudsjett og bevilgninger økt med sikte på å få rehabilitert flere eiendommer. 2. Rammeavtalens innhold Rammeavtalen gjelder for utførelse av elektrikerarbeider med tilhørende ytelser, herunder men ikke begrenset til: Planlegge, gjennomføre, kvalitetssikre og dokumentere utførelse av innvendig og utvendig arbeid på eiendommer innenbys og utenbys Utarbeide og oversende kostnadsoverslag basert på avtalte satser, ved forespørsel fra oppdragsgiver. Oppmøte på befaring etter forespørsel fra oppdragsgiver. Rådgivning i forbindelse med planlagt vedlikehold m.m. Herunder foreslag til og beskrivelse av tiltak m.m. 3. Generell orientering Det vil forekomme arbeid på eiendommer som benyttes til utleie, og hvor tjenesteyteren må ihensynta leietakere ved gjennomføring av eventuelle oppdrag. Det forutsettes at leverandøren i gjennomføringen av arbeidet kan forholde seg til dette på en akseptabel måte med hensyn til sikkerhet, effektivitet og atferd. For ordinære oppdrag for tjenestesteder i drift avtales oppstart og gjennomføring med avtalt kontaktperson på det enkelte sted så snart som mulig etter mottatt bestilling/avrop. Leverandører sørger for adekvat avsperring/sikring mens arbeidet pågår, holder arbeidsstedet ryddig og foretar fullstendig opprydding etter fullført oppdrag. Alt arbeid skal gjennomføres i henhold til «Rent bygg»- håndboken. Leverandøren skal sørge for bortkjøring av eventuelt avfall i forbindelse med gjennomføring av oppdraget og er ansvarlig for at spesialavfall bringes til godkjent miljøstasjon. Oppdragsgiver er ansvarlig for å fremskaffe nøkler etc. slik at arbeidsstedet er tilgjengelig når arbeidet skal besiktiges/utføres. Leverandøren skal kvittere for mottak av nøkler og senest to dager etter ferdigstillelse av oppdraget returnere disse. Det forutsettes at leverandøren tilpasser sine arbeider med de øvrige aktiviteter på arbeidsstedet. Leverandøren skal gi tilbakemelding om oppstart- og forventet 2
ferdigstillelsestidspunkt. Dersom ikke annet er avtalt skal det foretas en befaring på stedet før oppstart og en ferdigbefaring etter utførelse av oppdraget sammen med oppdragsgiver. Rammeavtaleleverandøren skal oppgi en fast kontaktperson som mottar bestillinger og følger opp kontrakten vis a vis oppdragsgiver. 4. Vaktordning Leverandørene skal kunne tilby en velfungerende beredskapsordning 24 timer i døgnet, som oppdragsgiver også kan benytte ved akutte hendelser som eventuelt måtte oppstå for eksempel natt, helg, helligdager m.v. 5. Arbeidstid Alle arbeider forutsettes gjennomført innenfor ordinær arbeidstid. All bruk av overtid skal avklares med oppdragsgiver og følge satser i gjeldende tariff. Hasteoppdrag kan forekomme utenfor ordinær arbeidstid, men det skal etterstrebes å få utført disse innenfor ordinær arbeidstid. 6. Krav til språk Gjennomføring av denne rammeavtalen skal skje på norsk språk. Dette omfatter alle forhold, herunder tegninger, beskrivelser, rapportering, HMS, kvalitet, avvik, anvisninger på arbeidssted m.m. Det skal til enhver tid være minst 1 representant for leverandør på arbeidsstedet som behersker norsk og vedkommende må kunne kommunisere med leverandørens øvrige ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers leietakere på arbeidsstedet. 7. Kvalitet på arbeidet Arbeidene skal inneha en slik kvalitet at det ikke skal være nødvendig for oppdragsgiver å kontrollere disse. Kvaliteten på utført arbeid skal inngå i leverandørens internkontroll og være godkjent i henhold til disse før arbeidene meldes ferdig utført til oppdragsgiver. Utførelsen av arbeidene skal være av god håndverksmessig kvalitet, komplett levert og montert, i tråd med kravene til teknisk utførelse, produkters kvalitet, merking, dokumentasjon m.m. gitt i NS 3420 og 3421 med tilhørende henvisninger og eventuelle revisjoner av disse. Leverandøren skal sørge for tilstrekkelig ledelse av sine arbeidstakere og aktivt overholde de til enhver tid gjeldende offentlige HMS- bestemmelser. Leverandøren skal ha en plan for verne- og sikkerhetsarbeid under gjennomføring av oppdrag, samt påse at arbeidstakere og samarbeidspartnere bruker påbudt verneutstyr, viser aktsomhet og medvirker til å hindre ulykker og helseskader. Oppdragsgiver er pålagt å ivareta ny Byggherreforskrift per 01.01.2010. Forskriften gjelder for arbeider som er gjenstand for denne konkurransen. Oppdragsgiver vil utarbeide en overordnet plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA-plan) iht. Byggherreforskriften 7, og planen vil bli tilpasset det enkelte, konkrete oppdrag. Entreprenøren er forpliktet til å etterleve planen og implementere tilstrekkelige tiltak i egne HMS- rutiner. 3
Oppdragstaker plikter å planlegge og utføre alt arbeid slik at helse, miljø og sikkerhet til de involverte blir ivaretatt på en betryggende måte, og slik at arbeidet gjennomføres uten skade på person eller miljø i.h.t det til enhver tid gjeldende regelverk. Leverandørens maskiner, arbeidsutstyr og produkter skal oppfylle krav som settes i relevante lover og forskrifter. Leverandøren skal gjøre seg kjent med Byantikvarens retningslinjer for arbeider på og i bygg som omfattes av «Gul liste» med hensyn til fredede, vernede og bevaringsverdige bygg og i nær samhandling med oppdragsgiver påse at arbeider ikke startes opp før det foreligger nødvendig godkjenning fra Byantikvaren/Riksantikvar. Oppdragsgiver vil gjøre avrop på rammeavtalen etter bestilling og det er først ved slikt avrop at et oppdrag for aktuell eiendom trer i kraft. Som ledd i innført kvalitetssikringsarbeid vil vi be leverandøren vedlegge en egenerklæring for utførte tjenester sammen med faktura på arbeidet. Som et minimum skal egenerklæringen innehold følgende opplysninger: Anleggsadresse(-r) Arbeidets art og omfang Oppdragstype (bestilt eller periodisk) Om oppdraget involverer/bør involvere andre faggrupper (for eksempel snekker, murer for tetting av åpninger o.l.) Krav til utførelsen (foreligger spesielle myndighets- og/eller brukerkrav) Henvisning til annen dokumentasjon (skisse, tegning, datablad, internkontrollskjema, foto, e.l.) Oppdragets start- og eventuell sluttdato Om FDV- dokumentasjon og kopi av egenerklæringsskjema er levert på arbeidsstedet Kontrolldato og kontaktinformasjon Ved ferdigstillelse av oppdraget skal leverandøren gi skriftlig tilbakemelding til oppdragsgiver, herunder egenerklæringsskjema med relevante opplysninger for gjennomgang og overtakelse. Fakturabehandling kan ikke påregnes utført før ovennevnte foreligger. 8. Leveringstid Oppdragsgiver krever at leverandøren har kapasitet til å igangsette og utføre oppdrag innen avtalt frist. Ordinære arbeider som bestilles skal påbegynnes snarest og senest innen 5 virkedager dersom annet ikke blir avtalt. Enkelte oppdrag kan kreve hurtig utrykning. Oppdragsgivers eiendomsmasse består av utleide objekt som krever at driften er i gang til enhver tid. Oppdragsgiver forutsetter at rammeavtalepartner gir slik service oppdraget krever og at det ved hastetilfeller kan igangsettes arbeider senest innen 2 timer innenfor ordinær arbeidstid og senest innen 4 timer utenfor ordinær arbeidstid med mindre annet avtales. 4
9. Koordinering av arbeider/underleverandører Rammeavtalepartner i denne avtalen har ansvar for koordinering og styring av egne ansatte. Eventuelle underleverandører skal oppgis i tilbudsbrevet og må godkjennes av oppdragsgiver. På oppdrag der andre faggrupper er involvert kan oppdragsgiver pålegge rammeavtalepartner ansvar for koordinering av fremdriften på arbeidsstedet. Samtidig aksepterer rammeavtalepartner i denne avtalen at han kan bli pålagt å underordne seg annen rammeavtalepartner med ansvar for administrasjon og koordinering av fremdrift på byggeplass. Eventuell koordinering faktureres etter medgått tid i henhold til timepriser oppgitt i Vedlegg 2 Enhetsprisliste. Medgåtte timer skal fremgå av timelister vedlagt faktura. 10. Teknisk bistand Det forutsettes at leverandøren kan bistå oppdragsgiver med kostnadsberegninger, teknisk bistand, enkle skisser, kalkulering m.m. for plan og budsjettarbeid. Det vil særlig være relevant og aktuelt å be om slik faglig bistand og rådgivning i forbindelse med arbeid på vernede, antikvariske bygg. Punktet gjelder ikke ved tilbudsforespørsel som ikke omfattes av denne rammeavtale. Slik rådgivning og faglig bistand honoreres etter medgått tid og i henhold til særskilt bestilling. 11. Avrop på rammeavtale Avrop fra oppdragsgiver skal skje skriftlig for hvert enkelt oppdrag. Ved hasteoppdrag er det tilstrekkelig at eventuell telefonbestilling bekreftes elektronisk av rammeavtaleleverandør. Arbeid skal ikke igangsettes før avrop foreligger. I de tilfeller hvor oppdragsgiver har bedt om kostnadsoverslag skal ikke arbeidene igangsettes før dette er mottatt og godkjent av oppdragsgiver. Leverandøren forplikter seg til å kunne motta alle avrop elektronisk på e-post. Ved bestilling av endringsarbeid skal endringsskjema foreligge før gjennomføring av arbeidet dersom ikke annet er avtalt. Endrings- og tilleggsarbeid skal varsles av oppdragsgiver. Det presiseres at det kun er oppdragsgivers ansatte som skal foreta bestillinger/avrope på rammeavtalen. 12. Avviksrapportering Leverandøren skal ha et system for registrering, rapportering og behandling av avvik. Gjennom egenkontroll skal avvik synliggjøres og rettes opp. Avviksrapportering skal skje umiddelbart av den som oppdager avviket og oversendes elektronisk (e-post). Korrigerende tiltak skal iverksettes snarest og senest innen 3 virkedager dersom ikke annet er avtalt eller påkrevd ut fra avvikets art. 5
13. Fakturering Fakturering skal foregå i henhold til kontraktens bestemmelser, jfr. punkt 10 i kontrakt. Fakturering skal skje etterskuddsvis ved sluttføring av hvert enkelt oppdrag. Det skal utstedes egen faktura for hvert enkelt avrop. Dersom avropet gjelder flere ulike eiendommer, skal det utstedes en faktura pr. eiendom. Oppdragstaker plikter å fakturere innen samme kalenderår som arbeidet er utført. Oppdragstaker skal merke hver faktura med eiendomsadresse og anleggsnummer. Underbilag, herunder time- og materiallister, skal følge faktura. Dokumentasjon skal til enhver tid være tilgjengelig for oppdragsgiver. 14. Oppfølging av kontrakt Når oppdragsgiver finner det nødvendig avholdes kontraktsoppfølgingsmøte med rammeavtalepart. Utgangspunktet for kontraktsoppfølgingen vil være etterprøving av leverandørens ytelser og etterlevelse av de kriterier som rammeavtalen er inngått på grunnlag av og på eventuelle rapporterte og avdekkede avvik. 15. FDV- dokumentasjon Leverandøren skal levere FDV- dokumentasjon senest 14 dager etter at oppdraget er fullført. All dokumentasjon skal være på norsk. Dokumentasjonen skal leveres i følgende format: Elektronisk på minnepenn/cd- rom eller tilsvarende Tegninger skal være i pdf. format 16. Etiske regler og habilitet Oslo kommune har utviklet et etisk regelverk som ansatte og oppdragstakere plikter å etterleve. Regelverket skal sikre at kommunen opptrer med høy integritet og på en forretningsmessig korrekt måte. Det er særskilt fokus på forutberegnelighet, likebehandling, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, blant annet for å sikre habilitet og unngå interessekonflikter. Ved mistanke om eller forsøk på korrupsjon eller annen uetisk opptreden fra leverandører eller ansatte internt skal etaten varsles umiddelbart. Oslo kommune har i tillegg et eget internt anskaffelsesregelverk som beskriver prosedyrer og fremgangsmåte ved gjennomføring av anskaffelser. Rammeavtaleleverandøren skal sette seg inn i og etterleve dette regelverket som er nedfelt i eget rundskriv, Rundskriv 8/2007. 17. Spesielle forhold Nedenstående generelle opplysninger gjelder avrop på denne rammeavtale: Alle oppgaver skal som hovedregel utføres mellom kl. 06:00 og 18:00 på hverdager. Oppdrag som bestilles eller må utføres utenfor ovennevnte tidsrom, faktureres i henhold til oppdragstakers gjeldende satser og skal avtales særskilt. Befaringer, herunder oppstartsmøter og sluttbefaring skal avholdes ved behov. 6
All korrespondanse sendes til postmottak@eby.oslo.kommune.no og merkes med adresse og anleggsnummer. Det er kun Eiendoms- og byfornyelsesetaten som skal gi uttalelser til pressen, leietakere og andre. Oppdragstaker har ansvar for å informere sine arbeidstakere og eventuelle underleverandører om dette. Oppdragstaker plikter å opptre med respekt overfor oppdragsgivers leietakere, kontraktsparter og andre. 7